रूसी संघ(बाद में रूसी संघ के श्रम संहिता के रूप में संदर्भित), एक कर्मचारी का व्यक्तिगत डेटा नियोक्ता के संबंध में आवश्यक जानकारी है श्रमिक संबंधीऔर संबंधित विशिष्ट कर्मचारी. कर्मचारी का सारा व्यक्तिगत डेटा उससे प्राप्त किया जाना चाहिए। यदि कर्मचारी का व्यक्तिगत डेटा केवल किसी तीसरे पक्ष से प्राप्त किया जा सकता है, तो कर्मचारी को इसके बारे में पहले से सूचित किया जाना चाहिए और उससे जानकारी प्राप्त की जानी चाहिए लिखित अनुबंध(रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 86 के खंड 3)।

रूसी संघ के श्रम संहिता के अलावा, व्यक्तिगत डेटा के प्रसंस्करण से संबंधित मुद्दों को 27 जुलाई 2006 के संघीय कानून संख्या 152-एफजेड (बाद में संघीय कानून संख्या 152-एफजेड के रूप में संदर्भित) द्वारा विनियमित किया जाता है। जिसे नियोक्ता द्वारा व्यक्तिगत डेटा ऑपरेटर के रूप में वर्गीकृत किया गया है। व्यक्तिगत डेटा का प्रसंस्करण व्यक्तिगत डेटा की विश्वसनीयता के सिद्धांत, प्रसंस्करण के प्रयोजनों के लिए उनकी पर्याप्तता (अनुच्छेद 5 के भाग 1 के खंड 4) के आधार पर किया जाना चाहिए। संघीय विधानएन 152-एफजेड)।

कर्मचारी से उसके व्यक्तिगत डेटा वाले दस्तावेज़ों का अनुरोध करने का नियोक्ता का अधिकार केवल रूसी संघ के अनुच्छेद 65 में प्रदान किया गया है। रोजगार अनुबंध समाप्त करते समय, काम के लिए आवेदन करने वाला व्यक्ति नियोक्ता को प्रस्तुत करता है:

• पासपोर्ट या अन्य पहचान दस्तावेज;
• कार्यपुस्तिका, सिवाय इसके कि कब रोजगार अनुबंधपहली बार निष्कर्ष निकाला गया है या कर्मचारी अंशकालिक आधार पर काम करना शुरू करता है;
• राज्य बीमा प्रमाणपत्र पेंशन बीमा;
• प्रलेखन सैन्य पंजीकरण- सैन्य सेवा के लिए उत्तरदायी लोगों और भर्ती के अधीन व्यक्तियों के लिए सैन्य सेवा;
• शिक्षा, योग्यता या उपलब्धता पर दस्तावेज़ विशेष ज्ञान- किसी ऐसी नौकरी के लिए आवेदन करते समय जिसके लिए विशेष ज्ञान या विशेष प्रशिक्षण की आवश्यकता होती है।

जाहिर है, श्रम संबंधों के दौरान, एक कर्मचारी का व्यक्तिगत डेटा बदल सकता है: एक कर्मचारी अपना अंतिम नाम बदल सकता है, अपना पासपोर्ट बदल सकता है, अपनी शिक्षा में सुधार कर सकता है, प्राप्त कर सकता है अतिरिक्त शिक्षा. निःसंदेह, यह सारी जानकारी महत्वपूर्णनियोक्ता के लिए, जो न केवल परिवर्तनों का रिकॉर्ड रखने के लिए बाध्य है, बल्कि उसे पूरा करने के लिए भी बाध्य है कुछ क्रियाएं, ऐसी स्थिति में जहां ऐसे परिवर्तन होते हैं।

विशेष रूप से, नियोक्ता का दायित्व, किसी कर्मचारी के बारे में जानकारी में बदलाव की स्थिति में, कार्यपुस्तिका और कर्मचारी के व्यक्तिगत कार्ड में बदलाव करने के साथ-साथ अनिवार्य पेंशन बीमा (खंड) के बीमा प्रमाणपत्र को बदलने के लिए सीधे प्रदान किया जाता है। रूस के श्रम मंत्रालय के दिनांक 10.10.2003 एन 69 के संकल्प द्वारा अनुमोदित कार्य पुस्तकों को भरने के निर्देशों में से 2.3, प्राथमिक प्रपत्रों के उपयोग और पूरा करने के निर्देश लेखांकन दस्तावेज़ीकरण, संकल्प द्वारा अनुमोदितरूसी संघ की राज्य सांख्यिकी समिति दिनांक 5 जनवरी 2004 एन 1, साथ ही कला। संघीय कानून के 15 "" दिनांक 04/01/1996 एन 27-एफजेड)। इसके बावजूद, न तो रूसी संघ का श्रम संहिता और न ही संघीय कानून संख्या 152-एफजेड नियोक्ता को कर्मचारी से मांग करने का अधिकार देता है समय पर प्रावधानइसके डेटा में परिवर्तन के बारे में जानकारी। व्यक्तिगत डेटा की विश्वसनीयता और इसकी पर्याप्तता के सिद्धांत के कार्यान्वयन को सुनिश्चित करने के लिए कानून में व्यावहारिक रूप से कोई तंत्र नहीं है। नियोक्ता के पास उसे तुरंत और सटीक रूप से अनुमति देने का अधिकार नहीं है पूरे मेंकर्मचारी से विश्वसनीय डेटा प्राप्त करें - व्यक्तिगत डेटा का विषय।

के अनुसार अपनी क्षमता के भीतर श्रम कानूनऔर अन्य नियामक कानूनी कार्य, जिसमें श्रम कानून मानदंड शामिल हैं, सामूहिक समझौते, नियोक्ताओं के समझौते, नियोक्ताओं के अपवाद के साथ - ऐसे व्यक्ति जो नहीं हैं व्यक्तिगत उद्यमी, श्रम कानून मानदंडों वाले स्थानीय नियमों को अपनाने का अधिकार है (अनुच्छेद 8, अनुच्छेद 22)।

इसलिए, व्यक्तिगत डेटा की सुरक्षा और प्रसंस्करण के क्षेत्र में कर्मचारियों और नियोक्ताओं के अधिकारों और दायित्वों को व्यक्तिगत डेटा की सुरक्षा पर विनियमन या इस क्षेत्र में रोजगार अनुबंध के पक्षों के बीच संबंधों को विनियमित करने वाले किसी अन्य दस्तावेज़ में स्थापित किया जा सकता है। कर्मचारियों और उनके प्रतिनिधियों को हस्ताक्षर के विरुद्ध इन दस्तावेजों से परिचित होना चाहिए (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 86 के खंड 8), जो कला के आधार पर। रूसी संघ के श्रम संहिता के 21 श्रमिकों के लिए अनिवार्य हैं। कृपया ध्यान दें कि ये दस्तावेज़ रूसी संघ के श्रम संहिता, संघीय कानून एन 152-एफजेड, सामूहिक समझौतों और समझौतों द्वारा स्थापित की तुलना में कर्मचारियों की गारंटी को सीमित नहीं कर सकते हैं या उनकी स्थिति को खराब नहीं कर सकते हैं।

हालाँकि, भले ही संगठन ने कर्मचारी को अपने व्यक्तिगत डेटा में परिवर्तनों के बारे में तुरंत और पूरी तरह से जानकारी प्रदान करने के लिए बाध्य करने वाला स्थानीय नियामक अधिनियम नहीं अपनाया है, यह नियोक्ता को कर्मचारी से संबंधित अनुरोध के साथ संपर्क करने के अवसर से वंचित नहीं करता है। मौजूदा डेटा की सटीकता की पुष्टि करें। नियोक्ता के पास जानकारी है या उन्होंने अपने परिवर्तन के बारे में जानकारी प्रदान की है।

हम ध्यान दें कि प्लेनम के संकल्प के अनुच्छेद 27 में सुप्रीम कोर्टआरएफ दिनांक 17 मार्च 2004 एन 2 "रूसी संघ की अदालतों द्वारा रूसी संघ के आवेदन पर" यह समझाया गया है कि एक कर्मचारी और एक नियोक्ता के बीच संबंधों में पालन किया जाना चाहिए सामान्य कानूनी सिद्धांतस्वयं कर्मचारियों सहित अधिकारों के दुरुपयोग की अस्वीकार्यता। विशेष रूप से, किसी कर्मचारी के लिए काम से बर्खास्तगी के दौरान अस्थायी विकलांगता को छिपाना, या इस तथ्य को छिपाना अस्वीकार्य है कि वह एक सदस्य है व्यापार संघया किसी निर्वाचित व्यक्ति का मुखिया (उसका डिप्टी)। कॉलेजियम निकायप्राथमिक ट्रेड यूनियन संगठन, ट्रेड यूनियन संगठन का निर्वाचित कॉलेजियम निकाय संरचनात्मक इकाईसंगठन (कार्यशाला से कम नहीं और उसके समकक्ष), मुख्य कार्य से मुक्त नहीं किया गया, जब बर्खास्तगी के मुद्दे पर निर्णय लेखांकन प्रक्रिया के अनुपालन में किया जाना चाहिए तर्कयुक्त रायप्राथमिक ट्रेड यूनियन संगठन का निर्वाचित निकाय, या, तदनुसार, उच्च निर्वाचित की पूर्व सहमति से ट्रेड यूनियन निकाय. नियोक्ता को इसके लिए जिम्मेदार नहीं होना चाहिए प्रतिकूल परिणामके परिणामस्वरूप अनुचित व्यवहारकर्मचारी की ओर से.

हमारा मानना ​​है कि काम पर बहाली के विवादों के संबंध में लागू अदालत का दृष्टिकोण अन्य स्थितियों में भी इस्तेमाल किया जा सकता है जब कोई कर्मचारी जानबूझकर अपने अधिकार का दुरुपयोग करता है। इसलिए, भले ही संगठन ने व्यक्तिगत डेटा या किसी अन्य दस्तावेज़ की सुरक्षा पर कोई प्रावधान नहीं अपनाया है, जो कर्मचारी पर नियोक्ता को व्यक्तिगत डेटा में परिवर्तन के बारे में जानकारी प्रदान करने का दायित्व डालता है, फिर भी कर्मचारी को नियोक्ता को मना करने का अधिकार नहीं है। प्रासंगिक जानकारी प्रदान करने के लिए.

नतीजतन, वर्तमान कानून नियोक्ता को कर्मचारी से उसके डेटा में परिवर्तन के बारे में जानकारी के समय पर प्रावधान की मांग करने का अधिकार नहीं देता है, जब तक कि स्थानीय नियमों में अन्यथा स्थापित न किया गया हो। नियमोंनियोक्ता, उदाहरण के लिए, व्यक्तिगत डेटा की सुरक्षा पर विनियमन में। हालाँकि, नियोक्ता कर्मचारी से नियोक्ता के पास पहले से उपलब्ध जानकारी की सटीकता की पुष्टि करने या इसे बदलने के बारे में जानकारी प्रदान करने के लिए कह सकता है।

सेवा विशेषज्ञ कानूनी परामर्शगारंटी
विक्टोरिया पावलेंको, आर्टेम बरसेघ्यान

संगठनों में, कर्मचारियों का व्यक्तिगत (व्यक्तिगत) डेटा मुख्य रूप से कर्मियों और लेखांकन दस्तावेजों में निहित होता है। व्यक्तिगत डेटा बदलते समय कार्मिक दस्तावेज़ीकरण ठीक से कैसे तैयार करें? यह सवाल अक्सर मानव संसाधन विभाग के कर्मचारियों के सामने उठता है।

विशेषज्ञ की राय

एकातेरिना रोस्चुपकिना, राष्ट्रीय कार्मिक अधिकारी संघ की विशेषज्ञ

मानव संसाधन अधिकारियों के मन में अक्सर एक प्रश्न होता है: क्या किसी कर्मचारी का व्यक्तिगत डेटा (उदाहरण के लिए, अंतिम नाम) बदलते समय पंजीकरण करना आवश्यक है? अतिरिक्त समझौतेएक रोजगार अनुबंध के लिए? आज तक, कानून एक स्पष्ट उत्तर नहीं दे सकता है। हालाँकि, वर्तमान के तर्क का पालन करते हुए इस पलकानूनों और विनियमों के आधार पर, हम इस निष्कर्ष पर पहुंच सकते हैं कि ऐसा कोई अतिरिक्त समझौता आवश्यक नहीं है। हाँ, अंतिम नाम, प्रथम नाम, कर्मचारी का संरक्षक (साथ ही उसका पता और पासपोर्ट विवरण) - अनिवार्य जानकारी, जिसे कला के प्रावधानों के अनुसार, रोजगार अनुबंध में निर्दिष्ट किया जाना चाहिए। 57 रूसी संघ का श्रम संहिता। हालाँकि, ये रोजगार अनुबंध में सूचीबद्ध शर्तें (अनिवार्य या अतिरिक्त) नहीं हैं जिनसे कर्मचारी और नियोक्ता सहमत हैं, बल्कि जानकारी हैं। यह जानकारी प्रासंगिक दस्तावेजों के आधार पर रोजगार अनुबंध में प्रदान की गई है। आखिरकार, रोजगार अनुबंध की शर्तें यह निर्धारित नहीं कर सकती हैं कि शुक्रवार को कर्मचारी का अंतिम नाम इवानोव होगा, और सोमवार को - सिदोरोव। अंतिम नाम कर्मचारी इवानोव के दस्तावेजों के अनुसार दर्शाया गया है, और, चाहे वह सिदोरोव कितना भी बनना चाहे, जब तक कि उसके दस्तावेजों में अंतिम नाम नहीं बदल जाता, अनुबंध में जानकारी वही रहेगी। कला के भाग 3 के अनुसार. रूसी संघ के श्रम संहिता के 57, यदि, रोजगार अनुबंध का समापन करते समय, इसमें कोई जानकारी शामिल नहीं थी और (या) अनिवार्य या अतिरिक्त शर्तों, यह रोजगार अनुबंध को समाप्त नहीं होने के रूप में मान्यता देने या इसे समाप्त करने का आधार नहीं है। रोजगार अनुबंध को अनुपलब्ध जानकारी और (या) शर्तों के साथ पूरक होना चाहिए। इस मामले में, छूटी हुई जानकारी सीधे उसके पाठ में दर्ज की जाती है, और छूटी हुई स्थितियाँ एप्लिकेशन द्वारा निर्धारित की जाती हैं अलग समझौते सेपार्टियां, जो हैं लिखनाऔर हैं अभिन्न अंगरोजगार अनुबंध। एक समान प्रावधान रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 72 द्वारा स्थापित किया गया है, जिसके अनुसार रोजगार अनुबंध की शर्तों में बदलाव होने पर लिखित रूप में एक अतिरिक्त समझौता तैयार किया जाता है। इस आलेख में जानकारी का उल्लेख नहीं है. इस प्रकार, परिवर्तित व्यक्तिगत डेटा को केवल रोजगार अनुबंधों की प्रतियों में दर्ज किया जाता है (पुरानी जानकारी को काट दिया जाता है, नई जानकारी जोड़ी जाती है, जैसे कर्मचारी के व्यक्तिगत कार्ड, फॉर्म नंबर टी -2 में)। आधार अब भी संशोधन का आदेश है लेखांकन दस्तावेजों.

इस स्थिति की पुष्टि यहूदी न्यायालय के निर्णय से होती है खुला क्षेत्र, जिसमें वादी ने, काम पर बहाली के तर्कों में से एक के रूप में, निम्नलिखित तथ्य का हवाला दिया: अपना अंतिम नाम बदलते समय, उसे रोजगार अनुबंध के लिए एक अतिरिक्त समझौते में शामिल नहीं किया गया था। हालाँकि, अदालत ने इस परिस्थिति को ध्यान में नहीं रखा, क्योंकि नियोक्ता ने बदलाव करने का आदेश जारी किया था और लेखांकन दस्तावेजों में सभी डेटा को समय पर सही किया गया था। प्रकाशित में कैसेशन निर्णयचर्चााधीन स्थिति से सीधे संबंधित अंश इटैलिक में हैं।

व्यक्तिगत (व्यक्तिगत) डेटा - ऐसी जानकारी के माध्यम से निश्चित या निर्धारित की गई कोई भी जानकारी एक व्यक्ति को(व्यक्तिगत डेटा के विषय में)। कला के अनुसार. 27 जुलाई 2006 के संघीय कानून के 3 नंबर 152-एफजेड "व्यक्तिगत डेटा पर", इनमें अंतिम नाम, पहला नाम, संरक्षक, वर्ष, महीना, तिथि और जन्म स्थान, पता, परिवार, सामाजिक और संपत्ति के बारे में जानकारी शामिल है। स्थिति, शिक्षा, पेशा, आय, आदि।

किसी संगठन के कर्मचारियों के जीवन में विभिन्न घटनाएँ घटित हो सकती हैं - विवाह, बच्चों का जन्म, निवास स्थान या पंजीकरण में परिवर्तन, शिक्षा या उन्नत प्रशिक्षण प्राप्त करना, आदि। व्यक्तिगत जानकारी में परिणामी परिवर्तन महत्वपूर्ण रूप से प्रभावित कर सकता है आजीविका, सामाजिक और पेंशन योगदानइसलिए, कर्मचारियों को ऐसे सभी मामलों की सूचना कार्मिक सेवा को समय पर देनी चाहिए। सबसे अधिक बार बदला गया:

• उपनाम (यदि कृत्यों में परिवर्तन हो शिष्टता का स्तर- विवाह या तलाक);
• निवास स्थान (पंजीकरण बदलते या बदलते समय);
• शिक्षा के बारे में जानकारी (शैक्षिक संस्थानों में प्रवेश और स्नातक होने पर);
• पासपोर्ट डेटा (20 और 45 वर्ष की आयु तक पहुंचने पर या अपना पासपोर्ट बदलते समय)।

व्यक्तिगत और जीवनी संबंधी डेटा बदलते समय, मानव संसाधन कर्मचारी अक्सर निम्नलिखित गलतियाँ करते हैं:

• कर्मचारी की साख में परिवर्तन अपर्याप्त दस्तावेजों के आधार पर किया जाता है।
• का अनुपालन नहीं किया गया तकनीकी आवश्यकताएंपरिवर्तन करने के लिए.
• परिवर्तन करने के कारणों का संकेत नहीं दिया गया है (संबंधित दस्तावेज़ का कोई लिंक नहीं है)।

सबसे पहले, कर्मचारी को स्वयं संगठन की कार्मिक सेवा से संपर्क करना होगा, और उसके बाद ही कोई विशेषज्ञ उसके लेखांकन दस्तावेजों में परिवर्तनों को प्रतिबिंबित करेगा। सामान्य प्रक्रियाकिसी कर्मचारी के बारे में कोई भी नई जानकारी दर्ज करना कार्यों का एक क्रम है जिस पर हम विचार करेंगे।

इस स्तर पर, संगठन के कर्मचारी को नियोक्ता को एक लिखित आवेदन जमा करना होगा जिसमें लेखांकन दस्तावेजों और सहायक दस्तावेजों की प्रतियों में बदलाव का अनुरोध किया जाएगा। इसके अलावा, उसे टिन के असाइनमेंट के प्रमाण पत्र को बदलने की जरूरत है चिकित्सा बीमा. कार्मिक रिकॉर्ड में परिवर्तन के लिए आवेदन पत्र परिशिष्ट 1 में प्रस्तुत किया गया है।

अन्य सभी क्रियाएं मानव संसाधन कर्मचारी द्वारा की जाती हैं। सबसे पहले, कर्मचारी और उसके द्वारा प्रस्तुत दस्तावेजों के आधार पर एक आदेश जारी किया जाना चाहिए (किसी भी रूप में)। लिखित बयानअपने लेखांकन दस्तावेज़ों में परिवर्तन करने की आवश्यकता के बारे में। इस आदेश को ऑर्डर रजिस्टर में पंजीकृत किया जाना चाहिए कार्मिक, और फिर इसे स्वयं कर्मचारी के हस्ताक्षर के साथ-साथ जिम्मेदार कर्मियों और लेखा कर्मचारियों से परिचित कराएं। कार्मिक रिकॉर्ड में व्यक्तिगत डेटा को बदलने के आदेश का एक उदाहरण परिशिष्ट 2 में प्रस्तुत किया गया है।

कर्मचारी के व्यक्तिगत कार्ड (फॉर्म नंबर टी-2) में आवश्यक परिवर्तन किए जाने चाहिए, और सहायक दस्तावेजों का विवरण भी दर्शाया जाना चाहिए। पिछली जानकारी को एक पंक्ति से काट देना चाहिए और शीर्ष पर नई जानकारी दर्ज करनी होगी। यहां, एचआर कर्मचारी को परिवर्तनों पर हस्ताक्षर और तारीख देनी होगी। आधार दस्तावेज़ जिसके अनुसार ये परिवर्तन किए गए थे, व्यक्तिगत कार्ड के अनुभाग X "अतिरिक्त जानकारी" में दर्शाया जा सकता है।

अब आप कार्यपुस्तिका में डेटा बदलना शुरू कर सकते हैं। 16 अप्रैल, 2003 संख्या 225 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री के खंड 26 के अनुसार "कार्य पुस्तकों पर", साथ ही कार्य पुस्तकों को भरने के निर्देशों के खंड 2.3 और 2.4 के अनुसार, अनुमोदित। श्रम मंत्रालय का फरमान और सामाजिक विकासआरएफ दिनांक 10 अक्टूबर 2003 संख्या 69, अंतिम नाम, प्रथम नाम, संरक्षक और जन्म तिथि के साथ-साथ कर्मचारी की शिक्षा, पेशे और विशेषता के बारे में रिकॉर्ड में परिवर्तन नियोक्ता द्वारा किया जाता है। अंतिम स्थानपासपोर्ट, जन्म प्रमाण पत्र, विवाह प्रमाण पत्र, तलाक प्रमाण पत्र, उपनाम परिवर्तन, नाम, संरक्षक नाम और अन्य दस्तावेजों के आधार पर काम करें। यह परिवर्तनकार्यपुस्तिका के प्रथम पृष्ठ (शीर्षक पृष्ठ) पर दर्ज किया जाता है। ऐसा करने के लिए, एक पंक्ति के साथ (रूलर के साथ बॉलपॉइंट कलमया स्याही) पिछली प्रविष्टि (इसका गलत या अब प्रासंगिक भाग नहीं) को काट दिया जाता है, जिसके बाद (एक नियम के रूप में, उच्चतर, पर) मुक्त स्थान) नई जानकारी दर्ज की जाती है। प्रासंगिक दस्तावेज़ के नाम, उसकी संख्या और तारीख का संदर्भ कार्यपुस्तिका के अंदर के कवर पर बनाया गया है और नियोक्ता (उपयुक्त प्राधिकारी के साथ कार्मिक सेवा (विभाग) के कर्मचारी) के हस्ताक्षर और मुहर द्वारा प्रमाणित किया गया है। संगठन। किसी कर्मचारी द्वारा प्राप्त नई शिक्षा (पेशे, विशेषता) के रिकॉर्ड में संशोधन (सुधार) पहले से बनाए गए रिकॉर्ड (यदि वे पहले से मौजूद हैं) को जोड़कर या पहले से बनाए गए रिकॉर्ड को काटे बिना संबंधित पंक्तियों को भरकर किया जाता है। ऐसे परिवर्तन (सुधार) कार्यपुस्तिका के प्रथम पृष्ठ (शीर्षक पृष्ठ) पर भी किये जाते हैं। हमें उस पुस्तक के बारे में नहीं भूलना चाहिए जो कार्य पुस्तकों की गतिविधियों और उनमें प्रविष्टियों को रिकॉर्ड करती है, जिसमें कर्मचारी का व्यक्तिगत डेटा भी शामिल होता है। किसी कार्यपुस्तिका में नाम परिवर्तन के बारे में प्रविष्टि का एक उदाहरण परिशिष्ट 3 में प्रस्तुत किया गया है।

रूसी संघ के नागरिकों के लिए सैन्य पंजीकरण प्रणाली के कामकाज को सुनिश्चित करने के निर्देशों के अनुसार अनुमोदित। रूसी संघ के रक्षा मंत्री के आदेश दिनांक 19 नवंबर, 2007 संख्या 500, साथ ही संगठनों में सैन्य रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए पद्धति संबंधी सिफारिशें अनुमोदित की गईं। रूसी संघ के सशस्त्र बलों के जनरल स्टाफ, सैन्य सेवा के लिए उत्तरदायी कर्मचारी के लिए, कार्मिक अधिकारी को सैन्य पंजीकरण दस्तावेजों में बदलाव करना होगा।

जब यह बदलता है वैवाहिक स्थिति, शिक्षा, संगठन की संरचनात्मक इकाई, स्थिति, निवास स्थान या रहने का स्थान, सेना के साथ पंजीकृत नागरिकों की स्वास्थ्य स्थिति (विकलांगता), संगठनों में सैन्य पंजीकरण करने वाले कर्मचारी व्यक्तिगत रूप से ऐसे कर्मचारी को भरते हैं और सौंपते हैं लॉगबुक में रसीद, संदेश पत्रक और प्रतिपर्ण, सैन्य में पंजीकृत नागरिकों के बारे में जानकारी में परिवर्तन के बारे में जानकारी की एक शीट, वैवाहिक स्थिति, शिक्षा में परिवर्तन के बारे में संगठनों द्वारा रिपोर्टिंग की प्रक्रिया के लिए परिशिष्ट संख्या 1 में स्थापित प्रपत्र में , संगठन की संरचनात्मक इकाई, स्थिति, निवास स्थान या रहने का स्थान, सेना के साथ पंजीकृत नागरिकों की स्वास्थ्य स्थिति, परिशिष्ट संख्या 13 में प्रस्तुत सैन्य कमिश्नरियों को पद्धति संबंधी सिफ़ारिशें(इसके बाद प्रक्रिया के रूप में संदर्भित)। सेना में पंजीकृत नागरिकों की वैवाहिक स्थिति, शिक्षा, संगठन की संरचनात्मक इकाई, स्थिति, निवास स्थान या रहने की जगह, स्वास्थ्य स्थिति (विकलांगता) में परिवर्तन के बारे में जानकारी संगठनों द्वारा भेजी जाती है। दो सप्ताह की अवधिनागरिकों के निवास स्थान (रहने की जगह) पर सैन्य कमिश्रिएट को। सेना में पंजीकृत नागरिकों के बारे में जानकारी में परिवर्तन की रिपोर्ट करने का प्रपत्र प्रक्रिया के परिशिष्ट संख्या 4 में प्रस्तुत किया गया है।

बीमित व्यक्तियों के बारे में जानकारी के व्यक्तिगत (वैयक्तिकृत) रिकॉर्ड बनाए रखने की प्रक्रिया पर निर्देश के खंड 26, 27 के अनुसार अनुमोदित। रूस के स्वास्थ्य और सामाजिक विकास मंत्रालय के आदेश दिनांक 14 दिसंबर, 2009 संख्या 987एन द्वारा, यदि कोई कर्मचारी अपना अंतिम नाम, पहला नाम या संरक्षक नाम बदलता है, तो कार्मिक सेवा कर्मचारी को क्षेत्रीय को जमा करना होगा पेंशन निधि निकायविनिमय कथन बीमा प्रमाणन पत्र. संबंधित आवेदन का एक नमूना स्वीकृत प्रपत्र संख्या एडीवी-2 और संख्या एडीवी-6 में प्रस्तुत किया गया है। 31 जुलाई 2006 संख्या 192पी के पेंशन फंड बोर्ड का संकल्प। निर्देशों के पैराग्राफ 14 के अनुसार, नियोक्ता द्वारा कर्मचारी को उसकी प्राप्ति के एक सप्ताह के भीतर एक नया प्रमाणपत्र जारी किया जाता है। नए प्रमाणपत्र की प्राप्ति की पुष्टि करने के लिए, कर्मचारी को संलग्न विवरण पर हस्ताक्षर करना होगा।

यदि संगठन के प्रमुख/निदेशक का व्यक्तिगत डेटा बदलता है, तो एचआर कर्मचारी को लेना होगा अतिरिक्त कार्रवाइयां. यदि संगठन का मुखिया इसका संस्थापक है, तो कार्मिक अधिकारी को वकील के साथ मिलकर इसमें परिवर्तन करना होगा घटक दस्तावेज़और संगठन का चार्टर।

फिर आपको व्यक्तिगत डेटा (अंतिम नाम/प्रथम नाम) में परिवर्तन के बारे में सूचित करना होगा टैक्स कार्यालयसंगठन के पंजीकरण के स्थान पर। ऐसा करने के लिए, संगठन निदेशक द्वारा प्राप्त होने के क्षण से 3 कार्य दिवसों के भीतर यूनिफाइड स्टेट रजिस्टर ऑफ लीगल एंटिटीज को प्रासंगिक जानकारी जमा करने के लिए बाध्य है। नया पासपोर्ट(खंड 5, 08.08.2001 के संघीय कानून संख्या 129-एफजेड का अनुच्छेद 5 "पर राज्य पंजीकरण कानूनी संस्थाएंऔर व्यक्तिगत उद्यमी")।

यदि आवश्यक हो, तो परिवर्तनों की सूचना दी जानी चाहिए प्रादेशिक शाखाएँस्थानीय रूस के पेंशन कोष का पंजीकरण, एमएचआईएफ, एफएसएस।

चूँकि संस्था के दस्तावेज़ों पर प्रथम हस्ताक्षर का अधिकार संस्था के मुखिया को होता है, अत: इसे बदलना आवश्यक है बैंक कार्डहस्ताक्षरों और मुहर छापों के नमूनों के साथ। यह 14 सितंबर, 2006 संख्या 28-I के बैंक ऑफ रूस निर्देश के पैराग्राफ 7.14 से अनुसरण करता है "उद्घाटन (समापन) पर" बैंक खाते, जमा खाते।

कार्मिक दस्तावेज़ों में परिवर्तन करने के कारणों की सूची

कर्मचारी द्वारा उपलब्ध कराये गये दस्तावेज	कार्मिक दस्तावेज़ जिन्हें पूरा करने की आवश्यकता है
अपना अंतिम नाम बदलते समय
व्यक्तिगत बयान; विवाह पंजीकरण प्रमाणपत्र (या तलाक प्रमाणपत्र) की एक प्रति;	लेखांकन दस्तावेजों में संशोधन का आदेश; कार्यपुस्तिका के शीर्षक पृष्ठ के साथ-साथ कार्यपुस्तिकाओं की आवाजाही और उनमें प्रविष्टियों के लिए लेखांकन पुस्तक में परिवर्तन; कर्मचारी के व्यक्तिगत कार्ड में डेटा बदलना (फॉर्म नंबर टी-2); व्यक्तिगत खाते में परिवर्तन करना (फॉर्म संख्या टी-54); अनिवार्य पेंशन बीमा के लिए नया बीमा प्रमाणपत्र
अपना निवास स्थान बदलते समय
व्यक्तिगत बयान; पासपोर्ट की प्रतिलिपि साथ में नया पंजीकरणनिवास स्थान पर	कर्मचारी के व्यक्तिगत डेटा वाले दस्तावेज़ों में संशोधन का आदेश; कर्मचारी के व्यक्तिगत कार्ड में परिवर्तन (फॉर्म संख्या टी-2)
शिक्षा बदलते समय
व्यक्तिगत बयान; शिक्षा दस्तावेज़ की प्रति	कार्यपुस्तिका के शीर्षक पृष्ठ में परिवर्धन; अतिरिक्त जानकारीकर्मचारी के व्यक्तिगत कार्ड में (फॉर्म संख्या टी-2)
पासपोर्ट डेटा बदलते समय
व्यक्तिगत बयान; नए डेटा के साथ पासपोर्ट की प्रति	कर्मचारी के लेखांकन दस्तावेजों में संशोधन का आदेश; कर्मचारी के व्यक्तिगत कार्ड में जानकारी बदलना या जोड़ना (फॉर्म नंबर टी-2)

परिशिष्ट 1

लेखांकन दस्तावेजों में संशोधन के लिए आवेदन पत्र

परिशिष्ट 2

कार्मिक दस्तावेजों में व्यक्तिगत डेटा बदलने पर मसौदा आदेश

परिशिष्ट 3

कार्यपुस्तिका में उपनाम बदलने के बारे में प्रविष्टि का एक उदाहरण

तात्याना स्कोरोबोगाटोवा, मॉस्को

• कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन और श्रम कानून

एम.जी. सुखोव्स्काया, वकील

एक कर्मचारी ने अपना अंतिम नाम बदल लिया है: एक एकाउंटेंट को क्या करना चाहिए?

विवाह, तलाक, बेमेल नाम से छुटकारा पाने की इच्छा - आप कभी नहीं जानते कि लोग अपना अंतिम नाम, पहला नाम, संरक्षक नाम या यहाँ तक कि एक ही बार में क्यों बदलते हैं।

सामग्री में हम बात करेंगेउस स्थिति के बारे में जब एफ. और। ओ उनकी जगह कंपनी के एक साधारण कर्मचारी ने ले ली। हमने लिखा है कि किसी संगठन के निदेशक का व्यक्तिगत डेटा बदल जाने पर क्या करना चाहिए:

और फिर एक कर्मचारी आपके पास आता है और रिपोर्ट करता है कि अब से, उदाहरण के लिए, वह शारिकोव नहीं है, बल्कि शेरेमेतयेव है। हमारा कानून किसी कर्मचारी द्वारा अपना अंतिम नाम बदलने की स्थिति में नियोक्ता के कार्यों की प्रक्रिया को बहुत कम निर्धारित करता है। और लेखाकार (और अक्सर कार्मिक अधिकारी भी) अपना दिमाग लगाना शुरू कर देता है: मुझे किन दस्तावेजों में बदलाव करना चाहिए और कैसे करना चाहिए? आपको इस और अन्य प्रश्नों के उत्तर यहां मिलेंगे।

कार्य का कार्मिक भाग

स्टेप 1।कर्मचारी से नाम में परिवर्तन की पुष्टि करने वाला मूल दस्तावेज़ लाने के लिए कहें। और। ओ (उदाहरण के लिए, विवाह या तलाक का प्रमाण पत्र, नाम परिवर्तन और कला। 30, पैराग्राफ 1, कला। 38, कला. 15 नवंबर 1997 के संघीय कानून के 62 नंबर 143-एफजेड "नागरिक स्थिति के अधिनियमों पर"), साथ ही नए डेटा के साथ एक पासपोर्ट (जब यह प्राप्त होता है) और उनकी प्रतियां बनाएं।

हम कर्मचारी को बताते हैं

एफ बदलते समय. और। ओ प्रासंगिक प्रमाणपत्र (विवाह, तलाक, नाम परिवर्तन) जारी होने की तारीख से 30 दिनों के भीतर, आपको नए पासपोर्ट के लिए आवेदन करना होगा ए रूसी संघ के नागरिक के पासपोर्ट पर विनियमों के खंड 12 को मंजूरी दी गई। रूसी संघ की सरकार का डिक्री दिनांक 07/08/97 संख्या 828, रूसी संघ के नागरिक के पासपोर्ट पर विनियमों का खंड 15.

लेखांकन में परिवर्तन करने के लिए कर्मचारी से एक आवेदन की आवश्यकता है कार्मिक दस्तावेज़, साथ ही प्रकाशित भी करें संगत क्रमआवश्यक नहीं।

कुछ विशेषज्ञों का मानना ​​है कि श्रम निरीक्षक निरीक्षण के दौरान इन दस्तावेजों का अनुरोध कर सकते हैं और उनकी अनुपस्थिति के लिए आप पर जुर्माना लगा सकते हैं। यह सच नहीं है। कानून उल्लिखित आवेदन और आदेश तैयार करने की बाध्यता स्थापित नहीं करता है। लेकिन अगर आप तय करते हैं कि अतिरिक्त कागजी कार्रवाई से आपको कोई नुकसान नहीं होगा, तो हमने एक नमूना आवेदन प्रदान किया है।

पुश एलएलसी के जनरल डायरेक्टर
लेबेदेव ए.आई.
कार्यालय प्रबंधक एम.जी. शेरेमेतेवा से

कथन

मेरी शादी और उपनाम बदलने के संबंध में, मैं आपसे अपने पंजीकरण दस्तावेजों और कार्यपुस्तिका में उपनाम "शारिकोवा" को "शेरेमेतयेवा" में बदलने के लिए कहता हूं।

संलग्नक: 02/11/2011 को मॉस्को के सिविल रजिस्ट्री कार्यालय के कुतुज़ोव्स्की विभाग द्वारा जारी विवाह प्रमाणपत्र IV-AB नंबर 987654 की एक प्रति, टीपी फेडरल माइग्रेशन सर्विस नंबर द्वारा जारी पासपोर्ट 45 05 नंबर 123654 की एक प्रति। 02/25/2011 को मास्को के 62.

28.02.2011

एम.जी. शेरेमेत्येव

चरण दो।कर्मचारी की कार्यपुस्तिका में परिवर्तन करें. आइए एक उदाहरण से दिखाएं कि यह कैसे करना है बी खंड 2.3 कार्यपुस्तिकाएं भरने के निर्देश स्वीकृत। रूस के श्रम मंत्रालय का संकल्प दिनांक 10 अक्टूबर 2003 संख्या 69; कार्यपुस्तिकाओं के रख-रखाव और भंडारण के लिए नियमों का खंड 26... अनुमोदित। रूसी संघ की सरकार का डिक्री दिनांक 16 अप्रैल, 2003 संख्या 225.

(1) संगठन या कार्मिक सेवा की मुहर कार्यपुस्तिका के अंदरूनी कवर पर लगाई जाती है।

चरण 3।कर्मचारी के व्यक्तिगत कार्ड में अंतिम नाम बदलें (फॉर्म नंबर टी- 2 ): पुराने उपनाम को एक पंक्ति से काट दें और उसके आगे नया उपनाम इंगित करें। सुधारों को जिम्मेदार कर्मचारी के हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित किया जाना चाहिए ए अनुदेशों की धारा 1... अनुमोदित। रूस की राज्य सांख्यिकी समिति का संकल्प दिनांक 5 जनवरी 2004 क्रमांक 1.

ध्यान

जब कोई कर्मचारी बदलता है एफ. और। ओ उसके रोजगार अनुबंध में कोई अतिरिक्त समझौता करने की आवश्यकता नहीं है। आख़िरकार, रोज़गार अनुबंध की शर्तें नहीं बदलतीं मैं कला। रूसी संघ के 72 श्रम संहिता.

इसी तरह, आपको कर्मचारी का अंतिम नाम भी बदलना होगा निम्नलिखित दस्तावेज़:

• कार्य पुस्तकों के संचलन और किसी में प्रविष्टियों के लिए लेखांकन की पुस्तक में एक्स रूस के श्रम मंत्रालय के दिनांक 10.10.2003 संख्या 69 के संकल्प का परिशिष्ट संख्या 3;
• व्यक्तिगत खाता (फॉर्म संख्या टी-54, टी-54ए )अनुमत रूस की राज्य सांख्यिकी समिति का संकल्प दिनांक 5 जनवरी 2004 क्रमांक 1;
• अवकाश कार्यक्रम (फॉर्म संख्या टी-7 )अनुमत रूस की राज्य सांख्यिकी समिति का संकल्प दिनांक 5 जनवरी 2004 क्रमांक 1;
• टाइम शीट और वेतन की गणना (फॉर्म संख्या टी-12, टी-13 )अनुमत रूस की राज्य सांख्यिकी समिति का संकल्प दिनांक 5 जनवरी 2004 क्रमांक 1.

कार्य का लेखांकन भाग

यदि आप किसी लेखांकन कार्यक्रम में रिकॉर्ड रखते हैं, तो बस एफ बदल दें। और। ओ कर्मचारी के मास्टर डेटा में और यह स्वचालित रूप से हर जगह बदल जाएगा। यदि आप कुछ रजिस्टर रखते हैं, उदाहरण के लिए, आय और व्यक्तिगत आयकर रिकॉर्ड करने के लिए एक कार्ड, बीमा प्रीमियम के लिए एक कार्ड, कागज पर, तो एफ। और। ओ बदलने की जरूरत है और एक्स भाग 6 कला. 15, अनुच्छेद 2, भाग 2, कला। 28 संघीय कानून दिनांक 24 जुलाई 2009 संख्या 212-एफजेड; रूसी संघ के पेंशन कोष के पत्र दिनांक 26 जनवरी 2010 संख्या एडी-30-24/691, रूसी संघ के एफएसएस दिनांक 14 जनवरी 2010 संख्या 02-03-08/08-56पी का परिशिष्ट.

हमने 2011 के लिए स्वतंत्र रूप से व्यक्तिगत आयकर कार्ड कैसे विकसित किया जाए, इसके बारे में लिखा: 2010, संख्या 23, पृष्ठ। 67

यदि कोई कंपनी कर्मचारियों को वेतन हस्तांतरित करती है बैंक कार्ड, फिर वह कर्मचारी जिसने अपना नाम बदला। और। ओह, इसे फिर से पंजीकृत करने की आवश्यकता है वेतन कार्ड. एक नियम के रूप में, लेखाकार कर्मचारी को सब कुछ भरने में मदद करता है आवश्यक कथनऔर अन्य दस्तावेज़, और कर्मचारी स्वतंत्र रूप से उन्हें बैंक में जमा करता है।

इसके अलावा, आपको उस क्षण से 2 सप्ताह के भीतर नाम परिवर्तन की पुष्टि करने वाले दस्तावेजों की प्रतियां चाहिए। और। ओ कर्मचारी, अपने पीएफ विभाग में जमा करें आर पीपी. 26, 27 व्यक्तिगत (वैयक्तिकृत) रिकॉर्ड बनाए रखने की प्रक्रिया पर निर्देश... अनुमोदित। रूस के स्वास्थ्य और सामाजिक विकास मंत्रालय के आदेश दिनांक 14 दिसंबर, 2009 संख्या 987एन (बाद में निर्देश के रूप में संदर्भित) द्वारा:

हम प्रबंधक को याद दिलाते हैं

यदि किसी कर्मचारी के लिए जिसने अपना नाम बदल लिया है। और। इसलिए, यदि अटॉर्नी की कोई शक्तियां पहले जारी की गई थीं (उदाहरण के लिए, अदालत में कंपनी के हितों का प्रतिनिधित्व करने के लिए), तो उन्हें फिर से जारी करने की आवश्यकता है।

• बीमा प्रमाणपत्र के आदान-प्रदान के लिए आवेदन (फॉर्म संख्या एडीवी- 2 ), कर्मचारी द्वारा हस्ताक्षरित;
• दस्तावेजों की सूची (फॉर्म संख्या ADV-6- 1अनुमत 31 जुलाई 2006 संख्या 192पी के पेंशन फंड बोर्ड का संकल्प)खंड 7 अनिवार्य पेंशन बीमा प्रणाली में व्यक्तिगत (व्यक्तिगत) पंजीकरण दस्तावेज़ प्रपत्र भरने के निर्देश स्वीकृत। 31 जुलाई 2006 संख्या 192पी के पेंशन फंड बोर्ड का संकल्प.

पेंशन फंड कार्यालय में एक नया प्रमाणपत्र प्राप्त करने के बाद, आपको इसे एक सप्ताह के भीतर कर्मचारी को देना होगा, और उसे इसकी प्राप्ति के लिए संलग्न विवरण पर हस्ताक्षर करना होगा। और निर्देशों का खंड 14. बीमा प्रमाणपत्र प्राप्त करने के एक महीने के भीतर, आपको संलग्न विवरण रूस के पेंशन फंड को वापस कर देना चाहिए बी निर्देशों का खंड 17.

यदि व्यक्तिगत रिपोर्टिंग जमा करने की अगली समय सीमा निकट आ रही है, तो समस्याओं से बचने के लिए, उस कर्मचारी के खिलाफ दावा दायर करना समझ में आता है जिसने अपना नाम बदल लिया है। और। ओह, पुराने डेटा वाली जानकारी। लेकिन जब रिपोर्टिंग सफलतापूर्वक सबमिट हो जाती है, तो आप पहले से ही पुराने बीमा प्रमाणपत्र को नए से बदलने की प्रक्रिया शुरू कर सकते हैं।

कर्मचारी के अंतिम नाम, प्रथम नाम या संरक्षक के परिवर्तन के बारे में किसी तरह से अन्य फंडों (एफएसएस, एमएचआईएफ) को सूचित करें कोई ज़रुरत नहीं है।

जब कोई कर्मचारी अपना एफ बदलता है। और। ओ और अन्य व्यक्तिगत डेटा, उसका TIN नहीं बदलता है , . इस प्रकार, नाम परिवर्तन के बारे में कर अधिकारियों को सूचित करें। और। ओ., और कर्मचारी को पंजीकरण का नया प्रमाणपत्र प्राप्त करने के लिए निरीक्षणालय से संपर्क करने की आवश्यकता नहीं है।

जैसा कि हम देख सकते हैं, एक एकाउंटेंट के लिए एक कर्मचारी द्वारा अपना एफ बदलने के परिणाम। और। ओ इतना डरावना नहीं. मुख्य बात यह है कि कर्मचारी स्वयं अपने व्यक्तिगत डेटा में सभी परिवर्तनों के बारे में समय पर सूचित करता है।

व्यक्तिगत डेटा में कोई भी बदलाव सभी के लिए समायोजन को आवश्यक बनाता है कार्मिक दस्तावेज़ीकरण , अन्यथा, कर्मचारी की पहचान असंभव हो जाएगी, और यहां तक ​​कि बैंक से कार्ड प्राप्त करना या कैश डेस्क के माध्यम से बोनस या वेतन का भुगतान करना भी एक अघुलनशील समस्या बन जाएगी। क्यूए निरीक्षक या इन कर्तव्यों का पालन करने वाले अन्य व्यक्ति को कानून के अनुसार सब कुछ करना होगा।

अंतिम नाम परिवर्तन.

रोजगार अनुबंध में परिवर्तन कैसे करें?

आप किसी कर्मचारी के व्यक्तिगत डेटा को शब्दों से ठीक नहीं कर सकते, जो जानकारी अप्रासंगिक हो गई है उसे हटा देना और नई लिखना कितना अस्वीकार्य है। कई प्रक्रियाएं अपनाई जानी चाहिए, लेकिन नए कागजात की मूल प्रति और कर्मचारी की अपील पर आधारित। निम्नलिखित दस्तावेजों की आवश्यकता होगी:

• बदलाव की पुष्टि पुराना उपनाम- उदाहरण के लिए, विवाह प्रमाणपत्र;
• नए आंकड़ों के अनुसार पासपोर्ट;
• कथन;
• ADV-2 कथन.

आवेदन उद्यम के प्रमुख को संबोधित है, तो यह इंगित किया जाता है कि यह अपील किसकी है। आपको यह समझने की आवश्यकता है कि अभी के लिए समान डेटा वाला एक व्यक्ति काम पर है, और उसी से आपको प्रशासन से संपर्क करना चाहिए।

अपील के पाठ का कोई विशेष रूप से डिज़ाइन किया गया रूप नहीं है; यह है रूप और सार में एक सरल कथन: मैं आपसे विवाह के संबंध में पंजीकरण दस्तावेजों में मेरा उपनाम अमुक बदल कर अमुक कर देने का अनुरोध करता हूं।

नीचे आपको संख्या दर्शानी चाहिए, हस्ताक्षर करना चाहिए और यह नहीं भूलना चाहिए कि यह है एक ही हस्ताक्षर होना चाहिए. नीचे दिए गए आवेदनों की सूची बनाएं अलग-अलग स्थितियाँवे भिन्न हो सकते हैं, लेकिन अधिकतर ये विवाह प्रमाणपत्र या नए पासपोर्ट की प्रतियां होती हैं। आपके पास मूल प्रतियाँ होनी चाहिए।, एचआर कर्मचारी अपने पास उपलब्ध प्रतियों की जांच करेगा।

ADV-2 आवेदन पत्र भरना तुरंत समझ में आता है (यह नई परिस्थितियों को ध्यान में रखते हुए बीमा प्रमाणपत्र और व्यक्तिगत खातों की संख्या, साथ ही ग्राहक आधार को समायोजित करने के लिए पेंशन फंड से एक अनुरोध है)।

महत्वपूर्ण!सामी व्यक्तिगत संख्याएँवही रहेगा, क्योंकि पूरी पृष्ठभूमि एक ही व्यक्ति से संबंधित है।

यदि आप इनपुट डेटा, अर्थात् अंतिम नाम, को सही नहीं करते हैं सूचीबद्ध नहीं कर पाएंगे पेंशन योगदान , क्योंकि रूसी संघ के पेंशन फंड के कर्मचारियों को यह नहीं पता है कि नागरिक ने अपना पारिवारिक उपनाम बदलने का फैसला किया है, और ग्राहक की पिछली डिटेल वाले अकाउंट में पैसा नहीं जाएगा, वे या तो फ्रीज हो जाएंगे या वापस लौटा दिए जाएंगे।

इस कारण से, ADV-2 आवेदन और अनुलग्नकों के आधार पर, एक नया बीमा प्रमाणपत्र जारी किया जाएगा और रजिस्टरों और लेखांकन दस्तावेजों में समायोजन किया जाएगा।

कार्यपुस्तिका में अंतिम नाम बदलना।

विशेष आदेश जारी करना

आवेदन की प्राप्ति टीडी में संशोधन का आदेश जारी करने का आधार हैऔर अन्य दस्तावेज़ जिनका उल्लेख है व्यक्तिगत जानकारीकर्मचारी के बारे में. कानून में इस तरह के आदेश जारी करने की आवश्यकता का उल्लेख नहीं है, लेकिन ओके और लेखा विभाग को सभी कागजात में कर्मचारी के व्यक्तिगत डेटा को बदलने का निर्देश देने का यह एकमात्र सही और तार्किक तरीका है।

यह एक सामान्य आदेश है मुफ्त फॉर्म , एक कार्मिक निरीक्षक द्वारा तैयार किया गया। ऐसे आदेश में, प्रबंधक लेखा विभाग और कार्मिक अधिकारी को कर्मचारियों के व्यक्तिगत डेटा वाले सभी दस्तावेज़ों को सही करने का निर्देश देता है। उद्यम के लिए इस आदेश के निष्पादन के लिए आवंटित अवधि इंगित की गई है - एक नियम के रूप में, यह एक सप्ताह है।

महत्वपूर्ण!ऑर्डर की तारीख सही ढंग से निर्धारित करना आवश्यक है। सब कुछ एक तार्किक संबंध में होना चाहिए: आदेश आवेदन पर आधारित है, जिसका अर्थ है कि आदेश उस तारीख से एक या दो दिन बाद का होना चाहिए जिस दिन आवेदन प्राप्त हुआ था।

आदेश पर उस संगठन के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं जहां कर्मचारी कार्यरत है; वकील और मुख्य लेखाकार को आदेश पर हस्ताक्षर करना होगा। लेखा विभाग और क्यूए निरीक्षक को हस्ताक्षर के विरुद्ध प्रत्येक की 1 प्रति प्राप्त करना आवश्यक है। संलग्नक की प्रतियों के साथ दस्तावेज़, और उनके पूरे नाम और पद उन लोगों की सूची में दर्शाए गए हैं जिन्हें आदेश भेजा गया था।

एक अतिरिक्त समझौते की तैयारी

अगर आप कला का मतलब ध्यान से समझेंगे. रूसी संघ के श्रम संहिता के 72, इस तथ्य के आधार पर कि टीडी की शर्तें समान हैं, ऐसा लगता है कि इसे समायोजित करने की कोई आवश्यकता नहीं है।

रूसी संघ का श्रम संहिता, अनुच्छेद 72. संशोधन पार्टियों द्वारा निर्धारितरोजगार अनुबंध की शर्तें

इस संहिता द्वारा प्रदान किए गए मामलों को छोड़कर, पार्टियों द्वारा निर्धारित रोजगार अनुबंध की शर्तों को बदलना, जिसमें किसी अन्य नौकरी में स्थानांतरण भी शामिल है, केवल रोजगार अनुबंध में पार्टियों के समझौते से ही अनुमति दी जाती है। पार्टियों द्वारा निर्धारित रोजगार अनुबंध की शर्तों को बदलने का एक समझौता लिखित रूप में संपन्न होता है।

लेकिन जीवन से पता चलता है कि व्यवहार में, अतिरिक्त आदेश के रूप में टीडी में एक आदेश और परिवर्तन दोनों की अभी भी आवश्यकता है। समझौते.

यदि उस व्यक्ति से आवेदन प्राप्त होने के तुरंत बाद जिसने अपना पासपोर्ट बदल लिया है नया उपनामकर्मचारी को सभी कर्मियों को समायोजित करते हुए, कार्यों की इस पूरी श्रृंखला को पूरा करना होगा लेखांकन कागजात, वह कोई भ्रम नहीं होगा, और एक भी निरीक्षक गलत दस्तावेज़ीकरण के लिए कार्मिक अधिकारी और लेखा विभाग को दोषी नहीं ठहरा पाएगा।

अंतिम नाम परिवर्तन.

दौरान श्रम गतिविधिप्रत्येक व्यक्ति के जीवन में विभिन्न घटनाएँ घटित होती हैं, जिसके संबंध में उसका व्यक्तिगत और जीवनी संबंधी डेटा बदल जाता है। एक क्लासिक स्थिति: एक कर्मचारी ने शादी कर ली और अपना अंतिम नाम बदल लिया। या फिर तलाक लेकर वापस आ गए विवाह से पहले उपनाम. ऐसा होता है कि पुरुष भी अपनी निजी जानकारी बदल देते हैं। इसका कारण शादी, बेमेल उपनाम या नाम बदलने की इच्छा भी हो सकती है। अपना अंतिम नाम बदलते समय, आपको कर्मचारी के व्यक्तिगत डेटा वाले और रिकॉर्ड रखने के लिए मानव संसाधन कर्मचारियों और लेखाकारों द्वारा उपयोग किए जाने वाले कई दस्तावेजों को बदलना या फिर से पंजीकृत करना होगा।

कला के अनुसार. 27 जुलाई 2006 के संघीय कानून के 3 नंबर 152-एफजेड "व्यक्तिगत डेटा पर", व्यक्तिगत डेटा ऐसी जानकारी (व्यक्तिगत डेटा का विषय) के आधार पर पहचाने गए या निर्धारित किए गए किसी व्यक्ति से संबंधित कोई भी जानकारी है, जिसमें उसका अंतिम नाम भी शामिल है। , पहला नाम, संरक्षक, जन्म तिथि और स्थान, पता, पारिवारिक, सामाजिक, संपत्ति की स्थिति, शिक्षा, पेशा, आय, अन्य जानकारी।

यदि कुछ व्यक्तिगत डेटा में परिवर्तन होता है, तो उन्हें प्रतिस्थापित किया जाना चाहिए व्यक्तिगत दस्तावेज़नागरिक:

• रूसी संघ के नागरिक का पासपोर्ट;
• टिन प्रमाणपत्र;
• बीमा पेंशन प्रमाण पत्र;
• चिकित्सा बीमा पॉलिसी;
• अंतरराष्ट्रीय पासपोर्ट;
• ड्राइवर का लाइसेंसवगैरह।

रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 85 का अर्थ है किसी कर्मचारी का व्यक्तिगत डेटा जानकारी के रूप में नियोक्ता के लिए आवश्यकश्रम संबंधों के संबंध में और किसी विशिष्ट कर्मचारी से संबंधित।

कर्मचारियों का व्यक्तिगत डेटा कर्मियों और लेखांकन दस्तावेजों में निहित है, और यदि व्यक्तिगत डेटा बदलता है, तो कर्मचारी के व्यक्तिगत दस्तावेजों, लेखांकन दस्तावेजों, पंजीकरण फॉर्मों में परिवर्तन करना आवश्यक है, जिनमें शामिल हैं:

• कार्यपुस्तिका में;
• कार्य पुस्तकों की संचलन और उनमें प्रविष्टियों के लिए लेखांकन की पुस्तक में;
• कर्मचारी के व्यक्तिगत कार्ड पर;
• आपके व्यक्तिगत खाते में;
• रोजगार अनुबंध में;
• कार्ड में अर्जित एकीकृत सामाजिक कर की राशि और पेंशन बीमा में योगदान की रिकॉर्डिंग होती है।

ये बदलाव आमतौर पर आधार पर किए जाते हैं व्यक्तिगत बयानव्यक्तिगत डेटा वाले दस्तावेज़ों में परिवर्तन करने के अनुरोध के साथ कर्मचारी। आवेदन जमा करना एक अनिवार्य नहीं बल्कि उचित कदम है। ऐसे आवेदन के लिए, कर्मचारी व्यक्तिगत डेटा (पासपोर्ट, विवाह पंजीकरण का प्रमाण पत्र, तलाक, उपनाम या नाम में परिवर्तन, संरक्षक, अदालत का निर्णय, आदि) में परिवर्तन की पुष्टि करने वाले दस्तावेजों की प्रतियां संलग्न करता है, जो प्रमाणित हैं निर्धारित तरीके सेऔर कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल में दर्ज किया जाता है, यदि कोई कायम है। कर्मचारी इन दस्तावेजों की मूल प्रति नियोक्ता को प्रस्तुत करता है।

व्यक्तिगत डेटा वाले दस्तावेज़ों में परिवर्तन का अनुरोध करने वाले कर्मचारी के आवेदन का एक उदाहरण

संगठन का प्रमुख, आवेदन पर एक प्रस्ताव में, कर्मियों में परिवर्तन करने के लिए जिम्मेदार एक व्यक्ति को नियुक्त करता है लेखांकन दस्तावेजों, और समय सीमा निर्धारित करता है।

कर्मचारी के आवेदन के आधार पर, कार्मिक को लेखांकन दस्तावेजों में परिवर्तन करने का आदेश जारी किया जाता है। यह आदेश संगठन के कार्मिक और लेखा दस्तावेजों में परिवर्तन करने का आधार होगा, जिसमें कर्मचारी की व्यक्तिगत जानकारी शामिल है जो बदल गई है। आदेश मनमाने ढंग से तैयार किया गया है पाठ प्रपत्र, इसमें कर्मचारी के पुराने और नए डेटा दोनों के बारे में जानकारी होनी चाहिए, उन दस्तावेजों का विवरण जिनके आधार पर नई जानकारी दर्ज की गई है।

व्यक्तिगत डेटा वाले दस्तावेज़ों में संशोधन के आदेश का एक उदाहरण

आदेश के पाठ पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए, क्योंकि व्यवहार में अक्सर गलत शब्दों का उपयोग किया जाता है: "विवाह के पंजीकरण के संबंध में इवानोवा पेट्रोवा पर विचार करें..." या "कर्मचारी के व्यक्तिगत डेटा में परिवर्तन करें..."

व्यक्तिगत डेटा वाले दस्तावेज़ों में संशोधन का आदेश उपयुक्त में पंजीकृत है पंजीकरण फॉर्म, उदाहरण के लिए, कर्मियों के लिए आदेश दर्ज करने के लिए लॉगबुक में।

व्यक्तिगत डेटा वाले दस्तावेज़ों में परिवर्तन करने के आदेश से स्वयं कर्मचारी और परिवर्तन करने के लिए ज़िम्मेदार व्यक्तियों को अवगत कराया जाना चाहिए।

वैसे

कार्यपुस्तिका में किसी कर्मचारी के बारे में जानकारी बदलना

खंड 2.3 कार्यपुस्तिकाएं भरने के निर्देश स्वीकृत। रूस के श्रम मंत्रालय के 10 अक्टूबर 2003 नंबर 69 (बाद में निर्देश के रूप में संदर्भित) के डिक्री द्वारा स्थापित किया गया नियमों का पालनकार्यपुस्तिका में कर्मचारी के बारे में जानकारी में परिवर्तन करना:

• अंतिम नाम, प्रथम नाम, संरक्षक और जन्म तिथि के बारे में कार्य पुस्तकों में प्रविष्टियों में परिवर्तन पासपोर्ट, जन्म प्रमाण पत्र, विवाह प्रमाण पत्र, तलाक प्रमाण पत्र, अंतिम नाम में परिवर्तन, प्रथम नाम, संरक्षक और अन्य दस्तावेजों के आधार पर किया जाता है। उनकी संख्या और तारीख का संदर्भ।
• ये परिवर्तन प्रथम पृष्ठ पर किये गये हैं ( शीर्षक पेज) कार्यपुस्तिका.
• पिछली प्रविष्टि (अंतिम नाम या प्रथम नाम, संरक्षक, जन्म तिथि) को सावधानीपूर्वक एक पंक्ति से काट दिया जाता है, और नया डेटा शीर्ष पर लिखा जाता है (नीचे या उसी पंक्ति पर जहां जगह होती है)। काट दी गई प्रविष्टि पढ़ने में आसान होनी चाहिए।
• प्रासंगिक दस्तावेजों का संदर्भ कार्यपुस्तिका के अंदरूनी कवर पर बनाया जाता है और नियोक्ता या उसके द्वारा विशेष रूप से अधिकृत व्यक्ति के हस्ताक्षर और नियोक्ता की मुहर द्वारा प्रमाणित किया जाता है।

कर्मचारी द्वारा प्राप्त नई शिक्षा, पेशे, विशेषता के बारे में अभिलेखों की कार्यपुस्तिका के शीर्षक पृष्ठ पर परिवर्तन (अतिरिक्त) मौजूदा अभिलेखों को जोड़कर या पहले से काटे बिना संबंधित पंक्तियों को भरकर किया जाता है। प्रविष्टियाँ की गईं(निर्देशों का खंड 2.4)।

यदि कार्यपुस्तिका फॉर्म पूरा होने और इंसर्ट जारी करने के समय कर्मचारी का उपनाम, शिक्षा या विशेषता बदल गई है, तो ये परिवर्तन कार्यपुस्तिका के शीर्षक पृष्ठ पर किए जाते हैं, और नया डेटा इंसर्ट पर दर्ज किया जाता है। संबंधित दस्तावेज़ों का लिंक एक बार कार्यपुस्तिका के अंदरूनी कवर पर दिया गया है।

व्यक्तिगत कार्ड में किसी कर्मचारी के बारे में जानकारी बदलना

व्यवहार में, किसी कर्मचारी के व्यक्तिगत कार्ड में परिवर्तन करने के लिए कई विकल्पों का उपयोग किया जाता है।

किसी कर्मचारी का उपनाम बदलते समय विकल्पों में से एक: पुराने उपनाम को एक पंक्ति से काट दिया जाता है और नया उपनाम दाईं ओर दर्शाया जाता है। वैसे, यही कारण है कि आमतौर पर उपनाम को बाएं किनारे के करीब लिखने की सिफारिश की जाती है। यदि दाहिनी ओर जगह न हो तो सबसे ऊपर नया उपनाम लिखा जा सकता है। आपको यह भी बताना चाहिए कि परिवर्तन किस दस्तावेज़ के आधार पर किए गए हैं। यह व्यक्तिगत कार्ड के क्षेत्र में उस पंक्ति के विपरीत किया जा सकता है जहां पुराना अंतिम नाम काट दिया जाता है और नया लिखा जाता है: " 12/05/2008 को मॉस्को सिविल रजिस्ट्री कार्यालय के इज़मेलोव्स्की सिविल रजिस्ट्री कार्यालय विभाग द्वारा जारी विवाह प्रमाण पत्र सी1 नंबर 230 258 981». यह प्रविष्टियहां कार्मिक अधिकारी अपने हस्ताक्षर से प्रमाणित करता है और परिवर्तनों की तारीख लिखता है।

उपनाम और प्रमाणीकरण हस्ताक्षर के परिवर्तन की पुष्टि करने वाले दस्तावेज़ के बारे में जानकारी कार्मिक कार्यकर्ताव्यक्तिगत कार्ड "अतिरिक्त जानकारी" के अनुभाग X में भी दर्शाया जा सकता है।

एक अन्य विकल्प का उपयोग किया गया ऐसा मामलावी मानव संसाधन अभ्यास, एक व्यक्तिगत कार्ड के एक पृष्ठ का प्रिंटआउट है परिवर्तन किएया परिवर्तन करने के लिए कॉलम के नीचे अतिरिक्त पंक्तियाँ। इस मामले में, पुराने पृष्ठ पर एक नोट बनाया गया है जो दर्शाता है कि उपनाम में परिवर्तन के कारण पृष्ठ को बदल दिया गया था। पर नया पृष्ठप्रतिस्थापन का तथ्य भी परिलक्षित होता है।

रोजगार अनुबंध में किसी कर्मचारी के बारे में जानकारी बदलना

एक राय है कि अंतिम नाम और अन्य व्यक्तिगत डेटा में बदलाव के संबंध में कर्मचारी के साथ रोजगार अनुबंध के लिए एक अतिरिक्त समझौते को समाप्त करने की कोई आवश्यकता नहीं है। यह निष्कर्ष कला से निकाला जा सकता है। रूसी संघ के श्रम संहिता के 57, जिसके अनुसार रोजगार अनुबंध की सामग्री में जानकारी और शर्तें शामिल हैं।

अंतिम नाम, प्रथम नाम, कर्मचारी का संरक्षक नाम, कर्मचारी के पहचान दस्तावेजों के बारे में जानकारी को "सूचना" कहा जाता है। कला के भाग 3 के अनुसार। रूसी संघ के श्रम संहिता के 57, "लापता जानकारी सीधे रोजगार अनुबंध के पाठ में दर्ज की जाती है, और लापता शर्तें रोजगार अनुबंध के परिशिष्ट या पार्टियों के एक अलग समझौते द्वारा निर्धारित की जाती हैं।" संभवतः, जानकारी में बदलाव के मामले में भी ऐसा ही किया जाना चाहिए, यानी रोजगार अनुबंध के पाठ (दोनों प्रतियों में) में बदलाव करें और साथ ही पुन: प्रमाणित करें दर्ज की गई जानकारीपार्टियों के हस्ताक्षर - कर्मचारी और नियोक्ता। रूसी संघ के श्रम संहिता का अनुच्छेद 72 भी पुष्टि करता है कि केवल जब रोजगार अनुबंध की शर्तें बदलती हैं, तो एक अलग समझौता तैयार किया जाता है।

रोजगार अनुबंध में संशोधन का उदाहरण

हालाँकि, एक और दृष्टिकोण भी है। ऐसा माना जाता है कि रोजगार अनुबंध के लिए एक अतिरिक्त समझौता अवश्य किया जाना चाहिए, भले ही कर्मचारी अपना अंतिम नाम और अन्य व्यक्तिगत डेटा बदल दे। इस स्थिति के समर्थक कला का भी उल्लेख करते हैं। रूसी संघ के श्रम संहिता के 57, यह दर्शाता है कि यह लेख केवल लापता जानकारी को रोजगार अनुबंध के पाठ में दर्ज करने की अनुमति देता है, और परिवर्तित नहीं किया जाता है। इसलिए, आप रोजगार अनुबंध के पाठ में कर्मचारियों के अंतिम नाम और अन्य व्यक्तिगत डेटा के बारे में जानकारी में बदलाव नहीं कर सकते हैं, लेकिन आपको एक दस्तावेज़ तैयार करना होगा जिसे "रोजगार अनुबंध में बदलाव" कहा जा सकता है।

अनिवार्य पेंशन बीमा के बीमा प्रमाणपत्र का प्रतिस्थापन

रूस के क्षेत्र में, प्रत्येक बीमित व्यक्ति के लिए, रूसी संघ का पेंशन फंड (पीएफआर) एक स्थायी बीमा संख्या के साथ एक व्यक्तिगत व्यक्तिगत खाता खोलता है, जबकि बीमाधारक का व्यक्तिगत व्यक्तिगत खाता रूस के पेंशन कोष के व्यक्तिबीमित व्यक्ति के जीवन भर भंडार (01.04.96 नंबर 27-एफजेड के संघीय कानून के अनुच्छेद 6 "अनिवार्य पेंशन बीमा प्रणाली में व्यक्तिगत (व्यक्तिगत) लेखांकन पर")। यदि बीमित व्यक्ति का उपनाम, पहला नाम और संरक्षक नाम (उपनाम जो बीमाकृत व्यक्ति के जन्म के समय था), जन्म तिथि, जन्म स्थान और लिंग परिवर्तन, तो नया व्यक्तिगत डेटा उसके व्यक्तिगत व्यक्तिगत खाते में प्रतिबिंबित होना चाहिए।

राज्य पेंशन बीमा प्रणाली में व्यक्तिगत (व्यक्तिगत) पंजीकरण दस्तावेज़ प्रपत्र भरने के निर्देशों में अनुमोदित किया गया है। रूसी संघ के पेंशन फंड के बोर्ड के दिनांक 31 जुलाई 2006 संख्या 192पी के संकल्प में फॉर्म एडीवी-2 "बीमा प्रमाणपत्र के आदान-प्रदान के लिए आवेदन" शामिल है। यह विवरण रूस के पेंशन फंड के क्षेत्रीय निकाय में नाम परिवर्तन का रिकॉर्ड बनाने का आधार होगा। दस्तावेज़ बीमाकृत व्यक्ति द्वारा भरा जाता है, लेकिन निर्देश इसे पूरा करने की अनुमति देते हैं मानव संसाधन विभागसंगठन.

बीमा प्रमाणपत्र के आदान-प्रदान के लिए आवेदन का एक उदाहरण

बीमा प्रमाणपत्र के आदान-प्रदान के लिए आवेदन दो सप्ताह के भीतर पूरा किया जाता है और जमा किया जाता है प्रादेशिक निकायपेंशन निधि। इसके बाद, एक महीने के भीतर, संबंधित पीएफआर निकाय बीमित व्यक्ति को व्यक्तिगत व्यक्तिगत खाते के समान बीमा नंबर के साथ अनिवार्य पेंशन बीमा का एक नया (पहले जारी किए गए के बजाय) बीमा प्रमाणपत्र जारी करता है। यदि बीमित व्यक्ति रोजगार अनुबंध के तहत काम करता है, तो बीमा पेंशन प्रमाणपत्र पॉलिसीधारक, यानी नियोक्ता द्वारा बदल दिया जाता है। कर्मचारी को पुरानी पेंशन बीमा प्रमाणपत्र मानव संसाधन विभाग को सौंपना होगा, और आगे की कार्रवाई(रूस के पेंशन फंड में दस्तावेजों का स्थानांतरण, एक नया प्रमाणपत्र प्राप्त करना) नियोक्ता द्वारा किया जाता है। कर्मचारी को मानव संसाधन विभाग से एक नया बीमा प्रमाणपत्र प्राप्त होता है।

बेरोजगार बीमित व्यक्तियों को स्वतंत्र रूप से प्राधिकरण को बीमा प्रमाणपत्र के आदान-प्रदान के लिए एक आवेदन जमा करना होगा पेंशन निधिनिवास स्थान पर. रूसी संघ के पेंशन फंड से संपर्क करते समय, आपके पास एक पुराना बीमा प्रमाणपत्र, एक पहचान दस्तावेज और दस्तावेज़ की एक प्रति होनी चाहिए जिसके आधार पर बीमा प्रमाणपत्र में डेटा बदला जाता है (उदाहरण के लिए, एक विवाह प्रमाणपत्र) ).

आइए हम विवाह के कारण कर्मचारी के उपनाम में परिवर्तन की स्थिति में कार्यों का क्रम निर्धारित करें:
1. कर्मचारी उपनाम बदलने के संबंध में लेखांकन (कार्मिक) दस्तावेजों में बदलाव करने के अनुरोध के साथ एक आवेदन लिखता है।
2. नियोक्ता, विवाह प्रमाण पत्र के आधार पर, लेखांकन दस्तावेजों में परिवर्तन करने का आदेश जारी करता है।
3. नियोक्ता रोजगार अनुबंध में बदलाव करता है, जिसमें कर्मचारी द्वारा रखी गई प्रति भी शामिल है।
4. नियोक्ता कर्मचारी की कार्यपुस्तिका में, कार्यपुस्तिकाओं के संचलन के लिए लेखांकन की पुस्तक में परिवर्तन करता है।
5. नियोक्ता व्यक्तिगत कार्ड में परिवर्तन करता है।
6. नियोक्ता परिवर्तन करता है और दस्तावेज़ों की प्रतियां व्यक्तिगत फ़ाइल में दर्ज करता है (यदि इसे बनाए रखा जाता है)।
7. नियोक्ता लेखांकन दस्तावेजों में परिवर्तन करता है: व्यक्तिगत खाते में; अर्जित एकीकृत सामाजिक कर और पेंशन बीमा योगदान की रकम रिकॉर्ड करने के लिए कार्ड।
8. नियोक्ता यह सुनिश्चित करता है कि बीमित व्यक्ति को व्यक्तिगत व्यक्तिगत खाते के समान बीमा नंबर के साथ अनिवार्य पेंशन बीमा का एक नया (पहले जारी किए गए के बजाय) बीमा प्रमाण पत्र जारी किया जाए।