В пункте 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №.225, сказано, что в личной карточке формы Т-2 повторяются все записи из трудовой книжки о приеме на работу, переводах и увольнении. С каждой такой записью работодатель обязан ознакомить сотрудника под расписку в личной карточке. Таким образом, карточка ведется на всех сотрудников, с которыми оформлены трудовые отношения. А за отсутствие личных карточек работодателя могут привлечь к административной ответственности (п. 5.27 КоАП РФ). Если личная карточка на работника заведена, но в ней нет подписи работника, то могут вынести предписание устранить ошибки в ведении кадрового делопроизводства и на первый раз привлекать Вас к административной ответственности не будут.

Ответ юриста был полезен? + 1 - 0

Свернуть

Все услуги юристов в Москве

получен
гонорар 33%

Юрист, г. Самара

• 8,6 рейтинг

Здравствуйте, Ольга!

А вы можете сказать по какой имени причине сотрудник отказался подписывать личную карточку?

Ответ юриста был полезен? + 0 - 0

Свернуть

Юрист, г. Москва

• 10,0 рейтинг
• эксперт

Если сотрудник не подписал графы в личной карточке, это нарушение? И при проверке (трудовая инспекция) чем это грозит?

Формально да, это нарушение, так как в личной карточке работника ставиться его подпись.

Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225
(ред. от 25.03.2013)
«О трудовых книжках»

Наказание тут может быть административное.

Статья 5.27. Нарушение законодательства о труде и об охране труда
1. Нарушение законодательства о труде и об охране труда - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.

Но если работник сам отказывается подписать то об этом должен быть составлен акт отказа от подписи с привлечением не менее 2-х свидетелей.

Ответ юриста был полезен? + 1 - 0

Свернуть

получен
гонорар 33%

Юрист, г. Самара

• 8,6 рейтинг

Если сотрудник отказался подписывать личную карточку, то Вам необходимо составить акт в присутствии двух лиц об отказе расписываться в личной карточке.

Если же роспись не была проставлена по вине кадрового сотрудника, то это является нарушением

Так согласно Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225
«О трудовых книжках»

12. С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

В связи с этим организацию могут привлечь к административной ответственности

Согласно КоАП

Статья 5.27. Нарушение законодательства о труде и об охране труда[Кодекс РФ об административных правонарушениях] [Глава 5] [Статья 5.27]

1. Нарушение законодательства о труде и об охране труда -

влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.

2. Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, -

влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.

Если же вы не согласны с тем, что организацию привлекают к ответственности (например считаете, что нет вины вашей организации), то можете обжаловать это через арбитражный суд.

Ответ юриста был полезен? + 1 - 0

Свернуть

Юрист, г. Ярославль

• 9,3 рейтинг
• эксперт

Здравствуйте, Ольга! Согласно УКАЗАНИЙ

ПО ПРИМЕНЕНИЮ И ЗАПОЛНЕНИЮ ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ

ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ТРУДА И ЕГО ОПЛАТЫ утвержденных ПОСТАНОВЛЕНИЕМ

Личные карточки работника заполняются работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1a); паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником. В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

В разделе «Прием на работу, переводы на другую работу» с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1a) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма N Т-5), администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 6 форм .

Таким образом, на основании данных указаний можно сделать вывод о том, что организация должна обеспечить наличие в личных карточках работников подписей как работника кадровой службы, так и работников, на которых такие карточки ведутся.

Ответственность за нарушение законодательства о труде установлена ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Ответственность на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.

Ответ юриста был полезен? + 1 - 0

Свернуть

Юрист, г. Москва

• 8,0 рейтинг
• эксперт

Ольга, здравствуйте.

При проведении проверки сотрудники трудовой инспекции отсутствие
карточек формы N Т-2 могут расценить как нарушение трудового
законодательства. Статьей 5.27 КоАП РФ предусмотрено наложение
административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000
руб.; на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб. или административное
приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Ответ юриста был полезен? + 0 - 0

Свернуть

получен
гонорар 33%

Юрист, г. Оренбург

Добрый день, Ольга.

Все зависит от конкретной ситуации.

Если работник был уволен и в последний рабочий день отсутствовал на работе - соответственно и подписать личную карточку он не мог просто физически. И соответственно за отсутствие подписи уволенного работника в личной карточку никаких претензий к работодателю быть не может.

Согласен с Сергеевой Натальей, при обнаружении данного нарушения по оформлению карточки скорее всего выдадут предписание о нарушении, либо могут внести в протокол об административном правонарушении просто в «довесок».

Как самостоятельное нарушение на административную ответственность тянет очень очень слабо.

Как уже было отмечено, диспозиция ст. 5.27 КоАП РФ звучит как нарушение законодательства о труде и об охране труда. Т.е. объективной стороной данного правонарушения являются нарушение непосредственные направленные на регулирование трудовых отношений и охраны труда.

При этом, согласно ст. 5 ТК РФ регулирование трудовых отношений осуществляется правовыми актами содержащими нормы трудового права, в том числе и Постановлениями правительства.

При этом, нормативные акты направленные на установление процесса оформления документов первичной отчетности (личная карточка), на мой взгляд, не является нормами трудового права - т.к. непосредственно трудовые отношения они не регулируют.

Согласно ст. 15 ТК РФ трудовые отношения - отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором.

Таким образом, на мой взгляд привлечение работодателя по ст.5.27 КоАП РФ за отсутствие подписи работника является очень очень спорным, т.к. фактически никаких прав работника при этом не нарушаются и общественно-опасные последствия отсутствуют.

С уважением,

Ответ юриста был полезен? + 0 - 0

Свернуть

Мельников Александр

Юрист

• 296 ответов

  153 отзыва

Здравствутйе, Нарушения такого характера относятся к административному правонарушению в области охраны труда, а именно ст.5.27 КоАП РФ, что грозит ответственностью на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток. Поэтому при оформлении на работу, переводе на другую должность и увольнении с работы кадровому работнику следует обеспечить заполнение документов (карточки Т-2), как того требует пункт 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225. В случае отказа работника от подписи в личной карточке (Т-2), вам необходимо составить акт где отразить данный факт. Акт необходимо заверить подписью не менее чем двух работникв. Составлением указанного Акта вы обезопасите себя от привлечения организации к административной ответсвенности, так как у вас будет основание и подтверждение того почему нет подписи работника в указанном документе. С уважением юрист, Александр Мельников.

Ответ юриста был полезен? + 0 - 0

Свернуть

получен
гонорар 33%

Юрист, г. Самара

• 8,6 рейтинг

При этом хотел бы добавить. Что сотрудники ГИТ (государственной инспекции труда) должны составить протокол об обнаружение нарушений.

После чего на основании протокола, выносится постановление о назначении административного наказания.

При этом если вы пожелаете его обжаловать, то вы праве это сделать в течение 10 суток со дня вручения вам копии постановления или получения ее по почте (ст. 30.3 КоАП РФ).

Статья 30.3. Срок обжалования постановления по делу об административном правонарушении[Кодекс РФ об административных правонарушениях] [Глава 30] [Статья 30.3]

1. Жалоба на постановление по делу об административном правонарушении может быть подана в течение десяти суток со дня вручения или получения копии постановления.

2. В случае пропуска срока, предусмотренного частью 1 настоящей статьи, указанный срок по ходатайству лица, подающего жалобу, может быть восстановлен судьей или должностным лицом, правомочными рассматривать жалобу.

3. Жалобы на постановления по делам об административных правонарушениях, предусмотренных статьями 5.1 - 5.25, 5.45 - 5.52, 5.56, 5.58 настоящего Кодекса, могут быть поданы в пятидневный срок со дня вручения или получения копий постановлений.

4. Об отклонении ходатайства о восстановлении срока обжалования постановления по делу об административном правонарушении выносится определение.

Штраф за нарушение трудового законодательства, то их можно оспорить как в судебном порядке, так и руководителю госинспектора труда в порядке подчиненности. Если вы не обжалуете постановление о назначении административного наказания в течение 10 суток со дня вручения, то постановление вступает в законную силу.

В дополнение к своему предыдущему мнению хочу сказать, что найти примеры из судебной практики по привлечению работодателя к административной ответственности за отсутствие подписи работника в личной карточке у меня не получилось. Так же, не встречались подобные примеры на личной практике.

Поэтому, считаю, что за отсутствие подписи работника в личной карточке работодатель не может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Одним словом - это нарушение, но административная ответственность за его допущение не наступает. Так что, если никаких иных нарушений не будет - отделаетесь предписанием об устранении нарушений.

Однако может получится ситуация, когда данное правонарушение включат в протокол об административном правонарушении как одно из допущенных. В этом случае смысл опротестовывать именно это нарушение отсутствует, т.к. даже при его исключение из протокола об административном правонарушении - останутся другие нарушения и по ст.5.27 КоАП РФ все равно привлекут.

Если же трудовой инспекций все таки будет составлен протокол только за отсутствие подписи работника в личной карточке - его обязательно следует обжаловать по обстоятельствам, описанным мною выше.

Так же необходимо сослаться на применение ст.2.9 КоАП РФ - малозначительности правонарушения.

Согласно Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 24.03.2005 N 5 «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях» если при рассмотрении дела будет установлена малозначительность совершенного административного правонарушения, судья на основании статьи 2.9 КоАП РФ вправе освободить виновное лицо от административной ответственности и ограничиться устным замечанием, о чем должно быть указано в постановлении о прекращении производства по делу.

Если малозначительность административного правонарушения будет установлена при рассмотрении жалобы на постановление по делу о таком правонарушении, то на основании пункта 3 части 1 статьи 30.7 КоАП РФ выносится решение об отмене постановления и о прекращении производства по делу.

Малозначительным административным правонарушением является действие или бездействие, хотя формально и содержащее признаки состава административного правонарушения, но с учетом характера совершенного правонарушения и роли правонарушителя, размера вреда и тяжести наступивших последствий не представляющее существенного нарушения охраняемых общественных правоотношений.

С уважением,

Ответ юриста был полезен? + 0 - 0

Форма № Т-2 или свободная форма?

Личная карточка работника имеет унифицированную форму №Т-2, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1. Мы уже говорили, что с 2013 года негосударственные организации вправе использовать самостоятельно разработанные формы учетных документов (Письмо Роструда от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1). При этом первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Но существуют другие нормативно-правовые документы, регламентирующие содержание личной карточки работника:

1. п. 27 Положения о воинском учете (утв. Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719) регламентирует заполнение сведений о воинской обязанности;
2. п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225) устанавливают необходимость фиксировать в личной карточке сведения о работе.

А ведь эти реквизиты не входят в перечень, приведенный в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Поэтому, если Вы будете разрабатывать форму личной карточки самостоятельно, возьмите за основу УФ Т-2, добавив (удалив) некоторые сведения и увеличив нужные разделы. Кстати, имеет смысл увеличить раздел «Отпуск». Ведь в этом разделе мы должны фиксировать не только ежегодные оплачиваемые отпуска (которые, к тому же, могут быть разделены на части), но и учебные, дополнительные, а также отпуска без сохранения заработной платы и по уходу за ребенком.

И помните, что разработанные формы документов или применяемые УФ нужно утвердить приказом руководителя либо предусмотреть в учетной политике.

Заполнение и кодировка данных в личной карточке

Личные карточки заполняются на всех работников, с которыми заключен трудовой договор. То есть, и на совместителей тоже! Личная карточка заполняется лицом, в обязанности которого входит оформление приема на работу. При заполнении личной карточки информация вносится во все ее части, включая зоны кодирования. Коды проставляются в соответствии с общероссийскими классификаторами:

• предприятий и организаций (ОКПО),
• объектов административно-территориального деления (ОКАТО),
• информации о населении (ОКИН),
• специальностей по образованию (ОКСО),
• профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Извлечение из Общероссийских классификаторов скачайте для себя .

Информация в личную карточку вносится на основании подлинных документов, предъявленных работником при заключении трудового договора. На основании паспорта гражданина РФ, документа об образовании, других документов заполняется раздел «Общие сведения». На основании военного билета или удостоверения призывника заполняется раздел «Сведения о воинском учете».

Отдельные сведения могут быть внесены в карточку со слов работника, а также из автобиографии или личного листка по учету кадров, если работодателем предусмотрено ведение личных дел. Например, со слов работника может заполняться информация о состоянии в браке и составе семьи, о фактическом месте проживания, номере телефона.

Роль подписей в личной карточке

Вторая страница формы № Т-2 закрывается подписью лица, ответственного за прием. Этой подписью кадровик подтверждает, что все сведения внесены им на основании подлинных документов в соответствии с нормами закона.

После подписи ответственного за прием на второй странице формы № Т-2 работник тоже расписывается и ставит дату. Эта подпись подтверждает, что все записанные на 1-2 страницах карточки сведения о нем верны, ошибок нет. Особенно это важно для подтверждения сведений, которые записаны со слов работника: семейное положение, фактический адрес проживания, телефон. Эти сведения могут пригодиться при направлении уведомлений работнику по почте, при разыскивании работника по телефону и адресу проживания и т.п.

При оформлении приема на работу вносится запись и в раздел «Прием на работу и переводы на другую работу» личной карточки. Работник должен расписаться и в этом разделе в графе «Личная подпись владельца трудовой книжки». Эта подпись ознакомительная. Мы знакомим работника с записями, которые будут сделаны в его трудовой книжке.

Регистрировать или нет Т-2?

Нужен ли этот шаг? К сожалению, единого мнения среди кадровиков и юристов по этому вопросу нет. Существует два противоположных мнения.

Мое мнение — «регистрировать нужно». Основано на положениях ГОСТа Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (введен 01.01.1999 Госстандартом России).

«Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения». Другими словами, регистрация – это подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе.

Регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Например, приказ. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, т.к. факт получения не подтвержден.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.

Личная карточка как раз относится к таким учетно-справочным документам, поэтому ее регистрировать необходимо.

Мое мнение — «регистрировать нет необходимости». Основано, как ни странно, на положениях того же ГОСТа Р 51141-98.

Личная карточка работника не является основанием для каких-либо хозяйственных операций, юридических действий, издания распорядительных документов. Поэтому придавать личной карточке юридическую силу нет необходимости.

Да, это справочный документ, создаваемый в организации, но не преследует распорядительные, плановые, отчетные, бухгалтерские, финансовые цели. Срок оформления этого документа не установлен жестко в ТК РФ, поэтому нет необходимости в какой-либо ситуации доказывать, что личная карточка была создана в тот или иной день (час).

Кроме того, в унифицированной форме Т-2, разработанной Госкомстатом РФ, даже не предусмотрен реквизит «Регистрационный номер», а есть только «Дата составления», которая даже не должна совпадать с датой приема на работу. Поэтому регистрировать личные карточки работника не обязательно.

Если Вы ведете Книгу (журнал) учета личных карточек, помните, что срок хранения этой регистрационной формы -75 лет. Книга не имеет установленной формы и разрабатывается каждым работодателем самостоятельно.

Личные карточки работников хранятся отдельным массивом. Как правило, для хранения личных карточек используют отдельные коробки (шкафы, стеллажи), в которых карточки располагаются по алфавиту для систематизации и облегчения поиска.

Если раньше личные карточки стояли в открытом доступе на столе кадровика, то теперь, в целях соблюдения Закона «О персональных данных», их нужно хранить в недоступном для третьих лиц месте. Например, прятать каждый раз в запирающийся шкаф (сейф).

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Работодатель не вправе вести личную карточку работника только в электронном виде, распечатывая ее лишь при увольнении.

Обоснование вывода:

Форма личной карточки (N Т-2) утверждена Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление). Вести личную карточку на каждого сотрудника должны все организации (п. 2 Постановления). При этом с 1 января 2013 года на основании Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) унифицированные формы не являются обязательными для использования в коммерческих организациях ( Роструда от 23.01.2013 N ПГ/409-6-1, от 23.01.2013 N , от 14.02.2013 N , письмо Минтруда России от 14.05.2013 N 14-1/3030785-2617). Эти организации вправе как пользоваться формами первичных учетных документов, разработанными ими самостоятельно, так и продолжать использовать унифицированные формы.

Таким образом, само по себе принятие работодателем решения продолжать использовать унифицированные формы кадровой документации не обязывает его придерживаться установленных постановлением правил их заполнения, поэтому теоретически работодатель вправе вести документацию в электронном виде.

Однако согласно п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. Для выполнения этого требования в разделе III формы Т-2 предусмотрена графа 6 "Личная подпись владельца трудовой книжки". То есть ведение личной карточке в электронной форме, не позволяющей работнику проставить в ней свою роспись об ознакомлении с записью, не соответствует Правилам.

Личные подписи работника кадровой службы и работника, на которого ведется личная карточка, предусмотрены также разделом II формы N Т-2. Так, раздел II личных карточек должен вестись аккуратно, без помарок и неустановленных сокращений, четким и разборчивым почерком. Записи должны производиться чернилами, шариковыми, гелиевыми и другими ручками черного или синего цветов, а отметки о проведении сверки с документами воинского учета военных комиссариатов (органов местного самоуправления) - простым карандашом (п. 7 приложения N 7 к Методическим рекомендациям Генерального штаба Вооруженных Сил РФ по ведению воинского учета в организациях). Методическими рекомендациями предусмотрены и другие правила, которые не позволяют вести карточку в электронном виде (помещение карточек в отдельные картотеки, изъятие карточек из картотеки и сдача их в архив).

Кроме того, при проверке государственной инспекцией труда работодатель обязан представить запрашиваемые документы, в том числе личные карточки работников, в виде копий бумажных документов. Предоставление работодателем документов в электронной форме не допускается (п. 26 Административного регламента исполнения Федеральной службой по труду и занятости государственной функции по осуществлению федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, утвержденного Министерства труда и социальной защиты РФ от 30.10.2012 N 354н).

В случае же ведения личных карточек только в электронном виде, распечатывая её только при увольнении либо в случае запроса контролирующих органов, велика вероятность того, что работник не сможет поставить подписи в ней (отпуск, временная нетрудоспособность и т.п.). Отсутствие личных карточек в бумажном виде, а соответственно, отсутствие в них собственноручных подписей работников, подтверждающих своевременное ознакомление с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, является основанием для привлечения работодателя к административной ответственности по Кодекса РФ об административных правонарушениях, санкции которой предусматривают наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 тысяч рублей; на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 рублей (смотрите Московского городского суда от 14.10.2010 по делу N 7-1634/2010).

Следовательно, работодатель не вправе вести личную карточку работника только в электронном виде, распечатывая ее лишь при увольнении. Наличие бумажного экземпляра является обязательным (смотрите также, к примеру, п. 9.2 Инструкции по кадровому делопроизводству в Центральной избирательной комиссии РФ, утвержденной Центральной избирательной комиссии РФ от 23.08.2011 N 221-р; п. 4.1 Методических рекомендаций по учету кадров судей судов общей юрисдикции, утвержденных Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 15.01.2002 N 2).

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Мазухина Анна

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Кудряшов Максим

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Все чаще работники кадровых служб стали задумываться: «А является ли ведение личных карточек Т-2 обязательным?» Данный вопрос возник не случайно и вот почему.

Действительно 1 января 2013 года Альбом унифицированных форм не является обязательным к применению в связи с необязательностью применения Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», утвердившего унифицированные формы документов. Данное обстоятельство связано с тем, что с 01.01.2013 г. вступил в силу Федеральный закон РФ №402-ФЗ от 06.12.2011 г. «О бухгалтерском учете». Согласно данным изменениям работодатель вправе самостоятельно разработать, утвердить и использовать свои собственные формы документов.

Однако данные изменения не затронули такую унифицированную форму как личная карточка работника по форме Т-2. Личная карточка работника по форме Т-2 является обязательной к применению работодателями любых форм собственности.

Если необходимость использования унифицированных форм продиктована нормативными правовыми актами, то работодатель обязан использовать именно унифицированную форму документов и не вправе ее заменять свой собственной. Аналогичная информация содержится в Информации Минфина России N ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Необходимость использовать личную карточку по форме Т-2 обусловлена требованиями нормативных правовых актов.

Так, согласно п. 27 Постановления Правительства РФ от 27.11.2006 N 719 «Об утверждении Положения о воинском учете» воинский учет граждан в организациях осуществляется по личным карточкам работников (форма N Т-2, раздел 2) и (или) личным карточкам государственных (муниципальных) служащих (форма N Т-2 ГС (МС), раздел 2), утвержденным в установленном порядке.

Кроме того, пунктом 12 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» установлено, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. При этом форма личной карточки утверждается Федеральной службой государственной статистики. А пункт 41 Постановления №225 гласит, что при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Таким образом, в целях выполнения данных требований законодателя на работодателе лежит обязанность по ведению личной карточки формы Т-2. В случае не выполнения обязанности по ведению карточек Т2 должностное лицо и юридическое лицо может быть привлечено к административной ответственности в порядке предусмотренном ч.1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях, максимальный штраф пот которой достигает 50 000 рублей.

Вопрос: Обязательно ли ведение личных карточек по форме n Т-2 в небольшой организации (численность работников 15 человек)? (Консультация эксперта, 2006)

Вопрос: Обязательно ли ведение личных карточек по форме N Т-2 в небольшой организации (численность работников 15 человек)?
Ответ: Прямые нормы, обязывающие всех работодателей независимо от численности их работников применять в кадровом делопроизводстве личные карточки по форме N Т-2, в Трудовом кодексе РФ отсутствуют. Между тем такая обязанность предусмотрена в иных нормативных актах. Согласно положениям ст. 66 ТК РФ основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является трудовая книжка установленного образца. При этом форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации. Пункт 2.4 действовавшей с 1974 г. до 30.11.2003 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях (Постановление Госкомтруда СССР от 20.06.1974 N 162) предусматривал, что с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) в трудовую книжку (вкладыш) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении, администрация обязана ознакомить владельца этой книжки (вкладыша) под расписку в личной карточке (типовая междуведомственная форма N Т-2, утвержденная ЦСУ СССР), в которой должна быть повторена точная запись из трудовой книжки (вкладыша). Таким образом, личной карточке работника отводилась роль документа, позволяющего обеспечить право работника на ознакомление с вносимыми в его трудовую книжку записями и на проверку их правильности.
После принятия Трудового кодекса РФ были приняты Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, далее - Правила (Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (с изм. на 06.02.2004)). С их утверждением обязательность ведения личных карточек стала бесспорной и безусловной.
Согласно п. 12 Правил с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку; форма личной карточки утверждается Государственным комитетом Российской Федерации по статистике.
Таким образом, работодатель обязан завести личную карточку для каждого работника, в трудовую книжку которого внесена запись о приеме на работу, вне зависимости от численности работников организации.
Поскольку указанные Правила относятся к актам трудового законодательства, то неисполнение работодателем требования об отражении в личной карточке работника записей, вносимых в его трудовую книжку, и об ознакомлении работника с каждой записью в его трудовой книжке путем предоставления работнику на подпись соответствующего раздела личной карточки квалифицируется как нарушение трудового законодательства.
Личные карточки работников относятся к числу документов, которые государственные инспекторы труда в первую очередь могут потребовать при проверках. Отсутствие карточек является основанием для привлечения работодателя и его представителей к административной ответственности по ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Л.В.Щур-Труханович
Консультационно-аналитический центр
по бухгалтерскому учету
и налогообложению
12.10.2006