Правильное ведение журнала учёта трудовых книжек в организации. Формы журналов для учета и регистрации документов

Кадровикам ежедневно приходится иметь дело с большим количеством самых разных документов. Это и приказы, и трудовые договоры, и справки, и личные дела. Непросто разобраться в этом массиве бумаг, если не вести их учет. Фиксировать движение персонала вам помогут специальные учетные журналы. Сегодня мы поговорим о том, как их разработать.

Приведем простой пример: вам нужно уволить работника. Чтобы написать приказ, понадобится отыскать трудовой договор. А где его искать? Допустим, сотрудник был принят на работу три года назад, ни даты его приема, ни, тем более, номера его договора вы не помните. Но у вас есть книга регистрации трудовых договоров, в которой все эти сведения зафиксированы. Открываем ее и по фамилии работника находим дату и регистрационный номер его договора. Дальше все просто: достаем с полки папку, в которую подшиты договоры за соответствующий год, и выбираем нужный.
Журналы и книги по учету кадров ведут для того, чтобы:
— регистрировать документы и присваивать им порядковые номера;
— организовать учет кадров и их движения (приемов на работу, переводов, отпусков, увольнений);
— наладить учет документов, которые выдаются работникам под расписку и не хранятся в организации (удостоверения, справки);
— облегчить в дальнейшем поиск нужных документов.
Нужно сказать, что учетный журнал и учетная книга — по сути одно и то же. Просто существуют традиции называть один документ журналом, а другой — книгой. Скажем, «Журнал учета отпусков», «Книга учета справок». Но вы вполне можете и не следовать этому правилу.

Сроки хранения журналов и книг по учету кадров

———————————————————-T————-¬
¦ Название журнала ¦Срок хранения¦
+———————————————————+————-+
¦Журналы (книги) приема, перемещения (перевода), увольне-¦ ¦
¦ния работников ¦ 75 лет ¦
+———————————————————+————-+
¦Журналы (книги) учета командировок и выдачи командировоч-¦ ¦
¦ных удостоверений ¦ 5 лет ¦
+———————————————————+————-+
¦Журналы (книги) учета отпусков ¦ 3 года ¦
+———————————————————+————-+
¦Журналы (книги) учета личных дел, личных карточек, трудо-¦ ¦
¦вых договоров ¦ 75 лет ¦
+———————————————————+————-+
¦Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ¦ 50 лет ¦
+———————————————————+————-+
¦Журналы (книги) выдачи справок о заработной плате, стаже,¦ ¦
¦месте работы ¦ 3 года ¦
L———————————————————+—————

Какие журналы вести

Кадровики порой теряются: так много различных журналов и книг, неужели все они строго обязательны? Скажем сразу: большинство учетных журналов вести необязательно. А какие именно это будут журналы, вы должны решить сами, в зависимости от потребностей и особенностей компании. Скажем, у вас нет личных дел работников. Значит, незачем заводить и журнал регистрации личных дел. А если, например, ваши сотрудники часто ездят в командировки, наоборот, целесообразно с помощью специального журнала вести учет работников, выбывающих и прибывающих в командировки, а также учет командировочных удостоверений.
Но есть один документ, который все организации должны вести обязательно. Это Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Форма книги утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2004 г. N 69*(1). Образец оформления книги представлен на стр. 38.
Теперь поговорим о том, как нужно оформлять обложку журнала и заполнять его страницы.

Оформляем обложку журнала

Прежде чем приняться за изготовление обложки, нужно решить, как будут расположены страницы вашего журнала — вертикально или горизонтально. Вертикальное расположение подходит для журналов с небольшим количеством граф. А горизонтальное применяется, если на странице журнала требуется отразить много разных сведений. Скажем, у журнала учета больничных листов может быть вертикальное (книжное) расположение страниц, так как в нем требуется отразить лишь номер больничного листа, его срок и название лечебного учреждения. А вот журнал регистрации переводов лучше сделать в виде альбома — ведь в нем на одной странице нужно зафиксировать прежнее и новое места работы сотрудника, старое и новое наименование его должности. Все это может не поместиться на вертикально расположенной странице.
Для обложки возьмите плотную бумагу формата А4. На ней с помощью компьютера, печатной машинки или вручную напишите название организации, слово «журнал» или «книга» и наименование журнала. А ниже выделите две строки для даты начала и даты окончания журнала. Можно создать унифицированную форму и по ней делать обложки для всех журналов. Форма может быть, например, такой:

ООО «Вариант»
Отдел кадров

Журнал
регистрации трудовых договоров
(наименование журнала)

В журнале обязательно нужна подпись работника, который будет его вести. Подпись можно поместить на обложке (лицевой или оборотной стороне). Разрешается ставить подпись на последней странице журнала или на каждой его странице.

Лицо, ответственное за
ведение журнала
инспектор по кадрам М.П. Куликова
———————— ——————
(должность) (Ф. И. О.)

Как вести журнал

Сначала надо разделить журнал на графы (разграфите сразу все страницы). Теперь необходимо защитить документ от изъятий и вложений. Для этого пронумеруйте все страницы, прошнуруйте журнал и скрепите его печатью. Затем документ нужно заверить подписью начальника отдела кадров, заместителя генерального директора по работе с персоналом или самого генерального директора. Учтите, что книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должен заверять только руководитель организации*(2).

В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью
25 (двадцать пять) листов.
——————-

Начальник отдела кадров Куликова М.П. Куликова
———— ——————
12.05.2005

Заполнять журналы рекомендуется чернильной, шариковой или гелевой ручкой синего, черного либо фиолетового цвета. Не делайте в журналах никаких подчисток, зачеркиваний и не пользуйтесь корректирующей жидкостью для исправления неверных записей.

Исправление ошибок

Если при заполнении журнала вы случайно допустили ошибку, внесите исправление одним из следующих способов.
Если в журнале есть графа «Примечания». Вначале аккуратно зачеркните неверную запись одной чертой, а ниже, в той же графе, сделайте правильную запись. В графе «Примечания» напишите: «Исправлено в графе такой-то», а ниже поставьте подпись с расшифровкой и дату по такому образцу:

Исправлено в графе 2
Куликова М.П. Куликова
12.05.2005 ————- —————-

Если в журнале нет графы «Примечания». В этом случае неверную запись зачеркивать не надо. Воспользуйтесь порядком, который применяется для исправления неверно внесенных записей в трудовую книжку. В той же графе, где допущена ошибка, ниже напишите: «Запись за номером таким-то недействительна» и сделайте правильную запись.

Как хранить журналы

Пока в учетном журнале не заполнены все страницы, он хранится у того работника, который его ведет. Когда все страницы журнала, за исключением последней, будут заполнены, на его обложке ставится дата окончания и журнал сдается в архив организации. Для основных журналов Росархив установил сроки хранения*(3). Они представлены в таблице на стр. 37. Если же вы ведете журналы, срок хранения которых официально не установлен, вопрос о том, как долго их хранить, решает руководитель организации.
На странице 42 вы найдете образцы основных журналов и книг по учету кадров. Ориентируясь на них, вы можете создать форму любого нужного вам журнала.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

—-T———————T———T———T———-T———-T———-T————T———T———T———¬
¦ N ¦Дата приема на рабо-¦Фамилия,¦Серия и¦Должность,¦Наименова-¦Дата и N¦Расписка ¦Получено¦Дата вы-¦Расписка ¦
¦п/п¦ту, заполнения тру-¦имя и¦ номер ¦профессия,¦ние места¦приказа ¦ответствен-¦за за-¦дачи на¦работника¦
¦ ¦довой книжки или¦отчество¦трудовой¦специаль- ¦работы (с¦(распоря- ¦ного лица,¦полнен- ¦руки ¦в получе-¦
¦ ¦вкладыша в нее ¦владель-¦книжки ¦ность ра-¦указанием ¦жения) или¦принявшего ¦ные ¦трудовой¦нии тру-¦
¦ +——T——-T——+ца тру-¦или ¦ботника, ¦структур- ¦иного ре-¦или запол-¦трудовые¦книжки ¦довой ¦
¦ ¦число ¦ месяц ¦ год ¦довой ¦вкладыша¦который ¦ного под-¦шения ра-¦нившего ¦книжки ¦при ¦книжки ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦книжки ¦в нее ¦сдал тру-¦разделе- ¦ботодате- ¦трудовую ¦или ¦увольне-¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦довую кни-¦ния), ку-¦ля, на ос-¦книжку ¦вкладыши¦нии ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦жку или на¦да принят¦новании ¦ ¦в них¦(прекра-¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦которого ¦работник ¦которого ¦ ¦(руб.) ¦щении ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦заполнена ¦ ¦произведен¦ ¦ ¦трудово-¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦трудовая ¦ ¦прием ра-¦ ¦ ¦го дого-¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦книжка или¦ ¦ботника ¦ ¦ ¦вора) ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦вкладыш в¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦нее ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦ 13 ¦
+—+——+——-+——+———+———+———-+———-+———-+————+———+———+———+
¦10 ¦ 12 ¦ 05 ¦2005 ¦Шухова ¦ТК N¦Помощник ¦Юридичес- ¦Приказ от¦Куликова ¦75 руб. ¦ ¦Шухова ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Евгения ¦4356780 ¦юриста ¦кий отдел ¦12.05.2005¦ ¦30 коп. ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Павловна¦ ¦ ¦ ¦N 39 о/к ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—+——+——-+——+———+———+———-+———-+———-+————+———+———+———+
¦11 ¦ 12 ¦ 05 ¦2005 ¦Кузнецов¦ТК N¦Помощник ¦Юридичес- ¦Приказ от¦Куликова ¦75 руб. ¦ ¦Кузнецов ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Иван ¦4356781 ¦юриста ¦кий отдел ¦12.05.2005¦ ¦30 коп. ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Сергее- ¦ ¦ ¦ ¦N 39 о/к ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦вич ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—+——+——-+——+———+———+———-+———-+———-+————+———+———+———+
¦12 ¦ 16 ¦ 05 ¦2005 ¦Поляков ¦ТК N¦Финансовый¦Финансовый¦Приказ от¦Куликова ¦ — ¦ ¦Поляков ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Николай ¦5184643 ¦директор ¦отдел ¦16.05.2005¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Петрович¦ ¦ ¦ ¦N 40 о/к ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L—+——+——-+——+———+———+———-+———-+———-+————+———+———+———-

А как у вас?

Мы обратились с вопросами к работодателям:
1. Какие книги и журналы ведет ваш отдел кадров?
2. Как они помогают вам в работе?

Евгений Кутузов, начальник отдела кадров, г. Санкт-Петербург:
1. У нас крупная организация, и отдел кадров ведет довольно много (порядка 25) различных журналов. По учету персонала мы оформляем журналы регистрации приемов, переводов, увольнений, журнал учета поощрений и взысканий, журнал учета совместителей, книгу учета военнообязанных и призывников. По учету кадровой документации — журналы учета справок, личных дел, больничных листов, пропусков. Конечно, мы ведем и книгу учета движения трудовых книжек. Некоторые журналы ведутся у нас в электронном виде. Например, электронный журнал учета полисов ОМС.
2. Журналы и книги упрощают повседневную работу кадровиков и позволяют фиксировать все кадровые процессы, происходящие в организации.
Людмила Грохотова, заместитель генерального директора по персоналу ООО «Братиславский круг», г. Москва:
1. Мы ведем два журнала — журнал регистрации трудовых договоров и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
2. В сводный журнал регистрации трудовых договоров включаются сведения о дате приема сотрудника на работу, его должности и структурном подразделении, дате и номере трудового договора и приказа. Таким образом, при оформлении трудовых отношений в журнал сразу вносятся все необходимые данные, что значительно упрощает работу с остальными документами. А по книге учета и движения трудовых книжек очень удобно отслеживать увольнение сотрудников.

Журнал регистрации переводов работников

——T———-T————————————T———-T————————————¬
¦ N ¦ Ф. И. О.¦ До перевода ¦Дата пере-¦ После перевода ¦
¦п/п ¦ +———T————T————-+вода +———T————T————-+
¦ ¦ ¦Табельный¦ Должность ¦Структурное ¦ ¦Табельный¦ Должность ¦Структурное ¦
¦ ¦ ¦ номер ¦(профессия)¦подразделение¦ ¦ номер ¦(профессия)¦подразделение¦

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦
+—-+———-+———+————+————-+———-+———+————+————-+
¦ 31 ¦Зубов Иван¦ 55 ¦Грузчик ¦Склад N 1 ¦16.05.2005¦ 55 ¦Грузчик ¦Склад N 2 ¦
¦ ¦Юрьевич ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L—-+———-+———+————+————-+———-+———+————+—————

Журнал регистрации приемов на работу

—-T———-T———T—————T———————T————T————————¬
¦ N ¦ Ф. И. О. ¦Табельный¦Дата поступле-¦Структурное подразде-¦Должность ¦Трудовой договор, приказ¦
¦п/п¦ ¦номер ¦ния на работу ¦ление ¦(профессия)¦о приеме (дата, номер) ¦

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+—+———-+———+—————+———————+————+————————+
¦12 ¦Плетнева ¦ 33 ¦ 29.04.2005 ¦ Секретариат ¦Делопроиз- ¦Трудовой договор от¦
¦ ¦Инна Пет-¦ ¦ ¦ ¦водитель ¦29.04.2005 N 80-ТД, при-¦
¦ ¦ровна ¦ ¦ ¦ ¦ ¦каз от 29.04.2005 N 66¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦о/к ¦
L—+———-+———+—————+———————+————+————————-

Журнал учета личных дел

—-T—————T—————T—————T————————-T———————¬
¦ N ¦N личного дела¦ Ф. И. О. ¦Табельный номер¦Структурное подразделение¦Должность (профессия)¦
¦п/п¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+—+—————+—————+—————+————————-+———————+
¦ 15¦ 15 ¦Боровиков Антон¦ 11 ¦ Администрация ¦Исполнительный дирек-¦
¦ ¦ ¦Андреевич ¦ ¦ ¦тор ¦
L—+—————+—————+—————+————————-+———————-

Журнал регистрации увольнений с работы

—-T———-T———T————T———————T————T—————————¬
¦ N ¦ Ф. И. О. ¦Табельный¦Дата уволь-¦Структурное подразде-¦Должность ¦Трудовой договор, приказ об¦
¦п/п¦ ¦ номер ¦нения ¦ление ¦(профессия)¦увольнении (дата, номер) ¦

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+—+———-+———+————+———————+————+—————————+
¦23 ¦Григорьева¦ 70 ¦25.05.2005 ¦Технический отдел ¦Уборщица ¦Трудовой договор от¦
¦ ¦Анастасия ¦ ¦ ¦ ¦ ¦12.03.2003 N 133-ТД, приказ¦
¦ ¦Васильевна¦ ¦ ¦ ¦ ¦от 25.04.2005 N 78 о/к ¦
L—+———-+———+————+———————+————+—————————-

Е. Ширимова,
юрист, ведущий эксперт журнала «Кадровое дело»

————————————————————————-
*(1) Постановлением Минтруда России от 10 октября 2004 г. N 69 утверждена также форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которую должна вести бухгалтерия.
*(2) Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения утвержден приказом Росархива от 6 октября 2000 г.
*(3) Пункт 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2004 г. N 225).

Форма ведения некоторых журналов (письменная или электронная) законодательством не регламентирована. Если же законодательством установлены четкие требования к оформлению журнала (например, необходимо прошить, поставить печать, подпись должностных лиц, работников), то такой документ обязательно ведется на бумажных носителях.

При отсутствии норм, закрепляющих порядок ведения книг и журналов учета документов, работодатель вправе вести их в удобной для него форме (например, в виде таблицы в Excel).

1. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69). Данные книги являются обязательными для ведения каждым работодателем, за исключением работодателя - физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем (п. 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

2. Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации. Обязательность наличия данного журнала установлена Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н.

Срок хранения журнала составляет 5 лет (ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558) (далее - Перечень типовых управленческих архивных документов), п. 6 Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н).

3. Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы. Обязательность наличия данного журнала установлена Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н.

Срок хранения журнала составляет пять лет (ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, п. 6 Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы).

4. Журнал учета проверок. Обязательный документ.

5. Журнал регистрации несчастных случаев на производстве. Обязательный документ. Согласно ст. 230.1 ТК РФ каждый оформленный в установленном порядке несчастный случай на производстве регистрируется работодателем в журнале регистрации несчастных случаев на производстве. Форма журнала утверждена Постановлением Минтруда России от 24.10.2002 N 73.

В примечании к указанной форме журнала установлено, что он подлежит хранению в организации в течение 45 лет. Однако согласно ст. 630 Перечня типовых управленческих архивных документов журнал регистрации несчастных случаев имеет постоянный срок хранения.

6. Журнал ознакомления с локальными нормативными актами (далее - ЛНА). Законодательством прямо не предусмотрена обязанность ведения такого журнала. Однако в соответствии со ст. 68 ТК РФ работник должен быть ознакомлен с ЛНА до подписания трудового договора и работодатель в целях подтверждения такого ознакомления вправе выбрать любой из способов, например:

В листе ознакомления с ЛНА, являющемся приложением к документу;

В журнале ознакомления;

В листе ознакомления, являющемся приложением к трудовому договору.

Рекомендуется вести журнал ознакомления, а не увеличивать количество листов ознакомления в ЛНА. Это связано с тем, что численность работников организации может быть большая и в таком журнале будет содержаться полная информация о всех работниках, ознакомленных с ЛНА.

7. Журнал учета направлений на медицинский осмотр. Необходимость такого журнала прямо предусмотрена абз. 4 п. 8 Порядка проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров (обследований) работников, занятых на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 N 302н). В нем, как правило, фиксируются основание для направления работника на медицинский осмотр, фамилия, имя, отчество работника, структурное подразделение, в котором он работает, должность, а также дата прохождения осмотра.

Следует отметить, что перечни профессий работников, которые должны проходить обязательный медицинский осмотр, имеют постоянный срок хранения по месту разработки и утверждения (ст. 645 Перечня типовых управленческих архивных документов).

8. Журнал учета трудовых договоров. Необязательный документ. Такой журнал необходим, когда работодатель заключает с работниками срочные трудовые договоры и возникает необходимость отслеживать истечение срока их действия. В противном случае срочный трудовой договор может стать договором, заключенным на неопределенный срок.

Как правило, в таком журнале отражаются дата и номер заключенного трудового договора, фамилия, имя, отчество работника, структурное подразделение, в котором он работает, если оно указано в трудовом договоре, занимаемая должность, вид и характер работы, а также срок действия трудового договора с указанием даты его прекращения (для срочных трудовых договоров).

Перечнем типовых управленческих архивных документов для журналов учета трудовых договоров установлен срок хранения 75 лет (ст. 695).

9. Журнал учета приказов по личному составу. Необязательный документ. Однако его ведение в организации позволит систематизировать приказы, отследить дату их издания, сохранить непрерывность текущих номеров в случае, если необходимо по каким-либо причинам изъять приказ из места их общего хранения, а также если приказы могут одновременно издаваться разными структурными подразделениями.

Статьей 695 Перечня типовых управленческих архивных документов установлены следующие сроки хранения книг, журналов учета:

Приема, перевода, увольнения работников - 75 лет;

Отпусков - три года.

10. Журнал учета личных дел. Наличие данного журнала необязательно для большинства работодателей. В основном его используют государственные и муниципальные органы. Так, для учета личных дел работников органов Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору предусмотрена примерная форма журнала (утв. Приказом Ростехнадзора от 30.05.2008 N 372). Если в организации принято решение о ведении такого журнала, то для разработки его формы можно воспользоваться утвержденной формой.

Статьей 695 Перечня типовых управленческих архивных документов установлено, что книги, журналы учета личных дел подлежат хранению 75 лет.

11. Журнал учета листков временной нетрудоспособности. Необязательный документ. Однако работодателю рекомендуется вести такой журнал. Он позволит работнику кадровой службы, например, при подписании табеля учета рабочего времени сверить указанные в нем данные без обращения в бухгалтерию, в которую передаются листки нетрудоспособности для оплаты. При совпадении периода нетрудоспособности с отпуском на основании журнала можно подсчитать количество дней, на которое отпуск работника должен быть продлен.

Журналы, книги регистрации листков нетрудоспособности хранятся в организации пять лет (ст. 897 Перечня типовых управленческих архивных документов).

12. Журнал учета выдачи справок. Необязательный документ. Работодателю рекомендуется вести данный журнал для учета и нумерации справок, выдаваемых работникам для представления в различные органы и организации.

Журналы, книги регистрации выдачи архивных справок, копий, выписок из документов, справок о заработной плате, стаже, месте работы должны храниться пять лет (ст. ст. 252, 695 Перечня типовых управленческих архивных документов).

13. Журнал учета работников. В данном журнале при условии его систематического ведения отражается вся информация о действующем составе работников, должностях, которые они занимают. С его помощью можно учитывать табельные номера, которые присваиваются работникам. Журнал может содержать следующие графы: Ф.И.О. работника, его табельный номер, дата приема на работу, должность, реквизиты приказа о приеме и трудового договора, дата перевода на другую должность (работу), дата увольнения, реквизиты приказа об увольнении, содержание приказов.

Трудовая относится к документам строгой отчётности, что придаёт условиям её хранения и ведения повышенную значимость.

Это не случайно, ведь на основании этого документа работодатель учитывает квалификацию и опыт работника, а по завершении трудового периода жизни – будет определён размер пенсионного пособия.

Соответственно, при малейшем недоразумении, связанном с внесением записей в книжку, её владелец имеет полное право на возбуждение судебного иска, жалобу в прокуратуру и на другие действия, которые доставят множество хлопот работодателю.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа! Это быстро и бесплатно !

Вконтакте

При поступлении на работу работник предоставляет свою трудовую кадровику или руководителю организации. На основании её наличия происходит его трудоустройство на работу.

Если она отсутствует – работнику могут завести новую книжку.

В обоих случаях её вносят в учётные записи. На основании существующих записей учёта работник может гарантированно передать свою книжку работодателю.

После её регистрации осуществляется надлежащий контроль, а учтённые документы владелец трудовой может затребовать в любое время.

При отсутствии учётных записей вопрос о передаче документа может стать спорным, а при утере трудовой доказать факт передачи, без наличия учётного контроля, будет предельно сложно.

В случае пропажи или порчи трудовой, работодатель в первую очередь обращается к записям, в которых указаны:

1. факт и время получения ТК от работника.
2. Выдача работнику по требованию под , например для снятия копии.
3. Выдача на руки при увольнении.

Ведение учётных записей освобождает работодателя от неправомерной ответственности за чужой документ, который был выдан его владельцу.

В то же время работник, передавший на хранение свою трудовую, прекращает нести за неё ответственность.

Основной учёт получения и выдачи трудовых книжек работников осуществляется в специальном журнале. Он также как и ТК относится к документам повышенной степени отчётности. Его ведение является регламентированным.

Что такое «Журнал учёта движения ТК»?

На основании Правил, утверждённых Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. за № 225 , трудовая работника хранится у работодателя на всём протяжении периода его работы.

В день увольнения работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику по требованию.

В правительственных документах обозначено, что в Книге учёта ТК производится запись о трудовых в случаях:

• предоставления книжки от работника при оформлении на работу.
• При заполнении ТК впервые, если работник прежде нигде не работал.
• В день увольнения работника, при выдаче ему трудовой или позже, по его требованию.

Записываемые сведения вносятся кадровым работником или иным уполномоченным лицом аккуратно, без помарок в записях и формализованным языком. Запись должна быть удостоверена подписью владельца трудовой.

Ответственность за надлежащее ведение Книги учёта вменяется работодателю. В свою очередь он делегирует ответственность кадровой службе предприятия, если она имеется.

В случае отсут

ствия кадрового отдела, Книга учёта хранится в бухгалтерии или секретариате (общем отделе), а ведёт его уполномоченное лицо. Передача полномочий осуществляется приказом, утверждённым директором.

Этот журнал обязан вестись при любой форме собственности предприятия, не исключая ИП. Если предприниматель не владеет возможностью содержания в штате делопроизводителя – ведение учёта он должен осуществлять единолично.

Бланк Книги учёта ТК можно приобрести в специализированном магазине, в типографии и даже изготовить самостоятельно, что позволяет регламент Правил.

Она имеет твёрдый переплёт, формат А-4 и является достаточно объёмной.

Журнал рассчитан на многолетнюю работу ведения контроля, за выдачей ТК и учёта их движения на достаточно крупном предприятии, поэтому в нём имеется множество страниц.

Каждая страница разграничена на 13 граф, в которые вносятся сведения о трудовой.

Графы следующие:

Записи вносятся шариковой ручкой, не запрещено применение чернил. Однако необходимо учитывать требование к аккуратности заполнения этого документа.

Каждая книга – уникальна, а все внесённые в неё записи представляют собой особую важность. Во избежание подлога или иных правонарушений в использовании Книги учёта, её оформляют особым образом. Все листы Журнала нужно пронумеровать, её необходимо прошить и опломбировать, а номер установленной пломбы зафиксировать на титульном листе.

Действующая Книга учёта движения ТК и вкладышей к ним, может использоваться без ограничения во времени, то есть на протяжении того периода, в который в ней может осуществляться внесение записей.

По её окончании, когда после завершающей записи не остаётся места для регистрации следующей трудовой, журнал закрывается и передаётся в архив предприятия.

По регламенту в архиве Журнал должен храниться 75 лет. После чего книга списывается соответствующим актом.

Заключение

Этот важный документ необходимо хранить наряду с другими документами особой значимости, к числу которых относятся, в том числе, трудовые книжки. Обычно таким местом становится сейф или несгораемый шкаф.

Записи учёта, вносимые в журнал, могут понадобиться как работнику, так и работодателю в случае утери книжки. В этом случае, по записям, внесённым в Журнал, можно восстановить трудовой стаж лица, сделав выписки с места работы. Не сложено установить причину утери трудовой и ответственное лицо, которому может быть вменено восстановление документа.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - обратитесь в форму онлайн-консультанта справа! Это быстро и бесплатно !

Новая страница 1

Во-вторых, журнальная форма регистрации сохраняется в делопроизводственной практике .Это положение подтверждают как давно действующие, так и принимаемы вновь инструкции по делопроизводству различных организаций. Причем в инструкциях по делопроизводству очень часто формы журналов соседствуют с формами карточек, в том числе и для автоматизированных картотек. Картотечная и журнальная системы продолжают сосуществовать. Весьма показательным в данном случае является название следующего журнала: «Журнал учета карточек на допуск работников по первой и второй формам», который предусмотрен Инструкцией о порядке допуска должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне (утверждена постановлением Правительства РФ от 28.10.1995 № 1050 (с изменениями от 8 августа 2003 г., 15 ноября 2004 г.). Компактность, простота ведения, независимость от капризов компьютерной техники – вот те причины, которые обеспечили долгую жизнь журнальной технологии. Вместе с тем, еще раз подчеркнем, что очень многие организации уже давно отказались от журналов.

Если говорить о видах журналов , то следует отметить, что они могут использоваться практически на всех участках работы делопроизводственной службы и секретариата. В законодательстве можно найти сотни форм журналов, используемых в самых разных сферах деятельности. С помощью журналов ведется учет издаваемых распорядительных документов, поступившей и отправленной корреспонденции, договоров, справок, обращений граждан и т.д. К журналам, служащим для решения задач учета, регистрации, контроля исполнения документов, примыкают журналы, используемые в других областях делопроизводства и секретарского обслуживания. Так, указанные журналы служат для учета посетителей в приемных. С помощью журналов учитывается выдача бланков, печатей и штампов. В журналах фиксируется выполнение копировальных работ.

Количество журналов , применяемых в различных организациях, варьируется. В делопроизводстве организации может быть от 2-4 до 10 и более журналов. Например, Инструкция по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области (утверждена распоряжением Губернатора Московской области от 27.12.2002 № 1193-РГ) предусматривает 4 журнала:

Журнал учета входящих документов;

Журнал учета исходящих документов;

Журнал учета отправляемой служебной информации средствами факсимильной связи (порядок слов);

Журнал учета принятых факсограмм.

Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования город Краснодар (утверждена постановлением главы муниципального образования город Краснодар от 29.04.2005 № 1171) предусматривает 5 журналов:

Журнал учета входящей корреспонденции;

Журнал учета исходящей корреспонденции;

Журнал контрольных дел с истекшим сроком исполнения;

Журнал учета рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан;

Журнал учета приема граждан.

В инструкциях и методических материалах есть много интересных примеров использования журналов в области секретарского обслуживания и выполнения представительских функций. Так, Инструкция о порядке организации приема зарубежных делегаций, отдельных иностранцев и переписки по вопросам международного сотрудничества в центральном аппарате Госкомэкологии России (утверждена приказом Госкомэкологии России от 11.07.1997 № 321) установлены формы следующих журналов:

Журнал учета деловых встреч;

Журнал учета образцов изделий и материалов, сувениров (подарков), получаемых от иностранцев;

Журнал учета образцов изделий и материалов, сувениров (подарков), передаваемых иностранцам;

Журнал участия специалистов Госкомэкологии России в переговорах с иностранцами, проводимых в других ведомствах и представительствах зарубежных организаций в Российской Федерации;

Журнал телефонных разговоров с иностранцами.

Каковы требования к оформлению журнала? В журнале информация представляется в виде таблицы. Таблица может размещаться на одном или на двух листах.

Формат листов журнала, их количество и способ брошюровки могут быть различными. Часто для ведения делопроизводственных журналов используются книги учета, которые продаются практически в любом канцелярском магазине. Эти книги имеют плотную обложку. В них обычно 72 листа формата А4 (с графлением горизонтальными линиями), скрепленные двумя металлическими скобками. Вариантов здесь может быть много. В наибольшей степени потребности конкретной организации удается учесть, когда журналы изготавливаются по ее заказу. В этом случае в журнале делается типографским способом вся разметка по графам, печатаются необходимые сведения на обложке и в заголовочной части таблиц, номера страниц.

На обложке журнала указываются: названия организации и структурного подразделения, в котором ведется журнал; название журнала; даты начала и окончания журнала; количество листов; номер тома и другие сведения.

Состав реквизитов журнала определяется видом документов, для работы с которыми он используется, и задачами информационного поиска. Так, например, Журнал учета входящей корреспонденции может включать минимальный набор регистрационных реквизитов или предусматривать подробное описание поступившей почты.