Журнал ознакомления с коллективным договором. Журнал ознакомления с локальными нормативными актами

2168

• Темы:
• Кадровое делопроизводство
• Локальные нормативные акты
• Правила внутреннего трудового распорядка

Документирование - важный элемент в работе любой организации. Каждый процесс и каждое решение фиксируется в виде соответствующего документа. Работник сталкивается с ними ещё до подписания трудового договора, так как на этапе собеседования ему дают возможность ознакомиться с локальными нормативными актами учреждения, в котором он планирует работать. После изучения будущий сотрудник расписывается в журнале ознакомления ЛНА.

Из этой статьи вы узнаете:

• зачем нужен данный журнал;
• внешний вид журнала ознакомления с локальными нормативными актами;
• заполнение журнала ознакомления с ЛНА.

Зачем нужен данный журнал?

Данный журнал необходим для того, чтоб работодатель или проверяющий из трудовой инспекции в любой момент могли убедиться, что каждый сотрудник ознакомился с тем рядом документов, которые необходимы согласно его должности и/или выполняемым работам. В случае нарушения и/или несчастного случая по вине работника наниматель может предоставить комиссии, занимающейся расследованием дела, журнал ознакомления с локальными нормативными актами, в котором будет указано, что работник был проинформирован соответствующей документацией о правилах выполнения работы, распорядке и других обязательных вещах.

В необходимый минимум, который должен быть отображён в журнале, входят:

• штатное расписание работы учреждения (ст. 57 Трудового Кодекса Российской Федерации);
• правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56, ст. 189 и ст. 190 ТК РФ);
• документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных (п. 8 ст. 86 ТК РФ);
• приказы о применении дисциплинарных взысканий (ст. 193 ТК РФ);
• график сменности (ст. 103 ТК РФ);
• положения по охране труда (ст. 212 ТК РФ);
• положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ);
• график отпусков (ст. 123).

Внешний вид журнала ознакомления с локальными нормативными актами

Внутренний блок журнала содержит таблицы, разработанные и утверждённые для каждого вида журналов индивидуально, и информацию об ответственных за их заполнение лицах. В состав такой информации входит:

• фамилия, имя и отчество ответственного лица;
• период действия ответственности;
• документ, согласно которому назначен ответственный;
• подпись самого ответственного лица.

Заполнение журнала ознакомления с локальными нормативными актами

Журнал заполняет работник, назначенный ответственным за заполнение соответствующим приказом руководителя. Данный приказ и информация об ответственном лице тоже указываются в журнале. При заведении нового журнала на титульном листе указывается дата начала ведения записей.

Организация может иметь журнал с таблицей, утверждённой законодательным документом, а может самостоятельно её разработать. Обязательными элементами таблицы являются:

• порядковый номер;
• фамилия, имя и отчество сотрудника;
• его должность;
• наименование структурного подразделения, в котором работает сотрудник;
• наименование локального нормативного акта, с которым знакомят сотрудника;
• подпись сотрудника, свидетельствующая об ознакомлении;
• дата подписания.

Журнал заполняется по мере утверждения документов и знакомства сотрудников с ними. В случае если сотрудник работает удалённо, его можно ознакомить с ЛНА, непосредственно связанным с его работой, путем обмена с ним электронными документами с электронной цифровой подписью (ч. 5 ст. 312.1, ч. 5 ст. 312.2 ТК РФ, ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). Проконтролировать изучения сотрудниками (под подпись) принимаемые локальные нормативные акты обязан наниматель, потому согласно части 2 статьи 22 Трудового Кодекса Российской Федерации в случае несоблюдения этой обязанности наниматель будет привлечен к административной ответственности по статье 5.27 КоАП Российской Федерации в виде административного штрафа:

• должностные лица - в размере от 1000 до 5000 рублей;
• юридические лица - от 30000 до 50000 руб­лей и/или приостановление работы организации на срок до ­90 суток.

Вложенные файлы

• Журнал учета ознакомления с локальными нормативными актами организации (образец).doc
• Приказ об утверждении новой редакции локального документа (образец).doc

Доступно только подписчикам

• Журнал учета ознакомления с локальными нормативными актами организации (бланк).doc
• Приказ об утверждении новой редакции локального документа (бланк).doc

1837

• Темы:
• Правила внутреннего трудового распорядка
• Условия труда
• Охрана труда

Каждое предприятие устанавливает собственные порядки поведения сотрудников, и они прописываются в определенном документе – правилах внутреннего распорядка, который обязаны соблюдать все работники. В данной статье пойдет речь о том, как составляется данный документ и в каком порядке граждане, занятые на производстве, должны с ним ознакомиться.

Из представленной статьи вы узнаете:

• каков порядок ознакомления с правилами внутреннего распорядка;
• как нужно составлять журнал ознакомления с правилами внутреннего распорядка;
• когда необходимо знакомить сотрудника с правилами внутреннего распорядка;
• что, если сотрудник отказывается подписывать правила внутреннего распорядка.

Порядок ознакомления с правилами внутреннего распорядка

В ст.189 Трудового Кодекса Российской Федерации сказано, что правила внутреннего распорядка дня относятся к особо важным локальным бумагам предприятия, с которыми необходимо знакомить каждого нового работника. Пункты, которые прописываются в документе, регламентируют трудовую деятельность сотрудников и призваны решать возникающие споры, основанные на том, кто и какие обязательства должен соблюдать.

Правила внутреннего распорядка составляются кадровой службой при непосредственном участии руководителя фирмы, так как именно директор больше всех заинтересован в том, чтобы предприятие процветало. Успеха не добиться, если подчиненные не будут в какой-то степени ограничены, так как излишняя свобода приводит к хаосу, а Правила являются законным методом решить любые споры, возникающие на почве недопонимания и нежелания выполнять работу не по назначению.

Макет Правил создается при участии начальника, кадровых специалистов и штатных юристов, после чего отправляется на утверждение в профсоюз. Если представители профсоюза не имеют претензий к составленному документу, они согласовывают бумагу и отдают на окончательную подпись начальнику предприятия. С Правилами знакомится каждый сотрудник под подпись, после чего, в случае нарушения регламента, провинившегося работника можно привлечь к дисциплинарному взысканию.

Журнал ознакомления с правилами внутреннего распорядка

Когда необходимо знакомить сотрудника с правилами внутреннего распорядка?

На данный вопрос имеется вполне обоснованный ответ – во время приема на работу и перед тем, как потенциальный соискатель подпишет трудовой договор. Иногда случаются моменты, когда какой-либо из пунктов Правил не подходит будущему сотруднику по личным или какими-либо другим причинам. А, поставив свою подпись под договором, он автоматически соглашается соблюдать Правила, вне зависимости от того, все ли пункты его устраивают.

Данное правило касается и других локальных актов, с которыми работника под подпись необходимо ознакомить перед заключением трудового договора. Таким образом, работодатель снимает с себя ответственность за будущее поведение подчиненных и к ним могут применяться дисциплинарные взыскания, вплоть до увольнения, если они умышленно и длительное время будут нарушать установленные на фирме порядки.

Что, если сотрудник отказывается подписывать правила внутреннего распорядка?

Это может случиться в двух случаях: перед подписанием трудового договора или после. В первой ситуации проблема решается просто – между нанимателем и работником попросту не составляется договор о трудовом сотрудничестве, но вторая ситуация может вызвать определенные проблемы.

Если кадровые специалисты или непосредственный начальник не ознакомили с Правилами будущего работника предварительно, то это, в первую очередь, может вызвать последствия для самого директора. Тут потребуется прибегнуть к помощи квалифицированных юристов, которые установят, какие правила и обязанности должен соблюдать работник, согласно условиям, прописанным в трудовом договоре. Но настоятельно рекомендуется каждому начальнику тщательно следить за тем, чтобы каждый новый сотрудник был осведомлен о порядках компании, а все текущие – вовремя читали изменения и нововведения в Правилах, если таковые возникнут в будущем.

Вложенные файлы

• Правила внутреннего трудового распорядка (бланк).doc
• Правила внутреннего трудового распорядка (фрагмент). Суммированный учет рабочего времени (бланк).doc
• Трудовой договор (фрагмент). Ознакомление сотрудника с локальными актами при приеме на работу (бланк).doc

Доступно только подписчикам

• Правила внутреннего трудового распорядка (образец).doc
• Правила внутреннего трудового распорядка (фрагмент). Суммированный учет рабочего времени (образец).doc
• Трудовой договор (фрагмент). Ознакомление сотрудника с локальными актами при приеме на работу (образец).doc

Документооборот - понятие обширное, порой он скрывает в себе такие требования, о которых даже не догадываются самые опытные делопроизводители и специалисты по кадрам. Например, есть такая форма, как журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами. Скорее всего, большинство небольших организаций обходятся без этого документа, однако по требованиям Трудового кодекса нужно знакомить работников с внутренними нормативными актами, а значит, нужно это как-то оформлять. В этой статье мы рассмотрим, что представляет собой журнал и как его правильно заполнять.

Для чего нужен журнал ознакомления с локальными нормативными актами

Нормами предусмотрена обязанность работодателя ознакомить работников со всеми локальными нормативными актами (ЛНА), которые связаны с его трудовой деятельностью. Такое ознакомление обязательно должно происходить под роспись работника. Игнорирование этого требования влечет административную ответственность за неисполнение требований трудового законодательства. Штрафы платить не хочется никому, поэтому процесс ознакомления приходится как-то оформлять. Существует несколько способов это сделать:

• оформить отдельные листы ознакомления и приложить их ко всем Положениям, приказам и иным документам;
• ставить росписи непосредственно на ЛНА;
• завести специальный журнал.

С приказами о приеме на работу, отпусках, увольнении и прочими персонализированными документами обычно знакомят «под роспись» — с получением подтверждающей подписи человека на самом документе. А вот с внутренними нормативными актами, которые касаются сразу многих лиц, дело обстоит сложнее, ведь если на них непосредственно будет расписываться каждый человек, свободного места не останется очень быстро. Поэтому работодатели или заводят специальные дополнительные листы, для подписей (что неудобно), либо создают журнал ознакомления работников с ЛНА. При этом в большой организации с различными отделами и другими структурными подразделениями, где происходит постоянное движение кадров, можно оформить такую форму книжного типа отдельно как по каждому виду документов, так и по отделам или филиалам. Тогда все локальные акты будут в порядке и к ним не придется прикреплять дополнительные листы.

Образец журнала ознакомления с локальными нормативными актами

Утвержденной формы такого журнала не существует. Поскольку она не является обязательной или даже рекомендованной, законодатели обошли ее своим вниманием. Введение в документооборот организации такой формы направлено исключительно на упрощение исполнения требований Трудового кодекса РФ и других законов. Поэтому только от работодателя зависит, как именно он решит этот вопрос. Разработать необходимую форму придется самостоятельно. Главное, чтобы она содержала все локальные нормативные акты, с которыми должны знакомиться новые работники. Сформированный бланк должен утвердить своим приказом руководитель организации.

Ничего сложного в таком документе быть не должно. Например, он может выглядеть так:

Также не обязательно придавать ему книжную форму. Это могут быть и отдельные листы, помещенные в папку-скоросшиватель. Никаких виз об утверждении ставить на тутульном листе не нужно, можно только проставить дату начала и дату окончания записей.

Структура журнала и срок его хранения

Из приведенного выше примера видно, что форма журнала достаточно простая. Поскольку ЛНА, с которыми обязательно нужно знакомить, в организациях обычно много, необходимо выделить под каждый из них несколько страниц. При этом структура этих страниц отличаться не будет и будет содержать:

• данные работника (ФИО);
• должность и отдел в организации;
• дату визирования (при необходимости — время);
• личную подпись каждого работника.

При желании листы можно пронумеровать и прошить, но это не обязательно. Ответственным лицом за ведение такого журнала обычно является специалист по кадрам или сам руководитель, если организация небольшая.

Отдельно нужно отметить порядок и сроки хранения данного документа. Этот вопрос также законодательно не урегулирован, поэтому его должна установить сама организация. Чаще всего работодателям хочется сделать его небольшим, например 5лет. Это является ошибкой, и на практике лучше установить повышенные сроки хранения. Ведь многие локальные акты имеют постоянный срок хранения или их хранят минимум 10 лет. Желательно, чтобы эти периоды не отличались от срока хранения документов об ознакомлении с ними. К тому же работники, ознакомленные с ЛНА более 5 лет назад, могут продолжать работать в данной организации и поднять вопрос об ознакомлении их с теми или иными нормами. Без этого документа доказать факт, что требования были соблюдены, будет достаточно тяжело.

Также не следует забывать о , в котором прямо сказано, что все локальные нормативные акты (положения, инструкции) о персональных данных работников являются документами постоянного срока хранения. Поэтому целесообразно установить такие же требования и для журнала ознакомления, если он касается персональных данных. В частности, постоянно нужно хранить такие локальные документы, как:

• Положения о структурных подразделениях организации;
• Положения об оплате труда.

Поэтому, если работники ставят свои подписи и знакомятся именно с этими ЛНА лично, срок хранения формы, подтверждающей этот факт, должен быть аналогичным.