Definition der primären Buchhaltungsdokumente. Primäre Buchhaltungsdokumente: Typen, Klassifizierung, Anforderungen

Primäre Buchhaltungsunterlagen sind sowohl für die Buchhaltung als auch für die Ermittlung der Höhe der Steuerverbindlichkeiten wichtig. Für einen Unternehmensspezialisten, der für die Erstellung primärer Buchhaltungsdokumente verantwortlich ist, ist es wichtig, den Inhalt und die Form dieser Dokumente klar zu verstehen und die Besonderheiten der Führung von Buchhaltungsregistern zu kennen.

Die Rolle des Primärdokuments in der Buchhaltung

Primärdokumente sind Dokumente, mit deren Hilfe das Unternehmen die im Unternehmen eingetretenen wirtschaftlichen Ereignisse aufzeichnet (Absatz 1, Artikel 9 des Gesetzes „Über die Rechnungslegung“ vom 06.12.2011 Nr. 402-FZ).

Das erste, was Buchhalter jeder Organisation klar verstehen sollten, ist, dass es heute keine spezifische Liste von Formen primärer Buchhaltungsdokumente gibt, die für alle verbindlich ist. Die Form der Primärdokumente bestimmt jedes Unternehmen je nach Verwendungszweck selbst.

Für solche Dokumente ist jedoch gesetzlich eine Liste obligatorischer Angaben festgelegt (Absatz 2, Artikel 9 des Gesetzes Nr. 402-FZ).

WICHTIG! Die in der Rechnungslegung verwendeten Formulare müssen unbedingt in den Rechnungslegungsgrundsätzen der Organisation festgelegt werden (Artikel 4 PBU 21/2008, genehmigt durch Beschluss des Finanzministeriums der Russischen Föderation vom 06.10.2008 Nr. 106n).

Liste möglicher primärer Buchhaltungsbelege

Die Liste der primären Buchhaltungsdokumente im Zeitraum 2019-2020 könnte wie folgt aussehen:

1. Packliste. Dabei handelt es sich um ein Dokument, das die Liste der übertragenen Inventargegenstände widerspiegelt. Die Rechnung wird in 2 Exemplaren erstellt und enthält Informationen, die später in der Rechnung berücksichtigt werden. Der Frachtbrief wird von Vertretern beider an der Transaktion beteiligten Parteien unterzeichnet und mit einem Siegel versehen (sofern das Unternehmen es in seiner Praxis verwendet).

1. Abnahmeprotokoll. Es wird nach Abschluss bestimmter Arbeiten (Dienstleistungen) erstellt, um zu bestätigen, dass das Ergebnis der Arbeiten den ursprünglichen Anforderungen des Vertrags entspricht.

Sehen Sie sich ein Beispiel für eine solche Handlung an.

1. Primäre Abrechnungsdokumente mit Personal gegen Vergütung (z. B. Gehaltsabrechnungen).

Weitere Informationen zu diesen Aussagen finden Sie im Artikel „Beispiel zum Ausfüllen der Lohn- und Gehaltsabrechnung T 49“ .

1. Dokumente im Zusammenhang mit dem Vorhandensein von OS-Objekten – hier kann das Unternehmen eine solche Dokumentation aus der Liste der primären Buchhaltungsdokumente erstellen:

• Der Akt der Annahme und Übertragung von Anlagevermögen in Form von OS-1 – bei Erhalt oder Veräußerung eines Gegenstands, der nicht mit Gebäuden oder Bauwerken in Zusammenhang steht.

Weitere Informationen zu diesem Gesetz finden Sie im Material „Einheitliches Formular Nr. OS-1 – Gesetz über die Annahme und Übertragung von Betriebssystemen“ .

• Handelt es sich bei dem OS-Objekt um ein Gebäude oder Bauwerk, so wird dessen Erhalt oder Entsorgung durch eine Urkunde im Formular OS-1a dokumentiert.

Weitere Einzelheiten finden Sie im Artikel „Einheitliches Formular Nr. OS-1a – Formular und Muster“ .

• Die Abschreibung eines OS-Objekts wird durch einen Akt im OS-4-Formular formalisiert.

Weitere Einzelheiten finden Sie im Material. „Einheitliches Formular Nr. OS-4 – Gesetz über die Stilllegung des OS-Objekts“ .

• Wenn es erforderlich ist, die Tatsache der Inventur zu dokumentieren, wird eine Inventarliste des Anlagevermögens im Formular INV-1 erstellt.

Weitere Informationen zu einem solchen Primärdokument finden Sie im Artikel „Einheitliches Formular Nr. INV-1 – Formular und Muster“ .

• Wenn die Inventur in Bezug auf immaterielle Vermögenswerte durchgeführt wurde, wird die Inventur im Formular INV-1a erstellt.

Sehen Sie dies im Material „Einheitliches Formular Nr. INV-1a – Formular und Muster“ .

1. Eine eigene Gruppe von Primärdokumenten sind Bargelddokumente. Dazu gehört insbesondere eine solche Liste der primären Buchhaltungsunterlagen für 2018-2019:

• Eingehende Bargeldbestellung.

Weitere Informationen zur Zusammenstellung finden Sie im Artikel „Wie wird eine Geldeingangsbestellung (PKO) ausgefüllt?“ .

• Kontoauszahlungsschein.

1. Zahlungsauftrag.

Informieren Sie sich über die Regeln für die Ausstellung dieses Dokuments.

1. Vorabbericht.

1. Die Aufrechnung gegenseitiger Forderungen.

Lesen Sie mehr über die Anwendungsmerkmale dieses Dokuments.

1. Buchhaltungsinformationen.

Zu den Grundsätzen seiner Gestaltung siehe das Material „Buchhaltungsbescheinigung zur Fehlerkorrektur – Muster“.

Die obige Liste erschöpft nicht den gesamten Umfang der in der Buchhaltung verwendeten Primärdokumente und kann je nach den Merkmalen der Buchhaltung in der jeweiligen Organisation erweitert werden.

WICHTIG! Es handelt sich nicht um primäre Buchhaltungsunterlagen aus der Liste 2019–2020 – die Liste wurde oben vorgeschlagen:

• Vertrag. Hierbei handelt es sich um ein Dokument, das die Rechte, Pflichten und Pflichten der an der Transaktion beteiligten Parteien, die Bedingungen und das Verfahren für die Abwicklung, besondere Bedingungen usw. festlegt. Seine Daten werden bei der Organisation der Buchhaltung für die Analyse von Abrechnungen mit Gegenparteien verwendet, dies ist jedoch der Fall keine Buchhaltungstransaktionen generieren.
• Überprüfen. Dieses Dokument gibt den Betrag an, zu dessen Zahlung der Käufer sich bereit erklärt, indem er die Bedingungen des Lieferanten akzeptiert. Die Rechnung kann ergänzende Informationen zu den Geschäftsbedingungen (Konditionen, Zahlungs- und Liefermodalitäten etc.) enthalten, d. h. sie ergänzt den Vertrag.
• Rechnung. Dieses Dokument wird für Steuerzwecke erstellt, da Käufer auf seiner Grundlage die von Lieferanten vorgelegten Mehrwertsteuerbeträge abziehen (Artikel 169 Absatz 1 der Abgabenordnung der Russischen Föderation). Daher kann eine Rechnung in Ermangelung anderer Dokumente, die eine bestimmte Transaktion charakterisieren, die Kosten dieser Transaktion nicht bestätigen (Schreiben des Finanzministeriums der Russischen Föderation vom 25.06.2007 Nr. -31.08.). , Beschluss des Föderalen Antimonopoldienstes des Ostsibirischen Bezirks vom 19. April 2006 Nr. А78-4606/05-С2-20/317-Ф02-1135/06-С1).

Es ist zu beachten, dass die in der Liste aufgeführten einheitlichen Formen der primären Buchhaltungsdokumente nicht zwingend zu verwenden sind, da seit 2013 (nach der Verabschiedung des Gesetzes Nr. 402-FZ) Formen solcher Formulare unabhängig voneinander entwickelt werden können. In den meisten Fällen werden sie jedoch weiterhin verwendet. Daher ist im Zeitraum 2019-2020 die in den Beschlüssen des Staatlichen Statistikausschusses enthaltene Liste der einheitlichen Formen primärer Buchhaltungsdokumente weiterhin relevant.

Welche Informationen sollten Formen von Primärdokumenten enthalten?

Obwohl es derzeit keine verbindlichen Primärdokumente für alle Formulare gibt, hat der Gesetzgeber Anforderungen an den Inhalt solcher Dokumente festgelegt. Die Liste der obligatorischen Angaben, die in jedem Primärdokument enthalten sein müssen, ist in Absatz 2 der Kunst enthalten. 9 des Gesetzes Nr. 402-FZ. Dies sind insbesondere:

• Name des Dokuments;
• das Datum, an dem dieses Dokument erstellt wurde;
• Angaben zur Person, die das Dokument erstellt hat (Name des Unternehmens oder Einzelunternehmers);
• das Wesen der Tatsache des Wirtschaftslebens, das durch dieses Dokument formalisiert wurde;
• monetäre, numerische Merkmale, Zähler des eingetretenen Ereignisses (z. B. in welcher Menge, in welchen Einheiten und für welchen Betrag wurden kommerzielle Produkte an Kunden verkauft);
• Informationen über die verantwortlichen Spezialisten, die die Veranstaltung durchgeführt haben, sowie die Unterschriften dieser Spezialisten.

Primärdokumente und Buchhaltungsregister

Wie können primäre Buchhaltungsbelege klassifiziert werden?

Wenn das Primärdokument vom Unternehmen selbst ausgestellt wurde, kann es entweder zur Gruppe „Intern“ oder zur Gruppe „Extern“ gehören. Ein Dokument, das im Unternehmen erstellt wird und seine Wirkung auf das erstellende Unternehmen ausdehnt, ist ein internes Primärdokument. Wenn das Dokument von außen empfangen (oder vom Unternehmen zusammengestellt und nach außen ausgegeben) wurde, handelt es sich um ein externes Primärdokument.

Die internen Dokumente des Unternehmens sind in folgende Kategorien unterteilt:

• Administrative Primärdokumente sind solche, mit denen das Unternehmen seinen Struktureinheiten oder Mitarbeitern Aufträge erteilt. In diese Kategorie fallen Firmenaufträge, Weisungen etc.
• Leitende Primärdokumente. In ihnen spiegelt das Unternehmen die Tatsache wider, dass ein bestimmtes wirtschaftliches Ereignis stattgefunden hat.
• Buchhaltungs-Dokumente. Mit ihrer Hilfe systematisiert und fasst das Unternehmen die in anderen Verwaltungs- und Belegdokumenten enthaltenen Informationen zusammen.

Nachdem das Geschäftsereignis durch das Primärdokument formalisiert wurde, ist es erforderlich, das Ereignis in den Buchhaltungsregistern widerzuspiegeln. Tatsächlich sind sie Träger geordneter Informationen; in ihnen werden Zeichen und Indikatoren für Geschäftstransaktionen gesammelt und verteilt.

Im Aussehen werden folgende Register unterschieden:

• Bücher;
• Karten;
• kostenlose Bettwäsche.

Basierend auf der Art der Registerführung werden folgende Gruppen unterschieden:

• Chronologische Register. Sie zeichnen die Ereignisse auf, die nacheinander eingetreten sind – vom ersten bis zum letzten.
• Systematische Register. Darin ordnet das Unternehmen abgeschlossene Transaktionen nach wirtschaftlichen Inhalten (zum Beispiel einem Kassenbuch) ein.
• Kombinierte Register.

Nach dem Kriterium des Inhalts der in den Registern wiedergegebenen Informationen werden unterschieden:

• synthetische Register (z. B. Journal-Order);
• analytische Register (Lohn- und Gehaltsabrechnungen);
• kombinierte Register, in deren Rahmen das Unternehmen sowohl synthetische als auch analytische Buchführung durchführt.

Weitere Informationen zu Buchhaltungsregistern finden Sie im Artikel „Buchhaltungsregister (Formulare, Muster)“ .

Ergebnisse

Derzeit gibt es keine für alle Formulare verbindliche Liste der primären Buchhaltungsdokumente: Jede Wirtschaftseinheit hat das Recht, die Formen der primären Dokumente, die sie bei ihrer Tätigkeit verwendet, selbstständig zu bestimmen.

Gleichzeitig sind die häufigsten primären Buchhaltungsdokumente diejenigen, die Analogien zu den vom Staatlichen Statistikausschuss genehmigten einheitlichen Formularen aufweisen.

Nachdem das Primärdokument ausgeführt wurde, müssen die Informationen daraus in das Buchhaltungsregister übertragen werden.

Die Richtigkeit der Rechnungslegung und weiterer Schlussfolgerungen daraus hängt von der Qualität der Gestaltung des Primärdokuments und der darin enthaltenen Informationen ab.

Die in den zur Buchhaltung akzeptierten Primärdokumenten enthaltenen Informationen werden in Buchhaltungsregistern gesammelt und systematisiert, deren Form oder Anforderungen von der autorisierten Stelle genehmigt werden. Die Daten der Buchhaltungsregister werden in gruppierter Form in die Jahresabschlüsse übernommen.

Die Geschäftsführung bestimmt die Personen, die berechtigt sind, Buchhaltungsunterlagen zu unterzeichnen. In diesem Fall kann eine Signaturhierarchie abhängig von der Position, der Höhe des Geldes, dem Umfang und der Art der Operation festgelegt werden.

Unternehmen oder Organisationen, die elektronische Signaturen verwenden, sollten geeignete Schutzmaßnahmen und Kontrollen hinsichtlich des Rechts zur Nutzung und zum Zugriff auf elektronische Signaturen einrichten.(17)

Anforderungen an die Erstellung von Primärdokumenten

1. Einträge in Primärdokumenten müssen mit Tinte, Chemiestift, Kugelschreiberpaste, mit Hilfe von Schreibmaschinen, Mechanisierung und anderen Mitteln erfolgen, die die Sicherheit dieser Aufzeichnungen während der für ihre Aufbewahrung im Archiv festgelegten Zeit gewährleisten.

Es ist verboten, zum Schreiben einen einfachen Bleistift zu verwenden.

• 2. Dokumente müssen sauber verfasst sein, Texte und Zahlen müssen klar und leserlich geschrieben sein.
• 3. Das Dokument muss alle Details ausfüllen. Wenn eine Anforderung nicht ausgefüllt ist, wird an ihrer Stelle ein Bindestrich eingefügt. Die obligatorischen Angaben sind unbedingt auszufüllen.
• 4. In Gelddokumenten wird der Betrag in Zahlen und in Worten angegeben.
• 5. Primärdokumente müssen durch die persönliche Unterschrift des Leiters der Organisation, des Hauptbuchhalters oder autorisierter Personen beglaubigt sein.
• 6. Primärdokumente müssen Abschriften der Unterschriften autorisierter Personen enthalten.
• 7. Primärdokumente müssen mit dem Siegel der Organisation versehen werden, sofern dies im Formular und in der geltenden Gesetzgebung vorgesehen ist. (18)

Der Leiter der Organisation muss im Einvernehmen mit dem Hauptbuchhalter in Form einer Anordnung eine Liste der Personen genehmigen, die zur Unterzeichnung primärer Buchhaltungsdokumente berechtigt sind.

Die fristgerechte und qualitativ hochwertige Ausführung der primären Buchhaltungsunterlagen, deren Übermittlung innerhalb der festgelegten Fristen zur Berücksichtigung in der Buchhaltung sowie die Verlässlichkeit der darin enthaltenen Daten werden durch die Personen gewährleistet, die diese Unterlagen erstellt und unterzeichnet haben.

Auch die Bewegung von Primärdokumenten in der Buchhaltung (Zusammenstellung oder Empfang von anderen Wirtschaftssubjekten, Übernahme zur Buchhaltung, Bearbeitung, Übergabe an das Archiv) sollte durch einen auf Anordnung des Leiters genehmigten Zeitplan geregelt werden.

Um sowohl Führungskräfte als auch ausübende Künstler vor unvorhergesehenen negativen Folgen zu warnen und um Zeit bei der Suche nach Informationen zu sparen, ist es notwendig, nach Erhalt der Regulierungsdokumente eine Basis für die Registrierung von Primärdokumenten zu schaffen.

Dies bedeutet, dass alle in der Buchhaltung ausgestellten und ausgefüllten Primärdokumente über eine eigene Kennung verfügen müssen – einen Code (einmalige, eindeutige Nummer), der ihnen bei der obligatorischen Registrierung in einem der Registrierungsjournale zugewiesen wird, die in jedem Unternehmen geöffnet werden müssen.

Das Verfahren zum Zusammenstellen von Dokumenten:

• - Einhaltung aller festgelegten Angaben und Dokumentenformen;
• -Genauigkeit und Klarheit der Darstellung des Inhalts von Geschäftsvorfällen in Dokumenten;
• - Pünktlichkeit der Registrierung von Geschäftsvorfällen, klare, genaue und leserliche Formulierung des Textes;
• -Freie Plätze streichen, wenn keine Requisiten vorhanden sind;
• - Angabe von Beträgen in Zahlen und Worten in allen wertvollen Dokumenten; Durchstreichen von Fehlern, damit der durchgestrichene Fehler sichtbar ist, und Bestätigen des korrekten Textes durch die Unterschrift der Person, die das Dokument ausgestellt hat;
• -Korrekturen sind nicht erlaubt.(27)

Maschinell erstellte Primärdokumente bedürfen einer besonderen Bestätigung der Verlässlichkeit der empfangenen Daten, d.h. Autorisierung und Schutz registrierter Daten vor unbefugtem Erhalt von Informationen über sie. Jede Art von Dokument kann per Fax gesendet werden, jedoch nicht das primäre Buchhaltungsdokument, da es keine Echtheitsbestätigung enthält. Die Verantwortung für die rechtzeitige und qualitativ hochwertige Erstellung der Unterlagen sowie deren fristgerechte Übermittlung zur späteren Berücksichtigung in der Rechnungslegung liegt bei den Personen, die diese Unterlagen erstellt und unterzeichnet haben.

Die Primärbuchhaltung eines produzierenden Unternehmens ist die Informationsgrundlage des Managements, deren Qualität direkt von der Qualität der Buchhaltung abhängt. Die Primärbuchhaltung ist ein Komplex aus Informationen und logischen Vorgängen mit Dokumenten, die alle Material- und Finanzströme und deren Elemente vom Eingang bis zum Ausgang der Produktions- und Wirtschaftsanlagen des Unternehmens und des Unternehmens als Ganzes begleiten.

Somit sind Primärdokumente Informationsträger über alle Produktions- und Wirtschaftsobjekte und -subjekte und deren Wechselwirkungen und ermöglichen eine umfassende Bewertung aller Steuerungsfaktoren: quantitativ, qualitativ, finanziell. (12)

Welche Dokumente zur Grundbuchhaltung gehören, sollte jeder Buchhalter wissen. Dies liegt daran, dass diese Dokumentation die Grundlage für die Rechnungslegung darstellt. Sie beweisen die Tatsache der Durchführung von Geschäften wirtschaftlicher Art. Ein unerfahrener Spezialist auf dem Gebiet der Buchhaltung muss herausfinden, was es ist, warum Primärdokumente benötigt werden und wie sie zusammengestellt und gespeichert werden. Andernfalls lassen sich Probleme mit den Regulierungsbehörden nicht vermeiden.

Juristische Personen und Privatunternehmer können sich gegenseitig Gelder nur auf der Grundlage bestimmter Primärdokumente überweisen. Es wird davon ausgegangen, dass das Primärdokument bereits vor dem Abschluss des Geschäftsvorgangs erstellt wird. Der Gesetzgeber schließt jedoch die Möglichkeit der Erstellung des Abschlusses des Geschäftsvorgangs nicht aus, dafür müssen jedoch triftige Gründe vorliegen.

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Sowohl die primären als auch die konsolidierten Buchhaltungsdokumente sollten Einzelheiten enthalten: Name des Formulars; Datum und Ort der Erstellung; der vollständige Name des Unternehmens, das es zubereitet hat; welche Konten werden für den Geldtransfer verwendet; vollständiger Name des verantwortlichen Beamten usw.

Wozu werden sie benötigt?

Primärdokumente (PD) sind ein obligatorischer Bestandteil der Buchhaltung. Sie werden im Rahmen von Geschäftstransaktionen erstellt und dienen als Nachweis für den Abschluss solcher Transaktionen. Bei der Durchführung einer Transaktion kann eine unterschiedliche Anzahl von Primärdokumenten beteiligt sein: Dies hängt von den Besonderheiten der Durchführung ab.

Die Liste der Vorgänge, die während der Transaktion ausgeführt werden müssen:

1. Vertragsabschluss mit dem Empfänger. Wenn es sich um einen dauerhaften Vertrag handelt, können Sie einen Vertrag für mehrere Transaktionen abschließen. In diesem Fall sollten Sie jedoch sofort die Arbeitsbedingungen, die Reihenfolge der Abwicklungsvorgänge und andere Nuancen besprechen.
2. Ausstellung von Rechnungen zur Zahlung.
3. Direktzahlung, deren Bestätigung eine Barquittung (oder Kaufquittung) ist, wenn es sich um eine Barzahlung handelt, oder Zahlungen, wenn das Geld per Banküberweisung überwiesen wird.
4. Bei Versand der Ware übergibt der Auftragnehmer dem Auftraggeber die Rechnung.
5. Nach vollständiger Leistungserbringung muss der Auftragnehmer vom Auftraggeber eine Abschlussbescheinigung erhalten

Vorhandene Arten

Es gibt 6 Hauptarten der PD-Buchhaltung, die am häufigsten bei verschiedenen Transaktionen verwendet werden:

Liste der primären Buchhaltungsdokumente

Die Liste der primären Buchhaltungsunterlagen sieht also wie folgt aus:

Die Definition des Begriffs „primäres Buchhaltungsdokument“ ist in Artikel 60-1 des russischen Steuergesetzbuchs enthalten: Primärdokumente sind dokumentierte Beweise dafür, dass eine Transaktion abgeschlossen wurde oder ein Ereignis vorliegt, das zur Durchführung dieser Transaktion berechtigt. Solche Dokumente können in Papierform oder elektronisch vorliegen. Die Abrechnung erfolgt auf Basis dieser Dokumentation.

Artikel 60-2 enthält die Formen solcher Dokumente und die Anforderungen, die für ihre Ausführung gestellt werden.

Ein weiterer normativer Akt, der die Primärdokumentation sowie deren Formen definiert, ist das Gesetz über Rechnungslegung und Finanzberichterstattung.

Russland ist ein Land, in dem sich die Rechnungslegungs- und Steuergesetze regelmäßig ändern. Angesichts der Tatsache, dass die Formulare geändert oder ergänzt werden können, ist es notwendig, den Überblick darüber zu behalten, welche Änderungen von verschiedenen Regierungsbehörden, einschließlich des Finanzministeriums, genehmigt wurden. So wurde beispielsweise Anfang 2019 die Form eines Rechnungsabschlusses genehmigt, der zuvor eine willkürliche Form hatte.

Das Gesetz über Ordnungswidrigkeiten sieht eine Reihe von Sanktionen für das Fehlen primärer Dokumente in der Organisation vor, sie sind in Artikel 276 des Gesetzes definiert.

Allgemeine Gebrauchsanweisung

PD sind die Grundlage, um mit der Abrechnung bestimmter Transaktionen zu beginnen und Einträge im Buchhaltungsregister vorzunehmen. Ein solches Dokument dient als schriftlicher Beweis dafür, dass ein Geschäftsvorgang abgeschlossen wurde.

Diese primären Buchhaltungsunterlagen, deren Formulare nicht offiziell genehmigt sind, werden vom Leiter der Organisation durch Erlass einer entsprechenden Anordnung genehmigt. Sie müssen alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten.

Diese Dokumentation muss in Papierform erstellt und mit der Unterschrift der Person versehen sein, die das Dokument erstellt hat. Bei Verwendung eines elektronischen Dokuments muss dieses mit einer elektronischen Signatur versehen werden.

Einheitliche Formen der Parkinson-Krankheit sind nicht streng anzuwenden. Die Ausnahme bilden Bargeldbelege, die von autorisierten Stellen genehmigt wurden.

Das PD-Formular muss folgende Pflichtdaten enthalten:

• Titel des Dokuments;
• das genaue Datum der Operation;
• Wie sieht der wirtschaftliche Betrieb in physischer und wertmäßiger Hinsicht aus?
• der Name der Struktur, aus der das Dokument besteht;
• Angaben zu den Personen, die für die korrekte Ausführung des Dokuments verantwortlich sind.

Solche Dokumente werden in folgende Gruppen eingeteilt:

• Lohnabrechnung;
• Abrechnung von Bargeldtransaktionen;
• Buchhaltung des Anlagevermögens;
• Abrechnung von Bau- und Reparaturarbeiten.

Füllregeln

Meldeunterlagen sollten sauber und klar verfasst sein.

Grundregeln:

• es ist erlaubt, Kugelschreiber und Tintenstifte zu verwenden, Sie können Computer und eine Schreibmaschine benutzen;
• es ist notwendig, eine solche Dokumentation zu dem Zeitpunkt zu erstellen, zu dem die Transaktion gerade erst geplant ist;
• die Erstellung von Dokumenten nach der Operation ist zulässig, wenn dafür objektive Gründe vorliegen;
• das Dokument gibt alle möglichen Details wieder;
• Wenn keine Informationen vorliegen, können Sie Bindestriche setzen.

Im Jahr 2019 werden zur Erstellung des PD Standardformulare verwendet. Dokumente werden in externe und interne Dokumente unterteilt.

Die erste Organisation erhält von außen: von staatlichen Institutionen, höheren Organisationen, Bankenstrukturen, Steuerbehörden usw. Beispiele für externe Dokumente: Rechnungen, Zahlungsanweisungen oder Forderungen. Interne Dokumente werden direkt in der Organisation erstellt.

Wenn das Dokument falsch ausgefüllt ist, wird die Organisation Schwierigkeiten bei der Ermittlung der Steuerbemessungsgrundlage haben, was zu Meinungsverschiedenheiten mit der Steuerbehörde führen kann.

Inhaltskorrektur

Es kommt vor, dass selbst ein erfahrener Buchhalter, der ein Dokument mehr als einmal erstellt hat, einen Fehler macht. Eine Korrektur ist nur dann möglich, wenn der Beleg nicht in der Buchhaltung berücksichtigt wurde, also nicht ausgeführt wurde. Es muss daran erinnert werden, dass Korrekturen mit einem Schlaganfall nicht akzeptabel sind.

Es können nur die folgenden drei Methoden verwendet werden:

• zusätzlicher Eintrag;
• Umkehrmethode;
• Korrekturmethode.

Letzteres gilt für den Fall, dass im Buchführungsregister ein Fehler gemacht wurde, während es für die Korrespondenz der Konten nicht gilt. Diese Methode ist sinnvoll, bevor die Bilanz erstellt wird. In diesem Fall muss die falsche Zahl oder ein anderes Zeichen mit einem dünnen Strich durchgestrichen und der richtige Wert daneben angegeben werden. Geben Sie auf der Seite „korrigiert zum Glauben“ an und tragen Sie das Datum und die Unterschrift ein.

Ein zusätzlicher Eintrag wäre angebracht, wenn der Umfang der durchgeführten Operation unterschätzt wurde.

Bei der Umkehrmethode wird ein falscher Eintrag mit einer negativen Zahl korrigiert. Die falsche Zahl wird mit roter Tinte angezeigt, es erfolgt sofort die richtige Eingabe, die in der gewohnten Farbe erfolgt.

Erläuterungen zum Akt der Versöhnung

Versöhnungsakte haben keinen rechtlichen Bezug zu Primärdokumenten und werden daher nicht durch Regulierungsdokumente geregelt. Sie zeigen die für einen bestimmten Zeitraum getätigten Abrechnungen zwischen Unternehmen mit dem Status einer juristischen Person oder Einzelunternehmern an.

Diese Art von Dokument wird auf Initiative von Buchhaltern verwendet, da mit seiner Hilfe eine Reihe kontroverser Probleme gelöst werden können, was die Interessen der Organisation schützt.

In welchen Fällen ist es wichtig, einen Versöhnungsakt zu erstellen:

• wenn der Verkäufer über eine große Auswahl an Waren verfügt;
• im Falle der Gewährung von Zahlungsaufschüben;
• wenn der Preis des Produkts hoch ist;
• wenn zwischen den Parteien eine Beziehung besteht, die regelmäßiger Natur ist.

In Russland verpflichtet die Gesetzgebung Unternehmen und Unternehmer, alle Transaktionen in der Primärdokumentation zu registrieren. Die Aufgabe solcher Dokumente besteht in der Bestätigung des Geschehens (Empfang der Produkte, Versand aus dem Lager, Verkauf usw.) und der rechtlichen Registrierung des durchgeführten Vorgangs.

Zu den Hauptvoraussetzungen für ihre Registrierung gehören die Eingabe verlässlicher Informationen, deren Zusammenstellung während der Operation oder nach deren Abschluss.

Wofür ist das?

Primärdokumente sind unterstützende Dokumentationen, die bestätigt die Durchführung sämtlicher Geschäftstätigkeiten durch Unternehmer und Unternehmen. Die Registrierung erfolgt in der Reihenfolge der Vorgänge. Bei einer fehlerhaften Zusammenstellung kann die Organisation die Steuerbemessungsgrundlage nicht zuverlässig berechnen, was zu Meinungsverschiedenheiten mit den Steuerbehörden führt und dem Unternehmen möglicherweise Strafen auferlegt.

Diese Dokumentation wird für die Buchhaltung akzeptiert, wenn sie in der in der Rechnungslegungs- und Rechnungslegungsverordnung der Russischen Föderation festgelegten Form erstellt wird.

Das Standardformular kann zusätzliche Spalten und Zeilen enthalten, wobei alle im genehmigten Formular vorgesehenen Details beibehalten werden. Bei Änderungen ist eine Anordnung bzw. Weisung zu erstellen. Sie können nicht nur die Formen der Bargeldtransaktionen ändern.

Primärdokumente liefern Informationen für die Erstellung der Berichts- und Buchhaltungsdokumentation. Sie können in einem Computerprogramm zusammengestellt oder handschriftlich erstellt werden und dienen der Abrechnung von Abrechnungs-, Material- oder Finanztransaktionen jeglicher Größenordnung.

Seine Sorten

Zu den Primärdokumenten gehören u. a. Rechnungen, Eingangsbelege, Frachtbriefe usw.

In der Buchhaltung werden sie in verschiedene Typen unterteilt:

• extern(außerhalb des Unternehmens durchgeführt);
• inländisch(durchgeführt im Unternehmen).

Die Dokumentation kann auch kumulativ und einmalig erfolgen:

• Kumulativ Dokumente (Bestellungen, Grenzzaunkarten) werden über einen langen Zeitraum erstellt und spiegeln die gleichen sich wiederholenden Vorgänge wider.
• Einmal Dokumente (Barbestellungen und) werden verwendet, um über die durchgeführte Operation zu berichten.

Organisatorisch und administrativ Weisungen, Anordnungen, Vollmachten und Weisungen gelten als Dokumentation. Sie erteilen die Erlaubnis, bestimmte Vorgänge auszuführen. Ihre Informationen werden nicht in Buchführungsregister eingetragen.

IN Freispruch Die Dokumentation (Zahlungsaufforderungen, Quittungsaufträge, Rechnungen usw.) spiegelt den Vorgang wider. Informationen über sie werden in Buchhaltungsregister eingetragen.

Einige Dokumente vereinen die Merkmale eines entlastenden und eines freizügigen Typs. Dies können Zahlungsanweisungen oder Gehaltsabrechnungen sein.

Mehr zu all dieser Berichterstattung erfahren Sie im folgenden Video:

Wie arbeite ich mit ihr?

Für die entsprechende Primärbuchhaltung wird ein Zeitplan für den Dokumentenumschlag vereinbart, der Ablauf und die Bedingungen für deren Bewegung im Unternehmen festgelegt und an die Buchhaltung übermittelt. Es sollte formal (auf Vollständigkeit und Richtigkeit der Zusammenstellung), inhaltlich (Korrelation der Indikatoren) und rechnerisch (durch Summieren von Werten) überprüft werden.

Zunächst müssen Sie feststellen, ob es sich um einen Buchhaltungsbeleg handelt. Es sollte Informationen über den abgeschlossenen Geschäftsvorfall enthalten. In der Bewegung von Inventargegenständen wird also im Kassenscheck der Finanzaufwand angezeigt.

Zu den Buchhaltungsunterlagen zählen nicht Entwürfe, Notizen, Zeitungsauszüge und nicht vorschriftsgemäß erstellte Unterlagen.

Als nächstes wird der Bezug des Dokuments zur Organisation bestimmt. Es werden die Angaben zum Unternehmen oder Spezialisten überprüft (Name des Papiers, Datum seiner Erstellung, Name des Unternehmens, Kosten und natürlicher Inhalt des Geschäftsvorfalls, Positionen der verantwortlichen Personen, persönliche Unterschriften). Alle Unterschriften müssen authentisch sein. Auch die Art des Siegels wird geprüft (bei manchen Unternehmen kann es mehrere Siegel geben – für Dokumente und einen Stempel).

Nach der Annahme werden die Informationen in die Buchhaltungsregister eingetragen und auf dem Formular vermerkt. Geschäftstransaktionen sollten der Reihe nach und nach bestimmten Konten gruppiert dargestellt werden. Buchhaltungsregister im Erscheinungsbild sind Karten (für Buchhaltungsmaterialien und), Bücher (Hauptbücher) oder Zeitschriften. Je nach Art der Aufzeichnungen werden die Register in kombinierte (Aufträge), systematische (allgemeines Geschäftsbuch) und chronologische (Registrierungsjournal) unterteilt.

Gemäß den Anforderungen des Staatlichen Statistikausschusses müssen primäre Buchhaltungsunterlagen wie folgt erstellt werden:

• ausgefüllt mit Kugelschreiber, Tinte, auf einer Schreibmaschine oder einem Computer;
• sauber mit klaren und lesbaren Zahlen erstellt werden;
• alle Details enthalten;
• in Finanzpapieren werden alle Beträge notiert und in Zahlen angegeben;
• die persönliche Unterschrift des Leiters, Hauptbuchhalters oder autorisierter Personen enthalten;
• gestempelt werden.

Autorisierte Personen sind für die zuverlässige und zeitnahe Erstellung von Dokumenten verantwortlich, um die verfügbaren Informationen in der Buchhaltung widerzuspiegeln.

Fehler Korrektur

Nachfolgend finden Sie eine Liste der häufigsten Fehler, die beim Verfassen von Dokumenten gemacht werden:

• die Verwendung von Formularen, die im Unternehmen selbstständig erstellt wurden, ohne Bestätigung durch eine Anordnung des Geschäftsführers und die entsprechende Eintragung in das Buchführungsregister;
• fehlerhafte Ausführung der Liste der zur Unterschrift berechtigten Personen durch den Leiter;
• Mangel an Requisiten;
• das Vorhandensein von Auslassungen bei der Erstellung verbindlicher Angaben, Flecken oder Korrekturen, Verstöße gegen die Regeln;
• Schreiben mit einem Graphitstift;
• Anpassungen von Bargeldbelegen;
• das Vorhandensein von Rechenfehlern;
• keine Bindestriche in Leerzeilen.

Bei Fehlern wird der Buchhaltungsbeleg von den Prüfstellen nicht akzeptiert oder als gefälscht erkannt.

Die Korrektur der Kassen- und Buchhaltungsunterlagen erfolgt nach folgenden Regeln:

• es ist nicht erlaubt, einen Korrektor, Flecken und Korrekturen des Dokuments (ausgehende und eingehende Bestellungen, Quittungen) zu verwenden;
• bei Feststellung von Fehlern sind die Unterlagen zu stornieren und neu zu erstellen;
• Beschädigte oder fehlerhaft ausgefüllte Dokumente werden nicht vernichtet, sondern durchgestrichen und am Ausstellungstag der Kasse beigefügt.

Korrekturen werden in andere Dokumente eingetragen, nachdem sie mit den Gegenparteien vereinbart und durch Unterschriften bestätigt wurden.

Bei der Korrektur manueller Formulare sollten falsche Angaben oder Beträge durchgestrichen und der korrekte Wert darüber geschrieben werden. In den Feldern der Zeile ist das Wort „Korrigiert“ angegeben und die Personen, die dieses Dokument zuvor unterzeichnet haben, stimmen zu. Gibt das Datum der Anpassung an. Die Verwendung von Korrektor, Blots und Wischen ist nicht gestattet.

Im Falle fehlerhaft ausgeführter und beglaubigter Korrekturen gelten diese als ungültig.

Wiederherstellung der Dokumentation

Bei Beschädigung, Zerstörung und Verlust von Primärdokumenten (auf Grundlage der Weisung Nr. 157 H) wird vom Leiter eine Kommission eingesetzt, die die Gründe für deren Wiederherstellung analysiert und die Täter ermittelt. Manchmal arbeitet der Leiter mit den Ermittlungsbehörden, der Brandschutzaufsicht oder den Schutzstrukturen zusammen. Die Ergebnisse der Arbeit werden in einem vom Leiter genehmigten Gesetz dokumentiert. Für andere Vorgänge wird es im Protokollordner abgelegt.

Gemäß Weisung Nr. 157 H können Primärpapiere sowohl auf Papier als auch auf maschinellen Medien (mittels digitaler Signatur) gespeichert werden.

Haltbarkeitsdatum

Gemäß Art. Gemäß Art. 17 des Bundesgesetzes „Über die Rechnungslegung“ muss jedes Unternehmen die ordnungsgemäße Aufbewahrung dieser Unterlagen, Buchhaltungsberichte und Buchhaltungsregister gemäß den festgelegten Fristen organisieren, aber mindestens 5 Jahre.

Die Speicherung elektronischer Dokumente erfolgt gemäß den gesetzlichen Anforderungen und unter Verwendung maschineller Medien. Gleichzeitig wird ein Schutz vor rechtswidrigen Anpassungen gewährleistet, der dem Unternehmensleiter obliegt.

Strafen

Fehler in Primärdokumenten oder deren Fehlen können zu finanziellen Verlusten des Unternehmens führen. Gemäß Art. 120 der Abgabenordnung der Russischen Föderation werden bei groben Verstößen gegen die Standards für die Abrechnung von Ausgaben und Gewinnen Strafen verhängt:

• im Falle eines Verstoßes während eines Steuerzeitraums - bis zu 10.000 Rubel;
• bei Verstößen während mehrerer Steuerperioden - bis zu 30.000 Rubel;
• mit einer Reduzierung der Steuerzahlungen - 20 % des Betrags der nicht gezahlten Beiträge ab 40.000 Rubel.

Zu den groben Verstößen gegen die Regeln zur Abrechnung von Ausgaben, Gewinnen und steuerpflichtigen Gegenständen gehört das Fehlen primärer Dokumentation und Buchhaltungsregister. Dazu gehört auch die regelmäßige Berücksichtigung von Geschäftsvorfällen, Sachwerten, Finanzen und immateriellen Vermögenswerten in Buchhaltungsunterlagen, Buchhaltungsregistern und Berichten.

Liegen diese Unterlagen nicht vor, ist das Unternehmen zur Steuerüberzahlung verpflichtet. Ihr Entzug ist auf Weisung der zuständigen Stellen möglich, deren Befugnisse den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Gleichzeitig wird ein Verzeichnis der beschlagnahmten Dokumente erstellt.

Primäre Buchhaltungsdokumente sollen die im Unternehmen stattfindenden Geschäftsvorgänge widerspiegeln. Systematisierte Daten daraus werden in Register und Buchhaltungsjournale übertragen, die die Grundlage für die Berichterstattung bilden. In der Praxis werden die primären Buchhaltungsunterlagen verwendet, deren Liste durch die Rechnungslegungsgrundsätze genehmigt wird. Für die praktische Anwendung empfohlene Formulare sind in den Beschlüssen des Landesstatistikausschusses enthalten:

• Nr. 1 vom 05.01.2004;
• Nr. 71-a vom 30. Oktober 1997;
• Nr. 88 vom 18. August 1998;
• Nr. 132 vom 25. Dezember 1998;
• Nr. 100 vom 11. November 1999;
• Nr. 7 vom 21. Januar 2003.

Primäre Buchhaltungsbelege der Art Bargeld müssen mit den einheitlichen Formularen identisch sein; Unternehmen dürfen andere Formulare modifizieren.

Arten von Primärdokumenten im Rechnungswesen

Primärdokumente können extern und intern sein. Zur ersten Kategorie gehören Konten von Gegenparteien mit Zahlungsaufforderungen, zur zweiten Gruppe zählen Vorabmeldungen, Rechnungen und Zahlungsanweisungen.

Formen primärer Buchhaltungsdokumente können wie folgt klassifiziert werden:

• Verwaltungstyp (Vollmacht, Anordnung);
• Exekutive (Handlung);
• Buchhaltung (Gutscheine, Zertifikate).

Die Arten von Primärdokumenten werden nach dem Kriterium des darin enthaltenen Informationsumfangs in konsolidierte Primärdokumente und einfache Primärdokumente unterteilt.

Was ist die primäre Buchhaltungsdokumentation?

Seit 2013 haben die meisten einheitlichen Formulare beratenden Charakter. Sie dürfen in ihrer ursprünglichen Form in der Praxis verwendet oder unter Berücksichtigung der Besonderheiten des Rechnungswesens und der betrieblichen Rechnungslegung modifiziert werden. Was gilt für Primärdokumente zur Erfassung von Transaktionen mit Vermögenswerten aus dem Anlagevermögen:

1. Formular OS-1, eine Abnahmebescheinigung.
2. Formular OS-1a, das zur Erfassung der Tatsache des Erhalts und der Veräußerung von Vermögenswerten in Form von Gebäuden und dauerhaften Bauwerken verwendet wird.
3. Formular OS-4, ohne das es nicht möglich ist, die Abschreibung eines Vermögenswerts nachzuweisen.
4. Inventarlisten in zwei Varianten – für Anlagevermögen (INV-1) mit immateriellen Vermögenswerten (INV-1a).

Was gilt für die primären Buchhaltungsbelege in der Personalaktenverwaltung:

• Zum Zeitpunkt der Registrierung des Beginns eines Arbeitsverhältnisses mit einem bestimmten Arbeitnehmer ist das wichtigste primäre Formular eine Anordnung zur Festsetzung der Einstellung im Formular T-1;
• persönliche Karten von Mitarbeitern des T-2-Formulars müssen unbedingt aufbewahrt werden;
• Die Beschäftigung der Arbeitnehmer erfolgt nach dem in der Besetzungstabelle im Formular T-3 festgelegten Planstellenraster;
• primäre Buchhaltungsunterlagen in Form von Urlaubsplänen (Formular T-7);
• Anordnungen, einem bestimmten Arbeitnehmer Urlaub zu gewähren, unter Angabe der genauen Daten und Ruhezeiten werden auf der Grundlage des Formulars T-6 erstellt;
• Bei der Entlassung werden diese primären Buchhaltungsunterlagen als Aufträge in den Formularen T-8 oder T-8a zusammengestellt.

Die Liste der Hauptdokumente im Bereich der Lohnabgrenzung und -auszahlung an das Personal besteht aus:

• Formulare zur Abrechnung der geleisteten Arbeitsstunden (Formulare zum manuellen und automatisierten Ausfüllen von T-12 und T-13);
• verschiedene Arten von Gehaltsabrechnungen (T-49 und T-53);
• persönliche Konten (Dokumentformular T-54).

Primäre Buchhaltungsdokumente – eine Liste der Bargeldformulare, deren Verwendung in ihrer Originalform obligatorisch ist:

1. Formular KO-1, auch als eingehende Zahlungsanweisung bezeichnet. Das Formular wird auf einem A5-Blatt ausgefüllt.
2. Formular KO-2, ein Kontoauszugsschein, der auf Papier im A5-Format gedruckt ist.
3. Formular KO-3, in dem die ein- und ausgehende Dokumentation erfasst wird.
4. Primärdokumente in der Buchhaltung der Formulare KO-4 (nummeriert, mit Fäden vernäht und mit einem Kassenbuch versiegelt) und KO-5 (ein Buch zur Darstellung der vom Kassierer angenommenen und ausgegebenen Bargeldbestände).

Die Primärdokumentation umfasst Verträge, Rechnungen, Rechnungen, Urkunden, Vollmachten, Kaufbelege, Limitkarten (M-8-Formulare) und Rechnungsanforderungen (M-11). Entgegen der landläufigen Meinung gehört die Rechnung nicht zur Kategorie der Primärdokumente – eine solche Schlussfolgerung findet sich im Schreiben des Finanzministeriums Nr. 03-03-06 / 1/392 vom 25. Juni 2007.

Primäre Buchhaltungsdokumente – eine Liste der erforderlichen Details

Die Liste der durch die Rechnungslegungsrichtlinie genehmigten Primärdokumente darf nur solche Formulare enthalten, die die erforderlichen Angaben enthalten:

• vollständiger Name des Dokuments;
• Datum der Anmeldung durch einen Facharzt;
• Informationen über das Unternehmen, das dieses Dokument erstellt;
• das Primäre sollte den Kern des Inhalts der durchgeführten Operation widerspiegeln;
• Zähler natürlicher und monetärer Sorten zur Bewertung von Ereignissen im Wirtschaftsleben der Organisation;
• alle primären Buchhaltungsbelege weisen numerische Merkmale für marktfähige Produkte auf;
• Informationen darüber, welcher Mitarbeiter des Unternehmens das Dokument erstellt hat, wer für die Richtigkeit der darin angegebenen Daten verantwortlich ist;
• Primäre Buchhaltungsunterlagen, deren Liste im Unternehmen verwendet wird, müssen von verantwortlichen Personen unterzeichnet werden.

Ein wichtiges Merkmal besteht darin, dass das Dokumentformular, wenn es in elektronischer Form ausgefüllt wird, durch die elektronische Signatur von Beamten unterstützt wird, denen die Pflicht zur Führung primärer Aufzeichnungen übertragen wurde. Alle primären Buchhaltungsunterlagen, deren Liste vom Hauptbuchhalter erstellt und von der Unternehmensleitung genehmigt wird, haben Rechtskraft.