निरंतर सुधार। कार्यालय में काम में सुधार के लिए सुझाव कार्यालय में कार्यस्थल में सुधार के लिए सुझाव

कार्यालय में लीन मैन्युफैक्चरिंग की अवधारणा को सफलतापूर्वक लागू करने के लिए चार पूर्वापेक्षाएँ आवश्यक हैं। आपको उन्हें हमेशा याद रखना चाहिए और उन पर अमल करना चाहिए, चाहे आप परिवर्तन के किसी भी चरण में हों। उनके बिना आप सफल नहीं होंगे. प्रत्येक शर्त का तात्पर्य है कि आप अपने कर्मचारियों को समझने की कोशिश करेंगे, उन्हें काम के नए सिद्धांत समझाएंगे और नई अवधारणा के कार्यान्वयन में उन्हें शामिल करेंगे। ये चार स्थितियाँ उस नींव का प्रतिनिधित्व करती हैं जिस पर बाकी सब कुछ टिका होगा।

शर्त 1. मॉडल "व्यवहार - दृष्टिकोण - संस्कृति"

यह स्थिति परिवर्तन के प्रति कर्मचारियों के प्रतिरोध को कम कर देगी। यदि आप अपने संगठन में सभी प्रक्रियाओं में निरंतर सुधार की संस्कृति बनाने का इरादा रखते हैं, तो लीन विनिर्माण सिद्धांतों को लागू करने में पहला कदम अपने कर्मचारियों के व्यवहार को बदलना है। आपके कर्मचारियों को यह समझने की आवश्यकता है कि सकारात्मक परिवर्तन करने (अर्थात दुबले सिद्धांतों को लागू करने) से संगठन को लंबी अवधि में सफल होने में मदद मिलेगी।

यह शर्त आपके कर्मचारियों को यह समझने में मदद करेगी कि संगठन की संचालन प्रक्रियाएँ पूरी तरह से प्रभावी क्यों नहीं हो सकती हैं। जैसे-जैसे कोई कंपनी बढ़ती है और उसका कार्यभार बढ़ता है, उसके संचालन के सभी क्षेत्रों में कचरे को कम करना सर्वोच्च प्राथमिकता होनी चाहिए। कंपनी के कर्मचारियों को यह समझना चाहिए कि प्रत्येक प्रकार की प्रशासनिक प्रक्रिया में लागत आती है। शर्त दो के अनुभाग में, हम बताएंगे कि कर्मचारियों को परिवर्तन की आवश्यकता के बारे में कैसे सूचित किया जाए।

शर्त 3. सात प्रकार की हानि

लीन विनिर्माण उपकरण और सिद्धांत संगठनों को सात प्रकार के कचरे की पहचान करने और उन्हें खत्म करने में मदद करते हैं। पुरानी कहावत, "आप जो नहीं देख सकते उसे सुधार नहीं सकते," को इस प्रकार दोहराया जा सकता है "आप जो नहीं समझते उसे आप सुधार नहीं सकते।" यह आवश्यक है कि कर्मचारी नुकसान के बारे में बुनियादी ज्ञान प्राप्त करें और उन्हें समझना सीखें।

शर्त 4: प्रबंधन प्रतिबद्धता

लीन मैन्युफैक्चरिंग सिद्धांतों का कार्यान्वयन ऊपर से नीचे तक होना चाहिए। वरिष्ठ नेताओं को कंपनी में सकारात्मक बदलाव के लिए 100% प्रतिबद्ध होना चाहिए और मौजूदा सफलता को बनाए रखने या नई ऊंचाइयों तक पहुंचने के लिए एक छोटा उद्यम बनाने के लिए 100% प्रतिबद्ध होना चाहिए। संगठन के प्रमुख प्रबंधन और परिवर्तन में रुचि रखने वाले कर्मचारियों के बीच सहयोग यह सुनिश्चित करने की कुंजी है कि लीन सिद्धांतों को न केवल अपनाया जाता है, बल्कि यह कंपनी की दीर्घकालिक विकास रणनीति का एक अभिन्न अंग भी बनता है।

शर्त 1. मॉडल "व्यवहार - विचार - संस्कृति"

किसी भी प्रक्रिया को बेहतर बनाने में सफल होने के लिए, कार्यालय में या किसी दिए गए कार्य पर काम करने वाले लोगों के व्यवहार और दृष्टिकोण को समझना महत्वपूर्ण है।

1990 में। संयुक्त राज्य अमेरिका में, "टीम वर्क", "स्वायत्त कार्य समूह", "कर्मचारी भागीदारी", "सशक्त टीम" आदि जैसी अवधारणाएँ उत्पन्न हुईं। सामान्य कर्मचारियों से युक्त स्वायत्त कार्य समूहों को कंपनियों की संगठनात्मक संस्कृति को बदलना था। प्रबंधकों द्वारा सख्त नियंत्रण अतीत की बात हो गई और कर्मचारियों ने कंपनी के प्रबंधन में अधिक से अधिक भाग लेना शुरू कर दिया। विचार सही था, लेकिन वांछित परिणाम प्राप्त करने के लिए पर्याप्त उपकरण नहीं थे। फिर भी, ऐसी परियोजनाओं के दौरान हम बहुत सी उपयोगी चीजें सीखने में कामयाब रहे।

"टीम लीडर", "टीम वर्क" और "स्वायत्त कार्य समूह" जैसी अवधारणाओं को व्यवहार में पेश करते समय, लोगों को इस सवाल का सामना करना पड़ा कि वास्तव में क्या और कैसे किया जाना चाहिए।

अकेले सशक्तिकरण (विशेष उपकरणों के बिना) वांछित परिणाम नहीं लाया। कुछ सफलताएँ मिलीं, लेकिन उन्हें किसी भी चीज़ का समर्थन नहीं मिला और परिणामस्वरूप, पहल जल्दी ही ख़त्म हो गई।

आंकड़े से पता चलता है कि अमेरिकी प्रबंधकों ने सबसे पहले कॉर्पोरेट संस्कृति को बदलने की कोशिश की, जिसके बाद अधीनस्थों के दृष्टिकोण और व्यवहार में बदलाव की उम्मीद की गई। लीन मैन्युफैक्चरिंग अवधारणाओं और टोयोटा प्रोडक्शन सिस्टम पर करीब से नज़र डालने पर, शोधकर्ताओं ने एक पूरी तरह से अलग दृष्टिकोण की खोज की। उन्होंने पाया कि जब दुबले विनिर्माण उपकरणों का उपयोग किया गया, तो लोगों का व्यवहार सबसे पहले बदल गया क्योंकि उन्होंने कचरे की पहचान करने और उसे खत्म करने की कोशिश की। एक बार जब श्रमिकों को यह महसूस होने लगा कि वे अपने क्षेत्र को नियंत्रित कर सकते हैं, घाटे को कम कर सकते हैं और अपना काम आसान बना सकते हैं, तो उनके विचार बदल गए: उन्हें सभी प्रक्रियाओं में निरंतर सुधार की आवश्यकता का एहसास हुआ। प्रत्येक व्यक्तिगत कर्मचारी के विचारों के साथ-साथ, समग्र रूप से संगठन की संस्कृति भी मौलिक रूप से बदल गई। काम का मुख्य सिद्धांत त्रुटियों की पहचान करना नहीं था, बल्कि उन्हें रोकना था, जो वास्तव में, लीन मैन्युफैक्चरिंग का सार है।

व्यवहार-रवैया-संस्कृति मॉडल, जो लीन दर्शन पर आधारित है, सरल है। इसके कार्यान्वयन के लिए प्रबंधन और सामान्य कर्मचारियों दोनों के निरंतर प्रयासों की आवश्यकता होती है। कार्यस्थल पर विकसित हुई आदतों को तोड़ना कठिन है। किसी संगठन को विकसित होने के लिए अनुशासन, दृढ़ संकल्प और दृढ़ता की आवश्यकता होती है। पहली छोटी सफलताएँ लोगों के व्यवहार और संपूर्ण संगठनात्मक संस्कृति में बदलाव के प्रति दृष्टिकोण में बदलाव के लिए एक प्रेरणा के रूप में काम करेंगी।

ज्ञान का आधिपत्य

कार्यालय के काम को व्यवस्थित करने के पारंपरिक दृष्टिकोण के संबंध में एक और महत्वपूर्ण बात यह है कि, एक नियम के रूप में, एक व्यक्तिगत कंपनी का कर्मचारी किसी विशेष प्रक्रिया के बारे में 80% ज्ञान का वाहक होता है। यदि वह कर्मचारी बीमार हो जाता है, छुट्टी या व्यवसाय पर चला जाता है, दूसरी नौकरी में चला जाता है, या नौकरी छोड़ देता है तो इससे समस्याएँ पैदा हो सकती हैं। इन मामलों में, कार्य पूरा नहीं किया जा सकता. कर्मियों की संकीर्ण विशेषज्ञता और एक या कुछ लोगों में ज्ञान की एकाग्रता किसी कंपनी के विकास में गंभीर बाधाएं पैदा कर सकती है।

चूंकि ऐसे मामलों में जहां प्रबंधकों के पास आवश्यक ज्ञान नहीं है (वे किसी विशेष प्रक्रिया को अच्छी तरह से नहीं समझते हैं), वे केवल अपने अधीनस्थों को सहायता प्रदान कर सकते हैं, संगठन की प्रभावशीलता से निम्नलिखित कारणों से समझौता किया जाता है:

एक दुबले-पतले कार्यालय के निर्माण में शामिल हैं (लेकिन यह इन्हीं तक सीमित नहीं है):

1. फोकस प्रक्रियाओं पर है, लोगों पर नहीं।
2. संगठनात्मक ज्ञान एक व्यक्ति से दूसरे व्यक्ति तक आसानी से स्थानांतरित होता है।
3. कार्य प्रक्रियाओं की विस्तृत समझ है, जो बेहतर नियंत्रण और निरंतर सुधार की अनुमति देती है।
4. अधिकतम एकरूपता सुनिश्चित करने के लिए प्रक्रिया ज्ञान को मानकीकृत किया गया है।
5. हानियों की पहचान की जाती है और उन्हें घटित होते ही समाप्त कर दिया जाता है (दैनिक, प्रति घंटा और सूक्ष्म रूप से)।

ये पांच सिद्धांत एक कर्मचारी को न केवल अपने काम को, बल्कि अपने सहयोगियों द्वारा किए जा रहे काम को भी बेहतर ढंग से समझने की अनुमति देंगे। यह सुनिश्चित करता है कि प्रक्रिया ज्ञान समूह के भीतर साझा किया जाता है।

बदलाव रातोरात नहीं होता. किसी भी बदलाव को चरणों में लागू किया जाना चाहिए।

पहला चरण। दूसरों को समझाएं और सही दिशा तय करें

ज्यादातर मामलों में, कंपनी के कर्मचारी प्रक्रियाओं के बारे में 80% जानकारी के वाहक होते हैं, और प्रबंधक (या संगठन) - 20%। यह कदम यह भी बताता है कि संगठन को ज्ञान वाहक क्यों होना चाहिए। इसे पूरा होने में छह महीने तक का समय लग सकता है।

चरण दो. अपना वर्कफ़्लो व्यवस्थित करें

कर्मचारी केवल 50% प्रक्रिया ज्ञान को नियंत्रित करेंगे, जबकि प्रबंधक (या संगठन) शेष 50% को नियंत्रित करेंगे। उपकरण आपको कर्मचारियों के ज्ञान को व्यवस्थित करने और इसे संगठन में स्थानांतरित करने की अनुमति देंगे ताकि हर कोई सकारात्मक बदलाव महसूस कर सके। इस चरण में छह महीने से एक साल तक का समय लग सकता है।

चरण तीन. अपने परिणाम सहेजें

एक दुबला कार्यालय बनाने के लिए संक्रमण के तीसरे चरण में, कंपनी के कर्मचारी बिना किसी ध्यान के, सभी व्यावसायिक प्रक्रियाओं के निरंतर सुधार में दैनिक भाग लेना शुरू कर देंगे। 80% ज्ञान अब काम करने के नए दृष्टिकोण के अंतर्गत संरचित किया जाएगा। यह विश्वास करना कठिन है कि 100% प्रक्रिया ज्ञान किसी संगठन के भीतर हो सकता है। इस स्तर पर, ज्ञान के क्रमिक, व्यवस्थित दस्तावेज़ीकरण की प्रक्रिया शुरू करना आवश्यक है।

कार्यालय में लीन मैन्युफैक्चरिंग अवधारणा को लागू करने के साथ-साथ प्राप्त परिणामों को बनाए रखने में मुख्य सफलता कारक निरंतर, दैनिक सुधार है। जैसे-जैसे आपके कर्मचारियों का व्यवहार बदलता है, आपको परिवर्तनों को पहचानने के लिए पुरस्कार देने की आवश्यकता होगी। जो लोग बदलाव को आसानी से अपना लेते हैं वे नई व्यवस्था को जल्दी स्वीकार कर लेंगे। उन्हें तुरंत इसका फायदा नजर आएगा. जो लोग धीरे-धीरे परिवर्तन को अपनाते हैं वे विरोध कर सकते हैं और पुराने सिद्धांतों से चिपके रह सकते हैं। धैर्य रखें: देर-सबेर नई अवधारणा अपने बारे में बात करेगी और कर्मचारी इसके लाभों को महसूस करेंगे। आप एक झटके में किसी दुबले-पतले कार्यालय में नहीं जा सकते। आपको हर दिन कई छोटे, क्रमिक कदम उठाने होंगे।

शर्त 2. दुबली विधियों में परिवर्तन का आर्थिक औचित्य

किसी कंपनी को विश्व स्तर पर प्रतिस्पर्धी बने रहने के लिए प्रबंधकों को लागत पर ध्यान देने की आवश्यकता है। प्रशासनिक या कार्यालय व्यय किसी उत्पाद या सेवा की लागत का बड़ा हिस्सा होते हैं। प्रशासनिक लागत आमतौर पर उत्पाद की अंतिम कीमत का 60-80% होती है। प्रतिस्पर्धी बने रहने के लिए कंपनियां अपनी प्रशासनिक लागतों में तेजी से कमी कर रही हैं। टोयोटा ने लागत में कमी का एक संपूर्ण दर्शन बनाया है। बाज़ार की स्थितियाँ (समीकरण में स्थिरांक) विक्रय मूल्य निर्धारित करती हैं। लागत और लाभ परिवर्तनशील मात्राएँ हैं। आंतरिक लागत को कम करने की कंपनियों की इच्छा ने सभी व्यावसायिक प्रक्रियाओं में सुधार के लिए प्रेरणा का काम किया।

लीन मैन्युफैक्चरिंग के दर्शन और उपकरणों के लिए धन्यवाद, कोई भी संगठन कचरे को खत्म करके अपनी आंतरिक लागत को कम कर सकता है और इस प्रकार वैश्विक बाजार में प्रतिस्पर्धी बना रह सकता है। प्रशासनिक प्रक्रियाओं में कचरे को खत्म करने के लिए सबसे पहले इसकी पहचान की जानी चाहिए और इसके लिए इस बात की विस्तृत समझ की आवश्यकता है कि कचरा क्या है।

शर्त 3. सात प्रकार की हानि

लीन मैन्युफैक्चरिंग का लक्ष्य उत्पादन प्रक्रिया में सभी अपशिष्टों की पहचान करना, उनका विश्लेषण करना और उन्हें खत्म करना है। घाटे को ख़त्म करने का काम हर दिन, हर घंटे, हर मिनट जारी रहना चाहिए। नया दृष्टिकोण विभाग के लिए भी फायदेमंद है और इसका मतलब लोगों को काटना नहीं है, बल्कि उनके श्रम का बुद्धिमानी से उपयोग करना और संगठन के लिए उसका मूल्य बढ़ाना है। इसलिए, कंपनी प्रबंधन को कर्मियों की कार्य सामग्री या कार्य जिम्मेदारियों की समीक्षा करने की आवश्यकता हो सकती है ताकि वे कुशल उत्पादन के सिद्धांतों को पूरा कर सकें।

लीन मैन्युफैक्चरिंग की अवधारणा को बेहतर ढंग से समझने के लिए सबसे पहले अपशिष्ट को समझना आवश्यक है। निम्नतम स्तर पर नुकसान की पहचान करना महत्वपूर्ण है।

अपशिष्ट वे सभी ऑपरेशन हैं जिनमें समय और संसाधनों की आवश्यकता होती है, लेकिन तैयार उत्पाद या सेवा में मूल्य नहीं जुड़ता है। उपभोक्ता मूल्य के लिए भुगतान करता है; अपशिष्ट वह लेनदेन है जो आपका संगठन किसी उत्पाद या सेवा के साथ करता है जिसके लिए आपके ग्राहक भुगतान कर रहे हैं जबकि उन्हें भुगतान नहीं करना चाहिए। जैसे-जैसे उपभोक्ता वस्तुओं और सेवाओं की वास्तविक लागतों के बारे में अधिक जागरूक हो जाते हैं, वे उम्मीद करते हैं कि कंपनियां अपनी लागतों को अनुकूलित करेंगी और बर्बादी को खत्म करेंगी। ग्राहक बचत के परिणामस्वरूप स्थिर कीमतों और कम कीमतों की मांग करते हैं। संगठन के घाटे का भुगतान उपभोक्ताओं को करना पड़ता है। इन सबके परिणामस्वरूप हम देखते हैं कि:

• अलग-अलग अस्पतालों में इलाज की दैनिक लागत अलग-अलग होती है;
• बंधक आवेदन को संसाधित करने का शुल्क, साथ ही बंधक दरें, विभिन्न ऋण देने वाली संस्थाओं के बीच काफी भिन्न होती हैं;
• उच्च शिक्षा संस्थानों में ट्यूशन फीस में व्यापक भिन्नता है;
• क्रेडिट कार्डों के बीच वार्षिक ब्याज दरें व्यापक रूप से भिन्न होती हैं;
• विभिन्न ठेकेदारों द्वारा प्रस्तावित किसी विशेष निर्माण परियोजना की कीमत काफी भिन्न हो सकती है।

इन सभी उदाहरणों और कई अन्य उदाहरणों में ऐसी परिवर्तनशीलता नुकसान की उस मात्रा से उत्पन्न होती है जो किसी संगठन के लिए "स्वीकार्य" है (चाहे इसे कैसे भी परिभाषित किया जाए)।

1. अतिउत्पादन

एक निश्चित प्रकार का कार्य आवश्यकता से पहले करना बर्बादी है। यह सबसे ख़राब प्रकार का अपशिष्ट है क्योंकि अधिक उत्पादन से अन्य हानियाँ होती हैं।

अतिउत्पादन के उदाहरण:

• ऐसी रिपोर्टें संकलित करना जिन्हें कोई नहीं पढ़ता और जिनकी किसी को आवश्यकता नहीं है;
• दस्तावेजों की अतिरिक्त प्रतियां बनाना;
• एक ही दस्तावेज़ को ईमेल या फ़ैक्स द्वारा कई बार भेजना;
• एकाधिक दस्तावेज़ों में दोहराई जाने वाली जानकारी दर्ज करना;
• व्यर्थ बैठकें.

अतिउत्पादन को ख़त्म करने के उपकरण:

• बातचीत का वक्त;
• आवाज़ का उतार-चढ़ाव;
• मानकीकृत कार्य;
• कार्यभार संतुलन;
• किसी विशेष ऑपरेशन की आवश्यकता का अध्ययन करना।

2. प्रतीक्षा (पंक्ति में समय)

कोई भी प्रतीक्षा (लोगों, हस्ताक्षर, सूचना आदि के लिए) नुकसानदायक है। इस प्रकार के नुकसान की तुलना कम लटके सेब से की जा सकती है जिस तक पहुंचना, चुनना और अपने इच्छित उद्देश्य के लिए उपयोग करना आसान है। हम अक्सर आने वाली ट्रे में रखे कागज को बर्बादी का स्रोत नहीं मानते हैं। हालाँकि, याद रखें कि कितनी बार हम अपनी ज़रूरत की कोई चीज़ ढूँढ़ने के लिए इस ट्रे से गुज़रते हैं? आप कितनी बार किसी चीज़ को ख़त्म करने से पहले शुरू करते हैं? इस प्रकार के नुकसान से छुटकारा पाने के लिए, आपको "समाप्त और दायर (या फेंक दिया गया)" सिद्धांत का पालन करने की आवश्यकता है।

दूसरे प्रकार के नुकसान के उदाहरण:

• बड़ी संख्या में आवश्यक हस्ताक्षर और अनुमतियाँ;
• किसी भी कार्य को करने के लिए अन्य कर्मचारियों पर निर्भरता;
• जानकारी प्राप्त करने में देरी;
• सॉफ़्टवेयर समस्याएँ;
• विभिन्न विभागों द्वारा कार्य निष्पादन;

दूसरे प्रकार के नुकसान को दूर करने के उपकरण:

• आवाज़ का उतार-चढ़ाव;
• कूरियर;
• प्रलेख प्रबन्धन तंत्र।

3. आंदोलन

लोगों, दस्तावेज़ों और/या इलेक्ट्रॉनिक संचार की कोई भी गतिविधि जो मूल्य पैदा नहीं करती वह बर्बादी है। इस प्रकार की बर्बादी खराब कार्यालय लेआउट, दोषपूर्ण या पुराने कार्यालय उपकरण और आवश्यक आपूर्ति की कमी के कारण होती है। ये नुकसान उन कार्यालय प्रक्रियाओं में घातक और अदृश्य हैं जिनका संभावित सुधारों के लिए विश्लेषण नहीं किया गया है। उद्योग चाहे जो भी हो, आप किसी कंपनी में ऐसे कर्मचारी पा सकते हैं जो "व्यस्त" दिखते हैं लेकिन वास्तव में उत्पाद या सेवा में मूल्य नहीं जोड़ते हैं। लीन विनिर्माण उपकरण आपको टाइप 3 कचरे को पहचानने, कम करने और/या खत्म करने में मदद कर सकते हैं।

तीसरे प्रकार के नुकसान के उदाहरण:

• अपने कंप्यूटर पर फ़ाइलें खोजें;
• फ़ाइल कैबिनेट में दस्तावेज़ों की खोज करना;
• जानकारी की तलाश में संदर्भ पुस्तकों को लगातार दोबारा पढ़ना;
• प्रभावी अंतःक्रिया के अभाव में विभिन्न विभागों द्वारा एक ही कार्य का निष्पादन;
• किसी कार्य को पूरा करने के लिए जिम्मेदारी का अभाव।

तीसरे प्रकार के नुकसान को दूर करने के उपकरण:

• मानकीकृत कार्य;
• कार्यस्थल का पुनर्विकास;
• पुल प्रणाली और सुपरमार्केट;
• दस्तावेज़ ट्रैकिंग.

4.चलना

दस्तावेज़ों की अनावश्यक आवाजाही कार्यालय में किसी भी काम को पूरा करने में लगने वाले समय को प्रभावित करती है। इंटरनेट और ईमेल तक आसान पहुंच के बावजूद, ग्राहकों को अक्सर बहुत कम या कोई मूल्य के दस्तावेज़ नहीं भेजे जाते हैं। प्रभावी कार्य को व्यवस्थित करने के लिए, इस प्रकार के कचरे को कम करना या समाप्त करना महत्वपूर्ण है, जिसके लिए सभी कार्यों को अनुक्रमिक संचालन में विभाजित किया जाना चाहिए और यथासंभव एक-दूसरे के करीब स्थित होना चाहिए। यदि आप प्रक्रियाओं के बीच दस्तावेजों को ले जाने से छुटकारा नहीं पा सकते हैं, तो इसे यथासंभव स्वचालित करने की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, अपने आप से प्रश्न पूछें: "क्या कार्यालय का लेआउट इष्टतम है?" या "क्या दस्तावेज़ों का कार्य के एक चरण से दूसरे चरण में स्थानांतरण स्वचालित है?"

चौथे प्रकार के नुकसान के उदाहरण:

• अनावश्यक दस्तावेज़ भेजना;
• चल रहे दस्तावेज़ों का बहुत बार-बार पंजीकरण;
• मेलिंग सूची में बहुत सारे पते;
• काम के अगले चरण में दस्तावेज़ों का मैन्युअल ट्रांसमिशन;
• कई विभागों द्वारा एक कार्य का निष्पादन;
• ग़लत प्राथमिकता.

चौथे प्रकार की हानियों को दूर करने के उपाय:

• कार्यभार का समान वितरण;
• वैल्यू स्ट्रीम मैप;
• सतत प्रवाह;
• प्रलेख प्रबन्धन तंत्र;
• मानकीकृत कार्य;
• दृश्य नियंत्रण के साधन.

5. अतिप्रसंस्करण

वह काम करना जिसकी आंतरिक या बाहरी ग्राहकों को आवश्यकता नहीं है पांचवें प्रकार की बर्बादी है। अत्यधिक प्रसंस्करण ग्राहक के लिए मूल्य नहीं बनाता है और ग्राहक को इसके लिए भुगतान नहीं करना चाहिए। प्रशासनिक प्रक्रियाओं में, इन नुकसानों का पता लगाना सबसे कठिन होता है। ऐसा करने के लिए, आप निम्नलिखित प्रश्न पूछ सकते हैं, उदाहरण के लिए: "ग्राहक की जरूरतों को पूरा करने के लिए कौन से बुनियादी संचालन करने की आवश्यकता है?" या "हम अपने ग्राहकों की ज़रूरतों का कितनी स्पष्टता से प्रतिनिधित्व करते हैं?"

पांचवें प्रकार के नुकसान के उदाहरण:

• डुप्लिकेट रिपोर्ट या जानकारी;
• दोहरावदार डेटा दर्ज करना;
• झूठी सूचना का प्रसार;
• दस्तावेज़ों का निरंतर संपादन;
• अप्रभावी बैठकें और एजेंडे की कमी;
• स्पष्ट परियोजना योजना का अभाव.

पाँचवें प्रकार के नुकसान को दूर करने के उपकरण:

• डेटा संग्रह के तरीके;
• दस्तावेज़ ट्रैकिंग;
• मानकीकृत कार्य;
• प्रलेख प्रबन्धन तंत्र।

6. इन्वेंटरी (समय)

कागजों के ढेर, अतिरिक्त स्टेशनरी, दस्तावेजों पर बड़ी संख्या में हस्ताक्षर - ये सभी नुकसान हैं। वे स्थान और समय लेते हैं। यदि अतिरिक्त जानकारी (हस्ताक्षर, आदि) प्राप्त होने और स्थिति बदलने तक किसी दस्तावेज़ का प्रसंस्करण निलंबित कर दिया जाता है, तो इस दस्तावेज़ पर खर्च किए गए समय को नुकसान माना जा सकता है। कार्यालय के माहौल में, दो मुख्य प्रकार के अपशिष्ट होते हैं जिन्हें इन्वेंट्री के रूप में वर्गीकृत किया जा सकता है: 1) कार्यालय की आपूर्ति और 2) समय।

छठे प्रकार के नुकसान के उदाहरण:

• किसी के हस्ताक्षर या वीज़ा की प्रतीक्षा कर रहे दस्तावेज़;
• वह कार्य जिसे जारी रखने के लिए अन्य प्रक्रियाओं को पूरा करना आवश्यक है;
• पुराने दस्तावेज़;
• पुराने कार्यालय उपकरण;
• सहायक कर्मचारियों का अपर्याप्त प्रशिक्षण;
• अतिरिक्त कार्यालय आपूर्तियाँ खरीदना।

छठे प्रकार की हानियों को दूर करने के उपाय:

• वैल्यू स्ट्रीम मैप;
• मानकीकृत कार्य;
• कार्यालय आपूर्ति के लिए कानबन कार्ड;
• कार्यभार को संतुलित करना - हेइजुंका;
• दृश्य पिच;
• प्रलेख प्रबन्धन तंत्र।

7. विवाह

दोषों के कारण होने वाले नुकसान में कोई भी प्रसंस्करण शामिल है जिसके परिणामस्वरूप दोष और उन्हें खत्म करने के लिए आवश्यक अतिरिक्त प्रसंस्करण शामिल है। एक दोष (आंतरिक और बाहरी दोनों) में अतिरिक्त दस्तावेज़ प्रसंस्करण शामिल होता है जो उत्पाद या सेवा में मूल्य नहीं जोड़ता है। किसी कार्य को पहली बार में ठीक से करने में उसे दोबारा करने की तुलना में कम समय लगता है। दोषों का सुधार वह हानि है जो किसी उत्पाद या सेवा की लागत को बढ़ा देती है और उपभोक्ता को उनके लिए भुगतान नहीं करना पड़ता है। इस प्रकार के नुकसान से लाभ में काफी कमी आ सकती है।

सातवें प्रकार के नुकसान के उदाहरण:

• डेटा प्रविष्टि त्रुटियाँ;
• कीमतें निर्धारित करने में त्रुटियाँ;
• अपूर्ण दस्तावेज़ीकरण को प्रसंस्करण के अगले चरणों में स्थानांतरित करना;
• दस्तावेज़ों या जानकारी की हानि;
• दस्तावेज़ में गलत जानकारी;
• कंप्यूटर पर फ़ाइलों या फ़ाइल कैबिनेट में फ़ोल्डरों का अप्रभावी संगठन;
• ग्राहक की सेवा के लिए कर्मचारियों का गलत चयन।

सातवें प्रकार की हानि दूर करने के उपाय:

• पूर्वानुमानित परिणाम सुनिश्चित करना;
• दृश्य नियंत्रण का मतलब;
• मानकीकृत कार्य;
• प्रलेख प्रबन्धन तंत्र;
• स्टॉप और अनिर्धारित कार्यों का लॉग;
• छोटी संगठनात्मक बैठकें;
• त्रुटि निवारण उपकरण.

8. श्रम का अतार्किक उपयोग

कई मामलों में, श्रम का अतार्किक उपयोग आठवें प्रकार की बर्बादी है। लोगों के श्रम का दुरुपयोग तब होता है जब श्रमिक ऐसे कार्य करते हैं जिनमें मूल्य सृजन के लिए उनके सभी ज्ञान, कौशल और क्षमताओं की आवश्यकता नहीं होती है। एक उचित प्रदर्शन प्रबंधन प्रणाली इस प्रकार के कचरे को काफी हद तक कम कर सकती है। कर्मचारियों को उन क्षेत्रों में नियुक्त करने के लिए एक कॉर्पोरेट रणनीति और तरीके विकसित करें जहां वे संगठन को सबसे अधिक लाभ पहुंचाएंगे।

आठवें प्रकार के नुकसान के उदाहरण:

• परियोजना की समय सीमा का उल्लंघन;
• कर्मियों की अपर्याप्त व्यापक योग्यता के कारण कार्यभार का असमान वितरण;
• लगातार अनुपस्थिति और उच्च कर्मचारी कारोबार;
• अपर्याप्त प्रदर्शन प्रबंधन प्रणाली;
• नियुक्ति से पहले पेशेवर कौशल का अपर्याप्त मूल्यांकन।

आठवें प्रकार की हानि दूर करने के उपाय:

• कार्य प्रक्रियाओं का लेखा-जोखा;
• मानकीकृत कार्य;
• प्रलेख प्रबन्धन तंत्र;
• छोटी संगठनात्मक बैठकें;
• एक दुबले कार्यालय में परिवर्तन का औचित्य।

निम्नलिखित प्रश्नों पर विचार करें.

1. मैं संगठन के सभी कर्मचारियों को नुकसान की जानकारी कैसे दे सकता हूँ?
2. किन हानियों को शीघ्रता से समाप्त किया जा सकता है?
3. ग्राहक संतुष्टि में तुरंत सुधार के लिए आप क्या कर सकते हैं?

ये प्रश्न दूसरों के मन में चिंतन जगाएंगे और आपको नुकसान के बारे में उत्पादक बातचीत करने में मदद करेंगे।

शर्त 4: प्रबंधन की भागीदारी

माइक्रोसॉफ्ट, वॉल-मार्ट, फेडरल एक्सप्रेस, जीई और नाइकी जैसी कंपनियों में एक चीज समान है, एक बहुत ही महत्वपूर्ण विशेषता - प्रमुख पर एक निर्विवाद नेता, जिसका अन्य लोग अनुसरण करते हैं। शीर्ष प्रबंधक बिल गेट्स, सैम वाल्टन और फ्रेड स्मिथ उनकी कंपनी के मूल हैं। वे असाधारण अंतर्दृष्टि से प्रतिष्ठित हैं, और उन्होंने ही अपने व्यवसाय को एक अमर साम्राज्य में बदल दिया है।

जॉन मैक्सवेल ने अपनी पुस्तक "नेतृत्व के 21 अकाट्य नियम" में अपने पहले नियम, सीमा के नियम का वर्णन किया है: "नेतृत्व करने की क्षमता किसी व्यक्ति (संगठन) की प्रभावशीलता के स्तर को निर्धारित करती है। मजबूत नेतृत्व किसी संगठन की क्षमताओं को बहुत बढ़ा देता है। यदि नेतृत्व कमज़ोर है, तो संगठन की क्षमताएँ सीमित हैं।"

यह समझना महत्वपूर्ण है कि कंपनी के प्रबंधन की पूर्ण भागीदारी के बिना लीन प्रबंधन में परिवर्तन असंभव है। जब एक सीईओ छुट्टियों से वापस विमान में वॉल स्ट्रीट जर्नल में दुबलेपन के बारे में पढ़ता है और अपने शीर्ष प्रबंधक से कहता है, "वहां कुछ है," तो इसका मतलब यह नहीं है कि वह दीर्घकालिक बदलाव के लिए तैयार है।

कंपनी का प्रबंधन सुधार की इच्छा से प्रेरित होना चाहिए। शीर्ष प्रबंधक को नए सिद्धांतों के कार्यान्वयन में सक्रिय भाग लेना चाहिए। भले ही किसी बिजनेस प्रोसेस रीइंजीनियरिंग पायलट प्रोजेक्ट में तीन लोग शामिल हों, कंपनी के शीर्ष प्रबंधन को इसमें शामिल होना चाहिए। इस भागीदारी में शामिल हैं:

• आवश्यक संसाधनों का आवंटन;
• प्रारंभिक बैठक में उपस्थिति;
• यदि आवश्यक हो तो टीम से परामर्श करना;
• टीम की उपलब्धियों में रुचि दिखाना और टीम बैठकों में भाग लेना;
• कार्य परिणामों के आधार पर टीम को पुरस्कृत करना;
• कठिनाइयों के मामले में टीम के सदस्यों के लिए समर्थन।

यह किसी भी तरह से एक विस्तृत सूची नहीं है, लेकिन यह उन प्रमुख तरीकों को रेखांकित करता है जिनसे कंपनी प्रबंधन दुबले प्रबंधन के प्रति अपनी प्रतिबद्धता प्रदर्शित कर सकता है।

निर्धारित समय - सीमा

एक छोटे कार्यालय में परिवर्तन में कुछ महीनों से लेकर कुछ वर्षों तक का समय लग सकता है। यह निम्नलिखित कारकों पर निर्भर करेगा:

1. संगठन का आकार. संगठन जितना छोटा होगा, समय उतना ही कम लगेगा। बड़ी कंपनियों (500 से अधिक कार्यालय कर्मचारी) में, पायलट प्रोजेक्ट पहले एक विभाग में शुरू किए जाने चाहिए और फिर पूरी कंपनी में विस्तारित किए जाने चाहिए।
2. आवश्यक उपकरणों की उपलब्धता.
3. फायदे का एहसास. कार्यालय कार्य का पुनर्गठन सफल होगा यदि कंपनी संबंधित व्यवसायों में कर्मचारियों को प्रशिक्षित करने, विभागों के बीच सहयोग करने, संकीर्ण विशेषज्ञों के बजाय सामान्य विशेषज्ञों को आकर्षित करने, संगठनात्मक ज्ञान का उपयोग करने और प्रबंधकों और अधीनस्थों के बीच साझेदारी को प्रोत्साहित करने की आवश्यकता का एहसास करती है।

यदि आपके पास एक गृह कार्यालय है या आपको अपने सामान को भंडारण इकाई में व्यवस्थित करने की आवश्यकता है, तो यह लेख आपको काम को कम कठिन बनाने के लिए उपयोगी सुझाव देगा।

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1. छोटी-छोटी वस्तुओं को मसाला रैक में रखें।

बस उन्हें अच्छी तरह से धोना सुनिश्चित करें, अन्यथा आपके इरेज़र से हमेशा गाजर के बीज जैसी गंध आएगी।

3. कागज और पेन को पुराने फ्रेम से बने साफ-सुथरे ऑर्गनाइजर में रखें।

4. फ़्रेम को करने योग्य कार्यों की सूची में बदलें।

5. ये रंगीन टिन कैन ऑर्गनाइज़र बनाएं

6. जगह बचाने के लिए उन्हें एक-दूसरे के ऊपर रखें।

7. आसानी से निशान लगाने के लिए उन्हें चॉकबोर्ड पेंट से कोट करें।

8. एक अतिरिक्त स्लिंकी स्प्रिंग पाने के लिए पर्याप्त भाग्यशाली? लिखने के बर्तनों को स्टोर करने के लिए इसका उपयोग करें।

9. इस डेस्क-माउंटेबल ऑर्गनाइज़र के साथ अपने केबलों को व्यवस्थित रखें।

इसकी कीमत केवल $9.99 है, और अब आपको केबल की तलाश में फर्श पर रेंगना नहीं पड़ेगा।

10. अपने पैरों के नीचे से डोरियों को दूर रखने के लिए मेज के नीचे एक छोटा हुक लगाएँ।

11. डोरियों पर ब्रेड टैग का लेबल लगाएं। सच है, शुरुआत के लिए आपको ढेर सारी रोटी खानी होगी, लेकिन हम सभी कुछ न कुछ त्याग करते हैं।

12. क्लिप का उपयोग करके आप एक बड़ा कॉर्ड होल्डर बना सकते हैं।

13. फ़ाइल कैबिनेट को वॉलपेपर के टुकड़ों से ढक दें। फैब्रिक या क्राफ्ट पेपर भी काम करेगा।

14. पत्रिका रैक से कागज के लिए भंडारण स्थान के साथ एक शेल्फ बनाएं।

15. अपने हेडफ़ोन को उलझने से बचाने के लिए अपने सुबह के कॉफ़ी रैपर का उपयोग करें। और आपकी सुबहें दयालु हो जाएंगी।

16. क्लिपबोर्ड का उपयोग करके कागजों को दीवार पर रखें।

17. अपनी कार्य सूची के लिए एक का उपयोग करें। इस व्यक्ति का स्पष्ट रूप से कोई दायित्व नहीं है।

18. अपनी कुर्सी अपग्रेड करें. अब अगर कोई आपकी कुर्सी चुराना चाहेगा तो आपको पता चल जाएगा.

19. लोशन की बोतल से एक कॉम्पैक्ट चार्जिंग स्टेशन बनाएं। किसी को पता नहीं चलेगा कि यह पहले क्या था.

20. इस ड्रिंक होल्डर का उपयोग करके कभी भी तरल पदार्थ न गिराएं। यह आपके डेस्क के किनारे से जुड़ जाता है और खतरनाक सोया-लट्टे-मीट-मैकबुक-प्रो आपदा को रोकता है।

21. कुछ रंग जोड़ने के लिए अलमारियों के अंदरूनी पैनल को क्राफ्ट पेपर से ढक दें।

22. दराजों का उपयोग करके अपनी खुद की बुकशेल्फ़ बनाएं। आपका स्थान कितना सीमित है, इसके आधार पर आप इसे बड़ा या छोटा कर सकते हैं।

23. यह खूबसूरत बुकशेल्फ़ क्लिप का उपयोग करके आइकिया दराज से बनाई गई है। यदि आप इसकी स्थिरता के बारे में चिंतित हैं तो आप इसे दीवार पर कील लगा सकते हैं या पेंच लगा सकते हैं।

24. पेगबोर्ड काफी जगह बचाते हैं। अपने पसंदीदा महत्वपूर्ण अनुस्मारक और फ़ोटो को आंखों के स्तर पर रखें।

25. कागजों को रखने के लिए पेगबोर्ड पर टोकरियाँ लगाएँ। उन्हें स्थानांतरित करना आसान है.

एक सामान्य व्यक्ति (यदि वह शीर्ष स्तर के प्रबंधक की आरामदायक कुर्सी का मालिक नहीं है, आलसी नहीं है और फ्रीलांसर नहीं है) दिन का एक तिहाई हिस्सा कार्यालय में बिताता है। शायद घर पर या किसी अन्य स्थान से भी अधिक। और एक अनुभवी प्रबंधक समझता है कि इस संबंध में कार्यालय की कार्यक्षमता और उसकी कंपनी के कर्मचारियों द्वारा प्राप्त परिणामों के बीच लगभग सीधा संबंध है। कोई कुछ भी कहे, अस्तित्व चेतना को निर्धारित करता है।

बीगल कंपनी के एक हालिया अध्ययन के परिणामों के अनुसार, 81% रूसी नियोक्ता कार्यालय स्थान में सुधार के माध्यम से कर्मचारियों की प्रेरणा को प्रभावी मानते हैं। लेकिन औसत कार्यालय में अभी भी एक पहिये वाली कुर्सी, एक मेज, कंप्यूटर, स्टेशनरी और एक कूलर के अलावा कुछ भी नहीं है।

एक साधारण अकाउंटेंट, इंजीनियर या प्रूफ़रीडर को अपना प्रदर्शन सुधारने के लिए क्या चाहिए?

ज्यादा कुछ नहीं, बस एक रसोईघर, एक विश्राम कक्ष, मुफ्त कॉफी वाली एक मशीन, एक जिम और एक मसाज कुर्सी, जैसा कि उपरोक्त अध्ययन में सर्वेक्षण उत्तरदाताओं ने उत्तर दिया। अधिक विस्तृत परिणाम पढ़ें.

वेबसाइटमैंने प्रसिद्ध कंपनियों के मास्को कार्यालयों की स्थिति को देखने और यह पता लगाने का निर्णय लिया कि वफादारी हासिल करने, कर्मचारियों की दक्षता और मनोदशा बढ़ाने के लिए वे किस हद तक जाते हैं। कार्यालयों में घूमने के परिणामस्वरूप पाँच नियमों की एक सूची मिली जो प्रबंधक और उसके अधीनस्थों दोनों के प्रदर्शन को बेहतर बनाने में मदद कर सकती है।

1. सुविधाजनक और विश्वसनीय

इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि कर्मचारी लगातार कार्यस्थल पर बैठता है या नहीं, उसके पास कम से कम किसी प्रकार का व्यक्तिगत क्षेत्र होना चाहिए। एक "कार्यशील मशीन" से दूसरे की दूरी कम से कम एक मीटर होनी चाहिए। और कंप्यूटर तैनात किए गए हैं ताकि कर्मचारी को चिंता न हो कि उसके पीछे कोई उसके मॉनिटर को देख रहा है। प्लस - अच्छी हवा. अपने कार्यालयों में ऑक्सीजन पैदा करने वाले इनडोर पौधे लगाएं।

टेक कंपनियां कार्यस्थलों के साथ प्रयोग करना पसंद करती हैं। सितंबर 2011 में, निगम गूगलऔर फेसबुकअपने उन कर्मचारियों से मिलने गए जिन्होंने बैठे-बैठे काम करने के कारण रीढ़ की हड्डी में समस्या की शिकायत की थी और उन्हें खड़े होकर काम करने के लिए आमंत्रित किया। समाधान उच्च तालिकाएँ थीं जो मॉनिटर को आँख के स्तर पर लाती हैं। और जो लोग अपने पैरों पर आठ घंटे के काम से थक गए हैं, उनके लिए बार स्टूल के प्रारूप में स्टूल हैं। लेकिन ऐसी परिस्थितियों में कर्मचारियों को आरामदायक जूतों का ध्यान रखना होगा।

कुछ महीने पहले कंपनी PHILIPSकार्यक्षेत्र को व्यवस्थित करने के लिए एक नया दृष्टिकोण भी पेश किया। इसका प्रत्येक कर्मचारी दिन के लिए अपनी योजनाओं के आधार पर कार्यस्थल चुन सकता है। कुछ कर्मचारी एक निश्चित समय बैठकों में बिताते हैं या दूर से काम करते हैं। यह सुनिश्चित करने के लिए कि सभी नौकरियाँ मांग में हैं, कंपनी के कर्मचारियों की तुलना में कार्यालय में उनकी संख्या कम है। बेशक, यह अच्छा और किफायती है, लेकिन क्या होगा यदि सभी कर्मचारी एक दिन एक ही समय पर कार्यालय में काम करना चाहें? ऐसे में क्या करें? और क्या ऐसी स्थिति में संचार झगड़े में तब्दील नहीं हो जाएगा?

जहाँ तक पौधों की बात है, तो बिजनेस स्कूल "स्कोल्कोवो"इमारत में एक जीवित दीवार खड़ी करके आगे बढ़े, जो वर्तमान में दुनिया में सबसे बड़ी है। पर्याप्त ऑक्सीजन होनी चाहिए. लेकिन इस हरी बाड़ को बनाए रखने के लिए स्पष्ट रूप से विशेष कर्मियों की आवश्यकता होती है। ऐसे कार्यालय में एक और समस्या यह हो सकती है कि कर्मचारियों को इतने सारे पौधों से एलर्जी हो।

2. मनोरंजन क्षेत्र

खड़े होकर काम करने की जगह, सीढ़ियों पर एक धूम्रपान कक्ष या शौचालय में एक दर्पण किसी को बचा सकता है, लेकिन कई लोग, विशेष रूप से बौद्धिक गतिविधियों में लगे लोगों को, समय-समय पर पूरे दिन पर्यावरण में बेहतर बदलाव की आवश्यकता होती है। संयुक्त राज्य अमेरिका और दक्षिणी यूरोप में, बिस्तर फैशनेबल हो गए हैं, जिन पर कर्मचारी पांच से दस मिनट तक झपकी ले सकते हैं। लेकिन कार्यालयों, गलियारों या एक अलग लाउंज रूम में सोफे और कुर्सियाँ अधिक पारंपरिक हैं। मसाज कुर्सियाँ भी आराम के लिए एक बढ़िया विकल्प हैं।

में पीडब्ल्यूसीयहां एक डॉक्टर का कार्यालय, एक मां और बच्चे का कमरा, मालिश कक्ष, शॉवर, एक योग कक्ष और एक प्रार्थना कक्ष है। व्हाइट स्क्वायर पर लगभग एक सेनेटोरियम, जिसे मॉस्को की सबसे खूबसूरत आधुनिक जगह कहा जा सकता है, जो न्यूयॉर्क की याद दिलाती है। केवल बड़ी कंपनियाँ ही इतनी विविध सेवाएँ प्रदान कर सकती हैं। क्या कर्मचारियों के पास इन सबका लाभ उठाने का समय है?

3. भोजन और पानी तक पहुंच

तरल पदार्थ की कमी से कार्यक्षमता कम हो जाती है। ऐसा लगता है कि कार्यस्थल की अनिवार्य विशेषताओं के रूप में कूलर और केतली को पहले ही श्रम संहिता में शामिल कर लिया गया है। एक कप चाय या एक गिलास पानी आराम करने, मन को शांत करने और अपनी प्यास बुझाने का एक शानदार तरीका है। अपने कार्यालय में घूमें और सोचें कि क्या आप अपने कर्मचारियों के लिए जिस प्रकार की चाय और कॉफी खरीदते हैं वह पर्याप्त है? वे किसे पसंद करते हैं?

प्रबंधन में, जापानी कंपनियों के अभ्यास से एक सामान्य उदाहरण है। मस्तिष्क के लिए खट्टे फलों के लाभों के बारे में एक वैज्ञानिक अध्ययन को पढ़ने के बाद, प्रबंधकों ने कर्मचारियों के लिए इन फलों से कीनू, संतरे, अंगूर और जूस खरीदने का आदेश दिया, ताकि कर्मचारियों के मस्तिष्क को दिन के दौरान विटामिन का एक हिस्सा प्राप्त हो सके। और अच्छी स्थिति में होंगे.

सस्ता दोपहर का भोजन खरीदने, दोपहर के भोजन को गर्म करने और सुविधाजनक नाश्ता करने की क्षमता प्रत्येक कार्यालय कर्मचारी के पास होती है। कई कंपनियाँ कर्मचारियों के लिए मिनी-रसोईघर सुसज्जित करती हैं, चॉकलेट मशीनें ऑर्डर करती हैं, या कम कीमतों पर व्यक्तिगत बुफ़े खोलती हैं।

मॉस्को गूगल के पास खाना भी बहुत ज्यादा है। यहां वे कर्मचारियों के लिए कॉटन कैंडी बनाते हैं और पैनकेक बेक करते हैं। प्लस - भोजन कक्ष और रसोई। मुख्य बात मोटा होना नहीं है!

4. गतिशीलता

KPI और मांसपेशियों की गतिविधि को बढ़ाता है। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप अपनी रीढ़ की हड्डी खींच रहे हैं या छोटी दौड़ के लिए जा रहे हैं। कई व्यवसायों के लिए, कार्यालय के चारों ओर घूमने की गति भी महत्वपूर्ण है। पश्चिम में, ऐसे मामलों में, स्कूटर, साइकिल, रोलर और अन्य, अधिक आधुनिक आविष्कारों का लंबे समय से उपयोग किया जाता रहा है।

नेटवर्क के कुछ स्टोर में औशानरोलर्स ने सेल्स फ्लोर के कर्मचारियों की थकान और गतिशीलता की समस्या का समाधान किया। लेकिन एक नया कर्मचारी उन्हें चलाना कहाँ से सीख सकता है? किसी शॉपिंग सेंटर के हॉल में? क्या होगा यदि वह बर्तनों वाली शेल्फ से टकरा जाए या किसी बच्चे के ऊपर से निकल जाए?

कार्यालय में एडिडास समूहमॉस्को में, साथ ही विदेशी कंपनियों के कई अन्य प्रतिनिधि कार्यालयों में एक जिम है। और में बिजनेस स्कूल "स्कोल्कोवो"पूरे परिसर के चारों ओर रबरयुक्त सतह वाला एक लंबा चलने वाला ट्रैक स्थापित किया गया था। आप अपने बॉस के साथ दौड़ का आयोजन कर सकते हैं (देर न करने का कौशल विकसित करने के लिए) या डिपार्टमेंट कप के लिए गति में प्रतिस्पर्धा कर सकते हैं। लेकिन अभी तक रूसी श्रमिकों को इस प्रकार की गतिविधि बहुत पसंद नहीं है।

5. कंपनी की विचारधारा

किसी कंपनी के सिद्धांत और मिशन कर्मचारियों को प्रेरित करने में बहुत कुछ कर सकते हैं। बस इन सिद्धांतों को लगातार याद दिलाते रहना चाहिए. और यह कर्मचारियों को कंपनी के उत्पादों के उपयोग और समान कार्यालय डिज़ाइन से परिचित कराने के माध्यम से किया जाता है।

पेंट खरीदें और अपने अधीनस्थों को अपने साथ शराब की एक खाली बोतल लाने के लिए कहें। एक रचनात्मक टेबल बनाएं जहां हर कोई अपनी बोतल सजा सके। सजा हुआ? बोतलों को कैबिनेट पर रखें। यहां एक उदाहरण दिया गया है कि आप अपनी कंपनी में पहल, स्वतंत्रता और रचनात्मकता के सिद्धांतों पर कैसे जोर दे सकते हैं।

इस प्रकार, पीडब्ल्यूसी ने अपने कर्मचारियों को प्रकृति और ऊर्जा की देखभाल के सिद्धांत से अवगत कराने के लिए, पुनर्नवीनीकरण सामग्री से बने कालीन खरीदे, प्लास्टिक के बजाय पेपर कप, कागज पुनर्चक्रण के लिए कंटेनर स्थापित किए और बिजली बचाने के लिए एक विशेष प्रकाश व्यवस्था की। बुफे में माइक्रोसॉफ्टनए प्रोग्राम और गेम वाले कंप्यूटर हैं, लेगोसभी कर्मचारी निर्माण सेट को भी असेंबल कर सकते हैं, और एडिडास समूहइस ब्रांड के कपड़ों और जूतों के नवीनतम मॉडलों के साथ कार्यालय में एक शोरूम का आयोजन किया। कंपनी के लोगो वाले कपड़े के बैग और ऑफिस चप्पलें फैशन में हैं।

टीम की समान भावना सामूहिक रचनात्मकता को मजबूत करती है। रूस में, कर्मचारियों के काम के साथ फोटो प्रदर्शनी और कोलाज और कविताओं के साथ अवकाश बोर्ड विशेष रूप से लोकप्रिय हैं।

घोषणा में फोटो: अनप्लैश

तस्वीरें फिलिप्स, मॉस्को स्कूल ऑफ मैनेजमेंट स्कोल्कोवो, पीडब्ल्यूसी द्वारा प्रदान की गईं. गूगल ऑफिस की फोटो-

किसी भी संगठन में रचनात्मकता बढ़ाने की कुंजी एक रचनात्मक संगठन की तरह कार्य करना शुरू करना है। यदि आप एक कलाकार बनना चाहते, तो आप हर दिन चित्र बनाते। हो सकता है कि आप अगले विंसेंट वान गॉग न बनें, लेकिन आप निश्चित रूप से उससे आगे निकल जायेंगे जिसने कभी पेंटिंग बनाने की कोशिश भी नहीं की। आपके संगठन में भी यही सच है: यदि आप रचनात्मक रूप से सोचना शुरू कर देंगे तो आप एक अधिक रचनात्मक टीम बन जाएंगे। आपको और आपके सहकर्मियों को आज अधिक रचनात्मक बनने में मदद करने के लिए नीचे 15 युक्तियाँ दी गई हैं।

1 प्रति दिन

प्रत्येक व्यक्ति को हर दिन अपने काम के एक पहलू में सुधार करने के लिए कहें। दिन के अंत में, सहकर्मियों को मिलना चाहिए और चर्चा करनी चाहिए कि उन्होंने उस दिन पिछले दिन की तुलना में अलग और बेहतर क्या किया।

2. विचार-मंथन बोर्ड

कार्यालय में एक प्रमुख स्थान पर एक "बुलेटिन बोर्ड" लटकाएं और सहकर्मियों को नए विचारों के लिए इसका उपयोग करने के लिए कहें। रंगीन कार्ड पर कोई विषय या समस्या लिखें और उसे बोर्ड के मध्य में चिपका दें। पास में श्वेत पत्र के टुकड़े रखें जिनका उपयोग कर्मचारी किसी दिए गए विषय पर अपने विचार संप्रेषित करने के लिए कर सकें। उदाहरण के लिए, यदि आपकी कंपनी को किसी विशेष सौदे को पूरा करने में कठिनाई हो रही है, तो रंगीन कार्ड पर स्थिति का वर्णन करें, इसे एक बोर्ड पर पोस्ट करें और लोगों से अपने विचार और सुझाव पोस्ट करने के लिए कहें।

3. विचारों की लॉटरी

एक मासिक "विचार लॉटरी" आयोजित करें। जब भी कोई कर्मचारी कोई रचनात्मक विचार लेकर आता है, तो उसे लॉटरी टिकट मिलता है। महीने के अंत में, अपनी टीम के साथ विचारों पर चर्चा करें और फिर टिकट निकालें। यदि किसी के टिकट पर नंबर उनके द्वारा निकाले गए टिकट से मेल खाता है, तो वे पुरस्कार जीतते हैं। यदि कोई नहीं जीतता, तो अगले महीने पुरस्कार दोगुना कर दें।

4. रचनात्मक कोना

अपने कार्यालय में लोगों के लिए रचनात्मक सोचने के लिए एक क्षेत्र निर्धारित करें। रचनात्मकता, शैक्षिक खेल और शिल्प सामग्री (जैसे मॉडलिंग क्ले) के बारे में किताबें, वीडियो रखें। आप इस कोने को अपने कर्मचारियों की बचपन की तस्वीरों से भी सजा सकते हैं, यह दिखाने के लिए कि हम सभी सहज और रचनात्मक पैदा होते हैं।

5. रचनात्मकता के प्रतीक

अपने सहकर्मियों से अपने डेस्क पर ऐसी चीज़ें रखने के लिए कहें जो व्यवसाय में रचनात्मकता के बारे में उनके व्यक्तिगत विचार व्यक्त करें। उदाहरण के लिए, एक क्रिस्टल बॉल भविष्य के सौदों की इच्छा का प्रतीक हो सकता है, हेंज केचप का एक जार एक व्यक्तिगत लक्ष्य और लागत में कटौती करने के 57 नए विचारों का प्रतिनिधित्व कर सकता है, और केबल का एक सेट विचार से परिणाम तक संक्रमण का प्रतीक हो सकता है।

6. साथ में लंच करें

साप्ताहिक रूप से तीन से पांच सहकर्मियों के साथ दोपहर का भोजन करें और एक-दूसरे के साथ रचनात्मक विचार साझा करें। सभी को पहले अपना होमवर्क करने को कहें। उदाहरण के लिए, वे रचनात्मकता के बारे में एक किताब पढ़ेंगे। प्रत्येक बैठक प्रतिभागी केवल एक अध्याय पढ़ सकता है, और दोपहर के भोजन के दौरान इस बारे में बात कर सकता है कि रचनात्मक तकनीकों को उनके काम में कैसे लागू किया जा सकता है।

7. शानदार विचारों की नोटबुक

प्रत्येक कर्मचारी के पास एक नोटबुक हो, आइए इसे "शानदार विचारों की नोटबुक" कहें। अपने सहकर्मियों से हर दिन तीन विचार लिखने के लिए कहें कि वे अपने काम को कैसे बेहतर बना सकते हैं। महीने के अंत में, अपनी नोटबुक इकट्ठा करें, अपने विचारों को छाँटें, और सबसे दिलचस्प विचारों को चर्चा के लिए लाएँ।

8. मूर्खतापूर्ण विचारों का सप्ताह

रचनात्मक प्रक्रिया को यथासंभव मनोरंजक बनाएं। एक "मूर्खतापूर्ण विचार सप्ताह" का आयोजन करें और सबसे मूर्खतापूर्ण विचार के लिए एक प्रतियोगिता आयोजित करें। उनके साथ "बुलेटिन बोर्ड" पर नोट्स पोस्ट करें और विजेता को पुरस्कार देने के लिए एक समारोह आयोजित करें। इस तरह के आयोजनों से कंपनी का मनोबल बढ़ता है, और आप देख सकते हैं कि कैसे मूर्खतापूर्ण विचार वास्तव में सार्थक विचारों के उद्भव को प्रेरित करते हैं।

9. रचनात्मक समिति

अपने साथी स्वयंसेवकों से बनी एक "रचनात्मकता समिति" बनाएं। इसका मुख्य लक्ष्य कर्मचारियों के विचारों को स्पष्ट करना, चर्चा करना और लागू करना होगा। समिति थर्मामीटर चार्ट पर चीजों पर नज़र रख सकती है, और कंपनी को रचनात्मक योगदान की मात्रा और गुणवत्ता के अनुसार कर्मचारियों को पुरस्कृत करना चाहिए।

10. हॉल ऑफ फेम

एक कार्यालय हॉलवे को "कर्मचारी हॉल ऑफ फ़ेम" में बदलें। वहां उन लोगों की तस्वीरें पोस्ट करें जिनके विचारों को क्रियान्वित किया गया। तस्वीरों के साथ उस व्यक्ति के बारे में जानकारी दें और बताएं कि उसके विचार ने कंपनी को कैसे प्रभावित किया।

11. मस्तिष्क के बाएँ और दाएँ गोलार्ध।

विचार-मंथन सत्र के दौरान, टीम को दो भागों में विभाजित करें: वे जो तर्कसंगत रूप से सोचते हैं (बाएं मस्तिष्क) और वे जो सहज ज्ञान से सोचते हैं (दायां मस्तिष्क)। बाएं दिमाग वालों से व्यावहारिक, परिचित और तार्किक विचार व्यक्त करने के लिए कहें। "सही मस्तिष्क" को अजीब, अपरंपरागत और अतार्किक विचारों के बारे में बात करने दें। फिर समूहों को एक साथ लाएँ और विचारों पर चर्चा करें।

12. आइडिया कोटा

अमेरिकी आविष्कारक और उद्यमी थॉमस एडिसन ने स्वयं और अपने सहायकों को विचार कोटा आवंटित करके सोच की उत्पादकता सुनिश्चित की। उनका व्यक्तिगत कोटा हर 10 दिन में एक छोटा आविष्कार और हर छह महीने में एक बड़ा आविष्कार था। कार्यस्थल पर रचनात्मकता सुनिश्चित करने का एक तरीका यह है कि प्रत्येक कर्मचारी को प्रति सप्ताह, मान लीजिए, पाँच नए विचारों का कोटा दिया जाए।

13. पास टिकट

सभी कर्मचारियों से एक नया विचार लाने की अपेक्षा करें जो किसी भी कार्यक्रम के लिए उनका टिकट हो। विचार को उनके काम के कुछ पहलू पर ध्यान केंद्रित करना चाहिए और वे जो करते हैं उसे कैसे सुधार सकते हैं।

14. "हाँ, लेकिन..." को "हाँ, और..." में बदलें

जब कोई कोई विचार प्रस्तावित करता है, तो हममें से कई लोग यह कहने के लिए प्रलोभित हो जाते हैं, "हाँ, लेकिन..."। इस मनोदशा को बदलने के लिए, हर बार जब कोई "हाँ, लेकिन..." कहता है, तो व्यक्ति को सहकर्मी के विचार को विकसित करने के लिए इस शब्द को "हाँ, और..." में बदलना होगा।

15. तीन विकल्प

कर्मचारियों को उन कारणों के बारे में सोचने में समय बर्बाद नहीं करना चाहिए कि क्यों कोई चीज़ काम नहीं करेगी या नहीं की जाएगी। इसके बजाय, उन्हें यह सोचना चाहिए कि इसे कैसे कार्यान्वित किया जाए और किया जाए। कर्मचारियों से उन तीन लक्ष्यों या कार्यों के बारे में सोचने के लिए कहें जिन्हें वे पूरा नहीं कर सकते। फिर उनसे प्रत्येक को करने के तीन तरीके ढूंढने के लिए कहें। और वैसा ही करो.

16. ताज़ा लुक

अमेरिकी वायरोलॉजिस्ट और पहले पोलियो टीके के विकासकर्ता जोनास साल्क ने विभिन्न कौशल और नौकरी की जिम्मेदारियों वाले पुरुषों और महिलाओं के साथ समूह बैठकें आयोजित करना एक आम बात बना दी। उनका मानना ​​था कि इससे नए विचारों को उत्पन्न करने में मदद मिली जो केवल एक ही क्षेत्र में लगे लोगों के दिमाग में पैदा नहीं हो सकते थे। अपने विचार-मंथन सत्र में अन्य विभागों के लोगों को आमंत्रित करें और उनसे पूछें कि वे आपकी समस्याओं का समाधान कैसे करेंगे।

और एक आखिरी बात. लोगों को उनके विचारों के लिए धन्यवाद देना न भूलें। अपने स्वयं के "महान विचार के लिए धन्यवाद" कार्ड बनाएं और उन्हें अपने सहकर्मियों को दें। अपना आभार व्यक्त करने के लिए सीईओ से प्रत्येक कार्ड पर व्यक्तिगत रूप से हस्ताक्षर करवाएं।

अनुवाद: प्रकाशन गृह "मिथक"