در طی فعالیت های خود ، شرکت ها تعداد زیادی اسناد را دریافت و ایجاد می کنند. جستجوی سریع و استفاده از اسناد تنها در صورت طبقه بندی واضح امکان پذیر است ، بنابراین یکی از مسائل اصلی سازماندهی کار با اسناد ، ایجاد نامگذاری پرونده ها است.

نام پرونده ها به صورت یکپارچه تنظیم می شود ، که در آن هر ستون هدف خاص خود را دارد و نیاز به پر کردن صحیح دارد.

نام پرونده ها سندی چند منظوره است.

هدف اصلی از نامگذاری پرونده ها ، سیستم سازی اسناد است که توزیع اسناد را پس از اجرای آنها در پرونده ها امکان پذیر می کند و سیستم ذخیره اسناد را در م theسسه تعیین می کند.

هر پرونده شامل اسناد یک دوره نگهداری است ، بنابراین نامگذاری پرونده ها امکان بررسی اولیه ارزش اسناد را فراهم می کند.

هنگام ثبت اسناد ، از نمایه سازی پرونده ها که در نامگذاری پرونده ها گنجانده شده است ، استفاده می شود.

از نام پرونده ها می توان به عنوان طرحی برای ساخت پرونده کارت مرجع برای اسناد اجرا شده استفاده کرد.

هنگام ارسال پرونده هایی با دوره های ذخیره سازی حداکثر 10 سال ، از نام پرونده ها به جای موجودی استفاده می شود.

هنگام تدوین موجودی برای موارد ذخیره سازی دائمی و طولانی مدت ، از نام پرونده ها نیز استفاده می شود.

با مطالعه ساختار سازمان ، از نامگذاری موارد به عنوان ماده مرجع استفاده می شود.

برای تهیه و رسمیت نامگذاری پرونده ها ، آنها از مستندات نظارتی و روش شناختی استفاده می کنند. م institutionsسسات بایگانی برای تهیه نامگذاری م institutionsسسات ، کتابچه های راهنما تهیه کرده اند.

ساده ترین طبقه بندی اسناد ، دسته بندی آنها در پرونده ها است.

گروه بندی اسناد به موارد با توجه به معیارهای زیر انجام می شود:

اسمی؛

خبرنگار؛

گاهشماری

ویژگی اسمی گروه بندی اسناد از همان نوع است - دستورات ، پروتکل ها و غیره.

علامت سوال - ادغام اسناد در مورد یک موضوع در یک پوشه است ، به عنوان مثال: پرونده دادرسی یا اسنادی درباره ساخت یک ساختمان آموزشی جدید.

ویژگی مربوط به مکاتبات - مکاتبه با یک خبرنگار خاص ، به عنوان مثال: مکاتبه با کارخانه Novaya Zarya.

ویژگی گاه شماری (اسناد حسابداری) - هنگامی استفاده می شود که پارامترهای زمانی اسناد اول باشد ، به عنوان مثال: گزارشات مربوط به حمل کالا برای ژانویه.

نام پرونده ها باید در هر موسسه ، شرکت باشد و کلیه اسنادی را که در طی فعالیت های خود ایجاد شده اند ، پوشش دهد. سه نوع نامگذاری موارد وجود دارد: فردی (برای یک شرکت خاص ، واحد عملکردی) ، تقریبی و استاندارد.

اسامی نمونه و تقریبی موارد برای سازمانهایی با ماهیت مشابه تهیه شده است.

نامگذاری استاندارد موارد اجباری است.

نام پرونده ها برای هر بخش عملکردی شرکت ، توسط شخصی که مسئول انجام کارهای اداری است با مشارکت متخصصان برجسته این بخش ، تهیه می شود. با بایگانی هماهنگ می شود و توسط شخص مسئول ثبت سوابق در این بخش امضا می شود.

در شرکتهای کوچک ، نامگذاری موارد توسط رئیس ، در شرکتهای بزرگ - توسط روسای ادارات تأیید می شود.

نام پرونده ها در چهار نسخه تنظیم شده است:

اولین مورد در دفتر موسسه ، شرکت ذخیره می شود.

دوم - در بایگانی ایالتی ؛

سوم - در بایگانی بخش ؛

چهارم یک نسخه فعال است.

نامگذاری خلاصه پرونده ها برای شرکت های بزرگ تنظیم شده و مجموعه ای از کلیه نام های موارد تقسیم است.

نامگذاری از اول ژانویه سال تقویمی بعدی لازم الاجرا است. اگر کارکردها و وظایف م institutionسسه تغییر نکند ، اسامی توافق شده قبلی با اصلاحات مناسب برای سال آینده تجدید چاپ شده و به تصویب رئیس م institutionسسه می رسد.

حداقل هر 5 سال یک بار ، نامگذاری در معرض تدوین و آشتی مجدد است. در طول سال ، نامگذاری مصوب موارد ممکن است با موارد جدیدی تکمیل شود ، برای موارد ارائه نشده است ، دوره های ذخیره سازی برای موارد خاص ممکن است مشخص شود.

در سازمان های کوچک ، پرونده ها به طور متمرکز در سرویس اسناد مدیریت یا با منشی تشکیل می شوند. اگر سازمان بزرگ باشد ، اسناد مدیریتی تشکیل می شود و در سرویس اسناد مدیریت ذخیره می شود و بقیه اسناد در مواردی گروه بندی می شوند و در بخشهای ساختاری که با آنها کار شده ذخیره می شوند.

قوانین و روش تشکیل موارد

تشکیل موارد طبق قوانین مندرج در انجام می شود قوانین اساسی بایگانی سازمان های، دستورالعمل های معمول کاغذ بازی در دستگاههای اجرایی فدرال.

با شروع سال تقویم ، پوشه ها برای تمام موارد ذکر شده در نام پرونده آماده می شوند.

پوشش ها نشان می دهد:

• نام سازمان (کامل و کوتاه)
• نام واحد ساختاری
• شاخص مورد بر اساس نام پرونده؛
• عنوان پرونده در انطباق کامل با نامگذاری پرونده ها ؛
• ماندگاری پرونده.

هنگام تشکیل پرونده ها باید تعدادی از قوانین را دنبال کنید. اجرای آنها همیشه به تعیین صحیح مکان ذخیره سازی هر سندی کمک می کند.

فقط اسناد اجرا شده و به درستی اجرا شده استکه از نظر ظاهر و محتوا با عنوان آن مطابقت دارد. درج در پرونده و کپی کردن کپی از اسناد ممنوع است.

لازم به یادآوری است که اسناد دوره های نگهداری دائمی و موقت در یک مورد دسته بندی نمی شوند.

قانونی وجود دارد که طبق آن بیش از 250 ورق با ضخامت بیش از 4 سانتی متر در مورد قرار داده نشده است... این شرایط در هنگام تهیه پرونده ها برای ذخیره بایگانی ، شرایط بهینه برای بازیابی اطلاعات و کمترین هزینه کار را فراهم می کند. اگر اسناد بیشتری در رابطه با پرونده ایجاد شود ، یک جلد جدید با همان عنوان ایجاد می شود.

امور ظرف یک سال تقویمی تشکیل شده است... در م institutionsسسات آموزشی ، اسناد معمولاً در طول سال تحصیلی (یعنی از سپتامبر تا آگوست) گروه بندی می شوند. با این وجود ، در شکل گیری تعدادی از دسته موارد ، ویژگی خاصی وجود دارد. این موارد شامل پرونده های قضایی ، پرونده ها ، تصمیماتی است که فراتر از سال تقویمی (تحصیلی) است. در کل دوره کار ، امور ارگانهای منتخب کمیسیونها ، گروههای خلاق تشکیل می شود.

با توجه به فعالیت اصلی ، آنها باید جدا از سفارشات برای پرسنل گروه بندی شوند. سفارشات توسط پرسنل با توجه به دوره های ذخیره سازی تعیین شده در موارد دسته بندی می شوند.

در داخل پرونده ، اسناد نیز باید وجود داشته باشد منظم کردن... همراه با برنامه ها به تجارت می پردازند توسط انواع اسناد و تقویم... به این معنی که سند تاریخ قبل از آن ابتدا قرار می گیرد ، سپس یک مورد بعدی. به ترتیب زمانی و با تعداد ثبت شده است.

پیوست ها معمولاً به اسنادی که به آنها ارجاع می شود پیوست می شوند. اگر پیوست ها زیاد باشد ، می توانند پرونده ای جداگانه با عنوان مناسب تشکیل دهند.

هنگام شکل گیری در تجارت مکاتبات باید در نظر داشت که نامه پاسخ در پشت نامه درخواست قرار می گیرد. این بدان معناست که اصل گاه شماری در رابطه با اسناد ابتکار عمل می شود.

اسناد برنامه ریزی و گزارش صرف نظر از زمان ایجاد ، در پرونده های سالی که به آن مربوط می شوند ذخیره می شوند. برنامه های سالانه ، سه ماهه و ماهانه به طور جداگانه ذخیره می شوند.

در بعضی موارد قرار می دهند درخواست های شهروندانبه ترتیب حروف الفبا در عین حال ، پیشنهادات ، درخواست ها و شکایات شهروندان از کار سازمان و کلیه اسناد بررسی و اجرای آنها جدا از اظهارات شهروندان در مورد مسائل شخصی است.

اسناد موجود در پرونده های شخصی هنگام دریافت به ترتیب زمانی مرتب می شوند.

اسناد الکترونیکی و پایگاه داده ها مطابق با نامگذاری امور سازمان ، جدا از اسناد کاغذی ، روی دیسک سخت رایانه اختصاصی به پرونده ها (پوشه ها ، دایرکتوری ها) تشکیل می شوند. پایگاه داده های الکترونیکی به صورت پرونده های جداگانه ای تشکیل می شوند.

نگهداری پرونده ها

موارد تشکیل شده و تکمیل شده تا زمان انتقال به بایگانی سازمان در واحدهای ساختاری ذخیره می شود. ایمنی اسناد ، محافظت در برابر اثرات منفی نور و گرد و غبار با ذخیره در قفل شده تضمین می شود کابینت ، گاوصندوق یا کابینت بایگانی آسانسور.

کارها مرتب شده اند روی قفسه ها به صورت عمودی... در ستون فقرات هر مورد ، شاخص آن با توجه به نامگذاری مشخص شده است. باید به داخل درب کابینت متصل شود. برای یافتن سند لازم ، شماره پرونده مربوطه در نامگذاری و سپس پوشه با همان شماره یافت می شود.

اسنادی که قبلاً در این پرونده تشکیل شده است ، ممکن است توسط کارمندان برای کار مورد نیاز باشد. در این حالت ، به جای سند استخراج شده از پرونده ، یک برگ جایگزین قرار می گیرد. برگ جایگزین تعداد و تاریخ سند ، خلاصه آن ، زمان و برای چه کسی صادر شده است. برای پرونده صادر شده به طور کامل ، کارت جایگزین پر می شود. این تعداد پرونده صادر شده ، تاریخ صدور ، برای چه کسی صادر شده است ، برای چه مدت ، لیست دریافت و پذیرش پس از بازگشت پرونده را نشان می دهد. کارت جایگزین در کابینت در محل پرونده صادر شده قرار می گیرد.

مطابق با قوانین کار اداری در نهادهای اجرایی فدرال موارد نگهداری دائمی و موقت (بیش از 10 سال) به بایگانی منتقل می شود نهاد اجرایی فدرال نه زودتر از 1 سال و نه بعد از 3 سال از تاریخ شروع استفاده یا ذخیره سازی آنها در بخشهای ساختاری. انتقال پرونده ها به بایگانی دستگاه اجرایی فدرال بر اساس موجودی پرونده های ذخیره سازی دائمی ، ذخیره سازی موقت (بیش از 10 سال) و پرسنل ، در بخش های ساختاری دستگاه اجرایی فدرال تنظیم شده است. موارد نگهداری موقت (حداکثر تا 10 سال) به بایگانی دستگاه اجرایی فدرال منتقل نمی شوند و طبق روال تعیین شده در معرض تخریب قرار دارند.

پس از اجرا ، اسناد در موارد گروه بندی می شوند. ترتیب گروه بندی آنها توسط نامگذاری موارد کار دفتر طبقه بندی نشده ارائه شده است. نام پرونده بدون شک شامل کلیه IPS های اسناد و نشریات است. اسناد ، بسته به نیاز تولید و میزان محدودیت دسترسی ، ممکن است در مواردی جداگانه یا همراه با سایر اسناد مربوط به همان موضوع دسته بندی شوند.

در مواردی که سازمانی تعداد زیادی از همان نوع اسناد و پرونده ها (دستورات ، دستورالعمل ها ، گزارش ها و غیره) را با مهر محدودیت دسترسی و بدون این مهر تولید می کند ، توصیه می شود که شکل گیری جداگانه آنها را به موارد مختلف ارائه دهید. در این حالت ، در ستون نامگذاری "شاخص پرونده" ، علامت مشخص شده در مورد محدودیت دسترسی به تعداد پرونده با اسناد اضافه می شود. به عنوان مثال ، (شکل 10.1).

هنگامی که سندی با دسترسی محدود در پرونده ای با اسناد طبقه بندی نشده که مهر مشابهی ندارند گنجانده می شود ، این پرونده علامت محدودیت دسترسی را دریافت می کند و توضیحات مربوطه در نامگذاری امور سازمان (نهاد) وارد می شود.

در سازمان هایی که در فعالیت های آنها تعداد کمی از اسناد دسترسی محدود تشکیل شده است ، نامگذاری پرونده ها می تواند ایجاد یک پرونده را فراهم کند. به عنوان مثال: "اسناد" برای استفاده رسمی ".

شکل 10.1 نوع نامگذاری پرونده

مدت زمان ذخیره سازی برای چنین مواردی مشخص نیست. و در ستون مربوط به نامگذاری پرونده ها علامت "EC" (کمیسیون خبره) قرار داده می شود. در پایان سال آخوندی ، پرونده دسترسی محدود توسط کمیسیون خبره سازمان (م )سسه) یک نیم برگ بررسی می شود و در صورت لزوم ، تصمیم گیری برای تنظیم مجدد اسناد گرفته می شود. اسناد نگهداری طولانی مدت و دائمی موجود در پرونده در پرونده ای جداگانه دسته بندی می شوند ، که عنوان مستقلی را دریافت می کنند و علاوه بر این در نامگذاری پرونده ها نیز گنجانده می شوند. اگر پرونده شامل اسنادی باشد که فقط مربوط به دوره های نگهداری موقت است ، ممکن است مجدداً تشکیل نشود. دوره ذخیره سازی چنین پرونده ای با توجه به حداکثر مدت اسناد موجود در آن تعیین می شود.

در موارد دارای اسناد و مدارک مربوط به کار در دفتر باز. که در آن ، با جمع شدن مواد ، اطلاعات توزیع محدود متمرکز می شود ، باید به یک دسته مشابه نسبت داده شود. جلد این موارد همچنین دارای مهر محدودیت دسترسی می باشد. توضیحات مربوطه در نامگذاری پرونده ها صورت می گیرد.

اصول کلی تشکیل پرونده ها

اسنادی که در دست مجریان نیستند با هدف سازماندهی ذخیره سازی آنها گروه بندی می شوند ، که بیش از هر چیز جستجوی سریع اسناد و اطلاعات لازم را تضمین می کند. این کار گروه بندی اسناد نامیده می شود "تشکیل پرونده"، از آنجا که واحد اصلی سازمان حسابداری و ذخیره اسناد کاغذی یک پرونده است ، اسناد غیر کاغذی هستند واحد ذخیره سازی، اسناد در رسانه های رایانه ای - فایل اطلاعات.

کار در تشکیل موارد شامل عملیات زیر است:

• - توزیع اسناد اجرا شده در پرونده ها ؛
• - محل اسناد در پرونده ؛
• - طراحی جلد کیس.

در سازمان ها ، تشکیل پرونده ها می تواند فقط توسط دبیر شرکت (خدمات دفتری) یا غیر متمرکز - توسط چندین بخش ساختاری انجام شود. در عمل ، هر دو گزینه به طور موازی با هم زندگی می کنند. بنابراین ، اسناد اداری و سازمانی در صورت متمرکز تشکیل می شوند و حسابداری ، امور پرسنل ، مکاتبات ، قراردادها و سایر اسناد در محل های کار خاص در بخشهای ساختاری متمرکز می شوند.

تشکیل پرونده ها در بخش های ساختاری یا توسط مجریانی انجام می شود که طیف خاصی از مسائل را در بخش ساختاری خود هدایت می کنند ، یا به طور مرکزی در بخش توسط یک کارمند خاص تعیین می شود. در حالت دوم ، اطمینان از وحدت روش شناختی و کیفیت تشکیل موارد ، کنترل آن توسط مدیریت و خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی آسان تر است.

صحت شکل گیری موارد اثبات شده است و در حین بازرسی توسط دستگاه های خدمات بایگانی ، سایر نهادهای نظارتی (در زمینه فعالیت خود) ارزیابی می شود و با رعایت تعدادی از قوانینی که برای سازمان های دولتی اجباری است ، حاصل می شود. اگرچه هر سیستم سازی ، از جمله سیستم سازی اسناد ، دارای ارزش کاربردی است و می تواند توسط سازمان های غیردولتی به طور گسترده ای به طور مستقل تعیین شود ، اما نادیده گرفتن تجربه جمع شده در طول دهه ها نامناسب است.

اسناد را در موارد گروه بندی کنید

بنابراین ، در بیشتر موارد ، اسناد مربوط به همان سال تقویمی ، به استثنای پرونده های قضایی ، شخصی ، اسناد نهادهای منتخب که در طول دوره دعوت آنها گروه بندی می شوند ، و موارد دیگر دسته بندی می شوند.

جمع آوری اسناد با تعداد ناچیز آنها برای چندین سال توصیه می شود و با قوانین متناقض نیست ، زیرا پرونده را به صورت یک پرونده نورد و دارای علائم مناسب برای تمام سال های جمع آوری اسناد در پرونده تنظیم کرده است.

اسناد دوره های ماندگاری دائمی و موقت باید جداگانه در پرونده ها دسته بندی شوند. به عنوان مثال ، اصل و کپی اسناد ، برنامه های کاری سالانه و سه ماهه و غیره باید در پرونده های مختلف نگهداری شود ، زیرا این اسناد دوره های مختلف ذخیره سازی دارند.

گروه بندی موقت اسناد دوره های مختلف ذخیره سازی در یک پرونده در صورت مربوط بودن به یک موضوع مجاز است. در پایان سال تقویم و حل مسئله ، چنین اسنادی توصیه می شود که در موارد جداگانه گروه بندی شوند.

فقط یک نسخه از سند در پرونده گنجانده شده است. اسنادی که باید برگردانده شوند ، پیش نویس ها ، نسخه های کاری (پیش نویس) اسناد و نسخه های آنها گنجانده نشده است. استثنا exception پیش نویس مطالبی است که دارای قطعنامه ، ویزا ، یادداشت هایی است که به سند اصلی اضافه می شود. اسناد ناقص یا اشتباه اجرا شده برای بازبینی به مجریان بازگردانده می شوند.

ثبت اسناد در پرونده توسط دبیر با توجه به علائم مجریان در اسناد انجام می شود: "در شماره شماره ...".

محل اسناد در پرونده

نباید اجازه داد که اختلاف نظر در مورد درخواست ها و پاسخ ها ، تشکیل نامه های جلدی بدون پیوست یا بدون علامت در مورد محل قرارگیری آنها ، برگه اسناد به خبرنگاران برگردانده شود.

سریع جستجوی اسناد لازم و همچنین افشای دوره و کامل بودن راه حل مسائل ، به ترتیب انتخاب شده ترتیب اسناد در پرونده بستگی دارد. معمولاً اسناد درون یک پرونده به ترتیب زمانی تنظیم می شوند و از اسناد قبلی بر اساس تاریخ شروع می شوند و به تاریخ های بعدی ختم می شوند.

غالباً اسناد (دستورات ، دستورات ، پروتکل ها ، تصمیمات و ...) مطابق با شماره سریال تنظیم می شوند ، اما حتی در این حالت توالی زمانی حل مسائل حفظ می شود.

رویکرد دیگری باید اعمال شود ، به عنوان مثال ، برای نامه نگاری ، جایی كه سند پاسخ نه تا تاریخ ثبت ، اما پس از سند ابتكار در پرونده وارد می شود ، یا به پیوست هایی كه ، صرف نظر از تاریخ تصویب یا تدوین آنها ، ضمیمه اسناد مربوطه. اگر پیوست 250 برگ یا بیشتر باشد ، به طور معمول ، یک حجم جداگانه از آن تشکیل می شود ، و یادداشت مربوطه در مورد این در سند نوشته می شود.

اسناد را می توان به ترتیب حروف الفبا نیز تنظیم کرد. به ترتیب حروف الفبا ، توصیه می شود که پرسشنامه ها ، پرسشنامه ها ، خلاصه ها ، گزارش های دریافتی از شرکت های تابعه (به ترتیب حروف الفبا از نام شرکت ها) ، پیشنهادها ، برنامه ها و شکایات از شهروندان و سایر اسناد گروه بندی شود. هر گروه از اسناد در ترکیب و ارزش اطلاعات متفاوت است ، که مشخصات شکل گیری آنها را به موارد مختلف تعیین می کند.

ویژگی های تشکیل گروه های خاصی از اسناد در پرونده

اسناد اداری بر اساس نوع به موارد جداگانه ای تبدیل می شوند ، در حالی که تألیف آنها معمولاً مشخص می شود: دستورات وزارتخانه ، دستورات مدیر کل و غیره سفارشات مربوط به فعالیت اصلی ، سفارشات مربوط به مسائل اداری و اقتصادی ، سفارشات پرسنل به طور جداگانه گروه بندی می شوند ، زیرا هر یک از این گروه ها دوره های ذخیره سازی خود را دارند.

تکالیف سازمان های بالاتر و اسناد مربوط به اعدام آنها برای جستجوی بهتر در موارد گروه بندی می شوند توسط فعالیت سازمان های.

اساسنامه ها, مفاد, دستورالعمل ها، مصوب اسناد اداری ، به عنوان ضمیمه آنها ، همراه با اسناد اداری گروه بندی می شوند. اگر هنگام تأیید ، اسناد اداری صادر نشده باشد ، این اسناد به صورت مستقل تشکیل می شوند.

پروتکل ها باید با در نظر گرفتن ویژگی نویسنده (صورت جلسه هیئت مدیره ، صورتجلسه جلسه با مدیر ، صورتجلسات اتحادیه صنفی و غیره) به مواردی تبدیل شود. صورتجلسه ها ، به عنوان یک قاعده ، همراه با اسنادی که براساس آنها تهیه شده اند (دستور کارها ، گزارش ها ، پیش نویس تصمیمات و غیره) گروه بندی می شوند. این اسناد پس از صورت جلسه در ترتیب بررسی مسائل قرار می گیرند. با مقدار قابل توجهی از این اسناد ، آنها در یک پرونده جداگانه با توجه به شماره پروتکل و در ترتیب حل مسائل تشکیل می شوند.

اسناد برنامه ریزی - برنامه های تایید شده ، گزارش ها ، محدودیت ها ، لیست عنوان ها جدا از پیش نویس این اسناد و شهرک های موجود در آنها ، در مواردی دسته بندی می شوند. آنها فارغ از زمان تدوین ، به سالی که محتوای آنها متعلق به آن است ، گفته می شود: "گزارش سال 2013" ، پیش نویس در سال 2014 باید در موارد 2013 باشد.

برنامه های شغلی آینده نگر به اولین سال فعالیت خود ، گزارش هایی درباره اجرای برنامه بلند مدت - تا آخرین سال برنامه اشاره می کنند. تنظیمات برنامه بلند مدت به سالی که برای آن تنظیم شده اند اشاره دارد. اسناد حسابداری در مورد فعالیت های مالی بنگاه های اقتصادی ، متشکل از یک ترازنامه ، یک یادداشت توضیحی و ضمایم آن ، به ترتیب زیر تنظیم می شوند: ابتدا یک یادداشت توضیحی برای گزارش ، سپس یک ترازنامه ، و در انتها - ضمیمه ها. توالی برنامه ها با توالی اقلام ترازنامه یا منابع مربوطه در یادداشت توضیحی تعیین می شود.

مستندات آماریدر فعالیت های مدیریتی تشکیل شده است ، به طور مستقل یا در همان مورد با اسناد دیگر در این مورد گروه بندی می شود. به عنوان مثال ، گزارش فعالیتهای اصلی سال 2006 با فرمهای گزارش آماری همراه با توصیف فعالیتهای این سازمان در رابطه با فعالیتهای اصلی همراه خواهد بود.

اسناد شعب ، سازمانهای تابعه (برنامه ها ، گزارش ها ، خلاصه ها ، بررسی ها ، گواهینامه ها ، گزارش ها و غیره) که وارد سازمان اصلی می شوند ، معمولاً در موارد جداگانه ای برای هر سازمان یا بر اساس انواع اسناد (یک نام) برای همه سازمان ها دسته بندی می شوند ، به عنوان مثال : " گزارش های آماده شعب در مورد اجرای طرح فروش کالا ".

هنگام از سرگیری مکاتبات در مورد مسئله خاصی که از سال قبل آغاز شده است ، اسناد در موارد سال جاری گروه بندی می شوند ، که شاخص پرونده سال قبل را نشان می دهد.

پس از اجرا ، اسناد در موارد گروه بندی می شوند. ترتیب گروه بندی آنها توسط نامگذاری موارد کار دفتر طبقه بندی نشده ارائه شده است. نام پرونده ها بدون شک شامل کلیه IPS های اسناد و نشریات است.

اسناد ، بسته به نیاز تولید و میزان محدودیت دسترسی ، ممکن است در موارد جداگانه یا همراه با سایر اسناد مربوط به همان موضوع دسته بندی شوند.
در مواردی که سازمانی تعداد زیادی از همان نوع اسناد و پرونده ها (دستورات ، دستورالعمل ها ، گزارش ها و غیره) را با مهر محدودیت دسترسی و بدون این مهر تولید می کند ، توصیه می شود که شکل گیری جداگانه آنها را به موارد مختلف ارائه دهید. در این حالت ، در ستون نامگذاری "شاخص پرونده" ، علامت مشخص شده درباره محدودیت دسترسی با تعداد اسناد به تعداد پرونده اضافه می شود.

وقتی سندی از دسترسی محدود در پرونده ای با اسناد طبقه بندی نشده وجود دارد که مهر مشابهی ندارند ، این پرونده علامت محدودیت دسترسی را دریافت می کند و توضیحات مربوطه در نامگذاری امور سازمان (نهاد) وارد می شود.
در سازمان هایی که در فعالیت های آنها تعداد کمی از اسناد دسترسی محدود تشکیل شده است ، نامگذاری پرونده ها می تواند ایجاد یک پرونده را فراهم کند. به عنوان مثال: "اسناد" برای استفاده رسمی ".

مدت زمان ذخیره سازی برای چنین مواردی مشخص نیست. و در ستون مربوط به نامگذاری پرونده ها ، علامت "EC" (کمیسیون خبره) قرار داده می شود.

در پایان سال آخوندی ، پرونده دسترسی محدود توسط کمیسیون خبره سازمان (موسسه) به صورت نیم برگ بررسی می شود و در صورت لزوم ، تصمیم گیری برای تنظیم مجدد اسناد گرفته می شود. اسناد نگهداری طولانی مدت و دائمی موجود در پرونده در پرونده ای جداگانه دسته بندی می شوند ، که عنوان مستقلی را دریافت می کنند و علاوه بر این در نامگذاری پرونده ها نیز گنجانده می شوند.

اگر پرونده شامل اسناد فقط دوره های نگهداری موقت باشد ، ممکن است مجدداً تشکیل نشود. دوره ذخیره سازی چنین پرونده ای با توجه به حداکثر مدت اسناد موجود در آن تعیین می شود.

در موارد دارای اسناد و مدارک مربوط به کار در دفتر باز. که در آن ، با جمع شدن مواد ، اطلاعات توزیع محدود متمرکز می شود ، باید به یک دسته مشابه نسبت داده شود. جلد این موارد همچنین دارای مهر محدودیت دسترسی می باشد. توضیحات مربوطه در نامگذاری پرونده ها صورت می گیرد.

9.1.7 استفاده از اسناد ، پرونده ها و نشریات. حذف مهر محدودیت دسترسی

استفاده از اطلاعات اسناد دسترسی محدود در سخنرانی های عمومی ، در نشریات مطبوعات آزاد مجاز نیست. در رادیو و تلویزیون ، برای نمایش این گونه اسناد و نشریات در نمایشگاه های آزاد ، نمایش آنها در غرفه ها ، ویترین ها یا سایر مکان های بازدید عمومی.
پرونده ها و نشریات برای کاربران صادر می شود و در برابر دریافت در RKF "حسابداری موارد و نشریات صادر شده" از آنها پذیرفته می شود.
تهیه کپی برای سازمانهای شخص ثالث از اسناد بر اساس درخواستهای کتبی با اجازه رئیس سازمان (واحد ساختاری) تهیه کننده این اسناد صورت می گیرد.
کپی کردن اسناد برای اشخاص ثالث. دریافت شده از سازمان های دیگر در توافق با سازمان های گردآورنده انجام می شود.

موارد مربوط به دوره های نگهداری دائمی و موقت با مهر محدودیت دسترسی به منظور حذف احتمالی این تمبر به صورت دوره ای مورد بررسی قرار می گیرند. مشاهده هنگام انتقال پرونده ها از واحدهای ساختاری به بایگانی سازمان و همچنین هنگام آماده سازی پرونده ها برای نگهداری دائمی و طولانی مدت (بیش از 10 سال) برای انتقال به بایگانی ایالت (برای سازمان های تجاری در صورت تصفیه) انجام می شود. تصمیم برای حذف تمبر به کمیسیون ویژه ای که مطابق روال تعیین شده ایجاد شده است ، سپرده می شود که شامل معاون رئیس سازمان متولی این موارد ، نمایندگان خدمات مدیریت دفتر است. تصمیم کمیسیون با عملی که به شکل دلخواه تنظیم شده و به تصویب رئیس سازمان می رسد ، رسمیت می یابد. یک نسخه از این پرونده ، همراه با پرونده ها ، به بایگانی سازمان و برای موارد ذخیره سازی دائمی و ذخیره سازی طولانی مدت - به بایگانی ایالتی منتقل می شود. در جلد پرونده هایی که دسترسی محدود دارند ، تمبر با مهر یا یادداشت دست نوشته ای که تاریخ و شماره عملی را که مبنای حذف آن بوده است ، لغو می کند. یادداشت های مشابهی در موجودی ها و نامگذاری موارد ذکر شده است.

پرونده های محدود منتقل شده توسط سازمان ها به بایگانی ایالت به عنوان اسناد محدود مطابق با الزامات بایگانی ایالتی استفاده می شود.