Куда отправлять отчет пфр почте. Каждый месяц ПФР ждёт отчёт по сотрудникам СЗВ-М

На этот раз новый отчёт по сотрудникам утвердил Пенсионный фонд. Сразу видно, законодатели плодотворно подготовились к этой весне. Рассказываем о СЗВ-М и показываем, как сдать его в Эльбе.

Что за отчёт СЗВ-М?

Отчёт СЗВ-М содержит только список из ФИО сотрудников, их СНИЛС и ИНН. Он настолько простой, что вызывает единственный вопрос — зачем его сдавать каждый месяц?

Пенсионному фонду нужно знать каждый месяц, какие сотрудники продолжают работать. Всё дело в том, что по-разному рассчитывается пенсия для работающих и неработающих пенсионеров. СЗВ-М поможет фонду сразу же узнать об увольнении пенсионера и пересчитать для него выплаты. Несмотря на то, что отчёт затеяли ради пенсионеров, всё равно придётся подавать список всех работающих сотрудников.

Срок сдачи СЗВ-М — до 15 числа следующего месяца

Первый отчёт за апрель нужно подать до 15 мая. Затем этот ритуал придётся совершать каждый месяц. И если пропустите от срока хотя бы один день, придётся заплатить штраф 500 рублей за каждого сотрудника.

Как отправить отчет СЗВ-М через Эльбу?

На вкладке «Отчётность» откройте задачу «Сдать отчёт СЗВ-М». Всё, что требуется от вас для отправки отчёта — проверить список сотрудников и на следующем шаге нажать на кнопку «Подписать и отправить отчёт».

Как видите, самое сложное в новом отчёте — не забывать о нём каждый месяц. Кроме старых добрых уведомлений по почте и СМС, в этом помогут push-уведомления из приложения iOS или Android. Вы сможете отправить отчёт с телефона, просто кликнув по кнопке на всплывающем уведомлении.

В этом году отчетность, сдаваемая в ПФР, пополнилась новым отчетом, который необходимо сдавать всем работодателям, а также хозяйствующим субъектам, имеющим гражданские договоры с физлицами. СЗВ-М новая форма с ноября 2016 утверждена в электронном виде, в бумажном виде она практически не поменялась. Его нужно отправлять в фонд ежемесячно в установленные законодательством сроки.

СЗВ-М новая форма с ноября 2016 подается всеми предприятиями и лицами, вставшими на учет в качестве ИП, на всех с кем заключены трудовые или гражданские соглашения.

Основной целью ввода данного отчета законодатели обозначали возможность отслеживать работающих лиц, которые вышли на пенсию и продолжают дальше работать.

Эта мера необходима для того чтобы определить у кого из лиц пенсионного возраста следует приостановить в соответствии с новыми правилами индексацию пенсии.

Однако, информация в СЗВ-М новая форма с ноября 2016, так же как и ранее включается на всех сотрудников и лиц, выступающих подрядчиками.

Внимание! Исключение среди хозяйствующих субъектов составляют только работающие самостоятельно предприниматели, у которых нет наемных работников. Они не состоят на учете в органах ПФР и ФСС в качестве работодателей. Они не предоставляются отчет по форме СЗВ-М.

Если хозяйствующий субъект не осуществляет деятельности, и не производит никаких выплат в пользу физлиц, то ему все равно необходимо отправлять в ПФ РФ СЗВ-М.

Однако, летом были приняты поправки, согласно которым единственный директор, он же учредитель при отсутствии с ним договора и деятельности не включается в отчет СЗВ-М новая форма с ноября 2016. Форму в этом случае составлять и отправлять соответствующие органы не надо.

Важно! Ключевым момент является наличие трудового договора с единственным учредителем, директором. Если этот документ присутствует, то это физлицо нужно включить в отчет и сдать его в ПФР.

Куда предоставлять отчет СЗВ-М

Фирмы и предприниматели обязаны составлять и направлять отчет СЗВ-М в территориальные представительства органов ПФР по месту постановки на учет в качестве работодателя. То есть организации по месту нахождения, а ИП по адресу прописки.

Также надо учитывать, что филиалы должны отчитываться за наемных работников отдельно от головных компаний. В этом случае они проставляют ИНН главной фирмы, а КПП - свой.

Важно! Если в компании менее 25 человек, то отчетность можно предоставить в бумажном, а если более, то только в электронном виде. Это можно сделать при помощи электронных сервисов, но вам потребуется .

СЗВ-М сроки сдачи 2017 новой формы

Новая форма СЗВ-М должна представляться ежемесячно в течение 10 дней после истекшего периода, впервые за апрель 2016 года до 10 мая.

Необходимо принимать во внимание тот факт, согласно которому период представления переносится на следующий рабочий день, СЗВ-М сроки сдачи выпали на дни праздника или отдыха.

На законодательном уровне не определенны начальные сроки подачи отчетов, и их можно отправить контролирующим органам до окончания периода отчета.

Но для этого должно соблюдаться условие, что не будет осуществляться прием новых сотрудников и не будут заключаться новые соглашения гражданского-правового характера.

Если пропустить данный момент, придется отправлять дополнительный отчет, а это может повлечь за собой привлечение к ответственности в виде штрафа.

Лучше все же отправлять формы по истечении текущего месяца.

Важно! В 2016 году сроки сдачи отчетности были не позднее 10 числа следующего за отчетным месяцем, с 2017 год не позднее 15-го числа. Поправки внесены на основании ст 2. п.4, пп.”г”, федеральный закон №250-ФЗ от 03 июля 2016.

Таким образом, при сдаче CЗВ-М нужно руководствоваться:

СЗВ-М новая форма с ноября 2016 что изменилось?

Внимание! С ноября 2016 года произошла смена электронной формы отчета СЗВ-М. Вид бумажного бланка никак не поменялся.

До 1 ноября можно было отправлять отчет как в старой, так и в новой форме. Однако с началом месяца ПФР принимает только измененный формат.

Основные его отличия:

• Стали намного проще правила проверки данных.
• Уменьшилось количество ошибок, из-за которых госорган раньше отказывал в приеме документа. К примеру, не будут теперь проблемой поставленные лишний пробел, дефис или точка.
• Также допускается сдать документ, указан в графе с ИНН одни нули.
• В заголовке отчета теперь указывается наименование программы, при помощи которой выполнялась подготовка файла. Это сделано для более быстрой проверки полученного файла и корректного формирования протокола проверки.

Образец заполнения СЗВ-М новая форма с ноября 2016

Данный отчет можно составить при использовании специальных программ (в том числе бухгалтерских) или интернет-сервисов.

СЗВ-М новая форма с ноября 2016 не изменилась в порядке ее заполнения. Нововведения коснулись только электронной формы, при помощи которой происходит обмен с госорганом.

В бланк входит четыре раздела.

Раздел №1

В первый заносится информация о субъекте. Здесь указываются регистрационный номер компании или ИП в ПФР, полное наименование или Ф.И.О., код ИНН и КПП (последний заполняют только компании, у ИП он отсутствует).

Раздел №2

Во втором разделе проставляются код отчетного периода (включает две цифры) и года. Обе графы нужно заполнить обязательно. Немного ниже на бланке есть подсказка по внесению необходимого кода.

Раздел №3

Третий раздел содержит обозначение типа формы:

• ИСХ - исходная, если отчет подается в первый раз за указанный период;
• ДОП - дополняющая, отправляется как дополнение к исходной. Данный тип формы подается в том случае, если после сдачи основной формы необходимо внести еще одного сотрудника в отчет, или исправить данные у имеющегося. Если дополняющая форма подается на «забытого» работника, она должна содержать сведения только по нему.
• ОТМ - отменяющая, ее нужно заполнить, если из исходного отчету необходимо удалить сведения по какому-либо работнику. Таким образом, в отчет нужно включить только те строки, сведения по каким людям необходимо аннулировать.

Раздел №4

Четвертый раздел - это таблица, которая включает четыре столбца:

• В первую графу заносится номер строки по порядку.
• Во вторую полные Ф.И.О. работника.
• Третья и четвертая содержат коды сотрудника в налоговой службе и ПФР.

Согласно правилам заполнения, если какой-либо код неизвестен, то можно клетку для него оставить пустой без прочерка.

Важно! Форма должна содержать данные по всем работникам, которые в текущем периоде были приняты, уволены, находились в отпуске или на больничном. Кроме этого, сюда обязательно вносятся те люди, с которые у компании в данном периоде были оформлены и на их вознаграждение начислялись платежи в ПФР.

Документ подписывается директором или предпринимателем с записью занимаемой должности и личной подписью. Также нужно указать дату заполнения и поставить печать (при ее наличии).

Внимание! Поскольку у формы не предусмотрена графа для подписи представителем, этот отчет должен сдавать только лично директор или ИП.

Штраф за не предоставление СЗВ-М

Согласно закону, сдать оформленный отчет необходимо в строго указанные сроки. Если это не сделать, то на фирму или предпринимателя будет наложен штраф за СЗВ-М. Он составляет 500 рублей за каждого работника, на которого отчет нужно было подать, но это не произошло. Поскольку сумма считается от количества людей, штраф для компании с большой численностью сотрудников может составить достаточно большую сумму.

Аналогичное наказание будет наложено на хозяйствующего субъекта, если сданный отчет был составлен ошибочно или не полностью. Сумма будет рассчитываться исходя из количества людей, на которых информация была подана с ошибкой или не вся.

Еще один вид штрафа ждет того, кто будет отправлять или сдавать вручную бумажный отчет не по той форме, которая закреплена законом. Кроме этого, если у предпринимателя или в компании трудится более 25 человек, то такой субъект обязан отчитываться только в виде электронного документа.

1. Подготовьте для отправки файл отчета в формате xml. Используйте свою программу для ведения бухгалтерии (например, 1С) или программные средства для подготовки отчетности с сайта ПФР .

2. Откройте Почтовый агент и перейдите в систему «Отчетность в ПФР».

Основные элементы управления в данной системе:
1. «Список отчетов» – имеет два раздела – «На отправку» и «Отправленные». Содержит списки прикрепленных для оправления и уже отправленных отчетов, каждый в своем разделе. По каждому отчету отображается сводная информация;
2. «Список вложений» – список прикрепленных к конкретному сообщению файлов, либо добавленных для отправления, либо уже отправленных, в зависимости от выбранного раздела в «Списке отчетов»;
3. «Служебная информация» – содержит информацию о служебных сообщениях.

3. Чтобы создать сообщение в ПФР, нажмите кнопку на панели управления.

4. При нажатии кнопки «Вложить пачки» отобразится диалог добавления файлов:

Создание сообщения состоит из трех шагов:
1. Выбор типа передаваемого сообщения.
2. Добавление файлов отправляемых сведений.
3. Добавление приложений (опционально).

5. После установки переключателя на нужный тип передаваемого сообщения нажмите кнопку «Далее». Произойдет автоматический переход на соответствующую выбранному типу вкладку:

6. Для добавления соответствующих пачек нажмите кнопку «Разложить…». В появившемся системном диалоге выберите необходимые файлы и нажмите кнопку «Открыть».

Необходимо отметить, что для случаев отправки нескольких типов пачек в одном письме (например «РСВ+ИС») необходимо в диалоге открытия файлов выбрать соответствующее количество файлов, нажав кнопку «Ctrl» на клавиатуре и отмечая необходимые файлы левой кнопкой мыши, после чего нажать кнопку «Открыть»:

Выбранные файлы после прохождения проверки будут добавлены в соответствующие поля:

В случае если пачки РСВ и пачки ИС находятся в разных папках, необходимо добавлять соответствующие файлы вручную. Для этого нажмите на кнопку «…» справа от поля заполнения соответствующей пачки и после выбора файла в диалоговом окне, нажмите кнопку «Открыть».

Для добавления приложений нажмите кнопку «…» справа от соответствующего поля.
7. После проверки корректности добавленных данных, нажмите кнопку «Создать». Результат создания нового сообщения будет отображен в разделе «На отправку»:

Для отправки сообщения нажмите кнопку «Отправить» на панели управления.

Важно: Перед отправкой отчета необходимо убедиться в том что:
1. Интернет подключен, и программа имеет доступ в Интернет (что не одно и тоже);
2. Ключевой носитель с сертификатом ответственного лица организации, от которой отправляется отчет (дискета, флэш-носитель, и т.п.) подключен к компьютеру.

В момент отправки отчета он будет подписан ЭП руководителя предприятия, и передан на сервер оператора ЭДО:

Почтовый агент оповестит о том, что осуществляется отправка писем. Отправленное сообщение появится в разделе «Отправленные», и соответствующая запись об отправленном письме в разделе «Для отправления» исчезнет.

Проверка статуса отправленного отчета:

1. Для запуска процедуры получения почты воспользуйтесь кнопкой «Доставить почту» на панели инструментов:

Важно: Процесс получения почты может быть автоматическим, а может осуществляться вручную. В случае если опция автоматического получения почты отключена, то входящие сообщения будут получены лишь после запуска соответствующей процедуры.

Для каждого письма, предусмотрена «Информационная панель», в которой отображаются связанные сообщения на отправленный вами отчет:

1. «Подтверждение даты отправки» – удостоверяет страхователя, что письмо пришло на сервер оператора ЭДО. Срок получения — не более двух часов.
2. «Квитанция» – удостоверяет страхователя, о том, что письмо пришло в Пенсионный Фонд РФ. Срок получения — не более двух рабочих дней.
3. «Протокол» – Заключительный протокол, результаты которого уведомляют страхователя о том, приняты его данные в Районном управлении ПФР или нет. Если данные не приняты, то в протоколе указывается причина.
При получении от ПФР протокола, содержащего ошибки, необходимо устранить указанные ошибки, повторно сформировать сообщение и отправить его в адрес Отделения ПФР.

При нажатии на кнопку «Протокол» появляется окно, в котором указывается содержимое пришедшего протокола: