Если сзв м сдан с ошибкой. Исправление ошибок в форме сзв-м

Как исправить ошибки в представленной форме СЗВ-М, и в какой срок необходимо представить уточнения? Каков порядок представления сведений о лице, информация о котором не была указана в первоначальной форме?

С II квартала 2016 года все работодатели без исключения должны ежемесячно отчитываться в ПФР путем представления сведений о каждом работающем у них лице, включая и тех, с кем заключены договоры гражданско-правового характера, предусматривающие начисление страховых взносов (п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ (далее — Закон № 27-ФЗ)).

Для представления сведений разработана форма СЗВ-М (утв. пост. Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п (далее — Постановление № 83п)). В данной форме указывают:

• страховой номер индивидуального лицевого счета;
• фамилию, имя и отчество;
• идентификационный номер налогоплательщика (при наличии у страхователя данных об идентификационном номере налогоплательщика застрахованного лица).

Представлять сведения по форме СЗВ-М следует ежемесячно, не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом — месяцем (п. 2.2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

За непредставление в установленный срок либо представление неполных и (или) недостоверных сведений к страхователю будут применяться финансовые санкции в размере 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица (ч. 4 ст. 17Закона № 27-ФЗ; информация ПФР от 24.03.2016).

Взыскание штрафа производится органами ПФР за счет денежных средств на счетах страхователя в банке (ст. 19Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ)), а при их недостаточности или отсутствии взыскание может быть обращено на имущество страхователя (ст. 20 Закона № 212-ФЗ; ч. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ; информация ПФР от 08.02.2016).

Сведения представляют о каждом работавшем в отчетном периоде у страхователя застрахованном лице, то есть в форме СЗВ-М указывают данные о работниках, с которыми в отчетном периоде заключены, продолжают действовать или прекращены трудовые договоры, гражданско-правовые договоры, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг, договоры авторского заказа, договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательские лицензионные договоры, лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.

Отметим, что конкретного порядка заполнения и представления формы СЗВ-М, исправления в ней ошибок Постановлением № 83п не установлено.

При этом для поля «Тип формы (код)» предусмотрено указание одного из значений:

• «исхд» — исходная форма, впервые подаваемая страхователем о застрахованных лицах за данный отчетный период;
• «доп» — дополняющая форма, подаваемая с целью дополнения ранее принятых ПФР сведений о застрахованных лицах за данный отчетный период;
• «отмн» — отменяющая форма, подаваемая с целью отмены ранее неверно поданных сведений о застрахованных лицах за указанный отчетный период.

Можно прийти к выводу, что:

1) для исправления ошибок, допущенных при представлении исходной формы, необходимо представить форму СЗВ-М с указанием кода «отмн» и одновременно подать форму с правильными сведениями с указанием кода «доп»;

2) для представления информации о застрахованных лицах, сведения о которых ранее ошибочно не были поданы (например, не отражена информация о застрахованном лице, выполняющем работы на основании ГПД, дата начала действия которого приходится на отчетный период, но оплата была осуществлена в следующем периоде), необходимо направить форму СЗВ-М с кодом «доп»;

3) для представления информации о застрахованных лицах, сведения о которых ранее ошибочно были поданы (например, в форме СЗВ-М были указаны лица, которым были осуществлены выплаты в отчетном периоде, но трудовые договоры с которыми были расторгнуты еще в прошлом периоде), необходимо подать форму СЗВ-М с кодом «отмн».

Так, на сайте МФЦ Ростовской области в «Правилах представления и проверки “Сведений о застрахованных лицах” ф. СЗВ-М» указано, что «доп» — дополняющая форма, подается с целью дополнения ранее представленной отчетности о застрахованных лицах за данный отчетный период. Форма типа «доп» может содержать как исправленные сведения, которые первоначально не были приняты (содержались в протоколе проверки), так и вновь добавленные сведения.

Отметим, что на официальном сайте ПФР приведена информация о порядке представления формы СЗВ-М. В частности, указано, что изменен подход к приему отчетности подразделениями ПФР. Отчетность не принимается в случае обнаружения критичных ошибок: нарушение целостности ЭЦП, ошибочно указанный регистрационный номер и ИНН. В таких случаях отчетность считается непринятой и страхователю направляется отрицательный протокол. Страхователь после исправления ошибок вновь обязан представить в ПФР форму СЗВ-М «Исходная».

В случае обнаружения в принятой отчетности ошибок, связанных с Ф. И. О. и СНИЛС, отчетность считается принятой, страхователю направляют положительный протокол. Вместе с положительным протоколом направляют протокол ошибок. Страхователь обязан предоставить по выявленным ошибкам (только по застрахованным лицам, по которым были допущены ошибки) сведения по форме «Дополняющая» в установленные законом сроки.

О каких именно сроках для подачи исправленных сведений идет речь, чиновники не указывают. В то же время страхователь вправе дополнять и уточнять переданные им сведения о застрахованных лицах (ст. 15 Закона № 27-ФЗ).

Так, определено, что в случае обнаружения ошибок в формах документов персонифицированного учета страхователь в двухнедельный срок со дня обнаружения ошибок представляет исправленные формы документов в ПФР и выдает застрахованному лицу копию уточненных индивидуальных сведений (п. 34 Инструкции, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 № 987н (далее — Инструкция)). Как мы видим, здесь речь идет об обнаружении ошибок самим страхователем (организацией). При обнаружении несоответствия между представленными индивидуальными сведениями и результатами проверки территориальный орган Фонда направляет страхователю уведомление об устранении имеющихся расхождений (п. 41 Инструкции). Последний в двухнедельный срок после получения этого уведомления представляет уточненные данные.

Если страхователь в установленный срок не устранил имеющиеся расхождения, ПФР принимает решение о корректировке индивидуальных сведений и уточнении лицевых счетов застрахованных лиц и не позднее семи дней со дня принятия такого решения сообщает об этом страхователю и застрахованным лицам.

Следует обратить внимание, что если фирма самостоятельно выявила ошибку и предоставила достоверные сведения, а также если она исправила обнаруженные Фондом ошибки в двухнедельный срок, то ПФР не вправе применить к ней санкции (письмо ПФР от 14.12.2004 № КА-09-25/13379; определение ВАС РФ от 25.02.2013 № ВАС-1338/13 по делу № А63-12351/2011). Отметим, что новые санкции добавлены (ч. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ) в 2016 году, а потому судебная практика по их применению пока не сложилась. Однако полагаем, что выводы о неприменении штрафных санкций (ч. 3 ст. 17 Закона № 27-ФЗ) при самостоятельном выявлении ошибок в сведениях, поданных по форме СЗВ-М, или исправлении ошибок, обнаруженных территориальным органом ПФР в двухнедельный срок с даты уведомления, могут быть распространены и на нововведенные санкции (ч. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ). В то же время отметим, что официальных разъяснений, подтверждающих данный вывод, пока нет.

При этом чиновники при рассмотрении вопроса об исчислении сроков при представлении работодателями сведений персонифицированного учета в отношении работающих у них лиц исходили из того, что в случаях, когда отношения прямо не урегулированы законодательством, к таким отношениям, если это не противоречит их существу, применяется законодательство, регулирующее сходные отношения (аналогия закона) (письмо ПФР от 07.04.2016 № 09-19/4844).

Екатерина

Здравствуйте! Нет проще отчета, чем СЗВ, и все же. У нас долгое время деятельность не ведется, директор-учредитель Решением отправил себя в отпуск без зарплаты. ФОТ только на бухгалтера. У ПФР есть 2 разных мнения (и надо сдавать сведения на него и не надо). Я не сдавала, ведь з-ты нет и договора с ним нет, т.к. учредитель. У него есть другое основное место работы. Теперь учредитель другой, но договора с директором так и нет и деятельности пока нет, а з-та только у бухгалтера. Сдавать или нет СЗВ на директора теперь, когда он не учредитель? И ошибка ли то, что раньше не сдавали? Вот в чем вопрос. Спасибо.

Отрицательный протокол по СЗВ-М приходит из ПФР в случае наличия в отчете ошибок. Какие ошибки встречаются чаще всего и как определить, насколько они существенны, рассмотрим далее .

Как проверяется отчет СЗВ-М в ПФР?

Полученные отчеты СЗВ-М в ПФР проверяются только с помощью специальной программы. Каждой обнаруженной ошибке присваивается определенное количество баллов. Критичным является наличие ошибок на сумму 30 и более баллов. Такой отчет система, скорее всего, не пропустит. Страхователь получит отрицательный протокол. Утвержденный перечень ошибок и критерии присвоения баллов содержатся в таблице в приложении к распоряжению правления ПФР «Об утверждении формата данных СЗВ-М» от 25.02.2016 № 70р.

Виды ошибок и степень их влияния на то, будет ли отчет принят

Для удобства данные о наиболее распространенных ошибках в СЗВ-М и путях их устранения тоже сгруппированы в таблице.

Важно! Баллы начисляются за каждую ошибку. Соответственно, если не будут указаны, например, отчества по всем сотрудникам - итог может дать существенную ошибку, с которой отчет не пройдет проверку.

Технические сбои в ПФР

Многие помнят, как не задалась сдача 1-го СЗВ-М в результате того, что системы ПФР оказались не готовы к приему нового отчета. 2-я сдача прошла уже более успешно. Однако вероятность того, что отрицательный протокол по СЗВ-М придет в результате технической ошибки в ПФР, по-прежнему существует.

Поэтому, если вы получили отрицательный протокол по СЗВ-М , но по нему не идентифицируется стандартная ошибка, связывайтесь со своим отделением ПФР для уточнения информации.

Что понимать под «неидентифицируемой» или «нестандартной» ошибкой, проиллюстрируем на примерах.

Пример 1

Получен отрицательный протокол ПФР с формулировкой: «При предоставлении сведений о застрахованных лицах с типом формы "исходная" не должно быть ранее представленных сведений с типом "исходные" за отчетный период, за который представляются сведения». При обращении в отделение ПФР выяснилось, что в результате технического сбоя «задвоились» сданные в определенную дату отчеты СЗВ-М. В итоге в системе по некоторым страхователям появились 2 отчета с типом «ИСХД» за один период, что считается критичной ошибкой. После обращения в ПФР «спорный» отчет СЗВ-М был принят на дату отправки, страхователю направлен положительный протокол.

Пример 2

Страхователю пришел отрицательный протокол с ошибкой: «Неверный регистрационный номер». При этом был указан действительный номер страхователя в ПФР, более того, РСВ-1 с тем же регистрационным номером была принята.

При обращении в ПФР выяснилось следующее: для отчета СЗВ-М формируется отдельная федеральная база с данными страхователей. На момент сдачи отчета в эту базу попали не все страхователи, поэтому при проверке отчета СЗВ-М номер может распознаваться системой как неверный. По итогам обращения сотрудники ПФР внесли номер страхователя в базу для проверки СЗВ-М, отчет был принят на дату отправки, получен положительный протокол.

Итоги

Отрицательный протокол по СЗВ-М чаще всего свидетельствует о том, что в форме есть существенные ошибки, требующие исправления страхователем. Вместе с тем иногда отрицательный протокол может быть получен и в результате технической ошибки в самой проверяющей системе ПФР.

Отчет СЗВ-М не принят может быть по нескольким причинам. Условно эти причины можно разделить на 2 группы: ошибки, выявленные при форматно-логическом контроле, и ошибки в типе формы. Разберем основные нюансы в этой статье.

Как принимается отчет СЗВ-М в ПФР

По общему правилу, СЗВ-М может быть представлен в ПФР в электронном виде. Исключение сделано для предприятий, в которых численность сотрудников не превышает 24 человек — они могут сдать отчет на бумаге (п. 2 ст. 8 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете…» от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

В любом случае представленные данные должны быть введены в электронную систему персонифицированного учета ПФР и, для окончательного приема фондом, должны пройти несколько этапов контроля. Если какой-то из видов контроля не пройден, отчет не принимается.

Форматно-логический контроль отчета

Форматно-логический контроль СЗВ-М включает в себя:

• проверку формата принимаемого файла с отчетом (для отчетов, представляемых в электронном виде);
• проверку имени файла (для отчетов в электронном виде);
• корректность указанных в отчете реквизитов страхователя (для всех отчетов);
• достоверность подписи (электронной — для электронных форм, удостоверенной для ПФР — для бумажных форм);
• корректность связки ФИО — СНИЛС по каждому застрахованному лицу, представленному в отчете.

При представлении в электронном виде частой ошибкой являются неверные формат и имя файла. Это связано с тем, что отчет СЗВ-М является новым отчетом (введен законом от 29.12.2015 № 385-ФЗ и впервые сдавался за период апрель 2016 года). То есть всем операторам электронной сдачи отчетов и программистам распространенных бухгалтерских программ понадобилось в течение 1-го квартала 2016 года организовать возможность электронной сдачи нового отчета. В такой ситуации оказались неизбежны некоторые недочеты и недоработки программных средств, которые ведут к ошибкам в формируемом файле СЗВ-М.

Например, отдельного внимания разработчиков программ 1С и Контур удостоилась ошибка «Имя файла не соответствует формату отчетности ПФР» (на порталах учетных систем были опубликованы специальные материалы). Причиной является технический сбой в момент формирования файла с отчетом, ведущий к ошибкам в имени или расширении файла. Как результат — отчет не принимается, даже если в самом файле все заполнено абсолютно верно.

Ошибки в форматах и реквизитах всегда ведут к тому, что отчет не принимается (в любом виде). А вот неточности в ФИО и СНИЛС сотрудников, если их количество и степень важности невелики, обычно позволяют отчету пройти контроль, с указанием ошибок в протоколе.

СЗВ-М не приняли из-за неверного типа формы

Отдельного внимания заслуживает заполнение поля «Тип формы». При контрольной проверке оно служит для того, чтобы система ПФР «понимала» назначение проверяемого отчета. При сдаче СЗВ-М существуют такие нюансы, касательно формы:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Штраф в 500 руб. за каждого «неправильного» сотрудника в СЗВ-М ПФР планирует налагать как в случае опоздания с представлением данных, так и в случае ошибки в исходной форме и представлении уточняющей позже срока отчета. Поэтому, чтобы повысить шансы отчета быть принятым с первой попытки, рекомендуется использовать уже появившиеся программы предварительного контроля, например, CheckPFR .