Название бухгалтерских документов. Роль и значение бухгалтерских документов

Бухгалтерские документы классифицируются по следующим признакам:

I )По назначению:

1)распорядительные – содержат приказ на совершение хозяйственной операции (например: приказ, платежное поручение). Эти документы не подтверждают факт осуществления хозяйственной операции. Поэтому они не служат основанием для учётных записей;

2)исполнительные – подтверждают факт совершения операции (например, акт на оприходование приплода животных). Эти документы служат основанием для отражения хозяйственных операций в учёте;

3)документы бухгалтерского исполнения – составляются работниками бухгалтерии. Эти документы составляют когда для отражения факта хозяйственной жизни нет других документов (например, ведомость начисления амортизации, справка бухгалтерии);

4)комбинированные – одновременно выполняют функции первых трёх (например, расходный кассовый ордер).

II ) По порядку составления:

1)первичные – составляется в момент совершения операции или сразу после нее (например, расходный кассовый ордер);

2)сводные – составляются на основании первичных документов (например, кассовая книга).

III ) По способу отражения хозяйственных операций:

1)разовые – используются один раз для отражения отдельной или нескольких одновременно совершаемых операций (например, требование-накладная);

2)накопительные – составляются за определённый период времени для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются по мере их совершения(например, лимитно-заборные карты). Следует отметить, что накопительные документы отличаются от сводных тем, что сводный документ составляется на основании первичных документов, является их сводкой, а накопительный представляет собой первичный документ, составленный постепенно, путем накапливания операций

IV ) По месту составления:

1)внутренние – составляются на предприятии для отражения внутренних операций (например, требование-накладная);

2)внешние – заполняются за пределами предприятия и поступают в оформленном виде (например, накладная на отпуск материалов на сторону, товарно-транспортная накладная).

V ) По экономическому содержанию:

1)материальные – это документы, которыми оформляются операции с имуществом организации, имеющие материально-вещественную форму (например, требование-накладная);

2)денежные - это документы, которыми оформляются операции с денежными средствами (например, расходный кассовый ордер);

3)расчётные – это документы, которыми оформляются расчёты с другими организациями и лицами (например, акт сверки расчетов).

VI ) По способу записи: составленные вручную и с использованием техники.

4.Порядок оформления, приёма, проверки, обработки и хранения документов

Все документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями, предъявляемыми к их заполнению.

К заполнению документов предъявляют следующие требования:

1) Документы должны составляться своевременно. Как правило, документы заполняются в момент совершения факта хозяйственной жизни, а если это не возможно, то сразу после его совершения. При реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин допускается составление первичного документа один раз в конце дня на основании кассовых чеков.

2) В документах должны быть заполнены все реквизиты..

3) Документ должен быть заполнен четко, ясно, без помарок шариковой ручкой или автоматизированным путём.

4) Документ принимается к учёту, если он составлен по утвержденным формам.

Поступающие документы в бухгалтерию принимаются и должны быть обязательно подвержены проверке. Документы проверяются:

1)по существу, т.е. устанавливается законность, правильность и целесообразность совершения хозяйственной операции;

2)по форме – проверяется, что для хозяйственной операции был использован правильный бланк;

3)арифметическая проверка.

После проверки документы подвергаются дальнейшей обработке, которая состоит из трёх этапов:

1)таксировка (расценка) – перевод натуральных и трудовых измерителей в денежные;

2)группировка – подбор документов по однородным хозяйственным операциям. Например, документы по движению материалов, кассовые документы. Группировку документов отражают в специальных ведомостях.

3)кантировка – указание в документах бухгалтерских счетов.

После обработки первичные документы, относящиеся к определённому учётному регистру в конце месяца подшиваются в отдельные папки на папке указывается месяц и год. Данные папки в течении года хранятся в бухгалтерии. По завершению отчётного года документы сдаются в архив, где документы хранятся в соответствии с ФЗ «О бухгалтерском учёте» не менее пяти лет. Лицевые счета рабочих, ведомости переоценки и определения износа основных средств хранятся 75 лет, годовые отчеты – постоянно.

Глава II. Основные требования к ведению бухгалтерского учета.
Бухгалтерская документация и регистрация

Статья 8. Основные требования к ведению бухгалтерского учета

1. Бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций организаций ведется в валюте Российской Федерации - в рублях.

2. Имущество, являющееся собственностью организации, учитывается обособленно от имущества других юридических лиц, находящегося у данной организации.

3. Бухгалтерский учет ведется организацией непрерывно с момента ее регистрации в качестве юридического лица до реорганизации или ликвидации в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

4. Организация ведет бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций путем двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета, включенных в рабочий план счетов бухгалтерского учета.

Данные аналитического учета должны соответствовать оборотам и остаткам по счетам синтетического учета.

5. Все хозяйственные операции и результаты инвентаризации подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета без каких-либо пропусков или изъятий.

6. В бухгалтерском учете организаций текущие затраты на производство продукции и капитальные вложения учитываются раздельно.

Статья 9. Первичные учетные документы

1. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

2. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

3. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

4. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

5. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

6. Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

7. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

8. Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Статья 10. Регистры бухгалтерского учета

1. Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.

2. Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

3. При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Статья 11. Оценка имущества и обязательств

1. Оценка имущества и обязательств производится организацией для их отражения в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности в денежном выражении.

Оценка имущества, приобретенного за плату, осуществляется путем суммирования фактически произведенных расходов на его покупку; имущества, полученного безвозмездно, - по рыночной стоимости на дату оприходования; имущества, произведенного в самой организации, - по стоимости его изготовления.

Начисление амортизации основных средств и нематериальных активов производится независимо от результатов хозяйственной деятельности организации в отчетном периоде.

Применение других методов оценки, в том числе путем резервирования, допускается в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации и нормативными актами органов, осуществляющих регулирование бухгалтерского учета.

Статья 12. Инвентаризация имущества и обязательств

1. Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

3. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

а) излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации, а у бюджетных и казенных учреждений приходуется и отражается в учете в порядке, установленном Министерством финансов Российской Федерации;

б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм - на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации, а у бюджетных и казенных учреждений списываются и отражаются в учете в порядке, установленном Министерством финансов Российской Федерации.

Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для ее передачи во времени и пространстве.

Документ – письменное свидетельство совершённой хозяйственной операции, придающее юридическую силу данным бухгалтерского учёта.

В составе документов различают :

Первичные (накладные, счета-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера и т.д.);

Учётные регистры (отчёты кассиров, журналы-ордера, главная книга, товарные отчёты и т.д.);

Отчётность (бухгалтерский баланс и приложения к нему).

Все записи в бухгалтерском учёте ведутся на основе первичных документов, затем сведения из них переносятся в учётные регистры, там они систематизируются, т.е. записываются на бухгалтерских счетах. В конце отчётного периода по данным учётных регистров заполняется отчётность.

Факты хозяйственной деятельности отражаются в системе счетов бухгалтерского учёта на основании информации, содержащейся в первичных документах, составляемых в момент совершения операции.

Под первичным документом понимают письменное доказательство, что, хозяйственная операция совершена или разрешение на её проведение получено.

Любой документ должен содержать ряд показателей. Показатель документа в бухгалтерском учете принято называть реквизитом. Различают постоянные и переменные показатели документов. Постоянные реквизиты в пределах организации не меняются в течение длительного времени (наименование документа, название, юридический адрес, номер расчетного счета). Переменные меняются с каждой хозяйственной операцией (количество сданной на склад готовой продукции).

Положение по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в РФ определяет состав обязательных реквизитов: наименование документа (формы); код формы; дата составления; наименование организации от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи и их расшифровки.

Документы, оформляющие хозяйственные операции по движению денежных средств, расчётные операции подписываются руководителем организации и главным бухгалтером. Без их подписи они считаются недействительными и к исполнению не принимаются.

Для правильного применения документов их принято группировать по целому ряду признаков.

Распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции. Однако они не подтверждают факта ее осуществления.

Оправдательные – подтверждают факт совершения хозяйственной операции (счет, чек). Они служат основанием для отражения хозяйственной операции.

Документы бухгалтерского оформления . Они составляются бухгалтером для подготовки информации с целью отражения ее в учетных регистрах, закрытия счета, исправления ошибок, допущенных в учетных регистрах.

Комбинированные – содержат признаки распорядительных и оправдательных документов.

К первичным документам относятся документы, составляемые в момент совершения хозяйственных операций (начисление заработной платы, отгрузка продукции).

Сводные документы обобщают данные первичных документов (расчетно-платежные ведомости по заработной плате).

Разовые документы оформляют одну хозяйственную операцию, а накопительные составляются за определенный период времени (пятидневку, декаду, месяц) и содержат информацию об однородных хозяйственных операциях.

Внутренние документы составляются и используются непосредственно на предприятии (наряды, накладные), а внешние поступают на предприятие от организаций и лиц и используются на данном предприятии (платежные поручения, счета, чеки).

Документы, по которым хозяйственные операции совершены, поступают в бухгалтерию, где подвергаются трём видам проверки :

1.) формальная проверка – проверка правильности оформления документов по форме. Бухгалтер определяет, полностью и правильно ли заполнены реквизиты.

2.) Проверка по существу предполагает определение бухгалтером законности совершения хозяйственной операции, оформленной данным документом.

3.) Арифметическая проверка – проверка правильности подсчета данных документа.

Движение документа от момента составления или получения от других предприятий до передачи в архив называется документооборотом.

На предприятии должен разрабатываться документооборот по каждому виду документов в виде инструкций, таблиц, графиков.

Ответственность за своевременное составление документов, правильность их оформления, достоверность содержащейся в них информации несут составившие и подписавшие их лица.

Проверенные данные и принятые бухгалтером документы подвергают бухгалтерской обработке, под которой понимают их расценку (таксировку), контировку (разметку), группировку (объединение данных по определенным признакам). Расценка документов означает расставление в них денежных измерителей. Контировка заключается в расставлении корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции. Затем данные записываются в аналитических и синтетических счетах, и использованные документы сдают в архив. 1 год документы хранятся в текущем архиве, а потом сдаются в постоянный архив.

Изъятие персональных документов разрешается только органам дознания. Предварительного следствия, прокуратуры, судам и налоговым органам. На основании их постановлений в соответствии с действующим законом РФ. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается лично руководителю или главному бухгалтеру.

Бухгалтерские документы классифицируются по следующим признакам:

I )По назначению:

1)распорядительные – содержат приказ на совершение хозяйственной операции (например: приказ, платежное поручение). Эти документы не подтверждают факт осуществления хозяйственной операции. Поэтому они не служат основанием для учётных записей;

2)исполнительные – подтверждают факт совершения операции (например, акт на оприходование приплода животных). Эти документы служат основанием для отражения хозяйственных операций в учёте;

3)документы бухгалтерского исполнения – составляются работниками бухгалтерии. Эти документы составляют когда для отражения факта хозяйственной жизни нет других документов (например, ведомость начисления амортизации, справка бухгалтерии);

4)комбинированные – одновременно выполняют функции первых трёх (например, расходный кассовый ордер).

II ) По порядку составления:

1)первичные – составляется в момент совершения операции или сразу после нее (например, расходный кассовый ордер);

2)сводные – составляются на основании первичных документов (например, кассовая книга).

III ) По способу отражения хозяйственных операций:

1)разовые – используются один раз для отражения отдельной или нескольких одновременно совершаемых операций (например, требование-накладная);

2)накопительные – составляются за определённый период времени для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются по мере их совершения(например, лимитно-заборные карты). Следует отметить, что накопительные документы отличаются от сводных тем, что сводный документ составляется на основании первичных документов, является их сводкой, а накопительный представляет собой первичный документ, составленный постепенно, путем накапливания операций

IV ) По месту составления:

1)внутренние – составляются на предприятии для отражения внутренних операций (например, требование-накладная);

2)внешние – заполняются за пределами предприятия и поступают в оформленном виде (например, накладная на отпуск материалов на сторону, товарно-транспортная накладная).

V ) По экономическому содержанию:

1)материальные – это документы, которыми оформляются операции с имуществом организации, имеющие материально-вещественную форму (например, требование-накладная);

2)денежные - это документы, которыми оформляются операции с денежными средствами (например, расходный кассовый ордер);

3)расчётные – это документы, которыми оформляются расчёты с другими организациями и лицами (например, акт сверки расчетов).

VI ) По способу записи: составленные вручную и с использованием техники.

4.Порядок оформления, приёма, проверки, обработки и хранения документов

Все документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями, предъявляемыми к их заполнению.

К заполнению документов предъявляют следующие требования:

1) Документы должны составляться своевременно. Как правило, документы заполняются в момент совершения факта хозяйственной жизни, а если это не возможно, то сразу после его совершения. При реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин допускается составление первичного документа один раз в конце дня на основании кассовых чеков.

2) В документах должны быть заполнены все реквизиты..

3) Документ должен быть заполнен четко, ясно, без помарок шариковой ручкой или автоматизированным путём.

4) Документ принимается к учёту, если он составлен по утвержденным формам.

Поступающие документы в бухгалтерию принимаются и должны быть обязательно подвержены проверке. Документы проверяются:

1)по существу, т.е. устанавливается законность, правильность и целесообразность совершения хозяйственной операции;

2)по форме – проверяется, что для хозяйственной операции был использован правильный бланк;

3)арифметическая проверка.

После проверки документы подвергаются дальнейшей обработке, которая состоит из трёх этапов:

1)таксировка (расценка) – перевод натуральных и трудовых измерителей в денежные;

2)группировка – подбор документов по однородным хозяйственным операциям. Например, документы по движению материалов, кассовые документы. Группировку документов отражают в специальных ведомостях.

3)кантировка – указание в документах бухгалтерских счетов.

После обработки первичные документы, относящиеся к определённому учётному регистру в конце месяца подшиваются в отдельные папки на папке указывается месяц и год. Данные папки в течении года хранятся в бухгалтерии. По завершению отчётного года документы сдаются в архив, где документы хранятся в соответствии с ФЗ «О бухгалтерском учёте» не менее пяти лет. Лицевые счета рабочих, ведомости переоценки и определения износа основных средств хранятся 75 лет, годовые отчеты – постоянно.

Бухгалтерские бумаги можно поделить на вытекающие группы.

1. Кассовые документы.

ПКО (приходной, доходной кассовый ордер), с помощью которого оформляется зачисление наличностей.

РКО (расходный кассовый ордер), служащий основанием для отпуска наличных денег из кассы.

2. Банковские документы служат для оформления движения денежных средств на расчетном счете.

Платежное поручение – директива налаженности, даваемая банку на перечисление соответственной суммы со своего расчетного счета на расчетный счет получателя, финансового органа. Платежные задания могут быть здешними, одногородними и иногородними. Автоматизировать все эти процессы сегодня можно, используя программный комплекс «1С: Бухгалтерия», подробно о котором можно узнать здесь — http://fides.ua/buh/ . Это просто спасение для всей бухгалтерии.

Объявление о взносе денег – с его помощью оформляется сдача наличности.

Банковская выписка – письменное подтверждение из банка о поступлении определенных сумм на свой банковский счет или перечислении сумм со своего счета в пользу третьих лиц.

В кассовых и банковских документах исправление не допускается!

3. Документы, подтверждающие отгрузку и получение товаров и услуг.

Счет-фактура – письменное основание для оплаты за доставленные товары или оказанные услуги. Копия счета-фактуры остается у продавца.

Накладная – письменное основание для оприходования товара на склад или отпуска товара со склада.

4. Иные документы.

К иным документам относятся все документы, которые с точки зрения событий, документальным подтверждением которых они являются, нельзя отнести к перечисленным выше видам. Они отражают те факты, которые должны быть зарегистрированы в бухгалтерии, так как они влияют на финансовую деятельность предприятия (например, акт о недостаче товара на складе, акт-рекламация, протокол дарения и др.).

Все перечисленные документы имеют свою нумерацию, накапливаются и хранится в соответствии с установленным порядком и сроками.

Каждый бухгалтерский документ должен:

1. Подтверждать факт выполнения хозяйственной операции и включать надлежащие реквизиты:

— название и номер документа, код фирмы;

— дата составления;

— место составления;

— количественная характеристика;

— звание должностей лиц, ответственных за процесс и оформление хозяйственной операции;

2. Обозначается номером или идентифицироваться иным способом, позволяющим связать документ с бухгалтерскими записями, выполненными на его основании;

3. Иметь полное и понятное содержание.