یادداشت خدمات در مورد تخصیص خودرو. آموزش نوشتن یادداشت: گزارش، رسمی، یادداشت های توضیحی

یادداشت است سند داخلی سازمان، به لطف آن مدیریت می تواند موقعیت های کاری را تا حد امکان سریع و کارآمد حل کند. هدف اصلی آن جلب توجه تیم مدیریت اطلاعات در مورد مشکل یا موقعیت درگیری است که در تولید یا درون تیم به وجود آمده است.

این سند همچنین ممکن است پیشنهادات کارکنان را در مورد افزایش کارایی نیروی کار، افزایش بهره وری و سایر مسائل کاری منعکس کند.

بنابراین، قانون فدرال در روسیه، یادداشت رسمی را به عنوان یک سند اجباری تعریف نمی کند هیچ فرم واحدی وجود ندارد. اما، با وجود این، بسیاری از واحدهای تجاری آن را در مقررات محلی، به عنوان مثال، در سیاست های حسابداری ثبت می کنند.

سازمان های تجاری و کارآفرینان فردی به طور مستقل فرم سند را با در نظر گرفتن توصیه های اساسی کارشناسان توسعه می دهند.

یادداشت های خدماتی حمل می شود ماهیت مرجع و اطلاعاتی. آنها هنگام انجام مکاتبات تجاری در یک سازمان به عنوان یک سند اضافی استفاده می شوند.

هدف از یادداشت ها برجسته کردن مسائل مربوط به فعالیت های تولیدی یک بخش، کارگاه یا بخش، یا با یک کارمند خاص است.

چنین سندی شکل یکپارچه ندارد، بنابراین خودسرانه تدوین می شود. علیرغم عدم وجود الزامات سختگیرانه از قوانین فدرال در مورد ثبت نام، یادداشت باید حاوی باشد تمام جزئیات و اطلاعات مورد نیاز:

1. در گوشه سمت راست بالا باید نام و سمت مدیری که درخواست تجدید نظر به او ارسال شده است را بنویسید.
2. در مرکز، کمی پایین تر، نام سند نوشته شده است: "یادداشت رسمی"
3. شماره ثبت و تاریخ تدوین آن ذکر شده است.
4. عنوان باید منعکس کننده اطلاعات مربوط به موضوع یادداشت (در حالت حرف اضافه) باشد.
5. متن باید حاوی اطلاعاتی باشد که هدف از تنظیم سند را منعکس کند: در ابتدا یک موقعیت توصیف می شود و سپس یک درخواست، نظر یا پیشنهاد بیان می شود.
6. در پایین یادداشت باید نام نویسنده، سمت و امضای او را ذکر کنید.

شایان ذکر است که یک یادداشت می تواند نه تنها توضیحی، بلکه یک گزارش نیز باشد. به عنوان مثال، در مورد اول، سند ارتباط بین کارکنان سازمان را در سطح افقی تضمین می کند - رئیس یک واحد ساختاری یادداشتی را خطاب به رئیس دیگر یک واحد ساختاری تهیه می کند.

در مورد دوم، سند خطاب به مدیریت ارشد است. این یک موضوع کاری را بررسی می کند که در مورد آن پیشنهادات خاص و نتیجه گیری های خاص ارائه شده است. مدیر تصمیم خود را در یادداشت قرار می دهد و باید آن را با امضا و تاریخ تصدیق کند.

اگر به سوالی مانند هدف از نوشتن یادداشت، پس نمی توان ارتباط مستقیم آن با حسابداری را ذکر نکرد. بر اساس این سند، حسابداران حق قانونی دارند که برخی از هزینه ها را به عنوان هزینه دوره گزارش حذف کنند. به عنوان مثال، یک کارمند یک سازمان هزینه های حمل و نقل، تبلیغات، تجهیزات خریداری شده و سایر اقلام موجودی لازم برای انجام فعالیت های تجاری را پرداخت می کند.

در این صورت، یادداشت های اداری به عنوان اسناد اولیه حسابداری تلقی می شوند و باید با همان انبار ارائه شوند.

تفاوت بین یادداشت ها و یادداشت ها را می توانید در ویدیو پیدا کنید.

چه کسی می تواند بنویسد

یادداشت های رسمی می توانند بدون استثنا توسط همه کارکنان یک سازمان که به طور رسمی در کارکنان آن سازمان هستند، بنویسند. به عنوان یک قاعده، نیاز به تنظیم این سند زمانی ایجاد می شود که یک کارمند با مشکلی روبرو شود.

اما، در این مورد، یک شرط باید رعایت شود - یادداشت حاوی اطلاعاتی در مورد موضوعی است که در صلاحیت کارمند تهیه آن است.

از طریق چنین اسنادی ثابت می شود ارتباط بین کارکنان هم سطح. اغلب، روسای بخش ها، بخش ها و کارگاه ها یادداشت هایی را برای مدیریت مستقیم خود ارسال می کنند که در آن برای زیردستان خود کار می کنند.

در مواردی که کارمندان عادی یادداشت هایی را برای مافوق خود ارسال می کنند، گزارش محسوب می شوند. فرستنده باید درک کند که فقط یک سند به درستی تهیه شده به او اجازه می دهد تا به درخواست بیان شده در آن دست یابد. به همین دلیل است که همه اطلاعات باید بسیار مختصر، اما مختصر ارائه شود.

با توجه به اینکه یادداشت سند داخلی سازمان است، فرم آن باید به تایید مدیریت رسیده و در سیاست حسابداری یا مقررات محلی ثبت شود. می توان آن را هم بر روی کاغذ و هم به صورت الکترونیکی تدوین کرد.

اما در هر صورت، در پایین سند باید وجود داشته باشد امضای "زنده" نویسنده. در بیشتر موارد، چنین یادداشت هایی در یک نسخه تنظیم می شود. اما، اگر یک کارمند در یک شرکت بزرگ کار می کند، ممکن است از او خواسته شود که سندی را در دو یا حتی سه نسخه تنظیم کند.

این سند باید نشان دهد شاخص های کمی دقیق:

• مقدار پاداش، دستمزد، حقوق مرخصی و سایر پرداخت های نقدی؛
• تاریخ، به عنوان مثال، روز دقیق خروج کارمند در یک سفر کاری؛
• اقلام موجودی (لیست کاملی از تمام اشیاء ذکر شده در درخواست تجدیدنظر نشان داده شده است) و غیره.

شما همچنین باید لیست کنید هر دلیلیبرای اقدامات انجام شده برای حل این وضعیت. اطلاعات مربوط به هر شخص درگیر در یادداشت نشان داده شده است.

باید شروع به نوشتن یک سند با هدر کنید. در اینجا باید نام کامل واحد تجاری را مشخص کنید. تاریخ و شهری که سند در آن تنظیم شده است باید وارد شود.

اگر سند توسط یک کارمند معمولی تنظیم شده باشد، باید باشد با رئیس اداره تایید کنیدجایی که او کار می کند فقط پس از این یادداشت به مقصد منتقل می شود. ضروری است که کارمند مطمئن شود که درخواست رسمی وی در ثبت حسابداری مناسب ثبت شده است.

به عنوان یک قاعده، هر واحد تجاری باید یک مجله از اسناد داخلی داشته باشد. در غیر این صورت، یک یادداشت با دقت ترکیب شده می تواند به راحتی در میان جریان متراکم اسناد گم شود.

برای جلوگیری از هرگونه خطا در هنگام تهیه سند، افراد باید از دستورالعمل های زیر استفاده کنند:

1. یک تکه کاغذ به اندازه A4 بردارید.
2. یک هدر در گوشه بالا، در سمت راست ایجاد می شود. خط اول نشان دهنده نام کامل واحد تجاری است. خط بعدی شامل نام خانوادگی، نام و نام خانوادگی کارمندی است که درخواست تجدید نظر به او ارسال شده است. خط سوم شامل نام کامل و موقعیت کارمندی است که در حال تنظیم یادداشت است.
3. از چند خط صرفنظر می شود و عنوان سند در مرکز نوشته می شود. خط پایین نشان دهنده تاریخ تدوین و شماره ثبت است که باید مطابق با ورودی از ثبت حسابداری باشد. ثبت شهری که واحد تجاری که یادداشت نویس در آن کار می کند به طور رسمی در آن ثبت شده است، الزامی است.
4. عنوان کوتاهی از سند در هر سطر دیگر نوشته می‌شود؛ نویسنده باید مشکلی را که مورد بحث قرار می‌گیرد، بیان کند.
5. در قسمت دوم یادداشت لازم است اصل مشکل پیش آمده بیان شود. توجه به افراد مسئول مرتبط با آن با ذکر نام کامل و سمت آنها بسیار مهم است.
6. گزینه هایی برای حل مسئله پیشنهاد شده است.
7. در پایین سند امضای سازنده با ذکر نام کامل و سمت وی ​​الصاق شده است.

هنگام نوشتن یک یادداشت به صورت الکترونیکی، باید موارد زیر را دنبال کنید دستورالعمل ها. نسخه نهایی سند از طریق ایمیل برای گیرنده ارسال می شود. باید در مکاتبات خروجی و همچنین در درایو فلش ذخیره شود؛ همچنین لازم است از ایمنی اعلان خوانده شدن نامه اطمینان حاصل شود.

ترکیب، فرم، انواع

یادداشت های اداری بسته به معنای اطلاعات موجود در آنها طبقه بندی می شوند:

• تحلیلی؛
• توضیحی؛
• گزارش ها؛
• توضیحی

ممکن است در نظر گرفته شوند برای استفاده داخلی و خارجی. در حالت دوم، مکاتبات به این صورت با شرکت های همکار در صورت بروز هرگونه مشکل کاری انجام می شود. در مورد سند داخلی، مدیریت بر اساس آن تصمیمات مسئول اتخاذ می کند، دستورات و دستورالعمل ها را صادر می کند.

در بیشتر موارد، چنین اسنادی برای ارتباطات بخش استفاده می شود. این درخواست ها و پیشنهادات و همچنین اطلاعات مهم در مورد حمایت اقتصادی یا لجستیکی سازمان را منعکس می کند.

با کمک آنها تضمین می شود ارتباط در سطح افقی. در صورتی که وضعیت افراد مشمول متفاوت باشد، سند گزارش محسوب می شود.

به عنوان مثال، یکی از کارمندان به یک سفر کاری می رود. رئیس اداره خود می نویسد یادداشت خطاب به رئیس سازمان. بر اساس این سند، دستور صادر می شود، گواهی سفر صادر می شود و وجوهی برای هزینه ها صادر می شود.

همچنین می توانید مثال دیگری را در نظر بگیرید. این شرکت یک کمیسیون صدور گواهینامه ایجاد کرده است. رئیس اداره یادداشتی را برای اعضای خود ارسال می کند که نشان می دهد کارمند خاصی با موقعیت او مطابقت ندارد، مثلاً دائماً شکایت دریافت می کند ، محصولات معیوب زیادی تولید می کند و ... در این مورد اعضای کمیسیون ، بر اساس سند دریافت شده، می تواند در مورد صدور گواهینامه مجدد کارمند تصمیم گیری کند.

رئیس بخش می تواند بنویسد یادداشتی خطاب به رئیس سازمان مبنی بر کاهش دوره آزمایشی یک تازه وارداز آنجایی که او به خوبی از عهده وظایف خود بر می آید و از صلاحیت کافی برای پرکردن دائم پست خالی برخوردار است. چنین سندی می تواند به عنوان مبنایی برای اعطای پاداش به هر کارمند بر اساس شاخص های عملکرد عمل کند. هنگامی که موقعیت های بحث برانگیز در چارچوب قانونی حل می شود، برای بررسی توسط نمایندگان قانون به عنوان مدرک پذیرفته می شود.

بسیاری از افراد تفاوت بین یادداشت و گزارش را درک نمی کنند. این با این واقعیت توضیح داده می شود که هر دو سند برای اطلاع مدیریت در مورد هر گونه مسائل کاری که در سازمان رخ می دهد در نظر گرفته شده است.

آنها باید درک کنند که این گزارش به منظور اطلاع رسانی به مافوق در مورد مشکلات به وجود آمده است و گزارش خدمات، علاوه بر این اطلاعات، حاوی اطلاعاتی نیز می باشد. پیشنهادات برای حل و فصل مسائل پیش آمده.

هنگام تنظیم درخواست تجدید نظر خطاب به مدیریت، لازم است موارد زیر را در نظر بگیرید: تفاوت های ظریف:

1. سند به صورت رایگان تنظیم شده است.
2. اصل مسئله باید به وضوح توضیح داده شود.
3. همه راه حل ها باید نشان داده شود.
4. سند باید در دفتر ثبت حسابداری مناسب ثبت شود.
5. برای جلوگیری از احتمال گم شدن یادداشت می توانید آن را در دو نسخه تهیه کنید. یکی از طریق منشی به مدیریت تحویل داده می شود و دومی نزد کارمند باقی می ماند (فرم حاوی امضا، تاریخ پذیرش، شماره ثبت است).

اگر قصد دارید یادداشت های رسمی را بین بخش های جداگانه سازمان رد و بدل کنید، لازم است این موارد را در نظر بگیرید لحظات:

در صورتی که یادداشت به یک نهاد تجاری دیگر ارسال شود، سازنده باید چنین مواردی را در نظر بگیرد تفاوت های ظریف:

1. یک یادداشت گاهی اوقات می تواند به عنوان یک سند خارجی عمل کند. به این ترتیب، نهادهای تجاری همکار به تبادل اطلاعات می پردازند.
2. در این صورت یادداشت به عنوان مدرک مستند درخواست یا ادعایی از یک شریک تجاری به شریک تجاری دیگر تلقی می شود.
3. سند بر روی سربرگ سازمان به صورت رایگان تنظیم می شود.
4. یادداشت ممکن است همراه با اسناد پشتیبان تایید کننده اطلاعات ارائه شده باشد.
5. لازم است دو نسخه تهیه شود، یکی به شرکت شریک منتقل شود و دومی نزد سازمان دیگر باقی بماند. بر روی نسخه دوم، مخاطب باید مهر، تاریخ و امضاء و همچنین شماره ثبت را قید کند.
6. چنین سندی باید تا زمانی که وضعیت به طور کامل حل شود نگه داشته شود.
7. در صورتی که شرکت همکار به درخواست دریافتی پاسخ کتبی داد، باید ثبت و همراه با یادداشت ذخیره شود.

آیا نسخه الکترونیکی آن وجود دارد؟

قوانین فدرال در روسیه به نهادهای تجاری اجازه می دهد بدون کمک دیگریتصمیم بگیرند که چگونه جریان اسناد را مدیریت کنند. امروزه بسیاری از سازمان های تجاری و کارآفرینان فردی از فرم های الکترونیکی اسناد استفاده می کنند.

گواهی ها و یادداشت های جمع آوری شده از طریق اینترنت به بخش ها منتقل می شود. اما، اگر قصد دارید به مدیریت ارشد در مورد وضعیت بسیار مهمی که در محدوده یک «راز تجاری» قرار می‌گیرد اطلاع دهید، کارمند باید درگیر اطمینان خاطر باشد. امضای دیجیتال شخصی.

در صورتی که کارمند افکار خود را بر روی کاغذ بیان کرده باشد، می تواند فرم را اسکن کرده و به ایمیل سازمان خود ارسال کند. اگر هنگام ارسال از صندوق پستی شخصی که به نام خود ثبت شده است استفاده کند، دیگر نیازی به امضای یادداشت خدمات نخواهد بود.

در مورد قالب سند الکترونیکی، هیچ تفاوتی با همتای کاغذی خود ندارد. فرستنده برای جلوگیری از سوء تفاهم های آزار دهنده باید در نظر داشته باشد تفاوت های ظریف زیر:

1. هنگام ارسال ایمیل، باید اعلانی را درخواست کنید که گیرنده پیام را خوانده است. چنین اطلاعیه ای به عنوان مدرکی عمل می کند که در صورت بروز هر شرایط دشواری، شخص مسئول یادداشت را به موقع ارسال کرده است.
2. سند با فونت Times New Roman طراحی شده است که اندازه آن باید در محدوده 12-14 باشد.
3. تاریخ باید در قالب: 01/01/2018 یا 01 ژانویه 2018 وارد شود.
4. عنوان سند باید در وسط برگه قرار گیرد.

در زیر یک کلاس کارشناسی ارشد در مورد تبدیل یادداشت های رسمی به فرم الکترونیکی وجود دارد.

اهمیت سند

فایده تنظیم این نوع سند این است که به عنوان عمل می کند اثباتکار یک متخصص خاص که مشکلات را تحت مسئولیت خود حل می کند. به عنوان مثال، اگر چنین کارمندی نتواند به طور مستقل با یک موقعیت خاص کنار بیاید، می تواند از طریق یادداشتی، متخصصان دیگر را در حل آن مشارکت دهد.

بنابراین، او به طور خودکار مسئولیت خود را در مورد بی کیفیتی یا حل نابهنگام موضوع از خود سلب می کند.

یکی دیگر از مزایای این نوع سند این است که آن است شواهد مستقیماین واقعیت که متخصص مشکلی را در حوزه تخصصی خود برجسته کرده است. اگر متخصصی نتواند مشکلی را به تنهایی حل کند و در قالب یادداشتی آن را برای حل و فصل سایر متخصصان ارائه کند، بدین وسیله مسئولیت رسیدگی به موقع یا بی کیفیت موضوع را از خود سلب می کند.

اگر موقعیت بحث برانگیزی پیش بیاید که در آن مدیریت یا مقامات نظارتی سعی در یافتن مقصران داشته باشند، یادداشت به درک اینکه چه کسی مقصر است کمک می کند.

با توجه به اینکه یادداشت ها در دسته اسناد اجباری مورد استفاده برای ارتباطات داخلی سازمان قرار نمی گیرند، بسیاری از افسران پرسنل بسیار بیهوده و غیرمسئولانهبه موضوع ذخیره سازی آنها نزدیک شوید.

آنها باید در مناطق خشک و دارای تهویه قرار گیرند تا محیط های ذخیره سازی کاغذ تحت تأثیر رطوبت و سایر محیط های تهاجمی قرار نگیرند.

پس از انتقال یادداشت های رسمی به منظور مورد نظر، باید مسئولیت ایمنی آنها را بر عهده بگیرند افسران پرسنل. اسناد کاغذی در گاوصندوق ها قرار می گیرند، زیرا ممکن است حاوی اطلاعات محرمانه باشند.

دسترسی به آنها فقط به یک کارمند مسئول که توسط مربوطه تایید شده باشد اعطا خواهد شد به ترتیب. همه مقالات در یک پوشه جداگانه بایگانی می شوند، اما اگر به صورت الکترونیکی ارسال شده باشند، از یک درایو فلش برای ذخیره آنها استفاده می شود.

در مورد دوره های ذخیره سازی، نهادهای تجاری باید موارد زیر را در نظر بگیرند: تفاوت های ظریف:

1. اگر در چنین درخواست‌هایی کارمندان گزارش‌های مهمی ارائه دهند، پیشنهادهای بهبود ارائه دهند و سایر اطلاعات مهم را منعکس کنند، مدت نگهداری آنها نباید کمتر از 5 سال باشد.
2. در مواردی که یادداشت های داخلی حاوی اطلاعات مهم برای کار یک نهاد تجاری نباشد، آنها را نمی توان بیش از یک سال ذخیره کرد.
3. اگر یادداشت های داخلی منعکس کننده اطلاعاتی در مورد همکاری شرکت با شریک خارجی خود باشد، حداقل مدت نگهداری آنها نباید کمتر از 15 سال باشد.

شایان ذکر است رئیس سازمان می تواند بنا به صلاحدید خود با صدور دستور مقتضی مدت نگهداری این گونه اسناد را تمدید نماید.

چه نوع یادداشت هایی وجود دارد؟ پاسخ سوال در ویدیو موجود است.

یادداشت داخلی یک سند داخلی است که از طریق آن ارتباط بین کارکنان به صورت کتبی رسمی صورت می گیرد. محتوای آن به دستورالعمل ها، انجام برخی کارها و غیره، یعنی مسائل کاری خلاصه می شود. با وجود این واقعیت که نوشتن یادداشت موضوع دشواری نیست و با قوانین بسیار سختگیرانه تنظیم نمی شود، با این وجود، باید آنها را بدانید. در این مقاله به بررسی مراحل تدوین این مستندات، انواع و غیره خواهیم پرداخت.

مشخصه

ماهیت یادداشت اطلاعاتی و مرجع است، به این معنی که حاوی اعلان‌ها، پیام‌ها، دستورالعمل‌ها و غیره است. موضوعات مطرح شده در آن مربوط به کارمند خاصی است که برای او ارسال می‌شود. به عبارت دیگر، یادداشت یک ابزار ارتباطی در یک سازمان است.

توجه: ماهیت اجباری یادداشت مشخص نشده است. این یک سند اضافی است، اگرچه می توان بر اساس آن دستورات و دستورالعمل ها را تهیه کرد.

تمرین

یادداشت به عنوان یک سند پرکاربرد در نظر گرفته می شود، اما در عین حال در لیست اوراق مدیریتی طبقه بندی شده رسمی قرار نمی گیرد. به طور گسترده استفاده می شود، به یک ارتباط در سطح افقی تبدیل می شود: یعنی توسط یک کارمند یک بخش جمع آوری می شود تا یک درخواست یا پیشنهاد را به کارمند دیگری منتقل کند.

مهم: وضعیت اشیاء کنترلی که ارتباط بین آنها از طریق یادداشت سرویس برقرار می شود باید معادل باشند. در غیر این صورت، سند یک یادداشت رسمی نیست، بلکه یک گزارش محسوب می شود.

اهداف استفاده

یادداشت برای کار در موارد مختلف قابل استفاده است.

در اینجا چند نمونه آورده شده است:

• برای پاداش کارکنان؛
• برای اعزام کارمند به سفر کاری؛
• پیام به بخش تدارکات در مورد خرابی تجهیزات؛
• اطلاع رسانی به رئیس حراست از رئیس هر بخش دیگر در مورد لزوم ورود افراد غیرمجاز (نه کارمندان) به ساختمان شرکت با ذکر دلایل.
• درخواستی در قالب یادداشت ارسالی به حسابداری برای تخصیص منابع مادی برای نیازهای خاص و غیره.

موارد انفرادی تنظیم یادداشت

اگرچه یادداشت به عنوان کاغذ داخلی در نظر گرفته می شود، اما یکی از انواع آن سندی است که به کمیسیون صدور گواهینامه ارسال می شود. با این حال، استفاده از یادداشت ها صرفاً برای ارتباطات کاری هنوز رایج تر است.

چگونه یادداشت بنویسیم؟

قوانین اساسی برای نوشتن یادداشت مانند سایر قوانین است. آنها شامل نوشتن بر روی یک برگه A4، دستورالعمل از طرف چه کسی و به چه کسی ارسال شده است، گواهی با تاریخ و امضا است. اما چگونه می توان یادداشتی نوشت که تمام شرایط را برآورده کند؟

• در مرکز (محل سمت چپ برگ نیز مجاز است) باید نام مربوطه سند را بنویسید.
• دو گزینه برای نوشتن تاریخ وجود دارد - هر دو به طور کامل با اعداد عربی و نشان دادن ماه در کلمات.
• در عنوان می توانید شرح مختصری از محتوای سند را به عنوان اصلی اضافه کنید.
• اطلاعات مربوط به فرستنده و گیرنده باید کامل باشد: نام، نام خانوادگی و نام خانوادگی، نام کامل موقعیت و بخش (بخش) که این موقعیت به آن پیوست شده است.

پاسخ به این سوال که چگونه یادداشت بنویسیم نه تنها شامل جزئیات و ویژگی های این سند می شود، بلکه محتوای آن نیز باید باشد.

مقاله مورد بحث نیازی به ارائه ماهیت مسئله به زبانی بسیار خشک و رسمی ندارد - با این حال، روایت آزاد مجاز است، به طور خاص دلیل نوشتن را منعکس می کند.

محتوا معمولاً به دو بخش تقسیم می شود. اولین مورد از اینها مقدمه نامیده می شود. به طور خلاصه در مورد آنچه که نویسنده را بر آن داشته تا یادداشت را بنویسد و آن را برای یک کارمند خاص ارسال کند، صحبت می کند.

قسمت دوم جزء اصلی محسوب می شود و از مقدمه نیز بزرگتر است. این متن شامل بیانیه خود درخواست یا پیشنهاد است. می توانید تجزیه و تحلیل وضعیت، نتیجه گیری و نتایج را به آن اضافه کنید.

فرم

برخی از شرکت ها وقتی از آنها سوال می شود که چگونه یادداشت بنویسند، به سادگی فرم خاصی را در اختیار کارمندان خود قرار می دهند. اما، لازم به ذکر است، این یک اتحاد اجباری نیست - GOST فقط مقررات مشاوره ای (در مورد فونت، اندازه و فاصله) را بدون مدل تایید شده ارائه می دهد. با این حال، اگر این در یک شرکت خاص وجود دارد، بهتر است به آن پایبند باشید.

دفتر و یادداشت ها

کمی بالاتر در یادداشت بیان شده بود که یادداشت‌ها و یادداشت‌های رسمی چه تفاوتی دارند. اما بسیاری از مردم هنوز تمایل دارند آنها را با یکدیگر اشتباه بگیرند.

رایج ترین اشتباهات عبارتند از:

• یادداشتی در مورد یک کارمند از کارمند به رئیس (در واقع یک یادداشت)؛
• در مورد افزایش حقوق؛
• در مورد ارتقاء

دو مورد آخر دلالت بر گردش نه در سطح افقی، بلکه به صورت عمودی دارد که تعریف یادداشت را نفی می کند.

مهم: تقسیم یادداشت ها به گزارش ها و یادداشت های توضیحی پیشینی نادرست است.

ثبت

تمام یادداشت های رسمی در دفتر ثبت ثبت می شود. بسته به نحوه سازماندهی جریان اسناد در هر شرکت خاص، این کار می تواند توسط کسی که مقاله را گردآوری کرده یا توسط کسی که آن را دریافت کرده است انجام دهد. در هر صورت، این به این واقعیت مربوط می شود که به یادداشت یک شماره منحصر به فرد اختصاص داده شده است که باید در متن آن مشخص شود.

نمونه یادداشت

"دپارتمان فروش، مدیر بخش فناوری اطلاعات V. A. Kutsak
یادداشت خدمات
№ 19-43/102
از 13 آوریل 2015
درباره آزمایش وضعیت رایانه شخصی برای عملکرد آن
از تاریخ 04/10/2015، رایانه شخصی کارمند بخش فروش Maksimenko R.D دچار نقص های منظمی شده است، از جمله: راه اندازی مجدد بدون صدور این فرمان رایانه شخصی، مشکلات روشن/خاموش کردن، و همچنین سوسو زدن صفحه. با توجه به موارد فوق، از متخصصان بخش شما می خواهم که تشخیص های لازم را برای شناسایی علل مشکلات و همچنین رفع موفقیت آمیز آنها انجام دهند. من پیشنهاد می کنم نتایج آزمایش را به صورت کتبی با خلاصه ای از اقدامات بعدی مستند کنید: تعمیر یا تعویض دستگاه.

بیایید فرض کنیم که معلوم می شود رایانه شخصی قابل تعمیر نیست. در این صورت، یادداشتی برای حذف تجهیزات صادر می کنیم.

نمونه ای از یادداشت برای از کار انداختن تجهیزات

"دپارتمان فروش، مدیر بخش مواد و فنی M. A. Oleynik
یادداشت خدمات
№ 21-45/104
از 16 آوریل 2015
درباره حذف یک رایانه شخصی غیرفعال
از 10 آوریل 2015، نقص های منظم در رایانه شخصی کارمند بخش فروش R.D. Maksimenko رخ داد. در نتیجه، تشخیص های انجام شده توسط متخصصان بخش فناوری اطلاعات موارد زیر را نشان داد: رایانه شخصی نباید بیشتر استفاده شود. در همین راستا از شما تقاضا دارم تجهیزات فوق را به دلیل عدم کارکرد حذف نمایید.

رئیس بخش L. A. Kudryavtsev"

علاوه بر آن، به یادداشت دیگری نیاز خواهید داشت - تعویض تجهیزات از کار افتاده.

نکته در مورد تعویض تجهیزات

"دپارتمان فروش، مدیر بخش مواد و فنی M. A. Oleynik
یادداشت خدمات
№ 22-46/104
از 17 آوریل 2015
در مورد تعویض کامپیوتر خراب
رایانه شخصی متخصص بخش، R.D. Maksimenko، به دلیل ناکارآمدی آن حذف شد و باید جایگزین شود (طبق سند شماره 20-44/103 مورخ 15 آوریل 2015). لطفاً تجهیزات جدیدی ارائه دهید که با پارامترهای تجهیزات از کار افتاده مطابقت داشته باشد. لطفاً من را کتباً از تکمیل مطلع کنید. ضمیمه یادداشت گزارشی از بخش فناوری اطلاعات در مورد تشخیص های انجام شده و نتایج آن است.

رئیس بخش L. A. Kudryavtsev"

سرانجام

معمولا نوشتن یادداشت مشکلی ایجاد نمی کند. این سند داخلی یک وسیله ارتباط نسبتاً رایج بین سطوح مختلف مدیریت است. موانع مشروط فقط می تواند ناشی از "گیج شدن" بین یادداشت ها و یادداشت های رسمی باشد (مقاله تفاوت آنها را نشان می دهد).

در برخی از شرکت ها، تهیه یادداشت های رسمی منحصراً طبق قالب وارد شده و تایید شده صورت می گیرد (در این صورت بهتر است فرم های مخصوص آنها را ذخیره کنید)، در برخی دیگر بیش از رایگان است.

هنگام نوشتن این سند، باید از قوانین مشابه با سایر مقالات - فونت و فاصله مطابق با GOST، تاریخ و امضا برای اعتبار یادداشت راهنمایی شوید.

به طور کلی یادداشت ابزار بسیار مناسبی است که تسلط بر آن کار سختی نیست و در صورت استفاده صحیح، کار هماهنگ و شفاف تیمی از سازمان ها مشاهده می شود. این به حفظ ارتباط منسجم بین بخش ها کمک می کند و همچنین ساختار تشکیل دهنده آنها را تقویت می کند.

درصد نسبتاً زیادی از جمعیت با کار در سازمان هایی با اندازه ها و انواع فعالیت های مختلف مرتبط هستند. کارکنان در حین انجام وظایف خود به طور منظم ارتباط با مدیریت لازم استبرای حل مسائل خاص

از آنجایی که همه می توانند با این نوع مکاتبات تجاری مواجه شوند، بیایید نگاهی دقیق تر به سؤالات اصلی بیندازیم: یادداشت در چه زمانی و چگونه تنظیم می شود، چه تفاوت هایی در تهیه یک مقاله رسمی برای مدیریت وجود دارد؟

خوانندگان عزیز!مقالات ما در مورد روش های معمولی برای حل مسائل حقوقی صحبت می کنند، اما هر مورد منحصر به فرد است.

اگر می خواهید بدانید چگونه دقیقاً مشکل خود را حل کنید - با مشاور آنلاین سمت راست تماس بگیرید یا تماس بگیرید مشاوره رایگان:

یادداشت در چه مواردی نوشته می شود؟

یادداشت رسمی یکی از عناصر جریان اسناد داخلی است. با کمک آن، کارمندان شرکت می توانند مسائل و موقعیت های تولید را با بیشترین سرعت و کارآمد حل کنند.

یادداشت خدمات برای حل مشکلات و مسائل تجاری طراحی شده استمربوط به کار یک کارمند خاص یا کل بخش. در این مورد، راه حل مسئله ممکن است هم به کارمند دیگری از شرکت و هم به یک واحد ساختاری کاملاً متفاوت بستگی داشته باشد.

تفاوت اصلی با گزارش این است که در ارتباطات تجاری بین کارکنان یا بخش‌های ساختاری که دارای وضعیت برابر در سازمان هستند استفاده می‌شود. به عبارت دیگر، بدون تابعیت مستقیم.

تهیه یادداشت مزایای بیشتری دارد. این سند ثابت می کند که کارمندی که آن را جمع آوری کرده است نشان می دهد که مشکلی در منطقه مسئولیت او قرار دارد.

اگر متخصص نمی توانم به تنهایی آن را بفهممبا مشکلی که پیش آمده می تواند یادداشتی تنظیم کند و موضوع را برای بررسی سایر متخصصان مطرح کند. در این صورت، او می‌تواند مسئولیت بد کیفیت یا رسیدگی نابهنگام کار را از خود سلب کند.

در برخی موارد، بر اساس یک یادداشت، دستوری مبنی بر لزوم انجام یک عمل خاص تنظیم می شود.

متن سند باید شامل چه مواردی باشد؟

اگرچه فرم دقیق پر کردن نامه تجاری ذکر شده تعریف نشده است، اما می توان چندین نکته اساسی را مشخص کرد. برای تعیین در سند الزامی است. لیست جزئیات شامل:

1. عنوانی که در آن مشخصات گیرنده نوشته شده است، مانند نام و موقعیت کامل.
2. نام مقاله رسمی
3. تاریخ نگارش و شماره.
4. عنوانی که موضوع مکاتبات بلافاصله از آن مشخص می شود.
5. "بدنه" سند که در ابتدا وضعیت فعلی توضیح داده می شود و پس از آن نویسنده درخواست خود را نشان می دهد.
6. موقعیت کارمندی که پیام رسمی را جمع آوری کرده است، امضای او و نام کامل نویسنده.

اغلب متن یادداشت با عبارت "می خواهم توجه شما را جلب کنم ..." شروع می شود که پس از آن اطلاعات اولیه می آید. اما این یک قانون اجباری نیست.

چگونه درست بنویسیم و بنویسیم؟

ابتدای سند باید باشد جزئیات سازمان و مبتکر نامه رسمی. عنوان خود سند در وسط نوشته شده است. متن اصلی باید از زیر و روی خط قرمز شروع شود. همانطور که قبلاً اشاره کردیم، ماهیت مسئله به صورت آزاد منتقل می شود. سند تا تاریخ تهیه و امضا تکمیل می شود.

اگر متن اصلی یادداشت باید بزرگ باشد، آن را باید به چند پاراگراف تقسیم شود:

• شرح مشکل اصلی؛
• درخواست؛
• بخش و اسامی کارکنانی که یادداشت را نوشته اند، در صورت وجود درخواست تجدیدنظر جمعی.

در مورد دوم امضای کلید روی سند توسط رئیس بخش داده می شود، بایگانی سند خدمات. یک برنامه با امضای همه کارمندان علاوه بر این به سند اصلی اضافه می شود.

یادداشت باید مانند هر سند دیگری بر روی یک برگه A4 نوشته شود. همچنین امضای "زنده" مورد نیاز استدست ساز.

یادداشت به همراه شماره سریال و تاریخ نگارش نوشته شده است.

در صورت تمایل، سند را می توان در یک ویرایشگر در رایانه کامپایل کرد و متعاقباً چاپ کرد، اما امضا نیز باید توسط خود کامپایلر انجام شود.

ویژگی های طراحی یادداشت (با نمونه)

بسته به نوع یادداشتی که تنظیم می شود، تفاوت های ظریف اجرای سند و موقعیت هایی که باید تنظیم شود تغییر می کند.

به مدیر یا مدیریت شرکت

یادداشت های مختلفی برای این مدیر نوشته شده است، بنابراین بیایید در مورد بهترین روش برای انتقال آنها صحبت کنیم. توصیه می شود سند را در دو نسخه اصلی تنظیم کنید.

طبق قوانین، سند به منشی منتقل می شود، که دریافت نمره قبولی سند برای رسیدگی از آنها خالی نخواهد بود. پس از آن منتظر تصمیم مسئولان باشید.

برای یک سفر کاری: تمدید و لغو

یادداشت به عنوان تأییدیه است که کارمند ارسال شده در محل خود است، به علاوه تاریخ ورود و بازگشت از یک سفر کاری را ثبت می کند. این سند در صورتی صادر می شود که:

• کارمند با وسیله نقلیه اجاره ای، شخصی یا رسمی سفر می کند.
• کارمند مدارکی دال بر سفر و اقامت خود ندارد.

بررسی از تعطیلات

اغلب مواردی وجود دارد که به دلایل تولید، مدیران یکی از کارمندان باید فراخوان شود.

در این شرایط مدیر یادداشت رئیس بخشی می شود که کارمندی که در مرخصی استحقاقی سالانه در آن ثبت نام شده است.

رئیس سازمان باید با سند ارائه شده آشنا شود و رضایت یا رد درخواست خود را نشان دهیددر سند ثبت شده است.

طبق ماده 99 قانون کار فدراسیون روسیه، فراخوانی کارمند از تعطیلات فقط با رضایت شخصی او امکان پذیر است.

همچنین، طبق ماده 125 قانون کار فدراسیون روسیه، فراخوانی از تعطیلات ممنوع است:

• زنان حامله؛
• کارکنان جزئی؛
• کارگرانی که با شرایط کاری خطرناک یا مضر مرتبط هستند.

در تعطیلات

علاوه بر تعطیلات، کارمندان سازمان ها می توانند تحت شرایط خاصی به اصطلاح "مرخصی" دریافت کنند. از کار مرخصی بگیرید از آنجا که در قانون کار این مفهوم حذف شده است، از تعاریف "زمان استراحت اضافی" یا "زمان استراحت دیگر" استفاده می شود.

سندی که با آن یک کارمند خواسته های خود را به مافوق خود بیان می کند می تواند بیانیه یا یادداشت باشد.

کارمند حق مرخصی دارد زمانی که:

• اضافه کار کرد؛
• کار در تعطیلات آخر هفته یا تعطیلات؛
• در طول کار شیفتی کل اضافه کاری داشتند.
• در نهضت اهدایی و اهدای خون مشارکت فعال داشت.
• کارمند؛
• به سمت تعطیلات

در مورد تغییر برنامه کاری یا به تعویق انداختن ساعات کاری

هر کارمند ممکن است داشته باشد دلایل خوب، که بر اساس آن می تواند با مدیریت با درخواست تغییر برنامه کاری تماس بگیرد.

اگر ابتکار عمل دقیقاً از طرف کارمند آشکار شود، چه کسی می تواند نیاز به تنظیمات را مستند کنید، او یادداشتی خطاب به رئیس شرکت تنظیم می کند.

در مواردی که دلیل واقعاً معتبر است، کارفرما حق ندارد از کارمندی طبق ماده 93 قانون کار فدراسیون روسیه امتناع کند.

سند باید برنامه جاری و برنامه مورد نظر را نشان دهد.

برای خرید تجهیزات

این یادداشت توسط بخشی نوشته شده است که نیاز به خرید تجهیزات جدید یا جایگزینی دارد.

یک مثال می تواند درخواست تجدید نظر از طرف بخش اقتصادی یا منابع انسانی به رئیس بخش فناوری اطلاعات با درخواست تعویض سریع رایانه معیوب باشد.

فرم یادداشت خرید کامپیوتر: .

درباره برگزاری رویدادها

یادداشت های داخلی در خصوص حل مسائل سازمانی برای برگزاری رویدادها، مشخصات خاص خود را دارند. آنها همچنین در موسسات آموزشی استفاده مکرر پیدا کرده اند.

این یادداشت باید اطلاعات اولیه را در مورد رویداد آینده نشان دهد و در صورت لزوم، اطلاعات تماس افراد مسئول اجرای آن را نشان دهد.

در مورد ارائه اطلاعات

یکی از پرکاربردترین انواعیادداشت ها برای درخواست برای به دست آوردن اطلاعات خاص استفاده می شود و بر اساس اصل زیر است:

1. ایده کلیدی باید شناسایی شود و یک پرس و جو باید تشکیل شود.
2. ارائه جزئیاتی که ممکن است گیرنده نیاز داشته باشد.
3. ایده اصلی درخواست را به یاد بیاورید و اطلاعات اضافی را ارائه دهید.

در مورد تنبیه یک کارمند

این نوع سند در مواردی استفاده می شود که رفتار کارمند در محل کار یا نگرش نامناسب وی نسبت به وظایف کاری. مجازات های مناسب را می طلبد.

نویسنده یادداشت باید حقایق را به بهترین شکل ممکن ارائه دهد. عینی و غیر عاطفی، به مدیریت فرصت مقابله با حادثه را بدهد.

در مورد نیاز به کارمند جدید

این سند زمانی تنظیم می شود که یک کارمند جدید در یکی از بخش های ساختاری شرکت مورد نیاز باشد. سپس رئیس بخش حق دارد این عنصر از مکاتبات تجاری داخلی را به مدیریت ارائه دهد.

در آن او باید نشان دهد دلایل عینیکه بر اساس آن این تصمیم عینی و قابل قبول خواهد بود.

یادداشت در مورد استخدام کارمند جدید: .

برای اضافه کاری

یک دلیل رایج برای تنظیم چنین اسنادی است وجود شرایط اضطراری، در شرایطی که پس از پایان ساعت کاری لازم است کارکنان در حل موضوع مشارکت داشته باشند.

یادداشت توسط مدیر شیفت یا بخش خطاب به مدیر مستقیم تنظیم می شود. در متن سند دلایل درخواست ذکر شده استو لیستی از کسانی که قرار است در کار اضافه کاری شرکت کنند.

جذب کارمند به کار اضافه کاری: .

در مورد ایجاد یک واحد ساختاری جدید

موضوع ایجاد واحدهای ساختاری جدید نیز با کمک درخواستی که با استفاده از یادداشت بیان شده است قابل حل است. اهداف این اقدام در متن سند برجسته شده است. از جمله:

• افزایش سطح استانداردسازی کار؛
• حل کارآمدتر مشکلات خاص؛
• بهبود با کارکنان و دلایل دیگر.

در برخی موقعیت‌ها، یادداشت‌ها می‌توانند جایگزین بیانیه‌ها شوند و «نرم‌تر» عمل کنند. اغلب آنها برای فرآیندهای داخلی مربوط به سازماندهی تولید استفاده می شوند.

اگر شرکت از سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی پشتیبانی کند، طراحی یادداشت های داخلی عملاً با نسخه کاغذی تفاوتی ندارد. تفاوت اصلی در محیط ذخیره سازی استبین بخش های ساختاری شرکت منتقل می شود.

ویدئوی زیر برخی از جنبه های کار با یادداشت های داخلی را به صورت الکترونیکی نشان می دهد:

حجم اصلی اسناد تضمین کننده تبادل اطلاعات بین سازمان ها و بخش های ساختاری عبارتند از: گواهی ها، گزارش ها و یادداشت های توضیحی، خلاصه، گزارش ها، اعمال، نامه ها، پیام های تلفنی. اطلاعات موجود در این اسناد ممکن است اقداماتی را تشویق کند یا فقط مورد توجه قرار گیرد. بیایید به تفاوت در ترکیب و طراحی نگاه کنیم یادداشت ها, یادداشت هاو گواهینامه ها.

گزارش هاو یادداشت های اداری- اینها معمولاً اسناد داخلی سازمان هستند. در رابطه با اسناد سازمانی و اداری ماهیت کمکی دارند. فرهنگ لغت مختصر انواع و انواع اسناد، که توسط آرشیو اصلی اتحاد جماهیر شوروی، VNIIDAD، TsGADA در سال 1974 توسعه یافته است، تعاریفی از این اسناد ارائه می دهد که از آنها تفاوت هایی در هدف آنها حاصل می شود:

• تفاهم نامه- سند خطاب به مدیریت، که هر موضوعی را با نتیجه گیری و پیشنهادات مبتکر مشخص می کند.
• یادداشت خدمات- یادداشتی در مورد انجام هر کاری که توسط یک مقام برای دیگری ارسال می شود.

تفاهم نامه

تفاهم نامه(کد فرم یکپارچه 0286041 طبق OKUD) برای اطلاع مدیریت از وضعیت موجود، حقایق رخ داده و غیره تدوین شده است. و شما را تشویق به تصمیم گیری می کند.

گزارش هاهمچنین ممکن است ماهیت صرفاً اطلاعاتی داشته باشد. چنین یادداشت هایی معمولاً حاوی اطلاعاتی در مورد پیشرفت هر کاری است. گزارشات مربوط به اجرای وظایف، برنامه ها، دستورالعمل ها و کارها را گزارش می دهد. بنابراین، یادداشت ها ارائه می کنند اتصال اشیاء کنترلی در سطح عمودی- از پایین به بالا، یعنی از مقام پایین به مقام بالاتر فرستاده می شود.

بسته به گیرنده یادداشت هامی تواند:

• درونی؛ داخلی , آن ها به رئیس واحد یا موسسه ساختاری ارسال می شود و
• خارجی - خطاب به مقامات بالاتر.

حافظه داخلی

یادداشت های داخلیبر روی یک ورق کاغذ استاندارد گردآوری شده است، اما تمام جزئیات لازم را نشان می دهد، مطابق با GOST 6.30-2003 "سیستم های اسناد یکپارچه. سیستم یکپارچه اسناد سازمانی و اداری. الزامات تنظیم اسناد». چنین جزئیاتی عبارتند از:

• نام واحد سازه؛
• نوع سند (گزارش)؛
• تاریخ؛
• شماره ثبت؛
• عنوان متن؛
• متن;
• مقصد؛
• امضای کامپایلر (نشان دهنده موقعیت).

متن هر گونه اطلاعات و سند مرجع با فونت Times New Roman سایز 14 با فاصله 1.5 فرمت شده است.

ترجیحا در هنگام تسویه حساب یادداشتاز آرایش زاویه ای جزئیات هدر استفاده کنید (اما این الزام سختگیرانه نیست). نمونه هایی از طرح هدر حافظه داخلیدو راه:

که در حافظه داخلیدر گوشه سمت چپ بالا نام واحد ساختاری - نویسنده سند است.

نام نوع سند با حروف بزرگ نوشته می شود (REPORT) و می تواند در مرکز یا از مرز حاشیه سمت چپ (بسته به روش انتخابی برای قرار دادن قسمت سرصفحه سند) با فاصله 2 خط قرار گیرد.

تاریخ و فهرست یادداشتدر یک خط نوشته شده اند. تاریخ با اعداد عربی، به عنوان مثال 02/02/2006، یا حروف عددی، به عنوان مثال 02 فوریه 2006 نوشته شده است. یادداشت خارجیاین تاریخی است که امضا و معمولا ارسال می شود. تاریخ حافظه داخلیتاریخ تنظیم و امضا وجود خواهد داشت.

شماره ثبت در حافظه داخلیبسته به سیستم ثبتی که در سازمان فعال است یا در محل تدوین یا در محل دریافت الصاق می شود. با بازنگری یادداشتاشخاص ذینفع، ویزای تاییدیه بر روی آن الصاق می شود و پس از تصمیم گیری، مصوبه مدیر الصاق می شود. تصویب قطعنامه آخرین مرحله بررسی است یادداشت.

تفاهم نامهممکن است عنوانی داشته باشد که به اختصار محتویات سند را نشان دهد. عنوان گزارشبر اساس قوانین کلی برای تدوین سرفصل های اسناد تنظیم شده است: با استفاده از حرف اضافه "o" و یک اسم فعل در حالت حرف اضافه. به عنوان مثال: "درباره ترجمه O.V. Koroleva. به بخش حسابداری."

که در متن گزارشدو بخش به وضوح خودنمایی می کند. بخش اول حقایقی را گزارش می‌کند که دلیل تنظیم سند بوده است، و بخش دوم نتایج، درخواست‌ها و پیشنهادات خاصی را بیان می‌کند. متن یادداشتممکن است از سه بخش تشکیل شود در این صورت، بخش اول (بیان) دلایل، حقایق یا وقایعی که دلیل نگارش آن بوده است، بخش دوم شامل تحلیلی از وضعیت موجود، راه حل های احتمالی و سوم شامل نتیجه گیری و پیشنهادات خواهد بود. به گفته کامپایلر، برای اقدامات خاصی که باید انجام شود یادداشت. تفاهم نامهمی تواند به صورت متنی و جدولی یا ترکیبی از هر دو ارائه شود.

اگر برنامه ای وجود دارد، قبل از امضا، یادداشتی در مورد آن ایجاد می شود:

یادداشت خارجی

یادداشت خارجیدر فرم کلی تنظیم و به امضای رئیس سازمان می رسد. در این صورت از نام کامل یا اختصاری سازمان مادر مطابق اساسنامه سازمان استفاده می شود. نام سازمان نویسنده در زیر آمده است.

یادداشت خدمات

در طبقه‌بندی کننده تمام روسیه اسناد مدیریت (OKUD)، هیچ نوع سندی وجود ندارد. یادداشت خدمات" با این حال، این نوع سند به طور گسترده در عمل مدیریت استفاده می شود. در این رابطه پیشنهاد می کنیم که « یادداشت خدماتمطابق با الزامات GOST 6.30-2003 "USD. USD. الزامات تهیه اسناد» به منظور یکسان سازی در تهیه اسناد مدیریتی.

یادداشت های اداری، بر خلاف یادداشت ها, برقراری ارتباط بین اشیاء کنترلی در سطح افقی, یعنی توسط یک کارمند یا رئیس یک بخش خطاب به رئیس یا متخصص بخش دیگر تدوین شود. باید به خاطر داشت که یادداشت های اداریمعمولاً فقط در صورتی از یک مدیر به مدیر دیگر یا از یک کارمند به کارمند دیگر ارسال می شوند که وضعیت رسمی آنها معادل باشد، در غیر این صورت خواهد بود. یادداشت.

معمولا، یادداشت های اداریدر مورد مسائل لجستیکی، اطلاعاتی، سازمانی و پشتیبانی اقتصادی گردآوری شده است. یادداشت های اداری- این نوعی مطابقت بین تقسیمات ساختاری است. آنها معمولاً حاوی یک درخواست یا پیشنهاد خاص هستند. یادداشت های خدماتی تنظیم می شودهمان گزارش ها

نمونه ای از یادداشت:

ارجاع

یادداشت های اطلاعاتیاغلب با سندی مانند گواهی جایگزین می شود و بالعکس که غیرقانونی است. گواهی سندی است حاوی توضیحات و تأیید برخی از حقایق یا رویدادها، از جمله مواردی که ماهیت بیوگرافی یا رسمی دارند. برخلاف یادداشت ها، آن نیازی به هیچ اقدامی از سوی مدیر نیست.

بسته به اهداف تدوین گواهی، ممکن است موارد زیر وجود داشته باشد:

• تحلیلی،
• گزارش یا
• اطلاعاتی

اطلاعات تحلیلیحاوی اطلاعاتی در مورد یک مسئله یا مشکل است که باید به آن رسیدگی شود. معمولا گزارش های تحلیلیدارای حجم قابل توجهی متن (حداکثر 3 صفحه). متن کمکی تحلیلیاز سه بخش تشکیل شده است. بخش اول مبنای تدوین را مشخص می کند، بخش دوم شامل تحلیلی از وضعیت یا موضوع است و بخش سوم شامل نتیجه گیری و پیشنهادات است.

گزارش گواهینامه هاحاوی اطلاعات خلاصه کلی در مورد نتایج فعالیت ها است، بنابراین عنوان گواهی گزارش شامل مدت زمانی است که اطلاعات مندرج در گواهی به آن مربوط می شود، به عنوان مثال: گواهی حجم جریان اسناد شرکت در سال 2006 .

سوالات اطلاعاتیبا هدف اطلاع مدیریت در مورد وضعیت امور جمع آوری شده اند و ممکن است به عنوان مثال دارای عنوان زیر باشند: گواهی پیشرفت کار تحت قرارداد با Luna OJSC. آنها در صورت درخواست جمع آوری و در بازه زمانی مشخص ارسال می شوند.

گواهی ها، بسته به مخاطب، می توانند:

• خارجی و
• درونی؛ داخلی.

مراجع خارجیبر روی فرم کلی سازمان با امضای رئیس سازمان تنظیم می شود و حاوی جزئیاتی مشابه یادداشت ها است.

پرس و جوهای داخلیبر روی یک برگه استاندارد مشابه یک یادداشت داخلی تهیه شده و توسط رئیس واحد سازه و/یا یک گردآورنده متخصص امضا شده است.

متن گواهی اطلاعات و گزارشمی تواند در قالب یک جدول قالب بندی شود و شامل بخش ها و بخش های فرعی باشد (نمونه یک گواهی داخلی را در مثال 6 ببینید).

در آماده سازی پیش نویس گواهیلازم است محتوای آن را با دقت از این نظر ویرایش کنید:

• کامل بودن و قابل اعتماد بودن حقایق و اطلاعات؛
• قالب بندی صحیح وسایل بازخورد (آدرس، تلفن و غیره)؛
• دقت دوستیابی؛
• مطابقت با سطح امضا

همه اینها ضروری است تا گواهی سؤالات اضافی را ایجاد نکند، بسیار کمتر مکاتبات توضیحی.

گواهینامه های بیوگرافی یا رسمی برای تأیید هر گونه حقایق حقوقی، به عنوان مثال، تأیید موقعیت، حقوق، محل سکونت و غیره استفاده می شود. اگر شرایطی که برای آنها گواهی صادر می شود معمولی باشد، سازمان فرم های قالب یکپارچه ایجاد می کند.

متن اطلاعات زندگینامهبا ذکر نام خانوادگی، نام، نام خانوادگی شخصی که اطلاعات در مورد او گزارش می شود، شروع می شود. متن هر گواهی نباید حاوی عبارات قدیمی حاوی کلمات غیر ضروری مانند "گواهی واقعی"، "واقعا کار می کند" و غیره باشد. در پایان گواهی نام موسسه ای که در آن ارائه می شود ذکر می شود. گواهی توسط افرادی که آن را گردآوری کرده اند امضا می شود و مسئول داده های ارائه شده هستند. بسته به هدف گواهی، این ممکن است رئیس سازمان و حسابدار ارشد یا رئیس سازمان و رئیس اداره منابع انسانی باشد. چنین گواهی هایی باید با مهر سازمان تایید شود.
نمونه ای از گواهی رسمی:

همه سازمان ها از اسناد زیادی برای کار خود استفاده می کنند. یادداشت رسمی یک کاغذ مهم در نظر گرفته می شود. به عنوان راهی برای تعامل بین کارگران و مدیریت عمل می کند. نمونه ای از نوشتن یادداشت به شما کمک می کند یاد بگیرید که چگونه آن را درست بنویسید. این در مقاله مورد بحث قرار خواهد گرفت.

چرا چنین مدرکی لازم است؟

یادداشت شکلی از جریان اسناد در یک شرکت است که به شما امکان می دهد مشکلات تولید را به طور مؤثر و سریع حل کنید. هدف از این مقاله اطلاع رسانی به مدیر در مورد یک مشکل و همچنین پیشنهادهایی برای حل آن یا هماهنگ کردن اقدامات موجود است.

این سند مدرکی است که نشان می دهد متخصص به مشکلی که به وجود آمده است رسیدگی کرده است. اگر کارمندی به تنهایی نتواند آن را حل کند و آن را در قالب یادداشت در اختیار سایر کارکنان قرار دهد، مسئولیت حل نابهنگام یا ضعیف موضوع از او سلب می شود. فرم خاصی برای تنظیم یادداشت وجود ندارد. به عنوان نمونه عمل خواهد کرد. می تواند دست نویس یا الکترونیکی باشد، اما مدیر همچنان باید آن را بررسی کند.

اهداف و انواع سند

طراحی شده برای اطلاع یک مقام در مورد مشکلات و یا ارائه پیشنهادات در مورد کار. این مقاله تأییدی است که کارمند نه تنها کار خود را انجام می دهد، بلکه متوجه مشکلاتی نیز می شود که در اسناد برجسته می شود.

یادداشت های خدمات به موارد زیر تقسیم می شوند:

1. آنهایی که شامل عوامل یک رویداد یا پدیده منفی رخ داده است. این موارد شامل یادداشت های توضیحی، گزارش ها، تخلفات و شکایات است.
2. آنهایی که به عنوان توضیح اسناد اصلی عمل می کنند. اینها شامل یادداشت هایی در مورد حذف یا خرید مواد، در مورد تخصیص وجوه، ارتقاء و پاداش است.

این سند بین زیردستان و کارفرما تنظیم می شود. نمونه یادداشت خرید تجهیزات یا کالاهای مورد نیاز مانند سایر موارد می باشد. فقط لازم است که موضوع نگرانی در مورد یک مشکل خاص کاملاً روشن شود.

اطلاعات

محتوای این سند شامل مسائل تولید، مادی و اقتصادی است. این می تواند در مورد جوایز، ترفیعات یا تخفیف ها اطلاع دهد. به نظر می رسد که یک کارمند می تواند درخواستی برای بودجه برای استفاده تولید بنویسد. محتوا ممکن است نشان دهنده شکایت از یک کارمند یا مدیر خاص باشد.

وقتی صحبت از پاداش دادن به کارکنان می شود، کارفرما یادداشتی را در قالب یک دادخواست خطاب به رئیس خود تنظیم می کند. شایستگی های یک کارمند خاص در آنجا برجسته می شود و پیشنهادهایی در مورد روش های پاداش ارائه می شود. نامه تولید داخلی به صورت دست نویس یا به صورت چاپی تنظیم می شود. یک یادداشت نمونه برای جایزه به شما امکان می دهد اسناد را به درستی تنظیم کنید.

زمینه

هر کارمندی ممکن است به نمونه ای از نوشتن یادداشت نیاز داشته باشد. معمولاً 2 قسمت دارد. در اول، مدیریت از یک واقعیت یا رویداد مطلع می شود و در دوم، درخواست ها و پیشنهادات نشان داده می شود. درخواست باید ارسال شود اگر:

1. تخلفاتی وجود دارد که منجر به برخی اقدامات غیرمنتظره شده است.
2. دخالت مدیر الزامی است، به عنوان مثال کمبود منابع مادی و فنی برای تکمیل پروژه وجود دارد.
3. عدم حضور کارمند در محل کار یا ورود او تحت تأثیر مواد مخدر (سمی، الکل).
4. پیشنهادی برای پاداش دادن به کارمندان برای عملکردشان وجود دارد.
5. نیاز به اعزام شخص به سفر کاری.
6. تماس با کارمند از تعطیلات یا روز تعطیل.
7. هر موقعیتی که مداخله مدیریتی لازم باشد.

نمونه یادداشت برای یک کارمند مانند سایر موارد است. مهم است که تمام تفاوت های ظریف مربوط به پرونده را یادداشت کنید.

مثال

برای همه کارکنان مهم است که بدانند چگونه یادداشت بنویسند. نمونه ای از این مقاله شامل نکات ظریفی است که باید وجود داشته باشد. الزامات نوشتن اجباری عبارتند از:

1. تعیین مخاطب مهم است. در گوشه سمت راست بالای برگه، نام کامل و سمت فردی که درخواست تجدید نظر برای او نوشته می شود، نوشته شده است.
2. در زیر نام و شماره سند آمده است.
3. سپس باید مشکل یا موقعیتی را که باید با آن برخورد کرد، بیان کنید.
4. سپس پیشنهادهایی برای حل مسئله نشان داده می شود یا اقداماتی که نویسنده انتظار دارد نشان داده می شود.
5. در پایان باید نام خانوادگی، حروف اول و موقعیت خود را مشخص کنید.

نمونه ای از نوشتن یادداشت در مقاله ارائه شده است. می توان از آن برای هر نیازی برای تدوین این مقاله استفاده کرد.

تفاوت های ظریف

برای هر مشکلی، اگر بلد باشید یادداشت بنویسید، تهیه مقاله آسان تر خواهد بود. نمونه این سند تقریبی است، بسته به شرایط ممکن است نکاتی تکمیل شود. دانستن نکات ظریف نوشتن نیز مهم است:

1. یادداشت بر روی برگه A4 تنظیم شده است.
2. برای دستخط از خودکار آبی استفاده کنید.
3. اگر نسخه الکترونیکی انتخاب شده باشد، فونت انتخاب شده همان قلمی است که برای جمع آوری اسناد در سازمان استفاده می شود.
4. تورفتگی سمت چپ 2.5 - 3.5 سانتی متر است، سمت راست 1.25 - 2.5 سانتی متر است.
5. تورفتگی بالا و پایین حداقل 2 سانتی متر باشد.

هر شکلی از نگارش انتخاب شود، مثال نوشتن یادداشت یکسان است. آنها نیز طبق قوانین کلی در نظر گرفته می شوند.

سند الکترونیکی

اگر موسسه بتواند با استفاده از وسایل الکترونیکی از جمله ایمیل تبادل اطلاعات کند، ارسال یادداشت آسان‌تر خواهد بود. از مزایای این جریان سند می توان به سرعت بررسی یادداشت اشاره کرد.

نمونه یادداشت به صورت الکترونیکی همانند دست نویس می باشد. تفاوت بزرگی وجود ندارد. قسمت اصلی نیز نشان دهنده مشکل اصلی یا وضعیت فعلی است. با این تفاوت که نیازی به تعیین مخاطب نیست. شخصی که درخواست تجدید نظر برای او ارسال می شود در خط "آدرس" وارد می شود. اگر تبادل اسناد را در نظر بگیریم، در خط "موضوع" باید مشخص شود که پیام برای چه کسی در نظر گرفته شده است.

طراحی ایمیل معمولاً شامل امضایی است که به صورت خودکار در متن درج می شود. این باعث صرفه جویی در زمان، از جمله نوشتن می شود. در صورتی که امکان شناسایی فرستنده در اداره پست وجود نداشته باشد، نام و سمت در انتها ذکر می شود.

هنگام ارسال پیام از طریق ایمیل، مهم است که یک اعلان رسید خوانده شده را نشان دهید. این اعلان به عنوان تأییدیه ای است که یادداشت در زمان خاصی ارسال شده است.

به چه چیزی باید توجه کرد؟

چندین جنبه مهم وجود دارد که هنگام نوشتن یادداشت باید در نظر بگیرید:

1. دادخواست به رئیس یک سازمان خاص نوشته می شود. نام محصول، مقدار و هدف باید ذکر شود.
2. یادداشتی برای یک کارمند خاص یا گروهی از افراد تنظیم می شود که نشان می دهد مدیر مافوق که نویسنده به او گزارش می دهد و شخصی که سند برای او تنظیم شده است.
3. در صورت نیاز به تعویض تجهیزات قدیمی، دلایل اعطای درخواست باید ذکر شود.
4. نامه پاداش صادر می شود که دستاوردهای کارمند را نشان می دهد.
5. اگر مایل به ترفیع هستید، باید اطلاعات کاملی در مورد اینکه این درخواست مربوط به چه چیزی است ارائه دهید. چنین سندی توسط رئیس بخش تنظیم می شود.
6. هنگام شکایت از کم پرداختی، لازم است مبلغ، دلایل این امر و مقصران احتمالی ذکر شود.
7. اگر یادداشت به دلیل خرابی تجهیزات تنظیم شده است، مهم است که دلیل این اتفاق را مشخص کنید.
8. شکایتی در مورد تهیه نابهنگام اسناد و مدارک ثبت می شود که نشان دهنده مدت زمانی است که مقاله باید دریافت می شد و نام آن.

با پیروی از این قوانین ساده، می‌توانید یادداشت مناسبی تهیه کنید. این شکلی است که در اکثر سازمان ها دنبال می شود.

توجه

پس از نوشتن سند توسط مسئول ثبت می شود. سپس برای بررسی ارسال می شود و سپس برای گیرنده ارسال می شود. دومی باید یک قطعنامه، به عنوان مثال، "تکمیل" یا "رد شده" قرار دهد. هیچ الزام قانونی مشخصی برای نوشتن یادداشت وجود ندارد، اما همچنان لازم است همه نکات ذکر شود.

برای یک شرکت کوچک، این سند ممکن است یک تشریفات غیر ضروری در نظر گرفته شود که انرژی و زمان می برد. اما در یک سازمان بزرگ با کارمندان و ادارات زیاد، یک یادداشت می تواند یک دستیار باشد. این به عنوان یک یادآوری کتبی از تعاملات بین بخش ها عمل خواهد کرد.

سهل انگاری در تهیه یادداشت می تواند منجر به اتلاف وقت شود ، زیرا باید هر شرایطی را پیدا کنید و به دنبال مسئول مشکلات پیش آمده باشید. بنابراین، برای هر شرکتی مهم است که رویکردی مسئولانه برای نوشتن اسناد داشته باشد. این به شما این امکان را می دهد که کار خود را به درستی سازماندهی کنید و زمان را برای کشف مشکلات مختلف تلف نکنید.