Оформление выписки из трудовой книжки. Выписка из трудовой книжки

Сотрудникам предприятия иногда могут потребоваться дубликаты документов о трудоустройстве.

Отдел кадров выдает копию трудовой книжки, или выписку, на основании заявления работника и резолюции руководства. Данный бланк предоставляет информацию не о всей трудовой деятельности, а об ее определенном периоде.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

(Москва)

(Санкт-Петербург)

(Регионы)

Это быстро и бесплатно !

Законодательное подспорье

Выписку предоставляют в нескольких случаях:

• для оформления банковского займа или ипотеки (вместе со справкой о доходах);
• для расчета и начисления пенсионных выплат;
• для оформление загранпаспорта.

Российское законодательство регламентирует выдачу документа согласно ст. 62 Трудового Кодекса, по которой он оформляется в трехдневный срок .

В некоторых случаях служащий может не уведомлять работодателя о том, для каких целей нужны сведения. Право работника на доступ к информации о своем трудоустройстве (копия документов) указана в ст. 89 Трудового Кодекса. Согласно п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, а также Трудовому кодексу, выписка предоставляется бесплатно по заявлению сотрудника.

Составление документа

Копия данных о трудоустройстве за определенный период времени выдается на фирменном бланке предприятия, заверенном печатью. На нем указываются следующие данные:

• название компании (как полное, так и сокращенное);
• юридический адрес организации с почтовым индексом;
• номер налогоплательщика, присвоенный предприятию;
• контактная информация – телефоны, факс и адрес электронной почты.

Внизу прописывается дата, ставится пометка «копия верна» .

Форма выписки – стандартная для всех предприятий:

• название документа указывается по центру бланка;
• после него прописывается серия и номер книжки;
• следующие записи (в столбик, с новой строки) – ФИО сотрудника, дата рождения, образование, занимаемая должность;
• реквизиты компании (или печать) указываются в верхнем углу справа;
• под записями данных о сотруднике указывается дата выдачи копии документа о трудоустройстве;
• после них – таблица, аналогичная графам в трудовой. В нее вписывают данные, нужные работнику. Нельзя нарушать хронологический порядок дат приемов и увольнений. Обязательно условие – наличие номеров и дат приказов об увольнении с должности и приеме на работу. При необходимости указываются поощрения и взыскания.

В последней строке текста нужно указать «работает по настоящее время» . Если документ имеет несколько листов, каждый из них нумеруется и заверяется оригинальной печатью компании. Готовая выписка заверяется личной подписью работника кадрового отдела и печатью.

Порядок оформления

1. Для начала сотрудник организации пишет заявление на имя руководителя. Тело документа – это текст, в котором должна быть высказана просьба о выдаче выписки. При необходимости сообщается, зачем она нужна. Обязательно указывается ФИО работника, отдел, где он работает, дата и подпись. Заявление передается руководителю организации.
2. Согласие последнего выдается только после рассмотрения просьбы. В зависимости от внутреннего регламента предприятия согласие/несогласие указывается в письменном виде на самом заявлении или в виде печати.
3. При положительном ответе на просьбу на заявлении указывается дата ознакомления с ним и подпись вышестоящего руководства. Резолюция предусматривает назначение исполнителя распоряжения руководителя. Чаще всего эти функции исполняет сотрудник отдела кадров, ответственный за учет и хранение трудовых.
4. Для этого представителями делопроизводства составляется приказ. Его номер устанавливают в порядке очередности, а дату – днем, когда выдается выписка. Распорядительная часть документа предусматривает полное наименование должности, ФИО работника отдела кадров, выдающего бумагу. Приказ подписывается руководителем предприятия, заверяется печатью и передается в кадровый отдел.

Юридические тонкости

Сотрудник компании, получивший выписку, должен проверить правильность ее заполнения:

• на каждой странице документа имеется подпись работника кадровой службы, его фамилия и инициалы, а также дата выдачи;
• на каждой из страниц находится печать компании;
• все страницы заверяются подписью начальника отдела кадров;
• обязательно указывается «копия верна»;
• на местах сшивания документа проставлена печать отдела кадров.

Копия данных о трудоустройстве может быть заполнена от руки или создана при помощи оргтехники. Документ действителен в течении одного календарного месяца . При увольнении сотрудника или при переводе его на другую должность выписка считается недействительной.

При возникновении некоторых ситуаций, требующих подтверждения рабочей деятельности, работник имеет возможность запросить у работодателя соответствующее свидетельство его профессиональной активности. Указанный документ представляет собой своеобразную копию титульного листа рабочего удостоверения трудящегося, а также ее последующих страниц. При этом имеется определенное отличие, которое заключается в том, что в ней содержатся не все страницы, а только некоторые необходимые работнику. Как ее можно сделать, какие особенности и сроки будет рассмотрено далее.

Как сделать выписку из трудовой книжки — образец

Выписка из трудовой книжки имеет определенное оформление, форма которого законом не установлена, однако в 2017 году должна включать в себя следующую информацию:

• Наименование документа;
• Персональные данные работника;
• Серия, номер документа, дата заполнения;
• Информация о профессии и образовании;
• Таблица, в которой прописываются данные из книжки трудящегося с указанных в ней мест работы;
• Печать и подпись представителя, ответственного за оформление.

Важным требованием является указание в последней строке таблицы информации относительно того, что работник далее работает у соответствующего работодателя.

Где взять выписку из трудовой книжки? Сделать ее и получить можно у руководителя, у которого гражданин на данный момент работает. Для составления и последующей выдачи представленного документа наниматель должен получить от работника надлежащее заявление. После чего составляется приказ о выдаче и в последующие три дня отдел кадров обязан его предъявить владельцу.

Для чего нужна выписка из трудовой книжки?

Заверенная выписка из трудовой книжки в РФ может требоваться в разных ситуациях, таких как:

• Получение кредита;
• Трудоустройство на работу;
• Оформление выхода на заслуженный отдых;
• Для получения некоторых пособий;
• Оформление загранпаспорта;
• Оформление визы.

В этих случаях важным является предоставление необходимых сведений о работе гражданина. Предъявлять оригинал удостоверения трудящегося для этого не обязательно, а можно сделать должным образом дубликат документа, свидетельствующий о рабочей деятельности.

Выписка из трудовой книжки о последнем месте работы

Иногда выписка из трудовой книжки может понадобиться для предоставления информации о последнем месте службы. В этом случае бланк заполняется стандартным образом, включая все необходимые данные. Здесь следует учитывать, что информация о работе будет содержать только один пункт. Следует помнить, что для получения подобного документа в письменном обращении требуется указать причину, по которой по которой появилась необходимость оформить данное свидетельство.

Выписка из трудовой книжки для загранпаспорта

При намерении оформить загранпаспорт гражданин в качестве одного из документов должен предоставить трудовую книжку. Если он не работает, то с легкостью сможет это сделать. Однако, при трудоустройстве она находится на хранении у работодателя, поэтому здесь необходимо предоставление копии с указанием стажа работы за последние 10 лет. Представленный акт не будет необходим только тогда, когда документы подаются в электронном формате.

Выписка о трудовом стаже в Пенсионный Фонд

Главным критерием для расчета размера пенсии является сумма, поступающая на индивидуальный лицевой счет гражданина, официально работающего. Следует иметь в виду, что в данном процессе важны не только начисления от работодателя, но и страховой стаж, который был накоплен работником. Для этого одним из первостепенных документов для предоставления Пенсионный Фонд считается выписка, которая должна содержать полные сведения о рабочей деятельности сотрудника, входящей в его страховой стаж.

Срок действия выписки из трудовой

В первую очередь, чтобы копия имела законную силу, ее необходимо правильно оформить и заверить. В этом случае работник сможет ею воспользоваться в течение одного месяца. Срок ее действия также может сократиться ввиду неактуальности данных. Это связано с тем, что в оригинал документа могут быть внесены новые записи, которые сделают выписку из трудовой книжки неверной в связи с отсутствием полной информации.

Заявление на получение выписки из трудовой книжки

Заявление работника является основополагающей причиной для выдачи необходимых сведений о месте службы и общей профессиональной деятельности. Структура обращения должна соответствовать следующему алгоритму:

• Обозначается должность и ФИО работодателя, а далее сотрудника;
• Наименование документа;
• Просьба о выдаче копии, основываясь на ст. 62 ТК РФ ;
• Описание сведений, которые нужно включить;
• Дата и подпись.

Выписка из трудовой книжки выдается работодателем по требованию сотрудников. Каждый работник имеет право запросить такое документальное подтверждение своего стажа без объяснения причин неограниченное количество раз. Работодатель отказать в удовлетворении этого пожелания не может, так как соответствующее право сотрудников закреплено ст.62 ТК РФ.

Форма выписки из трудовой книжки

Выписка может понадобиться для предоставления в судебные органы, в банк при оформлении кредита, в учреждение социальной защиты населения при назначении пособия, в Пенсионный фонд для начисления пенсии или ее перерасчета. Выдача визы и загранпаспорта также не обходится без подтвержденных сведений о стаже работы человека.

Выписка из трудовой книжки, образец которой каждое предприятие разрабатывает самостоятельно, оформляется только при наличии письменного заявления работника на имя руководителя. Заявление составляется в свободной форме с указанием периода, за который необходимо отражение стажа работы. Далее на заявлении руководство компании проставляет визу, издается приказ о выдаче выписки сотруднику, приказом назначается ответственное лицо, начинается подготовка документа.

Для выписки характерно наличие таких обязательных параметров:

• Реквизитов предприятия в верхней части первой страницы;
• Названия документа по центру страницы;
• Персональных сведений о сотруднике;
• Таблицы с перечнем мест работы, расположенных в хронологическом порядке, за требуемый промежуток времени.

Выдается выписка из трудовой книжки, образец заполнения которой должен быть в точности известен кадровой службе, в течение 3 рабочих дней от даты заявления. Под выпиской обязательно ставится подпись ответственного лица (но для суда, посольства и некоторых других органов требуется подпись не кадровика, а руководителя предприятия) и печать. В случае отсутствия у организации своего штампа допускается выдача выписки без него.

Выписка из трудовой книжки: бланк и его заполнение

Формат создания выписки определяется руководством предприятия. Это может быть рукописный документ, набранный на компьютере или отснятые копии отдельных страниц книжки, заверенные особым образом. На бланке указывается название предприятия, его адрес и реквизиты, фамилия, имя и отчество сотрудника с указанием даты его рождения, специальности, должности и стажа на конкретную дату.

Далее выписка из трудовой книжки содержит табличную часть. В ней приводятся места работы и должности в хронологической последовательности. Перечисление должно вестись в рамках указанного в заявлении работником периода. Минимальная продолжительность стажа в выписке будет 3 месяца, максимальный порог – с момента открытия трудовой книжки.

Обязательным условием является ссылка в конце табличной части или после нее на то, что данный сотрудник в настоящее время работает на предприятии. Выписка из трудовой книжки действительна в течение месяца. Досрочно утрачивается актуальность документа при увольнении или переводе сотрудника. Если выписка состоит из нескольких страниц, они нумеруются, прошиваются и все заверяются.

Выписка из трудовой книжки, образец

Ответственность за невыдачу выписки из трудовой книжки

Если работодатель отказывает в выдаче выписки из трудовой или задерживает процесс ее оформления, сотрудник вправе обратиться с жалобой в трудовую инспекцию. В этом случае возможно наложение штрафа в размере до 50 тысяч рублей на компанию и до 5 тысяч рублей на руководителя. При повторном нарушении сумма штрафов возрастает до 70 тысяч и 20 тысяч рублей соответственно. Выписка выдается под расписку с указанием основных сведений о документе в журнале учета трудовых книжек.

О том, как выглядит форма выписки из трудовой книжки и какие сведения должны содержаться в ней, мы вам расскажем в статье.

Чем выписка отличается от копии?

В делопроизводстве при оформлении справок часто используются два термина: “копия” и “выписка”. Копия призвана полностью воспроизводить информацию из подлинного документа. Что такое выписка из трудовой книжки? Образец приводим для ознакомления:

Прежде всего, это выдержка части документа. Соответственно, она представляет собой заверенные копии и страниц, которые содержат сведения о в нужный период. Для того, чтобы она имела юридическую силу, ее необходимо должным образом оформить и заверить.

Правила оформления

Она оформляется в отделе кадров предприятия, на котором трудится сотрудник. Может быть оформлена на специально разработанном для этого бланке.

В начале документа обязательно должны присутствовать данные, содержащиеся на титульной странице трудовой книжки:

• ФИО работника;
• дата рождения сотрудника;
• сведения об образовании;
• профессия;
• также вносится дата заполнения книги.

Далее заполняется таблица, где в хронологическом порядке указывается информация о профессиональном пути человека в определенный период. Все записи должны соответствовать информации, указанной в его трудовой книжке. Если в выдержке необходимо указать сведения о последнем месте работы сотрудника, в нее вносится запись: “работает по настоящее время”.

Как заверяется выписка?

Этот документ необходимо заверить. Только после этого он выдается на руки сотруднику, который в нем нуждался. Делается это следующим образом. Если страница одна, то именно на ней ставит свою подпись кадровик. Также на ней ставится печать компании.

Если документ состоит из нескольких листов, их нужно прошить и пронумеровать. В этом случае подпись ставится на каждом листе. На последнем листе также вносится информация о количестве листов. На нем же ставится подпись заверителя, подкрепленная печатью компании. Для более полного понимания того, как сделать выписку из трудовой книжки, образец для скачивания.

В соответствии с законодательством трудовые отношения работодателя с сотрудником, проработавшим не менее пяти дней, должны быть отражены в трудовой книжке, которая остается у работодателя, вернее, в отделе кадров предприятия, на протяжении всего срока, в течение которого сотрудник осуществляет рабочую деятельность на данном предприятии. Трудовая книжка - важный документ, отражающий информацию о работе и занимаемых должностях отдельного лица. Ответственность за сохранность такого документа возлагается на руководителя учреждения либо лицо, назначенное руководителем организации ответственным за хранение, обработку и выдачу трудовых книжек. По тем или иным причинам при различных обстоятельствах гражданам могут требоваться данные, отраженные в данных документах. В таком случае отдел кадров предприятия организации обязан предоставить сотруднику выписку из трудовой книжки.

Бланк, отражающий полноту имеющихся сведений о работе, может потребоваться в целом ряде случаев:

• устройство на новое место работы;
• получение кредита;
• оформление пенсии;
• оформление заграничного паспорта;
• оформление отдельных видов пособий;
• оформление визы другого государства.

Во всех перечисленных случаях требуется предоставление сведений о работе конкретно взятого гражданина. Работающий гражданин вправе представить такие сведения посредством предоставления бланка справки, оформленной должным образом либо посредством заверенных копий самого документа, подтверждающего рабочую деятельность конкретно взятого гражданина.

Как сделать выписку из трудовой книжки

Выдается выписка из трудовой книжки на основании поступившего заявления сотрудника на имя руководителя не позднее чем в 3 дня с момента поступления заявления, согласно ст.62 ТК РФ. В таком заявлении необходимо подробно указать, какие сведения и за какой временной промежуток требуются. На основании заявления сотрудник отдела кадров производит оформление бланка требуемой справки. При подготовке документации необходимо руководствоваться определенными правилами, в соответствии с которыми должна быть оформлена справка:

1. Оформляется на фирменном бланке компании.
2. Должна содержать информацию о работодателе - полное наименование, юридический адрес, контакты.
3. Сведения о рабочей деятельности сотрудника за требуемый период времени, включая конкретизацию мест работы, занимаемые должности, стаж.
4. Сведения о лице согласно титульному листу трудовой книжки - Ф.И.О., специальность, образование, дата рождения.
5. Сведения о работе указываются в хронологическом порядке. В конце указывается текущее место трудоустройства.
6. Дата составления.
7. Выписка заверяется подписью ответственного лица и печатью организации.

Вот таким образом выглядит образец документа, который подлежит использованию в 2017 г.:

Важно! В тех случаях, когда справка состоит из нескольких страниц, документацию необходимо пронумеровать, прошить и заверить.

Период охвата

В такой бланк может быть включен как и весь период рабочей деятельности, так и конкретно взятый, например, только касательно текущего места трудоустройства. Необходимо знать, что при смене места работы или изменений в занимаемой должности выписка из трудовой книжки автоматически аннулируется. Помимо такой справки можно использовать заверенные копии трудовой книжки, но в таком случае копии придется предоставить на все имеющиеся страницы, тогда как в выписке можно отразить информацию только за требуемый период времени. Копии заверяются руководителем организации или ответственным лицом посредством проставления росписи и печати на ксерокопии с разворота и последнего заполненного листа. Образец того, как заверить копию с трудовой книжки в 2017 г.:

Справка с учетом работы по совместительству

Одним из наиболее сложных моментов является предоставление сведений о работе, когда лицо трудоустроено одновременно в нескольких местах, имея основное место работы и работу по совместительству. Трудовая книжка в таком случае находится в отделе кадров основной работы, при этом сотрудник отдела кадров должен вносить в нее сведения о дополнительном месте трудоустройства, а также предоставлять выписки при необходимости с учетом места совмещенной занятости. Таким образом, выписка из трудовой книжки при трудоустройстве гражданина в двух местах, одно из которых основное, другое - совмещенное, должна в себе содержать информацию как об основном месте трудовой деятельности, так и дополнительном по совместительству.

При совмещении должностей

Ситуации, в которых сотрудник совмещает личные должностные обязанности с чужими, например, замещая отсутствующего по причине отпуска или болезни коллегу, никак не отражаются в справке о рабочей деятельности. Указываются лишь данные, перечисленные выше, то есть те, которые непосредственно касаются сотрудника, которому требуется подобная справка. Замещение коллег с временным возложением чужих должностных обязанностей может быть отражено лишь в сумме оклада, где сотруднику причитается определенный процент от заработной платы отсутствующего работника.