Акт приема передачи при увольнении бухгалтера. Необходима пошаговая инструкция с образцами приказа и акта передачи дел при увольнении главного бухгалтера

Материнский капитал - уникальная в своем роде программа, направленная на улучшение демографических показателей и материальную поддержку семей с детьми в России. Законопроект о его введении был утвержден еще в 2006 году, но за десять лет многие, хоть и были им заинтересованы, не вникли в суть и условия. Родителям, ожидающим второго и последующего ребенка или только планирующим увеличить семью, хочется разобраться в особенностях и условиях, знать новости о материнском капитале 2017.

Продолжит ли действовать программа?

Однозначный ответ на вопрос, будет ли материнский капитал в 2017, был получен еще 30.12.2015, когда Владимир Путин подписал документ об изменениях в законе «О дополнительных мерах государственной поддержки семей, имеющих детей». Программа пролонгирована до 31 декабря 2018 года включительно и без изменений в условиях выдачи. Родители, только планирующие подарить своим детям братика или сестренку, могут, как полагается, тщательно подготовиться к этому событию, будучи уверенными в поддержке от государства в дальнейшем.

За время действия программы поддержка была оказана почти шести миллионам российских семей. Результат достигнут – рождаемость в РФ резко возросла и увеличивается по сей день.

Материнский капитал 2017: изменения

Материнский капитал индексируется каждый год. Кроме этого, еще неиспользованную часть присвоенной материальной помощи увеличивают пропорционально инфляции. Лишь 2016 год стал исключением, когда индексацию отменили в связи с кризисной обстановкой в России. Проведут ли ее для существующих средств в 2017 году - пока неизвестно.

Размер материнского капитала в 2017 для только обращающихся за ним увеличится до 492 348 рублей. Сумма обусловлена прогнозом Минэкономразвития по величине инфляции 6%.

В Государственной думе рассматривали также вариант выдачи материнского капитала в 2017 только за 3 ребенка, зато в размере 1,5 млн р. Однако, по предварительным подсчетам, такие изменения повлекли бы необходимость существенного увеличения бюджета для данной программы. Поэтому предложение было отклонено.

Основные положения программы

Воспользоваться своим правом на материнский капитал, если еще не сделали этого ранее, могут родители, чей второй или последующий малыш родился или был усыновлен в любой день - от даты принятия законопроекта о введении программы до даты отмены. Обращение за сертификатом возможно в любой день с этого момента и по срокам не ограничено. В отличие от большинства единоразовых пособий и материальных выплат, получить которые возможно лишь до наступления полугодовалого возраста.

Принимая решение о подаче заявления на получение сертификата, следует учитывать, что сумма, назначенная за каждого последующего малыша, выше. Если семья получила сертификат на материнский капитал 2017 год за второго ребенка, за третьего и следующих детей дополнительные не выдаются.

На что допустимо использовать средства

Многие молодые родители откладывают рождение второго или третьего ребенка на неопределенный срок, стесненные жилищными условиями. Капитал возможно использовать в этом направлении тремя способами:

• Реконструкция существующего дома, способствующая расширению жилой площади.
• Строительство или приобретение жилья как за собственные, так и кредитные средства.
• Внесение суммы на погашение существующих кредитных обязательств, взятых ранее для покупки жилья.

Для других камнем преткновения становятся сомнения в своих возможностях помочь получить нескольким детям достойное образование. Здесь капитал тоже окажет поддержку, причем использование разрешено на оплату для всех детей.

Кроме того, данную сумму можно использовать на реабилитацию ребенка-инвалида или для увеличения накопительной части пенсии матери.

Помимо использования на оплату существующих обязательств и реабилитации, средства можно начинать использовать когда малышу исполнится три года.

Возможно, грядут последние два года существования беспрецедентной меры поддержания семей с детьми. Однако, если программа не будет пролонгирована или претерпит существенные изменения с 2019 года, государство гарантирует исполнение взятых обязательств в полном объеме. Использование по предусмотренным законом направлениям назначенных денежных сумм состоится у каждой семьи, получившей сертификат, даже по истечении периода действия программы.

Для главного бухгалтера после своего ухода очень важно оставить полный порядок в проделанных им делах, потому что это вопрос профессионализма и этики. Поэтому и предшественник, и приемник должны быть заинтересованы в правильной процедуре приема-передачи дел на фирме. Акт приема-передачи дел в связи с увольнением главного бухгалтера нужен для разграничения ответственности бывшего и нового главбуха. Поэтому обезопасить принятого работника от ошибок прошлого поможет оформление именно такого документа, как акт приема-передачи дел.

В актуальном законодательстве не указан порядок передачи дел от одного бухгалтера другому. Эта процедура, по сути, не является обязательной, но она все равно необходима для компании, чтоб преемник на должность бухгалтера мог увидеть реальное положение вещей в учете и бухгалтерии в учреждении на момент ухода главбуха. Отсутствие первичных документов может сильно повлиять на дальнейшую деятельность компании.

Какие действия нужно сделать перед подписанием акта

Сразу перед тем, как осуществить передачу дел новому главбуху, директор организации должен подписать специальный приказ, в нем, как правило, должны быть указаны:

1. люди, которые несут ответственность за прием и передачу бухгалтерских дел;
2. период времени, в течение которого будут переданы документы;
3. если какое-то время прежний и новый главный бухгалтер должны будут работать вместе, то в приказе должно будет указано разграничение обязанностей между ними;
4. дата, до начала которой должны будут завершиться все бухгалтерские операции, покидающим компанию главбухом;
5. порядок, сроки выполнения инвентаризации;
6. порядок оформления документов такой процедуры, как приема-передачи дел.

Инвентаризация является обязательной только, когда совершается смена материально ответственных должностных лиц (нужно проводить, если в трудовом контракте с главбухом есть условие про полную материальную ответственность).

Как должен быть правильно составлен акт и что нужно в нем указать

Исходя из результатов инвентаризации и сверки всей документации, формируется акт приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера. Главбух, который покидает свою должность, благодаря внутреннему распорядку предприятия, может быть обязан передать новому главбуху должностную инструкцию и проконтролировать степень её уяснения. Для передачи дел как обычно назначается определённая комиссия, а составленный акт в нескольких копиях заверяется членами комиссии и ответственными сторонами. В акте указывается детальное состояние бухгалтерского учета на момент передачи дел.

В акте необходимо указать всех людей, которые принимают непосредственное участие в передаче документов, потому что, кроме главного бухгалтера в это могут быть вовлечены и другие работники бухгалтерии, еще могут быть приглашены и внешние аудиторы. Количество и контингент участников утверждает руководитель. Передавать стоит только те документы, за которые нес ответственность уходящий главный бухгалтер. Так, допустим, если в учреждении учетом заработной платы занимается отдельно нанятый сотрудник, то эту документацию передавать и упоминать в акте не надо. Новый главный бухгалтер должен быть удостоверенным в том, что он получил абсолютно все документы, касающиеся деятельности бухгалтера за последние 5 лет. Период хранения определённых деловых бумаг установлен в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, который утвержден Росархивом. Там же определены и сроки сбережения статистической отчетности.

Налоговики вправе проверить организацию за последние 3 года работы. Это правило описано в пункте 4 статьи 89 Налогового кодекса РФ. Поэтому новому главному бухгалтеру следует тщательно проверить наличие документации, имеющей отношение именно к упомянутому ранее периоду времени.

Большое внимание стоит уделить таким документам:

• - книги покупок и продаж;
• - журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур;
• - журналы регистрации приходных и расходных кассовых документов;
• - книги выдачи доверенностей;
• - кассовые книги;
• - журналы регистрации путевых листов;
• - журналы кассира-операциониста.

Если прежний главбух выполняет обязанности кассира на предприятии, то ему следует передать не только необходимую документацию, но и деньги, бланки деловых бумаг строгой отчетности, банковские чековые книжки, ключ от кассы и сейфа.

Возможно, оформить акт приема-передачи дел в краткой форме, к нему приложить опись всех документов, которые передаются. Если перечень таких документов маленький, то их можно будет указать прямо в акте. Тогда не придется делать отдельную опись.

Чтобы правильно составить акт приема-передачи дел, нужно решить какие деловые бумаги подлежат передаче, и конкретно за какой период. Чтоб это понять, нужно воспользоваться нормами п. 2 ст. 7 Закона о бухгалтерском учете: главбух несет ответственность за ведение бухгалтерского учета, подробное и своевременное предоставление полной бухгалтерской отчетности и формирование учетной политики.

Значит, передаваться могут только те деловые бумаги, за которые он несет ответственность: налоговые документы, бухгалтерская и налоговая отчетность, первичные учетные, бухгалтерские регистры, процедуры кодирования, учетная политика, рабочий план счетов бухгалтерского учета, программы машинной обработки данных и т. д.

Обязательно необходимо обратить внимание, что из-за того, что форма акта сдачи приема дел не утверждена какими-либо нормативными документами, он может быть составлен в произвольной форме, и утвержден позже руководством организации.

Общепринято, что акт и опись (если она составляется отдельно от акта) должны быть в двух копиях, одна из них передается главному бухгалтеру, который покидает свое рабочее место, а вторая должна остаться в бухгалтерии учреждения. В случае если смена бухгалтера происходит в филиале организации, акт с описью должны составляться в трех образцах: первый – для главной компании, второй – для филиала и третий – для уходящего бухгалтера.

p>В акте сдачи-приема дел нужно в обязательном порядке указать:

• - дату окончательного приема дел (это обязательный реквизит акта);
• - даты, наименования документов, которые передаются;
• - список документов, которые отсутствуют на момент передачи (нужно указать, иначе потом возникнут некоторые существенные трудности при попытках доказать, что документы были утеряны на работе предыдущим бухгалтером);
• - все ошибки, нарушения, недочеты, недостатки, которые были обнаружены в процессе передачи дел, в оформлении первичной документации, налоговой документации (особенно материальный и денежный учет, включая кассовые документы, накладные);
• - расхождения имеющихся данных бухгалтерской, налоговой отчетности с данными компьютерной бухгалтерской программы за сопоставленные проверенные сроки времени.

Также к акту нужно приложить (если есть такая возможность) письменные объяснения главного бухгалтера, который покидает свой пост относительно причин таких расхождений.

Кто подписывает акт при смене главбуха

Если не успели найти нового главбуха

Акт приема-передачи дел подписывают покидающий предприятие главный бухгалтер и новый. Однако если замену прежнему найти не успели в срок, то документацию можно временно передать сотруднику бухгалтерии. Но если и таковых нет, то сам директор вправе принять документы.

Передача дел новому специалисту

Следует рассмотреть такую ситуацию, когда все-таки нового сотрудника успели найти, и он вышел на работу, то, как правило, определенное время они работают вместе, потому что передача документации – процесс медленный. Нового работника оформляют в штат только после официального прекращения трудовых отношений с предыдущим. Это действие неправильное. Должно быть заранее заключено трудовое соглашение с новым работником, так как передать документы, ключ от сейфа, печати постороннему человеку организация не может. Учитывая то, что двух главных бухгалтеров в компании не может быть, то его ненадолго оформляют на иную должность (к примеру, заместитель главбуха).

Передача дел аутсорсинговой компании

В наши дни возможна и другая ситуация. Организация решила, что передаст ведение учета в аутсорсинговую компанию. В этом случае только служащий этой специализированной бухгалтерии вправе принимать дела под роспись. Тогда основанием для передачи документации будет заключенный договор между компаниями об оказании услуг по ведению учета.

Что делать, когда бухгалтер отказывается подписывать акт

Если бухгалтер, который увольняется, отказывается подписать акт приема-передачи, то это нужно в обязательном порядке зафиксировать документально в форме акта в присутствии не менее двух свидетелей. Помимо этого, руководитель должен своим приказом назначить комиссию для фиксирования общего состояния бухгалтерского учета на предприятии и для составления описи документов. Может произойти и такое, что каких-то деловых бумаг в организации будет не хватать, тогда подобный акт и опись снимут с нового главного бухгалтера ответственность.

Подводя итог, нужно отметить, что процедура приема-передачи дел является очень ответственной и для покидающего должность, и для вновь прибывшего главбуха, и для самой фирмы. Но следует обратить внимание: главбух, который увольняется, не должен заниматься организацией передачи дел, это задача директора. В обязанности увольняющегося бухгалтера входит доведение всех текущих дел до конца и передаче необходимых документов в надлежащем виде.

Акт передачи дел при увольнении главного бухгалтера — это документ, позволяющий преемнику и руководству увольняющегося главного бухгалтера, в каком финансовом состоянии передается предприятие.

Такой документ нужен, чтобы прекращающий сотрудничество главбух не только передал по описи все папки с документацией, но и провел инвентаризацию всех материальных ресурсов, в том числе и основных фондов.

Отчеты квартальные и годовые, состояние расчетов с работниками, поставщиками, смежниками, подрядчиками, налоговые расчеты, баланс предприятия – эти и иные вопросы должны быть освещены и подтверждены документально. Поэтому необходимо передать новому распорядителю финансов акты сверок, реестры дебиторской и кредиторской задолженностей, налоговые бумаги и пр.

После того, как главбух получит расчет и уйдет, сложно будет наводить справки и выяснять, как и почему образовалась недостача средств. Акт передачи дел даст преемнику понятие о том, как велся бухучет, какова была финансовая политика, не было ли злоупотреблений.

Какие сведения указываются в документе?

Передача дел при расторжении трудового договора главбухом осуществляется на основании по предприятию. В этом приказе указывается состав комиссии, которая будет заниматься приемом, и сроки, когда процесс должен быть закончен с оформленным и подписанным актом передачи дел.

Пошаговая инструкция: как правильно заполняется?

Акт строго регламентированной формы не имеет и составляется произвольно, но такая бумага должна быть наглядной и содержать все, что нужно. Вверху документа по центру располагают название предприятия (полное), его ИНН, почтовый адрес. Ниже слева размещается утверждающая акт подпись руководителя – «Утверждаю» , полное наименование должности, подпись руководителя и в скобках ФИО, под подписью – дата утверждения.

Далее по центру указывают название документа, ниже слева – пункт расположения фирмы, справа – дата составления. С абзаца вписывают: «Согласно приказу такому-то с такого по такое-то число (месяц, год) главный бухгалтер такой-то передал, а заместитель главного бухгалтера такой-то принял такие документы» – и ниже располагают таблицу. Обычно это таблица не более чем на 4 столбца:

Список документов обычно включает (по каждому вопросу указывают период времени проверки):

• учетную политику;
• бух. отчетность;
• налоговую отчетность;
• фондовые отчисления;
• акты выполненных работ и услуг;
• акты сверок взаиморасчетов с поставщиками, подрядчиками и пр.;
• инвентаризационные описи;
• первичные учетные бумаги;
• договора с поставщиками, подрядчиками и пр.

Под таблицей перечисляют, что еще передано – наличные средства, печати, коды и ключи от сейфов, чековая книжка, пароли от входа в систему «клиент-банк» и пр. При выявлении допущенных ранее в отчетах, учете ошибок здесь их перечисляют , с указанием периода и документа, когда ошибки были допущены. Далее приводят перечень приложений к акту.

Состояние учета денежных средств выясняют, проведя ревизию наличности в кассе компании и проверив сверки дебиторской и кредиторской задолженностей на дату начала проверки, о чем составляют отдельные акты.

Расчетные операции проводятся при соблюдении законности в основном по безналичному расчету, о чем свидетельствуют платежки и подтверждение их проведения банком, а также налоговые накладные. Сверив распечатки на бумажных носителях со сводами в отчетах и в программе 1С, делают выводы о состоянии учета расчетных операций.

Справка! Если закупки производились по наличному расчету через подотчетных лиц, то должны быть чеки, квитанции, приходные и расходные ордера, а движение денег отражаться в кассовой книге и в балансе по счету №71.

Теперь вы знаете, как оформить акт при смене одного специалиста другим.

Как оформить передачу дел главным бухгалтером:

Состояние амортизируемого имущества

Амортизация должна насчитываться на основные средства – здания, сооружения, оборудование и пр. необоротные активы. При проверке производится правильность отнесения имущества к амортизируемому (на основании действующего законодательства) и наличие правильного учета, для чего сверяют остатки по счетам учета на начало проверяемого отрезка времени с отчетами на конец предыдущего периода. Важно проверить, происходила ли переоценка балансовых стоимостей, насколько грамотно и обоснованно это было сделано.

Сведения об учете материалов

Все материалы, приобретенные организацией, должны быть оприходованы сначала на склад, а потом распределены по материально-ответственным лицам . Ежемесячно проводится списание материалов по актам выполненных работ или услуг, и выводятся остатки. Именно эти остатки материалов, висящие на подотчете работников и на складе, любой проверяющий может увидеть в натуре и сличить с документальными данными.

Если предприятие крупное, то анализ материального учета можно провести выборочно, чтобы сложить представление об общей картине по фирме. Остатки материалов на конец отчетного периода являются отправной точкой на начало следующего отрезка времени.

Важно! Наличие отчетов о движении материальных средств поможет проследить состояние материального учета.

Информация о расчете работников

Состояние расчетов с работниками фактически обозначает наличие задолженности по зарплате или ее отсутствие. Этот важнейший показатель состояния платежеспособности предприятия отражается в специальном отчете, составляемом ежемесячно. Есть вариант взять несколько фамилий сотрудников и отследить по документам начислением им зарплаты, проведение удержаний и отчислений, а также вывод положенных к выплате средств.

Автоматизированная система начисления зарплаты минимизирует злоупотребления, но для передачи дел главбухом больше интересует наличие задолженности. За каждый месяц должен быть отчет, что и должен предъявить проверяемый главный счетовод за весь период проверки.

Важно, чтобы не было кип валяющихся документов – своевременная их раскладка по порядку хронологии, по подписанным папкам говорит об упорядоченном хранении бумаг. Если места в комнате бухгалтерии недостаточно, то допускается хранение в закрываемом на замок отдельном помещении папок с делами за период не более 5-ти лет, остальное должно быть заактировано и сдано в архив, о чем свидетельствует 2-й экземпляр. В передаточном акте все обнаруженное важно отразить.

Перечень папок по описи

Бухгалтерские и первичные документы следует передать по описи , составив перечень, который будет приложен к акту. Если документооборот насчитывает тысячи первичных бумаг, то составить опись, внося каждую из них, просто нереально, и в таких случаях в описи перечисляют папки с определенными документами за месяц – например, приходные накладные, или счет-фактуры.

Внимание! Когда учет ведется по подразделениям- к примеру, по участкам, то таких папок с одноименными документами будут несколько, и их число указывают в списке.

Остатки по проверенным счетам

Счета можно проверить выборочно, по ним выводят остатки и сверяют их с теми, которые показаны в отчетности на конец предыдущего отчетного периода. Это нужно для того, чтобы преемник дел начинал свою работу, привязываясь к этим остаткам как к отправной точке.

Список отсутствующих бумаг

Проверяя папки месяц за месяцем, сверяют наличие документов в теми, которые включены в сводные перечни. При выявлении недостающих бумаг составляют их список. По возможности увольняющийся бухгалтер может попытаться отыскать копию отсутствующей бумаги и восполнить нехватку хотя бы копией.

Те же бумаги, которые не удалось восстановить, вносятся в перечень – так принимающий дела работник подстрахует себя на случай проверки аудитором, и в своей работе будет иметь представление о том, чего нет в наличии. Список прилагают к акту передачи.

Ещё один весьма важный нюанс

Такие важные атрибуты, как печати, ключи от сейфов, коды, шифры и пароли также мало отдать из рук в руки: следует зафиксировать факт их передачи в акте, внизу таблицы. Это нужно и для увольняющегося работника, и для принимающего дела.

Завершение акта – подписи сдавшего дела и принявшего их сотрудников , с расшифровкой должностей и ФИО. Подписи удостоверяют, что один бухгалтер документы и атрибуты передал, а другой их принял.

Акт передачи позволит прежнему главбуху спокойно уйти и избежать постоянных вопросов, а предприятию – продолжать деятельность с вновь принятым работником на эту должность. Большинство ответов на возникающие в процессе работы можно будет найти в акте.

Весь бухгалтерский учет состоит из документов: некоторые из них бухгалтер получает от контрагентов, некоторые от работников, а некоторые формирует самостоятельно. Как разобраться во всем этом многообразии? Поможет эта статья.

Любой бухгалтерский документ представляет собой бланк определенной формы, который имеет обязательные реквизиты. Глобально их можно разделить на две большие группы:

1. Первичные.
2. Учетные регистры.

К первой относятся все те бумаги и электронные файлы, которые составляются в момент совершения операции и удостоверяют факт ее совершения. Документооборот в бухгалтерии регулирует Федеральный закон о бухучете. Учетные регистры формируют на основе первичной документации, в них содержатся бухгалтерские записи и проводки. Кроме того, они служат для регистрации первички. Рассмотрим значение бухгалтерских документов, требования к их оформлению и сроки хранения подробнее.

Классификация

Кроме первичных и учетных, документы бухгалтерского учета могут иметь другие классификации. Например, они бывают:

• внутренние и внешние;
• распорядительные и оправдательные;
• разовые и накопительные;
• строгого учета и обычные.

В отношении каждой операции или сделки существует отдельный перечень обязательных бумаг. Обычно первичку оформляет поставщик, но именно покупатель заинтересован, чтобы все было сделано корректно и без отступлений от правил. Потому что он приходует на основании этих официальных бумаг товары, услуги или нематериальные ценности, платит деньги и претендует на получение налоговых вычетов.

Первичные документы

Первичку следует составлять непосредственно в ходе совершения операции или сразу же после ее завершения. Форма таких бумаг должна быть закреплена в учетной политике организации. В некоторых случаях законодательно закреплена обязанность использовать унифицированные бланки, утвержденные уполномоченными государственными органами и службами, а в некоторых организации имеют право разработать и использовать собственные бланки. Например, нельзя использовать счет-фактуру неустановленной формы, но можно самостоятельно разработать авансовый отчет.

Все первичные официальные бумаги обязательно имеют реквизиты, без которых они считаются недействительными. Набор таких реквизитов зависит от вида формы, обычно должны быть указаны:

• наименование;
• номер документа;
• суть сделки или операции;
• данные составителя;
• подпись руководителя организации и печать (если она используется).

Некоторые бумаги оформляют в одном экземпляре, но большинство — в двух и более. При составлении нескольких экземпляров они имеют равную силу и являются подлинниками. Для осуществления бухгалтерских записей основанием являются документы именно такого типа.

Учетные регистры

Учетные, или, иначе говоря, документы бухгалтерского оформления, применяются для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, а также для отражения этих данных на счетах бухучета и в отчетности. Вести их можно:

• в специальных книгах (журналах);
• на отдельных листах и карточках;
• в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники;
• непосредственно в специализированных программах на электронных носителях.

Важно соблюдать хронологию занесения данных и принципы бухучета: двойную запись, ведение синтетического и аналитического учета, применение общего Плана счетов и прочих. На основе данных регистров бухучета составляется отчетность, которую организации сдают в Росстат и ФНС.

Сроки хранения

Сроки хранения бухгалтерской документации зависят от формы первички или регистра. Они установлены законом о бухучете и специальным перечнем, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. Общий срок, предусмотренный законодательством, составляет 5 лет. Но в перечне предусмотрены более конкретные сроки. Например, отчетность нужно хранить до тех пор, пока организация осуществляет деятельность, а сведения о доходах физических лиц — не менее 75 лет, если отсутствуют лицевые счета работников. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования, но иногда его отсчитывают по другому принципу. Так, например, акты выполненных работ по договору должны храниться не менее 5 лет с даты окончания срока действия договора.

Ответственность бухгалтера

Если бухгалтер, особенно главный, увольняется, он должен передать все дела и документацию. Для этого назначают уполномоченное лицо, которое принимает все хозяйство по акту на основании приказа руководителя организации. В этом акте необходимо перечислить все, за что отвечает непосредственно главбух. В частности:

• бухгалтерскую, налоговую и управленческую отчетность;
• учетную политику и локальные нормативные акты;
• сертификаты ключей ЭЦП для электронного обмена с банками и контролирующими органами;
• переписку с налоговой инспекцией и другими контролирующими органами (требования и акты сверки).

Сколько именно документов передано и периоды, за которые они составлены, можно указать в самом акте или в приложениях к нему. Кроме того, в приложениях к акту может быть своеобразный развернутый баланс организации: оборотно-сальдовая ведомость по бухгалтерским счетам на дату передачи дел.

Образец акта приема-передачи бухгалтерских документов выглядит так.

Нередко в бюджетных и коммерческих компаниях складывается ситуация, когда главбух уходит на пенсию, в декрет или просто увольняется по собственному желанию или путем перевода. При этом ему необходимо передать дела своему заместителю или человеку, который планирует занять его место. Процедура передачи оговорена законодательством, при этом производится передача соответствующих дел и составляется В нашей статье мы разберем, как проводится эта процедура и что необходимо заполнять при смене бухгалтера.

Введение

Сотрудники компании, решившие уволиться, сообщают об этом руководителя заранее, согласовывая имеющиеся вопросы и решая их. В случае если увольнение проводится срочно и без согласования, то работодатель имеет право потребовать отработать 2 недели. Также если сотрудница уходит в декрет, то все это согласовывается и ей подбирают временную замену, то есть по сути у руководителя есть время на то, чтобы найти замену и оформить необходимые распоряжения.

Главный бухгалтер должен заранее предупредить начальство об уходе

В случае если уходят ключевые фигуры, такие как главный бухгалтер или финансовый директор, то готовиться необходимо тщательнее, чем при увольнении рядового сотрудника. Нужно не просто найти нового сотрудника, но и передать ему все дела для того, чтобы работа компании не остановилась и перестановка не принесла серьезных потрясений. Как правило, в подобных ситуациях оформляется акт приема-передачи документов или дел. Отметим, что законодательно подобная процедура не описывается и в трудовом кодексе нет упоминания о ней, но во многих предприятиях подобная практика существует. Более того, перед подписанием акта обычно проводят аудиторскую проверку (для этого необходимо распоряжение руководства).

Итак, схема передачи следующая:

1. Проводится аудит или инвентаризацию при необходимости.
2. Если кандидат на должность имеется, то составляется акт приема-передачи на него (он должен быть официально оформлен как сотрудник).
3. Если кандидата нет или он пока не оформлен, то дела передаются главе компании, поскольку бухгалтерский учет согласно ТК относится к компетенции главы организации.
4. Когда соискатель на должность главбуха будет отобран и утвержден, составляется второй акт, по которому дела переходят от главы фирмы конечному исполнителю.

Внимание: профессиональные юристы и бухгалтеры рекомендуют проводить процесс инвентаризации в обязательном порядке, чтобы избежать неприятных последствий и ситуаций в будущем.

Как проходит инвентаризация

Инвентаризацию по закону проводят при любой смене материально ответственного лица, а уж тем более главбуха. Чтобы провести ее, глава компании составляет приказ, назначая инвентаризационную комиссию. Далее действия протекают по следующему алгоритму:

1. Комиссия изучает документы и обрабатывает их, а также выполняет другие положенные ей действия.
2. Проводится подсчет остатков (их рассчитывают на дату проведения инвентаризации).
3. Необходимая информация вносится в реестры, движение активов фиксируется в документах.
4. Проводится аудит, подтверждающий наличие активов, их состояния и целостности.
5. Комиссия делает выводы о состоянии и целостности активов и составляет соответствующий протокол, который подписывается всеми членами комиссии.

Инвентаризация позволит навести порядок в делах компании

Рассмотрим, как правильно составить приказ. Он выглядит следующим образом:

В связи с выходом в декретный отпуск главного бухгалтера ООО “Ромашка” Никитиной Светланы Борисовны с 20.05.2018, а также с целью получения достоверных данных по финансовым отчетностям и бухгалтерскому учету на предприятии

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. В срок до 17.05.2018 провести внеочередную инвентаризацию активов, товарно-материальных ценностей и нематериальных активов, денежных средств, бланков строгой отчетности.
2. В состав комиссии включить следующих сотрудников:

Глава комиссии: финансовый директор ООО “Ромашка” Синицын Игорь Павлович /подпись/

Члены комиссии:

Бухгалтер Семенова Ю.А. /подпись/

Экономист Юрчишин А.Я. /подпись/

Юрист Марченко Ю.К. /подпись/

Инвентаризация проводится при личном присутствии материально ответственного лица.

Контроль за выполнением данного приказа оставляю за собой.

Руководитель ООО “Ромашка”

Приходько А.Ю.

Подготовительный этап

Итак, после того как глава компании издал и подписал приказ о проведении аудита и положения дел, а также назначил членов комиссии, проводится процедура передачи дел главного бухгалтера при увольнении (образец акта мы приведем немного ниже). Ответственным лицам необходимо будет подготовить бумаги для передачи кандидату на должность или руководителю компании. Уходящий главбух должен привести отчетность в порядок, внести всю необходимую информацию, пронумеровать регистры и пр. Это необходимо сделать в обязательном порядке, несмотря на то, что объем работы весьма велик, иначе уволившегося (или вышедшего в декрет) сотрудника будут всячески беспокоить и отвлекать.

Приказ о назначении комиссии

Если в первом пункте руководитель составлял приказ о назначении комиссии для проведения инвентаризации, то после подготовительного этапа составляеся приказ о создании комиссии, контролирующей процесс передачи дел. В нем необходимо указать сроки, до которых их необходимо передать новому сотруднику или руководителю. В состав комиссии должно входить три сотрудника:

1. Тот, кто передает.
2. Тот, кто принимает.
3. Глава компании или ответственное лицо.

Внимание: в комиссию могут попасть и другие работники. К примеру, в нее часто включают юриста, экономиста, аудиторов и пр.

При инвентаризации создается комиссия из материально ответственных лиц

Цель данной комиссии — проверить бумаги, которые передаются от старого главбуха к новому, достоверность указанных в них данных, наличие необходимых бумаг по налоговому и бухгалтерскому учету и пр. По сути, приказ о назначении данной комиссии идентичен с вышеприведенным приказом, единственное что в нем меняются формулировки и цели. Оформляется он руководителем, имеет соответствующий номер и вписывается в книгу учета приказов.