1s प्रोग्रामिंग दस्तावेज़ों के साथ कार्य करती है। एसपीवीडी समाधान के लाभ और फायदे। सामान्य लॉगिंग प्रथाएँ

कोई भी लेखांकन संचालन संबंधित दस्तावेज़ का उपयोग करके बनाया जाता है। कार्यक्रम में प्रस्तुत दस्तावेज़ों का सेट ऐसे लगभग सभी कार्यों को कवर करता है। यदि प्रोग्राम के दस्तावेज़ों के सेट में कोई दस्तावेज़ नहीं है जो उत्पन्न होगा आवश्यक वायरिंग, अकाउंटेंट मैन्युअल ऑपरेशन निर्दिष्ट करता है। ऐसी स्थिति का एक उदाहरण इनपुट है प्रारंभिक शेषखातों पर, यानी प्रारंभिक शेष दर्ज करना, साथ ही क्षेत्रों और गतिविधियों के प्रकार के लिए विशिष्ट कई कर। सभी जेनरेट किए गए दस्तावेज़ों को पत्रिकाओं में अर्थ और संचालन के आधार पर समूहीकृत किया जाता है। उदाहरण के लिए, जर्नल "मटेरियल अकाउंटिंग" उत्पादों के उत्पादन से संबंधित सभी दस्तावेजों को संग्रहीत करता है, यानी 10 "सामग्री", 40 "उत्पाद आउटपुट" और 43 "खातों पर लेनदेन तैयार उत्पाद"। पत्रिकाएँ "भुगतान दस्तावेज़", "पावर ऑफ़ अटॉर्नी", "खाता" और "कार्मिक" ऐसे दस्तावेज़ संग्रहीत करती हैं जो नहीं बनते हैं लेखांकन संचालन. कई दस्तावेज़ पहले दर्ज किए गए दस्तावेज़ों के आधार पर बनते हैं। ऐसा "इनपुट आधारित" तंत्र किसी प्रोग्राम में कार्यान्वित प्रोग्रामर का सबसे सफल आविष्कार है। इस तंत्र का कुशल उपयोग उपयोगकर्ता को सभी "ट्रिक्स" पर नज़र रखने की अनुमति देता है लेखांकनऔर समय बचाएं.

लेखांकन वस्तुओं को स्थापित करने और उनका वर्णन करने के बाद अगला कदम प्रारंभिक खाता शेष की प्रविष्टि होगी।

> लॉग के साथ काम करने की सामान्य तकनीकें

जर्नल में इसमें शामिल दस्तावेज़ों के बारे में प्रविष्टियाँ शामिल हैं। 1सी: अकाउंटिंग प्रोग्राम में जर्नल को कॉल करने के लिए, इन चरणों का पालन करें।

Ш मेनू कमांड ऑपरेशंस ¦ दस्तावेज़ लॉग का चयन करें। स्क्रीन पर सेलेक्ट लॉग डायलॉग दिखाई देगा।

Ш चयन लॉग सूची में, चयन करें वांछित पत्रिकाऔर ओके पर क्लिक करें. चयनित जर्नल खोला जाएगा.

दस्तावेज़ जर्नल को प्रोग्राम के मुख्य मेनू के जर्नल मेनू से भी बुलाया जा सकता है। इस मेनू में सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले प्रकार के कॉन्फ़िगरेशन लॉग के लिंक शामिल हैं।

सभी पत्रिकाओं को कई समूहों में विभाजित किया गया है। पहले समूह में सामान्यीकृत लॉग शामिल हैं:

संचालन लॉग;

जर्नल पोस्ट करना;

सामान्य बहीखाता।

दूसरे समूह में वे पत्रिकाएँ शामिल हैं जिनमें वस्तुओं, उत्पादों, कार्यों और सेवाओं की बिक्री से संबंधित दस्तावेज़ शामिल हैं:

माल, बिक्री;

चालान जारी किए गए;

चालान प्राप्त हुए;

मुख्तारनामा।

तीसरे समूह में बैंक से जुड़ी पत्रिकाएँ शामिल हैं, यानी चालू खाते पर गतिविधियाँ:

भुगतान दस्तावेज़.

चौथे समूह में नकदी रजिस्टर से संबंधित दस्तावेज़ वाली पत्रिकाएँ शामिल हैं:

खर्च रिपोर्ट्स।

पांचवें समूह में अचल संपत्तियों जैसे लेखांकन वस्तुओं पर केंद्रित पत्रिकाएं शामिल हैं। अमूर्त संपत्ति, सामग्री:

सामग्री के लिए लेखांकन;

ओएस लेखांकन;

एनएमएल के लिए लेखांकन (अर्थात, अमूर्त संपत्ति);

तृतीय-पक्ष कंपनी सेवाएँ।

छठे समूह में प्रोद्भवन और भुगतान से संबंधित दस्तावेज़ वाली पत्रिकाएँ शामिल हैं वेतन, कार्मिक आदेश:

वेतन;

नियामक दस्तावेजों के जर्नल में वे दस्तावेज़ शामिल होते हैं जो महीने के अंत में तैयार किए जाते हैं।

अंत में, मैन्युअल प्रविष्टि लॉग में केवल मैन्युअल प्रविष्टियाँ होती हैं।

दस्तावेज़ों का चयन

यदि सिस्टम में मौजूद किसी दस्तावेज़ जर्नल की विंडो सक्रिय है, तो एक नया दस्तावेज़ दर्ज करने के लिए, आपको जर्नल विंडो के टूलबार पर इस बटन को दबाना होगा या कुंजी दबानी होगी इन की. यदि लॉग कई प्रकार के दस्तावेज़ प्रदर्शित कर सकता है, तो स्क्रीन आपको दस्तावेज़ के प्रकार का चयन करने के लिए संकेत देगी।

यह सूची केवल उन्हीं प्रकार के दस्तावेज़ों के नाम प्रदर्शित करेगी जिन्हें वर्तमान जर्नल में प्रदर्शित किया जा सकता है

दस्तावेज़ों का इनपुट

कोई भी ऑपरेशन आर्थिक गतिविधिउपयुक्त प्रकार के दस्तावेज़ में जानकारी दर्ज करके और इस दस्तावेज़ को एक जर्नल में लिखकर उद्यम को रिकॉर्ड किया जा सकता है। कार्य कॉन्फ़िगरेशन सेट करते समय, दस्तावेज़ों की संरचना निर्धारित की जाती है, उन्हें दर्ज करने के लिए संवादों का प्रकार, मुद्रण प्रपत्रसाथ ही लेखांकन में इन दस्तावेज़ों को प्रदर्शित करने के लिए एल्गोरिदम भी।

किसी भी प्रकार के दस्तावेज़ में एक संख्या और एक तारीख होती है।

एक दस्तावेज़ के दो मुख्य भाग हो सकते हैं: एक शीर्षलेख और सारणीबद्ध भाग. हेडर में वे विवरण शामिल होते हैं जो दस्तावेज़ में सामान्य होते हैं, यानी, उनके पास प्रति दस्तावेज़ एक प्रति होती है। उदाहरण के लिए, चालान जैसे दस्तावेज़ के लिए, यह ग्राहक का नाम, ग्राहक का विवरण और छूट की राशि है। दस्तावेज़ का सारणीबद्ध भाग एक ही प्रकार के डेटा की एक सूची है, जो प्रति दस्तावेज़ एक से अधिक हो सकता है। उदाहरण के लिए, यह समान खाते के लिए मात्रा और नामकरण के साथ वस्तुओं की एक सूची है।

दस्तावेज़ विवरण संपादित करना

दस्तावेज़ प्रपत्र की उपस्थिति, उसके गुण, नियंत्रण दस्तावेज़ों का व्यवहार कार्य कॉन्फ़िगरेशन सेट करते समय निर्धारित किया जाता है सामान्य मामलाबहुत विविध हो सकता है. दस्तावेज़ों को संपादित करने के लिए प्रपत्रों में काम करने के सामान्य तरीकों का उपयोग किया जाता है।

संवाद में, एक नियम के रूप में, विवरण, संख्या, दिनांक और अन्य इनपुट फ़ील्ड दस्तावेज़ के विवरण के साथ-साथ दस्तावेज़ के बहु-पंक्ति भाग, यदि कोई हो, के अनुरूप भरे जाते हैं। यदि यह कॉन्फ़िगरेशन के कारण है, तो दस्तावेज़ प्रविष्टि प्रपत्र दर्ज किए गए डेटा की शुद्धता और पूर्णता की जांच कर सकता है। गलत इनपुट के मामले में, संबंधित संदेश दिखाई दे सकते हैं।

दस्तावेज़ को रिकॉर्ड करने के लिए विवरण भरने के बाद बटन पर क्लिक करें ठीकया संपादन के परिणामों को सहेजने के लिए डिज़ाइन किया गया एक समान बटन, या बटन के साथ संवाद बॉक्स को बंद करें रद्द करना, या इसी के समान।

जब स्क्रीन आपको परिवर्तनों को सहेजने के लिए संकेत दे, तो आपको उत्तर देना चाहिए हाँकिसी दस्तावेज़ को रिकॉर्ड करने के लिए या नहींसदस्यता रद्द करने के लिए।

लगभग किसी भी दस्तावेज़ में दिनांक और दस्तावेज़ संख्या दर्ज करने के लिए फ़ील्ड होते हैं। ये विवरण अनिवार्य हैं और यदि इन्हें नहीं भरा गया तो प्रोग्राम आपको दस्तावेज़ दर्ज करने की अनुमति नहीं देगा।

यदि कॉन्फ़िगरेशन सेट करते समय दस्तावेज़ के लिए चेकबॉक्स सेट किया गया है स्वचालित क्रमांकनफिर दस्तावेज़ संख्या दर्ज करने के लिए फ़ील्ड में प्रोग्राम द्वारा स्वचालित रूप से उत्पन्न संख्या शामिल होगी। इस नंबर को ठीक किया जा सकता है. हालाँकि, प्रोग्राम यह सुनिश्चित करेगा कि आपके द्वारा निर्दिष्ट संख्या सिस्टम में पहले से दर्ज उसी प्रकार के दस्तावेजों की संख्या से मेल नहीं खाती है।

दस्तावेज़ में एक सारणीबद्ध अनुभाग हो सकता है। इस मामले में, दस्तावेज़ विवरण दर्ज करने के लिए संवाद में एक तालिका होगी।

दस्तावेज़ तालिका के कक्ष हेडर के विवरण के समान विवरण हैं और उनकी प्रविष्टि ऊपर निर्धारित नियमों के अनुसार की जाती है। हालाँकि, टेबल के साथ काम करने की कुछ ख़ासियतें हैं।

टेबल सेल समायोजन

सारणीबद्ध अनुभाग की विशेषता को समायोजित करने के लिए, इस विशेषता वाले सेल का चयन करने के लिए कुंजियों या माउस का उपयोग करें और कुंजियाँ दबाएँ बदलावऔर प्रवेश करना. सेल संपादन मोड में स्विच हो जाएगा, फिर इसमें निहित विशेषता मान का मान बदलना संभव होगा। सेल का संपादन समाप्त करने के लिए, कुंजी को दोबारा दबाएँ। प्रवेश करना.

स्ट्रिंग इनपुट

जब आप माउस से क्लिक करके सारणीबद्ध अनुभाग पर जाते हैं तो सारणीबद्ध अनुभाग की पहली पंक्ति स्वचालित रूप से दर्ज हो जाती है। पंक्ति में वर्तमान सेल स्वचालित रूप से संपादन मोड में स्विच हो जाता है।

कीस्ट्रोक प्रवेश करनाआवश्यक विशेषता मान निर्दिष्ट करने के बाद, यह वर्तमान सेल के संपादन मोड को बंद कर देता है और कर्सर को अगले सेल पर ले जाता है। जब किसी पंक्ति के अंतिम सेल में कोई मान दर्ज किया जाता है, तो कुंजी दबाते हैं प्रवेश करनासेल संपादन मोड बंद कर देता है। सारणीबद्ध भाग में एक पंक्ति दर्ज करने के लिए, कुंजी दबाएँ इन की.

एक लाइन हटा रहा हूँ

सारणीबद्ध अनुभाग में किसी पंक्ति को हटाने के लिए, कुंजी या माउस से पंक्ति का चयन करें और कुंजी दबाएँ मिटाना. अतिरिक्त चेतावनी के बिना लाइन हटा दी गई है।

एक पंक्ति की प्रतिलिपि बनाई जा रही है

सारणीबद्ध भाग में एक नई पंक्ति मौजूदा पंक्ति की प्रतिलिपि बनाकर दर्ज की जा सकती है। ऐसा करने के लिए, निम्नलिखित क्रियाएं करें: कुंजी या माउस से उस पंक्ति का चयन करें जो एक मॉडल के रूप में काम करेगी, कुंजी दबाएं एफ9. सारणीबद्ध अनुभाग में एक नई पंक्ति जोड़ी जाएगी और इस पंक्ति का विवरण नमूना पंक्ति के विवरण से कॉपी किया जाएगा।

पंक्ति संख्याएँ

तालिका के सबसे बायें भाग में सारणीबद्ध भाग की पंक्ति संख्याएँ होती हैं। यदि दस्तावेज़ में सारणीबद्ध अनुभाग है तो यह कॉलम स्वचालित रूप से बनाया जाता है।

जब आप सारणीबद्ध भाग में एक नई पंक्ति दर्ज करते हैं, तो यह स्वचालित रूप से अगली पंक्ति निर्दिष्ट कर देती है क्रमिक संख्या. हालाँकि, स्वचालित रूप से उत्पन्न नंबर को बदला जा सकता है। लाइन नंबर बदलने के लिए, निम्न कार्य करें: लाइन नंबर के साथ सेल का चयन करें, कुंजियाँ दबाएँ बदलावऔर प्रवेश करनासंपादन मोड पर स्विच करने के लिए, दर्ज करें नए नंबर, कुंजी दबाएँ प्रवेश करनासंपादन मोड से बाहर निकलने के लिए. आप किसी भी समय कुंजी दबा सकते हैं ईएससीऔर पंक्ति को संपादित करने से इंकार कर दिया।

सारणीबद्ध अनुभाग में पंक्तियों को पुनः क्रमांकित करना

दस्तावेज़ के सारणीबद्ध अनुभाग में पंक्तियाँ पंक्ति संख्याओं द्वारा बनाई जाती हैं, इसलिए पंक्ति संख्या को समायोजित करने की क्षमता का उपयोग दस्तावेज़ के सारणीबद्ध अनुभाग की पंक्तियों को क्रमबद्ध करने के लिए किया जा सकता है सही क्रम. यदि, सारणीबद्ध भाग में पंक्तियों को हटाने के परिणामस्वरूप, उनकी संख्या की निरंतरता टूट गई है, तो आप आइटम का चयन करके इसे पुनर्स्थापित कर सकते हैं लाइन नंबर अपडेट करेंमेन्यू कार्रवाईकार्यक्रम का मुख्य मेनू.

एक पंक्ति सम्मिलित करना

जब आप दस्तावेज़ के सारणीबद्ध भाग में एक नई पंक्ति दर्ज करते हैं, तो इसे अंत में जोड़ा जाता है। हालाँकि, इसमें एक लाइन डालना संभव है निश्चित स्थानदस्तावेज़ का सारणीबद्ध भाग. ऐसा करने के लिए, कर्सर को उस लाइन पर रखें जिसके पहले आप सम्मिलित करना चाहते हैं नई पंक्तिऔर आइटम का चयन करें नई लाइन डालेंमेनू से कार्रवाईकार्यक्रम का मुख्य मेनू.

नई लाइन को उस लाइन का नंबर सौंपा जाएगा जिस पर कर्सर स्थित था। आपके द्वारा एक पंक्ति में प्रवेश करने के बाद, शेष पंक्तियों को नीचे स्थानांतरित कर दिया जाएगा और तदनुसार पुनः क्रमांकित किया जाएगा।

त्वरित एवं सटीक इनपुट की समस्या प्राथमिक दस्तावेज़

किसी भी लेखाकार को चालानों, कृत्यों, प्रपत्रों के ढेर का सामना करना पड़ता है तकनीकी दस्तावेज, चालान जिन्हें तुरंत और सटीक रूप से 1सी या किसी अन्य लेखा प्रणाली में दर्ज करने की आवश्यकता है। ज्यादातर मामलों में, जानकारी को संसाधित करने और आयात करने की प्रक्रिया मैन्युअल रूप से की जाती है। यह दृष्टिकोण सही नहीं है, क्योंकि यह बहुत हद तक निर्भर करता है मानवीय कारक: किसी कर्मचारी की थकान, असावधानी, कम योग्यता या लापरवाही - यह सब त्रुटियों, टाइपो, अशुद्धियों, दोहरे डेटा को जन्म देता है। जानकारी धीरे-धीरे दर्ज की जाती है. परिणामस्वरूप: भुगतान में देरी, गलत रिपोर्टिंग, रिपोर्टिंग जानकारी जमा करने में देरी, रिपोर्टिंग अवधि में लगातार "काम पर हाथ" (महीने, तिमाही या वर्ष के अंत में), और सबसे महत्वपूर्ण बात - बढ़ती श्रम लागत और अनुचित रूप से उच्च लागत वित्तीय दस्तावेज़ीकरण को बनाए रखने (प्रसंस्करण और दर्ज करने) के लिए।

अधिकृत लेखा विभागों की समस्याएँ

विशेष रूप से वास्तविक समस्याप्राथमिक दस्तावेजों की समय पर और सही प्रविष्टि लेखांकन आउटसोर्सिंग सेवाएं प्रदान करने वाली फर्मों के लिए है - तथाकथित "अधिकृत लेखा विभाग" या "प्राधिकरण"। इन कंपनियों की अलग-अलग व्यावसायिक प्रक्रिया योजनाएँ हो सकती हैं। ग्राहक के साथ एक अकाउंटेंट हो सकता है, जो सिस्टम में दस्तावेज़ दर्ज करने से लेकर रिपोर्ट तैयार करने और जमा करने तक सभी कार्य करता है, या ग्राहक को कई अकाउंटेंट द्वारा सेवा प्रदान की जा सकती है। में आखिरी मामलाप्रक्रियाओं को आमतौर पर भूमिकाओं में विभाजित किया जाता है: मुख्य लेखाकारतैयारी के लिए जिम्मेदार है वित्तीय विवरणकई ग्राहकों के संदर्भ में, प्रमुख लेखाकार पर्यवेक्षण करते हैं अलग अनुभागलेखांकन, और कनिष्ठ लेखाकार प्रवेश और लोडिंग के लिए जिम्मेदार हैं प्राथमिक दस्तावेज़ीकरणलेखा प्रणाली के लिए. और उससे भी ज्यादा अधिक कंपनियाँएक अधिकृत लेखा विभाग के साथ होता है, उतना ही अधिक बोझ उसके विशेषज्ञों के कंधों पर पड़ता है। उन्हें मैन्युअल रूप से प्रोसेस करना होगा एक बड़ी संख्या कीडेटा। ऐसी त्रुटियाँ हैं जो मैन्युअल रूप से जानकारी दर्ज करते समय अपरिहार्य हैं। एक अकाउंटेंट के लिए आने वाले सभी नामकरण को याद रखना मुश्किल है, इसलिए प्रविष्टियां कभी-कभी दोहराई जाती हैं। लेखांकन प्रणाली की संदर्भ पुस्तकें "बंद" होने लगती हैं, उनमें अनावश्यक डुप्लिकेट नाम दिखाई देने लगते हैं, जो उनके साथ काम करने की प्रक्रिया को काफी जटिल बना देता है। ऐसा तब भी होता है जब दस्तावेज़ीकरण के इनपुट में एक नहीं, बल्कि कई कर्मचारी शामिल होते हैं। डेटा की लगातार जांच की जानी चाहिए और बार-बार दोबारा टाइप किया जाना चाहिए। इसकी जरूरत है अधिक समय तकविशेष रूप से "गर्म" रिपोर्टिंग अवधि के दौरान। और यह अतिरिक्त श्रम, अस्थायी और है वित्तीय खर्चकंपनी के लिए।

सिस्टम में बड़ी मात्रा में डेटा के आपातकालीन इनपुट की समस्या

ऐसी आपातकालीन, अप्रत्याशित घटनाएँ कब उत्पन्न होती हैं जिनके लिए अत्यधिक तीव्र प्रतिक्रिया और भारी मात्रा में जानकारी के प्रबंधन की आवश्यकता होती है?

• यदि वर्तमान डेटाबेस (DB) खो गया है या क्षतिग्रस्त हो गया है।
• एक अकाउंटिंग सिस्टम (उदाहरण के लिए, 1सी:एंटरप्राइज 7.7) से दूसरे (1सी:एंटरप्राइज 8.2) में स्विच करते समय।
• कंपनी में आर्थिक और वित्तीय लेनदेन की संख्या में एक साथ तीव्र वृद्धि हुई।
• गलत (या कमी) लेखांकन के मामले में और कर लेखांकन.

इन सभी स्थितियों से प्राथमिक दस्तावेजों की संख्या में तेज वृद्धि और "प्राथमिक" के साथ काम की मात्रा में वृद्धि होती है। कर्मचारियों के पास काम पर देर तक दस्तावेज़ बनाने का भी समय नहीं है। संगठन वहन करता है अतिरिक्त व्ययकर्मचारियों को ओवरटाइम का भुगतान करके। कर्मचारी की थकान के कारण त्रुटियों का जोखिम बढ़ जाता है। परिणामस्वरूप, इस सब से बड़ी समय लागत और वित्तीय हानि भी होती है।

इन्वेंटरी समस्या

इन्वेंट्री एक नियमित जांच है जिसके दौरान लेखांकन और प्रबंधन लेखांकनउद्यमों की तुलना एक निश्चित समय पर वास्तविक डेटा से की जाती है। मूल रूप से, इन्वेंट्री को विभिन्न वस्तुओं, वस्तुओं, सामग्रियों (वस्तु और भौतिक संपत्तियों, वस्तुओं और सामग्रियों) की पुनर्गणना के रूप में समझा जाता है जो कंपनी की बैलेंस शीट पर हैं। संपत्ति की सूची एक विशेष सामान्य आर्थिक घटना है, साथ ही आवश्यक तत्व लेखांकन नीतिकोई भी संगठन. कुछ कंपनियाँ, अपनी गतिविधियों की बारीकियों के आधार पर, महीने में एक बार और कभी-कभी अधिक बार एक सूची तैयार करती हैं। मध्यम और में बड़ा व्यापारइन्वेंट्री एक जटिल, समय लेने वाली और है लंबी प्रक्रिया, जिसमें बहुत अधिक समय और बड़े संसाधनों की आवश्यकता होती है। कुलसभी इन्वेंट्री दस्तावेज़ों की मासिक संख्या हजारों और यहाँ तक कि दसियों हज़ार शीट हो सकती है। यह बिल्कुल स्पष्ट है कि सिस्टम में जल्दी से प्रक्रिया और सटीकता से प्रवेश करना ऐसा है बड़ी राशिजानकारी (और मैन्युअल रूप से भी!) - सामान्य लेखांकन की शक्ति से परे, आवश्यक हार्डवेयर और सॉफ़्टवेयर से सुसज्जित नहीं।

इन समस्याओं का समाधान कैसे करें?

लेखांकन कार्यक्रम में "प्राथमिक" के बड़े पैमाने पर इनपुट की कठिनाइयों को खत्म करने के कई तरीके हैं:

• इन-हाउस डेटा एंट्री विशेषज्ञों को नियुक्त करना।
• इन कार्यों को आउटसोर्सिंग में स्थानांतरित करना।
• इनपुट का स्वचालन, आईटी-प्रौद्योगिकियों का उपयोग करके दस्तावेजों को लोड करना।

प्रत्येक विधि व्यावसायिक प्रक्रियाओं के पुनर्गठन, पुनर्गठन पर आधारित है।

इनमें से प्रत्येक पथ के अपने फायदे और नुकसान हैं। कर्मचारियों का विस्तार करके या एक नया विभाग बनाकर उद्यम में एक विशेष दस्तावेज़ीकरण प्रवेश क्षेत्र बनाना संभव है वर्तमान कर्मचारी. प्रक्रिया के लिए जिम्मेदार कर्मचारी केवल इस पर ध्यान केंद्रित करते हुए दिखाई देंगे। इससे प्रोसेसिंग और डेटा एंट्री की गुणवत्ता में सुधार हो सकता है। लेकिन स्पष्ट कमियां भी हैं: उद्यम की संरचना में समायोजन करने की आवश्यकता और स्टाफ, प्रशिक्षण (निर्देश) का संगठन और संचालन, अपरिहार्य अतिरिक्त लागत (पेरोल की वृद्धि, नई नौकरियों से लैस करने की लागत, प्रशिक्षण कार्यक्रम, आदि) और सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि यह दृष्टिकोण मानव कारक को समाप्त नहीं करता है। त्रुटियाँ, अशुद्धियाँ, असफलताएँ, देरी - इन समस्याओं का खतरा बना रहता है।

आप तीसरे पक्ष (आउटसोर्सिंग) संगठनों को शामिल कर सकते हैं जो लेखांकन और कर रिकॉर्ड की बहाली और रखरखाव के साथ-साथ प्राथमिक के प्रसंस्करण और प्रविष्टि में लगे हुए हैं वित्तीय दस्तावेज़. यह एकमुश्त सेवा या स्थायी सेवा हो सकती है। ग्राहक दस्तावेज़ को एक तृतीय-पक्ष विशेष कंपनी (अधिकृत लेखा विभाग) को स्थानांतरित करता है, जो स्वतंत्र रूप से कॉर्पोरेट लेखा प्रणाली में जानकारी अपलोड करता है। इस मामले में जिम्मेदारी ठेकेदार की है, जिसे तय समय के भीतर काम पूरा करना होगा। ऐसी सेवाओं की गुणवत्ता को उचित दावे करके प्रभावित किया जा सकता है, जिसके अनुसार ठेकेदार फिर से करने के लिए बाध्य है घटिया गुणवत्ता का काम. ध्यान में रख कर हम बात कर रहे हैंगुणवत्ता के औसत स्तर और कम इनपुट गति के बारे में, फिर लागत समान कार्यस्वीकार्य कहा जा सकता है. जिसमें वास्तविक कीमतकिसी आउटसोर्सिंग कंपनी की सेवाएँ अक्सर स्वयं करने की लागत से अधिक होती हैं। इसे भी ध्यान में रखा जाना चाहिए संभावित जोखिमऐसी सेवाओं की कीमत में वृद्धि. लेकिन मुखय परेशानी- सब एक जैसे शारीरिक श्रम, जिसका उपयोग समान फर्मों में किया जाता है।

प्रक्रिया को पुनर्गठित करना तभी समझ में आता है जब जानकारी के मैन्युअल इनपुट को इसमें से बाहर रखा जाए। में अन्यथाकोई भी पुनर्गठन और पुनर्गठन अप्रभावी होगा। इसमें समय और पैसा बर्बाद होगा.

एसपीपीडी के कारण प्रक्रिया का स्वचालन - सभी समस्याओं का समाधान!

प्रसंस्करण प्रक्रियाओं को स्वचालित करने और उसके आधार पर दस्तावेज़ डाउनलोड करने से ही मैन्युअल इनपुट को समाप्त करना और सभी वर्णित समस्याओं को समाप्त करना संभव है संपूर्ण समाधान- EFSOL कंपनी से "दस्तावेजों के स्ट्रीम इनपुट के सिस्टम" (एसपीडीएस)।

स्वचालित प्रणाली है:

चित्र 1 - सिस्टम स्वचालन का प्रभाव

इस प्रभाव को प्राप्त करने के लिए, हम आपके उद्यम में एक मल्टीफ़ंक्शनल हार्डवेयर और सॉफ़्टवेयर कॉम्प्लेक्स (HSS) शुरू करके व्यावसायिक प्रक्रिया को स्वचालित करने और EFSOL के समाधान का उपयोग करने का प्रस्ताव करते हैं। स्वचालित प्रक्रियासरल और सुविधाजनक होगा, और सबसे महत्वपूर्ण - त्रुटि रहित, तेज और कुशल होगा। दस्तावेज़ दर्ज करने वाले विशेषज्ञ के कार्यस्थल पर एक हाई-स्पीड दस्तावेज़ स्कैनर, साथ ही विशेष सॉफ़्टवेयर स्थापित किया जाएगा। कर्मचारी को सिर्फ स्कैन करने की जरूरत होगी आवश्यक कागजात. प्रोग्राम उसके लिए बाकी काम करेगा. यह स्वचालित रूप से दस्तावेज़ों (उदाहरण के लिए, इन्वेंट्री फॉर्म, चालान, अधिनियम) को पहचान लेगा और उन्हें लागू करेगा प्रारंभिक जांच. ऑपरेटर जानकारी का अंतिम सत्यापन करता है और इसे लेखा प्रणाली में निर्यात करता है। और फिर लेखांकन प्रणाली में, उपयोग के लिए तैयार दस्तावेज़ बनाए जाते हैं। यदि डेटा प्राप्त किया गया है और दर्ज किया गया है अलग - अलग जगहें, तो स्कैनर रिसेप्शन बिंदु पर स्थित होगा, और सॉफ्टवेयर लेखा विभाग में स्थित होगा, जहां दस्तावेज़ लोड और पोस्ट किए जाते हैं। प्रक्रिया के स्वचालन के साथ, 1C में जानकारी दर्ज करना अधिक कुशल हो सकता है। दर्ज किया गया डेटा नष्ट नहीं होगा, डुप्लिकेट नहीं होगा और इसमें त्रुटियां नहीं होंगी।

स्ट्रीमिंग दस्तावेज़ इनपुट सिस्टम निम्नलिखित सॉफ़्टवेयर और प्रौद्योगिकियों के आधार पर कार्यान्वित किए जाते हैं

सॉफ़्टवेयर:

1C:एंटरप्राइज़ सिस्टम में प्राथमिक दस्तावेज़ों की तेज़ स्ट्रीमिंग प्रविष्टि के लिए एक कार्यक्रम कागज मीडिया. का उपयोग करके यह फैसला"प्राथमिक" को लोड करना एक त्वरित और सरल प्रक्रिया में बदल जाता है। कार्यक्रम की विशेषताएं आपको स्कैनर का उपयोग करके पेपर मीडिया से जानकारी डाउनलोड करने के साथ-साथ आयात करने की भी अनुमति देती हैं इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप(एक्सेल - .xls, वर्ड - .doc, पीडीएफ - .pdf, .JPEG, .TIF)। अब आप डेटा और दस्तावेज़ों (निर्देशिका, नामकरण, प्रतिपक्ष, चालान, चालान, आदि) को 1C पर अपलोड करने को इष्टतम रूप से कॉन्फ़िगर कर सकते हैं।

प्रोग्राम को विभिन्न लेखांकन प्रणालियों से जानकारी स्थानांतरित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलेंऔर पेपर मीडिया से. यह न केवल के साथ अच्छा काम करता है मानक प्रपत्र, बल्कि बड़े अक्षरों में हाथ से भरे हुए दस्तावेज़ भी। साथ ही, यह निम्न-गुणवत्ता वाले मीडिया को भी पूरी तरह से पहचानता है और संसाधित करता है। यह उत्पाद किसी भी जटिलता और किसी भी प्रारूप, प्रकार की वस्तुओं के साथ काम करता है। अब आप बिना किसी समस्या के दस्तावेज़ और डेटा (एक्सेल फ़ाइलों सहित) 1C पर अपलोड कर सकते हैं।

"ईएफएसओएल: बारकोडिंग और दस्तावेज़ प्रबंधन"

प्रोग्राम को 1C:एंटरप्राइज़ अकाउंटिंग सिस्टम के आधार पर दस्तावेज़ों को नियंत्रित और प्रबंधित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। का उपयोग करते हुए यह कार्यक्रम, आप आउटगोइंग दस्तावेज़ की वापसी को सेकंडों में नियंत्रित कर सकते हैं आवश्यक दस्तावेज, उनके विवरण बदलें, नियंत्रण रखें पेपर वर्कफ़्लोबारकोडिंग का उपयोग करना।

एबीबीवाईवाई उत्पाद और समाधान

ABBYY हाई-टेक उत्पाद (फ्लेक्सीकैप्चर, स्कैन स्टेशन, रिकॉग्निशन सर्वर, आदि) उच्च स्तरइलेक्ट्रॉनिक प्रारूपों में आगे रूपांतरण के साथ पेपर मीडिया से डेटा की स्कैनिंग और पहचान।

विभिन्न पेशेवर उपकरण, उपकरण:

• पेशेवर स्ट्रीमिंग दस्तावेज़ स्कैनर (विशेष रूप से: पैनासोनिक और फुजित्सु): उच्च स्कैनिंग गति और गुणवत्ता, अधिकतम संभव लोड, स्वचालित दस्तावेज़ फीडिंग, अतिरिक्त प्रकार्य(एक ही समय में शीट के दोनों किनारों को स्कैन करने की क्षमता, .पीडीएफ में परिवर्तित करने की क्षमता), कोई भी प्रारूप। अब आप दस्तावेज़ों (चालान, वेबिल) को 1सी में स्कैन कर सकते हैं और स्कैन को जल्दी, आसानी से और लाभप्रद रूप से अपलोड कर सकते हैं।
• बारकोड स्कैनर.

परामर्श:

• समाधान 1सी, एबीबीवाईवाई और एसपीवीडी पर विशेषज्ञों की परामर्श, सलाह, सिफारिशें।

तकनीकी सहायता, समर्थन:

• एकमुश्त या सदस्यता;
• ऑफसाइट या रिमोट.

व्यवसाय की बारीकियों और निर्धारित लक्ष्यों के आधार पर, समाधान लागू करते समय एक या दूसरे का चयन किया जाता है सॉफ़्टवेयर, यह या वह उपकरण, सेवा। बड़ी परियोजनाओं में इन सभी घटकों का एक साथ उपयोग किया जा सकता है। साथ ही, यदि आवश्यक हो, तो समाधान में हमारी कंपनी के भागीदारों के तृतीय-पक्ष सॉफ़्टवेयर का उपयोग किया जा सकता है।

हमारे समाधानों की कार्यक्षमता, प्रदर्शन और दक्षता, अन्य बातों के अलावा, ट्रांसनेशनल कॉर्पोरेशन ABBYY के उच्च-तकनीकी उत्पादों के उपयोग के माध्यम से हासिल की जाती है। ABBYY एक मान्यता प्राप्त वैश्विक बाज़ार नेता है सॉफ़्टवेयरमान्यता के क्षेत्र में.

एचएसएस समाधान के लाभ और फायदे

ईएफएसओएल के दस्तावेज़ स्ट्रीमिंग एंट्री सिस्टम का उपयोग कंपनी को कई लाभ प्रदान करता है प्रतिस्पर्धात्मक लाभ:

इसके अलावा, उपकरण उपयोग की दक्षता और निवेश पर रिटर्न की दर में उल्लेखनीय वृद्धि होगी। गिनती विधि के साथ अधिक विवरण आर्थिक प्रभावएसपीडीएस की शुरूआत से पाया जा सकता है।

कार्यान्वित प्रणाली स्वचालित रूप से न्यूनतम समय लागत के साथ किसी भी मात्रा में दस्तावेज़ीकरण का प्रसंस्करण पूरा कर देगी, जल्दी से 1सी भर देगी सही जानकारी, अकाउंटेंट को अन्य महत्वपूर्ण कार्यों पर स्विच करने की अनुमति देता है। सिस्टम की आवश्यकता नहीं है निरंतर नियंत्रण. एक बार सभी व्यावसायिक प्रक्रियाओं को सक्षम रूप से स्वचालित और स्थापित करने के बाद, आप कई वर्षों तक उनके आधार पर काम कर सकते हैं। एसपीपीडी के साथ, त्रुटियों और चूक की घटना, नामकरण का दोहराव और विलम्ब से वितरणरिपोर्टिंग.

माल, नामकरण, ठेकेदारों, निर्देशिकाओं और अन्य डेटा और दस्तावेजों को 1C में आयात करना (उदाहरण के लिए, EXCEL से 1C 8.2 पर डाउनलोड करना) दैनिक कार्यएक आसान और आनंददायक प्रक्रिया बन जाएगी.

लेखा प्रणाली के साथ एसपीपीडी का एकीकरण

जैसा ऊपर बताया गया है, जटिल स्वचालित प्रणालीस्ट्रीमिंग दस्तावेज़ इनपुट ABBYY उत्पादों और प्रौद्योगिकियों पर आधारित है। इस सॉफ़्टवेयर और हार्डवेयर कॉम्प्लेक्स का एक महत्वपूर्ण कार्यात्मक हिस्सा प्रोग्राम है। यह आपको दस्तावेज़ों को "1C:एंटरप्राइज़ 8" (संस्करण 8.1, 8.2, 8.3) पर अपलोड करने की अनुमति देता है, आपको मैन्युअल डेटा प्रविष्टि से मुक्त करता है, स्कैन किए गए दस्तावेज़ों को स्वचालित रूप से संसाधित करता है और 1C में उन वस्तुओं को उत्पन्न करता है जिनकी उपयोगकर्ता को आवश्यकता होती है, जो कार्यान्वित करने के लिए तैयार हैं: " वस्तुओं और सेवाओं की प्राप्ति", "चालान प्राप्त हुआ", "वस्तुओं और सेवाओं की बिक्री", आदि। 1सी में वस्तुओं, सेवाओं, ठेकेदारों की श्रेणी - इसकी खोज, चयन, लोडिंग, स्थानांतरण - ये सभी प्रक्रियाएं भी स्वचालित और काफी सुविधाजनक हैं। समाधान प्राथमिक लेखांकन, वित्तीय और अन्य दस्तावेजों (टीओआरजी-12, चालान, प्रदर्शन किए गए कार्य के प्रमाण पत्र, रूसी पासपोर्ट, इन्वेंट्री फॉर्म और तकनीकी दस्तावेज) के सबसे सामान्य प्रारूपों के साथ काम कर सकता है। यदि आवश्यक हो तो विकसित करें और लागू करें अतिरिक्त टेम्पलेट. अब 1सी (8.1, 8.2, 8.3) में दस्तावेजों (नामकरण, शेष, चालान, चालान, प्रतिपक्ष, सीमा शुल्क घोषणा इत्यादि) के बैच समूह इनपुट से आपको कोई कठिनाई नहीं होगी।

समाधान किसके लिए है?

यह समाधान किसी भी उद्योग के लगभग किसी भी उद्यम के लिए उपयुक्त है जिसे 1सी में दस्तावेज़ दर्ज करने के कार्य का सामना करना पड़ता है। इसका उपयोग सामान्य लेखांकन और कार्मिक विभागों और अधिकृत लेखा विभागों दोनों में होता है। हमारे ग्राहकों में गतिविधि के पूरी तरह से अलग-अलग क्षेत्रों के प्रतिनिधि हैं: निर्माण, कार्मिक प्रबंधन, चिकित्सा, बीमा, शिक्षा, परिवहन, आदि। आउटसोर्सिंग हैं वित्तीय कंपनियाँ, साथ ही होल्डिंग्स, कंपनियों के समूह, व्यापक शाखा और डीलर नेटवर्क और व्यापार और उद्योग के क्षेत्र से अन्य संरचनाएं। उन सभी ने इस समाधान के विकास और कार्यान्वयन द्वारा प्रदान की जाने वाली सुविधाओं, लाभों और लाभों की सराहना की। 1सी में सामान, दस्तावेज, नामकरण, प्रतिपक्ष, शेष दर्ज करना - कार्य किसी भी कंपनी के लिए संभव हो जाता है।

समाधान की लागत और वापसी अवधि

खरीदना एवं क्रियान्वित करना यह प्रणालीदस्तावेज़ प्रविष्टि क्षेत्रों के संगठन में निवेश की आवश्यकता है। समाधान की लागत में स्कैनिंग उपकरण, सॉफ्टवेयर और परामर्श की कीमत, साथ ही प्रत्यक्ष कार्यान्वयन, परीक्षण और लॉन्च के लिए बजट शामिल है। तकनीकी समर्थन. सिस्टम कुछ ही महीनों में अपना भुगतान कर देता है!