Управленческий учет баланс. Усовершенствование управленческого баланса. Задача управления активами и обязательствами

В отношении управленческого баланса большинство предприятий по-прежнему ориентируются на утвержденную Минфином России форму или на требования международных стандартов. Естественно, для управленческих целей привычный баланс дорабатывают: удаляют ненужные строки, группируют несущественные статьи и вводят большую детализацию для самых важных. Этого недостаточно.

Проблема в том, что структура бухгалтерского баланса в большей степени ориентирована на внешних пользователей, а сам отчет в первую очередь предназначен для оценки рисков ликвидности и платежеспособности. Увязать его с другими формами отчетности, в частности с отчетом о движении денежных средств, довольно сложно. Приходится проводить ряд вычислений, выстраивать систему формул, ссылающихся на отдельные строки баланса. Плюс к этому, поскольку разделы баланса слабо связаны с объектами управления (видами деятельности и центрами финансовой ответственности), для проведения анализа его приходится буквально «крошить» по статьям. Все это приводит к тому, что от такого управленческого баланса мало проку. Собранные в нем данные зачастую понятны только финансистам, но никак не менедж­менту компании.

Личный опыт

Ирина Федотова,
директор финансово-экономического департамента группы компаний ABI GROUP

Формат управленческого баланса, используемого в группе компаний ABI GROUP, очень близок к традиционной бухгалтерской форме, но есть и отличия. К примеру, чтобы было удобнее консолидировать балансы по холдингам и группе компаний в целом, мы выделили в форме отчета аналитику по внутрихолдинговым и внутригрупповым расчетам. К таким статьям, как «Запасы», «Дебиторская задолженность», «Кредиторская задолженность», формируются расшифровки.

Баланс и расшифровки к нему используются для формирования отчета о движении денежных средств косвенным методом, по этой причине в них приводится информация по первоначальной стоимости нематериальных активов и основных средств. Дебиторская и кредиторская задолженности разделяются по текущей и инвестиционной деятельности, отдельной строкой выделяется нераспределенная прибыль отчетного месяца.

Роман Борисов,
финансовый директор компании Premium Retailers

Традиционный бухгалтерский баланс не отражает особенностей конкретного бизнеса, а способы формирования его статей часто противоречат МСФО. Соответственно, и нашей компании в чистом виде он не подходит. Ведь мы руководствуемся международными стандартами, не только отчитываясь перед инвесторами и банкирами, но и формируя управленческую отчетность.

Управленческий баланс готовим в агрегированном виде, каждая статья сопровождается расшифровками. Поскольку сеть монобрендовых магазинов Premium Retailers оперирует в пяти странах, нам важно формировать балансы в разрезе территорий и брендов - это помогает оценивать эффективность инвестиций.

Чтобы управленческий баланс стал полезным для принятия решений, надо преобразовать его структуру так, чтобы все разделы были структурированы по видам деятельности - текущая (она же операционная), инвестиционная или финансовая. Словом, все по аналогии с тем, как это сделано в отчете о движении денежных средств.

Изменение структуры управленческого баланса

Чтобы превратить стандартный управленческий баланс в баланс по видам деятельности, по сути, придется перегруппировать его статьи. Вместо привычных глазу частей «Актив», «Пассив», а также разделов «Внеоборотные активы», «Оборотные активы» и т. д. создаются следующие секции:

• основной капитал. Активы и обязательства, возникшие в ходе инвестиционной деятельности;
• текущий оборотный капитал. Опять же активы и обязательства, используемые в операционной деятельности;
• капитал. Эта секция содержит информацию о капитале, резервах и нераспределенной прибыли (финансовая деятельность);
• долг. Капитал, предоставленный профессиональными кредиторами за вознаграждение в виде процентов (финансовая деятельность).

Перечисленные секции хоть и соответствуют определенным видам деятельности, но по названиям с ними не совпадают. Это сделано умышленно, чтобы обеспечить некоторую преемственность традиционной формы баланса. А финансовая деятельность разбита на два блока (капитал и долг) для удобства последующего анализа (в одном раскрываются заемные средства, в другом – собственные).

Когда основа структуры управленческого баланса задана, остается последовательно распределить балансовые статьи, в зависимости от их экономического смысла, по выделенным секциям. Исключение составит лишь статья «Денежные средства». Ее лучше отразить в балансе отдельно.

Часть статей раскидать по новой структуре баланса не составит труда. Например, «Запасы» – это, как правило, текущая деятельность, а «Незавершенное строительство» – инвестиционная. Если прямой связи не прослеживается, найти решение поможет простой вопрос. К какому виду деятельности были бы отнесены платежи, влияющие на эту статью, при составлении отчета о движении денежных средств? В балансе эту статью можно будет классифицировать так же.

И еще один нюанс. Некоторые статьи невозможно охарактеризовать однозначно. В частности, затруднения могут возникнуть в отношении «Кредиторской задолженности перед поставщиками и подрядчиками». С ней может быть связана как текущая деятельность (поставка основного сырья и материалов), так и инвестиционная (закупка оборудования для нового цеха). Выход из такой ситуации – разделить статью на две составляющие («Текущая кредиторская задолженность перед поставщиками и подрядчиками» и «Инвестиционная кредиторская задолженность перед поставщиками и подрядчиками) и соответственно распределить их по структуре управленческого баланса.

Для нашего случая самым простым решением будет разделение задолженности на основании аналитических признаков, присваиваемых контрагентам. Как правило, поставщики по текущей и инвестиционной деятельности – разные компании. Если же все-таки пересечение есть, то можно открыть дополнительные субсчета на счете «Поставщики и подрядчики» и относить каждую операцию на один из субсчетов в зависимости от договора или конкретной спецификации.

Менеджмент компании «Век» принял решение трансформировать управленческий баланс в баланс по видам деятельности. Начали с последовательного анализа традиционных разделов.

Итак, первый раздел – «Внеоборотные активы». Все его статьи по смыслу относятся к инвестиционной деятельности, следовательно, включаются в секцию «Основной капитал» баланса по видам деятельности (см. табл. 1).

Следующий раздел управленческого баланса – «Оборотные активы». Статьи «Запасы» и «Дебиторская задолженность покупателей и заказчиков», без сомнений, относятся к операционной деятельности, соответственно, включаются в секцию «Текущий оборотный капитал».

«Авансы выданные» могут подразумевать как операционную деятельность, так и инвестиционную, поэтому сумма по этой статье, исходя из данных аналитического учета, разбивается на две составляющих: «Инвестиционные авансы выданные» (отражается в секции «Основной капитал») и «Текущие авансы выданные» (секция «Текущий оборотный капитал»).

Статья «Прочие оборотные активы» также включается в «Текущий оборотный капитал», а «Денежные средства» отражаются отдельной строкой.

Переходим к пассиву. Статьи раздела «Капитал» классического баланса полностью переносятся в одноименную секцию новой формы отчета.

Остается распределить последний раздел управленческого баланса - «Краткосрочная кредиторская задолженность». Очевидно, статья «Краткосрочные займы и кредиты полученные» связана с финансовой деятельностью, поэтому она включается в секцию «Долг». Для «Кредиторской задолженности перед поставщиками и подрядчиками» все не столь очевидно. Поэтому эта статья разбивается аналогично тому, как это было сделано в отношении «Авансов выданных».

Таблица 1. Управленческий баланс по видам деятельности компании «Век», млн руб.

Преимущества и недостатки нового управленческого баланса

Управленческий баланс по видам деятельности значительно проще анализировать. Очевидна связь с отчетом о движении денежных средств (см. рис). Поскольку секции баланса соответствуют разделам ОДДС, можно провести сквозной анализ обоих отчетов. К примеру, быстро понять, насколько увеличился основной капитал благодаря инвестиционным выплатам, отраженным в отчете о движении денежных средств. Легче составить прогнозный баланс в разрезе видов деятельности, чем в его классическом виде. Для этого достаточно сложить обороты по статьям из бюджета движения денежных средств и входящие остатки из начального баланса по видам деятельности. Например, сумма по секции «Долг» определяется по такой формуле:

Долг на конец периода = Долг на начало периода + Чистый денежный поток по финансовой деятельности.

И это не все плюсы новой формы. Сгруппированный по видам деятельности баланс легко дробится по центрам ответственности. Инвестиционные подразделения отвечают за секцию «Основной капитал», финансовая служба – за «Долг», бизнес-подразделения – за «Текущий оборотный капитал». Баланс перестает быть «бесхозным», каждая его секция приобретает функциональное содержание и легко анализируется как в динамике (что произошло?), так и в статике (что сейчас имеем?).

• Как трансформировать бухгалтерский баланс контрагента в отчет о движении денежных средств

Рис. Взаимосвязь некоторых показателей управленческого баланса по видам деятельности с другими управленческими отчетами (для наглядности набор показателей упрощен)

Управленческий баланс пример

По данным отчета о движении денежных средств за 2015 год компании «Век» денежный поток по инвестиционной деятельности равен 94 млн рублей. Из этой суммы 10 млн рублей – амортиза­ция, 5 млн рублей – инвестиционные доходы, а 89 млн руб­лей – изменение основного капитала.

Переходим к балансу по видам деятельности за тот же пе­риод (см. табл. 1). Действительно, сумма по секции «Основной капитал» выросла на 89 млн рублей, но входящая в нее статья «Основные средства и нематериальные активы» увеличилась гораздо больше - на 111 млн рублей. В то же время наблюдается существенный рост инвестиционной кредиторской задолженности - на 50 млн рублей (секция «Основной капитал»). Возможно, в ближайшее время у компании возникнет необходимость в дополнительных платежах по инвестиционной деятельности.

За пояснениями и более подробной информацией стоит обратиться к сотрудникам инвестиционной службы, отвечающим за разделы «Инвестиционная деятельность» ОДДС и «Основной капитал» баланса.

Усовершенствование управленческого баланса

Представление в разрезе видов деятельности - не единственный метод построения баланса. Например, можно разделить секцию «Текущий оборотный капитал» на постоянные и переменные статьи. В переменный текущий оборотный капитал войдут активы и пассивы, связанные с переменными затратами и выручкой. В частности, основные материалы (в составе запасов), дебиторская задолженность покупателей и заказчиков, текущая кредиторская задолженность перед поставщиками и подрядчиками. В постоянный текущий оборотный капитал – активы и пассивы, которые зависят от постоянных затрат, в частности, вспомогательные материалы, прочие оборотные активы и т. д. (см. табл. 2).

Таблица 2 . Детализация секции баланса «Текущий оборотный капитал»

Главный отчет предприятия за отчетный период и основной результат функционирования системы управленческого учета за тот же время.

Баланс выполняет три функции:

1. Проверочная.

2. Информационная.

3. Аналитическая.

Теперь по порядку:

1. Проверочная.

Если ваш баланс сошелся (то есть актив баланса равен пассиву), то значит все операции внесены верно и нет арифметических ошибок и ошибок по невнимательности (например: товар на клиента отгружен, но его задолженность не увеличена). То есть сведенный баланс гарантирует отсутствие ошибок при внесении информации. Правильность вносимой информации баланс гарантировать не может.

То есть, если используется неверная информация при вводе данных (например: по документам отгрузили 100 тонн, а на самом деле отгрузили 105), то при сведении баланса по концу отчетного периода вы никакой ошибки не увидите. Это ошибка всплывет при инвентаризации склада (конечно, может и покупатель сказать, что приехало товара больше, чем по документам, но так бывает не часто), но это уже будет не ошибка учета, а недосмотр работников склада, за который они и будут возмещать потери.

2. Информационная

В правильно сведенном балансе находится информация обо всем имуществе вашего предприятия, а так же обо всех его долгах. Форм баланса может быть великое множество, но они будут примерно одинаковы, ибо придумать что-то новаторское просто невозможно.

Поэтому опишу две формы.

Первая форма – баланс на дату,
Вторая форма – баланс в динамике за финансовый год.

То есть классическая форма из пяти разделов:

· два в активе:

o Необоротные средства;

o Оборотные средства.

· три в пассиве:

o Собственный капитал;

o Долгосрочные обязательства;

o Краткосрочные обязательства.

Разделы расположены по мере увеличения ликвидности сверху вниз.
Строки, выделенные оранжевым цветом, являются расшифровкой вышестоящей над ними строки.
Стоит только добавить ещё о строке 1.4 в Пассиве. «Финансовый результат с начала года» эта цифра является накопительной и рассчитывается путем суммирования данной строки из прошлого месяца с прибылью за отчетный месяц (строка 1.5).
Нижняя красная строка проверочная, если в ней появляется хоть какая-то цифра, значит актив не равен пассиву.

Баланс в динамике:

Собственно говоря, все те же самые разделы, что и в предыдущей форме (а по другому и быть не может!), только другое построение отчета.
К плюсам данной формы относится наглядность динамических изменений в течение года.
К минусам – меньшая наглядность общей структуры баланса и соотношения активов и пассивов. Но это мое личное мнение. Так что при утверждении форм вполне можно обойтись только вторым вариантом формы. Тогда как если Вы захотите все ж таки делать первый вариант, вам придется для демонстрации динамики делать и второй вариант. То есть без первого варианта отчетность делать можно, без второго нет. С анализом динамики изменения статей баланса я думаю все ясно: берут отдельно взятую строку и смотрят её изменения в течение рассматриваемого периода (квартал, полугодие, год и т.д.). Можно и нужно смотреть комплексно, используя не только баланс, но и отчет о прибылях и убытках (о нем поговорим чуть позже). Например: динамику изменения дебиторской задолженности и объема реализации продукции.

Главный отчет предприятия за отчетный период и основной результат функционирования системы управленческого учета за тот же время.

Баланс выполняет три функции:

1.Проверочная.

2.Информационная.

3.Аналитическая.

Теперь по порядку:

1.Проверочная.

Если ваш баланс сошелся (то есть актив баланса равен пассиву), то значит все операции внесены верно и нет арифметических ошибок и ошибок по невнимательности (например: товар на клиента отгружен, но его задолженность не увеличена). То есть сведенный баланс гарантирует отсутствие ошибок при внесении информации. Правильность вносимой информации баланс гарантировать не может.

То есть, если используется неверная информация при вводе данных (например: по документам отгрузили 100 тонн, а на самом деле отгрузили 105), то при сведении баланса по концу отчетного периода вы никакой ошибки не увидите. Это ошибка всплывет при инвентаризации склада (конечно, может и покупатель сказать, что приехало товара больше, чем по документам, но так бывает не часто), но это уже будет не ошибка учета, а недосмотр работников склада, за который они и будут возмещать потери.

2.Информационная

В правильно сведенном балансе находится информация обо всем имуществе вашего предприятия, а так же обо всех его долгах. Форм баланса может быть великое множество, но они будут примерно одинаковы, ибо придумать что-то новаторское просто невозможно.

Поэтому опишу две формы.

Первая форма – баланс на дату,
Вторая форма – баланс в динамике за финансовый год.

Баланс на дату:

То есть классическая форма из пяти разделов:

• два в активе:

– Необоротные средства;

– Оборотные средства.

• три в пассиве:

– Собственный капитал;

– Долгосрочные обязательства;

– Краткосрочные обязательства.

Разделы расположены по мере увеличения ликвидности сверху вниз.

Строки, выделенные оранжевым цветом, являются расшифровкой вышестоящей над ними строки.

Стоит только добавить ещё о строке 1.4 в Пассиве. «Финансовый результат с начала года» эта цифра является накопительной и рассчитывается путем суммирования данной строки из прошлого месяца с прибылью за отчетный месяц (строка 1.5).

Нижняя красная строка проверочная, если в ней появляется хоть какая-то цифра, значит актив не равен пассиву.

Баланс в динамике:

Собственно говоря, все те же самые разделы, что и в предыдущей форме (а по другому и быть не может!), только другое построение отчета.

К плюсам данной формы относится наглядность динамических изменений в течение года.
К минусам – меньшая наглядность общей структуры баланса и соотношения активов и пассивов. Но это мое личное мнение. Так что при вполне можно обойтись только вторым вариантом формы. Тогда как если Вы захотите все ж таки делать первый вариант, вам придется для демонстрации динамики делать и второй вариант. То есть без первого варианта отчетность делать можно, без второго нет.