Правильное заполнение табеля. Где регистрируется учет табельных номеров. Журнал учета. Фиксирование табельных номеров

С таким понятием, как «табельный номер сотрудника», сталкивается далеко не каждый работник. Часто об этом знают те, кто ведет свою трудовую деятельность на крупном или среднем по своему размеру предприятии. Бухгалтерия ООО небольшого масштаба обычно не оповещает сотрудников. Крупные же заводы всегда говорят сотрудникам их табельные номера. Знают или нет работники об этом, но присвоение порядкового номера осуществляется отделом кадров или бухгалтерией. Это регламентировано действующим законодательством, и отсутствие данного пункта является нарушением.

Табельный номер - что это такое?

В принципе, из самого названия становится ясно, что такое табельный номер. Это своего рода числовое значение, которое закрепляется за конкретным сотрудником. Это такой шифр, который обозначает работника.

К особенностям табельных номеров можно отнести то, что они индивидуальны. То есть нет работников, чей шифр бы полностью совпадал. При этом табельный номер сохраняется и за уволенным работником. Если он в дальнейшем продолжает трудовые отношения с данным работодателем, то ему присваивают его старый номер.

Также стоит отметить, что табельный номер сотрудника присваивается ему при трудоустройстве, в дальнейшем он не изменяется. То есть оформление на работу закрепляет определенный шифр, который в дальнейшем остается таким же, вне зависимости от смены должности или повышения оклада.

Необходимость в табельных номерах. Для чего они нужны?

Все-таки лучше разобраться, для чего нужны табельные номера работодателю. Сотрудник от этого не получает ничего. Как говорилось выше, работник может и не знать о наличии такого шифра. Однако для чего тогда был первоначально введен табельный номер сотрудника? Как присваивается этот шифр и что он несет?

Табельные номера помогают бухгалтерии ООО или предприятия. Благодаря им становится легче осуществление электронного документооборота. Хотя стоит отметить, что табельные номера на крупных заводах использовались уже достаточно давно, еще до возникновения программы 1С.

В чем основные моменты, позволяющие использовать данный шифр? Это, прежде всего:

• Облегчение работы специалистов отдела кадров. Это связано с тем, что отслеживание табельного номера помогает не "потерять" сотрудника при смене им должности.
• Помощь бухгалтерии в работе с начислением и выдачей заработной платы. Здесь напрямую связаны табельные номера в 1С. Именно эта программа помогает выбирать сотрудника не по имени или должности, а по табельному номеру.
• Отслеживание нахождения сотрудника на рабочем месте. Актуально для предприятий, которые оснащены электронной системой пропусков.

Конкретные примеры. Зачем нужен табельный номер?

Чтобы понять, кем и как присваивается табельный номер сотруднику, необходимо до конца осознать, для чего же необходим данный параметр.

В первую очередь, это помогает избежать ненужных сплетен. Так, если при начислении заработной платы бухгалтер или специалист по нормированию и оплате труда видит только табельные номера. Он не может понять, какую именно сумму получил Иванов, а какую - Петров. То есть это позволяет дополнительно усиливать секретность.

Также табельный номер помогает не ошибиться. Это еще один параметр, который позволяет проверить правильность оформления документа. Особенно актуально, когда имеются однофамильцы или полные тезки. Разумеется, можно также сверять и параметры по должности или дате приема на работу. Однако табельные номера не стоит сбрасывать со счетов.

Кто может присвоить?

Табельные номера сотрудникам присваивает специалист отдела кадров. Однако стоит отметить, что законодательство не регламентирует должность работника, занимающегося присваиванием шифров. Однако при оформлении на работу непосредственно присутствуют именно инженеры по кадровому учету.

Заниматься этим могут также руководители структурных подразделений или и вовсе руководитель предприятия. В случае отсутствия кадрового работника его место в данном вопросе может занять бухгалтер.

Кому можно присвоить табельный номер

Всем ли работникам можно присвоить шифр? Учет табельных номеров обычно ведется по всем сотрудникам предприятия. А именно:

• Сотрудникам, работающим на постоянной основе.
• Временным или сезонным работникам.
• Внешним совместителям.
• Тем, кто трудится неполный рабочий день.

По факту каждый работник имеет свой табельный номер, вне зависимости от того, на какой срок он трудоустроен. Примечательно, что даже студенты, которые оформляются на практику в какой-либо отдел, получают свой код.

Стоит отметить, что если работник имеет какое-либо совмещение работ или профессий в рамках одного предприятия, он все равно получает один табельный номер. Работник же, который подрабатывает в двух фирмах, имеет в каждой из них свой, индивидуальный шифр.

Как присваивается табельный номер сотрудника. Что говорит закон?

Сразу стоит отметить, что законодательство достаточно расплывчато говорит о присвоении табельного номера на предприятии. По факту, никаких определенных статей в Трудовом кодексе или же федеральных законов, регламентирующих то, как присваивается табельный номер сотрудникам, нет. Каждый работодатель для себя вырабатывает ту систему, которая помогает именно ему вести грамотный и удобный учет данных шифров. Здесь немаловажную роль играют внутренние документы организации. В них, к примеру, можно определить должность сотрудника, занимающегося присвоением номеров.

Общепринято, что табельный номер присваивается каждому сотруднику, причем начинать следует с первого номера. По сути, он становится тождественным понятию «порядковый номер».

Вестись такой учет может в двух вариантах:

• С использованием специальных программ.
• Вручную сотрудником.

Последний способ применяется все реже. Это обусловлено тем, что наиболее популярная программа 1С позволяет автоматически присваивать номера каждому вновь устроенному работнику предприятия.

Присвоение табельного номера может показаться трудоемким процессом. Однако это не так. Стоит придерживаться нескольких простых правил, и это действие будет осуществляться автоматически.

В первую очередь внутренними документами организации должно быть закреплено данное обязательство за конкретным работником. Это поможет избежать пререканий в дальнейшем. Также это исключит ситуацию, когда никто не отвечает за данную операцию.

Во-вторых, непосредственное закрепление за работником номера должно осуществляться в первый рабочий день сотрудника, а в идеале - в момент заключения трудового договора. В этом случае нумерация будет верной и без пропусков.

Конкретный числовой код необходимо доносить до сотрудников, так как это не только повышает их значимость в своих глазах, но и помогает избежать ошибок при начислении заработной платы. Это связано с тем, что при написании каких-либо заявлений на материальную помощь или же для оформления отпуска работник будет указывать, кроме всего прочего, и свой табельный номер.

Также данный параметр должен быть в обязательном порядке указан и в приказе о приеме на работу. Он может быть напечатан в программе или же написан от руки представителем отдела кадров.

Журнал учета. Фиксирование табельных номеров

Предприятия, которые вынуждены использовать табельные номера для своих работников, зачастую используют и такой документ, как журнал учета табельных номеров.

В этом внутреннем документе предприятия могут указываться следующие параметры:

• Паспортные данные работника, включая его фамилию, имя и отчество, а также номер и серию документа.
• Дата приема сотрудника на его основное рабочее место.
• Номер трудового договора, а также дата его составления.
• Должность специалиста.
• Подразделение, в котором сотрудник будет осуществлять трудовую деятельность.
• Непосредственно табельный номер.

Табельный номер является обязательным для крупных предприятий. Однако и мелкие компании используют данный способ облегчить жизнь работникам отдела кадров или же бухгалтерии. В общем понимании это нумерация работников. Так как каждый номер уникален, он помогает проследить за тем, чтобы денежные средства были начислены нужному человеку. В особенности это актуально при трудоустройстве тезок или однофамильцев. Само ведение учета табельных номеров не является сложной или трудоемкой процедурой. В основном ее возлагают на специалиста отдела кадров. Однако законодательство позволяет возложить данную миссию на другого сотрудника. Данный факт прописывают в документах непосредственно организации.

Табельный номер сотрудника - как присваивается и зачем он нужен ? Рассмотрим эти и другие вопросы в нашей статье.

Присвоение табельного номера сотруднику — это обязательно?

Каждому специалисту, заключившему с работодателем срочный или бессрочный контракт, назначается табельный номер, который впоследствии фиксируется во всех документах, имеющих отношение к кадровому учету и расчету зарплаты (п. 18 Приложения к письму Госкомтруда СССР, Министерства финансов СССР, ЦСУ СССР от 27.04.1973 № 75-АБ/89/10-80). При этом если человек прекращает трудовые отношения с фирмой, то его табельный номер желательно не присваивать другому сотруднику в течение 1-2 лет.

Табельный номер может фигурировать в самых разных документах организации, например:

• в зарплатной ведомости (форма № Т-53);
• распоряжении о материальном награждении сотрудника (форма № Т-11);
• формах для отражения рабочего времени (№ Т-12, Т-13).

Указанный выше нормативный акт, принятый еще в советское время, действует, как и многие другие источники права СССР, до сих пор. Поэтому присвоение табельного номера работнику — обязательная процедура для российских работодателей.

Рассмотрим, как она может быть осуществлена на практике, а также какими нюансами характеризуется применение табельного номера специалиста в кадровом учете.

Процедура присвоения табельного номера

Общий алгоритм назначения табельного номера работнику может быть следующим:

1. Специалист кадровой службы (или иное лицо, принимающее сотрудника на работу) запрашивает у ответственного коллеги свободный табельный номер.

Сведения о занятых табельных номерах могут отражаться в специальном журнале учета. Его форма не установлена законом. Как правило, в ней предусматривается указание:

• Ф.И.О. принятого сотрудника;
• даты принятия на работу;
• должности специалиста;
• табельного номера (который закрепляется за конкретным специалистом на время работы и на 1-2 года после прекращения трудового договора).

2. Издается приказ о приеме на работу (форма № Т-1), подготавливается личная карточка специалиста (форма № Т-2).

В обоих документах фиксируется табельный номер.

Узнать больше о процедуре приема сотрудника на работу вы можете в статье .

3. Сведения о принятом на работу сотруднике с подтверждением присвоения ему табельного номера передаются специалисту, который ведет журнал табельных номеров.

Прежде чем попасть в кадровые документы фирмы, табельный номер должен быть тем или иным образом сформирован. Изучим, как это может быть осуществлено.

Принципы формирования табельного номера

Законодательство не устанавливает четких требований к способу формирования, структуре и прочим характеристикам табельного номера, например длине. Работодатель вправе использовать номера, составленные по любому удобному для сотрудников принципу.

Общепринятым в российских компаниях можно считать подход, когда используется табельный номер, имеющий в своем составе только арабские цифры, длиной, не превышающей 6 цифр. Табельные номера могут присваиваться сотрудникам соотносительно с очередностью оформления их трудовых договоров.

В фирме может быть предусмотрена система соотнесения структуры табельного номера с теми или иными характеристиками трудовой функции человека. Как вариант — система, позволяющая по табельному номеру точно определить отдел, в котором работает специалист (например, по первым цифрам).

ИНТЕРЕСНО! В практике бухгалтерского учета на советских предприятиях предусматривалось применение табельных номеров работников из 4 цифр (п. 7, 8 приложения 1 к методическим указаниям, утвержденным письмом Министерства финансов СССР и ЦСУ СССР от 20.02.1981 № 35/34-Р/426).

Особенности применения табельного номера

• идентифицирует работника;
• определяет его должность.

Данный подход правомерно обосновать следующими соображениями.

В п. 18 приложения к письму № 75-АБ/89/10-80 говорится о том, что табельный номер должен фиксироваться в документах по учету заработной платы. Поскольку зарплата начисляется отдельно по каждой должности, по ним следует применять разные идентификаторы — в данном случае в виде табельного номера. Так, в расчетной ведомости (форма № Т-51) напротив каждого табельного номера указывается должность работника.

Узнать больше о специфике применения формы № Т-51 вы можете в статье .

Таким образом, если человек работает на двух должностях у одного работодателя, ему, как правило, присваивается 2 табельных номера. В структуре журнала учета данных номеров могут быть предусмотрены отдельные графы для специалистов, работающих по совмещению — для удобства учета.

Порядок формирования и применения табельных номеров устанавливается локальным нормативом работодателя. В частности, в нем может быть регламентирован порядок применения табельного номера работника при повторном приеме.

Нужен ли новый табельный номер сотрудника при повторном приеме?

Однажды присвоенный сотруднику табельный номер сохраняется за ним (его должностью — одной или несколькими) до момента увольнения из компании (прекращения работы на должности). По факту увольнения (прекращения работы на этой должности) табельный номер может сохраняться за специалистом в течение рекомендованных письмом № 75-АБ/89/10-80 сроков.

Таким образом, если работник вернулся в компанию в течение 1-2 лет, для его идентификации (либо его должности — одной или нескольких) целесообразно применить прежний табельный номер.

Если человек вернулся позднее истечения срока закрепления за ним табельного номера, его применение будет возможным, только если к тому моменту соответствующий номер не был передан другому работнику.

Отдельные правила применения табельного номера работодатель может установить и в отношении идентификации должностей работников (как мы отметили выше, для каждой из них может быть определен отдельный табельный номер).

Например, если уволившийся работник очень быстро вернется в компанию на другую должность, то и табельный номер ему могут назначить новый, а прежний — передать первому работнику, пришедшему на прежнюю должность уволенного сотрудника. Данный подход облегчит бухгалтерам порядок расчета зарплаты, который зависит, как мы отметили выше, от характеристик должности, а не от личности работника.

Итоги

Табельный номер обязательно назначается работнику при заключении договора. Если сотрудник занимает несколько должностей в фирме, ему выделяется отдельный табельный номер для каждой должности. Если человек увольняется, в течение 1-2 лет работодатель может сохранять за ним табельный номер. Учет номеров ведет ответственный работник с применением специального журнала.

Узнать больше о применении кадровых документов, в которых указывается табельный номер, вы можете в статьях:

• ;
• .

Продолжение. Начало см. в "ШБ" № 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14/2005 г.

Первоначально одежда человека предназначалась для защиты его от природно-климатических явлений, а также хищных животных, ядовитых насекомых и всяких гадов. А потом настала эра спецодежды. Для осуществления военных действий, ритуалов, производственной деятельности и, наконец, для защиты человека от того, что его же "гениальный" разум и придумал - от радиации, грязных технологий и прочих прелестей цивилизации. На данный момент почти половина производственных рабочих не имеет права допуска к работе без специальной одежды и средств защиты, а это немалые расходы, которые также требуют учета.

Табельный номер

После подписания всех необходимых договоров (контрактов), издания приказа о приеме работника на работу и прохождения им всех необходимых инструктажей наступает время оформления его по учетным регистрам и бухгалтерским документам.

Первое, что необходимо проверить бухгалтеру, - это наличие табельного номера у принятого работника. Порядок присвоения табельных номеров законодательно не определен, хотя многие нормативные документы, прямо или косвенно, говорят о необходимости наличия табельного номера. Учитывая это, предприятия, учреждения, организации или ведомства (далее - предприятия) разрабатывают и утверждают своими внутренними документами порядок присвоения табельных номеров. В общем-то, эта процедура не сложна, но должна осуществляться с соблюдением определенных правил, в частности:

1) на предприятии должен быть ответственный работник 1 , на которого возлагаются обязанности по присвоению табельных номеров, по доведению информации о присвоенном табельном номере тому или иному работнику непосредственно самому работнику и соответствующим должностным лицам предприятия, по ведению реестра присвоенных табельных номеров (образец смотри ниже) и по контролю за соблюдением правил присвоения, использования и учета табельных номеров;

2) табельные номера должны присваиваться принятым работникам в момент оформления всех других документов по приему работника на работу или же в его первый рабочий день;

3) табельные номера присваиваются каждому вновь принятому работнику по возрастающей (без пропуска каких-либо номеров) в хронологическом порядке, за исключением случая, указанного в пункте 6 данного перечня;

4) то, какой принятому работнику присвоен табельный номер, должно указываться непосредственно в приказе о приеме работника на работу, в трудовом договоре (контракте), заключенном с работником, или в отдельном приказе 2 , с содержанием которого должны ознакомиться все должностные лица предприятия, для которых эта информация необходима для полноценного и качественного выполнения их должностных обязанностей и, конечно же, сам работник, которому присвоен табельный номер;

5) табельный номер, присвоенный работнику, не меняется в течение всего срока его работы на предприятии и сохраняется за ним после его увольнения с предприятия 3 ;

6) в случае, если принимается на работу работник, ранее работавший на предприятии, то ему присваивается тот же табельный номер, который ему был присвоен при первом трудоустройстве на данное предприятие;

7) табельный номер работника должен состоять только из арабских цифр, без каких-либо дефисов (тире), индексов, серий и прочих знаков.

Мы указали только основные общепринятые положения, которые, как правило, содержатся в утвержденных предприятиями Порядках присвоения, учета и контроля использования табельных номеров. Безусловно, это не полный текст такого Порядка и предприятия могут дополнять предложенные нами требования, детализировать их, но желательно не менять их по сути. Ведь их "жизнеспособность" и правильность доказаны практикой многих предприятий.

Кроме сказанного, хотели бы обратить ваше внимание на то, что табельные номера присваиваются всем работникам предприятия, независимо от того, по основному месту работы принят данный работник (его трудовая книжка находится на этом же предприятии) или не по основному месту работы (его трудовая книжка находится на другом предприятии). Данное требование распространяется и на временных, сезонных работников, работников, работающих на дому или не полный рабочий день, неделю, и к прочим категориям работников, с которыми у предприятия установлены трудовые отношения.

Что касается граждан, с которыми заключены гражданско-правовые договора, большинство специалистов придерживается мнения, что данной категории лиц табельные номера присваивать нет необходимости.

Табельные номера используются не только для отметок в табеле учета рабочего времени, но, например, для автоматизации расчета начислений и удержаний с заработной платы. Одним из требований трудового законодательства является предоставление работнику полной информации об осуществленных ему начислениях заработной платы и произведенных с нее удержаниях. Для того чтобы избежать выстраивающихся перед бухгалтерией предприятия длинных очередей из работников, желающих в день выдачи зарплаты выяснить, сколько и за что им начислили и удержали, многие предприятия (особенно те, у которых расчет заработной платы осуществляется автоматически) практикуют выдачу каждому работнику расчетного листка. В таких расчетных листках не указывается фамилия имя и отчество работника, а только его табельный номер.

Мы привели только два примера использования табельных номеров, но и этого достаточно, чтобы понять их значение. А если значение велико, то и учет должен быть на должном уровне. А для этого необходима соответствующая документация и учетные регистры. Первичными документами по учету табельных номеров являются приказы, договора (контракты), на основании которых присваиваются табельные номера работникам. Учетным регистром выступает Реестр присвоенных табельных номеров (далее - Реестр табельных номеров). К сожалению, общей (межотраслевой) типовой формы такого реестра не определено, поэтому каждое предприятие разрабатывает и утверждает свою форму. Мы предлагаем следующий (смотри ниже) вариант Реестра табельных номеров, который оформлен на основе существующей практики.

Обратите внимание на то, что Столетов Иван Тимофеевич записан в данном реестре дважды, поскольку 15.07.05 г. принят на работу повторно, а процедура ознакомления работника с присвоенным ему табельным номером требует, чтобы принятый работник, независимо от того, в который раз он принят на работу, был ознакомлен с присвоенным ему табельным номером (в данном случае - с сохраненным старым номером).

Некоторые предприятия ознакомляют работника с присвоенным ему табельным номером, но не под роспись. В таком случае в Реестре табельных номеров отсутствует графа 7.

Оформление принятого работника в бухгалтерии

После того, как работнику присвоен табельный номер, мы имеем все необходимые данные для оформления на принятого работника бухгалтерских документов. В первую очередь, на принятого работника открывается Лицевой счет типовой формы П-54, утвержденный Приказом № 144. В соответствии с Приказом № 144 типовая форма П-54 применяется для:

…записи всех видов начислений и удержаний с заработной платы на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат.

Есть еще одна типовая форма Лицевого счета, утвержденная все тем же Приказом № 144. Эта форма (речь идет о типовой форме П-54а) используется при:

… обработке учетных данных с помощью средств вычислительной техники и содержит только условно-постоянные реквизиты о работнике. Данные по расчету заработной платы вкладываются ежемесячно в лицевой счет в виде машинограммы. Содержание граф машинограммы лицевого счета может быть напечатано на третьей странице формы или на самой машинограмме. Вторая и четвертая страницы формы используются для печатания кодов видов оплат и удержаний.

Более детально с содержанием данных форм, с их реквизитами и порядком использования мы познакомимся позже, когда будем изучать непосредственно расчеты по начислениям и удержаниям с заработной платы, а сейчас отметим только то, что в момент оформления работника в бухгалтерии на каждого принятого работника открывается Лицевой счет в одном экземпляре, в котором указываются все данные о работнике, которые необходимы для осуществления расчета начислений и удержаний заработной платы, в том числе для предоставления льгот по налогам и платежам.

Открывается такой Лицевой счет, как правило, расчетным бухгалтером по распоряжению главного бухгалтера и на основании приказа о приеме на работу, трудового договора (контракта) и прочих документов, о которых мы говорили выше и в предыдущих публикациях.

Необходимо отметить, что на практике не все предприятия используют данную типовую форму для осуществления расчета начислений и удержаний по заработной плате. Многие, кто по сложившейся практике, кто по незнанию, а кто по иным причинам, используют старые (еще времен мемориально-ордерной системы учета) типовые формы Лицевых карточек или менее старые (времен журнально-ордерной системы учета) Книг по учету заработной платы. С оформлением этих учетных регистров мы познакомимся позже, а на данном этапе главное запомнить, что на принятого работника в день его приема на работу должен быть открыт Лицевой счет или Лицевая карточка, или же осуществлена соответствующая запись в Книге по учету заработной платы. То, какой учетный регистр использует предприятие по учету начислений и удержаний с заработной платы, должно быть определено в приказе об учетной политике предприятия в разделе, в котором определяется перечень первичных документов и учетных регистров, используемых предприятием.

Кроме всего прочего в приказе об учетной политике предприятия должен быть определен перечень должностей, занимая которые работники несут материальную ответственность, ограниченную или полную. Если работник принят на одну из таких должностей и с ним заключен договор о материальной ответственности, то главный бухгалтер предприятия должен внести его в соответствующий перечень работников с полной или ограниченной материальной ответственностью. Такие работники имеют право на получение и использование на производственно-хозяйственные нужды объектов основных средств, нематериальных активов, товароматериальных ценностей, денежных средств и прочих активов. В связи с этим одновременно с приказом о приеме работника на работу издается приказ о создании комиссии для осуществления приема-передачи активов от увольняющегося материально ответственного лица принятому материально ответственному лицу. Кроме этого, такие работники обязаны в определенной предприятием форме и определенный предприятием срок сдавать отчеты об остатках, приходе и расходе с расшифровкой источника поступления и направления (назначения) расхода активов, находящихся под их материальной ответственностью.

Бухгалтера, как правило, ведут в произвольной форме, реестр материально ответственных лиц, лиц, имеющих право на получение и использование активов предприятия, и лиц, ответственных за сдачу соответствующих отчетов об использовании таких активов.

Необходимо помнить о том, что материальные ценности могут выдаваться и работникам, не являющимся материально ответственными лицами. Например, выдача в пользование необходимых работнику для выполнения его обязанностей инструментов, приборов, приспособлений, инвентаря и прочих ценностей.

Кроме этого, в соответствии с Законом об охране труда и КЗоТ, работники определенных профессий и специальностей, занятых на работах с вредными и небезопасными условиями труда, а также на работах, которые связаны с загрязнением, или на тех, которые осуществляются в неблагоприятных температурных условиях, прежде чем приступить к исполнению своих обязанностей, должны получить специальную одежду, специальную обувь и (или) средства индивидуальной защиты (далее - ССЗ).

Выданные таким (нематериально ответственным) работникам инструменты, приспособления, приборы и прочий инвентарь, а также ССЗ, остаются в собственности предприятия и под материальной ответственностью, как правило, руководителя соответствующего подразделения (службы) предприятия или непосредственного руководителя работника (материально ответственного лица). А о том, как данная выдача оформляется документально, как осуществляется учет выданных активов работнику и их списание, мы рассмотрим в следующем номере.

1 Как правило, это работник, отвечающий по своим должностным обязанностям за учет кадров.

2 Возможно документальное оформление присвоения работнику табельного номера отдельной служебной запиской, которая подготавливается работником, ответственным за учет кадров, и на которого возложены обязанности по присвоению работникам табельных номеров. В этом случае (так же, как и в случае с приказом) со служебной запиской должны быть ознакомлены все должностные лица предприятия, для которых эта информация необходима при выполнении ими своих должностных обязанностей.

3 Период сохранения номера за бывшим работником предприятия у каждого предприятия свой. Некоторые сохраняют номер за бывшим работником и не присваивают его вновь принятым работникам в течение 25 лет, другие - 10 лет, а некоторые сохраняют за работником его табельный номер до тех пор, пока он не достигнет пенсионного возраста.

4 Обеспечение работников специальной одеждой, специальной обувью и средствами индивидуальной защиты осуществляется в соответствии с ГОСТом 12.4.011-89.

На этой странице:

С таким понятием, как табельный номер, сотрудники предприятий и организаций сталкиваются далеко не всегда. Более того, рядовые работники могут просто-напросто даже не знать о его существовании. А вот специалисты кадровых отделов обязаны вести табельный учет персонала. И это лишь часть кадрового делопроизводства, которое является настоящей наукой, имеющей свои законы, правила и порядки. При этом, раздел о табельных номерах занимает в ней хоть и не вполне официальное, но довольно значительное место.

Что такое табельный номер

Как уже понятно из самого названия, по сути, табельный номер – это специальный цифровой код работника. Он присваивается человеку с момента начала исполнения им трудовых обязанностей. Табельные номера не повторяются и для каждого сотрудника такой шифр является строго индивидуальным. На протяжении всего периода работы человека в той или иной компании его табельный номер остается неизменным.

Даже если работник в какой-то момент уволился из организации, но потом принял решение в нее вернуться, ему будет присвоен прежний табельный номер.

Надо сказать, что табельный учет редко используется в маленьких фирмах, но, как правило, он в обязательном порядке применяется на средних и крупных предприятиях.

Для чего нужны табельные номера

Присвоения работникам предприятия особенных цифровых комбинаций преследует сразу несколько целей:

• облегчение работы специалистам отдела бухгалтерии по обработке и фиксации данных о внутренних перемещениях сотрудников;
• табельный номер используется для внесения по тому или иному работнику различных отметок, которые позволяют в дальнейшем более просто и правильно рассчитать такие параметры, как заработная плата и сопутствующие налоги;
• данные цифры дают возможность легко найти всю информацию о зарплате, больничных, отгулах, сверхурочных часах, отпусках и т.д. по тому или иному работнику.

Но, все же, основное предназначение табельного номера – учет времени, проводимого сотрудником непосредственно на рабочем месте. Для этого, уполномоченные работники предприятия фиксируют время прибытия персонала с работы и ухода домой, всевозможные отлучки на обед, по личным делам и т.д. В дальнейшем эти сведения позволяют определить, отработал ли человек положенное время или может быть у него была переработка, и, исходя из этого, начислить ему заработную плату.

Если говорить о времени, которое сотрудник должен проводить на рабочем месте, то тут существует три основных варианта.

1. Полный рабочий день (40 часов в неделю).
2. Сокращенный рабочий день (20 часов в неделю и менее).
3. Неполный рабочий день (количество часов определяется в индивидуальном порядке отдельным соглашением между работодателем и сотрудником).

Чаще всего последние два пункта применяются к студентам, несовершеннолетним, пенсионерам, людям с ограниченными возможностями и некоторым другим категориям граждан.

Кто присваивает табельный номер работнику

В каждой организации, ведущей подобный учет персонала, должен быть специалист, на которого возложена данная обязанность. Как правило, это либо руководитель подразделения, либо сотрудник кадрового отдела, которые впоследствии передают данные в бухгалтерию, либо непосредственно бухгалтер, либо специальный табельщик. Последнее особенно распространено на крупных промышленных предприятиях. Уполномоченный работник ведет реестр и учет присвоенных шифров, контроль за правильностью их присвоения и использования

Кому присваиваются табельные коды

Табельные номера должны присваиваться всем сотрудникам предприятия, на котором ведется табельный учет. В частности:

• тем, кто устроен на постоянной основе;
• временным сотрудникам;
• внешним совместителям;
• сезонным работникам.

Внимание! Если работник совмещает должности в рамках одного структурного подразделения или отдела, заводить на него отдельный табельный номер не нужно. Однако, если его вторая работа находится вне данной организации или в другом подразделении, то присвоение табельного номера является вполне целесообразным.

Как присваивается табельный номер

По общепринятым правилам кадрового и бухгалтерского учета, табельные номера должны присваиваться с единичного значения. По мере увеличения численности сотрудников данная цифра, соответственно, растет в хронологическом порядке, без пропусков. Для шифровки табельного номера используются только арабские цифры, без внесения каких либо других символов, типа точек, кавычек, дефисов и т.д.

Однако, вышеприведенная информация не является строго обязательной. Дело в том, что в законе нет ни специальных пунктов, ни каких-либо нормативных актов, регламентирующих присвоение табельных номеров. Так что, чисто теоретически, каждое предприятие вправе самостоятельно решать, как именно разрабатывать и применять к сотрудникам эти цифровые коды, а также корректировать их в дальнейшем.

Поскольку табельный учет позволяет держать порядок в ведении внутренней документации, то при назначении табельных номеров желательно придерживаться следующих рекомендаций:

1. Заниматься табельным учетом должен строго определенный сотрудник;
2. Присваивать табельный номер нужно сразу же после подачи вновь принятым работником всех необходимых документов для оформления или же в его первый рабочий день;
3. При присвоении табельных цифровых комбинаций надо соблюдать хронологию, исключая пропуски;
4. Необходимо доводить до сведения работника числящийся за ним цифровой код;
5. Обязательно вносить индивидуальный номер в .

Присваивание табельных номеров уволившихся вновь принятым сотрудникам

Рано или поздно практически все специалисты, занимающиеся табельным учетом на предприятиях и организациях, задаются вопросом: можно ли повторно присваивать табельные номера? Поскольку законодательно это никак не регламентируется, то здесь приходится опираться на сложившуюся практику. А она такова, что обычно уже использовавшиеся номера либо не находят дальнейшего применения, либо присваиваются новым работникам по прошествии, не менее чем одного года с того времени, как был уволен ранее числившийся на нем сотрудник.

Где регистрируется учет табельных номеров

Предприятия, пользующиеся табельным учетом сотрудников, ведут, как правило, и журнал учета табельных номеров . В нем фиксируются следующие данные:

• фамилия, имя, отчество работника;
• дата приема его на работу;
• должность и специальность;
• номер трудового договора и его дата;
• структурное подразделение, в котором он числится;
• собственно сам табельный номер.

Подводя итог вышеприведенной информации, можно сказать, что ведение табельного учета является довольно важной составляющей частью кадрового и бухгалтерского делопроизводства. Однако, при присвоении табельных номеров следует руководствоваться некоторыми правилами, которые каждое предприятие вправе разработать самостоятельно. Впрочем, их нарушение не ведет ни к каким санкциям со стороны контролирующих органов. Тем не менее, безупречный табельный учет существенно облегчает и оптимизирует работу кадровых и бухгалтерских отделов, позволяя избегать ошибок в начислении заработной платы и иных выплат.

Принимая на работу нового сотрудника, работодатель присваивает ему табельный номер - цифровой код, который в дальнейшем будет использоваться во внутренней учетной документации.

Из этой статьи вы узнаете:

• что такое табельный номер работника и для чего он нужен;
• в каком порядке присваивается табельный номер в 2015 году;
• как выглядит пример табельного номера.

Табельный номер как реквизит для внутреннего учета кадров

Впрочем, такой подход практикуется далеко не всеми работодателями: как правило повторно устроившемуся в организацию работнику присваивается новый табельный номер, поскольку его трудоустройство расценивается как новые трудовые отношения, возникшие на основании нового трудового договора . Любой табельный номер:

• состоит только из арабских цифр;
• не содержит посторонних знаков - тире (дефисов), индексов и т. д.;
• обязательно отражается в приказе о приеме на работу;
• не меняется в случае перехода организации на другой вид программного обеспечения.

«343» - правильно оформленный табельный номер, «343МИО» (с использованием инициалов работника) - неправильный.

Табельные номера работающих в организации лиц присваиваются им независимо от того, устраивается сотрудник по основному месту работы или нет. Даже если речь идет о внешнем , трудовая книжка которого хранится в отделе кадров другой организации, а сам он работает на полставки, табельный номер ему необходимо присвоить в стандартном порядке. Аналогичное правило распространяется на сезонных работников, надомников, а также на сотрудников, работающих неполный рабочий день или неделю - одним словом, на весь персонал, с которым работодатель установил трудовые отношения. В то же время лицам, сотрудничающим с организацией на основании гражданско-правового договора, табельные номера не присваиваются.

Теперь о присвоении табельного номера внутреннему совместителю. Отметим, что с таким работником заключается два трудовых договора (соответственно, издается два приказа о приеме на работу), поэтому целесообразно присвоить ему два разных табельных номера. Один номер будет использоваться для учета часов, отработанные сотрудником по основному месту работы, а второй - для , отработанного по совместительству.