दस्तावेजों के रिक्त स्थान: अवधारणा, प्रजातियों, विकल्पों और विवरणों के नियुक्ति के तरीके, पंजीकरण और निर्माण के लिए नियम। दस्तावेजों में विवरण की नियुक्ति के दस्तावेजों पर विवरण के स्थान की योजना

दस्तावेजों में अलग-अलग तत्व होते हैं जिन्हें अपेक्षित कहा जाता है। अपेक्षित दस्तावेज़- आधिकारिक दस्तावेज़ के निष्पादन का अनिवार्य तत्व। उनकी कानूनी बल पूर्ण विवरण पर निर्भर करता है। कानूनी बल दस्तावेज- एक आधिकारिक दस्तावेज का प्रमाण पत्र वैध कानून, इसके शरीर की क्षमता, और निष्पादन के लिए प्रक्रिया द्वारा स्थापित की गई।

GOST आर 6.30-2003 के अनुसार विवरण की सूची और डिजाइन।

• 01- रूसी संघ के हथियारों का राज्य कोट। हथियार के कोट की छवि को राज्य के राज्य कोट पर कानून के अनुसार दस्तावेजों के रूप में रखा जाता है।
• 02 - रूसी संघ के निर्वाचन क्षेत्र की बाहों का कोट। फेडरेशन के विषयों की बाहों की छवि रूसी संघ की संविधान इकाइयों के कानूनी कृत्यों के अनुसार रूप में रखी गई है।
• 03 - प्रतीक संगठन या ट्रेडमार्क (सेवा चिह्न)। संगठन या ट्रेडमार्क (सेवा चिह्न) का प्रतीक संगठन के रूप में चार्टर (संगठन पर विनियम) के अनुसार रखा जाता है। प्रतीक को लेटरहेड पर नहीं रखा गया है यदि इसमें रूसी संघ का राज्य प्रतीक है या फेडरेशन के विषय की बाहों का कोट है। प्रतीक संगठन के मध्य नाम के ऊपर के शीर्ष क्षेत्र पर स्थित है। प्रतीक को कानून द्वारा निर्धारित तरीके से पंजीकृत किया जाना चाहिए।
• 04 - संगठन कोड - दस्तावेज़ के लेखक। कोड उद्यमों और संगठनों के सभी रूसी वर्गीकरण द्वारा चिपक गया है। कोड दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक पहचान का एक तत्व है।
• 05 - मुख्य राज्य पंजीकरण संख्या। यह सरकारी करों द्वारा जारी किए गए दस्तावेजों के अनुसार चिपक गया है, ऊपरी बाएं कोने में संगठन के टेलीफोन से चिपक गया है।
• 06 - करदाता पहचान संख्या / पंजीकरण के कारण का कोड (इन / सीएटी)। पंजीकरण के कारण का करदाता पहचान संख्या / कोड राज्य कर अधिकारियों द्वारा जारी दस्तावेजों के अनुसार संघर्ष किया जाता है।
• 07 - दस्तावेज़ फॉर्म कोड। दस्तावेज़ कोड कोड प्रबंधन दस्तावेज़ीकरण के सभी रूसी वर्गीकरण द्वारा चिपक गया है।
• 08 - संगठन का नाम जो दस्तावेज़ के लेखक हैं। संगठन का नाम संविधान दस्तावेजों में स्थापित आइटम का अनुपालन करना चाहिए, दस्तावेज़ फॉर्म के रूप के आधार पर चिपक गया है।

रूसी संघ की संविधान इकाइयों के संगठन का नाम, जो रूसी संघ की राज्य भाषा के साथ, रूसी संघ की संविधान इकाइयों की राज्य भाषा दो भाषाओं में मुद्रित है। राज्य भाषा में नाम के दाईं ओर या नीचे अन्य भाषाओं पर एक नाम है।

• 09 - संगठन संदर्भ डेटा। संगठन के बारे में संदर्भ जानकारी में संगठन के विवेकानुसार डाक पता और फोन नंबर और अन्य जानकारी शामिल है (फैक्स, ईमेल, साइट नाम, बैंकों में खाता संख्या)।
• 10 - दस्तावेज़ के प्रकार का नाम चार्टर द्वारा नियंत्रित किया जाता है और प्रबंधन दस्तावेज़ीकरण के सभी रूसी वर्गीकरण का पालन करना होगा, अपवाद एक पत्र है - पत्र में, दस्तावेज़ के प्रकार का नाम इंगित नहीं करता है।
• 11 - दस्तावेज़ तिथि। दस्तावेज़ की तारीख इसकी हस्ताक्षर या अनुमोदन की तारीख है, प्रोटोकॉल की तारीख या इस मुद्दे पर निर्णय की तारीख या इस मुद्दे पर निर्णय की तारीख - घटना की तारीख। दो संगठनों द्वारा प्रकाशित दस्तावेजों में एक तारीख होनी चाहिए। तिथि अनुक्रम में अरबी संख्याओं से चिपक गई है: दिन, महीना, वर्ष। दिन - दो अंक, एक महीने - दो अंक, एक वर्ष - चार संख्या।
• 12 - पंजीकरण संख्या। दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या में इसकी सीरियल नंबर शामिल है, जो इस तरह के संकेत के नामकरण पर संगठन के निर्देश में संगठन है, तो पूरक है। पंजीकरण संख्या स्क्रीनिंग भाग "№_ot_" द्वारा चिपक जाती है, जो तिथि और अनुक्रम संख्या के हाथ से भरा होता है।
• 13 - पंजीकरण संख्या और दस्तावेज़ तिथि के लिए लिंक। लिंक में पंजीकरण संख्या और उस दस्तावेज़ की तारीख शामिल है जिस पर उत्तर दिया जाना चाहिए केवल उन दस्तावेजों में वितरित किया जाता है जो अनुरोध के उत्तर हैं।
• 14 - दस्तावेज़ के ड्राइंग या संस्करण का स्थान। यह स्थान केवल तभी इंगित करता है जब इस तरह के विवरणों पर दस्तावेज़ की परिभाषा, संगठन के नाम और संगठन के संदर्भ डेटा के रूप में।
• 15 - पता। पता कानूनी या व्यक्तियों के साथ-साथ सरकारी एजेंसियां \u200b\u200bभी हो सकती हैं। दस्तावेज़ जोड़ते समय, प्रारंभिक उपनाम को इंगित किया जाता है। संगठन और संरचनात्मक इकाई का नाम नामांकित मामले में संकेत दिया जाना चाहिए।
• 16 एक दस्तावेज़ दावा है। दस्तावेजों को एक आधिकारिक या विशेष रूप से प्रकाशित दस्तावेज़ द्वारा अनुमोदित किया जाता है। एक अधिकारी को मंजूरी देने पर, बयान के क्लैगेज में एक शब्द दावा (उद्धरण के बिना लिखित), व्यक्ति की स्थिति का नाम, इसके हस्ताक्षर और आद्याक्षर, तिथियां शामिल होनी चाहिए।
• 17 - संकल्प। संकल्प में दस्तावेज़ में निर्धारित निर्णय के संबंध में एक संकेत है, जिसमें नाम, प्रारंभिक, निष्पादन समय, हस्ताक्षर और तिथि शामिल है। संकल्प को एक अलग शीट पर इलाज किया जा सकता है।
• 18 - पाठ के लिए शीर्षक। शीर्षक में दस्तावेज़ का सारांश शामिल है और दस्तावेज़ के प्रकार के नाम से सहमत होना चाहिए। शीर्षक दस्तावेज़ के पाठ के ऊपर स्थित है, और हेडर वॉल्यूम पांच से अधिक लाइनों, प्रत्येक लंबे समय तक 28 वर्ण नहीं होना चाहिए।
• 19 - नियंत्रण पर निशान। नियंत्रण चिह्न उन दस्तावेजों पर चिपक गया है जो एक निश्चित अवधि के भीतर निष्पादन के अधीन हैं। नियंत्रण दस्तावेज़ के निष्पादन द्वारा किया जाता है, नियंत्रण चिह्न को किसी शब्द या "नियंत्रण" टिकट द्वारा दर्शाया जाता है।
• 20 - दस्तावेज़ का पाठ। पाठ को राज्य भाषा में एक कनेक्टेड टेक्स्ट, प्रश्नावली, तालिकाओं, या इन संरचनाओं के कनेक्शन के रूप में सेट किया गया है। जुड़े पाठ में दो भाग होते हैं:
  • ? कारण, आधार, दस्तावेजीकरण के उद्देश्य;
  • ? निर्णय, तर्क, अनुरोध, प्रस्ताव, सिफारिशें।

यदि पाठ में कई समाधान होते हैं, तो इसे तोड़ा जा सकता है

अनुभागों पर, अरबी संख्याओं द्वारा क्रमांकित उपखंड। उनके बीच अनुबंध द्वारा स्थापित भाषा में व्यापार भागीदारों के बीच पत्राचार।

21 - आवेदन की उपलब्धता पर चिह्नित करें। पाठ में नामित एप्लिकेशन का निशान निम्नानुसार तैयार किया गया है: "4 लीटर पर अनुलग्नक।

3 प्रतियों में। " यदि दस्तावेज़ में कोई ऐसा एप्लिकेशन है जिसका नाम टेक्स्ट में नहीं किया गया है, तो एप्लिकेशन का नाम, चादरों की संख्या और उदाहरणों की संख्या इंगित की जाती है: 6 लीटर द्वारा फ्रेम के नियंत्रण पर अनुलग्नक। 2 प्रतियों में।

• 22 - हस्ताक्षर। हस्ताक्षर के बाद पाठ और प्रावधानों की उपस्थिति पर अंक, तीन या चार लाइन अंतराल पर पीछे हटने के बाद रखा गया है। प्रोप में व्यक्ति की स्थिति का नाम, व्यक्तिगत हस्ताक्षर, हस्ताक्षर का डिकोडिंग (प्रारंभिक, उपनाम) शामिल है।
• 23 - दस्तावेज़ हरूलिंग। गिद्ध में समन्वित शब्द होता है, व्यक्ति की स्थिति का नाम, इसके हस्ताक्षर, आद्याक्षर और उपनाम, तिथियां होती हैं।
• 24 - वीजा मिलान दस्तावेजों। दस्तावेज़ का दौरा - आंतरिक (एक संगठन के भीतर) अनुमोदन का रूप। हस्ताक्षर, स्थिति, डिकोडिंग, तिथि शामिल है।
• 25 - प्रिंट प्रिंट। प्रिंट प्रिंट एक विशेष प्रमाणपत्र की आवश्यकता वाले दस्तावेजों पर चिपक गए हैं।
• 26 - दस्तावेज़ की एक प्रति के आश्वासन के बारे में चिह्नित करें। कानूनी बल का दस्तावेज देने के लिए चिह्न आवश्यक मामलों में रखा गया है। "हस्ताक्षर" मांग के नीचे गवाह "सत्य", स्थिति, हस्ताक्षर, उस व्यक्ति के हस्ताक्षर को समझने, जिसने दस्तावेज़ को आश्वासन दिया है, दिनांक।
• 27 - दस्तावेज़ के निष्पादक पर चिह्नित करें। सामान्य मुद्दों को स्पष्ट करने के लिए दस्तावेज़ के संकलक के साथ पते के परिचालन संचार के लिए चिह्न आवश्यक है। कलाकार द्वारा प्रारंभिक, उपनाम और फोन नंबर शामिल है।
• 28 - दस्तावेज़ के निष्पादन और मामले में इसकी दिशा पर चिह्नित करें। निशान को एक सूचना और संदर्भ सामग्री के रूप में संग्रहीत करने और आगे उपयोग करने के मामले में सबमिट किए जाने वाले दस्तावेजों पर सिर के संकल्प के अनुसार चिपक गया है। तिथि और दस्तावेज़ संख्या या निष्पादन के बारे में संक्षिप्त जानकारी, "मामले में" शब्द, उस मामले संख्या जिसमें दस्तावेज़ संग्रहीत किया जाएगा।
• 2 9 - संगठन में दस्तावेज़ के आगमन पर एक निशान में अगले सीरियल नंबर और दस्तावेज़ की प्राप्ति की तारीख शामिल है। इसे टिकट के रूप में आगमन के बारे में मुद्रित करने की अनुमति है। उस संगठन का नाम होना चाहिए जिसे एक पत्र, दिनांक और पंजीकरण संख्या प्राप्त हुई है।
• 30 - पहचानकर्ता इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़। पहचानकर्ता निशान (पाद लेख) है, जो दस्तावेज़ के प्रत्येक पृष्ठ के निचले दाएं कोने में संबद्ध है और संगठन में स्थापित इलेक्ट्रॉनिक मीडिया, दिनांक और अन्य खोज डेटा पर फ़ाइल का नाम शामिल है।

• रूसी संघ के राज्य मानक गोस्ट आर 6.30-2003 "एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली। कागजी कार्रवाई के लिए आवश्यकताएं "(03.03.2003 नंबर 65-एसटी) // प्रणाली" गारंट "के रूसी संघ के राज्य मानक के संकल्प द्वारा अपनाया और कमीशन किया गया।

दस्तावेज प्रोप - एक आधिकारिक दस्तावेज के निष्पादन का एक अनिवार्य तत्व विवरण की संरचना गोस्ट आर 6. 30 2003 "एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली द्वारा निर्धारित किया जाता है। संगठनात्मक नियामक दस्तावेज की एकीकृत प्रणाली। कागजी कार्य के लिए आवश्यकताएं"। दस्तावेजों की विशेषता वाले विवरणों की संख्या दस्तावेज़ बनाने के उद्देश्यों, इसका उद्देश्य, इस दस्तावेज़ की सामग्री और इस दस्तावेज़ के रूप में, दस्तावेज़ीकरण की विधि के उद्देश्यों द्वारा निर्धारित की जाती है।

01 - राज्य 02 - रूसी 03 की बाहों के कोट की बाहों का कोट - रूसी संघ या एक ट्रेडमार्क का प्रतीक (साइन 10 - सेवा का नाम) 05 - मुख्य प्रकार का दस्तावेज़ 09 - संदर्भ 06 - पहचान 08 - नाम राज्य 04 - दस्तावेज़ संख्या 04 संगठन पंजीकरण संख्या 07 की संगति पर संगठन कोड डेटा - पंजीकरण के कारणों की कानूनी इकाई के करदाता संगठन / कोड (ओजीआरएन) का कोड (आईएनएन / सीएटी) 11 - दस्तावेज़ की तारीख 12 - पंजीकरण 13 - दस्तावेज़ पंजीकरण की संख्या का संदर्भ 14 - प्रकाशन दस्तावेज़ की तैयारी या दस्तावेज़ की जगह संख्या और तिथि 16 - दस्तावेज़ 1 की गिद्ध - नियंत्रण 15 के बारे में चिह्नित करें - पता 17 - संकल्प 18 - टेक्स्ट शीर्षक 20 - दस्तावेज़ पाठ 25 - प्रिंटिंग 26 - प्रतिलिपि प्रतियों के बारे में 21 - ऊपर पहिया 24 - वीजा 22 - आवेदन हस्ताक्षर 23 - दस्तावेज़ 27 - 28 का एक निशान - दस्तावेज़ के निष्पादन पर एक निशान और 30 - पहचानकर्ता निर्देशित II दस्तावेज़ 29 के दस्तावेज़ की एक इलेक्ट्रॉनिक प्रति में - एक संगठन में एक दस्तावेज़ के आगमन पर एक निशान

01 - रूसी संघ (Ext) का राज्य प्रतीक अधिकारियों की एक सूची प्रदान करता है जिन्हें अपने दस्तावेजों के रूप में हथियारों के कोट की छवि लाने का अधिकार है। रूसी संघ के राज्य प्रतीक के प्रजनन के साथ दस्तावेजों के रिक्त स्थान और रूसी संघ की घटक संस्थाओं की हथियारों के कोट लेखा के अधीन हैं। हब रिक्त स्थान केवल प्रिंटिंग उद्यम बनाते हैं जिनके पास उचित प्रकार की गतिविधि के लिए लाइसेंस होते हैं। स्ट्रॉबी फॉर्म विश्वसनीय रूप से लॉक और सीलबंद अलमारियाँ में संग्रहीत होते हैं।

02 - रूसी संघ (EXT) की संविधान इकाई की बाहों का कोट रूसी संघ के प्रतीक की छवि के दस्तावेजों के रूप में उपयोग की प्रक्रिया गणराज्य के राज्य प्राधिकरणों के नियामक कृत्यों द्वारा निर्धारित की जाती है, स्वायत्त क्षेत्रों, जिलों, मॉस्को के शहर और सेंट पीटर्सबर्ग। शहरों की बाहों का कोट, स्वायत्त जिलों, रूसी संघ के क्षेत्रों को क्षेत्रीय इकाइयों के नियामक कृत्यों के अनुसार नगर पालिकाओं के प्रतिनिधि और कार्यकारी अधिकारियों के दस्तावेजों के रूप में रखा जाता है।

03 - संगठन या व्यापार चिह्न (EXT) प्रतीक या ट्रेडमार्क का प्रतीक - प्रतीक, संकेत जो एक सौंदर्यशास्त्र रूप देते हैं, जो उत्पादक को उत्पाद या निर्माता की सेवा में अंतर करने में मदद करते हैं। कंपनी के प्रतीक को संगठन के मध्य नाम के ऊपर के रूप में चार्टर (संगठन पर नियमों) के अनुसार संगठन के रिक्त स्थान पर रखा गया है - दस्तावेज़ के लेखक। बाईं ओर संगठन (अपेक्षित 06) के नाम के साथ प्रतीक और ट्रेडमार्क का स्थान एक ही स्तर पर संभव है।

04 - संगठन कोड (ओकेपीओ) (विकल्प) संगठन कोड उद्यमों और संगठनों (ओकेपीओ) के सभी रूसी वर्गीकृत पर चिपक गया है। अपेक्षित उपयोग इलेक्ट्रॉनिक संचार चैनलों पर दस्तावेजी जानकारी के हस्तांतरण को तेज करने के लिए किया जाता है और डेटा ट्रांसमिशन के दौरान त्रुटियों की संख्या को कम करता है। कोड दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक पहचान का एक तत्व है। 05 - कानूनी इकाई के मुख्य राज्य पंजीकरण संख्या (ओजीआरएन) (बाध्यकारी) कानूनी इकाई के मुख्य राज्य पंजीकरण संख्या (ओजीआरएन) कर अधिकारियों द्वारा जारी की जाती है। ओजीएलएन 13 डिजिटल डिजिटल कोड है। मुख्य राज्य पंजीकरण संख्या कानूनी इकाई के सभी दस्तावेजों में इसके नाम के साथ संकेत दिया गया है। 06 - करदाता पहचान संख्या / पंजीकरण के कारण का कोड (आईएनएन / सीएटी) (दायित्व) करदाता पहचान संख्या / पंजीकरण (आईएनएन / सीएटी) के कारण का कोड कर अधिकारियों द्वारा जारी किया जाता है।

04 - संगठन कोड (ओकेपीओ) 05 - कानूनी इकाई की मुख्य राज्य पंजीकरण संख्या (ओजीआरएन) 06 - करदाता पहचान संख्या / पंजीकरण के कारण का कोड (इन / बिल्ली) के तहत फॉर्म के शीर्ष क्षेत्र पर रखा गया है संगठन का संदर्भ डेटा (अपेक्षित 09)

07 - दस्तावेज़ फॉर्म का दस्तावेज़ फॉर्म (पूर्ण) कोड दस्तावेज़ों की संख्या को कम करने के लिए एकीकृत दस्तावेजों के लेखांकन और व्यवस्थितकरण को सुनिश्चित करने के लिए प्रबंधन दस्तावेज़ीकरण (OKUD) OKUD के सभी रूसी वर्गीकरण द्वारा संहिताबद्ध है। कोड में 7 वर्ण और एक नियंत्रण संख्या शामिल हैं: चार्टर - 02112312: 02 - कक्षा वर्ग; 11 - रूपों के उपवर्ग; 231 - पंजीकरण संख्या; 2 - नियंत्रण संख्या

08 - संगठन (बाध्य) का नाम इंगित करता है कि दस्तावेज़ के लेखक द्वारा दस्तावेज़ के लेखक के संगठन का नाम एक संगठन (कानूनी इकाई), एक संरचनात्मक इकाई, एक अधिकारी हो सकता है। संगठन का नाम अपने घटक दस्तावेजों में स्थापित आइटम का अनुपालन करना चाहिए। संगठन का नाम संक्षिप्त, और इसकी अनुपस्थिति में इंगित करता है - एक उच्च संगठन का पूरा नाम। संगठन का संक्षिप्त नाम इंगित करता है कि यह संगठन के घटक दस्तावेजों में स्थापित है या नहीं।

राष्ट्रीय भाषा के साथ रूसी संघ के विषयों के संगठनों का नाम दो भाषाओं में मुद्रित है और रूसी संघ की राज्य भाषा में नाम से नीचे या दाएं स्थित हैं।

09 - संगठन (EXT) के बारे में संदर्भ जानकारी इस विवरण में सूचना संपर्कों में महत्वपूर्ण संगठन के बारे में जानकारी शामिल है। संगठन के प्रोप नाम के नीचे संदर्भ डेटा हैं। संगठन संदर्भ डेटा में शामिल हैं: मेलिंग पता; संगठन के विवेकानुसार फोन नंबर और अन्य जानकारी (फ़ैक्स नंबर, टेलीसाइड, ईमेल पता, वेबपोन वेब पेज पता इंटरनेट नंबर पर, बैंक खाता संख्या, आदि); ओकेपीओ कोड; ओग्रन; इन / बिल्ली; OKD कोड।

10 - संगठन द्वारा तैयार या प्रकाशित दस्तावेज़ के प्रकार का दस्तावेज़ (आयोग) का नाम, चार्टर (संगठन पर विनियम) द्वारा नियंत्रित किया जाता है और इसे USD द्वारा प्रदान किए गए दस्तावेजों के प्रकारों का पालन करना होगा और Okud एक प्रकार का दस्तावेज़ इसकी नियुक्ति और सामग्री द्वारा निर्धारित किया जाता है। पत्र में, दस्तावेज़ के प्रकार का नाम इंगित नहीं करता है। दस्तावेजों का नाम बड़े अक्षरों द्वारा मुद्रित किया जाता है: ऑर्डर, एक्ट, प्रोटोकॉल इत्यादि। प्रोप का स्थान अनुदैर्ध्य या कोणीय है।

11 - दस्तावेज़ दिनांक (करुणा) प्रोप को दस्तावेज़ पंजीकरण संख्या के साथ एक पंक्ति में रखा गया है, जो संगठन पर संदर्भ डेटा के नीचे स्थित है, लेकिन आरंभिक दस्तावेज़ के लिंक के ऊपर स्थित है। पत्र की तारीख को प्रदर्शित करने के लिए पत्र फॉर्म पर, विशेष प्रतिबंधित टैम्पर्स प्रदान किए जाते हैं। पत्र की तारीख इसके हस्ताक्षर की तारीख है। यह अनुक्रम में आठ अरबी संख्याओं द्वारा जारी किया गया है: महीने के दिन और एक महीने के दिन दो आंकड़े होते हैं, एक वर्ष के लिए चार अंक होते हैं। उसी समय, पत्र "जी। "संख्या के बाद नहीं रखा जाता है।

12 - दस्तावेज़ पंजीकरण संख्या (आयोग) दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या एक डिजिटल या अल्फान्यूमेरिक डिजिटल पदनाम है जो इसे पंजीकृत करते समय दस्तावेज़ को सौंपा गया है। पंजीकरण संगठन में बनाए गए सभी दस्तावेजों के अधीन है और अन्य संगठनों और व्यक्तियों से आ रहा है। अपवाद उन दस्तावेजों को बनाते हैं जो सूची के अनुसार पंजीकरण के अधीन नहीं हैं, जिन्हें कार्यालय के काम पर निर्देश में शामिल किया जाना चाहिए।

13 - पंजीकरण संख्या और दस्तावेज़ दिनांक (ext) से लिंक पंजीकरण संख्या के लिए लिंक और आरंभिक दस्तावेज़ की तारीख विशेष रूप से पत्रहेड पर दिए गए पत्र में चिपक गई है: "_____ से _____" पर। दस्तावेज पंजीकरण संख्या के नीचे जगह

14 - दस्तावेज़ (EXT) के ड्राइंग या संस्करणों का स्थान दस्तावेज़ को चित्रित करने का स्थान इंगित किया गया है कि संगठन के नाम और संगठन के संदर्भ डेटा के विवरण के लिए इसकी परिभाषा मुश्किल है। संकलन या प्रकाशन की जगह प्रशासनिक रूप से स्वीकार्य क्षेत्रीय विभाजन को इंगित करती है, और इस प्रोप में केवल आम तौर पर स्वीकृत कटौती शामिल होती है। दस्तावेज़ को चित्रित करने की जगह इंगित नहीं की गई है, यह संगठन के नाम पर शामिल है। यदि एक

15 - पत्र बिंदु "पता" पर विवरण के कोने स्थान पर पता (ext) संगठन के नाम के स्तर पर ऊपरी दाएं कोने में रखा गया है - दस्तावेज़ के लेखक। अनुदैर्ध्य पर - इस विवरण के लिए, कोने प्रतिबंधक अंक अक्सर चिपकते हैं।

16 - दस्तावेज की गिद्ध (अतिरिक्त) सीजेएससी "टर्मिक्स" के सामान्य निदेशक को अनुमोदित करते हुए व्यक्तिगत हस्ताक्षर ए जी। Tsitin 15. 04. 200 9 दस्तावेज़ को एक आधिकारिक या विशेष रूप से प्रकाशित दस्तावेज़ द्वारा अनुमोदित किया गया है। अनुमोदन के दोनों तरीकों में एक ही कानूनी बल है। चार्टर्स, प्रावधान, विनियम, कर्मचारी कार्यक्रम, निर्देश, नौकरी विवरण, नियम, अधिनियम, प्रोटोकॉल केवल मंजूरी के बाद कानूनी बल प्राप्त करते हैं। दस्तावेज़ का दावा दस्तावेज़ के ऊपरी दाएं कोने में रखा गया है।

17 - संकल्प (ext) संकल्प, जो दस्तावेज़ के निष्पादन का संकेत है, एक प्रासंगिक अधिकारी के साथ एक दस्तावेज़ पर लिखता है और कलाकारों के पदों और उपनाम, आदेश की सामग्री, निष्पादन की अवधि, हस्ताक्षर, हस्ताक्षर शामिल करता है और संकल्प की तारीख को दस्तावेज़ के मूल पर एड्रेस और टेक्स्ट के बीच एक मुफ्त स्थान पर लिखा जाता है। ओम्बर के रजिस्टर और उस दस्तावेज़ की तारीख के साथ एक अलग शीट पर संकल्प की अनुमति दी जाती है जिसके लिए संकल्प लागू होता है।

18 - टेक्स्ट (दायित्व) का शीर्षक शीर्षक दस्तावेज़ के सारांश को दर्शाता है, और इसलिए एक लाइन अंतराल के माध्यम से यह बहुत लंबा नहीं हो सकता है (पांच से अधिक लाइनें नहीं)। शीर्षक बाएं क्षेत्र की सीमा (इंडेंट्स के बिना) के विवरण "13 - पंजीकरण संख्या और दस्तावेज़ तिथि से लिंक" के विवरण के नीचे स्थित है।

1 9 - निगरानी (ext) दस्तावेज़ के निष्पादन की निगरानी पर ध्यान दें, संकल्प में निर्दिष्ट स्थापित समय सीमा को सुनिश्चित करने के लिए दस्तावेज़ की निगरानी को सिग्नल की निगरानी या निष्पादन की विशिष्ट शर्तों को सुनिश्चित करने के लिए। दस्तावेज़ के निष्पादन को नियंत्रित करने के निशान को "टू", शब्द या स्टाम्प "नियंत्रण" पत्र द्वारा इंगित किया गया है। दस्तावेज़ के ऊपरी दाएं कोने में स्थित है।

20 - दस्तावेज़ का पाठ (आयोग) पत्र का पाठ संक्षिप्त, सुसंगत, दृढ़, सही और सरल होना चाहिए। उल्लिखित जानकारी को एक नियम के रूप में विशिष्ट रूप से अक्षर संरचना की व्याख्या की जानी चाहिए, इसमें दो भाग होते हैं: प्रारंभिक और मुख्य। प्रारंभिक रूप में, पत्र के संकलन के कारण कारणों का संकेत दिया जाता है और तथ्यों, तिथियों, दस्तावेजों (आरंभिक दस्तावेज के विवरण के संदर्भ में, यह पत्र कौन सा उत्तर है) के संदर्भ में संकेत दिया जाता है। प्रारंभिक भाग शब्दों से शुरू हो सकता है: इस तथ्य के कारण ...; एक बड़ी देरी के साथ रसीद के मद्देनजर ...; आदेश के आधार पर ... № ...;

21 - एक आवेदन की उपलब्धता के बारे में चिह्नित करें (अतिरिक्त) आवेदन का निशान दो या चार लाइन अंतराल के माध्यम से हस्ताक्षर से पहले पाठ के तुरंत बाद स्थित है। । यदि दस्तावेज़ में कोई एप्लिकेशन है जिसे टेक्स्ट में नामित नहीं किया गया है, तो इसका नाम, चादरों की संख्या और प्रतियों की संख्या निर्दिष्ट करें; यदि कई अनुप्रयोग हैं, तो उन्हें गिना जाता है। प्रशासनिक दस्तावेजों में, अनुप्रयोगों की उपलब्धता पर जानकारी पाठ में इंगित की जाती है।

22 - हस्ताक्षर (दायित्व) हस्ताक्षर में शामिल हैं: दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर किए गए व्यक्ति की स्थिति का नाम। यदि दस्तावेज़ फॉर्म पर सजाया गया है, तो संक्षिप्त स्थिति का उपयोग किया जाता है (उद्यम के नाम का उल्लेख किए बिना, उदाहरण के लिए, सीईओ)। यदि दस्तावेज़ लेटरहेड पर सजाए नहीं है, तो स्थिति में शामिल होना चाहिए: उद्यम का नाम; व्यक्तिगत हस्ताक्षर डिकोडिंग (उपनाम के साथ आद्याक्षर)। यदि दस्तावेज़ कई अधिकारियों द्वारा हस्ताक्षरित है, तो उनके हस्ताक्षरों के पास स्थिति के क्रम में एक-दूसरे के होते हैं: अधिक उच्च रैंकिंग से कम महत्वपूर्ण तक।

23 - दस्तावेज़ समन्वय (अतिरिक्त) के एक गिद्ध एक अधिकारी के साथ एक दस्तावेज के समन्वय की एक गिद्ध में शामिल हैं: शब्द सहमत हैं; उस व्यक्ति की स्थिति जिसके साथ दस्तावेज़ समन्वय (संगठन के नाम सहित); व्यक्तिगत हस्ताक्षर; डिकोडिंग हस्ताक्षर (प्रारंभिक, उपनाम); तिथियां बनाना। अपेक्षित "ग्रिफिंग समन्वय" के लिए जोन शीट के नीचे ("हस्ताक्षर" आवश्यक) "या एक अलग" शीट की मिलान "पर रखा गया है, यदि दस्तावेज़ की सामग्री कई संगठनों के हितों को प्रभावित करती है। पर उसी समय, एक निशान बनाया गया है: "स्वीकृति पत्र संलग्न है।"

24 - दस्तावेज़ (दायित्व) वीज़ा के समन्वय का वीज़ा - प्रोप, दस्तावेज़ की सामग्री के साथ संगठन के अधिकारी की सहमति या असहमति का संकेत देता है। दस्तावेज़ का समन्वय एक वीज़ा द्वारा जारी किया जाता है, जिसमें निम्न शामिल हैं: विज़िटरिंग दस्तावेज़ की स्थिति और हस्ताक्षर; हस्ताक्षर की प्रतिलिपि (प्रारंभिक, उपनाम); हस्ताक्षर तिथि। यदि एक संक्षिप्त रूप में हस्ताक्षर के ऊपर कोई टिप्पणी नहीं है तो एक टिप्पणी या चिह्न निर्धारित करता है: "टिप्पणियां संलग्न हैं।" दस्तावेज़ पर जाने वाले अधिकारियों और दृष्टि के अनुक्रम का सर्कल संगठन के नियामक कृत्यों द्वारा स्थापित किया गया है और दस्तावेज़ और इसकी सामग्री के प्रकार पर निर्भर करता है।

25 - दस्तावेजों के लिए प्रिंट प्रिंटिंग (एक्सटी) प्रिंटिंग "डिजाइन, विनिर्माण, पंजीकरण, उपयोग, भंडारण और मुहरों और टिकटों के विनाश" के लिए नियमों पर नियमों के अनुसार सेट किया गया है, जिसे निर्देशक के आदेश द्वारा अनुमोदित किया जाता है- सामान्य।

26 - दस्तावेज़ की प्रतिलिपि के प्रतिलिपि (EXT) प्रमाणीकरण के प्रमाणीकरण के बारे में चिह्नित करें इसे कानूनी बल देने के लिए बनाया गया है। जब दस्तावेज़ की एक प्रति के साथ उचित अनुपालन, "हस्ताक्षर" विवरण के नीचे स्क्रिप्ट प्रभुत्व है: साक्षी "सही"; उस व्यक्ति की स्थिति जिसने प्रतिलिपि को आश्वासन दिया; व्यक्तिगत हस्ताक्षर; हस्ताक्षर की प्रतिलिपि (प्रारंभिक, उपनाम); आश्वासन की तारीख। संगठन की विवेकाधिकार द्वारा निर्धारित मुहर को आश्वस्त करने के लिए दस्तावेज़ की एक प्रति की अनुमति दी जाती है।

27 - कलाकार के मार्क एक्स्ट्रा इस अपेक्षित में शामिल हैं: प्रारंभिक और उपनाम (या पूरी तरह से नाम, संरक्षक और अंतिम नाम) दस्तावेज़ के निष्पादक और उसके फोन नंबर। यह पत्र के प्राप्तकर्ता को तुरंत अपने कंपाइलर से संपर्क करने की अनुमति देता है। ऐसा निशान सामने की तरफ या निचले बाएं कोने में दस्तावेज़ की अंतिम शीट के पीछे स्थित है और अक्सर केगलम को कम किया जाता है।

28 - दस्तावेज़ के निष्पादन पर एक निशान और इसके मामले में इसकी दिशा, निशान को निष्पादित दस्तावेजों पर किया गया है ताकि बाद के भंडारण के लिए मामले में डेबिट किया जा सके और संदर्भ उद्देश्यों के लिए उपयोग किया जा सके। दस्तावेज़ के निष्पादन चिह्न में निम्न डेटा शामिल है: दस्तावेज़ की तिथि और संख्या का संदर्भ, या इस तरह के दस्तावेज़ की अनुपस्थिति में, प्रदर्शन पर संक्षिप्त जानकारी; शब्द "मामले में"; वह मामला नंबर जिसमें दस्तावेज़ संग्रहीत किया जाएगा; कलाकार का व्यक्तिगत हस्ताक्षर; निष्पादन की तारीख। दस्तावेज़ के निष्पादन पर एक निशान और इस मामले में इसकी दिशा को उस इकाई के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षरित किया जा सकता है जिसमें दस्तावेज़ निष्पादित किया जाता है।

2 9 - संगठन (दायित्व) में दस्तावेज़ के आगमन पर एक निशान में अनुक्रम संख्या और दस्तावेज़ की प्राप्ति की तारीख (जब घंटों और मिनटों के लिए आवश्यक होती है)। इसे एक टिकट के रूप में संगठन में दस्तावेज़ के आगमन पर निशान लगाने की अनुमति है। पंजीकरण टिकट निचले दाएं कोने में आने वाले दस्तावेज़ की पहली शीट पर चिपका हुआ है।

30 - ई-कॉपी दस्तावेज़ पहचानकर्ता दस्तावेज़ को कंप्यूटर की स्मृति में दर्ज करने पर दस्तावेज़ स्वचालित रूप से किसी दस्तावेज़ के लिए खोज करने के लिए किया जाता है। निशान फ़ाइल के लिए पूर्ण पथ - दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक प्रतिलिपि, फ़ाइल के नाम और उसके विस्तार सहित इंगित करता है।

प्रोप के लिए विकल्प

अनिवार्य और अतिरिक्त विवरण और उनके डिजाइन के लिए विकल्प

स्थायी और अस्थायी विवरण

हॉर्डे के डिजाइन में उपयोग किए जाने वाले विवरण हैं स्थायी और चर.

निरंतर इन विवरणों को जिम्मेदार ठहराया जा सकता है जो निरंतर मूल्य में दस्तावेज़ पर स्थायी हैं और इसलिए, संगठन के रूप में अग्रिम में लागू किया जा सकता है। ये रूसी संघ की बाहों के राज्य कोट या रूसी संघ की संविधान इकाई के प्रतीक के रूप में ऐसे विवरण हैं (यदि संगठन को अपने फॉर्म पर हथियारों के कोट को चित्रित करने का अधिकार है), संगठन का प्रतीक (यदि यह है एक संगठन), संगठन का नाम, संगठन की जानकारी, संगठन कोड, दस्तावेज़ कोड (उदाहरण के लिए, सेवा पत्र), अन्य कोड (ओजीआरएन, इन / सीएटी)।

बेशक, सूचीबद्ध विवरण कुछ परिस्थितियों के आधार पर, परिवर्तन, और फिर संगठनों को रूपों को फिर से उत्पादन करना पड़ सकता है। हालांकि, यह अक्सर ऐसा नहीं होता है, खासकर राज्य के देश के संगठनों में। इसलिए, निर्दिष्ट विवरण अग्रिम में अनुकूल हैं - यह दस्तावेजों की तैयारी पर खर्च किए गए समय को कम कर देता है, त्रुटियों के उद्भव को समाप्त करता है और पूर्ववर्ती प्रकार के दस्तावेज़ में काफी सुधार करता है, खासकर यदि ये विवरण एक टाइपोग्राफिक तरीके से मुद्रित होते हैं।

चर इन विवरणों को जिम्मेदार ठहराया जा सकता है, जो विशिष्ट परिस्थितियों पर निर्भर करता है, उदाहरण के लिए, 11 detaments तिथि का विवरण इस बात पर निर्भर करता है कि दस्तावेज़ बनाई जाने पर, 20 "दस्तावेज़ पाठ" का विवरण - दस्तावेज़ में क्या कहा जाएगा, यानी दस्तावेज़ में शामिल वीडीए-ओस की सामग्री से।

इस प्रकार, तैयारी और दस्तावेज़ के प्रकार की परिस्थितियों के आधार पर विवरण के चर का मूल्य हमेशा अलग-अलग होगा, लेकिन दस्तावेज़ और उनके डिजाइन के लिए नियमों पर उनके स्थान की जगह सभी के बाद अपरिवर्तित रहती है।

विवरण अनिवार्य और अतिरिक्त में विभाजित किया जा सकता है।

अनिवार्य विवरणदस्तावेज़ की कानूनी शक्ति प्रदान करें, और वे हमेशा एचआरडी के किसी भी रूप में मौजूद होते हैं।

अनिवार्य करना निम्नलिखित विवरण हैं:

अप-कम्मन की पंजीकरण संख्या,

पाठ के लिए शीर्षक,

दस्तावेज़ पाठ

हस्ताक्षर, आदि

अतिरिक्त जानकारियासभी प्रकार के दस्तावेजों पर नहीं हैं (उदाहरण के लिए, प्रतीक, नियंत्रण पर चिह्नित करें)। अतिरिक्त विवरण उदाहरण के लिए दस्तावेज़ प्रसंस्करण चरणों को चिह्नित कर सकते हैं,

29 "एक संगठन में एक दस्तावेज़ के आगमन के बारे में लेबल",

30 "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ पहचानकर्ता",

लेकिन दस्तावेज़ पर एक अतिरिक्त नदी की यात्रा की कमी दस्तावेज़ की कानूनी बल को प्रभावित नहीं कर सकती है।

नमूना फॉर्म में नदियों को डिजाइन करने के लिए दो विकल्प शामिल हैं: कोणीय और अनुदैर्ध्य, यानी विवरण डिजाइन करने के दो तरीके हैं: ध्वज और केंद्रित

एक कोणीय संस्करण या ध्वज के साथदस्तावेज़ रिक्त का शीर्षलेख भाग ए 4i ए 5 प्रारूप के ऊपरी बाएं कोने में निर्भर है। प्रोप के स्थान पर, आवश्यकता की शुरुआत हमेशा आवश्यक स्थान क्षेत्र की बाईं सीमा पर स्थित होती है।

एक अनुदैर्ध्य संस्करण या एक केंद्रित विधि के साथफार्म का शीर्षलेख भाग सही क्षेत्र की सीमा तक बढ़ाता है। उन।, विवरण के स्थान पर, प्रोप की प्रत्येक पंक्ति की शुरुआत और अंत विवरण के वितरण के क्षेत्र की सीमाओं के समान हैं।

इस प्रकार, नमूना रूप मुख्य प्रमुख क्षणों को स्थापित करता है, जिसके आधार पर संगठनात्मक प्रबंधित दस्तावेजों के डिजाइन में उपयोग किए गए विवरणों के डिजाइन के लिए समान नियम तैयार किए गए थे।

परीक्षण प्रश्न

1. सीए फॉर्मेटरी हॉर्डे बनाने के लिए किस पेपर प्रारूपों का उपयोग किया जाता है?

2. फॉर्मरी-नमूना हॉर्डे द्वारा स्थापित हॉर्डे फ़ील्ड के आकार क्या हैं?

3. क्या कोई विवरण दस्तावेज़ के फ़ील्ड पर स्थित हो सकता है?

4. फॉर्म-आर्ट फॉर्म द्वारा निर्धारित विवरण की अधिकतम रचना क्या है?

5. आवश्यकता के डिजाइन में टैब के कितने प्रावधानों का उपयोग किया जाता है?

6. क्या विवरण स्थिर हैं?

7. क्या विवरण की आवश्यकता है?

8. विवरण डिजाइन करने के कितने तरीके?

9. एचएफए की विशेषता का अतिरिक्त विवरण क्या है?

10. फॉर्म के शीर्षलेख भाग के विवरण का अनुदैर्ध्य विकल्प क्या है कोने से भिन्न है?

दस्तावेजों के रिक्त स्थान

कानूनी या भौतिक-किमी व्यक्तियों द्वारा बनाए गए आधिकारिक दस्तावेजों को निर्धारित तरीके से जारी और प्रमाणित किया जाना चाहिए।

प्रबंधन दस्तावेज आमतौर पर रूपों में निर्मित होते हैं। गोस्ट आर 6.30-2003 निर्धारित करता है कि फॉर्म है सामग्री सूचना वाहक (कागज, इलेक्ट्रॉनिक) दस्तावेजों और संबंधित जानकारी के विवरण पर स्थान के लिए विवरण और अंक की एक निश्चित रचना के साथ

रिक्त दस्तावेज़- यह पूर्व-पुन: उत्पन्न विवरण के साथ कागज की एक शीट है जिसमें संगठन के बारे में निरंतर जानकारी शामिल है - दस्तावेज़ के लेखक।

रिक्त दस्तावेज़, परिभाषा द्वारा गोस्ट आर 51141-98, है "आधिकारिक लिखित दस्तावेज के लेखक की पहचान, विवरण का एक सेट।"

कार्यात्मक उद्देश्य अलग-अलग होते हैं। दस्तावेजों के रिक्त स्थान का उद्देश्य दस्तावेजों को चित्रित करते समय श्रम लागत को कम करने के लिए है, साथ ही दस्तावेज़ के साथ काम करते समय एक एंटरप्राइज़-लेखक को तुरंत स्थापित करना है।

रिक्त स्थान बनाया जा सकता है टाइपोग्राफिक विधि, परिचालन मुद्रण उपकरण का उपयोग करके या कंप्यूटर के साथ खेला जाता है। पीसी फॉर्म का उपयोग करते समय मशीन की याद में प्रवेश किया जा सकता है और दस्तावेज़ को प्रिंट करते समय स्वचालित रूप से प्रदर्शित किया जा सकता है।

खाली रूसी संघ के हथियारों के राज्य कोट को दर्शाते हुए (हब रिक्त) निर्मित हैं केवल टाइपोग्राफिक विधिमुद्रण और मुद्रित-उत्कीर्णन, प्रमाण पत्र निर्दिष्ट प्रकार के उत्पाद के उच्च गुणवत्ता वाले बनाने के लिए तकनीकी और तकनीकी अवसरों की उपलब्धता पर और लाइसेंस इस प्रकार की गतिविधि पर। सीरियल नंबर और श्रृंखला को टिकट के कोट पर चिपकाया जाना चाहिए। ये रूप संगठनों (फर्मों) में लेखांकन के अधीन हैं। रूसी संघ के राज्य प्रतीक के पुनरुत्पादन के साथ संगठनों के रिक्त स्थान और रूसी संघ (हथियारों का कोट) की घटक संस्थाओं के हथियारों के कोट का कोट लेखांकन के अधीन होने के लिए प्रिंटिंग उत्पाद हैं।

हब रिक्त संगठन के पास होना चाहिए अनुक्रम संख्या जो टाइपोग्राफिक या संख्याकरण तरीके से चिपक जाती हैं। कभी-कभी हथियारों के कोट पर, वे इन नंबरों को भी प्रभावित करते हैं। हथियारों के कोट के प्रत्येक दृश्य को एक अलग जर्नल (या एक मित्र पंजीकरण-लेखांकन फॉर्म) में ध्यान में रखा जाता है, और फॉर्म स्वयं विश्वसनीय रूप से धोए गए और सीलबंद अलमारियों में संग्रहीत होते हैं। लेखांकन फॉर्म में एक निशान के साथ अधिनियम पर, उनके विनाश निर्धारित तरीके से होता है।

प्रिंटिंग हाउस में एक स्टाम्प फॉर्म या किसी अन्य फॉर्म को बनाने के लिए, 1: 1 के पैमाने पर एक खाली लेआउट किया जाना चाहिए, ब्यूरी लेबल के लिए आवश्यक स्थायी विवरण, विवरण के चर के लिए चर के लिए लागू किया जाना चाहिए, के आयामों के लिए प्रोप का क्षेत्र। आपको पेपर के विविधता और रंग को निर्दिष्ट करने की आवश्यकता है, आवश्यक फोंट का चयन करें, परिसंचरण को इंगित करें, निष्पादन समय और निर्माण की लागत से मेल करें। फॉर्म के लेआउट पर एक संकेत होना चाहिए कि संगठन का मुखिया इस लेआउट को प्रिंट करने की अनुमति देता है (आमतौर पर शब्द "अनुमति" लिखता है)। इसके अलावा लेआउट पर सिर का उप-लेखक होना चाहिए और संगठन को प्रिंट करना चाहिए। साथ में लेआउट को लेआउट तक खींचा जाना चाहिए।

संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज जारी करते समय, प्री-फॉर्म रिक्त का उपयोग करने के लिए यह परंपरागत है।

जिस तरह से फॉर्म कभी भी है, कुछ आवश्यकताओं को ध्यान में रखना आवश्यक है, जो गोस्ट आर 6.30-2003 स्थापित किए गए हैं रूसी संघ की बाहों के राज्य कोट की छवि के साथ फॉर्म, उनके डिजाइन, लेखा और भंडारण के प्रकारों के प्रकार, रोस-साइयन संघ की बाहों के कोट। ब्लैंक सफेद बूम गियर या संबंधित गुणवत्ता के उज्ज्वल टन के पेपर पर किया जाना चाहिए।

दस्तावेजों के रिक्त स्थान को डिजाइन करते समय, फॉर्म में उपयोग किए गए विवरणों के स्थान के आयामों को नमूना रूप का पालन करना होगा।

स्थायी विवरण विवरण के डिजाइन के स्थापित आयामों और विनियमों के अनुसार फॉर्म पर लागू होते हैं, वे आवश्यक के कुछ चर के स्थान की कोनों या रेखाओं के रूप में नोट किए जाते हैं, जो ऊपरी (शीर्षलेख) में होना चाहिए फॉर्म का हिस्सा। इसके अलावा, दस्तावेज़ के क्षेत्र और फॉर्म के निचले हिस्से में लागू विवरणों का स्थान नोट किया गया है।

दस्तावेजों के रिक्त स्थानों को प्रारूपों में निर्मित किया जा सकता है ए 4 और ए 5, प्रोप के कोने और अनुदैर्ध्य मार्गों के साथ। एक टाइपोग्राफ़िकल विधि के लिए रिक्त स्थान के निर्माण में या तकनीक की गणना करने की मदद से, विवरण एक टाइपराइटर का उपयोग करके निर्माण में हमेशा केंद्रीय तरीके से बने होते हैं - एक ध्वज विधि।

एक नियम के रूप में, उद्यम उपयोग करते हैं अगलारूपों के प्रकार: सामान्य खाली, अक्षर खाली, खाली विशिष्ट दस्तावेज़ प्रकार।

रिक्त स्थान को दो समूहों में विभाजित किया गया है: बेसिक और अतिरिक्त।

मुख्य प्रकार के दस्तावेजों को लागू किया जाता है:

§ पत्रों के लिए खाली;

§ सामान्य खाली;

एक विशिष्ट प्रकार के दस्तावेज़ का ब्लैंक।

उद्यमों मेंइसके अलावा, संरचनात्मक विभाजन (अधिकारियों) की गतिविधियों को दस्तावेज करने के लिए लागू किया जा सकता है अतिरिक्त प्रजातियां , जिसके लिए जिम्मेदार ठहराया जा सकता है:

· अधिकारी फॉर्म;

संरचनात्मक इकाई का खाली;

विदेशी भागीदारों के साथ काम करने के लिए रिक्त

प्रत्येक प्रकार का खाली दस्तावेज़ों में एक निश्चित सेट है आवश्यकताएँ। आम रूप का उपयोग पत्र के अलावा दस्तावेजों की किसी भी प्रजाति तैयार करने के लिए किया जाता है, यानी। इसका उपयोग पत्रों के अपवाद के साथ संगठन के अधिकांश आंतरिक दस्तावेजों का निर्माण करने के लिए किया जाता है। खाली कहा जाता है सामान्यइसलिये इसमें सभी प्रकार के दस्तावेजों के लिए विवरण का एक ही सेट शामिल है जो इस पर बनाए गए हैं।.

एक सामान्य रूप पर, घटक दस्तावेजों के आधार पर, निम्नलिखित निरंतर विवरण लागू किए जा सकते हैं:

01 - रूसी संघ के राज्य प्रतीक;

02 - रूसी संघ के विषय की बाहों का कोट;

03 - प्रतीक संगठन या ट्रेडमार्क (सेवा चिह्न);

04 - संगठन कोड;

08 - संगठन का नाम;

14 - दस्तावेज़ के ड्राइंग या संस्करण का स्थान;

सामान्य रूप पर विवरण के चर के लिए, सीमांत रेखाएं लागू की जाती हैं - विवरण के लिए:

11 - दस्तावेज़ तिथि;

12 - दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या (इस विवरण के लिए, साइन "सं।" भी अग्रिम में मुद्रित है)

कोनों के रूप में निम्नलिखित विवरणों के स्थान को अलग करना:

15 - पता (विवरण की शुरुआत और अंत, जो एक साथ सही क्षेत्र की सीमा को इंगित करता है);

18 - पाठ के लिए शीर्षक;

2 9 - संगठन में दस्तावेज़ के आगमन पर चिह्नित करें;

30 - पहचानकर्ता इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़।

अपेक्षित 04 "संगठन के संहिता" और 11 "डेटा डेटा" और 12 "दस्तावेज़ दस्तावेज़" के विवरण के बीच 10 "दस्तावेज़ के प्रकार के नाम" के विवरण के आवेदन (छाप) के लिए महीने छोड़ दें।

रिक्त विशिष्ट प्रकार का दस्तावेज (पत्र के अपवाद के साथ) संगठन में एक ही प्रजाति के कई दस्तावेज होने पर बनाया जाता है . एक विशिष्ट प्रकार के दस्तावेज़ का रूप केवल तब लागू होता है जब दस्तावेजों, एनआर, ऑर्डर, ऑर्डर इत्यादि की प्रासंगिक प्रजातियां। सामान्य रूप के आधार पर खोला गया, इसमें एक ही विवरण शामिल है और केवल इसी प्रकार के डॉक, एनआर, ऑर्डर, ऑर्डर इत्यादि के नाम से पूरक है। लगभग सभी संगठनों का ऑर्डर फॉर्म होता है; संगठनों में जिसमें कॉलेजियल निकाय लागू होते हैं - प्रोटोकॉल फॉर्म।

वे, जब दस्तावेज़ का नाम, उदाहरण के लिए, "ऑर्डर", "एक्ट", "प्रोटोकॉल" को सामान्य रूप में पेश किया जाता है रिक्त कोंक-रेट दस्तावेज़ - ऑर्डर फॉर्म, एक अधिनियम फॉर्म, प्रोटोकॉल का एक खाली, आदि

इस प्रकार, एक विशिष्ट प्रकार के दस्तावेज़ का रूप वास्तव में स्पष्ट रूप से एक प्रकार का सामान्य रूप है, क्योंकि सामान्य प्रकार के दस्तावेज़ के नाम को पूरा किए बिना सामान्य खाली संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों का आयोजन करते समय लागू नहीं होता है।

अपेक्षित 07 "दस्तावेज़ फॉर्म" कोड को एक विशिष्ट प्रकार के दस्तावेज़ को डिज़ाइन करते समय एक फॉर्म में अंकित किया जाता है, क्योंकि प्रत्येक प्रकार (भिन्न-विजुअल) दस्तावेज़ के पास OKUD के लिए अपना एकीकृत कोड होता है।

रिक्त पत्र इसका उपयोग केवल एक प्रकार का दस्तावेज़ तैयार करते समय किया जाता है - एक सेवा पत्र, इसलिए दस्तावेज़ के नाम पर निर्णय लेने की कोई आवश्यकता नहीं है। 10 के विवरण की साइट पर ब्लैंच में "दस्तावेज़ के प्रकार का नाम" रखा प्रोप 09। , और साइट अपेक्षित 14 पर "मो-एक सौ ड्राइंग या एक दस्तावेज़ प्रकाशित करना" - प्रॉप्स 13। "पंजीकरण संख्या और दस्तावेज़ की तारीख से लिंक करें", इसी के दौरान आवश्यक।

विवरण में 09। "संगठन पर संदर्भ डेटा" यह संकलन के स्थान के बारे में जानकारी होनी चाहिए, इसलिए अपेक्षित 14 का उपयोग करने की आवश्यकता नहीं है "अप-कम्बर का संकलन या प्रकाशन का स्थान".

इस प्रकार, अक्षर खाली सामान्य रूप से केवल दो विवरणों से भिन्न होता है। अन्य सभी विवरण जिनके लिए एक सामान्य रूप में कोनों के रूप में अंक हैं, का उपयोग पत्र रूपों पर भी किया जाता है और उसी नियमों के अनुसार तैयार किया जाता है। पत्र के रिक्त स्थान दिए गए हैं। "परिशिष्ट 7-10।

पत्र को तीसरे पक्ष के संगठनों के साथ संगठनों के अनुरूप करने के लिए उपयोग किया जाता है। यह केवल तब लागू होता है जब उद्यम (संरचनात्मक इकाई, डीएल) के पत्र जारी करते हैं।

उद्यम द्वारा उपयोग किए गए रिक्त स्थान को कुछ आवश्यकताओं का पालन करना होगा।

पत्रों के पत्र पर रखा जा सकता है निम्नलिखित विवरण :

· हथियारों का कोट (उन संगठनों के लिए जो सही है);

· संगठन प्रतीक (प्रतीक के अधीन नहीं है) या ट्रेडमार्क

· एक उच्च संगठन का नाम (यदि कोई हो);

संगठन का नाम (संरचनात्मक विभाजन);

संगठन संदर्भ डेटा (ईमेल पता, फोन नंबर, साथ ही संगठन के विवेकानुसार, टेलीक्सपेक्शन नंबर, ईमेल पता, इंटरनेट पर वेब पेज, बैंक खाता संख्या, बैंक पहचान कोड (बीआईके), लाइसेंस तिथियां);

Okpo में संगठन कोड (उद्यम);

दस्तावेज़ की मुख्य पंजीकरण संख्या;

· करदाता पहचान संख्या / पंजीकरण के कारण का कोड (इन / बिल्ली);

विवरण के स्टैंसिल भागों (दिनांक, डॉक संख्या और दस्तावेज़ की संख्या और तारीख के संदर्भ में)।

पत्रों पर निम्नलिखित विवरणों के लिए प्रतिबंधात्मक कोनों हैं:

· पता;

· पाठ के लिए शीर्षक

पत्र फॉर्म पर, दस्तावेज़ का नाम निर्दिष्ट नहीं है (शब्द "अक्षर")।

गोस्ट आर 6.30-97 के अनुसार यह एक संरचनात्मक इकाई (साथ ही एक शाखा, कार्यालयों, शाखाओं और अन्य) संगठनों (फर्म) और एक अधिकारी का एक रूप बनाने की अनुमति है, यदि यह आधिकारिक दस्तावेजों के सही हस्ताक्षर के साथ संपन्न है। आधिकारिक के अधिकारी सिर और उसके deputies के लिए एक नियम के रूप में आनंद ले रहे हैं।

संरचनात्मक विभाजन का रिक्तसंगठन या अधिकारी इस घटना में आगे बढ़ते हैं कि उपधारा या किसी अधिकारी के प्रमुख को हस्ताक्षर करने का अधिकार है। संरचनात्मक इकाई का नाम या स्थिति का नाम अपेक्षित 08 "संगठन का नाम" के बाद फॉर्म पर लागू होता है। अक्षरों को छोड़कर प्रासंगिक इकाइयों (व्यक्तियों) के किसी भी प्रकार के दस्तावेज बनाने के दौरान संरचनात्मक इकाई (आधिकारिक) के संरचनात्मक रूप या रूप को लागू किया जा सकता है।

संरचनात्मक इकाई का रूप कार्यालय, शाखाओं, उद्यम के बड़े संरचनात्मक विभाजन में दस्तावेजों को निष्पादित करने के लिए प्रयोग किया जाता है। इस तरह के एक फॉर्म पर, उद्यम के नाम के बाद, संरचनात्मक इकाई का नाम इंगित किया गया है, उदाहरण के लिए:

सीजेएससी आर्सेनल

सुरक्षा विभाग

आधिकारिक रिक्त उद्यम के प्रमुख के दस्तावेजों को संकलित करने के लिए उपयोग किया जाता है। इस तरह के एक लेटरहेड में, संगठन के नाम की बजाय, अपने नेता, एनआर की स्थिति, "रूसी संघ की संघीय सीमा सेवा निदेशक", "राष्ट्रपति सीजेएससी" डीजल "इत्यादि। अधिकारियों के अधिकारियों के नमूने विज्ञापन में दिखाए जाते हैं।

गोस्ट आर 6.30-97 प्रदान करता है फॉर्म के विवरण के लिए दो विकल्प:

· अनुदैर्ध्य मैं

· कोने।

अनुदैर्ध्य स्थान के साथ फॉर्म के विवरण शीर्ष क्षेत्र के साथ हैं और दोनों चौड़ाई या केंद्र में संरेखित करते हैं।

विवरण के कोने स्थान के साथ, वे शीट के ऊपरी बाएं कोने में 72.8 मिमी × 88.6 मिमी के क्षेत्र पर कब्जा करते हैं, और इसका उपयोग खाली अक्षर को डिजाइन करते समय किया जाता है। कोने विकल्प आपको कागज की शीट का अधिक आर्थिक रूप से उपयोग करने की अनुमति देता है। लेखन के लिए दायरे (प्रावधानों, अधिनियमों, निर्देशों), संबोधित (पत्र, रिपोर्ट, बयान), संबोधित करने के लिए डॉक का सही कोण जारी किया जाता है प्रस्तावों .

दस्तावेजों के निर्माण के लिए, स्थापित प्रारूपों के पेपर का उपयोग करें।

अधिकांश सामान्य प्रारूप आम हैं:

ए 4 (210 मिमी × 2 9 7) और ए 5 (148 मिमी × 210 मिमी);

· 80 से 200 ग्राम / वर्ग मीटर तक घनत्व;

श्वेतता की एक डिग्री के साथ - 88 से 98% तक।

रूपों को समृद्ध रंगीन पेंट्स के साथ मुद्रित किया जाना चाहिए, जिससे आप कॉपियर का उपयोग कर दस्तावेजों की उच्च गुणवत्ता वाली प्रतियां कर सकते हैं।

किसी भी दस्तावेज़ में फ़ील्ड होना चाहिए, यानी पेपर शीट और टेक्स्ट के किनारे के बीच कुछ स्थान। दस्तावेज़ों को दस्तावेज़ और कुछ सेवा अंकों की सादगी को कवर करने के लिए आवश्यक हैं। गोस्ट आर 6.30-97 की आवश्यकताओं के अनुसार क्षेत्र के आकार होना चाहिए कम नहीं है:

बाएं फील्ड - 20 मिमी;

सही क्षेत्र 10 मिमी है;

ऊपरी क्षेत्र - 20 मिमी;

नीचे का मैदान 20 मिमी है।

रिक्त स्थान पर योजना प्रतिबंधात्मक व्यक्तिगत विवरण की नियुक्ति के लिए कोनों, स्ट्रोक या अन्य पदनामों के रूप में चिह्नित (टेक्स्ट, एड्रेस, चेक मार्क इत्यादि) के साथ-साथ फोल्डिंग और बाइंडर के लिए भी।

विषयों के संगठनों के रूप मेंआरएफ, एक राज्य राष्ट्रीय भाषा के रूप में रूसी के साथ, बनाया जा सकता है रिक्त स्थान जिसमें विवरण"№", "संगठन का नाम", "संगठन पर संदर्भ डेटा", "दस्तावेज़ के संकलन या प्रकाशन का स्थान" दो भाषाओं में प्रिंट करें - रूसी और राष्ट्रीय - विवरण के अनुदैर्ध्य स्थान का उपयोग करके एक ही स्तर पर। वो।, ऐसे रिक्त स्थानों में, अक्षरों के सभी विवरण दो बार दोहराए जाते हैं: रूसी और विदेशी भाषा में।

1. फॉर्म पेपर ए 4 या ए 5 पेपर (श्वेत पत्र) पर निर्मित होते हैं।

2. फॉर्म के किनारों के किनारे के किनारे बाईं ओर, ऊपर और नीचे - कम से कम 20 मिमी, दाएं - कम से कम 10 मिमी होना चाहिए।

3. विवरण, कोने और अनुदैर्ध्य रिक्त स्थान के स्थान की विधि के आधार पर प्रतिष्ठित हैं।

4. फॉर्म के भीतर विवरण का स्थान एक केंद्रित, ध्वज (फॉर्म की बाईं सीमा से संरेखण के साथ) द्वारा विधियों द्वारा या फॉर्म की पूरी चौड़ाई (घुड़सवार क्षेत्रों के भीतर) के साथ संरेखण के साथ किया जाता है।

5. बुककेस (बाएं, दाएं या निम्न फ़ील्ड के भीतर) के लिए खाते के लिए, संख्याओं को एक टाइपोग्राफ़िकल तरीका होने या संख्या का उपयोग करने की अनुमति दी जाती है।

खंड के प्रावधानों के अनुपालन में एंटरप्राइज़ द्वारा रिक्त स्थान का विकास किया जाता है। VNIIDAD FAS RF "ORD की विधिवत सिफारिशें। कागजी कार्रवाई के लिए आवश्यकताएं। "

एक नियम के रूप में आधिकारिक दस्तावेज, रिक्त स्थान पर बनाए जाते हैं। लागू करने वाले फॉर्म एक दस्तावेज़ को चित्रित करने पर खर्च किए गए समय को कम कर देता है कार्यालय कार्य की संस्कृति को बढ़ाता है।

गोस्ट आर 51141-98 की परिभाषा पर दस्तावेज़ का रूप आधिकारिक लिखित दस्तावेज़ के लेखक की पहचान करने वाले विवरणों का एक सेट है। यह कागज की एक मानक शीट है, जो निरंतर जानकारी प्रदर्शित करता है और एक चर के लिए छोड़ दिया जाता है। दस्तावेज़ का केवल पहला पृष्ठ रिक्त स्थान पर निर्मित होता है, पेपर की मानक शीट का उपयोग सभी बाद के पृष्ठों के लिए किया जाता है। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों के बुककेसेस के लिए आवश्यकताएं गोस्ट आर 6.30-2003 द्वारा स्थापित की जाती हैं। दस्तावेजों के लिए दस्तावेजों के दो मानक प्रारूप - ए 4 (210 x 2 9 7 मिमी) और ए 5 (148 x 210 मिमी) स्थापित हैं। दस्तावेज़ की प्रत्येक शीट, फॉर्म पर सजाए गए, और इसके बिना, फ़ील्ड, शीट के किनारे के बीच एक निश्चित स्थान और कुछ सेवा अंकों की सादगी के लिए दस्तावेज़ को कवर करने के लिए आवश्यक पाठ होना चाहिए। गोस्ट आर 6.30-2003 ने कम से कम 20 मिमी - बाएं के निम्नलिखित फ़ील्ड आकार स्थापित किए; 10 मिमी - सही; 20 मिमी - शीर्ष; 20 मिमी - कम। यह फ़ील्ड का न्यूनतम आकार है, छोटे फ़ील्ड की अनुमति नहीं है, क्योंकि दस्तावेज़ों को और डिज़ाइन करना और संग्रहित करना मुश्किल होगा, लेकिन बड़े फ़ील्ड अनुमत हैं। दो या दो से अधिक पृष्ठों पर दस्तावेजों के निर्माण में, दूसरी और बाद की संख्या "पृष्ठ" और विराम चिह्न के बिना शीर्ष क्षेत्र के बीच में अरबी संख्याओं द्वारा गिना जाता है।

रिक्तियों का निर्माण करने का सबसे आम तरीका टाइपोग्राफ़िकल है। फॉर्म को परिचालन मुद्रण के औजारों का उपयोग करके या कंप्यूटर का उपयोग करके खेला जा सकता है। दस्तावेजों के ब्लैंक सफेद पेपर या प्रकाश टोन के पेपर पर किए जाने चाहिए।

संगठन के लिए, इसकी संरचनात्मक इकाई, आधिकारिक निम्नलिखित प्रकार के दस्तावेज़ फॉर्म सेट किया गया है: एक सामान्य रिक्त; पत्र खाली; रिक्त विशिष्ट प्रकार का दस्तावेज़। सामान्य रूप का उपयोग पत्र को छोड़कर दस्तावेजों की किसी भी प्रजाति बनाने के लिए किया जाता है।

विवरण के स्थान के आधार पर, रिक्त स्थान के लिए दो विकल्प हैं - कोणीय और अनुदैर्ध्य। कोने विकल्प आपको पेपर शीट क्षेत्र का अधिक आर्थिक रूप से उपयोग करने की अनुमति देता है, क्योंकि दस्तावेज़ का सही कोण दावा ग्रिफ (प्रावधानों, निर्देशों में), संबोधित करने (पत्र, रिपोर्ट, बयान) को लिखने के लिए संबोधित करने के लिए स्वतंत्र रहता है संकल्प।

रूपों के अनुप्रयोग एक ही तरीके से स्थित हो सकते हैं:

केंद्रित (प्रोप की प्रत्येक पंक्ति की शुरुआत और अंत को प्रोप के स्थान क्षेत्र की सीमाओं से समान रूप से हटा दिया जाता है;

Flagov (प्रॉप्स की प्रत्येक पंक्ति विवरण स्थान क्षेत्र की बाएं सीमा से शुरू होती है)।

रूसी संघ की संविधान इकाइयों के संगठनों में, एक रूसी भाषा के रूप में एक रूसी भाषा के साथ, रिक्त स्थान बनाया जा सकता है जिसमें विवरण दो भाषाओं में मुद्रित होते हैं: रूसी और राष्ट्रीय। यदि संगठन विदेशी संवाददाताओं के साथ पत्राचार करता है तो दो भाषाओं में एक रूप बनाना संभव है।

इसकी अनुमति नहीं है: फॉर्म पर प्लेसमेंट केवल संगठन का संक्षिप्त नाम; एक खाली पैटर्न की "सजावट", जिसे प्रतीक के लिए लिया जा सकता है; लेखक के बारे में संदर्भ डेटा के पत्र पर प्लेसमेंट, राज्य पंजीकरण डेटा के लिए प्रासंगिक नहीं है; फॉर्म के विवरण का मनमाना स्थान, जो राज्य मानक की आवश्यकताओं का अनुपालन नहीं करता है; विदेशी साथी रूपों के नमूने पर रूसी संगठनों के रूप में विवरण की नियुक्ति, जो कागजी कार्य की घरेलू परंपराओं का उल्लंघन करती है और केवल संयुक्त उद्यमों के लिए उचित रूप से उल्लंघन करती है।