Лист согласования договора. Согласование и визирование договоров

Существующий в крупной компании процесс заключения договоров затягивается до двух недель из-за большого количества согласований. В результате часто срываются сделки на этапе заключения договора с поставщиком. Процесс включает множество участников, принимающих решения в своей области, касающиеся договоров. Необходимо провести оптимизацию процесса, сократив его продолжительность

2.10.2.Этапы работы с процессом
2.10.2.1. Границы и интерфейсы процесса, требования клиентов. Обобщенная схема процесса

Границы процесса:

Процесс начинается с получения отделом закупок утвержденной годовой заявки на материально-техническое обеспечение.

Процесс завершается подписанием договора с поставщиком.

Сведения об интерфейсах, клиентах и требованиях

Для исключения варианта 2 необходимо проводить тщательный отбор поставщиков. В случае прохождения процесса по сценарию 2 вообще не достигаются цели процесса, и компания несет убытки.

Сценарий 1 является оптимальным, и необходимо стремиться, чтобы все процессы сертификации осуществлялись по этой схеме.

Сценарий 2. Необходимо исключить, внедрив систему, предусматривающую отказ от работы с поставщиками некачественной продукции.

Сценарий 3. Необходимо исключить, усилив контроль над комплектностью документации. Разработать перечень необходимой документации для сверки.

Сценарий 4. Разработать стратегию работы с поставщиками и включить требования к документации в договора. В будущем постараться исключить и этот вариант процесса.

Документирование процесса

Примерная структура положения о процессе приведена ниже:

1. Общие положения

2. Спецификация процесса

2.1. Назначение процесса. Владелец процесса. Границы и внешние интерфейсы процесса. Клиенты процесса

2.2. Цели процесса

2.3. Объекты, используемые для описания бизнес-процесса

2.4. Описание процесса

2.5. Параметры и показатели процесса

2.10.2.2. Цели процесса

Обеспечение поставки материалов и комплектующих от нужного поставщика в согласованные сроки с качеством, соответствующим требованиям клиента (Заявителя).

2.10.2.3. Выбор Владельца процесса и формирование рабочей команды

Владельцем процесса назначается Начальник отдела МТС. Решающим критерием для выбора владельца явились его возможность влиять на процесс, а также на результаты и необходимую исходную информацию (так как он руководит составлением Сводной годовой заявки на МТС).

В команду вошли:

Владелец процесса

Администратор компьютерного парка

Начальник отдела развития

Менеджер по снабжению

2.10.2.4. Описание процесса с использованием программного продукта ARIS Toolset

На Рис.56 приведена детальная схема процесса заключения договоров «как есть». В процессе «как есть» существует 7 согласований, которые проходят все договора без исключения. В согласованиях участвуют почти все отделы:

Отдел МТС - Директор по МТС, Начальник отдела, Специалист отдела МТС.

Финансово-экономический отдел - Начальник финансового отдела.

Бухгалтерия - Главный бухгалтер.

Юридический отдел - Юрист.

Технический отдел - Главный инженер.

Служба безопасности - Директор по безопасности.

2.10.2.5. Анализ процесса

Основной задачей при анализе процесса заключения договоров является устранение бюрократической волокиты, а соответственно, сокращение продолжительности процесса. При этом необходимо повысить качество заключаемых договоров через исключение повторяющихся ошибок

Для решения этих задач подходят следующие методы анализа:

Метод устранения ненужных операций:

Параллельное выполнение согласований;

Разделение договоров на типы с различными сценариями прохождения согласований для каждого типа договоров. Критерием разделения на типы может служить стоимость.

Уменьшение количества согласований для плановых договоров и усложнение процедуры прохождения внеплановых - для улучшения финансовой дисциплины;

Типизация форм договоров

Следующие предложения были внесены Начальником отдела развития:

1. Вместо всех согласований ввести проверку на соответствие плану и утверждение.

2. Подписание всех договоров топ-менеджерами не обязательно, поэтому имеет смысл разделить договора на несколько групп:

Договора до 50 000 руб.

Договора от 50 000 до 200 000 руб.

Договора от 200 000 до 1 000 000 руб.

Договора свыше 1 000 000 руб.

3. В зависимости от принадлежности договора к той или иной группе договор будет подписываться на своем уровне.

4. Исключение согласования с юристом в случае использования типовых договоров при условии, что контрагент не вносит изменений в договор. Передача функции «Отправка договора поставщику» Специалисту отдела МТС. Анализом процесса с точки зрения возможностей автоматизации занимался Администратор компьютерного парка и сделал следующие предложения:

5. Внедрение единой информационной системы учета документов и службы МТС с возможностью параллельного согласования, проводимого в автоматизированной информационной системе с использованием электронной подписи.

Необходимо внедрение новой схемы процесса Заключения договора «Как надо». Для этого следует провести следующие мероприятия:

1. Разработать общие требования к автоматизированной системе документооборота, поддерживающей параллельное согласование и перенаправление договоров в зависимости от условий участникам процесса. Как минимум, должна быть возможность маршрутизации в зависимости от суммы договора и от параметра типовой/нети повой.

2. Разработать общий регламент прохождения договоров.

3. Исключить ручное заполнение договора и заменить его заполнением в ИС.

4. Объединить функции «Заполнение договора» и «Отправка поставщику» для уменьшения времени на передачу документа.

5. Ввести типовые формы договоров и исключить для типовых договоров согласование юристом.

6. Внедрить автоматизированную систему параллельного (одновременного) согласования для внеплановых договоров.

7. Включить в регламент и настроить в автоматизированной системе правила утверждения договоров в зависимости от суммы.

Заключение

По приведенным примерам видно, что не всегда работа с процессом приводит к изменению схемы процесса. В случае с сертификацией продукции изменения схемы процесса не произошло, но возникли требования к методам работы. Наоборот, в процессе «Заключение договора» произошло изменение процесса, причем схема его внешне усложнилась. Однотипные варианты оптимизации встречаются редко. Даже в компаниях с однотипными процессами команды, скорее всего, разработают различные предложения по оптимизации. Главное в процессе работы - не забывать о целях ее проведения и не составлять описаний бизнес-процессов ради них самих. Процессная методология содержит колоссальные возможности для развития бизнеса, нужно только научиться ее применять. Успехов Вам на пути бизнес-инжиниринга!

Среди всех документов договор занимает особое место. Именно договорами сопровождается процесс заключения и исполнения сделок, а это основа коммерческого успеха любого предприятия.

Зачем автоматизировать согласование договоров?

Внутреннее согласование обязательно предшествует подписанию договора. Именно этот этап отнимает основные временные ресурсы и несет в себе большую часть рисков:

• Согласование может затянуться из-за сильной занятости или «забывчивости» ответственных сотрудников
• Оригинал договора может быть утерян или поврежден в процессе его передачи
• Можно легко перепутать «старый» и «новый» договор при внесении изменений
• В будущем невозможно установить почему в договор внесены те или иные изменения
• Сотрудники занимаются сбором подписей и согласованием договоров в ущерб основной работе
• И др.

Чем поможет Verdox?

Система Verdox предлагает быстрый и надёжный механизм организации и проведения внутреннего согласования договоров (в том числе рамочных договоров, допсоглашений и протоколов разногласий).

При электронном согласовании Вашим сотрудникам более не придётся рассылать документы по электронной почте, стоять в очередях к руководству и вручную собирать подписи. Вы сможете повысить эффективность договорной работы – ускорить согласование, сбор и устранение замечаний, снизить риск случайных ошибок.

Преимущества согласования договоров в системе Verdox:

• Сокращение сроков согласования договора
• Снижение риска ошибок в тексте договора
• Обеспечение прозрачности договорной работы и отслеживание изменений
• Снижение стоимости договорного процесса (транзакционных издержек)
• Улучшение имиджа в глазах контрагентов

1. В системе Verdox все договоры хранятся в электронном виде, поэтому любой необходимый договор всегда находится под рукой без долгих поисков. Кроме того электронный договор невозможно потерять или испортить.

2. В системе Verdox все согласования проходят в электронном виде. Это гораздо быстрее, благодаря тому, что все ответственные лица рассматривают договор одновременно, а не друг за другом. К тому же доставка электронного документа производится гораздо быстрее, чем бумажного.

3. В системе Verdox регистрируются действия всех участников – вы всегда можете в реальном времени следить за согласованием договора. Также всегда можно определить кто и почему внёс изменения в договор.

4. Система Verdox обладает функциями версионного контроля – она следит за изменениями текста договора и всегда предоставляет для работы версию с самыми последними изменениями.

5. Система Verdox рассылает уведомления и напоминания всем участникам согласования и следит за тем, чтобы каждый ответственный сотрдуник вовремя вынес решение по договору.

Электронное согласование договоров в системе документооборота

Электронное согласование договоров является одной из наиболее востребованных функций (СЭД). Применение данной функции позволяет значительно сократить сроки согласования и снизить затраты на печать и бумагу.

Процедура согласования договора является одним из этапов комплексного

Согласование договоров через Интернет. Удалённое согласование договоров

Система ESCOM.BPM позволяет всем участникам процесса работать в режиме on-line с договором, просматривать карточку, формировать замечания, вносить отметки о согласовании договора и свои комментарии к договору, создавать связанные документы, формировать поручения по исполнению договора, заявки на оплату и многое другое. Это обеспечивается работой системы ESCOM.BPM через Интернет. Все сотрудники, находящиеся удалённо, могут подключиться к серверу системы документооборота под своей учётной записью и выполнять электронное согласование договора через Интернет.

Особенно заметно сокращение сроков согласования договоров и издержек в организациях с территориально распределённой структурой. Но и в небольших организациях позволяет эффективнее использовать внутренние ресурсы, например, за счёт использования технологий .

Основные возможности решения "ЭЛЕКТРОННОЕ СОГЛАСОВАНИЕ ДОГОВОРОВ"

Наше решение для автоматизации процесса согласования договоров очень мощное и много функциональное. Мы постоянно работаем над его развитием. Ниже перечислены следующие основные возможности процесса:

• Согласование договора в режиме on-line локальными и удалёнными пользователями
• Формирование произвольных графических схем согласования (параллельное, последовательное или смешанное согласование)
• Возможность добавления в схему согласования договора дополнительных лиц. Замена согласующего лица.
• Формирование индивидуальных поручений согласующим лицам (текст, срок, напоминание)
• Уведомления всем участникам процесса с дублированием на e-mail (опционально)
• Возможность настройки итоговых действий согласующих (Согласовано, Отклонено, Согласовано с замечаниями)
• Контроль срока согласования договора. Возможность автоматического согласования если согласование просрочено (опция)
• Напоминания о сроке согласования согласующим лицам
• Формирование версий согласуемого договора
• Ввод и учёт статусов замечаний. Контроль устранения замечания
• Контроль возврата договора, отправленного на согласование (подписание) контрагенту (даты, виды доставки, квитанция, статус)
• Автоматическое формирование статуса договора (не согласовывался, согласован, отклонён, проводится согласование)
• Возврат не согласованного договора инициатору для устранения замечаний и отправки на повторное согласование. Учёт количества циклов (итераций) согласования
• Возможность отправки договора на повторное согласование только тем согласующим, которые не согласовали договор (опция)
• Возможность ручного или автоматического (опция) прерывания процесса согласования
• Динамическое разграничение прав доступа участников процесса согласования договора
• Формирование листа согласования и листа замечаний к согласованному договору
• Автоматическое ведение журнала истории согласования
• Динамический журнал договоров "У меня на согласовании", в котором отображаются все документы, поступившие сотруднику на согласование, но ещё им не согласованные
• Динамический журнал договоров "На согласовании", в котором отображаются договоры находящиеся на согласовании
• Возможность поиска договора по признаку "Договор, который я ранее согласовывал". Отбираются карточки договоров, в которых указанный сотрудник был участником процесса согласования
• Возможность внесения не только замечаний (которые требуют устранения), но и комментариев
• Хранение скана подписанной с обеих сторон итоговой версии согласованного договора
• Учёт мест хранения оригинала подписанного договора

ТРЕБОВАНИЯ К СИСТЕМЕ СОГЛАСОВАНИЯ ДОГОВОРОВ

В виду специфики согласования договоров к автоматизированной системе документооборота предъявляются особые требования. ESCOM.BPM позволяет проводить согласование различных видов договоров. Для этого в системе предусмотрены отдельные карточки и отдельные журналы. Так же в СЭД предусмотрена возможность согласования рамочных договоров.

Для каждого вида согласуемого договора в ESCOM.BPM имеется специальный шаблон, определяющий состав участников согласования и последовательность их участия в согласовании. Использование шаблонов позволяет сократить время на подготовку к электронному согласованию.

Для автоматизированного контроля в карточке процесса указывается срок согласования.

Удобной возможностью является графическое отображение модели согласования и возможности её настройки с помощью «мыши». В зависимости от прав доступа в ходе согласования в модель согласования можно вносить изменения. Наличие визуальной модели согласования позволяет наглядно отобразить, кто и в какой последовательности выполняет согласование.

Система согласования договоров ESCOM.BPM автоматически рассылает уведомления участникам текущего этапа согласования, а так же информирует их об оставшемся сроке. Кроме этого каждому согласующему лицу назначается персональное поручение по согласованию договора. В поручении указан срок согласования и если согласующий не выполнит согласование к указанному сроку, то его поручение будет помечено, как просроченное. О приближении срока согласования согласующего система уведомляет с помощью специального напоминания, в котором отображается, сколько времени у него осталось.

Для ускорения процедуры обработки замечаний необходимо чтобы согласующие лица, например, юристы, могли вносить замечания непосредственно в текст согласуемого договора. Если по каким либо причинам внесение правок в договор не возможно, то замечания должны вноситься в специальный раздел карточки договора. Выполнить согласование договора в СЭД за отсутствующего сотрудника может его заместитель. Так же в системе согласования договоров предусмотрена возможность замены согласующего на сотрудника из числа его подчинённых.

ОЦИФРОВКА ДОГОВОРОВ

Для этого Вам необходимо поместить в корзину одну серверную лицензию и нужное количество клиентских лицензий. Вы так же можете прислать нам письмо на [email protected] с указанием стоящих перед Вами задач автоматизации и нужного Вам числа одновременных подключений к СЭД и мы подготовим для Вас оптимальное коммерческое предложение.

06.12.2013, ПТ, 16:12, Мск

Организация договорной работы в компании – одна из важных задач предприятия. Этот процесс включает в себя не только согласование и подписание договора, но и внесение в него изменений, контроль соблюдения условий, отслеживание наличия всех сопутствующих документов. Сделать все эти процессы быстрыми и прозрачными поможет система электронного документооборота.

Создание, согласование и исполнение договора в крупной компании – это длительный и трудоемкий процесс, объединяющий активности сотрудников разных подразделений. Упростить и оптимизировать эти процессы можно, например, с помощью современной системы электронного документооборота (СЭД). При правильной настройке система поможет сделать процесс согласования договоров простым и прозрачным даже для неискушенного пользователя, предоставив ему ряд технических инструментов для удобной работы с документами.

Создание проекта договора

На этом этапе менеджер – инициатор заключения контракта заполняет карточку договора (дополнительного соглашения), прикрепляет к ней файл с проектом документа и запускает процедуру согласования. Задача СЭД – предоставить удобную эргономичную карточку с необходимым количеством полей, достаточным для определения маршрута согласования и последующего поиска документов. Там, где возможно, поля должны выбираться из соответствующих справочников, которые могут вестись непосредственно в СЭД или загружаться из других информационных систем.

Для типовых документов система может хранить набор готовых шаблонов, настроенных таким образом, чтобы для редактирования была доступна только определенная часть документа. В дальнейшем типовая форма поможет сэкономить на маршруте согласования, исключив из него ряд согласующих служб. В некоторых случаях карточка может быть настроена как конструктор текста договора. Инициатор выбирает тип договора, набор нужных условий и другие необходимые параметры. После этого текст договора формируется автоматически по заложенным в СЭД правилам и шаблонам.

На данном этапе также важен функциональный справочник контрагентов компании. Поскольку СЭД часто является первой системой, в которую заносится контрагент, в ней имеет смысл вести справочник контрагентов с архивом актуальной документации, необходимой для проверки их благонадежности.

В тех случаях, когда создается дополнительное соглашение к уже существующему контракту, на СЭД можно возложить такие функции, как хранение ссылки на основной договор, нумерации дополнительных соглашений, изменение определенных параметров контракта в связи с заключением соглашения (сроки, сумма), уменьшение лимита суммы типового договора и т.д.

Согласование документа

Ключевая функция СЭД на данном этапе – автоматический расчет маршрута согласования документа. Пользователям не нужно постоянно следить за изменениями в процедуре согласования. Система сама выберет правильный состав и последовательность согласующих служб или конкретных сотрудников в соответствии с регламентом, существующим в компании. СЭД осуществляет это с помощью настройки матрицы визирования. Это специальный справочник, который определяет соответствие набора формальных признаков договора (тип договора, сумма, подразделение инициатора, тип контрагента) маршруту его согласования.

При согласовании бумажного документа или «ручном» согласовании по электронной почте, как правило, процедура рассмотрения договора и сбора замечаний проходит последовательно. При таком согласовании срок рассмотрения документа равен сумме сроков рассмотрения каждым из согласующих лиц. СЭД поможет существенно сократить сроки с помощью организации параллельного или смешанного (параллельно-последовательного) согласования. После создания договора в подразделении инициатора, документ может быть разослан согласующим службам в параллельном режиме. Зоны ответственности различных подразделений обычно не пересекаются и все участник параллельного согласования рассмотрят договор одновременно. Таким образом, общее время сбора замечаний сократится до времени одного согласования, самого продолжительного из всех.

Кроме того, при параллельном согласовании каждый согласующий видит свою версию документа в Microsoft Word. В нее он и вносит правки, не мешая остальным участникам процесса. После завершения параллельного согласования, если по документу были замечания, СЭД предоставляет возможность как просмотра всех версий по отдельности, так и консолидированной версии со сведением всех правок в общий документ. При этом правки каждого согласующего будут выделены своим цветом.

Другой вариант коллективной работы над документом – предоставить возможность согласующим вносить правки в общий документ. Пользователи сразу будут видеть в договоре правки своих коллег. Однако при такой форме согласования в один и тот же момент времени вносить изменения в документ сможет только один согласующий.

Все эти варианты внесения правок допускают также возможность формирования замечаний вне документа – отдельным текстовым блоком или файлом. Причем в СЭД можно задать формат ввода замечаний, например, в привязке к пунктам договора.

Чтобы согласующий сотрудник мог убедиться, что его замечания были учтены при доработке документа, можно настроить функционал сравнения версий документа. Тогда будут видны все различия между версией, которую предложил данный сотрудник на этапе согласования, с финальной версией договора.

Отдельно стоит отметить процедуру согласования договора внутри подразделения. Можно рассмотреть три основных варианта. Первый – документ направляется координатору (начальнику отдела), который делегирует согласование наименее загруженному или наиболее компетентному в данном вопросе сотруднику отдела. Второй вариант – направление документа на согласование всем работникам службы. Тот сотрудник, который освободится первым, возьмет документ на рассмотрение, а у остальных участников он будет удален из списка заданий. Третий вариант – СЭД, руководствуясь настроенными правилами, автоматически определяет, кому из данного отдела нужно передать документ на согласование (по принципу балансировки нагрузки, по региональному признаку или каким-либо иным правилам).

Если ранее все отправленные договоры согласовывал конкретный сотрудник, в СЭД можно предусмотреть функцию направления всех последующих аналогичных документа сразу этому сотруднику на рассмотрение. На случай отсутствия ответственного лица на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный) СЭД имеет механизм временных или постоянных заместителей.

В процессе согласования согласующим лицам могут быть предоставлены возможности задавать вопросы инициатору или другим сотрудникам, а также привлекать дополнительных работников к комментированию документа и принятию решения по его согласованию.

Если в ходе согласования возникли замечания, то он возвращается на доработку. Этим, как правило, занимается инициатор. В некоторых случаях эта функция может быть возложена на сотрудника юридической службы. На этом этапе СЭД может помочь пользователю, предоставив лист согласования документа, в котором будут сведены замечания согласующих. В процессе доработки документа может оказаться полезной функция запроса дополнительных комментариев непосредственно у лица, составившем замечания, минуя очередной полный цикл согласования.

После доработки договора в соответствии с замечаниями и согласования его с контрагентом (это, как правило, происходит вне СЭД), новая версия документа с комментариями и пояснениями направляется на очередной цикл согласования.

Бывают ситуации, когда договор проходит множество циклов согласования, но, по ряду причин, версию, с которой были бы согласны все участники процесса, получить не удается. На этот случай, после очередного неудачного цикла согласования, в СЭД можно предусмотреть функцию отправки договора сразу на утверждение и подписание с соответствующими замечаниями, чтобы ответственное решение принимал утверждающий руководитель.

Утверждение и подписание договора

Когда договор согласован (или направлен на утверждение со списком неустранимых замечаний), его рассматривают один или несколько утверждающих руководителей. Как правило, эта процедура выполняется последовательно. На этом этапе важную роль в СЭД играет удобным образом сформированный лист согласования. Причем зачастую руководителю важно видеть не всю историю согласования, а только последнюю итерацию, на которой собраны визы руководителей согласующих служб.

После финального утверждения документа следует процедура его подписания в компании. В классическом варианте автоматизации процесса в СЭД задание на подписание направляется секретарю-делопроизводителю или помощнику подписанта договора. Секретарь должен распечатать итоговую версию договора, передать ее на подписание руководителю, поставить отметку в СЭД о подписании (или отклонении). Перед подписанием СЭД также присваивает договору итоговый номер.

Непосредственно перед подписанием документа, СЭД на основе финальной утвержденной версии может сформировать файл в формате, не подлежащем редактированию в текстовом редакторе (например, в формате PDF), со вставкой поверх текста или в колонтитулы определенных пометок или защитных водяных знаков (например, логотип компании). Такой способ поможет снизить риск подлога или несанкционированного изменения документа, а также добавит подписанту уверенности в том, что он подписывает действительно финальную версию документа.

На этапе подписания договора бывает также полезно возложить на СЭД функцию проверки полномочий подписанта – проверку наличия актуальной доверенности на подписание документов.

Подписание договора у контрагента

Казалось бы, на этот этап процесса согласования договора внутрикорпоративная СЭД повлиять не в состоянии. Однако и тут есть ряд полезных функций, которые стоит поручить автоматизированной системе.

Во-первых, это напоминание ответственному сотруднику (как правило, инициатору договора) о необходимости получить подписанный экземпляр договора от контрагента. При большом объеме договоров, которые готовит инициатор, это может стать реальной проблемой.

Во-вторых, часто возникает потребность убедиться, что контрагент подписал именно тот документ, который был ему направлен, не заменил листы и не внес никаких изменений в текст. Для подобного сравнения можно организовать в СЭД интеграционную связку с системой распознавания текста. Эта процедура обяжет ответственного сотрудника отсканировать документ и обеспечит уверенность в подлинности подписанного договора. Система автоматически сравнит распознанный и оригинальный тексты (без учета форматирования) и укажет все различия.

И, наконец, не стоит забывать о юридически значимом электронном документообороте (ЮЗЭДО), популярность которого с каждым днем все выше. Интеграция СЭД с системой ЮЗЭДО позволит обменяться с контрагентом юридически значимыми электронными документами без создания бумажной версии. В этом случае документ может быть подписан и отправлен контрагенту нажатием одной кнопки. Далее СЭД сама отследит факт подписания документа контрагентом. Такой обмен возможен только с контрагентами, которые также подключены к системе ЮЗЭДО.

Подписанный сторонами договор передается на регистрацию. Это финальная проверка всех атрибутов карточки договора и установка статуса «зарегистрирован». На этом этапе также может выполняться сканирование итогового документа и размещение его в СЭД (если сканирование не было выполнено ранее для проверки подлинности).

При размещении договора на хранение в СЭД сохраняется привязка к месту хранения. При большом объеме документов в компании на данном этапе рекомендуется присваивать документу штрих-код для его последующей мгновенной идентификации в системе по бумажному экземпляру.

Дополнительные преимущества СЭД

С помощью интеграционных механизмов СЭД может создать в финансовой системе договор, заполнить необходимые атрибуты и сохранить ссылку на карточку договора в СЭД для возможности просмотра образа документа из финансовой системы. Также в СЭД может быть реализован контроль проведения оплат по договору с автоматической загрузкой данных по оплате из финансовой системы и сохранением всей первичной бухгалтерской документации по исполнению договора.

Автоматизация процесса согласования договорных документов в СЭД, помимо таких очевидных удобств как коллективная работа над документом, позволит сделать процесс четким и прозрачным для заинтересованных сотрудников и руководства компании. При помощи СЭД всегда можно отследить, на какой стадии и у кого «застрял» документ, кто регулярно нарушает сроки согласования, и принять соответствующие меры.

Система нотификации СЭД обеспечит отправку напоминаний участникам процесса об их заданиях, о нарушениях сроков и по другим важным событиям по электронной почте или SMS. С помощью функций системы поиска пользователи смогут найти доступные для просмотра документы как по любой комбинации атрибутов карточки, так и по ключевым словам из текста документа. Дополнительно в СЭД может быть предусмотрена работа с различных мобильных устройств: с помощью легкого клиента, универсального почтового клиента или с помощью специализированных нативных приложений под различные мобильные ОС.

С помощью средств отчетности в СЭД можно следить за загрузкой и производительностью специалистов различных служб-участников процесса, на основе этих показателей может быть построена система мотивации персонала компании. Накопленная в СЭД статистика по контрольным точкам процессов согласования документов поможет выявить и устранить узкие места в организации процесса.

Таким образом, для построения удобного и функционального решения по автоматизации договорной деятельности СЭД должна иметь гибкие возможности по настройке интерфейса и бизнес-логики рабочих мест пользователей, карточек и справочников или предоставлять возможности для разработки специализированных компонентов и надстроек. Также, нужно предусмотреть возможности по настройке ролевой модели для управления доступом как к самим карточкам документов, так и к отдельным полям и файлам карточек. Помимо этого, необходимо настроить производительную и гибкую подсистему управления бизнес-процессами для настройки сложной серверной логики маршрутизации документов, а также мощную систему поиска документов: как по атрибутам карточек, так и по тексту вложенных файлов.

Кроме того СЭД должна иметь систему построения как простых контрольных, так и сложных статистических отчетов; встроенные функции (или набор готовых библиотек) для работы с документами формата MS Word: сравнение, консолидация, вкл./выкл. режим контроля правок; широкие интеграционные возможности для связки с внешними системами и открытый программный интерфейс (API). Не лишними будут настройка возможности доступа к любому документу по внешней ссылке (при наличии доступа) и возможность работы с различных мобильных устройств, причем, желательно также в режиме оффлайн.

Павел Каштанов