Что такое первичный учет. Контрольная понятие первичной бухгалтерской документации

Первичный документ это письменное свидетельство о каком-либо факте хозяйственной деятельности. Первичные документы, используемые в бухгалтерском учете, должны иметь достаточно строго определенную форму.

Ранее было сообщено, что в бухгалтерском учете все наблюдения состояния и движения ресурсов предприятия, имеющих денежное выражение, оформляют документами. Именно в первичном документе факты хозяйственной деятельности находят изначальное выражение. Поэтому документальное оформление хозяйственных операций называют первичным учетом.

Если на предприятие поступили материалы, то по этому поводу должен быть составлен документ - приходный ордер. Именно этот документ фиксирует факт увеличения объема складских запасов, оправдывает наличие материалов. Кстати, сначала поступает материал, а затем составляют документ.

Если касса предприятия выдает наличные деньги командированному сотруднику фирмы, надо составить документ - расходный кассовый ордер. Именно этим документом оформляют факт выдачи денег. Кстати, деньги подотчетному лицу выдают одновременно с распиской последнего в упомянутом документе, что деньги получены.

Если производству нужна очередная партия материалов, то выполняется следующая процедура:

администратор составляет первичный документ - материальное требование, в котором содержится заявка на требуемое количество материалов, т.е. пока что документом оформлена только заявка;

с этим документом сотрудник фирмы отправляется на склад, где и получает материалы, а вместе с ними - расписку кладовщика в названном документе, который теперь оправдывает поступление материалов в производство;

второй экземпляр того же документа с распиской получателя остается на складе: он оправдывает факт выбытия материалов со склада.

И так по каждой хозяйственной операции.

36. Реквизиты документов. Проверка и обработка документов.

Для сплошного и непрерывного отражения объектов бухгалтерского учета необходимо, прежде всего, фиксировать каждую хозяйственную операцию. С этой целью применяется элемент метода бухгалтерского учета – документация – основной способ бухгалтерского наблюдения за хозяйственной деятельностью предприятия, ее первичного контроля.

Каждая операция, независимо от объема и содержания, в момент ее совершения оформляется первичным документом и является первым этапом учета.

Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции должны отражаться в учете на основании оправдательных документов. При этом первичные документы должны быть составлены по формам, утвержденным Госкомстатом. Хозяйственная операция, не оформленная надлежащим образом, как правовое экономическое событие места не имеет (нет объекта бухгалтерского учета).

ДОКУМЕНТ – письменное свидетельство, в котором отражается факт совершения хозяйственной операции.

Документация служит основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивает точность, достоверность и бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля

большое значение документы имеют при документальных ревизиях, аудиторских проверках.

Они также служат основанием для судебно-бухгалтерской экспертизы, доказательством в разрешение споров в судах и арбитражах.

Показатели, характеризующие хозяйственную операцию, отраженную в документе, называют реквизитами. Реквизиты бывают обязательные и дополнительные .

Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) Наименование документа и его номер;

б) дата составления документа;

в) наименование предприятия;

д) измерители (в натуральном и денежном выражении);

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц, их расшифровки.

К дополнительным реквизитам могут относиться: адрес и телефоны предприятия, указание сторон, участвующих в совершении операции и т.д.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель предприятия по согласованию с главным бухгалтером.

Денежные и расчетные документы, а также финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению не только без подписи главного бухгалтера, но и без подписи уполномоченного им на то лица.

Основным направлением совершенствования документации являются унификация и стандартизация. Унификация - установление единых типовых форм. Унифицированные формы первичных документов утверждаются Госкомстатом России. Данные формы обязательны для применения юридическими лицами всех форм собстве6нности, осуществляющих деятельность на территории РФ.

За последние годы утверждено 250 унифицированных форм первичной учетной документации, в том числе:

по учету материалов (приходный ордер, требование- накладная и т.д.);

по учету кассовых операций (приходный, расходный кассовый ордер);

по учету основных средств (акт приемки-передачи, акт выбытия основных средств);

по учету результатов инвентаризации (акт инвентаризации).

В унифицированные формы (кроме форм по учету кассовых операций) предприятие при необходимости может внести дополнительные реквизиты. Вносимые изменения должны быть оформлены распорядительным документом предприятия.

Стандартизация – установление одинаковых, стандартных размеров для типовых документов, что позволяет сохранить расход бумаги на изготовление документов, упрощает их обработку и хранение.

Чтобы документы могли служить достоверным основанием для бухгалтерских записей и иметь юридическую силу, к их составлению предъявляются особые требования:

Документы должны быть составлены на типовых бланках или чистых листах бумаги химическим карандашом, чернилами, пастой шариковой ручки, на пишущей машинке или на компьютере;

Строго соблюдать установленную форму и заполнять все реквизиты;

Точно и ясно излагать содержание операции;

Четко и разборчиво писать текст и цифры;

Сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью. Свободные строки прочеркивать;

Документы следует составлять в момент совершения операции, т.е. своевременно;

Документы должны быть подписаны соответствующими лицами.

Иногда при заполнении документов могут быть допущены ошибки (описки). В кассовые и банковские документы исправления вносить не допускается. Их переписывают заново. В остальных документах ошибки можно исправить с помощью корректуры: зачеркивается неправильный текст или сумма, пишется исправленный текст или сумма. Зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено подписью «исправлено, верить», поставлена дата исправления, подтверждено подписью лиц, подписывающих документ.

Первичный документ это письменное свидетельство о каком-либо факте хозяйственной деятельности. Первичные документы, используемые в бухгалтерском учете, должны иметь достаточно строго определенную форму.

Ранее было сообщено, что в бухгалтерском учете все наблюдения состояния и движения ресурсов предприятия, имеющих денежное выражение, оформляют документами. Именно в первичном документе факты хозяйственной деятельности находят изначальное выражение. Поэтому документальное оформление хозяйственных операций называют первичным учетом.

Если на предприятие поступили материалы, то по этому поводу должен быть составлен документ - приходный ордер. Именно этот документ фиксирует факт увеличения объема складских запасов, оправдывает наличие материалов. Кстати, сначала поступает материал, а затем составляют документ.

Если касса предприятия выдает наличные деньги командированному сотруднику фирмы, надо составить документ - расходный кассовый ордер. Именно этим документом оформляют факт выдачи денег. Кстати, деньги подотчетному лицу выдают одновременно с распиской последнего в упомянутом документе, что деньги получены.

Если производству нужна очередная партия материалов, то выполняется следующая процедура:

администратор составляет первичный документ - материальное требование, в котором содержится заявка на требуемое количество материалов, т.е. пока что документом оформлена только заявка;

с этим документом сотрудник фирмы отправляется на склад, где и получает материалы, а вместе с ними - расписку кладовщика в названном документе, который теперь оправдывает поступление материалов в производство;

второй экземпляр того же документа с распиской получателя остается на складе: он оправдывает факт выбытия материалов со склада.

И так по каждой хозяйственной операции.

2. Реквизиты первичного документа

Реквизит - это элемент носителя информации, имеющий определенную смысловую нагрузку.

Реквизиты-идентификаторы первичного документа:

наименование предприятия;

наименование документа;

код формы (для типового документа);

номер документа;

дата составления документа.

наименование подразделения организации (склада, цеха, участка и т.д.);

дата операции;

указание действующих лиц (инициаторы и исполнители);

мера операции (натуральные и денежные измерители). Реквизиты, придающие документу юридическую силу:

подписи администраторов и исполнителей;

даты подписей;

печать (нужна не всегда).

3. Классификация первичных документов

По месту возникновения документы подразделяются на внешние и внутренние. Внешние - это те документы, которые поступают на предприятие от его контрагентов. Например, счет, которым поставщик требует оплатить поставку. Или выписка из расчетного счета в банке, которой банк извещает о движении денег по расчетному счету фирмы. Внутренние возникают на самом предприятии: приходный ордер (о поступлении материалов на склад), наряд на работу (поручение выполнить работу и свидетельство о ее выполнении после того, как работа действительно завершена), приходный кассовый ордер (оформляет поступление денег в кассу), материальное требование (оформляет передачу материалов, топлива, тары, запчастей и т.д. со склада определенному лицу, их затребовавшему, получившему и имеющему на то право) и т. д.

По назначению в самом широком смысле слова документы подразделяются на исполнительные и оправдательные. Исполнительные содержат распоряжение выполнить хозяйственную операцию. Примером могут послужить приказы директора или распоряжения его заместителей. Оправдательные свидетельствуют об исполнении императива или вообще о каком-либо свершившемся факте хозяйственной жизни. Например, акт приемки-передачи основных средств свидетельствует о том, что объект (компьютер, станок, ксерокс и т.п.) передан одним предприятием другому или перемещен в другое подразделение фирмы. Другой пример - рапорт о выполненной работе. Примером может служить Табель использования рабочего времени.

Часто документ выполняет обе функции т.е. несет в себе и распоряжение выполнить нечто и свидетельство об исполнении. Такие документы называют комбинированными. Это, например, уже знакомый наряд.

По времени действия документы подразделяют на разовые и накопительные. Разовые оформляют одну хозяйственную операцию (например, материальное требование); они содержат одну порцию информации. Накопительные действуют длительный период, скажем, целый месяц. Хорошим примером является лимитно-заборная карта. В ней ежедневно по мере выдачи материалов складом цеху фиксируют все выдачи за месяц.

Карта выполняет функции многих разовых материальных требований со значительно меньшими затратами конторского труда.

Документы также подразделяются на типовые и произвольной формы. Типовые (стандартные иначе) - это обычно часто употребляемые документы. Они разработаны высококвалифицированными работниками Госкомстата и Министерства Финансов. Наличие типовых документов гарантирует высокое качество их формы, облегчает пользование ими, освобождает от необходимости разрабатывать формы документов, облегчает тиражирование бланков. Типизация форм первичных документов - большое достижение отечественного бухгалтерского учета. Немного можно назвать стран, в которых есть высококачественные общепризнанные альбомы типовых форм первичных документов.

Документы подразделяются также по отраслям народного хозяйства и по направлениям работы бухгалтерии. Соответственно есть документы, оформляющие операции с основными средствами, документы, оформляющие операции с материалами, документы, оформляющие операции по труду и его оплате, расчетные документы и т.д. Это, опять-таки подразделение документов по назначению, но в более узком смысле слова, чем деление на оправдательные и исполнительные.

Наконец, документы различают по способу их составления: на чистом листе бумаги или на бланке; от руки или с помощью компьютера: бухгалтер вызывает на экран макет документа и набирает на клавиатуре содержание. Наконец, некоторые документы частично или полностью формируются автоматически.

4. Документооборот

В составлении и использовании любого документа, как правило, поочередно участвует несколько человек. Уже поэтому для документа неизбежно физическое перемещение от подразделения к подразделению, от одного лица к другому. Составленный документ неоднократно используется как донор содержащейся в нем информации.

Весь путь документа на предприятии - это его документооборот. Документ проходит путь от появления его на предприятии (от момента начала составления или момента поступления извне) до сдачи в архив или передачи (отсылки) контрагенту фирмы. У каждого экземпляра документа свой путь.

5. Защита информации

Защита информации - постоянно актуальная функция бухгалтерии на любом ее участке, на любом этапе учетных процедур. На уровне первичных документов защита информации достигается несколькими способами.

Форма документа. Размер документа, набор реквизитов и их размещение - элементы защиты информации.

Материал и цвет бланка документа. В ряде случаев установлено, из какой именно бумаги должен быть изготовлен бланк документа: полукартон, гербовая, с водяными знаками, с красной полосой и т.д.

Экземплярность. Практически почти все документы составляют в нескольких экземплярах. Это делают потому, что каждому пользователю удобнее иметь собственный экземпляр. Вместе с тем наличие нескольких экземпляров очевидно существенно уменьшает риск утраты информации.

Идентификация. Она достигается наличием ранее упомянутых реквизитов, идентифицирующих документ: наименование, номер, дата составления и т.д. Идентифицирует

документ также физическая принадлежность к общему носителю информации; например, чек и корешок чековой книжки, приходный кассовый ордер и квитанция к нему, облигация и купон к ней.

Кстати, если подпись ответственного лица свидетельствует о достоверности содержания документа, то оттиск печати удостоверяет подлинность подписи. Полномочием удостоверять подлинность подписи оттиском печати облечен начальник канцелярии предприятия.

Регламентация отношения к ошибкам. В денежных документах вообще недопустимы никакие исправления. В других случаях исправляют согласно правилам.

Регистрация документов. Каждый документ подлежит регистрации. Это значит, что основные реквизиты каждого первичного документа при появлении его на предприятии заносят в специальный журнал.

Описи документов. С целью предотвращения утраты документов при передаче их от одного пользователя другому составляют опись документов в двух экземплярах: по одному для каждого участника операции.

6. Способы исправления ошибочных записей

При составлении первичных документов возможны ошибки. Для исправления ошибочных записей используют так называемые способ корректуры, суть которого в следующем. Неправильно написанное слово или число аккуратно зачеркивают одной линией так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое. Затем вверху пишут правильное слово (число) и звездочкой *) указывают на сноску. В сноске пишут: «Исправлено. Верить». Далее следуют дата и подпись автора документа. Более строгие правила (например, в воинских частях) требуют указать что исправлено и на что именно.

Первичный документ это письменное свидетельство о каком-либо факте хозяйственной деятельности. Первичные документы, используемые в бухгалтерском учете, должны иметь достаточно строго определенную форму.

Ранее было сообщено, что в бухгалтерском учете все наблюдения состояния и движения ресурсов предприятия, имеющих денежное выражение, оформляют документами. Именно в первичном документе факты хозяйственной деятельности находят изначальное выражение. Поэтому документальное оформление хозяйственных операций называют первичным учетом.

Если на предприятие поступили материалы, то по этому поводу должен быть составлен документ - приходный ордер. Именно этот документ фиксирует факт увеличения объема складских запасов, оправдывает наличие материалов. Кстати, сначала поступает материал, а затем составляют документ.

Если касса предприятия выдает наличные деньги командированному сотруднику фирмы, надо составить документ - расходный кассовый ордер. Именно этим документом оформляют факт выдачи денег. Кстати, деньги подотчетному лицу выдают одновременно с распиской последнего в упомянутом документе, что деньги получены.

Если производству нужна очередная партия материалов, то выполняется следующая процедура:

администратор составляет первичный документ - материальное требование, в котором содержится заявка на требуемое количество материалов, т.е. пока что документом оформлена только заявка;

с этим документом сотрудник фирмы отправляется на склад, где и получает материалы, а вместе с ними - расписку кладовщика в названном документе, который теперь оправдывает поступление материалов в производство;

второй экземпляр того же документа с распиской получателя остается на складе: он оправдывает факт выбытия материалов со склада.

И так по каждой хозяйственной операции.

36. Реквизиты документов. Проверка и обработка документов.

Для сплошного и непрерывного отражения объектов бухгалтерского учета необходимо, прежде всего, фиксировать каждую хозяйственную операцию. С этой целью применяется элемент метода бухгалтерского учета – документация – основной способ бухгалтерского наблюдения за хозяйственной деятельностью предприятия, ее первичного контроля.

Каждая операция, независимо от объема и содержания, в момент ее совершения оформляется первичным документом и является первым этапом учета.

Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции должны отражаться в учете на основании оправдательных документов. При этом первичные документы должны быть составлены по формам, утвержденным Госкомстатом. Хозяйственная операция, не оформленная надлежащим образом, как правовое экономическое событие места не имеет (нет объекта бухгалтерского учета).

ДОКУМЕНТ – письменное свидетельство, в котором отражается факт совершения хозяйственной операции.

Документация служит основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивает точность, достоверность и бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля

большое значение документы имеют при документальных ревизиях, аудиторских проверках.

Они также служат основанием для судебно-бухгалтерской экспертизы, доказательством в разрешение споров в судах и арбитражах.

Показатели, характеризующие хозяйственную операцию, отраженную в документе, называют реквизитами. Реквизиты бывают обязательные и дополнительные .

Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) Наименование документа и его номер;

б) дата составления документа;

в) наименование предприятия;

д) измерители (в натуральном и денежном выражении);

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц, их расшифровки.

К дополнительным реквизитам могут относиться: адрес и телефоны предприятия, указание сторон, участвующих в совершении операции и т.д.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель предприятия по согласованию с главным бухгалтером.

Денежные и расчетные документы, а также финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению не только без подписи главного бухгалтера, но и без подписи уполномоченного им на то лица.

Основным направлением совершенствования документации являются унификация и стандартизация. Унификация - установление единых типовых форм. Унифицированные формы первичных документов утверждаются Госкомстатом России. Данные формы обязательны для применения юридическими лицами всех форм собстве6нности, осуществляющих деятельность на территории РФ.

За последние годы утверждено 250 унифицированных форм первичной учетной документации, в том числе:

по учету материалов (приходный ордер, требование- накладная и т.д.);

по учету кассовых операций (приходный, расходный кассовый ордер);

по учету основных средств (акт приемки-передачи, акт выбытия основных средств);

по учету результатов инвентаризации (акт инвентаризации).

В унифицированные формы (кроме форм по учету кассовых операций) предприятие при необходимости может внести дополнительные реквизиты. Вносимые изменения должны быть оформлены распорядительным документом предприятия.

Стандартизация – установление одинаковых, стандартных размеров для типовых документов, что позволяет сохранить расход бумаги на изготовление документов, упрощает их обработку и хранение.

Чтобы документы могли служить достоверным основанием для бухгалтерских записей и иметь юридическую силу, к их составлению предъявляются особые требования:

Документы должны быть составлены на типовых бланках или чистых листах бумаги химическим карандашом, чернилами, пастой шариковой ручки, на пишущей машинке или на компьютере;

Строго соблюдать установленную форму и заполнять все реквизиты;

Точно и ясно излагать содержание операции;

Четко и разборчиво писать текст и цифры;

Сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью. Свободные строки прочеркивать;

Документы следует составлять в момент совершения операции, т.е. своевременно;

Документы должны быть подписаны соответствующими лицами.

Иногда при заполнении документов могут быть допущены ошибки (описки). В кассовые и банковские документы исправления вносить не допускается. Их переписывают заново. В остальных документах ошибки можно исправить с помощью корректуры: зачеркивается неправильный текст или сумма, пишется исправленный текст или сумма. Зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено подписью «исправлено, верить», поставлена дата исправления, подтверждено подписью лиц, подписывающих документ.

1. Понятие первичной бухгалтерской документации 3
2. Понятие регистров бухгалтерского учета 6
3. Задача 12
Список использованной литературы 14

1. Понятие первичной бухгалтерской документации

Первичным учетным документом называется бухгалтерский документ, который является письменным свидетельством подтверждения факта совершения хозяйственных операций, права на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные ценности. Первичный документ - это носитель информации, с помощью которого хозяйственные операции подвергаются первичной регистрации.
Основные требования, предъявляемые к бухгалтерским документам изложены в Законе «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 № 129-ФЗ.
Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, то непосредственно по окончании операции. Первичные бухгалтерские документы оформляются в той последовательности, в которой совершаются хозяйственные операции.
Это обеспечивает:
 сплошной, непрерывный учет всех объектов учета,
 юридическое обоснование бухгалтерских записей. которые делают на основании документов, имеющих доказательную силу,
 использование документов для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью организации,
 контроль за сохранностью собственности,
 укрепление законности, поскольку первичные документы служат одним из основных источников сведений для последующего контроля правильности, целесообразности и законности каждой хозяйственной операции.
Форма первичного документа определяется совокупностью показателей (реквизитов) и их расположением в документах. Количество реквизитов в документах зависит в основном от содержания хозяйственной операции. Существует определенный список реквизитов, которые являются обязательными для каждого документа. Они определяют содержание отражаемых в первичном документе операций и придают ему доказательную силу.

Рисунок 1 – Классификация первичных документов

К обязательным реквизитам относятся:
 наименование документа;
 дата его составления;
 наименование организации, от имени которой составлен документ,
 содержание хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении;
 наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
 личные подписи этих должностных лиц.
Руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень должностных лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.
В зависимости от характера операции, технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.
Ответственность за своевременное и доброкачественное создание первичных документов. передачу их в установленные сроки для отражение в учете, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
Своевременное и достоверное создание первичных документов, передача их в установленном порядке и в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете производится в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Это правило применяется в основном крупными и средними предприятиями.......

Список использованной литературы

1. Баширова Н.В. Судебная бухгалтерия: Учебное пособие. – М.: ГУК, 2010.- 168 с.
2. Голубятников С.П., Леханова Е.С. Судебная бухгалтерия: Учебное пособие. – Москва: ГУК, 2011. – 136 с.
3. Дубоносов В.П. Судебная бухгалтерия: Курс лекций. – М.: АСТ, 2009. – 282 с.
4. Еременко С.Г. Судебная бухгалтерия: Учебник. – М.: ЦОКР МВД России, 2007. – С. 43-48.
5. Симонов А.В. Самоучитель по бухучету. - М.: Феникс, 2009. – 147 с.
6. Суглобов А.Е, Жарылгасова Б.Т. Бухучет и аудит – М.: КНОРУС, 2010. – 496 с.
7. Судебная бухгалтерия: Учебник/Под ред. С.П. Голубятникова. – М.: Юридическая литература, 2011. – 392 с.
8. Толкаченко А.А., Харабет К.В. Правовая (судебная) бухгалтерия: Курс лекций. – М.: Омега-Л, 2009.- 216 с.
9. Щадрин В.В. Основы бухгалтерского учета и судебно-бухгалтерской экспертизы. Учебник для юридических вузов. – М., 2010. - 463 с.

В зависимости от характера операции, технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.
Ответственность за своевременное и доброкачественное создание первичных документов. передачу их в установленные сроки для отражение в учете, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
Своевременное и достоверное создание первичных документов, передача их в установленном порядке и в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете производится в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Это правило применяется в основном крупными и средними предприятиями.

2. Понятие регистров бухгалтерского учета

Группировка информации, содержащейся в первичных документах, осуществляется с использованием регистров бухгалтерского учета. Учетные регистры – это бухгалтерские документы, в которых осуществляется регистрация первичных или сводных документов с соблюдением определенных правил и порядков. Сущность регистрации состоит в том, что в учетный регистр в краткой форме переносится содержание документа, сумма, корреспонденция счетов.
Учетные регистры представляют собой таблицы специальной формы в виде карточек, книг (журналов), отдельных листов, машинограмм, полученных при помощи вычислительной техники.
Карточки для ведения бухгалтерского учета изготавливают из плотной бумаги или картона определенного размера, что дает возможность организовывать картотеки. При этом разделителями карточки разбиваются на разделы с соответствующими указателями (индикаторами) для обеспечения быстроты нахождения в картотеке требующейся карточки. В карточках обычно ведут аналитический учет. В зависимости от формы и назначения карточки бывают контокоррентные (предназначены для учета таких объектов, показатели которых дают в общей сумме, например, о состоянии дебиторской задолженности, расчетов с подотчетными лицами и др.), многографные (применяются для учета объектов, где требуется детализация показателей по дебету или кредиту счета, например, производственных расходов по статьям и т.д.), инвентарные (для учета объектов основных средств), количественно-суммового учета (для учета товарно-материальных ценностей по их количеству и сумме), складского учета (для количественного учета товарно-материальных ценностей на складах). Каждой карточке присваивается порядковый номер, указывается дата ее открытия.
Книги (журналы) представляют собой сброшюрованные листы определенного формата и графления. Их используют на тех участках, где необходим усиленный контроль. Применение их, как правило, ограничено, так как при необходимости работу по их ведению нельзя разделить между работниками бухгалтерии. Однако на определенных участках они незаменимы (например, на каждом предприятии должна вестись кассовая книга). Преимущество книг (журналов) состоит в том, что исключается возможность замены отдельных листов новыми, т.е. уменьшается вероятность злоупотреблений со стороны ответственных лиц. С этой целью большинство книг (журналов) прошнуровывают, концы шнурка выводят на последнюю страницу и заклеивают полоской бумаги, а также скрепляют печатью предприятия и подписью главного бухгалтера. Все листы нумеруются и в конце прописью проставляется общее количество листов.
Свободные листы применяются в качестве учетных регистров для всех видов учетных записей и составляют основу современного учета. Каждый лист имеет соответствующее название (журнал-ордер, ведомость). Свободные листы очень удобны для использования, так как позволяют более рационально распределять обязанности между работниками бухгалтерии.
По характеру записей учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.
Хронологические регистры используются для записей хозяйственных операций по мере их совершения и поступления документов в бухгалтерию без определенной группировки по счетам. Такие регистры обеспечивают контроль за полнотой бухгалтерских записей и сохранностью поступающих документов. К ним относятся кассовая книга, реестр товарно-транспортных накладных, журнал регистрации платежных поручений, приходно-расходная книга по учету бланков строгой отчетности и др.
Систематические регистры - это регистры, в которых документы регистрируются в определенной системе (группировке). Они используются для отражения однородных по экономическому содержанию хозяйственных операций и подразделяются на систематические регистры синтетического учета (например, Главная книга, в которой регистрируются обороты по всем синтетическим счетам с указанием корреспондирующих счетов; другими словами, Главная книга есть совокупность бухгалтерских счетов, используемых на предприятии в течение отчетного периода) и систематические регистры аналитического учета (инвентаризационная опись ценностей и др.).
Комбинированные регистры сочетают хронологические и систематические записи (например, журнал-ордер №1 к счету «Касса» и ведомость к нему, книга учета хозяйственных операций и др.). Это дает возможность получать данные синтетического и аналитического учета в один рабочий прием, что значительно сокращает объем работы.
По содержанию (степени детализации информации) регистры делят на синтетические, аналитические и совмещающие синтетический и аналитический учет.
Регистры синтетического учета предназначены для записи хозяйственных операций по синтетическим счетам. Записи в них ведут только в денежном выражении с указанием даты, номера документа, но, как правило, без пояснительного текста. К таким регистрам относятся Главная книга, журналы-ордера, оборотные ведомости по синтетическим счетам и др.