Beispielbericht. Memorandum über die Nichterfüllung von Amtspflichten: Muster

Fast jeder Mitarbeiter sollte ein Mustermemorandum zur Hand haben. Dies ist ein sehr wichtiges Dokument der internen Kommunikation, ohne das das normale Funktionieren der meisten großen Institutionen unmöglich ist.

Memo-Definition

Ein Memorandum ist ein Dokument, das darauf abzielt, Informationen entlang der Dienstleistungsvertikale von unten nach oben zu übertragen. Es dient dazu, den unmittelbaren Vorgesetzten über Fakten und Vorkommnisse zu informieren, die bei der Ausführung der Arbeit auftreten.

Zusätzlich zur Information im Memorandum schlägt der Mitarbeiter, der es erstellt hat, nach Analyse der Situation Maßnahmen vor, die angewendet werden müssen.

Fast jeder Abteilungsleiter weiß, wie man ein Memo schreibt. Ein Beispiel davon befindet sich immer auf dem Desktop. Der Bericht hat fast den gleichen Aufbau, aber einen etwas anderen Schwerpunkt.

Memos werden horizontal gesendet, von Kopf zu Kopf auf derselben Ebene. Berichte werden vertikal vom Untergebenen an den unmittelbaren Vorgesetzten geschrieben.

Themen der Notizen

Der Grund für die Erstellung eines Memorandums kann ein beliebiger Vorfall im Unternehmen sein. Heutzutage ist beispielsweise ein Muster eines Memos über die Unhöflichkeit eines Mitarbeiters nicht mehr so ​​​​üblich, aber schon vor 30 bis 35 Jahren war es ein weit verbreitetes Phänomen.

Heutzutage gibt es immer mehr Meldungen über die Nichterfüllung von Amtspflichten, über Verspätung. Sie können auch erstellt werden, um den Wunsch eines bestimmten Mitarbeiters oder des gesamten Teams der Einheit zu äußern.

Außerdem verfassen Mitarbeiter Berichte, die über die Umsetzung von Weisungen höherer Behörden informieren, insbesondere wenn diese schriftlich erteilt wurden.

Auch Arbeitsunfälle, unvorhergesehene Situationen oder geplante Aktionen werden regelmäßig zum Informationsanlass, um einen Bericht zu verfassen. Daher ist der Gegenstand dieses Dokuments recht umfangreich und kann absolut alle Aspekte des Produktionsprozesses abdecken, die den höheren Behörden gemeldet werden sollten.

Schwerpunkt des Berichts

Jedes Unternehmen weiß, dass es zwei Arten von Memos gibt: interne und externe. Am häufigsten intern verwendet. Sie gehen nicht über eine Struktureinheit hinaus und werden vom Mitarbeiter an den unmittelbaren Vorgesetzten weitergeleitet. Jeder, der ein solches Bedürfnis hat, kann es schreiben. Ein Beispiel hierfür ist ein Memorandum über die Nichterfüllung von Pflichten, von dem es in jeder Personalabteilung ein Muster gibt.

Ein externer Bericht geht über die Struktureinheit hinaus und wird im Namen seines Chefs an seinen Vorgesetzten gesendet. Wenn das interne Dokument auf einem normalen A4-Blatt erstellt werden kann, wird das externe Dokument nur auf Briefkopf verschickt und durch ein Siegel, falls vorhanden, im Gerät bestätigt. Beide Arten müssen jedoch streng nach GOST erstellt werden, da sie sonst nicht der allgemeinen Dokumentation des Unternehmens beigefügt werden können.

Voraussetzungen

Laut GOST muss jedes Muster-Memorandum bestimmte Details enthalten, ohne die das Dokument seine Gültigkeit verliert.

Der Bericht beginnt mit Angaben zum Namen des Unternehmens oder seiner Struktureinheit. Darüber hinaus gibt es, wie auch in der Erklärung, eine Obergrenze, die den Adressaten und den Verfasser der Notiz angibt. Es ist sehr wichtig, die vollständige Bezeichnung ihrer Position anzugeben. Der Titel des Dokuments wird in eine neue Zeile geschrieben, und direkt darunter steht der Titel, der mit den Worten „Bezüglich …“ oder „Über …“ beginnt. Dadurch wird der Leser sofort darauf vorbereitet, welche Art von Informationen im Hauptteil des Dokuments enthalten sind. Der Hauptteil besteht aus zwei bedingten Abschnitten. Im ersten Fall wird der gesamte Kern des Vorfalls dargelegt, im zweiten Fall werden Empfehlungen ausgesprochen oder eine Petition verfasst, um aus dem genannten Anlass Maßnahmen zu ergreifen. Der Bericht wird mit Datum und Unterschrift des Erstellers mit seiner Niederschrift abgeschlossen.

Zur Erstellung von Berichten berechtigte Personen

Jeder im Unternehmen sollte wissen, wie man einen Bericht über einen Mitarbeiter oder den Sachverhalt eines Vorfalls richtig verfasst. Davon hängt ab, ob es rechtmäßig ist und ob alle weiteren Handlungen über das Gesetz hinausgehen.

Jeder, der einen solchen Bedarf hat, kann ein solches Dokument erstellen. Mitarbeiter der untersten Ebene geben eher informative Notizen über den Fortschritt von Einsätzen, Dienstreisen und Inspektionen ab. Seltener erstellen sie Berichte über ihre Kollegen über deren Nichterfüllung ihrer Arbeit.

Aber die Abteilungsleiter überwachen häufiger die Arbeitsdisziplin. Sein Verstoß wird zum Grund für Geldstrafen. Für ihre Ernennung ist es jedoch notwendig, stichhaltige Argumente vorzubringen.

In der Regel wird dem Vorgesetzten neben einem Memorandum auch eine Begründung vorgelegt, in der gute oder nicht sehr gute Gründe für den Vorfall genannt werden. Auf Grundlage dieser beiden Dokumente wird ein entsprechender Auftrag für das Unternehmen erstellt.

Nachweis der Rechtfertigung von Strafen

In jeder Personalabteilung, in jeder Buchhaltung gibt es ein Mustermemorandum. Dieses Dokument dient als eindeutige Bestätigung dafür, dass bestimmte Maßnahmen ordnungsgemäß durchgeführt wurden.

Bei staatseigenen Betrieben kommt es häufig zu Kontrollen durch Dienststellen verschiedener Instanzen. Sie alle sollen die Legitimität des Cashflows der Haushaltsmittel bestätigen. Die ungerechtfertigte Anrechnung von Prämien oder Lohnabzügen stellt einen schwerwiegenden Verstoß dar, der mit Strafen geahndet wird.

Aber das Vorliegen eines Memorandums, auf dessen Grundlage rechtliche Schritte eingeleitet wurden, dient als ernsthafte Rechtfertigung für diese oder jene Tatsache. Ein Memorandum kann auch in einem Gerichtsverfahren ein Argument sein, wenn es formgerecht abgefasst und vom Adressaten gebilligt wird, der den Inhalt erhalten und sich mit ihm vertraut gemacht hat.

Verbreitung von Memos

Historisch gesehen hat sich die Form eines Memorandums, von der in diesem Artikel ein Beispiel gegeben wird, in der Privatwirtschaft überhaupt nicht durchgesetzt. In Firmen und Betrieben im Besitz von Privatpersonen ist es üblicher, Produktionsfragen mündlich oder durch die Vorbereitung von Aufträgen zu lösen. Dies liegt daran, dass es in der Wirtschaft viel weniger externe Kontrollstellen gibt, denen Sie nicht über die Rechtmäßigkeit bestimmter Handlungen Bericht erstatten müssen. Aber auch hier gibt es einen Platz für Meldungen, die sich auf Finanzumsätze beziehen, da die Kontrolle durch die Steuerbehörden weiterhin vorhanden ist.

In öffentlichen Einrichtungen sind Denkschriften an der Tagesordnung. Sie ermöglichen es jedem Untergebenen, auf Nummer sicher zu gehen und zusammen mit dem Dokument die Verantwortung für die Lösung des Problems auf seinen unmittelbaren Vorgesetzten zu übertragen.

Ein Beispiel für ein Memorandum für einen Mitarbeiter

Der einfachste Bericht wird über die Nichterfüllung von Amtspflichten oder einen Verstoß gegen die Arbeitsdisziplin durch einen Arbeitnehmer erstellt.

Wir beginnen das Dokument mit dem Namen der Einheit: „Informationsabteilung des Instituts für Agrarforschung“. Als nächstes schreiben wir eine Kappe: „An den Leiter der Informationsabteilung, Ivanov I.I., vom Programmierer der dritten Kategorie, Petrov P.P..“

Im Hauptteil des Berichts geben wir den Kern der Notiz wieder: „Ich mache Sie darauf aufmerksam, dass der Junior-Programmierer Ivan Ivanovich Sidorov am 02.06.2011 spät um 2 Uhr und in einem Zustand extremer Vergiftung zur Arbeit kam.“ Der Täter hat keine stichhaltigen Gründe und keine Beweise vorgelegt, aber auf die Anfrage mit offener Unhöflichkeit mir gegenüber reagiert. Angesichts der Regelmäßigkeit solcher Verstöße gegen die Arbeitsdisziplin schlage ich vor, geeignete Strafmaßnahmen zu ergreifen, nämlich einen Verweis und den Einbehalt einer Geldstrafe in Höhe der Vergütung für seine Arbeit für zwei Stunden, in denen Sidorov I. I. nicht gearbeitet hat.

Der Bericht schließt mit Datum und Unterschrift mit einer Niederschrift ab.

Wenn Sie jedes Beispiel des Berichts sorgfältig studieren, wird Ihnen auffallen, dass sie alle im strengen offiziellen Geschäftsstil gestaltet sind. Es macht keinen Sinn, davon abzuweichen und mit der umgangssprachlichen Beschreibung auf Details einzugehen. Je klarer und prägnanter der Text, desto näher kommt er einem echten Bericht.

Analysieren Sie unbedingt den beschriebenen Vorfall und geben Sie hierzu Empfehlungen ab. Das bedeutet nicht, dass es so sein wird. Der Leiter hat das Recht, selbst zu entscheiden, welche Sanktionen er verhängt, aber häufiger stimmt er den Vorschlägen des Berichtserstellers zu, da er keine Zeit hat, sich mit allen Details zu befassen.

Denken Sie daran, dass es sich bei einem Memorandum um ein vollwertiges Rechtsdokument handelt, für dessen Echtheit Sie mit Ihrer eigenen Unterschrift bürgen.