Командировочное удостоверение при зарубежных командировках. Частые вопросы по оформлению загран. командировок

В связи с часто встречающимися вопросами о том, как правильно оформить загран.командировку, эксперты справочно-правового сервиса «Норматив» решили напомнить основные правила работы по этому вопросу.

Правила

Так, прежде всего при направлении работника в загранкомандировку (как и в командировку по России) необходимо составить приказ о командировании работника и служебное задание для него.

Единственное отличие — не оформляется командировочное удостоверение, кроме случаев командирования в государства — участники СНГ (п.15 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 №749). Дни нахождения в командировке определяются по отметкам в загранпаспорте.

После возвращения из командировки в течение 3 рабочих дней работник должен передать в бухгалтерию отчет о выполнении служебного задания и авансовый отчет. К авансовому отчету прикладываются документы, подтверждающие расходы и ксерокопия загранпаспорта с отметками о въезде и выезде (не в обязательном порядке).

Если документы составлены на иностранных языках, то необходим их построчный перевод на русский язык (п.9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н). Такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации, на которых возложена такая обязанность в рамках исполнения должностных обязанностей, в том числе и от руки.

По мнению Минфина РФ, в случае выписки авиабилетов и иных перевозочных документов на английском или ином (кроме русского) языке в обязательном порядке должны быть переведены реквизиты, необходимые для признания расходов для целей налогообложения прибыли организаций (ФИО пассажира, направление, N рейса, дата вылета, стоимость билета). Не требуется перевод иной информации, не имеющей существенного значения для подтверждения произведенных расходов (например, условий применения тарифа, правил авиаперевозки, правил перевозки багажа, иной информации). (Письмо Минфина от 24.03.2010 №03-03-07/6).

Ситуация №1: Руководители компании (2 человека) едут в командировку в Китай. Билеты на самолет были заказаны через интернет и оплачены с кредитной карты одного руководителя (то есть он купил билеты на всех). Как все это провести? Как и когда возместить расходы руководителю, который купил билет? Когда составить авансовый отчет за приобретенные билеты, и кто будет отчитываться по авансовому отчету — один сотрудник с двумя билетами?

Решение: Руководитель, купивший электронные билеты для себя и коллеги и оплативший их своей банковской картой, может в своем авансовом отчете отразить приобретение обоих билетов. Проведение расчетов работником, получившим деньги под отчет, собственной банковской картой, а не наличными деньгами, не является нарушением порядка ведения кассовых операций.

Статья 168 ТК РФ предусматривает, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику в том числе расходы по проезду к месту командировки.

Как правило, электронная форма билета содержит информацию о плательщике, поэтому расходы на билеты не могут быть учтены в авансовом отчете того работника, который их не покупал. При этом нормативные акты не обязывают командированного работника самостоятельно оплачивать проезд. Это может сделать другой работник, даже если он сам никуда не едет. Поскольку возмещаются только реально произведенные и подтвержденные расходы, в ситуации, изложенной в вопросе, стоимость билетов должен включить в свой авансовый отчет тот работник, который приобретал билеты. Руководитель организации может утвердить такой авансовый отчет даже в том случае, если не поручал работнику покупать билеты для второго работника и компенсировать перерасход. Соответственно, второй работник не отразит в своем авансовом отчете расходы на проезд, поскольку он билеты не покупал, и вернет неизрасходованный аванс.

В случае если из подтверждающих документов невозможно установить, кто именно покупал билет (электронная форма билета не содержит информации о плательщике), работники могут рассчитаться между собой, после чего каждый из них отчитается за свой билет.

Но при этом необходимо иметь подтверждение того, что командированный работник вернул этому другому командированному денежные средства. Например, это может быть расписка о возврате средств. В таком случае условие о том, что расходы понес командированный работник, будет выполнено. Это означает, что компания сможет списать на расходы сумму компенсации за проезд такого работника (Письмо ФНС России от 22.06.2011 N ЕД-4-3/9876).

Что касается оплаты билетов картой работника через Интернет, то в качестве подтверждающих понесенные расходы документов работник сможет приложить:

• либо распечатанную форму электронного авиабилета и посадочный талон при его наличии. Против такого подтверждения не возражает и Минфин России (п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134, Письмо Минфина России от 13.01.2012 № 03-03-06/1/11);
• либо контрольный купон электронного проездного документа (железнодорожного билета) (выписку из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) (п. 2 Приказа Минтранса России от 21.08.2012 N 322).

Расходы командированному сотруднику возмещаются на основании утвержденного руководителем авансового отчета, который составляется командированным сотрудником в течение 3-х рабочих дней после окончания командировки.

Ситуация №2: Во Франции действует компания, производящая крупное оборудование для винных и молочных заводов. Организация зарегистрирована на территории РФ и ее сотрудники часто посещают производителя во Франции с целью обучения, освоения нового оборудования и т д. Бывает так, что принимающая сторона (Франция) берет на себя расходы по содержанию наших сотрудников. Например, в мае руководитель нашей компании посещал Францию (командировка в течение 30 дней), при этом была договоренность, что авиабилеты оплачиваем мы и выплачиваем суточные в размере 1000 рублей в сутки в течение 7 дней, остальные расходы (23 дня прибывания и проживание в гостинице) оплачивает принимающая сторона. В таком случае как правильно оформить командировочные расходы? Нужен приказ руководителя о размере выплат и письмо принимающей стороны? Подскажите, пожалуйста, что еще необходимо для такой частичной компенсации ком. расходов?

Решение: Согласно ст. 168 ТК РФ, работодатель обязан выплачивать руководителю суточные за каждый день нахождения в командировке, даже если он был направлен за счет принимающей стороны. Суточные, выплаченные в пределах норм, установленных локальным нормативным актом организации, не облагаются страховыми взносами. НДФЛ необходимо удержать в случае, если размер суточных превышает (в рассматриваемой ситуации) 2 500 рублей при заграничной командировке.

Исходя их этого уточнения получается, что организация обязана начислить суточные за все дни пребывания руководителя в командировке, а не только за 7 дней.

При направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов на проезд и наем жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) (п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749) Таким образом, обязанность по выдаче работникам денежных средств на запланированные расходы, связанные с проездом и наймом жилого помещения, и дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточных), возложена непосредственно на работодателя. При этом тот факт, что работник направлен в командировку за счет принимающей стороны, значения не имеет. Ведь согласно билетам руководитель возвращается только через месяц, и если суточные ему будут выплачены только за 7 дней, то тогда как остальные дни отмечать в табеле работника? Стоит также помнить, что в приказе о направлении в командировку также необходимо указать, что руководитель направляется в командировку на 30 дней. И на основании этого приказа бухгалтер обязан рассчитать и выдать работнику необходимую сумму суточных.

После возвращения из командировки с работником производится окончательный расчет на основании авансового отчета.

В отличии от суточных, проживание в месте командировки относится на расходы предприятия только на основании подтверждающих документов. Например, если заказ и оплаты гостиницы оформлено на принимающую сторону, а не на руководителя, то документов, подтверждающих понесенные расходы на проживание в командировке у сотрудника не будет. Следовательно, в затраты, уменьшающие налог на прибыль, такие расходы взять будет нельзя.

Исходя из изложенного, в данной ситуации работник должен от своего имени оформить проживание в гостинице. По окончании командировки ему будет нужно предоставить все необходимые документы: счет за гостиницу, проездные документы и т д. Компания в итоге обязана возместить все эти расходы, а также оплатить суточные за все время нахождения в командировке.

Далее, если у организации есть договорённость с принимающей стороной о возмещении расходов командированного сотрудника, то на основании документа (например, договор о возмещении расходов, письменное соглашение между двумя сторонами о возмещении расходов и т д.т.п.) выставляется счет на имя принимающей стороны с приложением копий подтверждающих расходы первичных документов. При получении оплаты от принимающей стороны у компании возникнет внереализационный доход, который частично компенсирует командировочные расходы, ранее учтенные в затратах.

Интересуют тонкости оформления на заграничный семинар или обучение за рубежом? .

Заграничный вояж

Организациям, направляющим работников в зарубежные командировки, нужно учитывать специфику оформления таких поездок. Ну, например: при отправке сотрудника за кордон выписывать командировочное удостоверение не обязательно, а, допустим, первичные документы обязательно нужно перевести на русский язык. Кроме того, существуют особенности расчета суточных при загранкомандировках и их налогообложения.

Документы

Направляя работника в зарубежную командировку, руководитель организации должен издать приказ (формы N Т-9 и Т-9а). В отличие от деловых поездок в пределах России, оформлять командировочное удостоверение не нужно, достаточно к авансовому отчету приложить ксерокопию загранпаспорта. Ведь для чего нужно командировочное ‑ для того, чтобы подтвердить время фактического пребывания сотрудника в командировке, а его можно определить по отметкам в загранпаспорте о пересечении границы на контрольно-пропускных пунктах Российской Федерации.

Вернувшись из поездки, работник в 10-дневный срок должен сдать авансовый отчет и вернуть неиспользованную валюту в кассу организации (п. 6.1 Положения Центробанка России от 25.06.97 N 62 О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов).

Приложенные к авансовому отчету оправдательные документы должны иметь построчный перевод на русский язык. Этого требует пункт 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 N 34н.

Услуги по переводу документов работник может оплатить самостоятельно и приложить подтверждающий оплату документ к авансовому отчету. Если такие расходы произведены с ведома работодателя, то он обязан возместить их работнику, как иные расходы, связанные с командировкой (ст. 168 ТК РФ). По командировке, носящей производственный характер, расходы по переводу первичных документов можно принять при расчете налогооблагаемой прибыли, так как они обоснованы и документально подтверждены (подп. 47 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Суточные

Рассчитывая суточные, бухгалтеру нужно учитывать некоторые особенности. Так, если работник пребывает в зарубежной командировке свыше 60 дней, то начиная с 61-дня суточные выплачиваются по нормам, предусмотренным для работников загранучреждений (п. 5 постановления Правительства России от 01.12.93 N 1261 О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств, в редакции от 21.03.98).

При проезде и во время пребывания на иностранной территории суточные командированному выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для каждой конкретной страны (п. 9 Правил об условиях труда советских работников за границей, утвержденных постановлением Госкомтруда СССР от 25.12.74 N 365).

День пересечения границы оплачивается по принципу страны вЪезда. Таким образом, за день пересечения границы Российской Федерации при выезде суточные оплачиваются в иностранной валюте по нормам той страны, куда вЪезжает работник. А в день вЪезда в Россию суточные выплачиваются по норме, установленной для территории РФ (совместное письмо Минтруда и Минфина России от 17.05.96 N 1037-ИХ О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу).

налог на прибыль

Состав командировочных расходов, учитываемых для целей налогообложения прибыли определен в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Перечисленные расходы, за исключением суточных, учитываются при налогообложении в полном обЪеме. Размеры суточных по зарубежным командировкам с 1 января 2002 года установлены постановлением Правительства России от 08.02.02 N 93.

Руководитель организации может установить больший размер суточных. В этом случае для целей бухгалтерского учета они будут приняты полностью, а для целей налогообложения прибыли - в пределах норм.

Налог на доходы и ЕСН

Произведенные и документально подтвержденные расходы по командировке, в том числе суточные по нормам, установленным в соответствии с законодательством, налогом на доходы физических лиц и ЕСН не облагаются (п. 3 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ). Суточные сверх установленных норм облагаются налогом на доходы физических лиц*, но не облагаются ЕСН, так как они не учитываются при расчете налогооблагаемой прибыли (п. 3 ст. 236 НК РФ).

Пример.

Российское предприятие (г. Хабаровск) направляет работника в командировку для заключения договора на закупку материалов в г. Мюнхен, Германия. Срок командировки - 4 дня с 11 мая 2002 года по 14 мая 2002 года. Работник вылетел из Москвы в Мюнхен 11 мая.

Суточные оплачиваются в соответствии с установленными нормами, для Германии - 58 долл. США в сутки.

На оплату билетов в рублях - в сумме 14 500 руб.;

Суточные за день проезда по РФ и возврата в РФ - 200 руб.;

Валюта на командировочные расходы - 430 евро, (150 евро × 2 дня (на жилье) + 65 евро × 2 дня (суточные), из расчета 58 долл. США × 2 суток х 30,4999 руб. : 27, 1904 руб.).

Курс валют на дату выдачи аванса составил 27,1907 руб. за 1 евро, 30,4999 руб. за 1 долл. США.

Согласно ксерокопии паспорта, работник пересек границу РФ туда - 12 мая 2002 года, обратно - выезд из Германии 13 мая, а прилет в аэропорт Москва-Шереметьево - 14 мая 2002 года.

Авансовый отчет утвержден 14 мая. Курс валют на эту дату: 26,9149 руб. за 1 евро и 30,4778 за 1 долл. США. Работник внес в кассу остаток валюты 100 евро, остаток задолженности внес в рублях.

К авансовому отчету приложены документы на оплату гостиницы за 2 суток на сумму 200 евро и

авиабилеты Хабаровск-Москва (на 11 мая) и обратно (на 14 мая) на сумму 8400 руб. и авиабилет Москва-Мюнхен-Москва - стоимостью 6000 руб.

Организация использует субсчета:

50-1 Касса организации в рублях;

50-4 Касса организации в евро;

71-1 Расчеты с подотчетными лицами по суммам, выданным в рублях;

71-3 Расчеты с подотчетными лицами по суммам, выданным в евро.

В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие записи.

Дебет 71-3 Кредит 50-4

- 11 692 руб. (430 евро × 27,1907 руб.) - выдан аванс на командировочные расходы в евро;

Дебет 71-1 Кредит 50-1

- 14 700 руб. (14 500 + 200) - выдан аванс в рублях на командировочные расходы.

Дебет 91-1 Кредит 71-3

- 118,59 руб. (430 евро х (26,9149 руб. - 27,1907 руб.)) - отражена отрицательная курсовая разница по выданной под отчет наличной валюте в евро;

Дебет 15 Кредит 71-3

- 3535,43 руб. (58 долл. США х 2 дн. х 30,4778 руб.) - отнесены на расходы по закупке материалов суточные в иностранной валюте за период с 12.05.02 по 13.05.02;

Дебет 15 Кредит 71-3

- 5382,98 руб. (100 евро х 2 дн. × 26,9149 руб.) - списаны на расходы затраты по проживанию в иностранной валюте за период с 12.05.02 по 13.05.02;

Дебет 15 Кредит 71-1

- 200 руб. (100 руб. х 2 дн.) - списаны на расходы по закупке материалов суточные в российских рублях за 11 и 14 мая 2002 г.;

Дебет 15 Кредит 71-1

- 14 400 руб. (6000 + 8400) - списаны на расходы затраты по проезду;

Дебет 50-4 Кредит 71-3

- 2691,49 руб. (100 евро × 26,9149 руб.) - внесен подотчетным лицом остаток неизрасходованной наличной валюты в кассу;

Дебет 71-3 Кредит 71-1

- 36,49 руб. - остаток валютного перерасхода перенесен на расчеты в рублях;

Дебет 50-1 Кредит 71-1

- 63,51 руб. - внесен остаток задолженности в рублях;

Дебет 52 Кредит 50-4

- 2691,49 руб. (100 евро × 26,9149 руб.) - сдана в банк валюта, возвращенная подотчетным лицом в кассу.

________________________________________

* Отметим, что МНС России придерживается позиции, что для целей налогообложения налогом на доходы физических лиц нужно применять нормы суточных, установленных для налога на прибыль постановлением Правительства РФ от 08.02.02 N 93.

Ю.П. Косей , Ю.В. Волкова , эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Организация отправила сотрудника в заграничную командировку. Деньги на командировочные расходы сотрудник получил в рублях и перевел на свою банковскую карту в евро по курсу коммерческого банка, который выше курса ЦБ РФ. Документы, подтверждающие расходы, сотрудник представил в чешских кронах и литовских литах. Должна ли организация при пересчете командировочных расходов в рубли прежде перевести в евро расходы, выраженные в иных валютах? Какой курс должен использоваться при пересчете? Каков порядок отражения в бухгалтерском и в налоговом учете курсовых разниц?

Бухгалтерский учет

Законодательство не запрещает при командировке за границу выдавать работнику аванс в рублях. В пункте 16 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749) указано только на то, что при выплате аванса в валюте следует руководствоваться валютным законодательством, однако запрета на выплату аванса на загранкомандировку в рублях этот пункт не содержит.

После возвращения из командировки в течение трех дней работник должен составить авансовый отчет. Так сказано в пункте 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 № 40). Форма и порядок заполнения авансового отчета содержатся в Указаниях по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет» (утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55).

В авансовом отчете сотрудник показывает свои расходы в той валюте, в которой они фактически были осуществлены (в данном случае - в литовских литах и чешских кронах). Бухгалтер пересчитает суммы расходов в рубли (Указания по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет»). Если работник не полностью израсходовал выданные ему перед командировкой деньги, он должен вернуть остаток в кассу организации. Работник может вернуть неизрасходованные денежные средства в той валюте, которая у него фактически осталась. Так, если у него остались евро, он может вернуть организации евро.

К авансовому отчету работник должен приложить подтверждающие документы: счета за проживание, копию заграничного паспорта с отметками о пересечениях государственных границ, билеты. Подтверждающие документы, составленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н).

В соответствии с пунктом 6 ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (далее - ПБУ 3/2006) командировочные расходы, выраженные в иностранной валюте, должны быть пересчитаны в рубли по курсу, установленному ЦБ РФ на день совершения операции. Согласно Приложению к ПБУ 3/2006, командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета. В нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета, не установлено, что командировочные расходы нужно пересчитывать в рубли на какие-либо еще даты.

Таким образом, суммы командировочных расходов однократно пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ, установленному на день утверждения авансового отчета. Предварительного пересчета в евро сумм в литовских литах и чешских кронах не требуется.

ТК РФ обязывает работодателя возмещать работнику все понесенные им расходы, связанные с командировкой и произведенные с разрешения и ведома работодателя. Поскольку организация выдала работнику, командированному в иностранное государство, аванс в рублях, предполагалось, что работнику придется совершать валютообменные операции. Следовательно, организация должна компенсировать работнику расходы, понесенные в связи с обменом валют. При этом работник должен представить документы, подтверждающие курсы, по которым производились обмены валют (например, квитанции обменных пунктов, чеки из банкоматов).

Разницы, возникающие из-за обмена валют, относятся на прочие расходы или доходы организации. Обратите внимание, что данные разницы - это финансовый результат от операций с иностранной валютой, который в соответствии с пунктом 21 ПБУ 3/2006 учитывается отдельно от курсовых разниц.

Покажем на примере, как производится расчет. Затраты на проезд рассматриваться не будут.

Пример

Предположим, что перед командировкой в Литву и Чехию работнику из кассы был выдан аванс в сумме 79 000 руб. На эту сумму работник купил евро по курсу 39,5 руб/евро. Сумма аванса в валюте составила 2000 евро.

По нормативам, принятым в организации, при командировках в указанные страны работникам полагаются суточные в размере 65 евро за день командировки. Продолжительность командировки, установленная по отметкам о выезде и въезде в РФ, сделанным в паспорте работника, составила 10 дней.

По документам, приложенным работником к авансовому отчету, на проживание в Литве было израсходовано 1260 литовских литов. За гостиницу в Чехии работник заплатил 20 800 чешских крон. Чтобы рассчитаться за гостиницу в Литве и Чехии, работник обменял евро на валюту этих государств. Он приобрел литовские литы по курсу 3,6 лит/евро и чешские кроны - по курсу 26 крон/евро.

Работник представил в бухгалтерию авансовый отчет. На день его утверждения ЦБ РФ были установлены следующие курсы валют: 38 руб/евро, 10,5 руб/лит., 1,4 руб/крон.

В бухгалтерском учете организации будут отражены командировочные расходы в следующих размерах:

Расходы на выплату суточных - 24 700 руб. (65 евро х 38 руб/евро х 10 дн.);

Расходы на проживание в гостинице в Литве - 12 663 руб. (1260 лит. х 10,5 руб/лит.);

Расходы на проживание в гостинице в Чехии - 29 120 руб. (20 800 руб. х 1,4 руб/крон.).

Кроме того, необходимо учесть разницы, возникшие из-за обмена валют. Суточные организация учла в рублях по курсу 38 руб/евро. Однако работник приобрел евро по курсу 39,5 руб. Таким образом, расхождение, относящееся к суточным, составляет 975 руб. (650 евро х 39,5 руб/евро - 650 руб. х 38 руб/евро).

По затратам на гостиницу в Литве расхождение составляет 1162 руб. (1260 лит. : 3,6 лит/евро х 39,5 руб/евро - 1260 руб. х 10,5 руб/лит.), а на гостиницу в Чехии - 2480 руб. (20 800 руб. : 26 крон/евро х 39,5 руб/евро - 20 800 руб. х 1,4 руб/крон.).

Итого по всем командировочным расходам потери, возникшие из-за обмена валют, составили 4617 руб. (975 руб. + 1162 руб. + 2480 руб.).

Таким образом, по документам, в том числе подтверждающим курсы обмена валют, работник истратил в командировке 71 100 руб. (24 700 руб. + 12 663 руб. + 29 120 руб. + 4617 руб.) На день утверждения авансового отчета за работником числится задолженность в сумме 7900 руб. (79 000 руб. - 71 100 руб.).

У работника после командировки осталось 200 евро. По курсу ЦБ РФ на день утверждения авансового отчета указанная сумма в евро составляет 7600 руб. (200 евро х 38 руб/евро). При этом бухгалтерия должна учесть расходы на обмен валют, так как перед командировкой работник приобрел евро по курсу 39,5 руб/евро.

Сумма таких расходов равна 300 руб. (200 евро х 39,5 руб/евро - 200 евро х 38 руб/евро). Таким образом, вернув в кассу 200 евро, работник полностью рассчитался по командировке.

В рассматриваемой ситуации бухгалтер организации должен сделать следующие бухгалтерские записи:

Дебет 71 Кредит 50

79 000 руб. - выдан аванс работнику, командированному за границу;

Дебет 20 (26, 44...) Кредит 71

66 483 руб. (24 700 руб. + 12 663 руб. + 29 120 руб.) - включены в расходы по основной деятельности командировочные расходы в день утверждения авансового отчета работника;

4617 руб. (975 руб. + 1162 руб. + 2480 руб.) - отражены расходы на обмен валют, приходящиеся на суточные и оплату проживания;

Дебет 50, субсчет «Иностранная валюта» Кредит 71

7600 руб. - возвращены в кассу 200 евро, не израсходованные работником в командировке;

Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 71

300 руб. - отражены расходы на обмен валют, относящиеся к возвращенному работником авансу.

Налогообложение

Для целей налогообложения прибыли командировочные расходы признаются в момент утверждения авансового отчета. Для метода начисления это прямо указано в подпункте 5 пункта 7 статьи 272 НК РФ. При кассовом методе в соответствии с пунктом 3 статьи 273 НК РФ расходы признаются после их фактической оплаты. При этом, согласно статье 252 НК РФ, вне зависимости от метода признания доходов и расходов расходами признаются экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты. Поэтому организации, которые применяют кассовый метод, вправе включить затраты на командировки в расходы для целей налогообложения только после того, как будет утвержден авансовый отчет.

Пункт 10 статьи 272 НК РФ требует, чтобы для целей налогообложения расходы, выраженные в иностранной валюте, были пересчитаны в рубли по курсу, установленному ЦБ РФ на день признания расхода. Таким образом, в налоговом учете организация отразит в расходах те же суммы, что и в бухгалтерском.

Разницы, возникающие из-за обмена валют, организация учитывает во внереализационных доходах или расходах. Обратите внимание, что, как и в бухгалтерском учете, для целей налогообложения такие разницы не являются курсовыми. Они являются финансовым результатом по операциям с иностранной валютой. В налоговом учете отклонение курса обмена валюты включают в состав внереализационных расходов (подп. 6 п. 1 ст. 265 НК РФ), уменьшающих налогооблагаемую прибыль. Документом, подтверждающим расходы на обмен валют, будет выданный банком (обменным пунктом) документ, в котором зафиксировано приобретение валюты по определенному курсу.