نمونه تفاهم نامه یادداشت عدم انجام وظایف رسمی: نمونه

تقریباً هر کارمند باید یک یادداشت نمونه در دست داشته باشد. این یک سند ارتباط داخلی بسیار مهم است که بدون آن عملکرد عادی اکثر مؤسسات بزرگ غیرممکن است.

تعریف یادداشت

یادداشت سندی است که برای انتقال اطلاعات در امتداد عمودی سرویس از پایین به بالا در نظر گرفته شده است. این برنامه برای اطلاع دادن به مافوق بلافصل در مورد حقایق و حوادثی که در فرآیند انجام کار رخ می دهد طراحی شده است.

علاوه بر اطلاع رسانی گزارش، کارمندی که آن را تهیه کرده است، اقداماتی را پیشنهاد می کند که باید پس از تجزیه و تحلیل وضعیت اعمال شود.

تقریباً هر رئیس بخش می داند که چگونه یادداشت بنویسد. نمونه ای از آن همیشه روی دسکتاپ است. این گزارش تقریباً ساختار مشابهی دارد، اما تمرکز کمی متفاوت دارد.

یادداشت ها به صورت افقی از مدیر به مدیر همان سطح ارسال می شوند. گزارش ها از زیردستان تا سرپرست فوری به صورت عمودی نوشته می شود.

موضوع یادداشت ها

دلیل نوشتن یادداشت می تواند هر حادثه ای در شرکت باشد. امروزه، برای مثال، یادداشت نمونه در مورد بی ادبی یک کارمند چندان رایج نیست، اما 30-35 سال پیش یک اتفاق رایج بود.

امروزه گزارش هایی مبنی بر عدم انجام وظایف رسمی و تأخیر در کارها بیشتر دیده می شود. آنها همچنین می توانند برای بیان درخواست یک کارمند خاص یا کل تیم بخش طراحی شوند.

کارمندان نیز گزارش هایی می نویسند که از اجرای دستورالعمل های دریافتی از مافوق اطلاع می دهند، به خصوص اگر به صورت کتبی داده شده باشد.

حوادث صنعتی، موقعیت های پیش بینی نشده یا اقدامات برنامه ریزی شده نیز به طور منظم به دلایل اطلاعاتی برای نوشتن گزارش تبدیل می شوند. بنابراین، موضوع این سند کاملاً گسترده است و می تواند کاملاً تمام جنبه های فرآیند تولید را که باید به مقامات بالاتر گزارش شود، پوشش دهد.

تمرکز گزارش

هر سازمانی می داند که دو نوع یادداشت وجود دارد: داخلی و خارجی. داخلی ها بیشتر مورد استفاده قرار می گیرند. آنها از مرزهای یک واحد ساختاری فراتر نمی روند و از کارمند به سرپرست فوری ارسال می شوند. هر کسی که چنین نیازی دارد می تواند آن را بنویسد. نمونه آن تفاهم نامه عدم انجام وظایف رسمی است که نمونه آن در هر بخش منابع انسانی موجود است.

گزارش خارجی از مرزهای واحد ساختاری فراتر رفته و از طرف مافوق آن به مدیر مافوق آن ارسال می شود. اگر داخلی را بتوان روی یک برگه معمولی A4 ترسیم کرد، در صورت داشتن این بخش، خارجی فقط روی سربرگ ارسال می شود و با مهر تأیید می شود. اما هر دوی این نوع باید دقیقاً مطابق با GOST جمع آوری شوند، در غیر این صورت نمی توان آنها را به اسناد عمومی شرکت پیوست.

ملزومات

طبق GOST ، هر گزارش نمونه باید حاوی جزئیات خاصی باشد که بدون آن سند دیگر چنین نیست.

گزارش با جزئیاتی شروع می شود که نام شرکت یا واحد ساختاری آن را نشان می دهد. در مرحله بعد، درست مانند بیانیه، یک سربرگ وجود دارد که نشان دهنده مخاطب و نویسنده یادداشت است. ذکر نام کامل موقعیت های آنها بسیار مهم است. عنوان سند روی خط جدیدی نوشته شده و بلافاصله زیر آن عنوان آن نوشته شده است که با عبارت «در رابطه با...» یا «درباره...» شروع می شود. این بلافاصله خواننده را برای نوع اطلاعات ارائه شده در متن سند آماده می کند. بخش اصلی شامل دو بخش مشروط است. اولی کل ماهیت حادثه را بیان می کند و دومی توصیه هایی را ارائه می دهد یا درخواستی برای اقدام در مورد موضوع ذکر شده ارائه می دهد. گزارش با تاریخ و امضای گردآورنده همراه با رونوشت آن بسته می شود.

اشخاصی که حق تهیه گزارش را دارند

همه در شرکت باید بدانند که چگونه به درستی گزارشی درباره یک کارمند یا یک حادثه بنویسند. به این بستگی دارد که آیا قانونی خواهد بود و آیا تمام اقدامات بعدی فراتر از قانون نخواهد بود.

هرکس چنین نیازی داشته باشد می تواند سندی از این دست تنظیم کند. کارمندان در پایین ترین سطح به احتمال زیاد یادداشت های آموزنده ای را در مورد پیشرفت تکالیف، سفرهای کاری و بازرسی ها ارسال می کنند. کمتر اوقات، آنها گزارش هایی را علیه همکاران خود درباره شکست آنها در تکمیل کار خود می نویسند.

اما روسای بخش ها اغلب بر نظم کار نظارت می کنند. تخلف از آن دلیلی برای جریمه های مالی می شود. اما برای انتصاب آنها باید دلایل قانع کننده ای ارائه شود.

به عنوان یک قاعده، همراه با گزارش، یادداشت توضیحی به مدیر ارائه می شود که دلایل خوب یا بد حادثه را نشان می دهد. بر اساس این دو سند، سفارش مربوطه برای شرکت تنظیم می شود.

شواهد صحت مجازات ها

هر بخش منابع انسانی و هر بخش حسابداری یک یادداشت نمونه دارد. این سند به عنوان تأیید قابل توجهی است که اقدامات خاصی به طور موجه انجام شده است.

شرکت های دولتی اغلب تحت بازرسی خدمات مقامات مختلف قرار می گیرند. همه آنها برای تأیید مشروعیت جریان نقدی بودجه بودجه طراحی شده اند. دریافت بی دلیل پاداش یا کسر از دستمزد تخلفی جدی است که مستلزم مجازات است.

اما وجود یادداشتی که بر اساس آن اقدامات قانونی انجام شده است، توجیهی جدی برای این یا آن واقعیت است. یادداشت در صورتی که به شکلی تنظیم شده و توسط مخاطبی که محتوای آن را دریافت کرده و با آن آشنا شده است، تأیید شده باشد، حتی در دادرسی می تواند دلیل باشد.

رواج یادداشت ها

از نظر تاریخی اتفاق افتاد که شکل این تفاهم نامه که نمونه ای از آن در این مقاله آورده شده است، اصلاً در تجارت خصوصی جا نیفتاد. در بنگاه ها و بنگاه های تحت مالکیت افراد خصوصی، مرسوم است که مسائل تولید به صورت شفاهی یا از طریق تهیه سفارش حل شود. این به دلیل این واقعیت است که در تجارت، نهادهای خارجی به میزان قابل توجهی آن را کنترل می کنند، که نیازی به گزارش در مورد قانونی بودن برخی اقدامات نیست. اما در اینجا نیز جایی برای گزارش های مربوط به گردش مالی وجود دارد، زیرا کنترل توسط مقامات مالیاتی همچنان وجود دارد.

در نهادهای دولتی یادداشت ها امری عادی است. آنها به هر یک از زیردستان اجازه می دهند در سمت امن قرار بگیرند و به همراه سند مسئولیت حل مشکل را به مافوق فوری خود منتقل کنند.

نمونه ای از یادداشت برای یک کارمند

ساده ترین گزارش در مورد عدم انجام وظایف رسمی یا نقض انضباط کار توسط یک کارمند تهیه می شود.

سند را با نام دپارتمان آغاز می کنیم: "بخش اطلاعات موسسه تحقیقات کشاورزی". سپس عنوان را می نویسیم: "به رئیس بخش اطلاعات، I. I. Ivanov، از برنامه نویس درجه سه P. P. Petrov."

در متن گزارش ما اصل یادداشت را بیان می کنیم: "می خواهم توجه شما را جلب کنم که برنامه نویس جوان ایوان ایوانوویچ سیدوروف در 2 ژوئن 2011 با 2 ساعت تاخیر و در حالت مسمومیت شدید الکلی سر کار آمد. متخلف دلایل و مدارک معتبری در مورد آنها ارائه نکرد و با بی ادبی آشکار نسبت به من به درخواست پاسخ داد. با توجه به منظم بودن چنین تخلفاتی از انضباط کار، پیشنهاد می کنم اقدامات تنبیهی مناسب با صدور توبیخ و کسر از دستمزد جریمه ای معادل پرداختی وی به مدت 2 ساعت که سیدوروف I.I در محل کار نبوده است، اتخاذ شود. ”

گزارش با تاریخ و امضا با رونوشت بسته می شود.

اگر هر گزارش نمونه را به دقت مطالعه کنید، متوجه خواهید شد که همه آنها به سبک تجاری رسمی دقیق طراحی شده اند. عدول از آن و پرداختن به جزئیات با توصیف آنها به سبک محاوره ای فایده ای ندارد. هر چه متن واضح تر و مختصرتر باشد، به گزارش واقعی نزدیکتر است.

قطعاً ارزش آن را دارد که حادثه توصیف شده را تجزیه و تحلیل کنید و توصیه های خود را در این مورد ارائه دهید. این به این معنی نیست که این اتفاق خواهد افتاد. مدیر این حق را دارد که خودش تصمیم بگیرد چه تحریم هایی را اتخاذ کند ، اما بیشتر اوقات با پیشنهادات گزارش نویس موافقت می کند ، زیرا وقت کافی برای بررسی همه جزئیات را ندارد.

به یاد داشته باشید، تفاهم نامه یک سند حقوقی تمام عیار است که شما صحت آن را با امضای خود تضمین می کنید.