हमारी सदी में, आईटी-प्रौद्योगिकियों के बिना, कहीं नहीं। लोकप्रियता के मामले में, आईटी पेशे (उदाहरण के लिए, एक प्रोग्रामर, सिस्टम प्रशासक और वेबमास्टर) लंबे समय से अंतरिक्ष यात्रियों, स्काउट्स और बचावकर्ताओं से आगे निकल गए हैं। क्या जिन कंपनियों ने सूचना प्रौद्योगिकी को अपने व्यवसाय के रूप में चुना है वे सफल होती हैं?

क्या आपने रसोई से शुरुआत की?

ऐसा हुआ करता था कि आईटी व्यवसाय वह सब कुछ है जो कंप्यूटर से, हार्डवेयर से जुड़ा है। लगभग 1988-89 में, रोस्तोव संस्थानों ने पहले कंप्यूटर हासिल करना, विभागों में मशीनें स्थापित करना और कुछ प्रकार की गणना करने के लिए उनका उपयोग करना शुरू किया। लेकिन अधिकतर कंप्यूटरों का उपयोग टाइपराइटर के रूप में किया जाता था, जो त्रुटियों को भी ठीक कर सकता था। कार्यक्रमों (सॉफ़्टवेयर) के बारे में बहुत कम जानकारी थी। हालाँकि, ऐसा लगता है कि सबसे रूढ़िवादी लोग - एकाउंटेंट, पहले व्यक्ति बने जिन्होंने बड़े पैमाने पर अपने काम में विशेष सॉफ़्टवेयर का उपयोग करना शुरू किया।

1990 के दशक में, उद्यम बड़ी संख्या में सामने आए और राज्य ने, बदले में, बहीखाता पर नियंत्रण कड़ा कर दिया। कंपनियों के कर्मचारियों के लिए बड़ी मात्रा में कागज को मैन्युअल रूप से संसाधित करना अधिक कठिन हो गया। परिणामस्वरूप, विशेष कार्यक्रमों के रूप में सूचना प्रौद्योगिकियाँ बचाव में आईं।

“हमने यह व्यवसाय कैसे शुरू किया? हम एक रचनात्मक क्षेत्र की तलाश में थे, एक ऐसी दिशा जहां आप वास्तविक लाभ ला सकें, - सबसे प्रसिद्ध और सबसे पुरानी सॉफ्टवेयर कंपनियों में से एक के सीईओ, रोस्तोव के एंड्री शेरेमेट कहते हैं। - हां, और अकाउंटेंट के लिए कार्यक्रम तैयार करने वाली एक तत्कालीन युवा कंपनी का प्रतिनिधि बनना मुश्किल नहीं था। यह एक कंप्यूटर खरीदने के लिए पर्याप्त था (1994 में यह एक हजार डॉलर था), निर्माता के साथ एक समझौता करें और पांच प्रोग्राम खरीदें, फिर हमने सबसे सस्ता लिया, इसकी लागत लगभग 200 डॉलर थी। शुरुआत आसान लगती है।"

शेरेमेट और उनके सहयोगियों के पास उपयुक्त शिक्षा थी: उन्होंने विश्वविद्यालय में प्रोग्रामिंग का अध्ययन किया। लेकिन सिर्फ इतना ही काफी नहीं था. वह विशेषज्ञ मूल्यवान था, जो न केवल एकाउंटेंट को एक विशेष कार्यक्रम का उपयोग करना सिखा सकता था, बल्कि स्वयं लेखांकन की जटिलताओं को भी समझ सकता था, समझ सकता था कि ग्राहक को वास्तव में क्या चाहिए। अक्सर, ऑडिट, बैलेंस शीट के दौरान कंपनी द्वारा प्रोग्रामर को बुलाया जाता था: "प्रोग्राम ने ऐसा क्यों सोचा, समझाएं?" और उन्होंने समझाया और मदद की।

सबसे पहले, उन्होंने इस तरह काम किया: बड़ी बीमा कंपनियों में से एक ने अपनी रसोई में एक जगह आवंटित की, कैबिनेट के पीछे दो टेबलें लगाई गईं, जहां नौसिखिए व्यवसायियों ने चाबियां खटखटाईं। अकाउंटेंट को सिखाया, फर्म को कम्प्यूटरीकृत किया।

"वे कंपनी में आए और कहा:" हम आपको शारीरिक श्रम और दिनचर्या से बचाएंगे, हम आपके वित्तीय लेखांकन को सुविधाजनक और पारदर्शी बनाएंगे, "एंड्री निकोलाइविच ने कहना जारी रखा। - 1995 से 2005 तक - यह वह समय है जब अर्थशास्त्रियों और फाइनेंसरों के बीच एक शैक्षिक कार्यक्रम था। रोस्तोव क्षेत्र के 80% एकाउंटेंट किसी तरह हमारे या हमारे भागीदारों के माध्यम से गुजरे। अकाउंटेंट्स के बीच आईटी निरक्षरता को खत्म करने में यही योगदान है।''

कार्यक्रम व्यक्तिगत रूप से पढ़ाया गया या उद्यमों में कर्मचारियों के लिए कक्षाएं आयोजित की गईं। लेकिन जब 1999 में 1सी कार्यक्रम मानक बन गया, तो एंड्री शेरेमेट की कंपनी के लिए एक प्रशिक्षण केंद्र की आवश्यकता तीव्र हो गई, क्योंकि लोग बड़े पैमाने पर इस सॉफ्टवेयर की जटिलताओं में महारत हासिल करना चाहते थे। और एक ऐसा केंद्र प्रकट हुआ.

अपनी सोच बदलो!

एंड्री निकोलाइविच याद करते हैं, ''काफी लंबे समय तक हमारी कंपनी में केवल कुछ ही लोग काम करते थे।'' - हर कोई सब कुछ कर रहा था: जो इस समय वहां से गुजर रहा था उसने फोन का जवाब दिया, प्रोग्राम वाले बक्सों को उतार दिया गया और जो प्रवेश द्वार के करीब था उसे चौथी मंजिल पर खींच लिया गया। लेकिन हमारा एक सिद्धांत था - विकास के लिए काम करना, व्यवसाय के विस्तार में निवेश करना, न कि खुद खरीदना, उदाहरण के लिए, महंगी कारें या अपार्टमेंट। यदि आप विकसित नहीं होते हैं, तो आप एक व्यक्तिगत प्रोग्रामर बनकर रह जाते हैं।

वैसे, अब तक, हमारे साथ शुरू हुई कई कंपनियां अभी भी काम कर रही हैं, उनके पास सॉफ्टवेयर और सेवा विक्रेता नहीं हैं, बाजार में कंपनी को बढ़ावा देने में शामिल लोग नहीं हैं। तर्क यह है: "क्यों?" इन सभी वर्षों में, ऐसी कंपनियाँ ग्राहकों के एक संकीर्ण दायरे से संतुष्ट रही हैं। इस बीच मैनेजर की बीमारी या छुट्टी (कभी-कभी वह प्रोग्रामर होता है, वह टेक्निकल सपोर्ट होता है, वह सेल्समैन भी होता है) का कंपनी के काम पर हमेशा बुरा असर पड़ता है।

“कंपनी को एक अलग, ऊंचे स्तर पर पहुंचाने के लिए प्रबंधक को समय रहते अपनी सोच बदलनी होगी। प्रत्येक उद्यम के विकास का अपना चरण होता है, पहले आप 10 लोगों को रोजगार देते हैं, फिर 30, फिर 100 लोगों को।

कर्मचारियों की संख्या बदल रही है, कंपनी की संरचना और सभी प्रक्रियाएं बदल रही हैं। एक नए स्तर पर प्रत्येक परिवर्तन कंपनी के लिए एक आंतरिक संकट है, और विकास के प्रत्येक चरण में, प्रबंधक को खुद को बदलने, प्रबंधन प्रणाली और कर्मचारियों की प्रेरणा को बदलने की आवश्यकता होती है। लगभग एक पारिवारिक कार्यालय से एक बड़ी कंपनी में जाना कठिन है," एंड्री शेरेमेट ने सफलता का रहस्य साझा किया।

एक संकट? आईटी के क्षेत्र में सेवाएं देने वाली कंपनियों के विकास के लिए बस यही समय उपजाऊ है। किसी व्यवसाय को बढ़ाने, कठिन आर्थिक परिस्थितियों में जीवित रहने के केवल दो तरीके हैं: यह आपके व्यवसाय में वित्त का एक इंजेक्शन है और सभी प्रक्रियाओं में सुधार, अनुकूलन है। दूसरी विधि सबसे कारगर और किफायती है. हाँ, आप सॉफ़्टवेयर स्थापित करने पर कुछ पैसे खर्च करते हैं जो आपको अपने व्यवसाय को स्वचालित करने की अनुमति देता है, लेकिन इसका फ़ायदा जल्दी ही मिलता है। साथ ही, एक नियम के रूप में, प्रबंधक को काम में कुछ खर्च या कमियाँ दिखाई देने लगती हैं, जिन तक हाथ पहले नहीं पहुँचते थे, और उन्हें ध्यान में रखना और नियंत्रित करना असंभव था।

"विशलिस्ट" कोई मामूली बात नहीं है

अब आईटी व्यवसाय बदल गया है, यदि पहले विशेष कार्यक्रमों का उपयोग केवल लेखांकन के लिए किया जाता था, तो अब आईटी प्रौद्योगिकियां सभी प्रबंधन लेखांकन स्थापित करने में मदद करती हैं, ग्राहक को उसकी समस्याओं को हल करने में मदद करती हैं। उदाहरण के लिए, एंड्री शेरेमेट की कंपनी के ग्राहकों में से एक हवाई अड्डा है।

इसकी अपनी व्यावसायिक प्रक्रियाएं हैं जो केवल हवाई बंदरगाह में निहित हैं: सामान स्वीकृति, उड़ान गठन, हवाईअड्डा कर गणना - इन सभी को एक परिसर में ध्यान में नहीं रखा जा सकता है। नतीजतन, विशेष सॉफ्टवेयर हर चीज को एक ही सिस्टम में बांधने, एक साथ लाने और यात्री सूटकेस पर स्टिकर प्रिंट करने की प्रक्रिया को स्वचालित करने तक, सभी छोटी चीजों को ध्यान में रखने में मदद करता है। यदि ग्राहक को ठीक-ठीक पता है कि वह क्या चाहता है, तो इसे लगभग हमेशा लागू किया जा सकता है। अब पूरे विभाग ग्राहकों की "इच्छा सूची" को डिजिटल में अनुवाद करने पर काम कर रहे हैं, लेकिन यह इस तरह हुआ करता था:

“एक बार हमने अपने पहले ग्राहकों में से एक के लिए काम किया। हम देखते हैं कि उसके कर्मचारी लंबे समय से एक्सेल तालिकाओं में ध्यान केंद्रित कर रहे हैं और कुछ बना रहे हैं। आह, फिर से गिनें। हमें आश्चर्य है कि वे क्या कर रहे हैं. वे बताते हैं: "यहां हमारे पास 200 चालान हैं, अब हमें इसे पूरा करने की जरूरत है, और फिर हमारे बंदरगाह पर आने वाले प्रत्येक जहाज के लिए विशेष रूप से एक अलग चालान बनाना होगा।"

कुछ ही घंटों में हमने इसे ऐसा बना दिया कि अब ये सभी जटिल गणनाएँ हमारे प्रोग्राम में की जा सकेंगी। ग्राहक खुश हुआ और उसने अपने दोस्तों, स्टीमर, को हमारी कंपनी की सलाह दी, जो पहले भी नियमित गणना करते थे। परिणामस्वरूप, हमें 27 और नए ग्राहक प्राप्त हुए।”

आंद्रेई निकोलाइविच के मुताबिक, अब उनकी कंपनी कंसल्टेंसी की ओर बढ़ रही है। अर्थात्, यह ग्राहक फर्मों के प्रबंधकों और कर्मचारियों के लिए परामर्श और आईटी सहायता सेवाएँ प्रदान करता है, अपने सॉफ़्टवेयर उत्पाद विकसित करता है। आंद्रेई शेरेमेट प्रशिक्षण पर भारी मात्रा में समय और वित्तीय संसाधन खर्च करते हैं... दोस्तों।

“सक्षम आईटी विशेषज्ञों की बेहद कमी है। हम स्कूल में प्रतिभाशाली और होनहार लोगों को पकड़ने का प्रयास करते हैं। हम उन्हें प्रोग्रामिंग सीखने और पहले से ही अपना पेशा तय करने का अवसर देते हैं।''

मैं आईटी विशेषज्ञों के पास जाऊंगा!

वासिली कलाचेव, बिजनेस ऑटोमेशन टेक्नोलॉजीज विभाग, एसएफयू के प्रमुख:

“आईटी विशेषज्ञ जैसा पहले से अज्ञात पेशा मांग में बन गया है। यह एक तरह का आधुनिक चलन है, यह फैशनेबल है, प्रतिष्ठित है, अग्रणी कंपनियां अच्छे आईटी लोगों का पीछा कर रही हैं। इसलिए, आईटी विशिष्टताओं और प्रशिक्षण के क्षेत्रों में विश्वविद्यालयों और कॉलेजों में बजट स्थानों की संख्या बढ़ रही है। रोस्तोव स्कूलों में आईटी कक्षाएं खुल रही हैं। और हम बच्चों के लिए अतिरिक्त शिक्षा के क्षेत्र में भी वास्तविक उछाल देख रहे हैं।”

सामान्य तौर पर, रोस्तोव संस्थान जहां बच्चों को प्रोग्रामिंग सिखाई जाएगी, उन्हें कई समूहों में विभाजित किया जा सकता है:

प्रणालीगत शिक्षा (उदाहरण के लिए, प्रमुख विश्वविद्यालयों या बड़ी आईटी कंपनियों के संकायों में गणितीय संडे स्कूल)। यहां निम्नलिखित दृष्टिकोण का अभ्यास किया जाता है: सूचना प्रौद्योगिकी के क्षेत्र में "शून्य" ज्ञान वाले छात्र को न केवल पाठ्यक्रमों में अध्ययन करने का, बल्कि उद्योग में करियर बनाने का भी वास्तविक अवसर मिलता है, बाद में इसकी कीमत पर उच्च शिक्षा प्राप्त होती है। बजट;

प्रोग्रामिंग भाषाओं का विकल्प काफी व्यापक है: C++, Python, JavaScript, 1C और अन्य। इन भाषाओं को पढ़ाना स्वाभाविक रूप से छात्रों की उम्र के अनुसार अनुकूलित होता है।

| एक आईटी बजट तैयार करना 10.09.2007

किसी कंपनी को सूचना प्रौद्योगिकी पर कितना पैसा खर्च करना चाहिए यह सवाल सीधा नहीं है। एक ओर, जैसे-जैसे प्रतिस्पर्धा बढ़ती है, प्रति बाज़ार भागीदार रिटर्न की दर कम हो जाती है, और कंपनियों को सूचना प्रौद्योगिकी सहित लागत कम करनी होगी। दूसरी ओर, डेटा ट्रांसमिशन चैनल और ऑटोमेशन सिस्टम सहित एक अच्छी तरह से स्थापित आईटी बुनियादी ढांचा, कंपनी की लागत को कम करने और इसकी दक्षता बढ़ाने में मदद कर सकता है। इस स्थिति में, आईटी बजट को सही ढंग से बनाने का कार्य विशेष रूप से प्रासंगिक है।

आईटी लागत और कंपनी के प्रभावी संचालन के बीच संबंधों का सही ढंग से विश्लेषण करने के लिए, ऐसी लागतों का पारदर्शी और समझने योग्य लेखांकन सुनिश्चित करना आवश्यक है। इसलिए, आईटी बजट, कंपनी की गतिविधियों के किसी भी अन्य क्षेत्र के बजट की तरह, कंपनी द्वारा अपनाए गए नियमों और विनियमों के अनुसार बनाया और अनुमोदित किया जाना चाहिए। इसे आम तौर पर पूंजी निवेश बजट (निवेश बजट) और परिचालन बजट (वर्तमान व्यय बजट) 1 में विभाजित किया जाता है। किसी विशेष कंपनी के आईटी बजट की संरचना व्यवसाय की विशेषताओं और उसके सामने आने वाले कार्यों पर निर्भर करती है।

निजी अनुभव

एंड्री क्लेनिन, सुपरमार्केट श्रृंखला "पैटर्सन" (मास्को) के वित्त और आईटी विभाग के निदेशक

हमारे आईटी बजट के तीन मुख्य घटक हैं।

1. वर्तमान खर्च.इनमें संचार, सॉफ्टवेयर, अनुसूचित उन्नयन, रखरखाव और मरम्मत, नए उपकरणों की कमीशनिंग, कर्मचारियों के प्रशिक्षण और प्रमाणन, उपकरणों के लिए उपभोग्य सामग्रियों के लिए सभी आवर्ती खर्च शामिल हैं।
2. कंपनी के आईटी बुनियादी ढांचे के विकास के लिए व्यय।इनमें सूचना प्रौद्योगिकी के क्षेत्र में रणनीतिक रूप से महत्वपूर्ण परियोजनाओं के वित्तपोषण से संबंधित नियोजित व्यय शामिल हैं। ऐसी परियोजनाएँ कई महीनों से लेकर कई वर्षों तक चल सकती हैं। प्रत्येक परियोजना का अपना बजट होता है, जिसका एक हिस्सा वर्तमान अवधि के सामान्य आईटी बजट में जाता है।
3. मरम्मत एवं आकस्मिकताएँ।यह बजट मुख्य रूप से उपकरण, संचार चैनलों और सूचना प्रणालियों के संचालन में खराबी और विफलताओं से जुड़ी खराब पूर्वानुमानित लागतों को दर्शाता है। आमतौर पर, इन लागतों को सामान्यीकृत किया जाता है और बाद में अनुमोदित मानकों के आधार पर योजना बनाई जाती है।

आईटी बजट को मंजूरी देने की प्रक्रिया किसी भी लागत इकाई के बजट को मंजूरी देने की प्रक्रिया के समान है। सबसे पहले, योजना और बजट विभाग कंपनी की रणनीतिक योजना के संकेतकों के आधार पर विकसित तथाकथित "ऊपर से योजना" प्रस्तुत करता है। इस योजना में आईटी बजट के आकार का सामान्य अनुमान दिया गया है। उसके बाद, आईटी विभाग का प्रमुख बजट का एक संस्करण तैयार करता है, जिसे "नीचे से योजना" कहा जाता है, जो सूचना प्रौद्योगिकी पर व्यय की सभी प्रमुख वस्तुओं के साथ-साथ सभी सीएफडी के लिए विस्तृत है। इस योजना को कंपनी के मौजूदा मानकों के अनुपालन के लिए योजना और बजट विभाग द्वारा जांचा जाता है और वित्त और सूचना प्रौद्योगिकी विभाग के निदेशक द्वारा अनुमोदित किया जाता है। उसके बाद, इसे कंपनी की बजट समिति द्वारा विचार और अनुमोदन के लिए प्रस्तुत किया जाता है।

जूलिया लाइपिना, प्रकाशन होल्डिंग "प्रोंटो-मॉस्को" के वित्तीय विभाग के प्रमुख

हमारी कंपनी के आईटी बजट में निम्नलिखित लागत समूह प्रतिष्ठित हैं।

वर्तमान गतिविधियाँ (मौजूदा प्रकाशन और सेवाएँ):

• नैतिक और तकनीकी रूप से अप्रचलित उपकरण, सॉफ़्टवेयर इत्यादि का प्रतिस्थापन;
• कर्मचारियों की संख्या में वृद्धि के कारण कंप्यूटर, सॉफ्टवेयर आदि की आवश्यकता में वृद्धि;
• कार्यशील स्थिति में मौजूदा उपकरणों का रखरखाव (मरम्मत, उपभोग्य वस्तुएं);
• संचार लागत, इंटरनेट चैनल, आदि।

नई गतिविधियाँ (नए प्रकाशन, सेवाएँ, ग्राहक सेवाएँ):

• कंप्यूटर, सॉफ्टवेयर, नेटवर्क की आवश्यकता;
• संचार लागत, आदि

सूचना प्रणाली का कार्यान्वयन:

• उन उपकरणों का प्रतिस्थापन जो नई आवश्यकताओं को पूरा नहीं करते हैं, अतिरिक्त नौकरियों की खरीद;
• कार्यान्वयन लागत;
• अतिरिक्त सॉफ्टवेयर की खरीद.

प्रत्येक बजट आइटम का विश्लेषण बजट, सीएफडी और उपकरण के प्रकार के आधार पर किया जा सकता है।

स्वेतलाना ज़क्रेव्स्काया, सीएफओ, यूएसपी कंप्यूलिंक (मॉस्को)

यूएसपी कंप्यूलिंक का आईटी बजट एक व्यय बजट है। भविष्य की अवधि के लिए आईटी बजट का विकास और अनुमोदन मध्यम अवधि के नियोजन डेटा पर आधारित है। हमारी कंपनी सूचना प्रौद्योगिकी के क्षेत्र में काम करती है और आईटी क्षेत्र में उपकरणों और सेवाओं की लागत का अच्छी सटीकता के साथ पूर्वानुमानित अनुमान लगाने के लिए उसके पास एक शक्तिशाली विशेषज्ञ संसाधन और संचित आँकड़े हैं।

व्लादिस्लाव शिरयेव, वेस्को ग्रुप (मॉस्को) के सीईओ

रियल एस्टेट गतिविधियों के साथ-साथ, हमारी कंपनी इंटरनेट परियोजनाओं से जुड़ी वेस्को टेक्नोलॉजीज की दिशा विकसित कर रही है। ये परियोजनाएं रियल एस्टेट व्यवसाय के मुख्य विपणन उपकरण के रूप में काम करती हैं, इसलिए हमारे आईटी बजट में मुख्य हिस्सा कंपनी के इंटरनेट संसाधनों का समर्थन करने वाले विशेषज्ञों के वेतन के साथ-साथ कार्यालय के लिए कंप्यूटर और अन्य बुनियादी ढांचे की खरीद की लागत पर है।

वर्तमान आईटी बजट तैयार करने की विशेषताएं

कॉर्पोरेट सूचना प्रणालियों के प्रबंधन के लिए उच्च श्रम लागत, एप्लिकेशन प्रोग्रामों के एक बड़े पैकेज की उपस्थिति (लगभग किसी भी कंपनी में, यह मानक माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस और लेखा प्रणालियों से लेकर बिक्री स्वचालन प्रणाली, बजट प्रणाली या उत्पादन स्वचालन प्रणाली तक भिन्न होती है) और बुनियादी ढांचे (नेटवर्क, सर्वर, टेलीफोन संचार, इंटरनेट, आदि) का समर्थन करने की आवश्यकता परिचालन लागत के लिए बजट के निर्माण को जटिल बनाती है। व्यक्तिगत लागत मदों का सही अनुमान या अनुमान लगाने के लिए, निम्नलिखित क्षेत्रों में भविष्य की लागतों की गणना करना आवश्यक है:

• सर्वर पार्क और क्लाइंट वर्कस्टेशन का आधुनिकीकरण (घटकों के आंशिक अद्यतन सहित);
• नेटवर्क घटकों (राउटर, आदि) का आधुनिकीकरण;
• परिधीय उपकरण (प्रिंटर, स्कैनर, कॉपियर, आदि) को अद्यतन करना;
• उपभोग्य वस्तुएं (प्रिंटर, कारतूस, पाउडर, आदि के लिए कागज);
• सॉफ्टवेयर अपग्रेड;
• तीसरे पक्ष की कंपनियों के साथ समर्थन और रखरखाव समझौते संपन्न हुए।

इन और अन्य लागत मदों का आकार पिछली अवधि के आँकड़ों का उपयोग करके निर्धारित किया जा सकता है। ऐसे आँकड़ों के अभाव में, जो अक्सर बढ़ती कंपनियों में होता है, ऐसे नियमों को परिभाषित करना आवश्यक है जो इन वस्तुओं के आकार को उद्यम के प्रदर्शन के अन्य संकेतकों से जोड़ने की अनुमति देगा। ऐसे संकेतक कर्मियों की संख्या हो सकते हैं (यह कंप्यूटर, टेलीफोन की आवश्यक संख्या, टेलीफोन लाइनों और सर्वर का भार निर्धारित करने में मदद करता है) और राजस्व (प्रयुक्त उपकरणों का स्तर) हो सकता है। एक अन्य विकल्प उद्योग के साथियों की सूचना प्रौद्योगिकी लागत संरचना को शुरुआती बिंदु के रूप में लेना है।

निजी अनुभव

एंड्री क्लेनिन

आईटी बजट में गलतियाँ आईटी विभाग के खराब संगठन का संकेत देती हैं। हमारी कंपनी में, सूचना प्रौद्योगिकी के लिए परिचालन व्यय निरंतर अनुकूलन के अधीन हैं, और उनका मूल्य उच्च स्तर की सटीकता के साथ पहले से ही जाना जाता है। कंपनी की सूचना प्रौद्योगिकी रणनीति के आधार पर विकास व्यय की योजना पहले से बनाई जाती है, जो अंततः एक अच्छी तरह से परिभाषित बजट के साथ परियोजनाओं के एक सेट तक सीमित हो जाती है, चाहे वह कंपनी के नए कार्यालय में फाइबर-ऑप्टिक संचार चैनल बिछाना हो या सूचना प्रणाली को अपग्रेड करना हो . पिछली अवधियों के सांख्यिकीय आंकड़ों के विश्लेषण के आधार पर मरम्मत और अप्रत्याशित लागत को सामान्य किया जा सकता है, और निर्धारित निवारक मरम्मत इस प्रकार की लागत को कम कर सकती है। सामान्य तौर पर, हमारी कंपनी के आईटी प्रबंधन के अनुभव से यह पता चलता है कि आईटी बजट 2-3% से अधिक की त्रुटि के साथ तैयार और निष्पादित किया जा सकता है।

इसके अलावा, सूचना प्रौद्योगिकी की मौजूदा लागत में तेज वृद्धि की संभावना पर विचार करना आवश्यक है। आमतौर पर, यह वृद्धि तब होती है जब कोई कंपनी अपनी सूचना प्रौद्योगिकी रणनीति पर पूरी तरह से पुनर्विचार करने का निर्णय लेती है, या व्यापक विकास, नए व्यवसाय अधिग्रहण या स्टाफिंग विस्तार की अवधि के दौरान।

आईटी पूंजी बजट तैयार करने की विशेषताएं

निवेश की प्रभावशीलता का आकलन करने में कठिनाई

जब लागत को कम करने की अचानक आवश्यकता होती है तो सूचना प्रौद्योगिकी पूंजी बजट को अक्सर जब्त कर लिया जाता है। इसका मुख्य कारण सूचना प्रौद्योगिकी में निवेश की प्रभावशीलता का मूल्यांकन करने में कठिनाई है। हालाँकि, ऐसी लागतों को कम करना हमेशा उचित नहीं होता है।

निजी अनुभव

जूलिया लाइपिना

लागत कम करते समय प्रत्येक बजट मद की विशेषताओं को ध्यान में रखना आवश्यक है।

कार्यालय उपकरण बदलने का निर्णय लेते समय, हम उस बचत पर विचार करते हैं जो हम प्राप्त कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप एक अधिक महंगा प्रिंटर खरीद सकते हैं जिसमें आपकी इच्छित गुणवत्ता बनाए रखते हुए कम उपभोग्य सामग्रियों और रखरखाव लागत की आवश्यकता होती है।

यदि कंपनी बचत करती है, और बाजार की स्थिति और हमारे ग्राहकों को सेवा की गुणवत्ता में सुधार करने की आवश्यकता के लिए संपादकीय कार्यालय के साथ एक अतिरिक्त संचार चैनल में निवेश की आवश्यकता होती है, तो ये लागतें वहन की जाएंगी। इस मामले में, हम इस निर्णय के सकारात्मक दीर्घकालिक प्रभाव पर ध्यान केंद्रित करते हैं।

आईटी बजट में महारत हासिल करने के प्रभाव का मूल्यांकन करने का एक तरीका और, परिणामस्वरूप, आईटी लागतों के प्रति अधिक सचेत दृष्टिकोण उपयोगकर्ता समूह के आधार पर तकनीकी समाधानों को अलग करना है। उपयोगकर्ताओं के विशिष्ट समूह सॉफ़्टवेयर और हार्डवेयर के विभिन्न व्यावसायिक कार्यों के लिए ग्राहकों के रूप में कार्य करते हैं जिन्हें परियोजनाओं में संयोजित किया जाता है। उन्हें उद्यम संसाधन नियोजन, सेवाओं के उपभोक्ताओं के साथ काम करने, वर्कफ़्लो प्रणाली के कार्यान्वयन आदि के कार्यों पर ध्यान केंद्रित किया जा सकता है। तदनुसार, इन समूहों के सदस्य सूचना प्रौद्योगिकी में निवेश के माध्यम से कार्य कुशलता में सुधार की संभावना को बेहतर ढंग से समझते हैं और अधिक सटीक रूप से कर सकते हैं गतिविधियों के व्यापक पुनर्गठन के प्रभावों को अलग करें। यह या वह सेवा और स्वचालित प्रणाली द्वारा प्रदान की जाने वाली प्रक्रियाओं का त्वरण।

उदाहरण के लिए, प्राप्य टर्नओवर अवधि में कमी सीआरएम प्रणाली के काम और कंपनी में भुगतान अनुशासन में सामान्य वृद्धि दोनों का परिणाम हो सकती है। इसलिए, आईटी परियोजनाओं के कार्यान्वयन से होने वाले लाभों को समग्र रूप से विभागों या व्यवसाय के कार्यों के प्रदर्शन को ध्यान में रखते हुए निर्धारित किया जाना चाहिए। इसलिए, इस या उस निवेश से इनकार मुख्य रूप से लागत की मात्रा या उनकी वापसी अवधि के आधार पर नहीं, बल्कि उस कार्य की प्राथमिकता पर आधारित होना चाहिए जिसे सूचना प्रौद्योगिकी की मदद से हल करने की योजना है।

निजी अनुभव

व्लादिस्लाव शिरयेव

हमारी इंटरनेट परियोजनाओं का एक हिस्सा पूरी तरह से ऑनलाइन विज्ञापन से धन जुटाने पर आधारित है। अन्य परियोजनाएं भी मामले-दर-मामले आधार पर विज्ञापनों को आकर्षित कर सकती हैं, जैसे होम डेवलपर्स के विज्ञापन। ऐसी गतिविधियों से होने वाली आय इंटरनेट परियोजनाओं की लागत का लगभग 30% कवर करती है। हालाँकि, आईटी लागतों की प्रभावशीलता का मुख्य संकेतक किसी विशेष इंटरनेट संसाधन द्वारा आकर्षित ग्राहकों की संख्या और उनसे होने वाली आय है।

जूलिया लाइपिना

फिलहाल, हम मौद्रिक संदर्भ में आईटी परियोजनाओं की प्रभावशीलता का मूल्यांकन नहीं करते हैं। हमारे दृष्टिकोण से, बड़ी आईटी परियोजनाओं के राजस्व पक्ष का निर्धारण और मूल्यांकन करने के साथ-साथ इसके कार्यान्वयन की निगरानी के लिए बहुत अधिक प्रयास और धन की आवश्यकता होती है। साथ ही, ऐसी परियोजनाओं की उच्च अनिश्चितता का जोखिम समाप्त नहीं होता है। एक स्वचालित प्रणाली के कार्यान्वयन के लिए परियोजना का मूल्यांकन अगले चरण के पूरा होने पर किया जाता है, और वर्तमान आईटी बजट के उपयोग का मूल्यांकन "लागत वृद्धि/बचत" मानदंड के अनुसार किया जाता है।

उच्च अनिश्चितता

हालांकि परिचालन आईटी बजट का बचाव करना आम तौर पर कोई समस्या नहीं है, पूंजीगत बजट को उचित ठहराने के लिए आईटी विभाग और बजट समिति दोनों की ओर से अधिक ध्यान देने की आवश्यकता होती है। कई कंपनियों के लिए पूंजी-गहन स्वचालन परियोजनाओं पर अधिक खर्च करना आम बात है। इससे बचने के लिए, पूंजी स्वचालन परियोजनाओं के लिए बजट के निर्माण के लिए निम्नलिखित अनिवार्य आवश्यकताएं स्थापित की जानी चाहिए:

• बजट को सुधार या गिरावट के लिए व्यवसाय पूर्वानुमान में संभावित परिवर्तनों को ध्यान में रखना चाहिए, जिसमें इसके कार्यान्वयन के दौरान परियोजना आवश्यकताओं में परिवर्तन का आकलन भी शामिल है;
• प्रत्येक विकल्प के लिए, इन परिवर्तनों को करने और परियोजना के संभावित जोखिमों को कम करने के उपायों का विकास और मूल्यांकन करना आवश्यक है;
• गतिविधियों के कार्यान्वयन के लिए लागत के स्तर की तुलना उनके कार्यान्वयन से संभावित आर्थिक प्रभाव के साथ करना आवश्यक है (ऐसा मूल्यांकन व्यावसायिक इकाइयों के साथ संयुक्त रूप से किया जाना चाहिए)।

निजी अनुभव

जूलिया लाइपिना

हम जिस बजटिंग पद्धति (नीचे से ऊपर) का उपयोग करते हैं, उसमें एक महत्वपूर्ण जोखिम है कि नई गतिविधियों के बजट के लिए जिम्मेदार विभाग आईटी बजट तत्वों की जरूरतों को ध्यान में नहीं रखेंगे। इससे बचने के लिए बजट को मंजूरी देने के लिए एक कार्य समूह बनाया गया, जिसमें विभिन्न विभागों के प्रतिनिधि शामिल थे। यह आपको कुछ परियोजनाओं से जुड़ी अंतर्निहित लागतों को ध्यान में रखने की अनुमति देता है, उदाहरण के लिए, अतिरिक्त उपकरण निर्धारित करने के लिए जिन्हें एक नई सेवा शुरू करने के लिए खरीदा जाना चाहिए।

अंतर्निहित लागतों का अस्तित्व

पूंजीगत बजटिंग इस तथ्य से जटिल है कि इसमें स्पष्ट लागत आइटम और छिपी हुई दोनों चीजें हैं, जो अक्सर बजट से बाहर रहती हैं। ऐसा विशेषकर अविकसित परियोजना प्रबंधन प्रणाली वाली कंपनियों में अक्सर होता है।

उदाहरण

स्वचालित प्रणाली को लागू करने की स्पष्ट लागत:

• सॉफ़्टवेयर लाइसेंस की लागत;
• कार्यान्वयन सेवाओं की लागत;
• सिस्टम सुधार की लागत;
• कंपनी में संगठनात्मक परिवर्तन से जुड़ी लागत;
• हार्डवेयर प्लेटफ़ॉर्म की लागत;
• शिक्षा की लागत;
• कॉर्पोरेट नेटवर्क को अपग्रेड करने की लागत;
• समर्थन और रखरखाव की लागत।

छुपी कीमत:

• कर्मचारियों की व्यावसायिक यात्राएँ;
• परियोजना के बुनियादी ढांचे का निर्माण;
• कार्य के अनियोजित दायरे या परिवर्तित परियोजना सीमाओं से जुड़ी लागत;
• ग्राहक की प्रोजेक्ट टीम को प्रेरित करने से जुड़ी लागत;
• व्यावसायिक इकाइयों (वेतन) में काम के पुनर्वितरण के कारण नई रिक्तियों के उद्घाटन से जुड़ी लागत;
• ग्राहक की ओर से परियोजना प्रतिभागियों की प्रत्यक्ष और अप्रत्यक्ष लागत (वेतन और प्रशासनिक लागत);
• आईटी सेवा में नई रिक्तियां खोलने की लागत।

सूचना प्रौद्योगिकी की लागतों का पूरी तरह से हिसाब-किताब करने के लिए, बजट को मद के आधार पर विभाजित करने से आपको कम से कम तीन क्षेत्रों में आईटी लागतों का विश्लेषण करने की अनुमति मिलनी चाहिए:

• प्रयुक्त स्वचालित प्रणालियों (ईआरपी-प्रणाली, ग्राहक सेवा स्वचालन प्रणाली, कार्यालय कार्यक्रम, आदि) के संदर्भ में प्रणाली-दर-प्रणाली टूटना;
• संगठनात्मक संरचना के संदर्भ में संरचित टूटना (कॉर्पोरेट-व्यापी बुनियादी ढांचे के लिए लागत, व्यक्तिगत व्यावसायिक इकाइयों का समर्थन करने और कंपनी के प्रबंधन की समस्याओं को हल करने के लिए);
• परियोजना बजटिंग (आईटी परियोजनाओं के साथ निवेश लागत का सहसंबंध)।

प्रत्येक मद को प्रमाणित करने की संभावना प्रदान करना भी महत्वपूर्ण है, क्योंकि बजट के निष्पादन को नियंत्रित करने के लिए यह आवश्यक है। लेकिन यह याद रखना चाहिए कि इन सभी आवश्यकताओं को पूरा करने वाला बजट बनाने के लिए, आईटी विभाग के प्रमुख को सूचना प्रौद्योगिकी लागतों की स्पष्ट योजना और ऐसी योजना को लागू करने के नियमों के महत्व को भी समझना चाहिए।

गैवरिलोव सर्गेई

स्रोत।

EXIN, सूचना विज्ञान के लिए परीक्षा संस्थान, एक विश्वव्यापी, स्वतंत्र आईटी विशेषज्ञ कंपनी है। EXIN सूचना प्रौद्योगिकी के क्षेत्र में आवश्यकताओं को स्थापित करता है और विशेषज्ञता का आयोजन करता है। 40 से अधिक वर्षों के अनुभव के साथ, EXIN आईटी सेवाओं की गुणवत्ता और आईटी विशेषज्ञों के पेशेवर स्तर के लिए अंतरराष्ट्रीय योग्यता मानकों को आकार देने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। EXIN परीक्षाएँ 10 भाषाओं में उपलब्ध हैं, 300,000 से अधिक आईटी पेशेवरों को प्रमाणित किया गया है, और परिणामी प्रमाणीकरण दुनिया भर में मान्य है।

ITIL®, ITSM® एक पंजीकृत ट्रेड मार्क है, और सरकारी वाणिज्य कार्यालय का एक पंजीकृत सामुदायिक ट्रेड मार्क है, और यू.एस. में पंजीकृत है। पेटेंट और ट्रेडमार्क कार्यालय। आईटी इंफ्रास्ट्रक्चर लाइब्रेरी ® सरकारी वाणिज्य कार्यालय का एक पंजीकृत ट्रेड मार्क है

बजट बनाना और आईटी लागतों को उचित ठहराना एक काफी सरल प्रक्रिया है जो कंपनी प्रबंधन को प्रौद्योगिकी में निवेश के लाभों को देखने की अनुमति देती है, और तकनीकी विशेषज्ञों को प्रबंधन के साथ आईटी बुनियादी ढांचे की स्थिति के लिए जिम्मेदारी साझा करने की अनुमति देती है।

आईटी बजटिंग को तीन चरणों में विभाजित किया जा सकता है:

पहला चरण: जानकारी एकत्र करना

एक आईटी बजट तैयार करने (और उसे उचित ठहराने) के लिए, आपको यह जानना होगा:

1. कंपनी ने पहले से ही क्या खरीदा है और वह वर्तमान में क्या भुगतान करना जारी रखती है, अर्थात्:

• उपयोग में और आरक्षित उपकरण,
• सॉफ़्टवेयर लाइसेंस,
• सेवा अनुबंध,
• ऑपरेटर सेवाएँ,
• उपभोग्य वस्तुएं और उनकी लागत।

2. कंपनी में कौन सी सूचना प्रौद्योगिकियों का उपयोग किया जाता है और किसके लिए।

सेवाओं (आईटी सेवाओं) की एक पूरी सूची जो एक व्यवसाय अपने काम में उपयोग करता है, सामान्य "ई-मेल", "मुद्रण दस्तावेज़", "टेलीफोन संचार" से लेकर प्रबंधन प्रणाली, सुरक्षा और विशिष्ट व्यावसायिक अनुप्रयोगों तक।

आप सेवाओं की इस सूची (आईटी सेवाओं) का उपयोग कैसे कर पाएंगे? अंत में पढ़ें.

3. अगली वित्तीय अवधि के लिए कंपनी के लक्ष्य, योजनाएँ और उद्देश्य क्या हैं, किन समस्याओं का समाधान किया जाना चाहिए?

प्रभागों का पुनर्गठन, कर्मियों में वृद्धि, नए कार्यों का उद्भव, सूचना प्रणालियों के प्रदर्शन, विश्वसनीयता और सुरक्षा के लिए आवश्यकताओं में बदलाव।

इस स्तर पर, सेवा की गुणवत्ता, विश्वसनीयता, सिस्टम की उपयोगिता को बदलने के लिए उनकी आवश्यकताओं को समझने और उनके द्वारा उपयोग की जाने वाली आईटी सेवाओं की सूची को स्पष्ट करने के लिए कंपनी के प्रबंधन और संरचनात्मक प्रभागों के प्रमुखों दोनों के साथ संवाद करना उपयोगी है। . इसके अतिरिक्त, आप उपयोगकर्ताओं का सर्वेक्षण कर सकते हैं, हाल ही में प्राप्त अनुरोध एकत्र कर सकते हैं।

दूसरा चरण: विश्लेषण

इस चरण का कार्य उन बिंदुओं को ढूंढना है जो आपको इस समय अपने लक्ष्य प्राप्त करने से रोकते हैं या भविष्य में बाधा उत्पन्न कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, मैं निम्नलिखित संकेतकों का विश्लेषण करने की अनुशंसा करता हूं:

• प्रदर्शन।

क्या सिस्टम का प्रदर्शन वर्तमान में सभी उपयोगकर्ताओं के लिए पर्याप्त है? क्या सिस्टम प्रदर्शन का वर्तमान स्तर व्यावसायिक अपेक्षाओं को पूरा करता है? अब कमजोर कड़ी क्या है? यदि विकास योजनाओं के अनुरूप भार बढ़ता है तो क्या पर्याप्त उत्पादकता होगी?

• विश्वसनीयता.

क्या डेटा अखंडता सुनिश्चित करने के लिए पर्याप्त उपाय किए गए हैं? क्या उपकरण के खराब होने पर उसे बदलना स्वीकार्य है, या क्या इसे पहले से ही अपग्रेड किया जाना चाहिए? क्या आप विफलता की स्थिति में आवश्यक समय सीमा में कार्यक्षमता बहाल करने में सक्षम होंगे, या क्या आपको इसके लिए पहले से अतिरिक्त हार्डवेयर या सॉफ़्टवेयर खरीदने की ज़रूरत है? क्या ऐसे कोई ज्ञात मुद्दे हैं जो आईटी सिस्टम के अपटाइम को प्रभावित करते हैं?

• कार्यक्षमता.

क्या मौजूदा एप्लिकेशन उपयोगकर्ता और व्यावसायिक समस्याओं का समाधान करते हैं? क्या वे उन्हें प्रभावी ढंग से हल करते हैं? अब कंपनी में क्या कमी है? भविष्य की आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए क्या बदलने की आवश्यकता है? क्या मौजूदा व्यावसायिक अनुप्रयोग बिल्कुल प्रासंगिक हैं?

• सुरक्षा।

क्या कंपनी का डेटा बाहरी खतरों से सुरक्षित है? और अंदर से? क्या सुरक्षा प्रणाली खतरों के स्तर के अनुरूप है? निकट भविष्य में सूचना सुरक्षा आवश्यकताएँ कैसे बदलेंगी?

• सुविधा।

क्या कोई चीज़ कंप्यूटर उपकरण वाले उपयोगकर्ताओं के काम में असुविधा पैदा करती है? क्या प्रिंटर कार्यालय में सुविधाजनक रूप से स्थित हैं, क्या कंप्यूटर बहुत शोर करते हैं, क्या सभी इंटरफ़ेस और सिस्टम उपयोगकर्ताओं के लिए स्पष्ट हैं, क्या वे किसी और चीज़ के बारे में शिकायत करते हैं? क्या इसमें सुधार किया जा सकता है?

• परिचालन खर्च।

क्या वर्तमान परिचालन लागत इष्टतम है? क्या वे बाज़ार मूल्य से मेल खाते हैं? इस या उस सेवा पर कंपनी को हर महीने कितना खर्च आता है? ये लागतें क्या हैं? क्या कंपनी को नुकसान पहुंचाए बिना इन्हें कम किया जा सकता है?

• शेयरों

.
क्या आवश्यक उपभोग्य वस्तुएं हैं? विस्तार के मामले में कितने अतिरिक्त उपकरण और लाइसेंस की आवश्यकता होगी? क्या नियोजित व्यवसाय विकास के मामले में अतिरिक्त एकमुश्त या स्थायी सेवाओं की आवश्यकता होगी?

तीसरा चरण: बजट बनाना और औचित्य

दरअसल, सभी मुख्य कार्य पिछले चरणों में हो चुके थे। अंतिम कार्य निष्कर्षों को प्रबंधन के समक्ष ऐसे रूप में प्रस्तुत करना है जो निर्णय लेने के लिए समझने योग्य और सुविधाजनक हो। मैं आमतौर पर सभी खर्चों को निम्नलिखित श्रेणियों में विभाजित करता हूं:

• गतिविधियों को बनाए रखने के लिए परिचालन व्यय: उपभोग्य वस्तुएं, सेवा अनुबंध, सेवाएं, विशेषज्ञों का पारिश्रमिक।
• आवश्यक पूंजी निवेश, जिसके अभाव में व्यवसाय को गंभीर नुकसान संभव है। इसमें वे खर्च शामिल हैं जिनसे कंपनी बच नहीं सकती है और एकमात्र सवाल यह है कि क्या वह इसमें पहले से पैसा निवेश करेगी, या जब उसे पहले से ही संकेतित नुकसान उठाना पड़ेगा।
• अनुशंसित निवेश - आवश्यक निवेशों के साथ मिलकर, प्रदर्शन में उल्लेखनीय सुधार कर सकते हैं, साथ ही उन जोखिमों को भी समाप्त कर सकते हैं जो व्यवसाय पर नकारात्मक प्रभाव डाल सकते हैं।
• यदि व्यवसाय विकास योजनाएं लागू की जाती हैं तो विकास लागत सिस्टम को चालू रखने और गुणवत्ता बनाए रखने के लिए आवश्यक निवेश की मात्रा है।
• आईटी प्रणालियों के साथ कार्यक्षमता और/या कर्मचारी अनुभव को बेहतर बनाने के लिए संभावित निवेश। यह आइटम फाइनेंसरों के लिए एक लाल झंडा है, जो उन्हें बजट पर सहमत होने पर, आपको इस हिस्से से इनकार करने की अनुमति देता है और इस तरह परिणामों के डर के बिना सम्मानपूर्वक अपना कर्तव्य पूरा करता है।

और अंतिम लेकिन सबसे महत्वपूर्ण विवरण प्रत्येक बजट आइटम का औचित्य है। व्यवसाय, दुर्भाग्य से, "छह-वर्षीय सर्वर" की अवधारणाओं के साथ काम नहीं करता है और प्रौद्योगिकी में कुछ भी नहीं समझता है - यह केवल आईटी सेवाओं, अवसरों, जोखिमों और व्यवसाय के लिए उनकी लागत की आवश्यकताओं की श्रेणियों के साथ संचालित होता है। सेवाओं की सूची (आईटी सेवाएं), जो आपने शुरुआत में बनाई थी, आपको कंपनी के प्रबंधन के साथ उसी भाषा में संवाद करने की आवश्यकता है - यह आपकी समझ का बिंदु है। उपकरण, सॉफ्टवेयर, कर्मियों आदि की आवश्यकता की पहचान करने के बाद, अंतिम आईटी सेवाओं (जोखिम, गुणवत्ता, प्रतिक्रिया की गति, आदि) के विशिष्ट प्रदर्शन संकेतकों के साथ उनकी आवश्यकता को उचित ठहराएं जो व्यवसाय प्राप्त करता है या प्राप्त करेगा।

आपको कामयाबी मिले!

इवान कोरमचेव
आईटी विभाग कंपनी

19 मार्च 2014 प्रातः 08:46 बजे

आईटी बजटिंग गाइड

• तंत्र अध्यक्ष

एक दिन में एक बार हारना और फिर 5 मिनट में सब कुछ समन्वयित करना बेहतर है

बजट बनाना और आईटी लागतों को उचित ठहराना एक काफी सरल प्रक्रिया है जो कंपनी प्रबंधन को प्रौद्योगिकी में निवेश के लाभों को देखने की अनुमति देती है, और तकनीकी विशेषज्ञों को प्रबंधन के साथ आईटी बुनियादी ढांचे की स्थिति के लिए जिम्मेदारी साझा करने की अनुमति देती है।

आईटी बजटिंग को तीन चरणों में विभाजित किया जा सकता है:

पहला चरण: जानकारी एकत्र करना

एक आईटी बजट तैयार करने (और उसे उचित ठहराने) के लिए, आपको यह जानना होगा:

1. कंपनी ने पहले से ही क्या खरीदा है और वह वर्तमान में क्या भुगतान करना जारी रखती है, अर्थात्:

• उपयोग में और आरक्षित उपकरण,
• सॉफ़्टवेयर लाइसेंस,
• सेवा अनुबंध,
• ऑपरेटर सेवाएँ,
• उपभोग्य वस्तुएं और उनकी लागत।

2. कंपनी में कौन सी सूचना प्रौद्योगिकियों का उपयोग किया जाता है और किसके लिए।

सेवाओं (आईटी सेवाओं) की एक पूरी सूची जो एक व्यवसाय अपने काम में उपयोग करता है, सामान्य "ई-मेल", "मुद्रण दस्तावेज़", "टेलीफोन संचार" से लेकर प्रबंधन प्रणाली, सुरक्षा और विशिष्ट व्यावसायिक अनुप्रयोगों तक।

आप सेवाओं की इस सूची (आईटी सेवाओं) का उपयोग कैसे कर पाएंगे? अंत में पढ़ें.

3. अगली वित्तीय अवधि के लिए कंपनी के लक्ष्य, योजनाएँ और उद्देश्य क्या हैं, किन समस्याओं का समाधान किया जाना चाहिए?

प्रभागों का पुनर्गठन, कर्मियों में वृद्धि, नए कार्यों का उद्भव, सूचना प्रणालियों के प्रदर्शन, विश्वसनीयता और सुरक्षा के लिए आवश्यकताओं में बदलाव।

इस स्तर पर, सेवा की गुणवत्ता, विश्वसनीयता, सिस्टम की उपयोगिता को बदलने के लिए उनकी आवश्यकताओं को समझने और उनके द्वारा उपयोग की जाने वाली आईटी सेवाओं की सूची को स्पष्ट करने के लिए कंपनी के प्रबंधन और संरचनात्मक प्रभागों के प्रमुखों दोनों के साथ संवाद करना उपयोगी है। . इसके अतिरिक्त, आप उपयोगकर्ताओं का सर्वेक्षण कर सकते हैं, हाल ही में प्राप्त अनुरोध एकत्र कर सकते हैं।

दूसरा चरण: विश्लेषण

इस चरण का कार्य उन बिंदुओं को ढूंढना है जो आपको इस समय अपने लक्ष्य प्राप्त करने से रोकते हैं या भविष्य में बाधा उत्पन्न कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, मैं निम्नलिखित संकेतकों का विश्लेषण करने की अनुशंसा करता हूं:

• प्रदर्शन।

क्या सिस्टम का प्रदर्शन वर्तमान में सभी उपयोगकर्ताओं के लिए पर्याप्त है? क्या सिस्टम प्रदर्शन का वर्तमान स्तर व्यावसायिक अपेक्षाओं को पूरा करता है? अब कमजोर कड़ी क्या है? यदि विकास योजनाओं के अनुरूप भार बढ़ता है तो क्या पर्याप्त उत्पादकता होगी?

• विश्वसनीयता.

क्या डेटा अखंडता सुनिश्चित करने के लिए पर्याप्त उपाय किए गए हैं? क्या उपकरण के खराब होने पर उसे बदलना स्वीकार्य है, या क्या इसे पहले से ही अपग्रेड किया जाना चाहिए? क्या आप विफलता की स्थिति में आवश्यक समय सीमा में कार्यक्षमता बहाल करने में सक्षम होंगे, या क्या आपको इसके लिए पहले से अतिरिक्त हार्डवेयर या सॉफ़्टवेयर खरीदने की ज़रूरत है? क्या ऐसे कोई ज्ञात मुद्दे हैं जो आईटी सिस्टम के अपटाइम को प्रभावित करते हैं?

• कार्यक्षमता.

क्या मौजूदा एप्लिकेशन उपयोगकर्ता और व्यावसायिक समस्याओं का समाधान करते हैं? क्या वे उन्हें प्रभावी ढंग से हल करते हैं? अब कंपनी में क्या कमी है? भविष्य की आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए क्या बदलने की आवश्यकता है? क्या मौजूदा व्यावसायिक अनुप्रयोग बिल्कुल प्रासंगिक हैं?

• सुरक्षा।

क्या कंपनी का डेटा बाहरी खतरों से सुरक्षित है? और अंदर से? क्या सुरक्षा प्रणाली खतरों के स्तर के अनुरूप है? निकट भविष्य में सूचना सुरक्षा आवश्यकताएँ कैसे बदलेंगी?

• सुविधा।

क्या कोई चीज़ कंप्यूटर उपकरण वाले उपयोगकर्ताओं के काम में असुविधा पैदा करती है? क्या प्रिंटर कार्यालय में सुविधाजनक रूप से स्थित हैं, क्या कंप्यूटर बहुत शोर करते हैं, क्या सभी इंटरफ़ेस और सिस्टम उपयोगकर्ताओं के लिए स्पष्ट हैं, क्या वे किसी और चीज़ के बारे में शिकायत करते हैं? क्या इसमें सुधार किया जा सकता है?

• परिचालन खर्च।

क्या वर्तमान परिचालन लागत इष्टतम है? क्या वे बाज़ार मूल्य से मेल खाते हैं? इस या उस सेवा पर कंपनी को हर महीने कितना खर्च आता है? ये लागतें क्या हैं? क्या कंपनी को नुकसान पहुंचाए बिना इन्हें कम किया जा सकता है?

• शेयरों

.
क्या आवश्यक उपभोग्य वस्तुएं हैं? विस्तार के मामले में कितने अतिरिक्त उपकरण और लाइसेंस की आवश्यकता होगी? क्या नियोजित व्यवसाय विकास के मामले में अतिरिक्त एकमुश्त या स्थायी सेवाओं की आवश्यकता होगी?

तीसरा चरण: बजट बनाना और औचित्य

दरअसल, सभी मुख्य कार्य पिछले चरणों में हो चुके थे। अंतिम कार्य निष्कर्षों को प्रबंधन के समक्ष ऐसे रूप में प्रस्तुत करना है जो निर्णय लेने के लिए समझने योग्य और सुविधाजनक हो। मैं आमतौर पर सभी खर्चों को निम्नलिखित श्रेणियों में विभाजित करता हूं:

• गतिविधियों को बनाए रखने के लिए परिचालन व्यय: उपभोग्य वस्तुएं, सेवा अनुबंध, सेवाएं, विशेषज्ञों का पारिश्रमिक।
• आवश्यक पूंजी निवेश, जिसके अभाव में व्यवसाय को गंभीर नुकसान संभव है। इसमें वे खर्च शामिल हैं जिनसे कंपनी बच नहीं सकती है और एकमात्र सवाल यह है कि क्या वह इसमें पहले से पैसा निवेश करेगी, या जब उसे पहले से ही संकेतित नुकसान उठाना पड़ेगा।
• अनुशंसित निवेश - आवश्यक निवेशों के साथ मिलकर, प्रदर्शन में उल्लेखनीय सुधार कर सकते हैं, साथ ही उन जोखिमों को भी समाप्त कर सकते हैं जो व्यवसाय पर नकारात्मक प्रभाव डाल सकते हैं।
• यदि व्यवसाय विकास योजनाएं लागू की जाती हैं तो विकास लागत सिस्टम को चालू रखने और गुणवत्ता बनाए रखने के लिए आवश्यक निवेश की मात्रा है।
• आईटी प्रणालियों के साथ कार्यक्षमता और/या कर्मचारी अनुभव को बेहतर बनाने के लिए संभावित निवेश। यह आइटम फाइनेंसरों के लिए एक लाल झंडा है, जो उन्हें बजट पर सहमत होने पर, आपको इस हिस्से से इनकार करने की अनुमति देता है और इस तरह परिणामों के डर के बिना सम्मानपूर्वक अपना कर्तव्य पूरा करता है।

और अंतिम लेकिन सबसे महत्वपूर्ण विवरण प्रत्येक बजट आइटम का औचित्य है। व्यवसाय, दुर्भाग्य से, "छह-वर्षीय सर्वर" की अवधारणाओं के साथ काम नहीं करता है और प्रौद्योगिकी में कुछ भी नहीं समझता है - यह केवल आईटी सेवाओं, अवसरों, जोखिमों और व्यवसाय के लिए उनकी लागत की आवश्यकताओं की श्रेणियों के साथ संचालित होता है। सेवाओं की सूची (आईटी सेवाएं), जो आपने शुरुआत में बनाई थी, आपको कंपनी के प्रबंधन के साथ उसी भाषा में संवाद करने की आवश्यकता है - यह आपकी समझ का बिंदु है। उपकरण, सॉफ्टवेयर, कर्मियों आदि की आवश्यकता की पहचान करने के बाद, अंतिम आईटी सेवाओं (जोखिम, गुणवत्ता, प्रतिक्रिया की गति, आदि) के विशिष्ट प्रदर्शन संकेतकों के साथ उनकी आवश्यकता को उचित ठहराएं जो व्यवसाय प्राप्त करता है या प्राप्त करेगा।

आपको कामयाबी मिले!

इवान कोरमचेव
आईटी विभाग कंपनी

वित्तीय योजनाएँ (बजट) परिचालन योजनाओं से निकटता से संबंधित हैं, जिसमें भौतिक संकेतकों पर ध्यान केंद्रित किया जाता है। कॉर्पोरेट बजट को आमतौर पर कंपनी की गतिविधियों की एक व्यापक योजना के रूप में समझा जाता है, जो वित्तीय संकेतकों (आइटम) में व्यक्त की जाती है और एक निश्चित अवधि को कवर करती है। तदनुसार, बजटिंग को प्रबंधन प्रक्रियाओं के संपूर्ण सेट के रूप में समझा जाता है जो बजट के जीवन चक्र को सुनिश्चित करता है। इस अवधारणा में बजट का विकास (समन्वय और अनुमोदन सहित), इसके निष्पादन का नियंत्रण (योजना और तथ्य की अनुरूपता का आकलन), साथ ही नियोजित डेटा से वास्तविक डेटा के विचलन के कारणों का विश्लेषण शामिल है। इस प्रकार, बजट में दो मुख्य तत्व शामिल होते हैं - योजना और नियंत्रण।

योजनाबद्ध रूप से, बजटिंग और रणनीतिक कॉर्पोरेट प्रबंधन के बीच संबंध को चित्र में दिखाए अनुसार दर्शाया जा सकता है:

चावल। 4.1. रणनीतिक योजना और बजट के बीच संबंध

योजना और बजट कार्य

जटिल प्रबंधन प्रक्रियाएं होने के कारण, योजना और बजट का कॉर्पोरेट प्रशासन प्रणाली पर समान रूप से जटिल प्रभाव पड़ता है। योजना एवं बजट प्रणाली के मुख्य कार्य निम्नलिखित हैं:

योजना और समन्वय;

निर्णय लेना और प्राधिकार का प्रत्यायोजन;

गतिविधियों का मूल्यांकन;

रुझानों का मूल्यांकन और पुनर्मूल्यांकन;

कर्मचारियों की सहभागिता और प्रेरणा;

नियंत्रण एवं विश्लेषण.

उद्यम बजट संरचना

एक नियम के रूप में, कॉर्पोरेट बजट की संरचना योजनाओं के दो समूहों की उपस्थिति प्रदान करती है - कार्यात्मक (या परिचालन) बजट और मुख्य बजट (कभी-कभी मास्टर बजट भी कहा जाता है)। एक विशिष्ट बजट संरचना को योजनाबद्ध रूप से दर्शाया जा सकता है जैसा कि चित्र में दिखाया गया है।

चावल। 4.2 उद्यम बजट की विशिष्ट संरचना

उद्यम के कार्यात्मक बजट के समूह में शामिल हैं:

· बिक्री बजट - एक योजना जो मुख्य रूप से वित्तीय संदर्भ में व्यक्त की जाती है, लेकिन प्राकृतिक संकेतकों की उपस्थिति की अनुमति देती है। अक्सर सबसे बड़ी कठिनाइयाँ इस विशेष बजट की तैयारी के कारण होती हैं, जिसे प्रारंभिक डेटा में उच्च स्तर की अनिश्चितता द्वारा समझाया जाता है;

· उत्पादन बजट - बिक्री बजट को समायोजित करके, तैयार उत्पादों और प्रगति पर काम के आने वाले (योजना अवधि की शुरुआत में) और आउटगोइंग (अवधि के अंत में) स्टॉक के स्तर को ध्यान में रखते हुए बनाया गया है। एक नियम के रूप में, इसमें प्राकृतिक संकेतक भी शामिल हैं;

· उत्पादन लागत बजट - इसमें उत्पादन योजना को पूरा करने के लिए आवश्यक संसाधनों की मात्रा, साथ ही बाहर से संसाधनों की खरीद की आवश्यकता, सामग्री के लिए आने वाली और बाहर जाने वाली गोदाम वस्तुओं को ध्यान में रखना शामिल है। यह बजट, एक नियम के रूप में, कुछ प्रकार के संसाधनों (सामग्री, श्रम, अप्रत्यक्ष लागत) के संदर्भ में बनाया गया है और इसे लागत और मात्रात्मक इकाइयों दोनों में भी व्यक्त किया जाता है;

· बिक्री बजट की लागत - सामग्री और तैयार उत्पादों दोनों के आने वाले और बाहर जाने वाले स्टॉक को ध्यान में रखते हुए उत्पादन लागत (खरीद सहित) के बजट को समायोजित करके बनाई गई है;

गैर-उत्पादन लागत बजट - संगठन की वित्तीय संरचना (वित्तीय जिम्मेदारी केंद्र, लागत केंद्र, आय केंद्र) के संदर्भ में सामान्यीकृत, विपणन, प्रबंधन और अन्य गैर-उत्पादन लागत की लागत शामिल है।

जहां तक ​​मुख्य बजट की बात है, यह ऊपर सूचीबद्ध अलग-अलग योजनाओं में प्रस्तुत जानकारी को समेकित करता है, और, एक नियम के रूप में, इसमें तीन मुख्य घटक शामिल होते हैं:

· बजट संतुलन - बजट अवधि के अंत में उद्यम की वित्तीय स्थिति को दर्शाने वाली एक रिपोर्ट। अक्सर अवधि के लिए निश्चित और कार्यशील पूंजी के आंदोलन के संकेतकों द्वारा पूरक;

· बजट आय विवरण - बिक्री बजट, बिक्री बजट की लागत और गैर-उत्पादन लागत के बजट पर आधारित है;

· नकदी प्रवाह बजट - वित्तीय प्राप्तियों और भुगतानों की शर्तों को ध्यान में रखते हुए, देनदारों और लेनदारों के साथ निपटान की शर्तों को ध्यान में रखते हुए बनाया गया है।

इसके अलावा, मुख्य बजट को अक्सर पूंजी निवेश बजट (निवेश बजट) जैसे तत्व द्वारा पूरक किया जाता है। वास्तव में, यह बजट पूंजीगत व्यय और परियोजनाओं के संदर्भ में मुख्य बजट के उपरोक्त भागों का एक "निचोड़" है।

महत्वपूर्ण सैद्धांतिक अवधारणाओं में, जिनका ज्ञान बजट प्रणाली बनाते समय आवश्यक है, कठोर और लचीले बजट की अवधारणाएँ हैं। अंतर इस बात में निहित है कि क्या बजट उद्यम के संचालन की तीव्रता (व्यावसायिक गतिविधि के स्तर) पर बजट संकेतकों की निर्भरता को ध्यान में रखता है।

एक कठोर बजट उत्पादन के एक निश्चित (योजनाबद्ध) स्तर के लिए तैयार किया जाता है और इसलिए इसमें निश्चित और परिवर्तनीय लागत के बीच अंतर को ध्यान में नहीं रखा जाता है। इसलिए, इस तरह के बजट का लागत भिन्नता के विश्लेषण के लिए बहुत कम उपयोग होता है, जब उत्पादन का वास्तविक स्तर नियोजित स्तर से काफी भिन्न होता है।

एक लचीला बजट निश्चित और परिवर्तनीय लागतों के व्यवहार में अंतर पर आधारित होता है और एक "बंडल" होता है जिसमें कई कठोर बजट होते हैं, जिनमें से प्रत्येक गतिविधि के एक निश्चित स्तर (या स्तरों की सीमा) से मेल खाता है। साथ ही, गतिविधि स्तरों के मूल्यों को इस तरह चुना जाता है कि वे महत्वपूर्ण बिंदुओं को प्रतिबिंबित करें, जिन तक पहुंचने पर लागत का व्यवहार महत्वपूर्ण रूप से बदल जाता है। बजट के निष्पादन की निगरानी करते समय, नियोजित भाग की पुनर्गणना गतिविधि के वास्तविक स्तर या अन्य कारकों के आधार पर की जाती है जिसके संबंध में तंग बजट की योजना बनाई गई थी। इससे नियोजित और वास्तविक डेटा की तुलनीयता सुनिश्चित करना संभव हो जाता है।

एक अन्य महत्वपूर्ण सैद्धांतिक पहलू बजट के संशोधन और समायोजन के सिद्धांत हैं। कई कंपनियाँ रोलिंग बजट का उपयोग करना चुनती हैं। यह एक ऐसा बजट है जो समय के साथ नियमित रूप से अद्यतन किया जाता है; उसी समय, भविष्य में एक समय अंतराल (जैसे, एक महीना या एक चौथाई) को योजना अवधि में जोड़ा जाता है और अतीत में एक (पिछली) अवधि घटा दी जाती है। इस प्रकार, एक महत्वपूर्ण प्रबंधन कार्य हल हो गया है - कंपनी के पास हमेशा अगले बारह (या अधिक) महीनों के लिए एक योजना होती है, और उपलब्ध सभी सूचनाओं को ध्यान में रखते हुए, बजट को लगातार "अद्यतित" स्थिति में बनाए रखा जाता है। इसके विस्तार के समय प्रबंधकों को।

अंत में, एक और अवधारणा, जो लेखकों के अनुसार, ध्यान देने योग्य है, कार्यात्मक लागत बजटिंग (गतिविधि आधारित बजटिंग, एबीबी) है। यह विधि कार्यात्मक लागत लेखांकन (गतिविधि आधारित लागत, एबीसी) की प्रसिद्ध (लेकिन व्यवहार में बहुत कम उपयोग की जाती है, विशेष रूप से रूस में) अवधारणा की तार्किक निरंतरता है। एबीबी का दृष्टिकोण एबीसी के समान है: लागत का उपभोग सुविधाओं द्वारा किया जाता है और सुविधाओं का उपभोग उत्पादों द्वारा किया जाता है। इसलिए, कार्यात्मक लागत बजटिंग में शामिल हैं: मुख्य कार्यों को उजागर करना, उनमें से प्रत्येक के लिए गतिविधि मीटर (लागत वाहक) का निर्धारण करना, प्रत्येक लागत वाहक की इकाई लागत का निर्धारण करना, और फिर नियोजित गतिविधि स्तर और संबंधित नियोजित लागत का निर्धारण करना।

विश्व अभ्यास में, प्रदर्शन-आधारित बजटिंग (आरबीबी) और सख्त बजटीय बाधाओं के ढांचे के भीतर व्यय की व्यापक मध्यम अवधि की योजना द्वारा एक विशेष भूमिका निभाई जाती है। आरबीबी बजट के निष्पादन की योजना बनाने, क्रियान्वयन और निगरानी करने की एक विधि है, जो कॉर्पोरेट रणनीति की प्राथमिकताओं और अपेक्षित तत्काल और अंतिम परिणामों के महत्व को ध्यान में रखते हुए लक्ष्यों, उद्देश्यों और कार्यों के अनुसार बजटीय संसाधनों का वितरण सुनिश्चित करती है। धन के उपयोग के संबंध में. पीबी लागत और परिणामों को मापना, पैसा खर्च करने के सबसे कुशल तरीके चुनना, नियोजित परिणामों की उपलब्धि की डिग्री और उनकी गुणवत्ता का समय पर आकलन करना संभव बनाता है। परिणामों का मूल्यांकन मात्रात्मक और गुणात्मक दोनों तरह से किया जा सकता है, जिसके लिए मुख्य आवश्यकता मापनीयता और तुलनीयता है। आरबीबी का मूल सिद्धांत आवंटित बजटीय संसाधनों और उनके उपयोग के अपेक्षित परिणामों के बीच संबंध सुनिश्चित करना है।

आधुनिक उद्यम प्रबंधन में सबसे उल्लेखनीय समस्याओं में से एक आईटी लागत योजना है। यह उद्यमों के शीर्ष प्रबंधन और सीआईओ दोनों के लिए एक दर्दनाक मुद्दा है।

अभ्यास से पता चलता है कि आईटी प्रबंधन के लिए सबसे कठिन क्षेत्रों में से एक है। प्रबंधक का मूल्यांकन परिणाम के आधार पर किया जाता है और इस परिणाम को प्राप्त करने में कितनी लागत आई है। इस मामले में परिणाम एक प्रकार की तकनीक है जो उद्यम की उत्पादकता, उसकी दक्षता, ग्राहक संतुष्टि, प्रतिस्पर्धात्मकता, लचीलेपन और समग्र रूप से उद्यम के मुनाफे को बढ़ाती है, और आय के नए स्रोत भी खोलती है।

आईटी के लिए आवंटित धनराशि को कंपनी की जरूरतों को पूरा करना चाहिए और इसे अत्यधिक प्रतिस्पर्धी बने रहने देना चाहिए। समग्र रूप से आईटी खर्च की एक तस्वीर प्रदान करने के लिए, आईटी विभाग के बाहर की लागतों का अध्ययन करना आवश्यक है, यानी, छिपी हुई लागतें जो आमतौर पर गणना से हटा दी जाती हैं।

हाल तक, आउटपुट डेटा की गणना भी बहुत सावधानी से नहीं की जाती थी, क्योंकि आईटी लागत और प्रत्यक्ष व्यावसायिक आय के बीच संबंध की गणना करना मुश्किल हो सकता है। परिणामस्वरूप, हमें आउटपुट आंकड़ों की अस्पष्ट समझ से गुणा की गई इनपुट लागत का एक अस्पष्ट विचार मिलता है। इसलिए, एक प्रभावी आईटी बजट का निर्माण एक अत्यावश्यक कार्य है।

गार्टनर समूह के विश्लेषक आईटी कार्यान्वयन के प्रति अपने दृष्टिकोण के अनुसार तीन प्रकार की कंपनियों में अंतर करते हैं:

· नई तकनीकों के सक्रिय समर्थक: आईटी पर खर्च टर्नओवर का 3.4% और उससे भी अधिक है। ये कंपनियाँ तकनीकी नवाचारों को आज़माने की इच्छुक हैं। गार्टनर के अनुमान के अनुसार, 15%;

· मुख्यधारा में जाना: आईटी लागत टर्नओवर के 1.8-3.4% की सीमा में है। ऐसे 65%;

· रूढ़िवादी: आईटी व्यय - टर्नओवर का 1.8% से कम। ये कंपनियाँ केवल सिद्ध समाधान लागू करती हैं और आईटी पर बचत करने का प्रयास करती हैं। यहां सीआईओ, एक नियम के रूप में, वित्तीय निदेशक - सीएफओ के अधीनस्थ है। ऐसे 20%.

रूसी कंपनियों के लिए एक संशोधन की जरूरत है. नई तकनीकों में माहिर वे कंपनियां मानी जाएंगी जो अपने टर्नओवर का 2% से अधिक आईटी पर खर्च करती हैं। रूढ़िवादी - जिनका आईटी खर्च टर्नओवर के 0.5% से कम है। बाकी - मेन स्ट्रीम (मुख्यधारा) में जा रहे हैं। प्रकार के आधार पर वितरण पश्चिमी कंपनियों के समान ही है: रूस में रूढ़िवादियों की तुलना में अनुयायी थोड़े अधिक हैं। आईटी कार्यान्वयन के प्रति कंपनी का दृष्टिकोण आईटी बजट की संरचना को प्रभावित करता है।

एक आईटी बजट कई घटकों से बना हो सकता है:

· हार्डवेयर (रिपोर्टिंग अवधि के दौरान अर्जित सभी हार्डवेयर, जिसमें संचार और दूरसंचार उपकरण, कार्यालय उपकरण और दीर्घकालिक पट्टे पर लिए गए उपकरण शामिल हैं)।

सॉफ्टवेयर (डेटा सुरक्षा सॉफ्टवेयर, एप्लिकेशन एकीकरण, क्लास ईआरपी सिस्टम, डेटा विश्लेषण और अनुसंधान उपकरण, पोर्टल सॉफ्टवेयर, डेटाबेस प्रबंधन सिस्टम)

· रिपोर्टिंग अवधि के दौरान प्राप्त किए गए सभी सॉफ़्टवेयर एप्लिकेशन और सिस्टम सॉफ़्टवेयर (इसमें वास्तविक सॉफ़्टवेयर विकास और कार्यान्वयन सेवाएँ शामिल नहीं हैं)।

· बाहरी आईटी सेवाएँ: सभी संचालन, समर्थन, परामर्श, प्रशिक्षण, सॉफ्टवेयर विकास, एकीकरण और आउटसोर्सिंग सेवाएँ।

· ई-सेवाएँ.

· इन-हाउस आईटी स्टाफ: इन-हाउस आईटी स्टाफ के लिए लागत, भले ही वे आईटी बजट में शामिल न हों।

विश्व अभ्यास में, सूचना प्रौद्योगिकी (आईटी बजट) के लिए आवश्यक लागत स्तर का आकलन करने के चार तरीके हैं।

सूचना प्रौद्योगिकी के लिए आवश्यक लागत के स्तर का आकलन करने के लिए कोई एकल मानक नहीं है। इसमे शामिल है:

संबंधित कंपनियों के समूह के साथ कंपनी के राजस्व के प्रतिशत के रूप में आईटी खर्च की तुलना (उद्योग या अन्य तुलनात्मक उपाय द्वारा);

समान आकार की अन्य कंपनियों के साथ कंपनी की आय के प्रतिशत के रूप में आईटी लागत के संकेतक की तुलना (इस मामले में, कंपनी के "आकार" से कंपनी के "टर्नओवर" को समझना प्रभावी है);

· संबंधित कंपनियों या संपूर्ण उद्योग के लिए समान डेटा के साथ आईटी विभाग के प्रति कर्मचारी आईटी लागत के संकेतक की तुलना;

पॉल स्ट्रैसमैन के सूत्र के अनुसार मूल्यांकन।

दृष्टिकोण 1. कंपनी के टर्नओवर के प्रतिशत के रूप में आईटी बजट

आईटी खर्च का स्तर मुख्य रूप से कंपनी के कुल वार्षिक बजट के 1-10% के बीच भिन्न होता है। यह इस बात पर निर्भर करता है कि कंपनी अर्थव्यवस्था के किस क्षेत्र से संबंधित है और उसकी विशिष्ट स्थिति क्या है।

वास्तव में "सही" स्तर क्या है यह बहुत हद तक उद्योग, उद्यम के आकार, प्रतिस्पर्धी माहौल और उपभोक्ताओं की एकाग्रता पर निर्भर करता है। आँकड़े हमें कई उपयोगी अवलोकन करने की अनुमति देते हैं:

· आईटी-कर्मचारियों की उच्च सांद्रता वाले उद्योगों में क्रमशः आईटी-लागत का उच्च स्तर होता है;

शारीरिक श्रम की उच्च सांद्रता वाले उद्योग - निम्न स्तर

· डेटा विश्लेषण या सूचना प्रौद्योगिकी के गहन उपयोग से संबंधित उद्योगों में, आईटी लागत का स्तर अधिक है;

· वित्त जैसे उच्च आय वाले उद्योग वितरण जैसे कम आय वाले उद्योगों की तुलना में आईटी पर अधिक खर्च करते हैं।

अगर हम सभी कंपनियों का डेटा लें तो औसतन आईटी लागत टर्नओवर का 3.7% है। हालाँकि, किसी भी उद्योग के लिए, प्रतिस्पर्धी बने रहने के लिए आईटी पर कोई विशेष राशि खर्च करने की आवश्यकता नहीं है। विभिन्न उद्योगों के लिए विश्लेषण के परिणामों का उपयोग प्रारंभिक शुरुआती आंकड़ों के रूप में किया जा सकता है। यदि कंपनियों के संबंधित समूह के लिए डेटा उपलब्ध है, तो भरोसा करने के लिए प्रारंभिक आंकड़ा और भी अधिक सटीक होगा। हालाँकि, कंपनी प्रबंधन को इन आंकड़ों के आधार पर कंपनी की आईटी लागत में स्वचालित रूप से वृद्धि या कमी नहीं करनी चाहिए। यह समझना अधिक महत्वपूर्ण है कि आईटी बजट अंततः जिस आंकड़े पर आ जाता है वह अधिक या कम क्यों होगा।

दृष्टिकोण 2. आईटी - आईटी विभाग के प्रति कर्मचारी लागत

यह दृष्टिकोण अच्छा है यदि आईटी लागत मुख्य रूप से आईटी पेशेवरों की संख्या से संचालित होती है, या उन कंपनियों में जहां काम किसी तरह आईटी संसाधनों से संबंधित है।

हालाँकि, इस पद्धति में एक गंभीर खामी है: यदि आईटी सेवाओं का कुछ हिस्सा आउटसोर्स किया जाता है तो यह व्यावहारिक रूप से काम नहीं करता है।

दृष्टिकोण 3. आईटी - कंपनी के आकार के आधार पर बजट

आंकड़े हमें एक महत्वपूर्ण निष्कर्ष निकालने की अनुमति देते हैं: जो कंपनियां 500 कर्मचारियों के स्तर तक पहुंच गई हैं, वे आईटी - बजट के एक नए स्तर में प्रवेश करती हैं, जब वे पहले से ही पैमाने की अर्थव्यवस्थाओं पर बचत कर सकती हैं। पैमाने की अर्थव्यवस्थाओं का लागत के स्तर पर महत्वपूर्ण प्रभाव पड़ता है।

पैमाने की मितव्ययिता तब घटित होती है जब किसी कंपनी का आकार बड़ी खरीदारी पर उच्च स्तर की बचत की अनुमति देता है। इसके अलावा, कंपनी की वृद्धि आपको प्रतिशत के संदर्भ में कुल लागत को कम करने की अनुमति देती है, हालांकि लागत का पूर्ण आंकड़ा, एक नियम के रूप में, बढ़ता है। यहां पैमाने की अर्थव्यवस्थाओं के स्रोतों के कुछ उदाहरण दिए गए हैं।

ईआरपी सिस्टम. वास्तव में, यह ईआरपी प्रणाली को लागू करने की उच्च लागत पर बचत कर रहा है। जैसे-जैसे कंपनी बढ़ती है, ईआरपी प्रणाली लागत में कम या बिना किसी वृद्धि के उच्च उत्पादन मात्रा का समर्थन कर सकती है, जिससे आईटी लागत का प्रतिशत कम हो जाता है। इसके अलावा, बड़ी संख्या में लाइसेंस अधिक लाभदायक है।

· इंफ्रास्ट्रक्चर हेल्प-डेस्क। बड़े संगठनों में, सहायक नौकरियों के लिए आईटी लागत की लागत नौकरियों की पूरी संख्या में फैली हुई है।

· आईटी विभाग का प्रबंधन. जैसे-जैसे कंपनी अधिक उत्पाद बनाती है और टर्नओवर बढ़ता है, आईटी प्रबंधन की लागत कम हो जाती है।

· हार्डवेयर और सॉफ्टवेयर की खरीद. बड़ी कंपनियों को बड़ी छूट मिलती है. यहां यह ध्यान रखना भी महत्वपूर्ण है कि कभी-कभी आपको मानकों की कमी, मल्टी-प्लेटफ़ॉर्म या कई अन्य कारकों के कारण पैमाने का प्रति-प्रभाव मिल सकता है।

लेकिन कंपनी के आकार के आधार पर विश्लेषण की मुख्य समस्या पैमाने से जुड़ी है। समस्या यह है कि उद्योग द्वारा अधिकांश संकेतक बड़ी कंपनियों की गतिविधियों के डेटा के आधार पर एकत्र और विश्लेषण किए जाते हैं। इस प्रकार के आँकड़ों में, उद्योग का औसत सीधे तौर पर अपेक्षाकृत छोटी कंपनियों को संदर्भित नहीं करेगा। बड़े और छोटे उद्यमों के लिए आर्थिक तंत्र अलग-अलग तरीके से काम करते हैं। बड़ी कंपनियों के लिए, "स्केल प्रभाव" लागू होता है - उत्पादन के पैमाने की वृद्धि से दक्षता में वृद्धि। इससे यह समझना बहुत मुश्किल हो जाता है कि मध्यम और छोटे आकार की कंपनियों में क्या हो रहा है। इसलिए, संबंधित संकेतक छोटी कंपनियों के लिए कंपनियां अपरिहार्य हो जाती हैं।

दृष्टिकोण 4. स्ट्रैसमैन आईटी बजट विश्लेषण

आईटी निवेश के क्षेत्र में अग्रणी सिद्धांतकार पॉल स्ट्रैसमैन ने अपनी पुस्तक "द स्क्वैन्डर्ड कंप्यूटर" में आईटी लागतों की गणना के लिए एक वैकल्पिक विधि का प्रस्ताव रखा है। उनकी विधि कंपनी के कुछ संकेतकों में बदलाव के विश्लेषण पर आधारित है। वहीं, स्ट्रैसमैन का तर्क है संकेतकों की एक छोटी संख्या आवश्यक आईटी खर्च के स्तर की भविष्यवाणी कर सकती है। आईटी बजट की गणना के लिए स्ट्रैसमैन का सूत्र है:

आईटी बजट = K + (AxF) + (BxH) + (CxM) + (DxN) - (ExP), (1)

के - निश्चित आईटी लागत जो बदलती नहीं है (उद्यम के आकार, उसके स्थान, उद्योग, प्रकार, आईटी उपकरण के पिछले स्तर के आधार पर एक निश्चित स्थिर मूल्य। उद्यम के आईटी बुनियादी ढांचे, स्तरों के एक विशेष सर्वेक्षण का उपयोग करके गणना की जाती है) इसकी सूचना उत्पादकता और सूचना बुनियादी ढांचे की प्रबंधनीयता)।

ए, बी, सी, डी और ई - प्रत्येक श्रेणी का वजन, विशेष रूप से संबंधित कंपनियों के लिए गणना की जाती है (विशिष्ट घटकों के लिए अलग-अलग मूल्य। कंपनी के विभिन्न विभागों के लिए डेटा काफी भिन्न होता है। वरिष्ठ प्रबंधकों के लिए, गुणांक नकारात्मक है . कंपनी के लिए लाभ कमाने में किसी विशेष सेवा की भागीदारी दर से सीधे संबंधित)।

एफ - सामान्य और प्रशासनिक आईटी लागत।

H कर के बाद कंपनी का लाभ है।

एम - लैपटॉप सहित कंपनी में पीसी की संख्या।

N कंपनी में बौद्धिक कार्य (ज्ञान जगाने वाले) से जुड़े कर्मचारियों की संख्या है।

पी - कंपनी में शीर्ष और मध्य प्रबंधकों की संख्या (कर्मचारी जो महत्वपूर्ण डेटा के साथ काम करते हुए उद्यम के लिए महत्वपूर्ण और अद्वितीय कार्य करते हैं। उदाहरण के लिए, शीर्ष स्तर के प्रबंधकों, वित्तीय सेवाओं के अलावा, इसमें प्रशासनिक आईटी कर्मचारी भी शामिल हैं। साथ ही मोबाइल कर्मचारी, जो अक्सर यात्रा करते हैं, आमतौर पर बहुत नाजुक और महंगे उपकरणों के साथ काम करते हैं)।

उपरोक्त सूत्र से उत्पन्न आईटी बजट को निष्क्रिय कहा जा सकता है। तथ्य यह है कि यह दर्शाता है कि आपको आईटी बुनियादी ढांचे में कितना पैसा निवेश करने की आवश्यकता है। और केवल एक वर्ष बाद, इस समय के दौरान उद्यम में होने वाले तकनीकी, वित्तीय और प्रबंधकीय परिवर्तनों को ध्यान में रखते हुए, भविष्य के बजट को समायोजित करना संभव है।

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि विश्व अभ्यास में, एक प्रभावी आईटी बजट बनाते समय, आईटी स्वामित्व की कुल लागत (टीसीओ) की अवधारणा का अक्सर उपयोग किया जाता है, जिसे 80 के दशक के अंत (1986-1987) में गार्टनर समूह द्वारा सामने रखा गया था। और वर्तमान में अधिकांश सूचना प्रौद्योगिकियों, प्रणालियों और प्लेटफार्मों के लिए विकसित किया गया है। स्वाभाविक रूप से, सिस्टम के एक निश्चित वर्ग के लिए टीएसएस की एक विशिष्ट परिभाषा होती है। टीसीओ किसी कंपनी में सूचना प्रौद्योगिकी और सूचना प्रणाली (आईएस) का एक प्रमुख मात्रात्मक संकेतक है, क्योंकि यह आपको आईटी की कुल लागतों का मूल्यांकन करने, उनका विश्लेषण करने और तदनुसार सर्वोत्तम रिटर्न प्राप्त करने के लिए आईटी - लागत (आईटी - बजट) का प्रबंधन करने की अनुमति देता है। यह।

सामान्य तौर पर, सूचना प्रौद्योगिकियों की शुरूआत के आर्थिक प्रभाव का आकलन करने के लिए, कंपनियां कई प्रदर्शन संकेतकों का उपयोग करती हैं जो अप्रत्यक्ष रूप से किसी विशेष प्रणाली का उपयोग करने के लाभों का आकलन करने की अनुमति देती हैं। इनमें से कुछ संकेतक हो सकते हैं:

· सूचना प्रणाली (टीसीओ) के स्वामित्व की कुल लागत का एक संकेतक।

· व्यावसायिक आवश्यकताओं को पूरा करने से आर्थिक दक्षता के संकेतक (उदाहरण के लिए, रिटर्न की आंतरिक दर, आदि)।

· उद्यम अवसंरचना में निवेश पर रिटर्न (आरओआई)।

इस संबंध में, स्वामित्व की कुल लागत (टीसीओ) का संकेतक एक प्रमुख संकेतक है:

मौजूदा आईटी या भविष्य की परियोजनाओं की लागत को उचित ठहराने में,

मौजूदा आईएस/आईटी या भविष्य की परियोजनाओं की प्रभावशीलता के प्रमाण में,

आईटी बजट के लिए "संघर्ष" में,

· कंपनी के निदेशक मंडल या शेयरधारकों को आईटी विभाग की प्रभावशीलता साबित करने में, सूचना प्रौद्योगिकी से दूर, लेकिन पैसा खर्च करने में पारंगत।

टीसीओ मॉडल लागतों की दो श्रेणियों पर आधारित है: प्रत्यक्ष (बजट) और अप्रत्यक्ष।

· कंपनी का केंद्रीय आईटी विभाग, कॉर्पोरेट आईएस, कॉर्पोरेट नेटवर्क आदि के विकास और समर्थन के लिए जिम्मेदार है। (ऊपरी कॉर्पोरेट स्तर),

कंपनियों के उत्पादन और प्रशासनिक प्रभागों (स्थानीय विभागीय स्तर) के भीतर उपलब्ध आईटी सहायता और विकास टीमें

विशेष प्रकार की सेवाएँ प्रदान करने वाले विशेषज्ञों के अलग-अलग समूह, उदाहरण के लिए, डेटा ट्रांसमिशन में संचार सेवाएँ

प्रत्यक्ष लागत में निम्नलिखित लागत समूह शामिल हैं:

पूंजीगत लागत (हार्डवेयर और सॉफ्टवेयर (सॉफ्टवेयर)),

आईटी प्रबंधन लागत

HW और SW के तकनीकी समर्थन की लागत,

आंतरिक बलों द्वारा एप्लिकेशन सॉफ़्टवेयर के विकास के लिए व्यय,

आउटसोर्सिंग लागत,

यात्रा व्यय,

संचार लागत,

और खर्चों के कुछ अन्य समूह।

प्रत्यक्ष लागत के उपरोक्त समूहों के लिए टीसीओ घटकों के निर्धारण के लिए अलग-अलग पद्धतियाँ हैं।

चलिए इसे एक उदाहरण से समझाते हैं. उपकरण के लिए पूंजीगत लागत का निर्धारण करते समय, लागत में शामिल होना चाहिए:

नए उपकरणों की खरीद और उनके प्रतिस्थापन के लिए खर्च,

उपकरण की बिक्री या हस्तांतरण से प्राप्त आय,

उपकरण मूल्यह्रास,

नेटवर्क उपकरण और कनेक्शन की लागत (केबल, हब, कार्ड, जिनका आमतौर पर मूल्यह्रास नहीं होता है),

बाह्य उपकरणों की खरीद के लिए व्यय,

अतिरिक्त रैम प्राप्त करने की लागत (इस मामले में, उपकरण के मूल्यह्रास को ध्यान में रखा जाना चाहिए),

अतिरिक्त डिस्क उपकरणों (एचडीडी) के लिए व्यय (इस मामले में, उपकरण के मूल्यह्रास को ध्यान में रखा जाना चाहिए),

उपकरण प्रतिस्थापन लागत (इस मामले में, उपकरण के मूल्यह्रास को ध्यान में रखा जाना चाहिए),

अन्य उपकरण लागत.

टीसीओ गणना के लिए उपकरण लागत सबसे सरल समूह है।

इसी प्रकार, प्रत्यक्ष लागत के अन्य सभी समूहों (सॉफ्टवेयर, तकनीकी सहायता, प्रबंधन, आदि) पर विचार किया जाता है। कुल मिलाकर, प्रत्यक्ष लागत के दस समूह तक। प्रत्येक समूह की विशिष्ट गणनाएँ होती हैं।

गणना के लिए खर्चों का सबसे अधिक समय लेने वाला समूह प्रबंधन व्यय है। इसमें डिज़ाइन, परियोजना प्रबंधन, नेटवर्क प्रशासन, आपातकालीन प्रतिक्रिया, सिस्टम और सबसिस्टम सेटअप, खरीद अनुबंध प्रबंधन और आपूर्ति श्रृंखला प्रबंधन की लागत शामिल है, लेकिन यह इन्हीं तक सीमित नहीं है।

एप्लिकेशन सॉफ़्टवेयर के व्यय, समर्थन और विकास के समूहों द्वारा गणना भी काफी श्रमसाध्य है।

परोक्ष लागत

यहां हम सूचना प्रौद्योगिकी के उपयोग से जुड़े अप्रत्यक्ष लागत के स्रोतों के दो समूहों को अलग कर सकते हैं।

अप्रत्यक्ष लागतों के पहले समूह की प्रकृति इस तथ्य में निहित है कि यदि सूचना प्रणाली खराब तरीके से डिज़ाइन की गई है (उदाहरण के लिए, एक लंबा सर्वर शटडाउन समय), तो इससे उपयोगकर्ताओं के लिए समय की अनुत्पादक बर्बादी (काम में रुकावट) या यहां तक ​​कि नुकसान भी होता है। कंपनी का व्यवसाय. एक नियम के रूप में, अप्रत्यक्ष लागतों को सीधे निर्धारित करना मुश्किल होता है। हालाँकि, सूचना प्रणाली डिज़ाइन करते समय और तकनीकी सहायता व्यवस्थित करते समय उन्हें ध्यान में रखा जाना चाहिए। नियोजित डाउनटाइम और अतिरिक्त समय के बीच अंतर करना आवश्यक है।

अप्रत्यक्ष लागतों के दूसरे समूह की प्रकृति सूचना प्रौद्योगिकी के संगठनात्मक पक्ष में निहित है और इसमें यह तथ्य शामिल है कि, सूचना प्रौद्योगिकी के कर्मचारियों से अपर्याप्त समर्थन के कारण, कंपनी के भीतर उनके अंतिम उपयोगकर्ताओं को वसूली के मुद्दों से निपटने के लिए मजबूर होना पड़ता है, स्व-प्रशिक्षण इत्यादि, जिससे उनकी उत्पादकता भी कम हो जाती है। काम के घंटे।

अप्रत्यक्ष लागत सूचना प्रौद्योगिकी बजट के दायरे से बाहर हैं, हालांकि, वे परियोजना निर्णयों के मूल्यांकन में महत्वपूर्ण भूमिका निभा सकते हैं।

पहले समूह "सिस्टम की निष्क्रियता" के लिए अप्रत्यक्ष लागत की गणना उत्पादन घाटे का निर्धारण करने की विधि का उपयोग करके की जा सकती है।

दूसरे समूह के लिए अप्रत्यक्ष लागत "सूचना प्रौद्योगिकी से संबंधित अंतिम उपयोगकर्ता के अनुत्पादक प्रयास" सिस्टम उपयोगकर्ताओं के साक्षात्कार सहित क्षेत्र और सांख्यिकीय अनुसंधान का उपयोग करके निर्धारित की जाती है।

भले ही कौन सा रास्ता चुना जाए, आईटी खर्च के आवश्यक स्तर का आकलन करने में प्रारंभिक चरण समान हैं और इसकी आवश्यकता है:

· वर्तमान आईटी लागतों का विश्लेषण। ऐसा विश्लेषण संपूर्णता में किया जा सकता है और इसमें शामिल होना चाहिए:
- आईटी के लिए बुनियादी लागत: स्पष्ट रूप से निश्चित आईटी लागत;
- परिवर्तनीय आईटी लागत: लागत का एक हिस्सा जो व्यावसायिक गतिविधि में परिवर्तन के कारण बदलता है, जो व्यावसायिक विभागों की आवश्यकताओं के स्तर, सेवाओं के स्तर आदि पर निर्भर करता है;
- सभी छिपी हुई लागतों सहित कुल आईटी लागत।

· आईटी खर्च को बजट श्रेणियों के साथ संरेखित करें। मुख्य बजटीय लागत श्रेणियाँ पहले सूचीबद्ध की जा चुकी हैं। लागतों को समूहों में विभाजित करने से आगे के विश्लेषण में आसानी होगी।

बेंचमार्किंग (समान प्रोफ़ाइल वाली कंपनियों द्वारा) आईटी बजट निर्धारित करने के लिए कुछ शुरुआती बिंदु प्रदान कर सकती है। आईटी बजट कैसा दिखना चाहिए, इसके बारे में आगे के निर्णय किसी विशेष कंपनी के संदर्भ के आधार पर पहले से ही किए जाने चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि कोई कंपनी धीरे-धीरे बढ़ रही है, तो न्यूनतम संख्या एक उचित समाधान की तरह दिखती है, चाहे प्रतिस्पर्धी किसी भी नीति का पालन करें। इसलिए, सीआईओ को कुछ निर्णय लेने से पहले कंपनी की व्यावसायिक रणनीति पर विचार करना चाहिए। किसी भी स्थिति में, सीआईओ को अपने विश्लेषण के परिणामों को कंपनी की व्यावसायिक रणनीति के साथ संरेखित करना होगा।

यदि कंपनी की वास्तविक लागत बेंचमार्किंग आंकड़े के अनुरूप है, तो संभव है कि आगे की कार्रवाई की आवश्यकता नहीं है। यदि वर्तमान लागत और लागत का सैद्धांतिक अनुमान एक दूसरे से काफी भिन्न है, तो वर्तमान आईटी बजट नीति के बारे में गंभीरता से सोचना आवश्यक है। यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि ऊपर वर्णित सभी प्रयासों का अंतिम लक्ष्य आईटी पर पर्याप्त खर्च करना है ताकि उस स्तर तक पहुंच सके जहां आईटी पर खर्च किया गया प्रत्येक रूबल शुद्ध लाभ में बदल जाएगा।

व्यवसाय प्रदर्शन प्रबंधन परिसर में शामिल समाधानों में, योजना और बजट प्रणाली एक विशेष स्थान रखती है। तथ्य यह है कि आज यह वह दिशा है जो सबसे अधिक मांग में है, और अक्सर यह इन कार्यों के साथ होता है कि उद्यम अपने बीपीएम सिस्टम का कार्यान्वयन शुरू करते हैं। हम बजट प्रणाली को लेखांकन और परिचालन योजना प्रणालियों के साथ एकीकृत करने की आवश्यकता पर जोर देते हैं (एक नियम के रूप में, ये कार्य ईआरपी वर्ग की प्रणालियों में कार्यान्वित किए जाते हैं)। ऐसा एकीकरण आवश्यक है क्योंकि इन प्रणालियों में बजट के लिए डेटा का एक महत्वपूर्ण हिस्सा, साथ ही नियंत्रण के लिए आवश्यक लगभग सभी तथ्यात्मक जानकारी शामिल होती है। कॉर्पोरेट ईआरपी प्रणाली के साथ एक विशेष बजट प्रणाली का एकीकरण सबसे अच्छा समाधान माना जा सकता है, जैसा कि प्रमुख अंतरराष्ट्रीय कंपनियों के अभ्यास से पता चलता है। कॉर्पोरेट विश्लेषणात्मक प्रणाली (प्रबंधन सूचना प्रणाली, एमआईएस) के साथ बजट प्रणाली के एकीकरण पर भी ध्यान दिया जाना चाहिए। ऐसी प्रणालियाँ, एक नियम के रूप में, OLAP-प्रौद्योगिकियों (ऑन-लाइन विश्लेषणात्मक प्रसंस्करण) का उपयोग करके बनाई जाती हैं और शीर्ष और मध्य प्रबंधकों के लिए सूचना समर्थन प्रदान करती हैं। कॉर्पोरेट विश्लेषणात्मक प्रणाली के साथ बजट प्रणाली का संयोजन प्रबंधक को गुणात्मक रूप से नए अवसर प्रदान करता है।

एंटरप्राइज ऑटोमेशन के क्षेत्र में Microsoft Dynamics Axapta पैकेज की क्षमताएं उत्पादन और वितरण, आपूर्ति श्रृंखला और परियोजना प्रबंधन, वित्तीय प्रबंधन और व्यवसाय विश्लेषण उपकरण, ग्राहक संबंध प्रबंधन और कार्मिक प्रबंधन सहित व्यवसाय के सभी पहलुओं को कवर करती हैं।

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Microsoft Axapta में परियोजना प्रबंधन आपको अल्पकालिक और दीर्घकालिक परियोजनाओं पर सामग्री और वित्तीय नियंत्रण में सुधार करने की अनुमति देता है। इसके अलावा, कार्यान्वित कार्यक्षमता आपको परियोजना के सभी चरणों को पूरी तरह से प्रबंधित करने की अनुमति देती है।

मानव संसाधन प्रबंधन Microsoft Axapta पैकेज का एक अन्य उद्देश्य है।

Microsoft Axapta सिस्टम का कॉर्पोरेट पोर्टल एक जटिल वेब एप्लिकेशन है जो कंपनी के कर्मियों, उसके ग्राहकों और आपूर्तिकर्ताओं को कॉर्पोरेट जानकारी और इसके प्रसंस्करण के लिए विभिन्न सेवाओं तक पहुंच प्रदान करता है। पोर्टल भूमिकाओं की एक प्रणाली पर आधारित है, इसलिए प्रत्येक उपयोगकर्ता के पास केवल ईआरपी प्रणाली की जानकारी और कार्यों तक पहुंच है जो उसे अपने काम में चाहिए। Microsoft Axapta आपको अपने ग्राहकों, भागीदारों, कर्मचारियों और आपूर्तिकर्ताओं के साथ वास्तविक समय में बातचीत के लिए एक ठोस आधार प्रदान करता है।

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इस प्रकार, Microsoft Axapta पैकेज कंपनी की गतिविधियों की एक विस्तृत श्रृंखला के प्रबंधन के लिए सूचना समर्थन प्रदान करता है।