Учет денежных средств и кассовых операций. Порядок ведения и учета кассовых операций

Обязательным условием осуществления предпринимательской деятельности является ведение кассовой книги и учет кассовых операций организации. Это должен осуществлять бухгалтер предприятия. Учет ведется непрерывно и должен отражать полную картину происходящего. Современный учет кассовых операций осуществляется при помощи управленческих программ, которые проводят операции в автоматическом режиме, однако участие бухгалтера при этом необходимо. Правильное проведение каждой операции гарантирует в результате безошибочное составление баланса и других видов отчетности, позволяет избежать выявление грубых ошибок или опечаток при проведении аудита.

Что такое касса на предприятии?

Для того чтобы понимать, как проводятся кассовые операции, необходимо знать, что собой представляет касса на предприятии. Это помещение, в котором непосредственно осуществляется прием и выдача наличности под отчет. Именно в кассе работники могут получить наличные средства на руки в качестве зарплаты или аванса, а также на нужды предприятия. В кассу сдается выручка, деньги от покупателей и другие наличные средства. Учет операций должен вестись в соответствии с нормативными и законодательными актами «О ведении кассовых операций на предприятии». В каждом отдельно взятом государстве имеются свои законодательные нормативы и регламенты.

Для ведения операций предусмотрены положения, которые помогают упорядоченно проводить данную деятельность. Одним из основных элементов ведения учета является лимит кассы, который установлен для того, чтобы имелось определенное количество наличности, точнее не более установленной суммы. Наличность сверх нормы нужно в обязательном порядке и в установленные сроки сдавать в банк для зачисления на текущий или другой счет.

Наличность в кассе может находиться как в национальной, так и в иностранной валюте. Учет движения средств регистрируется в книге для учета наличности, для которой предусмотрена определенная форма. Для национальной валюты должна открываться одна книга, а для иностранной – другая. В таких книгах запрещается делать помарки и исправления. Если же необходимо произвести изменения, то они заверяются подписью самого кассира и главного бухгалтера предприятия. Книги ведутся в 2 экземплярах, первый остается в кассе, а второй имеет отрывной вид, и являются отчетом работника.

Виды учета и их отличия

Бухгалтерский учет кассовых операций организация ведет по 2 направлениям. Различают аналитический учет и непосредственно бухгалтерский учет. Аналитический учет кассовых операций дает полное представление о том, сколько средств имеется на данный момент, на что были потрачены средства в недалеком прошлом, каковы прогнозы на будущее. Это общее представление. А бухгалтерский учет дает ответ в цифрах на эти самые вопросы. Он представляется в виде отчетов, проводок, расходных и приходных ордеров и так далее.

Порядок осуществления операций

Кассир должен отражать все поступления наличности или ее выдачу в книге учета движения средств. В конце каждого рабочего дня он обязан составить отчет и определить остаток наличности. Если он превышает установленный лимит, то разница должна быть зачислена на счет. Исключениями могут являться дни выдачи зарплаты работникам. В таком случае предоставляется время (приблизительно 3 дня) специально для проведения выдачи зарплаты. Ежедневный отчет работника принимает главный бухгалтер, который проверяет и его правильность. Отчетность принимается под роспись.

Отчет должен содержать все расходные и приходные ордера, которые были проведены в этот день.

Порядок проведения операций можно определить такой последовательностью действий кассира:

1. При поступлении или выбытии наличности составляется приходная или расходная накладная. Это первичные документы, на основе которых составляется отчет деятельности предприятия.
2. Первичная документация заносится в журнал регистрации операций.
3. Также все действия отражаются в книге учета.
4. По завершении рабочего дня работник сдает отчет, в котором имеется вся необходимая документация, главному бухгалтеру.

Кассир является лицом материально ответственным, он отвечает за сохранность имущества в кассе, и любая передача его должна быть заверена документально. Если по каким-либо причинам работник отсутствует на своем рабочем месте, то вся материальная ответственность переходит на то лицо, которое замещает его. При первом же посещении кассы замещающий должен провести ревизию, то есть инвентаризацию, чтобы знать, за что он несет ответственность и проверить наличие всех составляющих.

Кроме наличности в кассе могут храниться и другие материальные ценности предприятия, они могут быть представлены в различном виде. Это могут быть акции, облигации и другие ценные бумаги. При выявлении недостачи возмещать ее должен непосредственно сам работник, который при поступлении на работу должен был подписывать акт передачи материальных ценностей, по которому он принял материальную ответственность.

В плане счетов бухгалтерского учета имеется специальный счет № 375, который называется «расчеты по возмещению причиненных убытков». Недостача списывается на 375 счет, а затем при возвращении работником будет отражаться в проводке Д30К375.

Отчетность может в определенных случаях передаваться в электронном виде, однако правильность ее проверяет главный бухгалтер предприятия, который собственно за это и отвечает в дальнейшем.

Бухгалтерские проводки по кассовым операциям

При проведении операций с наличностью необходимо все движения правильно фиксировать в отчетных документах. Если средства поступают, то они отражаются в дебете проводки, если же деньги выдаются, то они записываются в кредит счета.

Для учета движения средств предусмотрен счет 30 Плана счетов бухгалтерского учета. Это синтетический счет, который так и называется «Касса». Рассмотрим основные часто встречающиеся при осуществлении предпринимательской деятельности бухгалтерские проводки.

Если средства, полученные от покупателей, поступают в кассу, то проводка будет: Д30К36.

Если средства поступают в кассу со счета предприятия, то – Д30К31.

Если деньги возвращены работниками, которым они были выданы под отчет, то проводка будет такой: Д30К372.

Если в кассу поступили деньги, которые были выявлены после инвентаризации, то проводка: Д30К719.

Это были примеры поступления средств в кассу, они отражены в дебете счета 30. Как же будет выглядеть проводка при выдаче денег из кассы?

Если из кассы выдается зарплата работникам предприятия, то проводка будет иметь вид Д66К30.

Деньги выдаются подотчетным лицам – Д372К30.

Если из кассы деньги перечислены на текущий счет предприятия, то проводка будет такой: Д31К30.

Задачи и принципы учета денежных средств. Задачами учета денежных средств являются:

Полная и своевременная регистрация операций, связанных с движением рабочего капитала в кассе и на счетах в банках.

Контроль за наличием денежных средств, их сохранностью и целевым использованием.

Полное, своевременное и правильное отражение в учетных регистрах текущих операций по поступлению и выбытию данного капитала.

Контроль за соблюдением расчетно-платежной и сметной дисциплины.

Контроль за своевременностью возвращения в банк сумм не использованных по назначению в соответствии с выделенными лимитами и сметами.

Правильное и своевременное проведение инвентаризации кассовой наличности, операций по счетам в банках и отражение ее результатов в учете.

Решение этих задач во многом зависит от четкого соблюдения следующих основных принципов учета денежных средств:

Свободные денежные средства должны храниться только в банке, и их выдача и использование осуществляются в соответствии с целевым назначением.

Платежи производятся в безналичном порядке после отгрузки товарно-материальных ценностей, выполнения работ и оказания услуг или одновременно с ними. Предварительная оплата допускается лишь в случаях, предусмотренных законодательством и учетной политикой организации.

Платежи производятся с согласия (акцепта) плательщика или по его поручению; без согласия - только в случаях, предусмотренных действующим законодательством.

Платежи производятся за счет собственных средств плательщика или за счет кредитов банка.

Списание со счета денежных средств в объеме, достаточном для удовлетворения всех предъявляемых к организации требований, осуществляется в порядке поступления распоряжений клиента и других документов на списание.

Недостаточность денежных средств на счете организации для удовлетворения всех предъявляемых к ней требований обусловливает списание этих средств путем применения установленной очередности платежей.

Погашение требований в порядке календарной очередности поступления документов предусматривает удовлетворение этих требований путем списания средств, относящихся к одной очереди.

Хранение денежных средств. Для приема, хранения и расходования наличных денежных средств предприятия должны иметь кассу.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, запрещается.

В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера организации или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем организации. О результате пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц.

В малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего может исполнять главный бухгалтер или другой работник по письменному распоряжению руководителя организации при условии заключения с ним договора о материальной ответственности.

Учет кассовых операции ведется согласно "Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, письмо ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40".

Порядок ведения кассовых операций регламентируется Центральным Банком (ЦБ) России.

Кассовые операции самые многочисленные и самые распространенные на предприятии. Их учет сопровождается оформлением документов, главными из которых являются:

договор о полной индивидуальной ответственности кассира;

приходный кассовый ордер (форма № КО-1, (приложение 1);

расходный кассовый ордер (форма № КО-2), (приложение 2);

журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3);

платежная ведомость (форма № Т-53);

авансовый отчет (форма № АО-1), (приложение 3).;

объявление на взнос наличными (форма № 0402001);

кассовая книга (форма № КО-4) (приложение 4);

книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5);

акт проверки денежных средств кассы (форма № КМ-9);

акт инвентаризации денежных средств в кассе (форма № ИНВ-15).

Главная особенность ведения и заполнения кассовых документов в том, что помарки в них не допускаются. Если допущена ошибка при оформлении, то неправильно записанная цифра должна быть зачеркнута одной чертой (чтобы была видна неправильная запись), а сверху должен быть написан верный результат. Кроме того, делается запись «Исправленному верить», ставятся подписи ответственных лиц (кассира и главного бухгалтера или кассира и руководителя), подписи заверяются печатью предприятия.

Учет денежной наличности ведется на активном синтетическом счете 50 «Касса». В дебет его записывают поступление денежных средств в кассу, а в кредит – выбытие денежных средств из кассы.

К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

50-1 «Касса организации»;

50- «Операционная касса»;

50-3 «Денежные документы» и др.

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитывают денежные средства в кассе. Если организация проводит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» открывают субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывают наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т.п. Это субсчет открывается организациями при необходимости.

На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитывают находящиеся в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы.

Любое наличное денежное поступление (выручка, суммы от подотчетных лиц и покупателей, займы физических лиц, деньги из банка по чеку и т.п.) оформляется приходным кассовым ордером, состоящим из непосредственно приходного кассового ордера и квитанции к нему.

Приходный кассовый ордер выписывается работником бухгалтерии в одном экземпляре, подписывается главным бухгалтером.

Вторая часть приходного кассового ордера-квитанции является его отрывной частью и служит оправдательным документом лица, внесшего наличные деньги в кассу. Квитанция подписывается главным бухгалтером, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. После этого квитанция выдается на руки лицу, сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер с погашенным штампом «Получено» прилагается к документу, явившемуся основанием для хозяйственной операции по поступлению денежных средств.

После проверки соответствия записей приходный кассовый ордер подписывает главный бухгалтер.

Выдача наличных денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером с учетом тех же требований, которые предъявляются к выписке приходного кассового ордера. Расходный кассовый ордер кроме главного бухгалтера подписывается и руководителем предприятия.

Выдача наличных денег из кассы может производиться и по другим документам: счетам, заявлениям на выдачу денег и т. п.

Документы, явившиеся основанием для выдачи денег, погашаются путем наложения на них штампа «Оплачено» с указанием реквизитов расходного кассового ордера на общую сумму платежа по каждому документу. Такая процедура проводиться с целью исключения повторного использования платежных документов.

Разовые выплаты денег из кассы отдельным лицам осуществляются по расходным кассовым ордерам.

Первичными учетными документами, подтверждающими расход кассовой наличности, являются копия товарного чека, счет, отчеты подотчетных лиц о расходовании полученных наличных денег, договор (контракт) на отдельные сделки между юридическими лицами.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам осуществляется только в день их составления. В этот же день кассир отчитывается перед бухгалтерией о движении кассовой наличности за текущий рабочий день.

Все приходные и расходные кассовые ордера после их выписки регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов, который ведется в хронологическом порядке.

После записи в Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов указанные документы или заменяющие их платежные (расчетно-платежные) ведомости, заявления на выдачу денег, счета и другие документы используются для заполнения Кассовой книги.

Кассовая книга является учетным регистром строгой отчетности. Поэтому она пронумерована и прошнурована. Последняя ее страница заверяется печатью с указанием следующей записи: «В этой книге пронумеровано и прошнуровано __ листов» и подтверждением ее подписями руководителя и главного бухгалтера.

Записи в кассовой книге оформляются в двух экземплярах через копировальную бумагу. Отрывные листы кассовой книги являются отчетом. Первые экземпляры и отрывные листы нумеруются одними и теми же номерами. Записи в кассовую книгу вносятся непосредственно в момент поступления или выбытия денежных средств. В конце рабочего дня подводится итог операций за день и определяет остаток денег в кассе на конец дня.

Бухгалтерская обработка кассового отчета заключается в тщательной проверке правильности оформления приходных и расходных кассовых документов, соответствия записей в отчете данным приложенных к нему документов, подсчетов итогов операций за день и остатков на начало и конец рабочего дня. Сверяются суммы полученных и сданных наличных денег в учреждения банка с соответствующими выписками банка по расчетному и другим счетам. После проверки кассового отчета в специальной графе отчета проставляются номера корреспондирующих счетов.

Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы ведется в тысячах рублей. Исходя из суммы наличной выручки за последние 3 месяца рассчитывают среднедневную и среднечасовую выручку:

Среднедневная выручка =

Среднечасовая выручка =

Показатель «Среднедневной расход выручки» рассчитывают по формуле:

На ряду с использованием российской валюты организация по роду своей деятельности может совершать отдельные операции в иностранной валюте в расчетах между юридическими лицами-резидентами на основании заключенных между ними договоров (контрактов). Учет кассовых операций в иностранной валюте ведется согласно Инструкции Банка России «О порядке совершения юридическими лицами-резидентами операций покупки и обратной продажи иностранной валюты на внутреннем валютном рынке Российской Федерации» № 7 от 29 июня 1992 г. (в ред. от 7 декабря 1998 г.).

Операции валютного характера связанные с движением капитала, могут совершаться только при наличии лицензии или разрешения, выданных ЦБ РФ.

Валютные операции независимо от их характера (текущие или связанные с движение капитала) осуществляются в реальной валюте расчетов и платежей и обязательно с пересчетом в российскую валюту – рубль.

Снятие средств с валютного счета допускается:

для оплаты продукции (работ, услуг) по импортным операциям;

в связи с вывозом и пересылкой из России за границу валютных ценностей, а также осуществлением международных денежных переводов;

в случае продажи средств на валютной бирже;

для погашения обязательств перед банком по расчетно-кассовому обслуживанию;

на командировочные расходы;

на другие цели, разрешенные Министерством финансов РФ и ЦБ РФ.

Курсовая разница – разница между отечественной и иностранной валютой в оценке наиболее ликвидной части активов (денежных средств в кассе, на счетах в банках и в пути, краткосрочных ценных бумаг), а также обязательств. Она исчисляется в рублевой оценке иностранной валюты по курсу, котируемому ЦБ РФ на дату расчета иди дату составления отчетности за конкретный отчетный период, и оценке указанных активов и обязательств, исчисленной по курсу, котируемому ЦБ РФ на дату принятия их к учету в данном периоде или дату составления отчетности за предыдущий отчетный период. Согласно международному стандарту финансовой отчетности (МСФО) 21 «Влияние изменений валютных курсов» (в редакции 1993 г.) курсовая разница рассматривается как разница, возникающая в результате отражения в отчетах того же количества единиц иностранной валюты в валюте отчетности по другим валютным курсам. Таким образом, курсовая разница является следствием изменения рублевой оценки отдельных видов имущества и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте, причем не имеет никакого значения, с кем произведен расчет – с юридическим или физическим лицом. Основанием для пересчета в рубли денежных средств, выраженных в иностранной валюте, может быть, кроме того, изменение курсов иностранных валют, котируемых ЦБ РФ. Результатом пересчета является положительная или отрицательная курсовая разница. В условиях стабилизации экономики курс рубля по отношению к иностранной валюте растет, и при переоценке пассивных счетов образуются положительные курсовые разницы. Тот же итог получается, когда переоцениваются остатки валютных средств в кассе и на счетах в банках при падении курса рубля.

Курсовые разницы принимаются к учету как внереализационные доходы или внереализационные расходы. Положительные курсовые разницы в течение отчетного периода отражаются в учете по кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 3 «Положительные курсовые разницы». Отрицательные курсовые разницы принимаются к учету по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 4 «Отрицательные курсовые разницы».

В обратной ситуации образуются отрицательные курсовые разницы.

Понятие кассы включает в себя наличные деньги, имеющиеся у предприятия, а также специально оборудованное помещение для приема, хранения и выдачи денег и других средств, хранящихся в кассе(9, с.76). Помещение кассы должно быть изолировано, а двери во время совершения кассовых операций должны быть заперты с внутренней стороны(13, с.94).

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, запрещается.

Перед открытием помещения кассы кассир обязан проверить сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей. В случае повреждений, снятия печатей и других поломок кассир обязан немедленно сообщить об этом руководителю предприятия, который ставит в известность ОВД. После получения разрешения ОВД руководитель предприятия и кассир могут войти в кассу и провести проверку денежных и других средств, хранящихся в кассе. Проверка оформляется актом, который составляется в 4 экземплярах (по 1 экземпляру получают страховая компания, вышестоящая организация, ОВД и само предприятие).(24, с.51)

Вопросы организации кассы, учета наличных денежных средств в кассе предприятия регламентируются Инструкцией Центрального Банка РФ “Порядок ведения кассовых операций в РФ” № 40 от 22 сентября 1993 года. В соответствии с этой инструкцией все предприятия вне зависимости от организационно–правовой формы должны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков. Для учета расчетов наличными деньгами предприятие должно иметь кассу(5). При этом нужно отметить, что количество наличных денег в кассе предприятия ограничивается установленными лимитами банков (зависит от размеров предприятия и др.), но общим для всех является то, что указание ЦБ РФ от 07 октября 1998 г. N 375-У “Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами” устанавливает предельный размер расчетов 5 миллионов рублей при закупках этими предприятиями у юридических лиц товаров, сельскохозяйственных продуктов и сырья(7)

Предприятие обязано обеспечивать сохранность денег как в помещении кассы, так и при транспортировке. Если по вине руководителя предприятия не были созданы необходимые условия безопасности, то ответственность лежит на руководителе.

Наличные денежные средства на предприятии должны храниться в несгораемых шкафах, сейфах. Материальную ответственность за сохранность наличных денежных средств в кассе несет кассир(10, с.41).

Кассир – должностное лицо, непосредственно выполняющее кассовые операции. При назначении кассира на работу руководитель предприятия знакомит кассира с правилами ведения кассовых операций и заключает с ним договор о полной индивидуальной материальной ответственности за сохранность денег в кассе. Кассир несет ответственность за всякий ущерб, причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и из-за неосторожности. Кассиру запрещается передавать выполнение своих обязанностей другим лицам. В случае болезни и других случаев, когда кассир не может выполнять свои обязанности, исполнение обязанностей кассира по письменному распоряжению руководителя возлагается на другого работника. Бухгалтера и другие работники, которые пользуются правом подписи финансовых документов, не могут исполнять обязанности кассира(23, с.251)

Денежные средства, находящиеся в кассе предприятия в виде наличных денег, ограничивается размером, который определяет банк, но при этом превышение этого лимита допускается в дни выплаты зарплаты, в течение 3-х дней с момента получения денег в банке. После истечения этого срока суммы, превышающие этот лимит, должны быть возвращены на расчетный счет предприятия. Торговым предприятиям разрешается выдача зарплаты из выручки, находящейся в кассе, но при этом запрещается накопление денежных средств для выплаты зарплаты(8). Запрещается расходование наличных денежных средств одного предприятия на нужды другого предприятия. Наличные денежные средства, полученные с расчетного счета в банке, предприятием должны расходоваться строго по целевому назначению(11, с.216)

Все операции, связанные с приемом и выдачей наличных денежных средств, осуществляются кассами предприятий и составляют кассовые операции. Все кассовые операции оформляются кассовыми документами. При этом прием наличных денег осуществляется по приемным кассовым ордерам, а выдача - по расходным кассовым ордерам. Выдача денег из кассы может также осуществляться по документам, заменяющим расходные кассовые ордера, например по платежным ведомостям по выдаче зарплаты, по заявлению о выдаче денег и др. На эти документы, заменяющие расходные кассовые ордера, накладываются штампы с реквизитами расходных кассовых ордеров.

Кассовые документы на прием и выдачу денег подписываются руководителем предприятия и главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на подпись. При приеме денег лицу, внесшему деньги, выдается квитанция. Рубли записываются прописью, копейки - цифрами. Выдача зарплаты происходит по платежной ведомости. Сумма прописью не указывается. По истечении установленного срока на выдачу зарплаты кассиром против фамилии делается отметка: “депонирована”, и составляет реестр депонированных сумм. В конце платежной ведомости указывается сумма, фактически выданная, и сумма депонированная, и подтверждается подписью кассира. Бухгалтер проверяет и пишет расходный кассовый ордер на выданную сумму. Депонированная зарплата отправляется на расчетный счет. Все кассовые документы выписывает бухгалтерия с основанием. Кассовые документы выписываются чернилами четко, ясно, с заполнением соответствующих реквизитов; помарок (даже оговоренных) - не допускается.

Кассовые документы передаются непосредственно в кассу. Выдача их на руки лицам, получающим денежные средства, запрещена. Прием и выдача денег производится кассиром только в день составления документов. Кассир обязан проверить правильность документов. Деньги выдаются лицу только после опознания личности. При выдаче лицам, не состоящим в списочном составе на предприятии, в кассовых документах указываются данные паспорта. При выдачи денег по доверенности указываются данные паспорта, инициалы. Перед распиской в получении денег кассир делает надпись “по доверенности”. После выдачи, получения денег кассовые ордера подписываются кассиром, а приложенные документы погашаются штампами “получено”, “оплачено” с указанием даты.

Все кассовые операции по каждому приходному или расходному кассовому ордеру или заменяющим их документам отражаются в кассовой книге. Кассовая книга - это учетный регистр для отражения движения наличных денежных средств в кассе предприятия и операций по их поступлению и выдаче. Предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошита, опечатана сургучной печатью и заверена надлежащим образом.

Записи в кассовой книге производятся кассиром. Кассир производит эти записи сразу же после получения или выдачи денег по каждому кассовому ордеру или другому документу. В конце рабочего дня подсчитываются итоги операций и выводится остаток денег в книге.

Кассовую книгу кассир ведет в 2-х экземплярах под копирку. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге, а вторые, отрывные, служат отчетом кассира и передаются в бухгалтерию предприятия вместе с приходными и расходными кассовыми ордерами под расписку в кассовой книге (на первом листе). Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Исправления, сделанные корректным способом, подписываются кассиром и главным бухгалтером. Контроль за правильностью ведения кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

При приеме отчета кассира бухгалтерия, осуществляющая контроль за кассовыми операциями, тщательно проверяет отчет и все приложенные документы, расписки, правильность сумм. Выдача денег из кассы без расписки не допускается. Эта сумма считается недостачей. Наличные деньги, неоправданные приходными ордерами отправляют в доход бюджета. Отчет кассира после проверки является основанием для учета кассовых операций. На предприятии при обеспечении полной сохранности кассовых документов можно вести кассовую книгу на ЭВМ (также по 2 экземпляра), в хронологическом порядке. В конце месяца должно печататься количество страниц за месяц, в конце года - за год. Кассир после получения машинограмм проверяет их правильность, подписывает и отдает в бухгалтерию. По окончании календарного года машинограммы брошюруются, общее количество листов заверяется главным бухгалтером, книга опечатывается(18, с 137).

Согласно закона РФ «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении расчетов с населением» от 18 июня 1993 года №5215-1 прием денег предприятиями при осуществлении денежных расчетов должен проводиться с применением кассовых аппаратов. Это не распространяется на частных предпринимателей без образования юридического лица. Если машины не используются, то прием денег должен проводиться с использованием бланков строгой отчетности(2).

Помимо кассовых машин ведутся книги операциониста, в которых ведутся записи за весь день. На предприятии, использующем несколько кассовых аппаратов, на каждый аппарат должна быть заведена книга операциониста. Контроль за использованием кассовых машин и правильностью денежных операций осуществляется налоговыми органами(12, с.71).

Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассе организации, а также денежных документов (почтовых марок, вексельных марок, путевок, оплаченных авиабилетов и пр.) предназначен счет 50 «Касса».

К счету 50 «Касса» могут быть открыты следующие субсчета:

50-1 «Касса организации»

50-2 «Операционная касса»

50-3 «Денежные документы» и др.

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.

На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

По дебету отражаются операции, связанные с поступлением денег, а по кредиту – с расходованием наличных денег(4).

В случае если предприятие не имеет валютного счета, оно может для командировки приобрести наличную валюту в уполномоченных банках. Банк России телеграммой от 6 мая 1997 года № 445 «О покупке валюты для командировочных расходов» определил, что юридические лица – резиденты вправе без ограничений и без специальных разрешений Банка России покупать иностранную валюту за рубли на внутреннем валютном рынке РФ для оплаты расходов, связанных с командированием сотрудников указанных юридических лиц – резидентов в иностранные государства, с обязательным зачислением приобретенной иностранной валюты на их текущие валютные счета в уполномоченных банках.

В том случае, если у организации не имеется валютного счета, к счету 50 «Касса» открывается специальный субсчет «Валютная касса».

Все операции по дебету счета "Касса" при журнально-ордерной форме бухгалтерского учета учитываются ведомости №1 на основе проверенных отчетов кассира за один или несколько дней с группировкой по корреспондирующим счетам.

Выдача наличных денег – кредит счета "Касса".

Все такие операции при журнально-ордерной форме учета отражаются в журнале-ордере №1; записи также производятся на основании отчетов кассира с соответствующей группировкой.

По окончании месяца в журнале-ордере подсчитываются обороты и выводятся сальдо на начало следующего месяца. Сальдо сверяются с остатком кассовой книги и Главной книги.

Контроль за ценностями осуществляется с помощью ревизий, ревизии могут проводиться руководителем предприятия, при смене кассира, также может быть проведена ведомственная/судебная ревизия.

При ревизии производится полный пересчет денег и ценностей в кассе. Результаты ревизии оформляются актом. Недостача подлежит возмещению кассиром.

Если обнаружены излишки, то их зачисляют в доход бюджета.

За несоблюдение порядка ведения кассовых операций, условий ведения работы с денежной наличностью в соответствии с указом президента РФ от 23 августа 1994 года с предприятий взимается штраф.

двукратный размер произведенного платежа за расчет наличными деньгами с другими предприятиями;

трехкратный размер неоприходованной суммы (также за неполное оприходование)

в трехкратном размере выявленной сверхлимитной кассовой наличности

На руководителей предприятия, допустившего эти нарушения, налагается административная штраф в размере 50-кратной величины минимального размера оплаты труда.

За нарушение закона о применении контрольно-кассовых машин – от 10 до 350 минимальных размеров оплаты труда в зависимости от характера нарушения(21, с 315).

Порядок ведения кассовых операций предусматривает:
наличие кассы и ведение кассовой книги;
хранение свободных денежных средств в учреждениях банков;
расходование наличных денег, полученных из банков, на цели, указанные в чеке;
хранение наличных денег в кассах организаций в пределах лимитов, установленных обслуживающими их учреждениями банков по согласованию с руководителями организаций.
Исключение составляют денежные средства, взятые в банке на оплату труда работников, выплату пособий по социальному страхованию и стипендий. Денежные средства, предназначенные на эти цели, могут храниться в кассе организации в течение трех рабочих дней, включая день получения их в банке.
При ведении кассовых операций оформляют:
Приходный кассовый ордер (ПКО). Используется при поступлении наличных денег в кассу. Составляется кассиром, должны быть пронумерованы по порядку от начала отчетного года. Для подтверждения приема денег выдают квитанцию к ПКО, являющуюся доказательством приема денег. При поступлении в кассу денежных средств из других источников лицу, внесшему деньги в кассу, выдается чек кассового аппарата.
1. Поступила выручка от реализации за наличный расчет Дт 50 Кт 91-1
2. Получены в кассу денежные средства с расчетного счета Дт 50 Кт 51
3. Получены в кассу денежные средства от покупателей Дт 50 Кт 62
4. Возвращен остаток подотчетных сумм Дт 50 Кт 71
5. Поступления от сотрудников организации Дт 50 Кт 73
6. Получены в кассу денежные средства с валютного счета Дт 50 Кт 52
7. Получены в кассу денежные средства со специального счета в банке Дт 50 Кт 55
Расходный кассовый ордер (РКО). Используется при выдаче наличных денег из кассы. Депонированные суммы сдаются в банк, на сданные суммы составляется
1. Выплачена зарплата из кассы — Дт 70 Кт 50
2. Выдано под отчет на хозяйственный расходы — Дт71 Кт 50
3. Выданы дивиденды учредителям Дт 75 Кт 50
4. Переданы деньги инкассатору Дт 57 Кт 50
5. Оплачена задолженность поставщикам Дт 60 Кт 50
Кассовую книгу. В ней учитываются все поступления и выдача наличных денег. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу. Перед началом работы листы нумеруются, прошнуровываются и опечатываются. Число листов заверяется руководителем предприятия и главным бухгалтером. Может вестись автоматизированным способом, при этом листы следует распечатывать ежедневно. Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.
Платежную ведомость
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.
Наличные денежные средства, поступающие в кассу организации, следует сдавать в банковские учреждения для последующего зачисления на счет. Сроки и порядок сдачи наличных денег в банк определяются индивидуально для каждой организации. Лимит кассового остатка для каждой организации определяется банковским учреждением.
Использовать наличную выручку из кассы можно только с согласия банка.
По истечении установленного срока выдачи средств на оплату труда кассир должен:
в платежной ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;
составить реестр депонированных сумм;
в конце платежной ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью
записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер №…».
Учет наличных денежных средств в кассе ведется на основании кассовых документов на счете 50 «Касса». Приход средств в кассу показывается по дебету счета, а расход — по кредиту. При необходимости на счете 50 организация может открыть специальные субсчета для учета:
наличных денежных средств в кассе организации в том числе для учета наличия и движения российской валюты, -50-1;
для каждой используемой иностранной валюты, — 50-2;
денежных документов — 50-3.