График отпусков у ип образец заполнения. Включать ли временных работников? Ежегодный график отпусков: ТК РФ и правила составления

График отпусков составляют и утверждают один раз в год — не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года. Составить и утвердить график отпусков 2017 надо было в срок не позднее 16 декабря прошлого года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

График отпусков обязателен как для работодателей — организаций и ИП, так и для работников (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Работодателям график отпусков позволяет избежать лишних вопросов со стороны трудовых инспекторов и сотрудников, а для самих работников определена и понятна очередность предоставления отпусков.

Бланк график отпусков Excel

Во многих компаниях график отпусков не составляют, работники уходят в отпуск по согласованию с руководителем. В этом случае нарушаются права работников — они не могут спланировать время отдыха и организовать его заранее. А порой получение отпуска становится проблемой.

График отпусков 2017: образец заполнения

Скачать образец заполнения графика отпусков 2017

График отпусков: бланк

График отпусков на 2017 год компания может составить по унифицированной форме Т-7 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). В унифицированной форме предусмотрены все необходимые графы.

Но использовать типовую форму Т-7 не обязательно. Компания вправе применить и свой собственный произвольный бланк графика отпусков, который она может составить на основе унифицированного. Форму надо утвердить в учетной политике на 2017 год.

Утверждают график отпусков отдельным приказом. Унифицированной формы приказа об утверждении графика отпусков нет, поэтому можно составить его в произвольном виде.

Что учесть перед составлением графика отпусков 2017

Перед тем как составить и утвердить график отпусков на 2017 год, стоит определить, на какое количество дней отпуска работник вправе претендовать в будущем году, есть ли у него право выбирать время отдыха и прочие условия.

График отпусков составляется с учетом пожеланий работников и с учетом особенностей рабочего процесса в конкретном отделе. Поэтому график отпусков стоит составить каждому структурному подразделению компании. Для этого можно либо разработать отдельный опросный лист, либо использовать в качестве образца утвержденную в компании форму графика отпусков.

При составлении график отпусков используйте:

Указывать точные даты отпуска, в которые сотрудник обязан взять необязательно. Ведь не все работники могут точно сказать, в какие сроки планируют отдыхать в 2017 году. Поэтому можно указать предполагаемые даты отпусков — с числами, месяцами. Если в итоге работник пойдет в отпуск в другие дни, достаточно записать эти новые даты в графике рядом с запланированными числами.

Когда сотрудники определятся с датами отпусков, можно скорректировать графики с учетом существующих льгот.

Как составить, заполнить и утвердить график отпусков на 2017 год

В график отпусков 2017 должны быть включены все сотрудники, работающие на момент утверждения графика, в том числе и новички, которые не отработали 6 месяцев. Уйти в отпуск вновь принятые сотрудники могут и раньше, но только по согласованию с руководителем (ст. 122 ТК РФ).

Обратите внимание, в график отпусков на 2017 год надо включать только ежегодные и дополнительные оплачиваемые отпуска (ст. 123 ТК РФ). Отражать в графике отпуск за свой счет, а также отпуск по беременности и родам и по уходу за ребенком не нужно.

При составлении графика отпусков необходимо учитывать, что некоторые работники вправе уйти в отпуск в удобное для них время, например, беременные женщины, родители детей-инвалидов, совместители, несовершеннолетние сотрудники.

В разработанном графике стоит указать данные о должности работника и структурном подразделении. Это позволит контролировать, чтобы специалисты одного конкретного отдела уходили отдыхать в разное время. В графике отпусков надо заполнить запланированные дни отдыха, а также оставить графы для отметок о фактически отгулянном отпуске. Заполнить график можно по алфавиту или по очередности отпусков, например, разбив график по месяцам.

При необходимости в форме можно оставить поле «Примечание» и там записывать все особенности отдыха конкретных работников. Например, сведения о всех неиспользованных сотрудником днях отпуска за 2016 год. Ведь если сотрудник не использовал старый отпуск, то он может его перенести, но должен отгулять в течение 12 месяцев (ст. 124 ТК РФ). Это позволит не забыть об имеющейся задолженности перед работником. Но это требование не обязательно. Работодатель вправе сам решить, отражать в графике все дни отпуска, которые накопились у работника, или только 28 календарных дней. Но в 2017 году сотрудник в первую очередь должен использовать отпуск за текущий год (ч. 1 ст. 122 ТК РФ). Для неиспользованных отпусков прошлого периода очередность может быть любой.

На практике сотрудники редко берут отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Поэтому в график стоит добавить несколько граф для каждого работника, чтобы он мог сразу поделить отпуск на части. При этом одна из частей отпуска в любом случае должна быть не меньше 14 дней (ст. 125 ТК РФ). Остальные его части могут иметь любую продолжительность.

График отпусков подписывает руководитель кадровой службы и структурного подразделения, где трудится работник и утверждается руководителем организации. Если работники компании состоят в профсоюзе, то график необходимо согласовать с ним (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

С графиком нужно ознакомить всех сотрудников под роспись (ст. 22 ТК РФ). Для этого в документе стоит предусмотреть графу, где сотрудники распишутся и подтвердят, что не только ознакомились с графиком отпусков, но и согласны с ним (письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1). Отдельно согласие тогда можно не оформлять.

Даже если компания фактически составит график позже, датировать его все равно надо 16-м числом.

Как внести изменения в график отпусков

График обязателен для работника и работодателя, но это не означает, что в него нельзя вносить исправления. В графике отпусков должны быть отражены фактические данные, то есть из него должно быть видно, сколько отдыхали сотрудники.

Если в течение 2017 года изменятся установленные графиком отпусков сроки предоставления отпуска, например из-за болезни или отзыва сотрудника из отпуска, то в график необходимо внести корректировки. Если сотрудник просит отпуск не по графику, то в графике нужно указать новую дату отпуска. Но сначала работнику надо написать заявление. Затем оформить приказ о предоставлении отпуска и переносе сроков и внести изменения в график отпусков.

Многие компании стараются заполнить графу «фактическая дата отпуска» сразу, то есть как только работник написал заявление на отпуск и издан приказ. Между тем делать записи в графике надо после выхода сотрудника на работу. Например, если в отпуске работник заболеет, то сможет попросить перенести часть отдыха (ч. 1 ст. 124 ТК РФ). Если отпуск работник взял не по графику и фактическая дата начала отдыха уже в этом документе стоит, его придется исправлять. Для этого можно зачеркнуть старую запись, внести новую с пометкой «исправленному верить» и поставить подпись и должность внесшего исправление сотрудника. Ведь второго поля для фактической даты начала отпуска в форме не предусмотрено. Но если исправлений слишком много, то удобнее оформить чистый экземпляр графика отпусков 2017.

Если в декабре компания составила график отпусков, а в январе приняла на работу нового сотрудника, составлять на него отдельный график отпусков не надо. Новым работникам отпуск можно предоставить на основании заявления без включения их в график отпусков. При увольнении менять график нет необходимости.

Хранить графики отпусков необходимо всего один год с момента окончания их действия. То есть график отпусков 2017 год компания вправе уничтожить после 31 декабря 2018 года.

График отпусков 2017: ответы на вопросы

Ставить ли печать в графике?

«…У нас ООО. От печати не отказывались. Ставить ли ее в графике отпусков. »

Нет, печать не обязательна.

Компания вправе составить график по типовой форме Т-7 или использовать бланк, который утвердила в учетной политике. Печать компании - необязательный реквизит первички (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ). Даже в унифицированном шаблоне для штампа нет места.

Включать ли временных работников?

«…Один работник трудится по срочному договору. Включать ли его в график отпусков за 2017 год. »

Трудовой кодекс гарантирует всем сотрудникам право на оплачиваемый отпуск (ст. 114, 122 ТК РФ). Поэтому если вы заключили срочный договор, который действует и в следующем году, то запишите работника в график. Сотрудника можно не вносить в график, если срочный договор истекает в декабре и продлять контракт вы не планируете.

Сколько дней отпуска заполнять у каждого работника?

«…Одни работники год не отдыхали. Другие, наоборот, уже отгуляли часть отпуска за 2017 год авансом. В графике надо писать всегда 28 календарных дней. »

Если работник гулял авансом, запишите 28 дней. Если у него накопились отпуска, то стоит записать все неотработанные дни.

Сотрудник не догулял отпуск. В ТК РФ не сказано, какие отпуска включать в график — только 28 календарных дней или все неиспользованные дни отдыха.

Трудинспекторы, которых мы опросили, считают, что надо писать все дни. Ведь если сотрудник не использовал старый отпуск, то он может его перенести, но должен отгулять в течение 12 месяцев (ст. 124 ТК РФ). А график нужен, чтобы распланировать, в какие дни 2017 года сотрудник хочет отдыхать.

Сотрудник отдыхал авансом. В графике поставьте 28 дней. Новички вправе взять полный отпуск, если отработали шесть месяцев. Тогда получится, что часть дней за будущий год они взяли авансом. Но за второй и следующий годы работник вправе взять полный отпуск в любое время, этот период надо определить в графике (ст. 122 ТК РФ).

Записывать ли сотрудниц в детском отпуске?

«…Сотрудница находится в отпуске по уходу за ребенком. Записывать ли ее в графике на будущий год. »

Зависит от того, когда закончится отпуск по уходу.

Отпуск закончится в 2017 году. Уточните, планирует ли сотрудница взять очередной отпуск сразу после детского. Такое право ей даетстатья 260 ТК РФ. Тогда запишите в графике даты, которые попадают на 28 календарных дней после окончания детского отпуска.

Отпуск закончится после 2017 года. Сотрудницу можно не включать в график. Компания не предоставляет два отпуска одновременно.

Также можно не включать сотрудницу в график, если, находясь в отпуске по уходу, она работает неполный день. Очередной отпуск ей не положен (п. 20 постановления Пленума ВС РФ от 28.01.14 № 1). Но мама вправе отдохнуть, если прервет отпуск по уходу за малышом (письмо Роструда от 15.10.12 № ПГ/8139-6-1). Предоставьте отпуск по заявлению. График отпусков можно не дополнять.

Переделывать ли график из-за новичков и уволенных?

«…Планируем утвердить график 16 декабря. Надо ли его переделывать, если в конце декабря мы уволим или примем новых сотрудников. »

Это не обязательно. Компания включает в график сотрудников, которые работают на дату, когда руководитель утвердил документ.

Новички. ТК РФ не уточняет, дополнять ли график, если после утверждения компания наняла работников. Есть два способа решить проблему.

1. Составить дополнительный график, в который включить новеньких. Утвердите документ у директора. За первый год новичок может уйти в отпуск по истечении шести месяцев непрерывной работы. Если работодатель не возражает, отпуск можно предоставить и ранее (ст. 122, 123 ТК РФ).
2. Ничего не менять. Если новичок захочет отдохнуть, попросите его написать заявление за две недели до отпуска (ст. 123 ТК РФ). А затем издайте приказ об отпуске.

Уволенные. Если работник уволился, то в примечании запишите «Уволен» и поставьте дату приказа об увольнении. Тогда будет ясно, что «физик» больше не работает и права на отпуск у него нет.

В этом году Роструд опубликовал единый перечень базовых требований трудового законодательства, исполнение которых подлежит проверке. Одно из них — работодатель обязан соблюдать установленный порядок предоставления ежегодных отпусков.

За отсутствие утвержденного графика отпусков 2017 трудинспекторы могут оштрафовать:

• должностное лицо — на 1-5 тыс. рублей;
• ИП — на 1-5 тыс. рублей
• организацию — на 30-50 тыс. рублей.

За повторное нарушение должностное лицо оштрафуют на сумму от 10 до 20 тыс. рублей (или грозит дисквалификация на срок 1-3 года), организацию — на 50-70 тыс. рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

График отпусков составляют и утверждают один раз в год — не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года. Составить и утвердить график отпусков 2017 надо было в срок не позднее 16 декабря прошлого года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

График отпусков обязателен как для работодателей — организаций и ИП, так и для работников (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Работодателям график отпусков позволяет избежать лишних вопросов со стороны трудовых инспекторов и сотрудников, а для самих работников определена и понятна очередность предоставления отпусков.

Бланк график отпусков Excel

Во многих компаниях график отпусков не составляют, работники уходят в отпуск по согласованию с руководителем. В этом случае нарушаются права работников — они не могут спланировать время отдыха и организовать его заранее. А порой получение отпуска становится проблемой.

График отпусков 2017: образец заполнения

Скачать образец заполнения графика отпусков 2017

График отпусков: бланк

График отпусков на 2017 год компания может составить по унифицированной форме Т-7 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). В унифицированной форме предусмотрены все необходимые графы.

Но использовать типовую форму Т-7 не обязательно. Компания вправе применить и свой собственный произвольный бланк графика отпусков, который она может составить на основе унифицированного. Форму надо утвердить в учетной политике на 2017 год.

Утверждают график отпусков отдельным приказом. Унифицированной формы приказа об утверждении графика отпусков нет, поэтому можно составить его в произвольном виде.

Что учесть перед составлением графика отпусков 2017

Перед тем как составить и утвердить график отпусков на 2017 год, стоит определить, на какое количество дней отпуска работник вправе претендовать в будущем году, есть ли у него право выбирать время отдыха и прочие условия.

График отпусков составляется с учетом пожеланий работников и с учетом особенностей рабочего процесса в конкретном отделе. Поэтому график отпусков стоит составить каждому структурному подразделению компании. Для этого можно либо разработать отдельный опросный лист, либо использовать в качестве образца утвержденную в компании форму графика отпусков.

При составлении график отпусков используйте:

Указывать точные даты отпуска, в которые сотрудник обязан взять необязательно. Ведь не все работники могут точно сказать, в какие сроки планируют отдыхать в 2017 году. Поэтому можно указать предполагаемые даты отпусков — с числами, месяцами. Если в итоге работник пойдет в отпуск в другие дни, достаточно записать эти новые даты в графике рядом с запланированными числами.

Когда сотрудники определятся с датами отпусков, можно скорректировать графики с учетом существующих льгот.

Как составить, заполнить и утвердить график отпусков на 2017 год

В график отпусков 2017 должны быть включены все сотрудники, работающие на момент утверждения графика, в том числе и новички, которые не отработали 6 месяцев. Уйти в отпуск вновь принятые сотрудники могут и раньше, но только по согласованию с руководителем (ст. 122 ТК РФ).

Обратите внимание, в график отпусков на 2017 год надо включать только ежегодные и дополнительные оплачиваемые отпуска (ст. 123 ТК РФ). Отражать в графике отпуск за свой счет, а также отпуск по беременности и родам и по уходу за ребенком не нужно.

При составлении графика отпусков необходимо учитывать, что некоторые работники вправе уйти в отпуск в удобное для них время, например, беременные женщины, родители детей-инвалидов, совместители, несовершеннолетние сотрудники.

В разработанном графике стоит указать данные о должности работника и структурном подразделении. Это позволит контролировать, чтобы специалисты одного конкретного отдела уходили отдыхать в разное время. В графике отпусков надо заполнить запланированные дни отдыха, а также оставить графы для отметок о фактически отгулянном отпуске. Заполнить график можно по алфавиту или по очередности отпусков, например, разбив график по месяцам.

При необходимости в форме можно оставить поле «Примечание» и там записывать все особенности отдыха конкретных работников. Например, сведения о всех неиспользованных сотрудником днях отпуска за 2016 год. Ведь если сотрудник не использовал старый отпуск, то он может его перенести, но должен отгулять в течение 12 месяцев (ст. 124 ТК РФ). Это позволит не забыть об имеющейся задолженности перед работником. Но это требование не обязательно. Работодатель вправе сам решить, отражать в графике все дни отпуска, которые накопились у работника, или только 28 календарных дней. Но в 2017 году сотрудник в первую очередь должен использовать отпуск за текущий год (ч. 1 ст. 122 ТК РФ). Для неиспользованных отпусков прошлого периода очередность может быть любой.

На практике сотрудники редко берут отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Поэтому в график стоит добавить несколько граф для каждого работника, чтобы он мог сразу поделить отпуск на части. При этом одна из частей отпуска в любом случае должна быть не меньше 14 дней (ст. 125 ТК РФ). Остальные его части могут иметь любую продолжительность.

График отпусков подписывает руководитель кадровой службы и структурного подразделения, где трудится работник и утверждается руководителем организации. Если работники компании состоят в профсоюзе, то график необходимо согласовать с ним (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

С графиком нужно ознакомить всех сотрудников под роспись (ст. 22 ТК РФ). Для этого в документе стоит предусмотреть графу, где сотрудники распишутся и подтвердят, что не только ознакомились с графиком отпусков, но и согласны с ним (письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1). Отдельно согласие тогда можно не оформлять.

Даже если компания фактически составит график позже, датировать его все равно надо 16-м числом.

Как внести изменения в график отпусков

График обязателен для работника и работодателя, но это не означает, что в него нельзя вносить исправления. В графике отпусков должны быть отражены фактические данные, то есть из него должно быть видно, сколько отдыхали сотрудники.

Если в течение 2017 года изменятся установленные графиком отпусков сроки предоставления отпуска, например из-за болезни или отзыва сотрудника из отпуска, то в график необходимо внести корректировки. Если сотрудник просит отпуск не по графику, то в графике нужно указать новую дату отпуска. Но сначала работнику надо написать заявление. Затем оформить приказ о предоставлении отпуска и переносе сроков и внести изменения в график отпусков.

Многие компании стараются заполнить графу «фактическая дата отпуска» сразу, то есть как только работник написал заявление на отпуск и издан приказ. Между тем делать записи в графике надо после выхода сотрудника на работу. Например, если в отпуске работник заболеет, то сможет попросить перенести часть отдыха (ч. 1 ст. 124 ТК РФ). Если отпуск работник взял не по графику и фактическая дата начала отдыха уже в этом документе стоит, его придется исправлять. Для этого можно зачеркнуть старую запись, внести новую с пометкой «исправленному верить» и поставить подпись и должность внесшего исправление сотрудника. Ведь второго поля для фактической даты начала отпуска в форме не предусмотрено. Но если исправлений слишком много, то удобнее оформить чистый экземпляр графика отпусков 2017.

Если в декабре компания составила график отпусков, а в январе приняла на работу нового сотрудника, составлять на него отдельный график отпусков не надо. Новым работникам отпуск можно предоставить на основании заявления без включения их в график отпусков. При увольнении менять график нет необходимости.

Хранить графики отпусков необходимо всего один год с момента окончания их действия. То есть график отпусков 2017 год компания вправе уничтожить после 31 декабря 2018 года.

График отпусков 2017: ответы на вопросы

Ставить ли печать в графике?

«…У нас ООО. От печати не отказывались. Ставить ли ее в графике отпусков. »

Нет, печать не обязательна.

Компания вправе составить график по типовой форме Т-7 или использовать бланк, который утвердила в учетной политике. Печать компании - необязательный реквизит первички (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ). Даже в унифицированном шаблоне для штампа нет места.

Включать ли временных работников?

«…Один работник трудится по срочному договору. Включать ли его в график отпусков за 2017 год. »

Трудовой кодекс гарантирует всем сотрудникам право на оплачиваемый отпуск (ст. 114, 122 ТК РФ). Поэтому если вы заключили срочный договор, который действует и в следующем году, то запишите работника в график. Сотрудника можно не вносить в график, если срочный договор истекает в декабре и продлять контракт вы не планируете.

Сколько дней отпуска заполнять у каждого работника?

«…Одни работники год не отдыхали. Другие, наоборот, уже отгуляли часть отпуска за 2017 год авансом. В графике надо писать всегда 28 календарных дней. »

Если работник гулял авансом, запишите 28 дней. Если у него накопились отпуска, то стоит записать все неотработанные дни.

Сотрудник не догулял отпуск. В ТК РФ не сказано, какие отпуска включать в график — только 28 календарных дней или все неиспользованные дни отдыха.

Трудинспекторы, которых мы опросили, считают, что надо писать все дни. Ведь если сотрудник не использовал старый отпуск, то он может его перенести, но должен отгулять в течение 12 месяцев (ст. 124 ТК РФ). А график нужен, чтобы распланировать, в какие дни 2017 года сотрудник хочет отдыхать.

Сотрудник отдыхал авансом. В графике поставьте 28 дней. Новички вправе взять полный отпуск, если отработали шесть месяцев. Тогда получится, что часть дней за будущий год они взяли авансом. Но за второй и следующий годы работник вправе взять полный отпуск в любое время, этот период надо определить в графике (ст. 122 ТК РФ).

Записывать ли сотрудниц в детском отпуске?

«…Сотрудница находится в отпуске по уходу за ребенком. Записывать ли ее в графике на будущий год. »

Зависит от того, когда закончится отпуск по уходу.

Отпуск закончится в 2017 году. Уточните, планирует ли сотрудница взять очередной отпуск сразу после детского. Такое право ей даетстатья 260 ТК РФ. Тогда запишите в графике даты, которые попадают на 28 календарных дней после окончания детского отпуска.

Отпуск закончится после 2017 года. Сотрудницу можно не включать в график. Компания не предоставляет два отпуска одновременно.

Также можно не включать сотрудницу в график, если, находясь в отпуске по уходу, она работает неполный день. Очередной отпуск ей не положен (п. 20 постановления Пленума ВС РФ от 28.01.14 № 1). Но мама вправе отдохнуть, если прервет отпуск по уходу за малышом (письмо Роструда от 15.10.12 № ПГ/8139-6-1). Предоставьте отпуск по заявлению. График отпусков можно не дополнять.

Переделывать ли график из-за новичков и уволенных?

«…Планируем утвердить график 16 декабря. Надо ли его переделывать, если в конце декабря мы уволим или примем новых сотрудников. »

Это не обязательно. Компания включает в график сотрудников, которые работают на дату, когда руководитель утвердил документ.

Новички. ТК РФ не уточняет, дополнять ли график, если после утверждения компания наняла работников. Есть два способа решить проблему.

1. Составить дополнительный график, в который включить новеньких. Утвердите документ у директора. За первый год новичок может уйти в отпуск по истечении шести месяцев непрерывной работы. Если работодатель не возражает, отпуск можно предоставить и ранее (ст. 122, 123 ТК РФ).
2. Ничего не менять. Если новичок захочет отдохнуть, попросите его написать заявление за две недели до отпуска (ст. 123 ТК РФ). А затем издайте приказ об отпуске.

Уволенные. Если работник уволился, то в примечании запишите «Уволен» и поставьте дату приказа об увольнении. Тогда будет ясно, что «физик» больше не работает и права на отпуск у него нет.

В этом году Роструд опубликовал единый перечень базовых требований трудового законодательства, исполнение которых подлежит проверке. Одно из них — работодатель обязан соблюдать установленный порядок предоставления ежегодных отпусков.

За отсутствие утвержденного графика отпусков 2017 трудинспекторы могут оштрафовать:

• должностное лицо — на 1-5 тыс. рублей;
• ИП — на 1-5 тыс. рублей
• организацию — на 30-50 тыс. рублей.

За повторное нарушение должностное лицо оштрафуют на сумму от 10 до 20 тыс. рублей (или грозит дисквалификация на срок 1-3 года), организацию — на 50-70 тыс. рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

В каждой компании в обязательном порядке должен быть подготовлен и утвержден график отпусков на год. Скачать образец заполнения графика отпусков 2017 вы можете в этой статье. Узнайте, как составить, заполнить и утвердить документ.

График отпусков обязателен как для работодателей - организаций и ИП, так и для работников (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Работодателям график отпусков позволяет избежать лишних вопросов со стороны трудовых инспекторов и сотрудников, а для самих работников определена и понятна очередность предоставления отпусков.

Бланк график отпусков Excel

Во многих компаниях график отпусков не составляют, работники уходят в отпуск по согласованию с руководителем. В этом случае нарушаются права работников - они не могут спланировать время отдыха и организовать его заранее. А порой получение отпуска становится проблемой.

График отпусков 2017: образец заполнения

График отпусков: бланк

График отпусков на 2017 год компания может составить по унифицированной форме Т-7 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). В унифицированной форме предусмотрены все необходимые графы.

Форма Т-7

Но использовать типовую форму Т-7 не обязательно. Компания вправе применить и свой собственный произвольный бланк графика отпусков, который она может составить на основе унифицированного. Форму надо утвердить в учетной политике на 2017 год.

Утверждают график отпусков отдельным приказом. Унифицированной формы приказа об утверждении графика отпусков нет, поэтому можно составить его в произвольном виде.

Что учесть перед составлением графика отпусков 2017

Перед тем как составить и утвердить график отпусков на 2017 год, стоит определить, на какое количество дней отпуска работник вправе претендовать в будущем году, есть ли у него право выбирать время отдыха и прочие условия.

График отпусков составляется с учетом пожеланий работников и с учетом особенностей рабочего процесса в конкретном отделе. Поэтому график отпусков стоит составить каждому структурному подразделению компании. Для этого можно либо разработать отдельный опросный лист, либо использовать в качестве образца утвержденную в компании форму графика отпусков.

Указывать точные даты отпуска, в которые сотрудник обязан взять необязательно. Ведь не все работники могут точно сказать, в какие сроки планируют отдыхать в 2017 году. Поэтому можно указать предполагаемые даты отпусков - с числами, месяцами. Если в итоге работник пойдет в отпуск в другие дни, достаточно записать эти новые даты в графике рядом с запланированными числами.

Когда сотрудники определятся с датами отпусков, можно скорректировать графики с учетом существующих льгот.

Вложенные файлы

• График отпусков. Бланк (форма Т-7).xls
• Образец заполнения графика отпусков 2017.doc

По закону, каждый работник в течение года должен пойти в отпуск хотя бы один раз. Чтобы упорядочить этот процесс, в компании должен быть оформлен график отпусков. Кадровики для этих целей обычно применяют график отпусков по форме т-7, который составляется и вводится в действие за 2 недели до завершения текущего календарного года.

Образец заполнения графика отпусков по форме Т-7 на 2019 год

Рассмотрим подробнее, как составить график отпусков.

Если в компании есть орган профсоюза, то информацию о выраженном им письменном мнении нужно указывать в графах в левой части бланка.

Этот документ должен приниматься руководителем фирмы или предпринимателем. Поэтому в правой части ему необходимо поставить свою подпись, ее расшифровку, указывает занимаемую должность. Также здесь записывается дата, когда произошло утверждение графика.

Основная часть документа выглядит как большая таблица, в которую построчно заносятся сведения об отпусках. Заполнять ее нужно таким образом, чтобы сначала указывалось название подразделения, а после этого перечислялись сотрудники, работающие там.

В столбец 1 записывается обозначение подразделения. В столбце 2 указывается название должности в таком же виде, как она внесена в штатное расписание.

В следующие столбцы 3 и 4 заносится полные Ф.И.О. сотрудника и присвоенный ему номер.

В столбце 5 указывается общее число дней отдыха, на которые может претендовать работник.

В столбце 6 проставляется дата, в которую он хочет пойти в отпуск. При этом в столбце 7 нужно указывать дату, в которую отпуск был реально предоставлен.

Если выполнялся перенос отпуска на иное время, то в столбец 8 нужно занести сведения о приказе, которым это было произведено, а в столбце 9 проставить новую согласованную дату начала отдыха.

Столбец 10 предназначен для того, чтобы производить отметки о переносе отпуска, отзыве из него работника и другой аналогичной информации.

Оформленный документ должен подписать руководитель кадрового отдела.

Порядок утверждения

Утверждение графика отпусков производится по следующей схеме:

• Если в компании есть профсоюзный орган, то предварительно график должен быть согласован с ним. Для этого проект документа отправляется туда вместе с сопроводительным письмом;
• Профсоюз должен рассмотреть полученный проект графика отпусков, и в течение пяти дней высказать свое мотивированное мнение в письменном виде;
• Мнение может быть как положительным, так и отрицательным. В последнем случае между администрацией компании и профсоюзом проводятся переговоры до решения вопроса;
• График нужно принять не позже 2 недель до наступления календарного года (до 17 декабря);
• Утверждение графика может быть выполнено двумя способами:
  • Соответствующая надпись проставляется прямо на бланке графика;
  • Оформляется отдельный . Этот способ более удобный, поскольку в распоряжении можно назначить ответственных лиц, определить источники оплаты отпусков, обозначить способ информирования работников о предстоящем отдыхе и т. д. Приказ необходимо издавать также не позже, чем за 2 недели до завершения года.

В каком случае вносятся изменения

Действующее законодательство не запрещает делать изменения в ранее принятом графике отпусков. Однако, такие мероприятия являются необходимостью, особенно если в компанию устраиваются новые работники, либо у работающих возникает потребность передвинуть их период отдыха на другое время.

В ТК указаны случае, когда компания безоговорочно обязана перенести отпуск на иное время:

• При нахождении на отдыхе работник заболел;
• У работника в период отпуска возникла необходимость в исполнении гражданских прав, и на это время закон предусматривает освобождение от работы.

Важно! Также нужно передвинуть период отпуска на новый, если ответственное лицо не предупредило сотрудника за 2 недели о приближении времени отдыха. Для того, чтобы внести такое изменение, работнику необходимо оформить заявление с проставлением новых дат отпуска.

Законом устанавливаются случаи, когда администрация имеет право перенести отпуск, если отсутствие работника на своем месте может нарушить нормальную работу фирмы. Однако в данном случае обязательно нужно получить письменное согласие самого сотрудника на это действие.

Порядок внесения изменений

Можно выделить две причины, из-за которых образуется необходимость сделать изменения в графике отпусков.

Если это нужно сделать по желанию самого работника:

• Работник оформляет заявление, в котором указывает причину переноса и новые желаемые даты отдыха;
• Руководитель рассматривает документ, и по своему желанию утверждает его или нет;
• Если директор одобрил перенос, то заявление передается в кадровый отдел, где оформляют ;
• В имеющемся графике отпусков в поле «Примечание» указываются реквизиты заявления.

Если перенос отпуска необходим по производственной необходимости, процедура несколько меняется, поскольку нужно получить согласие работника:

• Проведение переговоров с работником о переносе времени отпуска;
• Если работник согласен, то он пишет согласие на перенос, либо подписывает готовый бланк;
• Согласие передается в кадровую службу, где на его основании составляется приказ об изменении графика отпусков;
• В имеющемся графике в поле «Примечание» записываются реквизиты согласия.

Форма Т-7 – это стандартная утвержденная форма для оформления графика отпусков. Прежде чем приступить к инструкции по ее заполнению, следует напомнить, что график отпусков должен формироваться заранее — не позднее середины декабря года текущего на год следующий. Главное негласное правило — учет интересов всех сторон, то есть как пожеланий сотрудников, так и руководства организации. Уход в отпуск того или иного работника никоим образом не должен отразиться на эффективности производственного процесса.

Скачать образец заполнения и пустой бланк графика отпусков по форме Т-7

ФАЙЛЫ Открыть эти файлы онлайн 2 файла

Кто составляет график отпусков

Составление отпускного графика занимается специалист кадрового отдела. Но без подписи руководителя организации и печати он не будет считаться действительным.

Что необходимо для заполнения формы Т-7

В первую очередь, для грамотного составления графика отпусков нужно воспользоваться существующим штатным расписанием. Оно позволит точно указать ФИО каждого работника, его должность и табельный номер, а также то структурное подразделение, к которому он относится. Это же штатное расписание позволит разработчику графика отпусков не забыть никого из сотрудников.

Ответственные лица

• В первой части графика отпусков нужно обязательно прописать реквизиты организации, в частности полное ее наименование с указанием организационно-правовой формы.
• Далее, при наличии на предприятии профсоюза, нужно учесть его мнение на предмет графика отпусков с указанием даты, когда это мнение было высказано и зафиксировано.
• Затем проставить дату заполнения документа.
• Подпись директора с расшифровкой необходимо поставить после того, как график отпусков будет окончательно оформлен и согласован с сотрудниками.

Составление графика

Второй пункт является основным. Именно он включает в себя те сведения, ради которых и составляется данный документ. Здесь, опираясь на штатное расписание, необходимо в соответствующие графы вписать структурное подразделение, ФИО сотрудников, их должность, табельный номер, а также период отпуска каждого работника.

Важное условие: по закону, отпуск в общей сложности не может быть меньше 28 календарных дней, но его можно разбивать на какое угодно количество частей, при условии, что одна из них составит не менее 14 дней.

После того, как график отпусков составлен, его нужно показать сотрудникам для ознакомления и подписи. Затем его необходимо подписать у руководителей структурных подразделений и только потом представить на подпись главному лицу организации.

Когда график будет оформлен и утвержден, его не стоит убирать на полку – в течение года его необходимо заполнять по строкам фактических дней отпуска и всевозможных изменений.

Внимание! Не менее чем за две недели перед началом отпуска в соответствии с данным графиком каждому сотруднику нужно будет направить уведомление с указанием начальной и конечной даты отпуска. Без этого уведомления сотрудник может на вполне законных основаниях отказаться идти в отпуск в установленные ранее сроки.

Важно! Если работник решил изменить дату своего отпуска, он обязан уведомить об этом руководство через заявление, оформленное в письменном виде. При этом смена даты отпуска возможна только при взаимном согласии сторон и при условии, что это не повредит производственным процессам в организации. Поэтому хорошо, если сотрудник предоставит руководству документы, свидетельствующие об уважительных причинах и реальной необходимости перенесения отпуска.

В график отпусков нужно обязательно вносить информацию, указывающую на основания, по которым перенос отпуска стал возможным, а также фактическую дату отпуска. Все эти сведения нужно подкреплять ссылками на внутренние документы (приказы, больничные листы и т.п.).

Что делать, если сотрудник устроился после составления графика отпусков

Такая ситуация отнюдь не редкость. Как правило, в подобных случаях применяется один из двух вариантов:

1. Внесение изменения в уже существующий график отпусков;
2. Составление дополнительного графика отпусков, который будет являться приложением к основному.

Все остальное делается по общей схеме: обязательная подпись работника, заверение изменений или дополнительного отпускного графика у начальника структурного подразделения и руководства предприятия.

Кто может идти в отпуск вне графика

Закон отдельно выделяет лиц, которым отпуск должен предоставляться по их желанию, вне зависимости от стажа работы и утвержденного графика. Это:

• внешние совместители, уходящие в отпуск по основному месту работы;
• женщины, ожидающие ребенка при наличии справки из медицинского учреждения;
• несовершеннолетние сотрудники;
• работники-мужчины, чьи супруги находятся в отпуске по беременности и родам (при наличии свидетельства о браке и справки из медучреждения);
• супруги военнослужащих — в одно время с отпуском военнослужащих (по желанию);
• граждане, пострадавшим от чернобыльской катастрофы.

Все остальные работники имеют право уходить в отпуск только после работы в организации не менее 6 месяцев и в соответствии с составленным заранее графиком отпусков.