Факсимильный оттиск печати. Что собой представляет факсимильная подпись? Как избежать неблагоприятных последствий при использовании факсимиле

Оформление многих документов требует постановки личной подписи ответственного лица. В отдельных случаях подпись заменяется иными вариантами подтверждения подлинности документа.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Где в 2019 году применяется факсимиле в России? Использовать собственноручную подпись ответственного лица на документах не всегда возможно.

Уполномоченный сотрудник может находиться в отъезде, отпуске, на больничном. При этом электронная подпись не единственный выход, да и не все ее используют.

В хозяйственном обороте широко распространено применение факсимиле. Где разрешается использовать факсимильную подпись в 2019 году?

Общие моменты

Компания, использующая факсимильные подписи, должна выработать стандарты их применения. Необходимо документально оформить порядок использования и хранения оттиска подписи.

Руководитель организации обязан издать приказ, утверждающий, кто может применять факсимиле, для каких документов, и какая ответственность предусмотрена за неправомерное использование.

Нормами гражданского законодательства допускается использование при заключении сделок факсимильного воспроизведения подписи.

Но такая возможность должна быть предварительно оговорена сторонами и закреплена соглашением или законодательными нормами.

Поскольку официального правового статуса факсимильная подпись не имеет, то основанием для ее использования может выступать только письменное соглашение участников сделки.

Составляется соглашение в произвольной форме, как отдельный документ или приложение к основному договору. В нем указывается:

• Ф.И.О. и работников, имеющих право использовать факсимиле;
• образцы факсимильных оттисков используемых подписей;
• действия сторон в случае увольнения указанных лиц;
• период действия соглашения (точный срок или по уведомлению одной из сторон).

Подписывается соглашение собственноручными подписями. В дальнейшем документооборот между участниками соглашения может вестись при использовании факсимиле.

Несколько иначе обстоит дело с иной документацией – , налоговой отчетностью и т. д.

В некоторых случаях применение факсимиле весьма рискованно, а порой и вовсе запрещено.

Приказ об изготовлении и использовании факсимиле можно . Бланк соглашение об использовании факсимиле можно .

Необходимые термины

Факсимиле это фотографически точное изображение (клише) документа, печати и подписи на нем. Фактически это печать, оставляющая на бумаге оттиск собственноручной подписи .

То есть факсимильная подпись точно воспроизводит подпись конкретного лица, являясь ее аналогом, выполненным механическим способом.

К факсимиле можно отнести и копию отсканированной подписи, добавляемую к электронным документам.
Факсимиле является некоторой разновидностью печатей и штампов, но имеет и отличия.

Функция печати заключается в подтверждении подлинности документа. На ней содержится основная информация о компании – наименование, логотип, / .

Оттиск штампа содержит надпись, необходимую для организационной работы внутри компании (получено, оплачено и прочее).

Документы, заверенные печатью, обладают юридической силой. Штамп не влияет на правовой статус бумаг. По смыслу факсимиле ближе к печати, поскольку имеет юридическую силу.

Но при этом применять факсимильную подпись можно в ограниченных случаях, не связанных с финансовыми вопросами.

Каково его назначение

Основными факторами необходимости использования факсимиле является:

• отсутствие ;
• высокая загруженность руководства;
• большой объем документов, требующих подписи.

Суть применения факсимиле в том, что оно заменяет подпись определенного лица на документе. При этом преимущество факсимильной подписи – в ускорении документооборота.

Например, нужно срочно подписать договор, но руководитель отсутствует на месте. Работник, ответственный за использования факсимиле, может заверить документ от имени руководителя факсимильной подписью.

Вместе с тем, применения факсимиле это достаточно высокий риск. Если оттиск попадет в чужие руки, то велика вероятность неправомерного его использования.

Доказать впоследствии, что факсимиле применялось неправомерно достаточно сложно. Потому очень важно предусмотреть порядок хранения и использования факсимиле.

При этом в компании может одновременно использоваться столько оттисков подписи, сколько сочтет нужным ответственное лицо.

Нормативное регулирование

Возможность использования факсимиле предусмотрена . Данная норма предусматривает, что использовать факсимильное воспроизведение подписи при помощи копирования допускается в случаях, предусмотренных законом, правовыми актами или соглашением сторон.

Хотя использование факсимиле довольно рискованно, оно часто применяется в хозяйственном обороте.

При этом арбитражная практика благосклонно относится к применению факсимиле между контрагентами даже при отсутствии соглашения сторон.

Поскольку порядок применения факсимиле не достаточно урегулирован законом, то зачастую отношение к документам с факсимильной подписью крайне неоднозначное.

Периодически судом рассматриваются дела на предмет правомерности применения использования факсимиле на тех или иных документах.

Где можно использовать факсимиле подписи

Несмотря на все существующие риски, факсимиле используется и весьма активно. Однако, планируя применение клише, следует четко разграничить возможность применения для различных документов.

Желательно, чтобы в компании был предусмотрен подробный список документов, какие можно заверить копией подписи.

До составления такого перечня нужно изучить правовые нормы и судебную практику, связанную с применением факсимиле.

Неправомерное употребление факсимиле ведет к признанию недействительности бумаг, что может привести к негативным последствиям, в том числе и финансового характера.

Для подписания договоров

Закон позволяет использовать факсимиле при оформлении договоров, если имеется соответствующее соглашение меж сторонами. Однако есть и нюансы.

Соглашение о применении факсимиле может быть включено в сам договор. В таком случае действительность факсимильного заверения не внушает сомнений.

Если основной договор подписывается собственноручной подписью, а последующие документы – факсимиле, то важно предусмотреть вероятность подделки оттиска.

При составлении соглашения нужно приложить к нему таблицу с образцами собственноручных росписей лиц, полномочных использовать факсимиле и образчиками соответствующих оттисков. Дополнительно следует оговорить действия сторон в ситуации утери клише.

Когда договор заверяется факсимиле при отсутствии надлежащего соглашения, сделка может быть оспорена.

Суд может признавать договор правомерным, если после подписания стороны совершали ряд действий, свидетельствующих о принятии договорных условий.

Но договор, подписанный факсимиле без предварительной договоренности в отсутствие почти всегда считается недействительным «по причине заверения ненадлежащим лицом».

На товарных накладных

Формально товарные накладные допустимо визировать посредством факсимиле, если имеется соответствующее соглашение контрагентов.

Но налоговые органы могут счесть такое заверение неправомерным, доначислив покупателю и при этом отказав в вычете .

Основанием высказывается то, что товарные накладные признаются первичными документами и обязаны соответствовать существующим требованиям.

А первичная документация в качестве обязательного реквизита должна обладать личной подписью уполномоченного лица.

Но норма о наличии непременных реквизитов действует лишь для документов, для каковых не предусмотрены типовые формы. Для товарных накладных применяются учрежденные Госкомстатом формы.

Требования по их заполнению не указывают на использование «живой» подписи и не содержат запрета на факсимильное воспроизведение подписи.

То есть использовать факсимиле можно для унифицированной формы товарной накладной, но нельзя применять для самостоятельно разработанной формы документа. Но нужно быть готовым, что ФНС не согласится с такой позицией.

На актах выполненных работ

Для акта о выполнении работ унифицированной формы не предусмотрено. По этой причине документ оформляется в свободной форме с отображением обязательных реквизитов, в том числе и собственноручных подписей .

Но суды обращают внимание, что факсимильная подпись это отнюдь не копия, а метод воспроизведения оригинала личной подписи.

При этом ни бухгалтерское, ни налоговое законодательство не уточняет определения личной подписи. Соответственно, личная подпись может быть собственноручной, цифровой или факсимильной.

Видео: использование факсимиле

И если меж контрагентами существует соглашение об использовании факсимиле, то его разрешено применять для заверения актов выполненных работ и иных документов.

В кассовых документах

Можно ли использовать факсимиле при подписании первичных документов и кассовой документации?

На бухгалтерских бланках

Вопрос о применении факсимиле на бухгалтерских документах довольно давно относится к спорным ситуациям.

Налоговое и бухгалтерское законодательство не содержит прямого запрета в отношении факсимильной подписи. Но недопустимость использования оттиска подписи вытекает из обратных норм.

В частности первичная документация должна содержать личную подпись руководителя или иного ответственного лица.

Позиция о недопустимости использования факсимиле для документов, влекущих финансовые последствия, поддерживается и судами.

Разъясняется такая точка зрения тем, что подпись на финансовых документах свидетельствует о личном согласии ответственного лица, а факсимильное воспроизведение в данном случае нельзя считать личным согласием.

Плюсы и минусы

Применение факсимиле имеет, как преимущества, так и недостатки. К несомненным плюсам можно отнести возможность заверения документов в отсутствие ответственного лица, особенно когда требуется срочное подписание.

Факсимиле (от лат. Fac simile — сделай подобное) — точное воспроизведение подписи, документа, рукописи и т. д. Мы занимаемся изготовлением факсимиле подписи, что представляет собой клише-печать, воспроизводящую собственноручную подпись. Заказывая у нас, Вы получите факсимиле высокого качества, которое практически неотличимо от оригинала подписи, так как метод лазерной гравировки позволяет создать клише с разрешением до 96 точек на квадратный сантиметр.

При большом количестве документов, на которых необходима подпись руководящего лица, или бухгалтера, удобство использования факсимиле неопровержимо. Внешне факсимиле ни чем не отличается от печати. Согласно законам РФ, факсимиле имеет .

Для изготовления факсимиле нужно:

• расписаться несколько раз на чистом и не мятом листе бумаги. Определиться с понравившимся вариантом.
• если заказ производит не владелец подписи, то требуется иметь разрешение на изготовление факсимиле от владельца. При этом на заявлении должна быть не факсимильная подпись и печать организации.
• выбрать оснастку и штемпельную подушку для факсимиле.

Сроки изготовления и стоимость

Срочный заказ	1 час	от 790 руб.
Обычный заказ	1 день	от 490 руб.

Образцы факсимиле

Заказ факсимиле

Для Вашего удобства заказа у нас есть ряд вариантов:

• позвонить нам — Вы сможете сделать заказ, проконсультировавшись с квалифицированным специалистом.
• написать нам письмо на электронный ящик — и указать информацию о содержании штампа и оснастке.
• посетить наш офис в центре Москвы , рядом со станцией метро «Китай-город», оформить заказ и обсудить все нюансы лично со специалистом.

Использование факсимиле

Для применения на большом количестве документов факсимиле одного и того же должностного лица — желательно использовать два-три различных клише, отличающихся друг от друга. Так документы выглядят, будто Вы подписывали их собственноручно и не вызывают повышенного внимания. Качество изготовления клише факсимиле, как и изготовления печати крайне важно, так как его оттиск должен быть без изъянов — размытостей, пропусков, раздвоений и т.п. Оттиск получается более четким при использовании автоматической оснастки.

При использовании факсимиле в документообороте необходимо продумать процесс в мелочах. Во избежание злоупотреблений, необходимо создать внутренний документ, в котором обозначить:

• четкий контрольный оттиск факсимиле
• ответственного за хранение факсимиле
• перечень лиц, которым разрешен доступ к факсимиле
• перечень документов, для которых разрешено использование факсимиле

Круг лиц, которые используют факсимиле желательно максимально ограничить. Тем не менее, нельзя забывать, что подделать факсимиле так же сложно, как и подделать подпись. Графологический анализ или хороший эксперт различит даже по оттиску оригинал и подделку.

Факсимиле и законодательство

В п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса РФ о письменной форме сделки указано: «Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи, либо иного аналога собственноручной подписи, допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон».

Гражданский кодекс РФ разрешает использовать факсимиле только в случаях, когда использование факсимиле специально упомянуто в договоре. Но в соответствии с п. 3 ст. 2 ГК РФ: «К имущественным отношениям, основанным на административном или ином властном подчинении одной стороны другой, в том числе к налоговым и другим финансовым и административным отношениям, гражданское законодательство не применяется, если иное не предусмотрено законодательством».

Кроме того, согласно Федеральному Закону «О бухгалтерском учете», п. 2ж ст. 9, положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного Министерством финансов РФ, содержат требования о том, чтобы подпись уполномоченных лиц на первичных документах была собственноручной.

По этой причине ограничения использования факсимиле касается трудовых договоров, банковских документов, доверенностей, счет-фактур. Эти документы по налоговому законодательству должны подписываться собственноручно.

В настоящее время бюрократический строй навязывает множество не нужной документации, которую обычный обыватель не любит и с трудом справляется с ней. Чего стоит пройтись в банк и взять кредит. Подписать тысячу бумаг и заполнить документы иногда лень даже самому трудолюбивому человеку. Что же тогда сказать о бухгалтерах, начальниках отделов производства или продаж? Количество документов, которое проходит через их стол за день превосходит количество бумаг подписываемых обычным человеком за год. И это не преувеличение. Иногда им приходиться нелегко. Именно в таких случаях человек изощряется и придумывает различные приспособления для облегчения своей жизни. Представляем печать-подпись – вещь незаменимую для рутинной работы с бумагами. Раз нажал и получил подпись на документе. Удобно, легко, непринужденно, а сколько сэкономлено времени и сил.

Печать с образцом подписи в настоящее время называется факсимиле. Оттиск подписи на штампе широко распространен на тех предприятиях, где большой документооборот и справиться с ним невозможно одному человеку. Эта изощренная вещь дает право пользования росписью другому человеку. С юридической точки зрения это возможно, но не каждый суд в процессе искового ходатайства признает легитимность этого устройства. Так что обладателям такой печати следует с определенной безопасностью и осторожностью относиться к этому предмету, хранить в надежном месте и давать только доверенным лицам, лучше подкрепить это каким-нибудь контрактом.

Подпись для ленивых или как сэкономить свое время подписывая документы?

Факсимиле означает детальное воспроизведение монограммы, рисунка, картины, подписи и т.д. Даже существуют старые факсимильные книги. Это древние издания редких авторов. Однако, в настоящее время под этим словом подразумевают личную печать – аналогичную подписи ее обладателя.

Окунувшись немного в историю можно узнать, что слово факсимиле произошло от некого человека, который подделывал картины великих живописцев. Причем фальсификационные работы художника были настолько идентичными, что порой было невозможно определить подлинник. Человек по фамилии Факсимиле с невероятной правдоподобностью поделывал подписи художников и так заработал огромные капиталы. Но история великого фальсификатора не имеет продолжения и на данный момент считается лишь легендой.

Широкое распространение печать с подписью получила в конце 20-го века, когда в моде было коллекционирование подписей знаменитостей. Тогда мошенники добывали подписи известных людей, делали факсимиле и продавали автографы направо и налево. В настоящее время печать с подписью используется там, где нужно подписать большое количество документов которые не предполагают какой-либо материальной и юридической ответственности. Получить ее можно как в виде печати – физического прибора, так и в электронном виде. Распространителями такой продукции является налоговая или частная юридическая фирма.

Недвижимость, регистрация прав, сделки?

Государство должно стоять на защите права собственности, права пользования и права распоряжения недвижимым имуществом (в рассматриваемом случае - квартира) каждого гражданина. Именно эту функцию выполняет судебная система. Мы можем сколь угодно говорить, как она несовершенна и несправедлива. Тем не менее, это остается только лишь суждением и не более того. Наши юристы по жилищным спорам помогут найти решение даже в самой запутанной ситуации.

Право пользования является не чем иным, как правом проживания в отдельно взятой квартире. Именно оно в большей своей части становится объектом рассматриваемых споров, вытекающих из жилищного права.

Составление договоров и деловых документов?

Государство должно стоять на защите права собственности, права пользования и права распоряжения недвижимым имуществом (в рассматриваемом случае - квартира) каждого гражданина. Именно эту функцию выполняет судебная система. Мы можем сколь угодно говорить, как она несовершенна и несправедлива. Тем не менее, это остается только лишь суждением и не более того. Наши юристы по жилищным спорам помогут найти решение даже в самой запутанной ситуации.

Право пользования является не чем иным, как правом проживания в отдельно взятой квартире. Именно оно в большей своей части становится объектом рассматриваемых споров, вытекающих из жилищного права.

Защита интеллектуальной собственности

Государство должно стоять на защите права собственности, права пользования и права распоряжения недвижимым имуществом (в рассматриваемом случае - квартира) каждого гражданина. Именно эту функцию выполняет судебная система. Мы можем сколь угодно говорить, как она несовершенна и несправедлива. Тем не менее, это остается только лишь суждением и не более того. Наши юристы по жилищным спорам помогут найти решение даже в самой запутанной ситуации.

Право пользования является не чем иным, как правом проживания в отдельно взятой квартире. Именно оно в большей своей части становится объектом рассматриваемых споров, вытекающих из жилищного права.

Утратившим право пользования жилплощадью

Государство должно стоять на защите права собственности, права пользования и права распоряжения недвижимым имуществом (в рассматриваемом случае - квартира) каждого гражданина. Именно эту функцию выполняет судебная система. Мы можем сколь угодно говорить, как она несовершенна и несправедлива. Тем не менее, это остается только лишь суждением и не более того. Наши юристы по жилищным спорам помогут найти решение даже в самой запутанной ситуации.

Право пользования является не чем иным, как правом проживания в отдельно взятой квартире. Именно оно в большей своей части становится объектом рассматриваемых споров, вытекающих из жилищного права.

Механический аналог собственноручной подписи руководителя или другого ответственного должностного лица – факсимильная подпись – используется в многих предприятий и организаций. Она может потребоваться в случае отсутствия самого владельца подписи при необходимости оформления какого-то срочного документа, и, кроме того, ею может пользоваться и сам владелец, которому на подпись приносят целые кипы бумаг. Тем не менее в силу ряда причин, широкое использование факсимильной подписи в финансовых, экономических, юридических и налоговых правоотношениях достаточно рискованно.

Случаи, когда факсимильная печать руководителя попадала в руки недобросовестных сотрудников, частое явление, поэтому в 2004 г. письмом Министерства по налогам и Сборам №18-0-09/000042 «Об использовании факсимильной подписи» было четко определены случаи, когда ее использование строго запрещено. Согласно этому письму, факсимильная подпись не ставится и не считается действительной на разного рода доверенностях, счетах-фактурах, платежных и иных финансовых документах. В письме оговорены и случаи, когда использование факсимиле считается допустимым.

Если в организации предусмотрено использование факсимиле, необходимо назначить ответственного за ее хранение сотрудника и закрепить эту обязанность в его должностной инструкции.

Когда факсимильную подпись можно использовать

Факсимильный оттиск подписи можно использовать в гражданско-правовых , в этом случае ее использование регламентируется п.2 статьи 160 Гражданского кодекса РФ. В нем оговаривается, что условием правомочности такой подписи может быть, кроме случаев, предусмотренных законом, простое соглашение сторон. Это , что когда при заключении сделки планируется использование факсимиле, стороны должны также заключить дополнительное соглашение об этом.

В соглашении, предусматривающем возможность использования факсимильных подписей, необходимо обязательно оговорить срок его действия.

Это соглашение может касаться только одной конкретной сделки или оговаривать все последующие сделки, которые организация планирует заключить с данным . Обязательно в этом соглашении должны быть перечислены типы документов, на которые распространяются его нормы. В дополнение к соглашению руководитель организации должен позаботиться о строгом учете и контроле над этим факсимильным штампом. Своим приказом он назначает лиц, имеющих право пользоваться факсимильной подписью, оговаривает виды документации, где она может использоваться, и приводит перечень мероприятий и мер, обеспечивающих ее сохранность.