Алгоритм рутинных технологий прием на работу. Прием на работу

Трудовое законодательство РФ характеризуется наличием достаточно большого количества норм, соответствие которым требуется при оформлении отношений между работодателем и наемным сотрудником. Также есть особенности при заключении контракта российской фирмы с иностранцем. Как оформляется на работу сотрудник с паспортом РФ? Какова специфика правоотношений между российскими работодателями и иностранными наемными работниками?

Специфика определения порядка

Порядок приема на работу - это совокупность норм и процедур, представленных в широком спектре разновидностей. Под термином «порядок» может пониматься некий алгоритм действий кадровика или же, например, критерии, обусловливающие возможность оформления кандидата на должность. В их наличии HR-специалист должен удостовериться. Как правило, и та и другая разновидность порядка предполагают обращение к регулирующим нормам трудового законодательства.

Общая для многих работодателей схема принятия новых сотрудников обычно включает оба вида активностей. Сначала HR-специалист изучает профиль кандидата, в ряде случаев принимает решение о том, чтобы выбрать его из числа других претендентов на должность. После этого он реализует собственно порядок приема на работу, предусматривающий следование алгоритмам, закрепленным на уровне тех или иных источников права.

Есть мнение, что под «порядком», о котором идет речь, следует понимать только второй тип активностей кадровиков. В этом смысле многие HR-специалисты предпочитают определять эту процедуру как порядок оформления приема на работу. Основной объем активностей кадровика в этом случае будет сосредоточен на работе с документами. Этап, предусматривающий исследование профиля кандидата (включая принятие решения о выборе конкретного специалиста на конкурсную должность), многими аналитиками не относится к группе задач, отражающих порядок приема граждан на работу.

Но если следовать точке зрения, по которой соответствующие алгоритмы рассматриваются в рамках более широкой интерпретации, то первый этап взаимодействия сотрудника и компании-работодателя будет сводиться к определению возможности допуска человека к заключению контракта. Изучим данный аспект подробнее.

Прием сотрудника на работу: условия допуска

Методика отбора кандидата из числа нескольких претендентов может быть самой разной. Какие-то компании предпочитают, например, ориентироваться на рекомендации, другие - изучать профессиональные достижения. Есть работодатели, для которых приоритетны оценки в дипломе, результаты психологических тестов и т. д. Сложно выделить даже какую-либо общую схему. Однако порядок приема граждан на работу на этапе, предшествующем прохождению кандидатом собеседований и иных «экзаменов», устраиваемых компанией, как правило, предполагает определение того, возможен ли в принципе допуск конкретного специалиста к выполнению соответствующих функций в компании.

Самый распространенный критерий, который рассматривается кадровиком, это возраст кандидата. В общем случае допуск человека к работе может быть осуществлен, если ему уже исполнилось 16 лет. Но есть и исключения из этого правила. Например, если человек уже имеет общее образование или может на законных основаниях его не получать, то начинать работать он вправе с 15 лет. Также возможен прием гражданина на работу и с 14 лет, но только с согласия родителей.

Если человек прошел «тесты» и его профиль соответствует законным критериям допуска к работе, то компания-работодатель, тем не менее, может принять решение об отказе в оформлении с кандидатом трудовых отношений. В каких случаях это возможно и законно? Рассматриваемая проблематика находит неоднозначную оценку в среде юристов. Но мы попытаемся обнаружить значимые закономерности.

Основания для отказа в приеме на работу

Законодательство РФ, определяющее порядок приема на работу, содержит совсем немного оснований для отказа компании-нанимателя в оформлении трудовых отношений с кандидатами. Одно из возможных оснований мы определили выше - это возраст. Другой причиной для отказа в приеме на работу может быть нежелание человека предоставлять необходимые для оформления трудовых отношений документы. Также работодатель может не взять специалиста, если считает, что он не готов к выполнению должностных обязанностей по причине несоответствия по физическим или психологическим критериям. Другое законное основание для отказа - записи в трудовой книжке о том, что человек не вправе заниматься теми или иными видами деятельности. Возможны и другие варианты отказа в приеме на работу, предусмотренные законодательством.

Если работодатель примет соответствующее решение необоснованно, то кандидат вполне может обратиться в суд. При этом правоприменительная практика в рамках данной сферы правоотношений очень разная. Это связано с тем, что положения законодательства, определяющие легальные основания для отказа в подписании контракта, как считают многие специалисты, очень обтекаемые, трактовать их можно по-разному. Но самое главное для компании-работодателя - не допустить явных ошибок, связанных, к примеру, с принятием решения об отказе в связи с какими-либо личностными характеристиками кандидата, отсутствием у него прописки, политическими воззрениями и т. д. Иначе суд в этом случае с высокой вероятностью встанет на сторону претендента на должность.

Необходимые документы

Итак, работодатель принял решение пригласить на работу конкретного кандидата, убедившись, что его допуск возможен, и всем необходимым квалификационным требованиям он соответствует. Дальнейшие действия определяет предусмотренный законом порядок оформления приема на работу. Основные активности кадровой службы здесь будут связаны с истребованием необходимых документов и работой с ними. Предоставлять значительную часть из них должен сотрудник. Какие нужны в рамках алгоритмов, которые предполагает порядок приема на работу, документы?

Прежде всего это трудовая книжка - основной источник при оформлении отношений между работодателем и сотрудником. Ее всегда выдает на руки предыдущая компания-наниматель. Но если человек устраивается на работу в первый раз, то новый работодатель обязан содействовать в ее оформлении. Следует отметить, что даже для ИП порядок приема на работу предполагает оформление трудовых книжек для наемных сотрудников. Есть не вполне корректная точка зрения, что предприниматели могут не заводить соответствующие документы. Трудовую книжку не вправе оформлять работодатель, находящийся в общегражданском статусе - не зарегистрированный как ИП или же как должностное лицо в хозяйственном обществе. Путаница иногда возникает в связи с тем, что ИП - это тоже физлицо, а не юрлицо. Но трудовые книжки предприниматели для своих сотрудников оформлять должны.

Другое важный документ - СНИЛС, свидетельство о пенсионном страховании. Используя данные из него, компания-работодатель сможет обеспечивать корректные отчисления с зарплаты сотрудника в ПФР.

Для мужчин, устраивающихся на работу, может потребоваться предъявление военного билета и иных документов, относящихся к воинской повинности.

Нужен, разумеется, паспорт - основное удостоверение личности в РФ. При этом данный документ, согласно закону, нужен только для того, чтобы идентифицировать человека. Не имеет значения, есть ли там, к примеру, штамп о прописке. Если у кандидата пока нет паспорта в силу возраста, то он может принести свидетельство о рождении.

Многие работодатели также предпочитают вносить в свои реестры сведения о дипломах и сертификатах, полученных специалистом. Вместе с тем есть сферы, в которых порядок приема на работу предусматривает обязательное предъявление соответствующих документов сотрудниками. Например, это медицина, фармацевтика, транспортная отрасль.

Оформление трудового договора

Общий порядок приема на работу граждан предполагает закрепление отношений между нанимателем и сотрудником посредством трудового договора, составленного в соответствии с нормами ТК РФ. Возможен вариант, при котором соответствующий документ будет заменен гражданско-правовым контрактом. Но для этого характер выполнения работы и специфика взаимодействия компании-нанимателя и сотрудника должны удовлетворять ряду критериев. Например, оформляя отношение посредством документа, альтернативного трудовому договору, работодатель не вправе требовать от наемного специалиста явки на работу по расписанию, а также выполнения распоряжений. Можно отметить, что подобные контракты в принципе не относятся к трудовому праву, но считаются распространенной альтернативой договорам, заключаемым в рамках норм ТК РФ.

Трудовой договор - это документ, который должен быть заключен в письменной форме и составлен в двух экземплярах. Возможен вариант, при котором человек фактически приступает к выполнению своих обязанностей, но договор при этом не подписан. Однако в течение трех дней с момента начала работы специалистом компания-наниматель обязана составить соответствующий контракт и подписать его. При этом все то время, пока человек работал, ему должна начисляться зарплата.

Приказ о приеме на работу

Предусмотренный российским законодательством порядок приема сотрудников на работу предполагает также оформление ряда иных документов, не считая трудового договора. В числе тех, что в большинстве случаев обязательны - приказ руководителя фирмы, отражающий тот факт, что на работу принят такой-то человек. Составляться данный документ должен на основе положений подписанного трудового договора.

Прочие документы

Есть и иные важные источники, необходимость заполнения которых работодателем может присутствовать. Это могут быть различные учетные формы, такие как, например:

Т-3 (сведения о штатном расписании);

Т-1, Т-1а (приказы о приеме одного или нескольких сотрудников);

Т-2 (данные о сотруднике в личной карточке).

Также может понадобиться ознакомить человека с документами, отражающими правила внутреннего распорядка, коллективными трудовыми договорами, сведениями об охране труда и т. д. Точный перечень источников определяет установленный в конкретной организации порядок приема работника на работу. Он может зависеть от специфики деятельности компании-нанимателя и той должности, на которой будет выполнять свои функции сотрудник.

Рассмотренные нами выше процедуры актуальны при оформлении трудовых отношений между российскими работодателями и гражданами РФ. Однако порядок приема иностранцев на работу характеризуется определенной спецификой. Изучим данный аспект.

Как оформить на работу иностранного гражданина

Основной правовой акт, определяющий то, каким образом российские работодатели должны оформлять на работу подданных других государств, - ФЗ «О правовом статусе иностранных граждан». В данном законе определен статус зарубежного работника. Таковым обладает гражданин, который является подданным другого государства, легально находящийся в РФ и имеющий право в законном порядке осуществлять трудовую деятельность.

При этом статусов, отражающих легальный механизм нахождения человека на территории РФ, может быть три.

Во-первых , это статус, предполагающий временное пребывание иностранцев в России. Основные документы, которые подтверждают его, - виза, а также миграционная карта.

Во-вторых , это статус, который предполагает временное проживание подданного другого государства в РФ. Основной документ, который подтверждает его, - разрешение на временное проживание.

В-третьих , это статус, предполагающий постоянное проживание иностранного гражданина в РФ. Документ, подтверждающий его, - вид на жительство.

В ряде случаев, прежде чем заниматься привлечением иностранных работников, работодатель должен получить на это разрешение. Оформлять его нужно в ФМС. Однако есть сценарии, при которых соответствующее разрешение не требуется. Это касается случаев, когда статус иностранца предполагает наличие вида на жительство или временное проживание, подтвержденное соответствующим документом из ФМС.

Порядок приема иностранцев во многом зависит от того, приехал зарубежный подданный в РФ без визы или с ней.

Фактор визового режима

В первом случае необходимо оформить заключение от службы занятости. Также, как правило, необходим документ от органа внутренних дел, одобряющий привлечение иностранцев к работе. Сам зарубежный гражданин должен получить разрешение от ФМС на трудоустройство в РФ. Действует оно год, но его можно продлевать. При этом есть особый порядок приема на работу беженцев. Иностранным гражданам в этом статусе оформлять разрешение на работу не требуется.

Если человек приехал в РФ по визе, то в дополнение к вышеуказанным документам необходимо будет оформить приглашение на въезд в РФ с целью устройства на работу, а также получить документ, одобряющий привлечение иностранца. Также для зарубежного гражданина необходимо оформить в ФМС разрешение на трудоустройство. Данная процедура осуществляется при непосредственном содействии компании-работодателя, и потому считается одной из самых трудоемких как для нанимателя, так и для самого иностранного работника. Что требуется от фирмы:

• направить в ФМС ходатайство по установленной форме о выдаче приглашения для зарубежного гражданина;
• приложить копию паспорта иностранного сотрудника;
• направить в ФМС документы, подтверждающие оплату госпошлины за соответствующую услугу;
• дополнить пакет документов гарантийными письмами, отражающими принятые фирмой обязательства относительно медицинского, жилищного, а также материального обеспечения иностранца, который приглашен в Россию на работу;

В свою очередь, иностранец должен предоставить следующие документы для последующей их отправки в ФМС:

• заявление по форме;
• цветную фотографию 30 на 40 см;
• копию своего паспорта;
• копию диплома или иного документа, подтверждающего квалификацию;
• медицинские справки на предмет отсутствия инфекционных болезней;
• документы, подтверждающие уплату государственной пошлины.

Процедура оформления соответствующего разрешения длится около месяца.

Трудовую книжку, как и в случае с оформлением на работу россиян, для иностранцев заполнять обязательно.

Таковы основные действия работодателя при оформлении иностранцев. Можно отметить, что особые привилегии имеют граждане Беларуси, подписавшей с РФ договор о союзном объединении. Никаких процедур, связанных с получением разрешительных документов, оформление белорусских специалистов не требует.

Прием на работу: общая схема

Попробуем визуализировать изученную нами информацию. Содержащая предусмотренный законами РФ общий порядок приема на работу схема может выглядеть так.

1-й этап: отбор кандидатов, в отношении которых возможен допуск к открытой вакансии (по критериям возраста, образованию, опыту и т. д.).

2-й этап: проведение конкурсов, тестов, собеседований.

3-й этап: подписание трудового договора. Иногда ему предшествует фактический допуск сотрудника к выполнению обязанностей.

4-й этап: заполнение работодателем иных документов (форм, приказов).

5-й этап: ознакомление сотрудника с правилами распорядка, коллективными, профсоюзными договорами и т. д. Официальное начало работы.

Каков порядок приема на работу российскими фирмами граждан РФ и иностранцев, мы изучили. Процедуры, исследованные нами, не сложны, хотя и могут потребовать значительных затрат времени. Российские фирмы, однажды получившие опыт оформления иностранца, а также регулярно нанимающие на работу граждан РФ, как правило, не имеют проблем с тем, чтобы соответствовать положениям закона.

Прием работника на основную работу: примерная пошаговая процедура

3) иные лица в случаях, предусмотренных федеральными законами.

Порядок ознакомления с локальными нормативными актами Трудовым кодексом РФ не определен, на практике существуют различные варианты:

к локальному нормативному акту прикрепляются ознакомительные листы, на которых работники ставят подписи, подтверждающие ознакомление, и даты ознакомления (такие листы прошиваются вместе с локальным нормативным актом),

ведение журналов ознакомления с локальными нормативными актами, в которых работники ставят подписи, подтверждающие ознакомление, и указывают даты ознакомления.

При приеме работника на работу в текст трудового договора может быть включена фраза о том, что работник до подписания трудового договора ознакомлен с локальными нормативными актами работодателя, и перечислены эти акты.

Определенный порядок ознакомления с локальными нормативными актами может быть закреплен в одном из локальных нормативных актов работодателя. Выясните существующий у Вашего работодателя порядок ознакомления работников с локальными нормативными актами до того, как начнете знакомить с ними работника.

3. Заключение с работником трудового договора и при наличии оснований договора о полной материальной ответственности.

Обратите внимание, что заключение договора о полной материальной ответственности – это необязательный шаг. Однако он на этом этапе может оказаться весьма полезным. Предположим, с работником сразу не заключают договор о полной материальной ответственности, а после приема на работу заключить этот договор он уже отказывается. Закон же не указывает прямо, как разрешать эту ситуацию: можно ли принуждать работника к заключению договора о полной материальной ответственности, можно ли наказывать или увольнять непокорных. Среди юристов, судей, инспекторов существуют различные точки зрения по этому поводу. А чтобы не доказывать при неприятном случае кому-то свою позицию и избежать лишних проблем, лучше не попадать в такую ситуацию и заключить договор о полной материальной ответственности до начала сопротивления работника, еще при решении вопроса о приеме и оформлении его на работу. Следуя пошаговой процедуре приема на работу не забывайте, что заключение таких договоров возможно только со строго очерченным законодателем кругом работников

4. Регистрация трудового договора и договора о полной материальной ответственности в установленном у работодателя порядке. Например, трудовой договор может регистрироваться в журнале регистрации трудовых договоров, а договор о полной материальной ответственности – в журнале регистрации договоров о полной материальной ответственности с работниками.

5. Вручение работнику его экземпляра трудового договора.

7. Регистрация приказа (распоряжения) о приеме работника на работу в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации приказов (распоряжений).

8. Ознакомление работника с приказом (распоряжением) о приеме на работу под подпись.

10. Внесение сведений в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним и, при необходимости, в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

Формы этих книг утверждены Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 .

Трудовая книжка регистрируется при ее сдаче работником работодателю. Если это произошло в начале процедуры оформления, то на данном этапе в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним вносятся новые сведения (например, о дате и номере приказа о приеме на работу – в графу 9). Если же у работника трудовой книжки нет (например, в связи с утратой или при поступлении на работу впервые), то запись в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним вносится при заведении трудовой книжки новым работодателем.

11. Оформление личной карточки на работника, ознакомление его под роспись в личной карточке с записью, внесенной в трудовую книжку, со сведениями, внесенными в личную карточку.

В пошаговой процедуре приема на работу возможны и дополнительные шаги: оформление личного дела, сообщение о приеме на работу работника его бывшему работодателю, сообщение сведений о работнике в военкомат и др.

• Оформление личного дела работника, если в отношении его должности работодателем установлена обязательность ведения личного дела. Для большинства работодателей ведение личных дел не является обязанностью. Ведение личных дел обязательно только в тех случаях, когда это предписано законом, например, для государственных служащих, муниципальных служащих, работников таможни, прокуратуры. Обычная коммерческая компания, для которой законом не установлена обязанность ведения личных дел, вправе их не вести. Но вправе и вести, если руководство считает это нужным. В таком случае в пошаговой процедуре приема на работу порядок ведения личных дел определяется локальным нормативным актом работодателя, регулирующим отношения, связанные с персональными данными работника (например, положением о персональных данных и ведении личных дел). Личные дела могут быть зарегистрированы в установленном у работодателя порядке, например, в журнале учета личных дел работников.
• Сообщение бывшему работодателю о заключении трудового договора с работником, если принятый работник является бывшим государственным служащим или бывшим муниципальным служащим. Согласно ст. 64.1 ТК РФ работодатель при заключении трудового договора с гражданами, замещавшими должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации, в течение двух лет после их увольнения с государственной или муниципальной службы обязан в десятидневный срок сообщать о заключении такого договора представителю нанимателя (работодателю) государственного или муниципального служащего по последнему месту его службы в порядке, устанавливаемом нормативными правовыми актами Российской Федерации. Данный порядок установлен в Правилах сообщения работодателем о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации (утверждены Постановлением Правительства РФ от 21.01.2015 N 29 ). Документ, который направляется бывшему работодателю, регистрируется в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации исходящих документов согласно пошаговой процедуре приема на работу.
• Направление в соответствующий военный комиссариат и (или) органы местного самоуправления сведений о гражданине, подлежащем воинскому учету, и принятии его на работу (п. 32 Постановления Правительства РФ от 27.11.2006 N 719). Документ, который направляется в военный комиссариат и/или органы местного самоуправления, регистрируется в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации исходящих документов.

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования оформляются работодателем. В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

Некоторые кадровые специалисты при ознакомлении работника с локальными нормативными актами просят его указывать не только дату, но и время ознакомления, таким образом подчеркивая соблюдение требования кодекса о том, что работник должен быть до подписания трудового договора ознакомлен с локальными нормативными актами работодателя, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника. Соответственно и при подписании трудового договора просят работника указывать время. Мы не возражаем против такого усердия, но полагаем, будет достаточным при ознакомлении работника с локальными нормативными актами работодателя указывать дату ознакомления, а в трудовой договор включать фразу о том, что работник до подписания трудового договора ознакомлен с локальными нормативными актами работодателя (с перечислением этих актов). материалы по кадрам из базы журнала "Кадровик-практик" и "Пакета Кадровика": образцы и бланки документов, книги, консультации, законодательство, письма Роструда и др. >>

Перепечатка данного материала на другие сайты и в иные СМИ без письменного разрешения нашей редакции не разрешается.

Порядок приема на работу предполагает оформление соискателем соответствующего заявления . Документ может быть составлен в произвольной форме или в форме, принятой в организации. Вместе с заявлением соискатель предоставляет обязательные документы для приема его на работу. К ним, согласно статье 65 ТК РФ, относятся: паспорт, трудовая книжка, СНИЛС, документы воинского учета, документы об образовании (если требуются).

Порядок приема на работу: общие правила

До оформления в штат работодатель должен ознакомить нового сотрудника с рядом локальных нормативных актов:

• правилами внутреннего трудового распорядка;
• инструкцией по охране труда;
• положением о структурном подразделении, в котором будет выполнять трудовую деятельность работник;
• положением об аттестации;
• положением о коммерческой тайне;
• положением об оплате труда;
• графиками работы;
• графиками сменности.

При отсутствии правил внутреннего трудового распорядка, а также ведения табеля учета рабочего времени невозможно применять дисциплинарные взыскания к работникам, опаздывающим на работу или самовольно отлучающимся в течение рабочего дня.

Алгоритм приема на работу: заключение трудового договора

Следующий этап оформления приема на работу – подписание с работником трудового договора . Порядок приема работника на работу подразумевает издание приказа о трудоустройстве по форме Т-1. Документ издается на основании заключенного трудового договора.

В приказе должны быть указаны: наименование структурного подразделения, должность, испытательный срок, а также условия приема на работу и характер предстоящей деятельности (в порядке перевода из другой организации, по совместительству, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и другое). Следует помнить, что приказ о приеме на работу не заменяет трудовой договор, а является односторонним внутренним документом работодателя.

Ознакомившись с порядком приема сотрудника на работу, вы можете составить документы, необходимые для этой кадровой процедуры, в нашем онлайн-сервисе. Готовые акты, соглашения, приказы можно скачать в формате Word или PDF.

Сложные отношения между сотрудниками и работодателями требуют специальных норм и регулирования. Процесс приема на работу в Трудовом кодексе (далее в статье – Кодекс) подробно регламентирован. Его точное соблюдение позволит в короткие сроки документально зафиксировать нового сотрудника. На большинстве предприятий оформлением работников занимается отдел кадров. Его отлаженная деятельность способствует ускоренной адаптации сотрудников на новом месте для выполнения своих обязанностей.

Основные этапы оформления работников

Процесс трудоустройства многими воспринимается как непрерывный акт. Но это ошибочное мнение. Он проходит через восемь этапов. На каждом из них сотрудник подвергается тщательной проверке на соответствие предоставленных данных реальным. Рассмотрим каждый из них подробно.

1. Подготовительный этап

От него зависит решение работодателя о возможности дальнейшего рассмотрения конкретного лица, как кандидата на вакантную должность. В первую очередь нужно установить имеются ли у него какие-либо ограничения для выполнения трудовых обязанностей. Проверяется, попадает ли сотрудник под категории граждан, для которых законом предполагается запрет на выполнения определенных видов деятельности (ст. 351 Кодекса). Для оформления на работу в отделе кадров запрашивают следующие документы:

• удостоверение, паспорт или другие документы для идентификации личности;
• свидетельство о пенсионном страховании;
• дипломы, аттестаты и сертификаты, подтверждающие квалификацию необходимую работнику для выполнения функциональных обязанностей со специальными знаниями и требуемым уровнем подготовки;
• трудовую книжку, если работник имеет трудовой стаж и устройство на работу не является совместительством;
• соответствующие документы для военнообязанных о постановке на воинский учет;
• уведомления, справки и другие формы, подтверждающие отсутствие судимости, приводов и фактов преследования по уголовным статьям российского законодательства, в случае если данная информация требуется для поступления на работу и является запрещающим основанием для лиц, которые имеют в послужном списке данные факты. Все категории работ с особыми требованиями перечислены в законах федерального уровня и кодексе.

В перечень документов требуемых при устройстве могут вноситься изменения. Работодатель не вправе самовольно решать, какую информацию требовать от соискателя. Это должно производиться в соответствии с принимаемыми нормативными актами и другими государственными законодательными документами. В них содержатся перечни необходимых бумаг для каждой категории граждан. Трудовым кодексом при приеме на работу устанавливается необходимость проведения медицинского обследования. Основанием для этого служит ст. 69 Кодекса.

При оформлении сотрудника закон не ставит в обязанность работодателю требовать заявление о приеме. Оно может быть предоставлено по желанию кандидата. В некоторых случаях в компаниях просят предоставить заявление для удобства ведения внутреннего документооборота. Иначе дела обстоят в государственных и муниципальных образованиях. Закон устанавливает подачу заявления о приеме в обязательном порядке (сама процедура регламентируется специальными подзаконными актами).

1. Информирование

В обязанности работодателя входит информирование сотрудника. Под этим понимается ознакомление последнего с правилами, которые регулируют трудовую деятельность предприятия, с функциональными обязанностями на рабочем месте, коллективным договором и другими документами связанные с организацией трудового процесса. Как гласит статья 68 Кодекса (часть 3) сотрудник должен поставить свою подпись в специальном акте после проведенного инструктажа. Законом не установлены правила проведения ознакомления работника с регламентирующими деятельность предприятия документами. Принято придерживаться установившихся правил для проведения таких действий (компания выбирает наиболее приемлемый вариант):

• оформление журнала инструктажа. В нем должны быть указаны дата проведения и тема ознакомления, перечислены все локальные документы, определяющие трудовой процесс предприятия и функциональные обязанности на рабочем месте;
• информационные листы. В них сотрудники расписываются и тем самым подтверждают факт ознакомления со всеми документами и должностными инструкциями;
• внесение специального пункта в договор – об ознакомлении с перечнем актов и местом для подписи сотрудника.

1. Оформление договора

Сразу после приема на работу, но не позднее трех дней после того, как он приступил к осуществлению своих функциональных обязанностей. Его оформление должно производиться в двух экземплярах с росписями работодателя и сотрудника. Договор может быть согласован с другими инстанциями, от решения которых зависит его подписание, даже если они и не являются прямыми работодателями. Об этом информирует статья 67 Кодекса. Правила оформления содержатся в статье 57 Кодекса.

Стоит обратить внимание на важность подписания договора о материальной ответственности работника одновременно с заключением договора о трудоустройстве. Порядок и сроки заключения его не регламентируются. Законом запрещается требовать подписания договора от уже принятых на работу сотрудников. Для правильного оформления следует ознакомиться со статьей 244 Кодекса, где указаны категории лиц, с которыми должен заключаться договор о полной материальной ответственности. Приказ №85 Минтруда РФ от 31.12.2002 поможет определить, есть ли на предприятии должности, которые предполагают обязательное составление указанных бумаг.

1. Получение сотрудником второго экземпляра договора

Договор составляется в двух экземплярах. Подписи работодателя и сотрудника обязательны. Они являются гарантией указанных в договорах прав и обязанностей. Данный факт регламентируется статьей 67 Кодекса.

1. Работодателем

Выпуск приказа производится на основании и в строгом соответствии с подписанным договором. Его регистрация проходит в порядке, установленном на предприятии. Приказ фиксируют в журнале или других, предусмотренных в данном случае документах, для учета приказов и распоряжений.

1. Информирование работника о приказе

Информирование сотрудника об издании приказа, происходит не позднее трех дней после того, как работник приступил к своим обязанностям. Факт ознакомления с выпущенным документом следует подтвердить подписью сотрудника в журналах учета, предусмотренных для подобных процедур. Соблюдение порядка учета необходимой документации ложится на плечи работодателя (статья 68 Кодекса).

1. Оформление трудовой книжки и внесение в нее соответствующей записи о новом месте работы

Ведение трудовых книжек прямая обязанность работодателя, прописанная в статье 66 Кодекса. Ее заполнение должно происходить в строгом соответствии с соответствующими законодательными актами. Формат самих книжек определяется уполномоченными для этого органами. Записи о начале трудовой деятельности на предприятии нужно сделать в обязательном порядке, если сотрудник выполняет свои обязанности больше пяти дней. В случае отсутствия по каким- либо причинам трудовой книжки, работодатель обязан ее оформить. Для осуществления контроля на предприятиях различных форм собственности и правовой ответственности заводится журнал учета. В него вносятся все данные прихода, расхода и оформления кадровой службой предприятия новых трудовых книжек.

1. Личная карточка сотрудника

Правилами ведения личных дел устанавливается порядок внесения записей в личную карточку после изменений, появившихся в трудовой. Каждый работник обязан расписаться в своей карточке после ознакомления с появившейся новой записью. Он также проверяет соответствие информации в своей карточке с записями, внесенными в трудовую. Сведения должны полностью совпадать.

Дополнительные обязанности руководителей при оформлении сотрудника на работу

В настоящее время ТК РФ при приеме на работу не обязывает работодателя заводить личные дела на своих сотрудников. Исключение составляют служащие государственных и муниципальных образований. Для них установлен обязательный порядок ведения личных дел. Компании вправе выбирать: вводить им дополнительную документацию или нет. Главное, не нарушать установленные федеральными законами положения о хранении персональных данных и соблюдать правила оформления.

В обязанности руководителей входит информирование военкоматов или местных властей о лицах, на которых распространяется обязанность воинского учета. Оповещение данных органов производится в двухнедельный срок после принятия военнообязанных на работу. Строго ограничено время, требуемое для ответа на запросы, которые касаются лиц, обязанных встать на воинский учет. Оно равно двум неделям.

Трудоустройство бывшего государственного служащего

Прием бывшего госслужащего на работу строго регламентируется. Как указано в статье 64.1, при оформлении трудового договора с данными лицами, руководитель предприятия, обязан сообщить о факте подписания договора нанимателю госслужащего по последнему месту работы в госорганах. Закон устанавливает для этого десятидневный срок после подписания бумаг. Обязательное уведомление о новых местах работы бывших госслужащих должно производиться в течение двух лет после увольнения со службы.

Каждый руководитель должен осознавать важность организации строгого учета, движения и хранения документов на своем предприятии. В этом вопросе не бывает мелочей. Рассмотренные этапы оформления документов являются стандартной процедурой при приеме большинства сотрудников на работу. Если предприятие с маленьким количеством работников, то создание отдела кадров нецелесообразно. Для больших компаний – это единственный выход ведения правильного учета.

Согласно нормам действующего законодательства, ввод в штат новых сотрудников должен оформляться по типовой схеме. Это позволяет работникам пользоваться всеми преимуществами официального трудоустройства, а предпринимателю не иметь проблем с налоговыми органами. До сих пор имеют место случаи нарушения трудового законодательства в части неверного оформления трудовых книжек или искажения информации в контрактах или приказах о приеме на работу.

Между администрацией предприятий и новыми сотрудниками обязывает кадровые службы отражать изменения в системе учета работников. Только законное оформление на работу гарантирует гражданам своевременное получение заработной платы, получение выходного пособия, оплаты больничных листов и отпускных. Порядок трудоустройства в Российской Федерации контролируется соответствующими службами и надзорными органами. При наличии нарушений при приеме на работу, граждане всегда имеют право обратиться в связи с нарушением их прав в соответствующие инстанции.

ТК РФ

Действующее трудовое законодательство призывает руководящих лиц предприятий действовать согласно букве Закона при приеме и оформлении на работу новых сотрудников. За нарушения общепринятых норм и правил на соответствующих должностных лиц могут налагаться штрафы или дисквалификация. Незнание Закона не освобождает от ответственности, поэтому сегодня на каждом предприятии уделяется особое внимание ведению кадрового учета, существуют специальные подразделения, ответственные за оформление приема и перемещений специалистов, рабочих и начальников.

Основным руководящим документов, регулирующим трудовые отношения в Российской Федерации является Трудовой Кодекс. Процесс оформления договоров с сотрудниками и их персональных книжек, подтверждающих трудовой стаж, описывается в главах 10 и 11 норматива. Если в организации только планируется организация учета и хранения документов, относящихся к штатным работникам, следует обращаться к положению Постановления Правительства 2003 года № 225 . Образцы таких документов как личная карточка работника или приказ о приеме на работу доступны пользователям в соответствующем Постановлении Государственного комитета статистики, его номер 1 от 2004 года.

Пошаговая инструкция приема сотрудника на работу

Общая схема оформления вступающих в трудовые отношения включает несколько этапов. Если придерживаться такого порядка приема сотрудника на работу, это сэкономит время самим соискателям и исключит возможные штрафные санкции на организацию и ее ответственных лиц:

1. Прием и проверка представленных работником документов. Предварительное ознакомление с личностью кандидата может происходить по резюме или анкете. В любом случае, соискатель на должность в компании должен будет документально подтвердить полученное образование, стаж работы на предыдущих местах работы. Для подтверждения своих навыков можно представить характеристику с последней организации или свидетельства о повышении квалификации.
2. Для того чтобы в процессе исполнения трудовых обязанностей не было нареканий и спорных ситуаций, при приеме на работу кадровый сотрудник обязан ознакомить кандидата с правилами внутреннего трудового распорядка, действительными обязанностями, порядком субординации. Не помешает ввести в курс дела соискателя по таким вопросам, как правила со сведениями, составляющими корпоративную тайну и требования по ношению одежды (дресс-коду).
3. Следующим шагом в работе с кандидатом является ведение переговоров. Для этого потенциальному работнику дается для ознакомления стандартный контракт. Если гражданина все устраивает, договор подписывается обеими сторонами трудовых отношений. У каждого при себе остается оригинальная копия соглашения.
4. Официальное оформление в штат предприятия подразумевает издание соответствующего приказа. Если на работу принимается один гражданин, подготавливается форма Т-1. Для группы лиц издается приказ на бланке Т-1а. В содержании суточной выписки указываются основные условия приема и оформления на работу: полное наименование должности и подразделение, дату, когда работник приступает к своим обязанностям, оклад денежного содержания.
5. Оплата труда сотрудников предприятия осуществляется на основании выписки из приказа. На работника оформляется карточка стандартной формы Т-2, в которой своевременно заносятся все изменения относительно специалиста или начальника (повышения, новые надбавки и другие виды начислений).
6. Последним этапом оформления на работу становится запись в трудовую книжку, которую представил работник. Если для гражданина это первый выход на работу, ему открывается новый бланк, который оплачивается самим наемником. отправляется на хранение в кадровую службу, но при этом сотрудник всегда имеет право ознакомиться с ее содержанием, а также запросить надлежащим образом заверенную выписку.

Какие документы необходимы для оформления сотрудника на работу?

Работа с соискателем при рассмотрении его кандидатуры включает идентификацию и проверку трудовой истории. Подтвердить запросы представителя организации, нуждающейся в новых кадрах, можно по оригинальным документам или справкам, полученным в соответствующих ведомствах. Стандартный список документов, которые должен иметь при себе кандидат при приеме на работу, следующий:

• Паспорт или иное удостоверение личности. По этому документу можно проверить большинство основных параметров гражданина, включая его возраст, место прописки. При поступлении на гражданскую государственную службу необходимо быть в готовности к тому, что паспорт могут проверить на предмет законности его получения;
• Документы, подтверждающие уровень квалификации и образования. К заявлению приема на работу или прохождение конкурса прикладываются дипломы и свидетельства об окончании учебных заведений;
• Поступление на работу подразумевает продолжение работником не только трудовой деятельности, но и продление истории в государственных фондах. Для подтверждения нахождения на учете в фондах граждане предоставляют страховое свидетельство и справку о доходах с предыдущего места работы ();
• В настоящее время за работодателями закреплена обязанность представления сведений по гражданам, стоящим на учете в военных комиссариатах. Поэтому лица, уклоняющиеся от прохождения воинской службы, устроиться на работу, не смогут.

К числу дополнительных документов, которые может затребовать кадровая служба от соискателя при оформлении, относятся характеристика с прошлого места работы (рекомендация), свидетельство о постановке на учет в налоговом органе и даже справки о прохождении медицинской комиссии или отсутствии судимости. Как видно, трудоустройству в настоящее время уделяется особое внимание. Представление заведомо подложных документов или «липовых» справок является прямым нарушением законодательства. В лучшем случае, работодатель при выявлении таких случаев, произведет увольнение по статье 81 Трудового Кодекса . В худшем, может отправить материалы в прокуратуру для проведения дальнейшего разбирательства.

Оформление трудовой книги

Трудовая книжка является основным документом, который подлежит оформлению при регистрации трудовых отношений. Записи в бланке осуществляются на свободном месте последовательно. Содержание текста включает полное и сокращенное наименование юридического лица (индивидуального предпринимателя), должность при успешном прохождении конкурса . Если работник оформляется переводом или ему присуждается соответствующая рабочему месту категория, это отражается записью. В трудовой обозначаются . Все записи в книжке заверяются лицом, ответственным за ведение кадровых документов

Образец оформления приема на работу

Проверка соблюдения норм трудового законодательства может коснуться любой организации. Во избежание недоразумений и возникновения спорных ситуаций, вызванных локальными трактовками приказной части, законодатель предусмотрел стандартные формулировки приказов о приеме на работу. Сегодня в российской практике используются две основные формы, которые являются унифицированными. Первая, это Т1, согласно которой проводится приказом один работник. Вторая форма Т1а служит для коллективного приема на работу группы сотрудников. Использование второго бланка остается на усмотрение работодателя, так как массовая текстовка может нарушить принципы конфиденциальности при доведении успешных испытаний кандидатам под роспись.

Применение формы используется практически на всех предприятиях Российской Федерации. Как правило, кадровые приказы ведутся отдельно, выписка формируется из листов унифицированных форм. Для заполнения Т1 разработаны рекомендации:

• В поле, где надлежит указывать наименование работодателя, следует указывать сведения из учредительных документов;
• Если заключение контракта с гражданином не подразумевает выполнение срочных работ, дата окончания договора остается незаполненной;
• Законодательно не запрещается указывать более раннюю дату приема на работу, в любом случае, с этим фактом работник будет ознакомлен под роспись;
• Сведения по занимаемой должности, отделе и прочих подразделениях вносятся строго в соответствии с имеющимся на предприятии штатным расписанием;
• Для заполнения данных по окладу, иным положенным выплатам, а также по испытательному сроку используется информация, отраженная в трудовом договоре;
• Приказ обязательно подписывается соответствующим должностным лицом, действующим в рамках своих основных обязанностей или назначенное таковым по приказу на время отсутствия основного подписанта.

Заключение трудового договора

Основным документом, который регулирует взаимоотношения работодателя и его наемного работника, является договор. Согласно гражданскому праву форма контракта при оформлении на работу чаще всего является свободной, однако в ней администрация предприятия использует не всегда выгодные для сотрудника условия. В своих действиях, организации опираются на практику, в том числе судебную.

Как бы то ни было именно трудовой договор обеспечивает гражданам гарантии и компенсации, а также определенные преимущества. Действующее законодательство в области охраны трудовых отношений обязывает работодателей заключать договора в письменном виде, в двух экземплярах для каждой из сторон. Основное назначение такого контракта – оформление соглашения между сторонами об условиях сотрудничества.

Внимание

Работник всегда имеет право отконтролировать свой прием на работу, запросив у кадровой службы выписку о включении в штат сотрудников. Вполне уместно будет попросить такой документ через три дня, - это срок, в течение которого уже бывшего кандидата должны ознакомить с выпиской из приказа по предприятию. Если гражданин обнаруживает отсутствие такого приказа, он вправе потребовать его издания от администрации либо обратиться в курирующие органы – трудовую инспекцию или органы прокуратуры.

Все возникающие споры по трудовым отношениям, в том числе ведущиеся в судебных инстанциях, основываются именно на договоре.

Прием на работу с испытательным сроком

В нормах трудового законодательства предусмотрены положения, защищающие как прав потенциальных работников, так и их потенциальных работодателей. Так, администрации предприятий имеют полное право устанавливать для граждан . В течение этого периода человек является полноценным сотрудником, получает положенные выплаты, но при этом результаты его деятельности находятся в зоне особого внимания. Этой нормой часто пользуются работодатели, которые решают перестраховаться даже в случае, если образование и опыт работы кандидата являются подходящими для заполнения вакантных должностей.

В Трудовом Кодексе предусмотрены несколько типов испытаний (по продолжительности), которые могут быть установлены принимаемым на работу новичкам:

• До двух недель;
• До трех месяцев;
• Не больше, чем на полгода;
• На год.

Последние две продолжительности испытательного срока устанавливаются только по согласованию с профессиональными объединениями. Чаще всего такое ограничение устанавливается для лиц из состава высшего менеджмента, например, главным бухгалтерам или директорам компаний. Также большая продолжительность испытания устанавливается для граждан, поступающих на государственную службу.

Вместе с тем существуют категории кандидатов, которым испытательный срок при приеме на работу не устанавливается. В числе таких лиц:

• Поступившие на работу согласно результатам конкурса;
• Беременные женщины;
• Поступающие на работу впервые сразу после окончания высшего учебного заведения;
• Устраивающиеся н работу не более чем на 2 месяца;
• Избранные кандидаты;
• Лица из запаса.

Согласно общей практике испытательный срок используется для того чтобы принять окончательное решение о трудоустройстве граждан. Со стороны работодателя идет оценка способностей к труду, морально-деловых качеств и, главное, соответствия занимаемой должности. Работник же в свою очередь, также может принять окончательное решение о том, стоит ли ему оставаться в данной организации.

В период исполнения трудовых обязанностей запрещается не выплачивать заработную плату или иным способом ущемлять права нового сотрудника. Также запрещается устанавливать содержание в меньшем размере. Вместе с тем, законодательно не запрещается изменение штатного расписания. Так, например, в отделе продаж могут быть две аналогичные должности, но с разными окладами, правда проводить такие изменения необходимо заблаговременно.

Как и любой случай приема на работу, должен быть оформлен согласно действующим нормам законодательства. Информация о проведении испытания обязательно отражается в соответствующем приказе, но не заносится в трудовую книжку.

Нюансы

Трудоустройство, равно как и другие виды юридических прецедентов, имеют целый ряд особенностей. Соблюдение требований рассмотрения кандидатов согласно нормам законодательства гарантирует соискателям равные права, отсутствие дискриминации. Работодатели, в свою очередь, стремятся избавить себя от часто возникающих рисков, например, неправомерном отказе в приеме на работу или нарушения порядка заполнения квотируемых мест.

Так, граждане, которые нацелены на трудоустройство, вправе самостоятельно определять дополнительные документы, наличие которых может повышать их шансы поступить на службу. К числу таких свидетельств относятся справки об инвалидности, беременности или о рождении ребенка. В частности, таким категориям граждан, положены особые условия в организации режима труда и отдыха, что необходимо учитывать уже в процессе оформления в штат предприятия.

К сведению

Для случаев, когда кандидаты не представляют особенных документов, согласно которым можно бы было причислить их к льготной категории сотрудников, последние принимаются на общих основаниях, являющихся стандартными. Работодатели не несут ответственности в случае, если документ по какой-либо причине не был представлен соискателем.

Работники, выполняющие трудовые обязанности вне офиса

Первое упоминание об удаленных сотрудниках в российском трудовом законодательстве относится к 2013 году. Оформление таких работников в штат происходит также, вот только подписание договора о сотрудничестве происходит в электронном виде. Каждая из сторон накладывает электронную подпись на документ, после чего его можно считать официальным, имеющим юридическую силу. Правда, для проверки документов граждан, которые находятся в статусе кандидатов, им придется нотариально заверить свои документы и выслать по почте потенциальному работодателю. Если того требует необходимость, оригинальный трудовой контракт удаленному сотруднику всегда может быть выслан после официального оформления.