प्रत्येक कंपनी को, उसके आकार और गतिविधि के दायरे की परवाह किए बिना, व्यावसायिक नैतिकता का पालन करना चाहिए। यह न केवल इसकी कानूनी साक्षरता की बात करता है, बल्कि एक गंभीर प्रतिपक्ष की स्थिति की भी पुष्टि करता है जो कारोबारी माहौल में सभी नियमों का अनुपालन करता है। खरीदारों, विक्रेताओं और अन्य बाजार सहभागियों के बीच संबंधों का एक अभिन्न अंग है कवर पत्र.

मेल द्वारा दस्तावेज़ भेजते समय, आपको उनके साथ एक कवरिंग लेटर संलग्न करना होगा। कुछ कंपनियाँ जो अतिरिक्त समय बर्बाद नहीं करना चाहतीं, आपत्ति कर सकती हैं और कह सकती हैं कि इस प्रकार का काम व्यर्थ है। क्या वे सही होंगे? बिल्कुल नहीं।

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दस्तावेज़ों के लिए कवर लेटर की भूमिका

आधुनिक व्यावसायिक संस्कृति में कवर लेटर की भूमिका महान है:

• सबसे पहले, कवर लेटर देखने के बाद, आपका प्रतिपक्ष उसे प्राप्त पत्राचार को उचित ध्यान दिए बिना नहीं छोड़ेगा। आख़िरकार, इसमें आउटगोइंग नंबर होगा। इसका मतलब यह है कि जिस व्यक्ति को पत्र प्राप्त हुआ है, वह इसे अपने आने वाले दस्तावेजों की पत्रिका में लिखने के लिए बाध्य है। इसलिए, आप, प्रेषक के रूप में, कुछ दिनों बाद प्राप्तकर्ता का नंबर डायल कर सकते हैं और पूछ सकते हैं कि क्या उसे निर्दिष्ट आउटगोइंग नंबर के साथ दस्तावेजों का पैकेज प्राप्त हुआ है।
• दूसरे, कवर लेटर में आप स्पष्ट रूप से लिख सकते हैं कि कौन से दस्तावेज़ आपको हस्ताक्षर के साथ वापस भेजे जाने चाहिए। मेरा विश्वास करें, आप न केवल अपना जीवन आसान बना देंगे (जैसा कि अभ्यास से पता चलता है, प्रतिपक्ष हमेशा दस्तावेज़ की किसी भी प्रति के बारे में भूल जाता है), बल्कि प्राप्तकर्ता को भेजने के लिए दस्तावेज़ जल्दी से इकट्ठा करने में भी मदद करेगा।
• तीसरा, आपका प्रतिपक्ष आपको यह नहीं बताएगा कि उसे कोई दस्तावेज़ नहीं मिला। क्योंकि आप कवर लेटर में उन सभी अनुलग्नकों (संख्या और तारीख के साथ) को इंगित करते हैं जिन्हें आप भेज रहे हैं; प्राप्तकर्ता यह दावा नहीं कर पाएगा कि, उदाहरण के लिए, उसे अनुबंध पर असहमति का प्रोटोकॉल प्राप्त नहीं हुआ है।

एक कवर लेटर लिखना नियामक दस्तावेजों द्वारा विनियमित नहीं, इसलिए कोई एकल मॉडल नहीं है। आप लेख के अंत में दिए गए उदाहरण का उपयोग करके अपने कवर लेटर को प्रारूपित कर सकते हैं।

दिया गया पत्र किसी भी रूप में तैयार किया गया हैहालाँकि, आपको कुछ बिंदुओं पर विचार करने की आवश्यकता है:

• पत्र कंपनी के लेटरहेड पर मुद्रित होना चाहिए।
• ऊपरी दाएं कोने में बताएं कि कवर लेटर किसे संबोधित है।
• पत्र लिखे जाने की तारीख के साथ आउटगोइंग नंबर ऊपरी बाएँ कोने में मुद्रित होना चाहिए।
• यह अवश्य लिखें कि आप प्रतिपक्ष को दस्तावेज़ क्यों भेज रहे हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप खरीदार को आपूर्ति समझौता भेज रहे हैं, तो इंगित करें कि आप प्रतिपक्ष को इसकी सामग्री से परिचित होने के लिए कह रहे हैं, और फिर प्रबंधक की मुहर और हस्ताक्षर के साथ समझौते को मेल द्वारा भेजें। इसके अलावा, उल्लेख करें कि कुछ बिंदुओं पर असहमति के मामले में, खरीदार असहमति का एक प्रोटोकॉल तैयार कर सकता है और इसे दो प्रतियों में भेज सकता है।
• व्यावसायिक नैतिकता के बारे में मत भूलिए, जिसमें पत्र में "प्रिय", "हम आपसे पूछते हैं", "सम्मान के साथ" जैसे शब्द और वाक्यांश शामिल हैं।

कवर लेटर पर हस्ताक्षर किसे करना चाहिए

में अगर आप रुचि रखते हैं कवर लेटर पर हस्ताक्षर किसे करना चाहिए, तो कई विकल्प हैं। जब कोई निदेशक सहयोग के लिए व्यावसायिक प्रस्ताव के साथ एक पत्र भेजता है, तो निस्संदेह, उसे उस पर हस्ताक्षर करना ही चाहिए। आख़िरकार, संक्षेप में, पत्राचार दो प्रबंधकों के बीच किया जाता है।

यदि ठेकेदारों को प्राथमिक दस्तावेज भेजने के लिए कवर लेटर अकाउंटेंट द्वारा तैयार किया जाता है, तो केवल मुख्य अकाउंटेंट को ही इस पर हस्ताक्षर करना चाहिए। इस मामले में, पत्र में यह अवश्य दर्शाया जाना चाहिए कि दस्तावेज़ प्रतिपक्ष उद्यम के मुख्य लेखाकार के लिए अभिप्रेत हैं।

कवर लेटर के अंत में आपको अपना विवरण अवश्य देना होगा सम्पर्क करने का विवरणताकि पत्राचार प्राप्तकर्ता प्राप्त दस्तावेजों के संबंध में प्रश्न होने पर आपसे संपर्क कर सके।

दस्तावेज़ों के लिए नमूना कवर पत्र

*पूर्ण आकार की छवि देखने के लिए छवि पर क्लिक करें

कवरिंग लेटर एक सार्वभौमिक दस्तावेज़ है जिसका उपयोग किसी उद्यम की व्यावसायिक गतिविधि के विभिन्न क्षेत्रों में किया जाता है। सही ढंग से तैयार किया गया "संबद्ध दस्तावेज़" सभी पक्षों को कई कमियों और अस्पष्टताओं से बचाएगा। दस्तावेज़ों के लिए कवर लेटर कैसे लिखें?

यह कब आवश्यक है?

किसी उद्यम का काम, विशेष रूप से बड़े उद्यम का काम, विभिन्न प्रकार के मुद्दों से जुड़ा होता है जिन्हें अक्सर लिखित रूप में प्रलेखित करना पड़ता है। प्रतिपक्ष एक-दूसरे के साथ संदेशों और सूचनाओं का आदान-प्रदान करते हैं, बैंक, कर कार्यालय, पेंशन फंड और निरीक्षकों को दस्तावेजों की आवश्यकता होती है। ग्राहक विभिन्न प्रकार की जानकारी और दस्तावेज़ीकरण के लिए अनुरोध भी लिखते हैं।

इन सभी मामलों में, एक कवर लेटर एक जीवनरक्षक होगा और साथ ही कंपनी का एक योग्य चेहरा भी होगा। एक ठोस रूप में लिखा गया, सक्षम रूप से तैयार किया गया और सही ढंग से डिज़ाइन किया गया, यह न केवल प्राप्तकर्ता पर उचित प्रभाव डालेगा, बल्कि प्रेषक के लिए कई व्यावहारिक कार्य भी करेगा:

• प्राप्तकर्ता को समझाएगा कि उसे कौन लिख रहा है और क्यों;
• संलग्न दस्तावेज को शब्दार्थ अधिभार से मुक्त करते हुए एक सूचनात्मक भूमिका निभाएगा;
• संलग्न दस्तावेज़ों की सूची को विस्तार से रिकॉर्ड करें;
• एक सूची के साथ अनावश्यक डाक वस्तुओं को समाप्त करके पैसे बचाएगा;
• दस्तावेज़ों के एक पूरे समूह की डिलीवरी के संक्षिप्त साक्ष्य के रूप में कार्य करेगा।

सही दृष्टिकोण के साथ एक नियमित "संगत" कितना उपयोगी हो सकता है!

दस्तावेज़ों के लिए कवर लेटर कैसे लिखें?

हर कोई नहीं जानता कि दस्तावेज़ों के लिए कवर लेटर कैसे लिखा जाता है, हालाँकि यह महत्वपूर्ण है।

"संगत" का संकलन एक परिचयात्मक वाक्यांश के साथ शुरू होना चाहिए: आने वाले अनुरोध की संख्या का संदर्भ लें या उस मुद्दे का सार बताएं जिस पर पत्राचार हो रहा है। पत्र के निम्नलिखित पैराग्राफ में, दस्तावेज़ के आधार को इंगित करना तर्कसंगत है: विनियम, अनुबंध के खंड, निरीक्षण रिपोर्ट, नियामक प्राधिकरणों के नियम, आदि।

कथन एक अनुरोध, प्रस्ताव या मांग के साथ समाप्त होता है। पाठ संकलित होने के बाद, क्रमांकन, शीर्षक और विवरण के साथ-साथ संलग्न शीटों की संख्या के साथ संलग्न दस्तावेजों की एक सूची इंगित की जाती है।

दस्तावेज़ों के लिए कवर लेटर के आवश्यक विवरण

हमने ऊपर चर्चा की कि दस्तावेजों के लिए कवर लेटर कैसे लिखा जाए। अब थोड़ा इसके डिज़ाइन के बारे में।

• दस्तावेज़ का "प्रमुख"।यह प्राप्तकर्ता के मुखिया या अन्य प्रतिनिधि की स्थिति, उद्यम का नाम या किसी व्यक्ति का पूरा अंतिम नाम, पहला नाम और संरक्षक का संकेत देता है; पूरा पता और डाक कोड.
• कवर लेटर लिखे जाने की तारीख,और यदि प्रेषक एक कानूनी इकाई है, तो आउटगोइंग पंजीकरण संख्या।
• व्यावसायिक पत्र के नियमों के अनुसार प्राप्तकर्ता को संबोधित करना।चाहे कोई निजी व्यक्ति हो या किसी उद्यम का मुखिया, उसे उसके पहले नाम और संरक्षक नाम से संबोधित किया जाता है, जिसमें "प्रिय" संबोधन भी जोड़ा जाता है।
• संलग्न दस्तावेज़ों की विस्तृत सूची, क्योंकि नाम से ही पता चलता है कि अक्षर एक निश्चित मुख्य वस्तु के साथ "साथ" आता है।
• पत्र पर पहले व्यक्ति या संगठन के अधिकृत प्रतिनिधि द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं जिन्हें प्रबंधक द्वारा ऐसा अधिकार दिया गया है। यदि पत्र किसी निजी व्यक्ति का है, तो प्रेषक स्वयं या उसका प्रतिनिधि प्रॉक्सी द्वारा "संलग्न दस्तावेज़" पर हस्ताक्षर करता है। हस्ताक्षर से पहले, हाथ से "सम्मानपूर्वक" आश्वासन जोड़ने की प्रथा है।
• पत्र के निष्पादक का अंतिम नाम, आद्याक्षर और संचार के साधन।

पत्र के स्वरूप के लिए ये बुनियादी आवश्यकताएँ हैं।

दस्तावेज़ों के लिए नमूना कवर पत्र

दस्तावेज़ों के लिए कवर लेटर का अभ्यास-परीक्षित उदाहरण प्रारूपण करते समय एक उत्कृष्ट मार्गदर्शक होगा। बेशक, इसकी सामग्री संकलक की जरूरतों के आधार पर बदल जाएगी, लेकिन सामान्य रूपरेखा अपरिवर्तित रहती है।

हिटरुन आई.वी.

अनुसूचित जनजाति। वसीलीव्स्काया, 3,

कुकिनो - 31005

क्रमांक 562 दिनांक 04/05/2015

प्रिय इवान वासिलिविच!

काउंटर अनिर्धारित गैर-विज़िट निरीक्षण आयोजित करने के मुद्दे पर आपके आदेश संख्या 12/389 दिनांक 04/01/2015 के जवाब में, हम आपको निम्नलिखित की सूचना देते हैं।

कंपनी "गेडियन" द्वारा निजी उद्यम के साथ संविदात्मक कानूनी संबंधों पर कुछ दस्तावेज़ दिनांक 03/02/2015 के जब्ती प्रोटोकॉल के आधार पर जब्त किए गए थे (एक प्रति संलग्न है)। हम आपको दस्तावेज भेजते हैं। संलग्नक के अनुसार विधिवत प्रमाणित प्रतियों के रूप में उद्यम।

आवेदन (कुल 6 शीट के लिए):

1. 15 जनवरी 2015 को बैंक मार्क संख्या 3 के साथ भुगतान आदेश की एक प्रति - 1 पृष्ठ पर।
2. 1 शीट पर बैंक मार्क संख्या 6 दिनांक 02/14/15 के साथ भुगतान आदेश की एक प्रति।
3. आपूर्ति अनुबंध संख्या 56/पी दिनांक 12/15/14 के तहत समाधान रिपोर्ट की एक प्रति - 1 पृष्ठ।
4. जब्ती प्रोटोकॉल की एक प्रति दिनांक 03/02/15 - 3 पृष्ठ।

गोलोकवस्तोव एफ.ई.

कलाकार: पुपको ए.वी.

यह "संगत" सरकार, नियामक और कानून प्रवर्तन एजेंसियों के अनुरोध पर कई आउटगोइंग सामग्रियों के लिए उपयुक्त है, आपको बस इसे अपनी आवश्यकताओं के अनुसार थोड़ा समायोजित करने की आवश्यकता है।

अनुबंध दस्तावेजों के लिए कवरिंग लेटर

व्यावसायिक अनुबंध समाप्त करते समय, अक्सर ऐसी स्थिति उत्पन्न होती है जब प्रतिपक्ष भौगोलिक रूप से एक-दूसरे से दूर होते हैं और अनुबंध पर हस्ताक्षर करने के लिए दूसरे शहर की यात्रा करने का जोखिम नहीं उठा सकते हैं।

इस मामले में, एक कवर लेटर का निष्पादन एक प्रकार का बीकन बन जाता है जो आपको प्रतिनिधियों की व्यक्तिगत बैठक के बिना, दूरी पर कानूनी रूप से सही समझौते को समाप्त करने की अनुमति देता है। कवर लेटर की सहायता से, एक पक्ष न केवल हस्ताक्षरित अनुबंध प्रपत्र समीक्षा के लिए भेज सकता है, बल्कि समझौते के महत्वपूर्ण मुद्दों पर अपनी स्थिति भी लिखित रूप में बता सकता है।

इसके अलावा, कवर लेटर आपको यह रिकॉर्ड करने की अनुमति देता है कि क्या और कितनी मात्रा में संलग्न किया गया था और प्राप्तकर्ता को भेजा गया था। उदाहरण के लिए, सामग्री को इस प्रकार बताया जा सकता है।

"हम आपको सूचना सेवाओं के प्रावधान के लिए समझौते की दो प्रतियां भेज रहे हैं, जो हमारी मुहर द्वारा हस्ताक्षरित और प्रमाणित हैं। हमारा सुझाव है कि आप निर्दिष्ट मसौदे पर विचार करें और, यदि आप सहमत हैं, तो समझौते पर हस्ताक्षर करें, हस्ताक्षरित प्रतियों में से एक को हमारे पास लौटा दें पता। परिशिष्ट: 6 शीटों पर 2 प्रतियों में मसौदा समझौता।

आपके कवर लेटर को आपके बायोडाटा की व्याख्या और पूरक होना चाहिए। कवर लेटर का उद्देश्य आपका सर्वोत्तम पक्ष दिखाना और नियोक्ता की रुचि दिखाना है, जिससे सफल रोजगार की संभावना बढ़ जाती है।

कुछ रिक्तियों के लिए, विशेष रूप से जिनके लिए लिखित संचार कौशल की आवश्यकता होती है, नियोक्ता कवर लेटर के बिना बायोडाटा पर विचार नहीं करेंगे।

यह समझना महत्वपूर्ण है कि कवर लेटर लिखने के लिए कोई सार्वभौमिक सुझाव नहीं हैं, क्योंकि कवर लेटर की प्रकृति उस पद पर निर्भर करती है जिसके लिए आप आवेदन कर रहे हैं और विशिष्ट नियोक्ता की आवश्यकताओं पर निर्भर करता है। इसलिए, यह आलेख सामान्य सिफ़ारिशें प्रदान करता है - वेक्टर जिन पर आप कवर लेटर बनाते समय ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।

1. रिक्ति के पाठ का ध्यानपूर्वक अध्ययन करें।कवर लेटर लिखने से पहले, नियोक्ता की आवश्यकताओं और नौकरी की बारीकियों को समझने के लिए रिक्ति पाठ को पढ़ना सुनिश्चित करें। इस तरह आप अतिरिक्त तर्कों के साथ अपने कवर लेटर का समर्थन कर सकते हैं।

2. अपने कवर लेटर को यथासंभव व्यक्तिगत बनाने का प्रयास करें।हर अवसर के लिए एक ही कवर लेटर न लिखें।

3. नमस्ते कहें, अपना परिचय दें और उन्हें बताएं कि आप किस पद के लिए आवेदन कर रहे हैं।इससे भर्तीकर्ता के लिए जीवन आसान हो जाएगा, क्योंकि बड़ी कंपनियों में दर्जनों विभिन्न रिक्तियां खुली हो सकती हैं।

4. नियोक्ता को बताएं कि आप इस पद में रुचि क्यों रखते हैं।हमें बताएं कि आपका अनुभव और कौशल इस पद से कैसे संबंधित हैं, आप उस अनुभव को कैसे लागू कर सकते हैं, और आप क्यों सोचते हैं कि आप एक अच्छे उम्मीदवार हैं।

4. अपनी संपर्क जानकारी अवश्य शामिल करें:मोबाइल फ़ोन नंबर जिस पर आपसे संपर्क किया जा सके. कभी-कभी ऐसा होता है कि कोई नियोक्ता किसी उम्मीदवार का बायोडाटा देखे बिना, उसका कवर लेटर पढ़ने के बाद उसे साक्षात्कार के लिए आमंत्रित करने का निर्णय लेता है।

5. कवर लेटर सकारात्मक और शिकायत रहित होना चाहिए.

अच्छे कवर लेटर के उदाहरण:

इस तरह का कवर लेटर लिखने से आपके पास नौकरी पाने का बेहतर मौका होता है।

कवर लेटर लिखते समय गलतियाँ

1. विभिन्न रिक्तियों पर प्रतिक्रिया देते समय एक ही टेम्पलेट की प्रतिलिपि बनाना।

2. कवर लेटर की नकल.

3. अराजक पाठ.

4. अत्यधिक स्पष्टवादिता, आत्मविश्वास, अप्रासंगिक अनुभवों के बारे में बात करना।

5. मजाकिया दिखने की चाहत.

6. लापरवाही, वर्तनी एवं विराम चिह्न संबंधी त्रुटियाँ।

7. संभावित नियोक्ता के प्रति अनादर का प्रदर्शन।इस त्रुटि की स्पष्टता के बावजूद, दुर्भाग्यवश, ऐसे पत्रों को नियम का अपवाद नहीं कहा जा सकता। क्या यह बताना आवश्यक है कि रिक्ति के लिए ऐसी प्रतिक्रिया आवेदक को रोजगार की आशा से क्यों वंचित कर देती है?

आपकी नौकरी खोज में शुभकामनाएँ!

पत्रिका"उद्यम में कार्यालय प्रबंधन और दस्तावेज़ प्रवाह" सितंबर 2013

दस्तावेज़ों के लिए कवरिंग लेटर

शून्य टिप्पणियां

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कोझानोवा एवगेनिया | पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थानों और कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन में विशेषज्ञ

नियमित पत्राचार के अलावा, हम हर दिन ठेकेदारों को विभिन्न दस्तावेज़ भेजते हैं: अनुबंध, प्रोटोकॉल, चालान, प्रस्तुति सामग्री... व्यावसायिक शिष्टाचार के नियमों और दस्तावेज़ों को संभालने में बुनियादी सावधानी के लिए इन मामलों में एक कवर लेटर लिखने की आवश्यकता होती है। यह क्या देता है और इसके लिए आवेदन कैसे करें? इसके कार्यान्वयन की समय सीमा क्या है? इसे बाद में कैसे स्टोर करें?

साथकवरिंग लेटर एक प्रकार का व्यावसायिक पत्र है जिसकी आवश्यकता प्राप्तकर्ता को भेजे गए दस्तावेज़ों के पैकेज का वर्णन करने के लिए होती है यदि इन दस्तावेज़ों में पता वाला भाग शामिल नहीं है।

इस प्रकार, कवर लेटर में कोई सूचना भार नहीं होता है, लेकिन यह तीन महत्वपूर्ण कार्य करता है:

भेजने के तथ्य की पुष्टि करता है;

भेजे गए दस्तावेज़ों की सूची और उन्हें संभालने के निर्देश प्रदान करता है;

पंजीकरण डेटा के लिए धन्यवाद, यह आपको समय सीमा निर्धारित करने की अनुमति देता है।

अधिकांश व्यावसायिक पत्रों की तरह, कवर लेटर लेटरहेड पर होता है और प्रेषक का संदर्भ नंबर प्राप्त करता है। हमने पत्रिका में एक से अधिक बार आधिकारिक पत्र तैयार करने के नियमों पर विस्तार से चर्चा की है, इसलिए अब हम कवर पत्र की विशेषताओं पर ध्यान केंद्रित करेंगे।

इसकी संरचना के कई उदाहरणों के साथ एक सेवा पत्र का विस्तृत विश्लेषण लेख में है "हम एक सेवा पत्र तैयार करते हैं»

भाषण पैटर्न

कवर लेटर का आधार अनुलग्नकों की एक सूची है। दस्तावेज़ का पाठ संक्षिप्त है और सशर्त रूप से दो भागों में विभाजित है:

दस्तावेज़ भेजने के बारे में संदेश,

समय पर प्रतिक्रिया के लिए अनुरोध (पढ़ना, अनुमोदन, हस्ताक्षरित प्रति की वापसी, आदि)।

पहला भाग आमतौर पर इस तरह शुरू होता है:

"पूर्ति में... हम आपको निर्देशित करते हैं...",

"हम तुम्हें भेज रहे हैं..."

"हम आपके सामने प्रस्तुत करते हैं..."

इसके बाद, आप दस्तावेज़ भेजने का उद्देश्य बता सकते हैं: "अप्रूवल के लिए", "जानकारी के लिए", "हस्ताक्षर के लिए", "भरण के लिए"(यदि हम सर्वेक्षण प्रपत्र या प्रश्नावली के बारे में बात कर रहे हैं)। हम "हम आपको भेजते हैं" या "हम आपको भेजते हैं" जैसी कहावत का उपयोग करने की सलाह देते हैं, क्योंकि... आप केवल जानकारी के लिए कुछ सबमिट कर सकते हैं, हस्ताक्षर या अनुमोदन के लिए नहीं।

दूसरे भाग में निम्नलिखित शब्द हो सकते हैं:

"कृपया हस्ताक्षर करें, सील करें और एक प्रति हमारे पते पर भेजें..."

"हम आपसे कानून द्वारा स्थापित अवधि के भीतर विचार करने और हमें भेजने के लिए कहते हैं...",

"कृपया विधिवत निष्पादित की एक प्रति हमारे पते पर भेजें..."।

आवश्यकताएँ "आवेदन की उपस्थिति के बारे में चिह्नित करें"

जैसा कि हम पहले ही निर्धारित कर चुके हैं, दस्तावेज़ों के लिए कवर लेटर में मुख्य चीज़ संलग्नक है। इसलिए, हम इस विशेष आवश्यकता को डिजाइन करने के मुद्दे पर विशेष ध्यान देंगे। भले ही आवेदन कैसे प्रारूपित किया गया हो, व्यावसायिक अभ्यास के लिए पत्र से जुड़े दस्तावेजों की पूरी सूची की आवश्यकता होती है, जिसमें प्रतियों की संख्या और उनमें से प्रत्येक में शीट की संख्या का संकेत होता है। इस जानकारी के बिना, कवर लेटर का कोई मतलब नहीं रह जाएगा।

इसलिए, जब भेजे जा रहे दस्तावेज़ पत्र के मुख्य भाग में पहले से ही सूचित हों, उनके नाम दोबारा सूचीबद्ध करने का कोई मतलब नहीं है। यह शीटों और प्रतियों की संख्या दर्शाने के लिए पर्याप्त है। उदाहरण 1 देखें.

उदाहरण1

पाठ का एक टुकड़ा और एक आवेदन की उपस्थिति के बारे में एक नोट (आवेदन का नाम पत्र के पाठ में दर्शाया गया है)

यदि आवेदन पत्र के मुख्य भाग में इंगित नहीं किया गया है, तो मात्रात्मक डेटा के अलावा, आपको उसका नाम भी बताना होगा। यदि किसी पैकेज में कई दस्तावेज़ शामिल हैं, तो अनुलग्नकों को क्रमांकित किया जाता है। उदाहरण 2 देखें.

गिर जाना

उदाहरण2

पाठ का एक टुकड़ा और आवेदन की उपस्थिति को इंगित करने वाला एक चिह्न (आवेदन का नाम इसकी उपलब्धता को इंगित करने वाले चिह्न में दर्शाया गया है)

गिर जाना

हालाँकि GOST R 6.30-2003 यह बताता है एकाधिक एप्लिकेशनों को सूचीबद्ध करते समय उनकी उपलब्धता के बारे में एक निशान लगाएंकोलन से पहले सामान्यीकरण शब्द एकवचन "परिशिष्ट:" में है; ऐसे मामलों में, हम अभी भी इसे बहुवचन "परिशिष्ट:" में लिखने की सलाह देते हैं, जैसा कि हमने उदाहरण 2 में दिखाया है।

सबसे पहले, यह रूसी भाषा के नियमों के दृष्टिकोण से सही है। और दूसरी बात, इस GOST के डेवलपर्स ने बाद में खुद को "सुधार" किया जब उन्होंने अपनी पद्धति संबंधी सिफारिशों में इसके आवेदन के बारे में स्पष्टीकरण देना शुरू किया। नीचे इन दो दस्तावेज़ों के उद्धरण देखें। लेकिन बहुत से लोग हठपूर्वक "एप्लिकेशन:" शब्द को एकवचन में लिखना जारी रखते हैं, भले ही इसके बाद कई दस्तावेज़ों की सूची हो। ऐसा न करें और हमने इसका कारण भी बताया है।

दस्तावेज़ खंड

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GOST R 6.30-2003 “एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली। दस्तावेज़ तैयार करने के लिए आवश्यकताएँ"

3.21. ...यदि पत्र में कोई अनुलग्नक है जिसका नाम पाठ में नहीं है, तो उसका नाम, शीटों की संख्या और प्रतियों की संख्या इंगित करें; यदि कई आवेदन हैं, तो उन्हें क्रमांकित किया गया है:

दस्तावेज़ खंड

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संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण. प्रलेखन की आवश्यकता। GOST R 6.30-2003 के कार्यान्वयन के लिए दिशानिर्देश

3.16. ...यदि पत्र में एक अनुलग्नक है जिसका नाम पाठ में नहीं है, तो उसका नाम, शीटों की संख्या और प्रतियों की संख्या इंगित करें; यदि कई अनुलग्नक हैं, तो उन्हें क्रमांकित किया गया है:

पत्र के मुख्य भाग में "अटैचमेंट" शब्द को कैसे लिखा जाए, इसके संबंध में भी विसंगतियां हैं:छोटे या बड़े अक्षर के साथ, "नहीं" चिह्न के साथ या उसके बिना। तथ्य यह है कि आप कवर लेटर के पाठ में संलग्न दस्तावेज़ का नाम अलग-अलग तरीकों से इंगित कर सकते हैं; उदाहरण 3 को देखकर स्वयं तुलना करें: दूसरे मामले में कोष्ठक में यह इंगित करना उचित है कि दस्तावेज़ एक आवेदन है, और बाद के मामलों में हम दिखाते हैं कि यह विभिन्न तरीकों से कैसे किया जा सकता है। सभी विकल्प सही हैं, बस पत्र में एकरूपता बनाए रखना महत्वपूर्ण है। और अपने संगठन के कार्यालय प्रबंधन निर्देशों (या समान मुद्दों पर अन्य स्थानीय नियमों) में एक विकल्प चुनना और ठीक करना और भी बेहतर है, फिर सभी दस्तावेजों में एकरूपता होगी और कलाकारों के लिए भ्रम कम होगा।

उदाहरण3

पत्र के मुख्य भाग में आवेदन का नाम दर्शाने के विभिन्न तरीके

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बाउंड एप्लिकेशन के लिए, शीटों की संख्या निर्दिष्ट करने की आवश्यकता नहीं है (उदाहरण 4)।

उदाहरण4

बाध्य आवेदन का विवरण

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जब इतने सारे अनुलग्नक हों कि उन्हें एक अलग शीट पर सूचीबद्ध करना अधिक सुविधाजनक हो (इसे "दिनांकित पत्र के साथ अनुलग्नकों की सूची कहा जाएगा... नहीं..."), तो ऐसे को संदर्भित करना पर्याप्त होगा पत्र में सूची (उदाहरण 5)।

उदाहरण5

यदि इतने सारे एप्लिकेशन हैं तो उन्हें एक अलग सूची में सूचीबद्ध करना अधिक सुविधाजनक है

गिर जाना

यदि आप अपने पत्र के साथ कोई अन्य पत्र संलग्न करते हैं जिसका अपना अनुलग्नक है, तो आपको प्राप्तकर्ता को इसके बारे में सूचित करना होगा (उदाहरण 6)।

उदाहरण6

पत्र अनुलग्नक का अपना अनुलग्नक होता है

गिर जाना

अंत में, यदि आपका पत्र एक साथ कई संगठनों को संबोधित है, और अनुलग्नक उनमें से केवल एक को संबोधित है (अन्य को केवल समीक्षा के लिए पत्र प्राप्त होता है), तो इसका भी उल्लेख किया जाना चाहिए (उदाहरण 7)।

उदाहरण7

अनुलग्नक कई ईमेल प्राप्तकर्ताओं में से केवल एक ही ईमेल प्राप्तकर्ता को भेजा जाता है

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अनुलग्नकों की उपस्थिति के बारे में एक नोट पत्र के पाठ के नीचे और हस्ताक्षर के ऊपर रखा गया है। आम तौर पर ये दूरियां (इंडेंट) समान बनाई जाती हैं और लगभग 2-3 लाइन रिक्ति के बराबर होती हैं (यह उदाहरण 9 में पूरे अक्षर के डिजाइन के उदाहरण में स्पष्ट रूप से दिखाया गया है)।

एक सामान्य नियम के रूप में, यदि किसी दस्तावेज़ में संलग्नक हैं, तो उनकी उपस्थिति का संकेत देने वाला एक चिह्न उस पर पाठ के नीचे और हस्ताक्षर के ऊपर लगाया जाता है, और संलग्न दस्तावेज़ों पर (प्रत्येक पहली शीट के ऊपरी दाएँ भाग में) लिखा होता है जो दस्तावेज़ में वे एक अनुलग्नक हैं (अनुलग्नक संख्या को इंगित करते हुए, यदि कई हैं), जैसा कि उदाहरण 8 में है।

उदाहरण8

आवेदन की 1 शीट पर आवेदन संख्या और मुख्य दस्तावेज़ डेटा

गिर जाना

लेकिन कवरिंग लेटर में भेजे जाने वाले दस्तावेजों का लेखांकन कार्य होता है, जो लिफाफे में संलग्नक की एक प्रकार की सूची के रूप में कार्य करता है; वास्तव में, ऐसे पत्र में नामित दस्तावेज़ संलग्नक के रूप में भेजे जाते हैं। यदि पत्र का एक अलग कार्य था (उदाहरण के लिए, यह एक प्रस्ताव था, एक समझौते पर हस्ताक्षर करने की पेशकश करना और प्रस्तावित सहयोग की शर्तों को सूचीबद्ध करना), तो इसके अर्थ में "कुंजी" दस्तावेज़ पत्र होगा, और संलग्न दस्तावेज़ केवल उसे अपना कार्य पूरा करने में मदद करेंगे। लेकिन हम एक कवर लेटर के बारे में बात कर रहे हैं, और इस मामले में आपको "लिफाफे में सामग्री की सूची" के बारे में जानकारी के साथ भेजे जा रहे दस्तावेजों को "खराब" नहीं करना चाहिए - यानी। उन पर ऐसा निशान लगाने की कोई जरूरत नहीं है!

प्रिय मित्रों! बड़ी संख्या में प्राप्त अनुरोधों के कारण, सेवा उनके पूरा होने तक अपना काम निलंबित कर देती है। संभवतः अनुरोधित लोगों में से ऐसे बायोडाटा नमूने भी होंगे जिनमें आपकी रुचि हो। बने रहें।

कवर पत्र

कवर लेटर प्रस्तुत बायोडाटा के लिए एक सहायक दस्तावेज है।

यदि आप अपना बायोडाटा किसी विश्व-प्रसिद्ध विदेशी कंपनी (ब्रांड) को भेज रहे हैं, तो सहायक लिखने की आवश्यकताएं काफी अधिक हैं। दस्तावेज़ को एक अलग शीट पर तैयार किया जाना चाहिए; सभी विवरण, जिनमें, विशेष रूप से, शीर्षक, संकलन की तारीख, प्राप्तकर्ता का नाम और पता, हस्ताक्षर शामिल हैं - व्यावसायिक पत्र तैयार करने के नियमों के अनुसार चिपकाए जाते हैं। यदि जानकारी ई-मेल द्वारा भेजी जाती है, तो बायोडाटा की तरह एक कवर लेटर, वर्ड प्रारूप में संलग्न किया जाना चाहिए।

कम दिखावटी संरचनाओं को ई-मेल द्वारा भेजा गया बायोडाटा किसी अलग शीट पर रखे बिना, पत्र के मुख्य भाग में ही सही पाठ के साथ हो सकता है। अंतिम नाम, आद्याक्षर (या अंतिम नाम और प्रथम नाम) और संपर्क जानकारी अवश्य दिखनी चाहिए।

कवर लेटर का संक्षिप्त संस्करण कुछ इस तरह दिखता है (उदाहरण 1-3):

उदाहरण 1।

प्यारी मारिया,

"कार्य और वेतन" पत्रिका में प्रकाशित "प्रशीतन उपकरण बिक्री प्रबंधक" के लिए आपकी रिक्ति के जवाब में, मैं अपना बायोडाटा भेज रहा हूं। यदि आप इसे नज़रअंदाज़ न करें तो मैं बहुत आभारी रहूँगा।

शुभकामनाएं,
इवानोवा अन्ना, दूरभाष। 8-916-111-11-11

उदाहरण 2.

शुभ दोपहर, मारिया।

बायोडाटा फ़ाइल संलग्न है। मैं एक वित्तीय विश्लेषक के पद के लिए आवेदन कर रहा हूं। रिक्ति के बारे में जानकारी का स्रोत www.zarplata.ru मैं अपनी उम्मीदवारी पर विचार करने के लिए आवश्यक कोई भी अतिरिक्त जानकारी प्रदान करने के लिए तैयार हूं।

उदाहरण 3.

श्रीमान,

कृपया लेखाकार, उप मुख्य लेखाकार की रिक्ति के लिए मेरे बायोडाटा पर विचार करें।
साक्षात्कार के लिए आपसे निमंत्रण पाकर मुझे खुशी होगी।

भवदीय, अन्ना इवानोवा, दूरभाष। 8-916-111-11-11

कवर लेटर का पूरा संस्करण (उन कंपनियों के लिए है जो कार्मिक प्रबंधन की पश्चिमी शैली का पालन करते हैं) एक समान पैटर्न का पालन करता है। कवर लेटर के पाठ में निम्नलिखित प्रतिबिंबित होना चाहिए:

1. पद का नाम (संभवतः दो संबंधित या समान पद) जिसके लिए बायोडाटा भेजा जा रहा है; यह बताना भी उचित है कि आपको रिक्त पद(पदों) के बारे में किस स्रोत से पता चला; आपकी उम्मीदवारी का प्रस्ताव.

उदाहरण 4:
आपकी वेबसाइट पर जानकारी की समीक्षा करने के बाद, मुझे पता चला कि आपकी कंपनी ने मांस और डेयरी कच्चे माल के स्वच्छता नियंत्रण के क्षेत्र में रिक्तियां खोली हैं। इस संबंध में, मैं कच्चे माल और तैयार उत्पादों के गुणवत्ता नियंत्रण, स्वच्छता और पशु चिकित्सा नियंत्रण के कार्य के कार्यान्वयन से संबंधित पद के लिए अपनी उम्मीदवारी का प्रस्ताव रखना चाहूंगा। मेरा मानना ​​है कि मांस और डेयरी कच्चे माल की खरीद में एक विशेषज्ञ के रूप में और स्वच्छता नियंत्रण सेवा के प्रमुख के रूप में मेरा कार्य अनुभव मांग में हो सकता है।

2. बायोडाटा का एक बहुत संक्षिप्त, लेकिन सटीक और जानकारीपूर्ण सारांश, जिसका उद्देश्य आप जिस पद के लिए आवेदन कर रहे हैं, उसके साथ आपके पेशेवर और व्यक्तिगत गुणों के अनुपालन को उचित ठहराना है।

3. इस विशेष कंपनी की दीवारों के भीतर रिक्ति में संकेतित क्षेत्र में काम करने की आपकी तत्परता, समर्पण और पेशेवर विकास।

उदाहरण 5:
पिछले वर्षों में, मैं राज्य पशु चिकित्सा और सीमा शुल्क नियामक प्राधिकरणों के हिस्से के रूप में अपने चुने हुए क्षेत्र में सफलतापूर्वक काम कर रहा हूं, मैंने सबसे बड़े रूसी खाद्य उद्योग उद्यमों और प्रमुख विदेशी आपूर्तिकर्ताओं दोनों के साथ सहयोग का संबंध और अनुभव स्थापित किया है। संलग्न बायोडाटा मेरे पेशेवर अनुभव, योग्यता और संभावित अवसरों का अंदाजा देगा।.

उदाहरण 6:
मेरा सारा कार्य अनुभव, पेशेवर ज्ञान और कौशल, साथ ही आगे की प्रगति की उम्मीदें सक्रिय प्रत्यक्ष बिक्री और ग्राहकों के साथ काम करने (कार्यकारी और प्रशासनिक दोनों स्तरों पर) के क्षेत्र में निहित हैं। फिलहाल, मेरे पास विनिर्माण क्षेत्र में बी2बी बाजार में बिक्री का 5 साल से अधिक का अनुभव है, साथ ही काम के अंतिम वर्ष के दौरान इस क्षेत्र में प्रबंधन का अनुभव भी है। अपनी पिछली नौकरी में, बिक्री विभाग के प्रमुख के रूप में, मैं बी2बी क्षेत्र (चिकित्सा और कॉस्मेटोलॉजी उपकरण) में बिक्री सेवा की गतिविधियों और परिणामों के लिए व्यक्तिगत रूप से जिम्मेदार था।

4. कंपनी में एक व्यक्तिगत साक्षात्कार की इच्छा, जिसके दौरान आप अपने बारे में पूरी जानकारी प्रस्तुत करेंगे।

5. संपर्क जानकारी.

उदाहरण 7:
मुझे आपसे मिलने और आपके कार्य अनुभव और संभावित क्षमता के बारे में कुछ और बताने का प्रस्ताव स्वीकार करने में खुशी होगी। आप मुझसे फ़ोन... या ईमेल द्वारा संपर्क कर सकते हैं...
ईमानदारी से,…

उदाहरण 8:
यदि आप रुचि रखते हैं, तो मुझे साक्षात्कार के दौरान आपके सभी प्रश्नों का उत्तर देने में खुशी होगी। आप हमसे फ़ोन पर संपर्क कर सकते हैं. मेरी उम्मीदवारी पर ध्यान देने और समय देने के लिए आपको अग्रिम धन्यवाद।
ईमानदारी से,…

एक कवर लेटर उन सभी रिक्तियों के लिए सार्वभौमिक नहीं हो सकता जिनमें आपकी रुचि है। चूँकि पत्र के प्राप्तकर्ता अलग-अलग लोग और अलग-अलग संगठन हैं, इसलिए प्रत्येक अनुरोधित रिक्ति के अनुसार पत्र के पाठ को थोड़ा संशोधित किया जाना चाहिए। कवर लेटर हमेशा किसी विशिष्ट कंपनी में विशिष्ट रिक्ति को संदर्भित करता है।