Организация работы с документами в организации. Пример обратная стороны карточки

Работа по оформлению и изготовлению документов, обработке поступающих и отправляемых документов, контролю за их исполнением, хранению исполненных и находящихся на исполнении документов, а также по выдаче справок называется делопроизводством .

Правильная организация делопроизводства обеспечит чёткое и быстрое выполнение операций по приёму и отправке документов, своевременное доведение их до исполнителей, систематический контроль за исполнением поставленных в документах вопросов и принятых по ним решений, а также позволяет быстро навести справки по документам, хранящимся в текущих делах и в архиве предприятия или учреждения.

В любой организации (на предприятии) совершают движение много разнообразных документов по различным маршрутам, что даёт представление о документообороте.

Документооборот – установленная или сложившаяся последовательность прохождения документа с момента его создания и до отсылки с предприятия или сдачи на хранение.

Главными показателями, характеризующими документооборот, являются:

· количество инстанций , которое проходят документы в процессе оперативной работы с ними;

· время , необходимое для их прохождения.

Правильная организация документооборота характеризуется наименьшим числом инстанций и быстротой прохождения документов.

Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.

Регистрация и учёт документов. Включает следующие работы:

· порядок обработки поступающих документов;

· порядок обработки отправляемых документов;

· передача документов внутри организации;

· учёт количества документов;

· информационно-поисковая система (ИПС) для работы с документами;

· правила регистрации и индексирования документов.

1 Порядок обработки поступающих документов . Документы, поступающие в организацию, в том числе и созданные с помощью вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день поступления документов в службу документационного обеспечения (или секретарю руководителя организации) или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время.

Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочерёдно или одновременно в копиях. Подлинник передаётся ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.

2 Порядок обработки отправляемых документов . Документы, отправляемые организацией, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляется централизованно экспедицией либо секретарём руководителя организации.

3 Передача документов внутри организации . Передача документов между структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме.

Передача документов на ВЦ для обработки, а также получение документов (машинограмм) с ВЦ осуществляется специальным звеном (диспетчерской группой) или лицом, ответственным за документационное обеспечение.

4 Учёт количества документов . Такой учёт должен производится в комплексе с другими мероприятиями по совершенствованию работы с документами. При подсчёте количества документов за единицу учёта принимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и машинописный. В службах оперативного размножения и машинописных бюро проводится учёт создаваемых копий документов.

Подсчёт количества машиночитаемых документов осуществляется по учётным карточкам и журналам учёта работы вычислительного центра. Результаты учёта документов обобщаются службой документационного обеспечения и представляются руководству организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

5 Информационно-поисковая система (ИПС) для работы с документами . В организациях создаются ИПС ручного типа, механизированные, автоматизированные. ИПС включает регистрацию и индексирование документов, создание на их основе информационно-поисковых массивов (картотек, массивов на машинных носителях) и оперативное хранение документов.

6 Правила регистрации и индексирования документов . Регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документа путём проставления на нём индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах (журнале).

Регистрации подлежат все документы, требующие учёта, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчётные, учётно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.

Документы регистрируются в организации один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое оно повторно не регистрируется.

Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, его автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы руководителя по кадрам, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, отчёты предприятия, акты внедрения результатов научных разработок. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

Регистрация специальных документов, обслуживающих конкретные функции управления, проводится в основном децентрализованно: в местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация регистрируется в плановом отделе, документы по снабжению – в отделе снабжения и т.д.

Распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, а также документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им, регистрируются в службе документационного обеспечения.

Организация контроля за исполнением документов. Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает:

· постановку документа на контроль;

· проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

· учёт и обобщение результатов контроля исполнения.

Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступающих из других организаций, – с даты их поступления.

Сроки исполнения документов установлены в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, утверждённой по распоряжению Правительства РФ от 24.06.92 №1118-р председателем Комитета по делам архивов. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются на документе, в регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в организации.

Службой контроля осуществляются следующие операции:

· формирование картотеки контролируемых документов;

· направление карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель;

· выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона конкретного исполнителя;

· напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

· получение информации о ходе и результатах исполнения;

· запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;

· регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

· сообщение о ходе и результате исполнения документов на оперативных совещаниях;

· снятие документов с контроля по указанию руководителей;

· формирование картотеки исполненных документов.

Наряду с контрольными картотеками исполнения документов в ряде организаций используются автоматизированные системы контроля исполнения документов (АСКИД). Специальная группа (отдельный исполнитель), занимающаяся контролем исполнения документов в организации, периодически (один раз в неделю) передаёт на ВЦ информацию о внешних и внутренних документах и после обработки на ВЦ по разработанной программе раздаёт подразделениям-исполнителям машинограммы с указанием вида документа, исполнителя, срока исполнения (начало и окончание).

Ежемесячно по подразделениям-исполнителям составляется итоговая машинограмма для отчёта руководителям по исполнительской дисциплине на совещании у руководителя организации. При наличии неисполненных подразделением документов в указанные сроки (коэффициент исполнительской дисциплины К ид ниже единицы) применяются экономические и административные санкции.

Служба документационного обеспечения или лицо, ответственное за документацию, отслеживает правильность формирования дел – группировки исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются в организациях централизованно или децентрализованно. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию. Контроль за правильным формированием дел в организации и её структурных подразделениях осуществляется службой документационного обеспечения или лицом, ответственным за документацию.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

· помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

· помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

· помещать приложения вместе с основными документами;

· группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

· раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Объём дела не должен превышать 250 листов.

Организация работы с документами - это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получе-ния документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).
Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.
В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов: внутренние документы, поступающие (входящие) документы и отправляемые (исходящие) документы. Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.
Работа с документами предприятия может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций (рис. 1).


К таким операциям можно отнести: согласование документа; регистрацию; исполнение; контроль исполнения; формирование дел; подготовку и передачу дел в архив.
Алгоритм работы с исходящими документами не имеет существенных отличий от схемы организации работы с внутренними документами, кроме того, что работа с оригиналами исходящих документов заканчивается на стадии отправки документа адресату после его регистрации.
Работа с входящими документами начинается со стадии приема документов, предшествующей процедуре регистрации.
Регистрация может проводиться для всех групп документов, прежде всего для входящих документов. Многие предприятия не проводят регистрацию внутренних документов.
Работа по исполнению и контролю исполнения документов охватывает внутренние, входящие документы и в некоторых случаях - исходящие.
Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции.
Основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами. Разделение труда между работниками закрепляется в должностных инструкциях или в инструкции по делопроизводству.
Инструкция по делопроизводству разрабатывается для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на пред-
приятии и содержит образцы правильно оформленных документов, правила работы с ними, ответственность должностных лиц за конкретные виды работ с документами.

Еще по теме 5.2. Организация работы с документами:

1. Понятие социальной организации. Характеристики организации.Роль организации в социуме.Типология организаций. Формальные и неформальные организации.Структура организации, ее влияние на поведение индивидов. Функции организации.Иерархии в организации. Управление в организации.«Идеальный тип бюрократии» по М. Веберу.
2. О МЕТОДИЧЕСКИХ РЕКОМЕНДАЦИЯХ ПО ВОПРОСАМ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ ПО ПРЕДОТВРАЩЕНИЮ ПРОНИКНОВЕНИЯ ДОХОДОВ, ПОЛУЧЕННЫХ НЕЗАКОННЫМ ПУТЕМ, В БАНКИ И ИНЫЕ КРЕДИТНЫЕ ОРГАНИЗАЦИИ

По правилам приема на работу работников соискателю необходимо собрать определенный пакет документов. Некоторые из них являются обязательными и будут требоваться в любой компании. Другие предоставлять в целом не обязательно, но в конкретной организации могут потребовать их предоставить, в зависимости от рода деятельности.

Собираем документы для оформления на работу

Статьей 65 Трудового Кодекса Российской Федерации установлен перечень документов, которые могут запросить при приеме на работу.

1. Паспорт или иной документ для удостоверения личности соискателя.

2. Трудовая книжка . Не требуется предъявлять в следующих случаях:

• соискатель впервые получает работу. В этом случае трудовая книжка оформляется работодателем;
• трудовая книжка утеряна или повреждена — претенденту на работу по его заявлению (с указанием причины отсутствия трудовой) оформляется новая;
• в случае, если работник поступает на работу по совместительству.

После расторжения трудовых отношений осуществляется выдача трудовой книжки работнику.

3. Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС ). Если соискатель получает работу впервые, то СНИЛС оформляется работодателем.

4. Военный билет или иной документ воинского учета (например, приписное свидетельство). Обязательно для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу.

5. Документ об образовании (диплом, возможно, потребуется оценочный лист). Требуется для подтверждения квалификации соискателя и наличия у него образования соответствующего должности, на которую он претендует.

Для некоторых профессий, таких как машинист автокрана, стропальщик, машинист экскаватор и т.п., также необходимо наличие удостоверения о прохождения обучения соответствующей профессии, подтверждающее его квалификацию. Такие работники должны ежегодно проходить переаттестацию (чаще всего в той организации-работодателе), о чем в удостоверении ставится соответствующая отметка.

Для водителей (равно как и для машинистов автокранов и экскаваторов) требуется наличие водительского удостоверения на право управления тем видом транспорта, на котором он будет работать.

6. Справка о наличии либо отсутствии судимости . Требуется при поступлении на работу, на которую, в соответствии с законодательством Российской Федерации, не допускаются лица, имеющие судимость или подвергающиеся уголовному преследованию.

7. Медицинская справка по форме 086/у. Некоторые виды деятельности могут быть связаны с повышенной опасностью для здоровья человека (например, прием на работу медицинских сотрудников). В таких случаях и требуется медсправка, в которой указано наличие или отсутствие противопоказаний к осуществлению какой-либо деятельности. Также медицинская справка обязательна для несовершеннолетних, т.к. при наличии каких-либо проблем со здоровьем врач может запретить подростку заниматься определенным видом работы (например, при проблемах со зрением не допускается работа с компьютером). При приеме на работу в условиях Крайнего Севера из других регионов необходимо заключение об отсутствии противопоказаний для работы и жизни в данных условиях

Обязательным для получения работы (даже в случае приема на работу временного работника) является только наличие паспорта, поэтому прием на работу без паспорта не допускается. Все остальные документы требуется предоставлять только при наличии определенных условий.

В списке не значится, но работодателю требуется

Несмотря на то что в законе прямо запрещается требовать с претендента дополнительные документы, не предусмотренные законодательством, алгоритм приема на работу сотрудника вполне может предусматривать наличие следующих документов:

1. Заявление о приеме на работу . Пишется работником в процессе оформления на работу. Подшивается к личному делу сотрудника, которое заводится работодателем.

2. Фотография 3х4 (3 шт.). Фотографии требуются для личного дела работника, оформления пропуска. Также могут потребоваться для подшивания к личной карточке работника по форме Т-2.

3. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН ).

4. Справка о доходах по форме 2-НДФЛ. Такая справка предоставляется в случае, если кандидат меняет место работы. Для него выгодно ее представить, т.к. в случае расчета по больничному листу будет учитываться заработок на предыдущем месте работы. Следовательно, сумма выплат по больничному может быть повышена в случае, если стаж работника на новом месте минимален.

5. Характеристика с предыдущего места работы. Для соискателя лучше иметь такую характеристику при себе, т.к. это повышает его шансы получить работу и добиться более выгодных условий.

6. Работодатель может потребовать документы о семейном положении работника (свидетельство о браке, свидетельство о рождении при наличии детей, справка об инвалидности ближних родственников и т.п.). По этим документам работнику могут быть предоставлены дополнительные льготы. Например, многодетному сотруднику отпуск предоставляется в любое время года по его желанию. Также возможно оказание материальной помощи со стороны работодателя.

7. От иногородних работников может требоваться регистрация по месту временного пребывания.

8. Для занятия муниципальной службой законодательство РФ требует предоставление следующих сведений:

• о расходах работника, его имуществе и имущественных обязательствах. Такие же сведения подаются о супруге работника и его несовершеннолетних детях;
• о доходах за год, предшествующий поступлению на работу.

Предоставление этих документов не обязательно, однако они могут повысить шансы кандидата занять желаемую должность.

Прием на работу иностранного работника

Для трудоустройства иностранного гражданина необходимо, чтобы у него было разрешение на работу, выдаваемое Федеральной Миграционной Службой по месту пребывания. При этом иностранцу прямо запрещено законом (№ 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан») работать за пределами субъекта РФ, в котором у него имеется разрешение на временное проживание.

В остальном, перечень документов, предусмотренный регламентом приема на работу сотрудника из другого государства, совпадает с перечнем для граждан Российской Федерации.

Собирать ли все эти документы?

Подведя итоги, можно сделать вывод, что проще всего при устройстве на работу придется гражданину РФ, впервые устраивающемуся на работу. В этом случае прием на работу работника оформляется при наличии только паспорта и/или, в отдельных случаях, документа об образовании, о воинском учете и медицинской справки. Остальные документы (трудовая книжка, СНИЛС) будут оформлены работодателем.

Однако при устройстве на работу лучше собрать максимально полный пакет документов. Это повысит шансы на трудоустройство. Соискатель сможет претендовать на лучшие условия труда (например, на более высокую зарплату).

Если работодатель заинтересован в привлечении и удержании высококвалифицированных работников, то, на основании некоторых документов, может предоставить сотруднику определенные льготы или выплачивать ему компенсации.

Помогла статья? Подписывайтесь в наши сообщества.

Организация документооборота на предприятии. Регистрация документов. Подготовка документов к архивному хранению. Систематизация документов.

Организация работы с документами

1. Вступительная часть

2. Основная часть

2.1. Организация документооборота на предприятии

2.2. Регистрация документов

2.3. Контроль исполнения документов

2.4. Систематизация документов

2.5. Формирование дел

2.6. Подготовка документов к архивному хранению

3. Заключительная часть

1. Вступительная часть

Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

Большой вклад в совершенствование работы с документами предприятия может внести секретарь-референт, так как значительная часть делопроизводственных операций выполняется на его рабочем месте. Такая централизация позволяет проводить все операции с документами более квалифицированно и широко применять для однотипных работ средства оргтехники.

Именно секретарь-референт может объективно оценить эффективность принятой на предприятии системы делопроизводства и, по мере приобретения опыта, внести существенные замечания и предложения по его изменению.

2. Основная часть

2.1. Организация документооборота на предприятии

Документооборот- это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

На предприятии различают три основных потока документации:

входящие док-ты, поступающие из других организаций;

исходящие док-ты, отправляемые в другие организации;

внутренние док-ты, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе.

Все документы, поступающие на предприятие проходят:

первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделением, так и отдельным сотрудником, должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложения). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующей сопроводительной запиской. где объясняется причина возврата.

Конверты от поступающих документов оставляют в том случае, кода по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой “лично” и в адрес общественных организаций.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на:

направляемые на рассмотрение руководителю предприятия;

направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя предприятия от рассмотрения мелких текущих вопросов, решение по которым могут принимать ответственные исполнители.

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном кол-ве экземпляров.

Документы, подлежащие отправке в другую организацию сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой службы ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие кол-ва экземпляров кол-ву адресатов. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. Н заказную корреспонденцию составляют опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.

Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.

Служба ДОУ должна систематически вести учет кол-ва обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя предприятия для обработки мер о совершенствованию работы с документами.

2.2. Регистрация документов

Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставленная на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.

Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно.

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. Регистрационный индекс входящих и исходящих документов включает:

порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;

индекс по номенклатуре дел.

ПРИМЕР: 218/01-15, где

218 - порядковый регистрационный номер;

01-15 номер дела в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов).

Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий и т.д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 22, протокол № 5, акт № 13.

Регистрационные индексы присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года.

В качестве регистрационных форм, в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов, используются регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК). Журналы удобны при сравнительно небольшом кол-ве регистрируемых документов, т.к. поиск по журналу довольно продолжителен по времени. Соблюдая названные выше правила целесообразно вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние еще и по видам документов. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль за исполнением документов на контрольных карточках.

Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

название документа;

дата документа;

индекс документа;

дата поступления документа (для входящих);

индекс поступления документа (для входящих);

заголовок документа или его краткое содержание;

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения;

отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа);

номер дела.

В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими: исполнители; расписка исполнителя в получении документа; ход исполнения; приложения и др.

Формы регистрационного журнала и карточки не регламентированы, т.е. порядок расположения реквизитов в этих формах определяется службой ДОУ предприятия. Образцы регистрационных журналов и карточек даны в приложении 1)

2.3. Контроль исполнения документов

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль включает:

постановку документа на контроль;

проверку своевременного проведения документа до исполнителя;

проверку и регулирование хода исполнения;

учет и обобщение результатов контроля и исполнения документов, информирование руководителя;

Основная цель организации контроля исполнения - обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители службы ДОУ и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует организационно-рапорядительные документы. Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления.

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные - руководителем, который их установил.

Перенесение срока исполнения документа по просьбе исполнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется руководителем предприятия после получения докладной записки от исполнителя. Решение о переносе срока исполнения отражается в резолюции руководителя и переносится из резолюции в контрольную карточку.

Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

Службой контроля осуществляются следующие операции:

формирование картотеки контролируемых документов;

направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в подразделение исполнитель;

выяснении в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя;

напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

получение информации о ходе и результатах исполнения;

запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;

регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;

снятие документов с контроля по указанию руководителей;

формирование картотеки исполненных документов.

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах истечения срока в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; заданий последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; заданий, поручений текущего месяца - каждые десять дней, и за пять дней до истечения срока.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.

2.4. Систематизация дел

Для обеспечения правильного формирования и учета дел предприятия должна составляться номенклатура дел.

Номенклатура - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия., кроме технической документации и печатных изданий.

Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами.

Номенклатура дел составляется по установленной форме (приложение 2) и включает реквизиты: наименование предприятия; наименование вида документ; дату; индекс; место составления; гриф утверждения; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф согласования (одобрения).

Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее - содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.

При составлении заголовков дел следует учитывать что: заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле; заголовок должен быть кратким, четко сформулированным; заголовки типа: “Общая переписка”, “Разные документы” и т.п. не допускаются.

Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться.

Состав заголовка дел образует следующие элементы:

название вида (переписка, журнал) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы и т.д.)

название предприятия или его структурного подразделения;

адресат или корреспондент документа;

даты (период), к которым относятся документы дела;

указание на копийность документов дела.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название. Например: “Переписка с заказчиками об отказе оплаты счетов предприятия”

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени на который составлены документы, вид документа (план, отчет).

В наименованиях дел, содержащих организационно-распорядиетльные документы, указывается вид документа и автор.

В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводственных операций, в качестве вида дела употребляется термин “документы”, а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.

Дела по вопросам не разрешенным в течении одного года, являются “переходящими” и вносятся в номенклатуру с индексом.

В номенклатуру дел предприятия также включаются справочные карточки, журналы учета документов.

При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номер дел (свободное место), которые могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течении календарного года.

По окончании календарного года в номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел относительно постоянного и временного сроков хранения.

2.5. Формирование дел.

При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел.

Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности (приказы, протоколы, акты и т.д.).

При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание (н-р: “Документы по вопросам повышения качества продукции”).

Для группировки переписки используется корреспондентский признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса.

Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку (н-р: “Переписка с предприятиями Восточной Сибири по вопросам поставки продукции”).

Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку (н-р: “Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и квартальных вложениях”).

Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.

Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел предприятия. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательный частью соответствуют заголовку дела.

При формировании дел необходимо учитывать следующие требования:

документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;

подлинники оделять от копий;

годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных;

утвержденные документы - от их проектов;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа.

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями гос. стандартов и других нормативных актов.

В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.

Документы, помещенные в дело должны иметь подписи, дату, индекс, копии - заверительную надпись, отметку “В дело”.

Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы подлежащие возврату, дублирующие документы.

Приняты определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основой деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего эти проекты.

Приказы по личному составу группируются в соответствии со сроками их хранения.

Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления.

Лицевые счета сотрудников предприятия по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита фамилий.

Протоколы заседаний Совета трудового коллектива группируются по хронологии и порядку номеров.

Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом запросом.

Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном деле, если они касаются одного и того же вопроса.

2.6. Подготовка документов к архивному хранению.

Значение и практическая ценность документов предприятия различны. Одни документы используются длительное время для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость.

Для долговременного хранения документов создается архив предприятия.

Для ведения архива выделяется штатная должность “архивист” или его функции приказом руководителя возлагаются на одного из работников предприятия, компетентного в вопросах делопроизводства.

В задачи архива входят:

прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;

информационно-справочная работа по архивным документам предприятия;

организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве - 3 года. После истечения этого срока решается дальнейшая “судьба” документов: передать ли их в архив предприятия; уничтожить или оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве.

Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения не предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), которая назначается приказом руководителя предприятия и состоит из трех человек. Комиссия совместно с архивистом должна проводить ежегодный отбор документов для архивного хранения и уничтожения тех документов, сроки которых истекли. ЭК является совещательным органом. Его решения по хранению или уничтожению вступают в силу после их утверждения их руководителем предприятия.

Определение конкретных сроков хранения документов проводится по “Перечню документов, образующихся в деятельности Госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения”.

При использовании Перечня необходимо учитывать, что все организации, предприятия разделены на 2 группы:

1. Организации (министерства, комитеты, др. гос. органы управления), в деятельности которых создаются документы постоянного срока хранения, которые затем поступают в госархивы.

2. Предприятия, организации вспомогательных органов, обслуживающего (сервисного) характера, в деятельности которых не создается документов постоянного хранения.

Наряду с Перечнем можно использовать номенклатуру дел предприятия, так как в ней указаны сроки хранения дел.

По документам сроки хранения которых не предусмотрены Перечнем, ЭК выносит заключение о продолжительности их хранения.

При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документов значения не имеют.

К документам долговременного хранения, передаваемых в архив, относятся прежде всего документы по личному составу предприятия, устав и учредительный договор, протоколы заседаний Совета директоров и т.д.)

Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) и переписка предприятия, за редким исключением, на архивное хранение не передаются. Следует учитывать, что запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения закончен.

Все дела, подготовленные на архивное хранение делятся на 2 группы:

дела по личному составу;

дела по основной (производственной)деятельности.

На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись №1 (дела по основной деятельности) и опись №1 л/с (дела по личному составу). Опись составляется на документы одного года. Дела в опись вносятся по степени важности. В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество дел, включенных в нее. Каждое дело в описи получает своей порядковый номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.

На документы, выделенные к уничтожению составляется акт.

Акты и описи составляются и подписываются членами ЭК, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия.

Прием-передача дел в архив производится секретарем-референтом (работником службы делопроизводства) и архивистом. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи.

Вместе с делами в архив предприятия передаются журналы регистрации или регистрационные картотеки на документы. Только после передачи документов в архив предприятия разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт.

Документы долговременного и постоянного хранения могут передаваться в государственные архивы на договорной основе.

3. Заключительная часть

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия.

Неважно на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами - в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам.

Приложение

1. Образцы регистрационных журналов

Форма журнала регистрации входящий документов

Форма журнала регистрации исходящих документов

Форма журнала регистрации внутренних документов

2. Форма номенклатуры дел предприятия

Наименование
УТВЕРЖДАЮ

предприятия
Руководитель предприятия

Подпись расшифровка

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Дата подпись

Должность руководителя

службы ДОУ Подпись Расшифровка

Подписи

ОДОБРЕНО

Протокол заседания

ЭК предприятия

от 00.00.00 № 00

Список литературы

“Делопроизводство” В.И. Андреева

Справочник по делопроизводству М.В. Стенюков

Документы и делопроизводство А.С. Мельникова

Процесс внутреннего документооборота предприятия отнимает у сотрудников примерно 70 % служебного времени. Именно поэтому организация работы с документами должна быть на высшем уровне. Налаженное делопроизводство относится к группе основных условий конкурентоспособности.

Вы узнаете:

• Какую роль играет делопроизводство в организации работы с документами.
• Что собой представляет процесс документирования и работы с документами.
• Как организовать работу с входящими, исходящими и конфиденциальными документами.
• Чем может грозить неправильная организация работы с документами.

Перечислим разделы, входящие в состав инструкции по делопроизводству, и их основное содержание.

1. Раздел «Общие положения» предусматривает:

• информацию о документах, которые регулирует инструкция (только секретные, все подряд и др.);
• ответственность за невыполнение правил;
• назначение подразделения, обеспечивающего единый документооборот во всех структурных единицах компании.

1. Тематические разделы вначале описывают процессы составления и оформления документации, затем определяют:

• виды документов;
• порядок оформления приложений и копий;
• правила подготовки и согласования нормативов;
• регламент использования документации исполнителями;
• порядок размножения документов, применения бланков строгой отчетности и печатей.

Дополнительно этот раздел может вмещать информацию о правилах разработки документации коллегиального совещательного органа и заместителей руководства.

1. Раздел «Документооборот» определяет основной порядок организации работы с документами:

• прием поступающей (входящей) документации;
• отправление исходящей документации;
• основные инстанции документооборота;
• учет его объема;
• процедура движения документов между организационными единицами.

1. Раздел «Регистрация документов» отображает:

• способы регистрации внутренних, входящих и исходящих бумаг;
• сроки их оформления;
• правила индексации документов.

1. Раздел «Организация справочной работы с документами» содержит:

• принципы справочно-информационной работы в организации;
• описание справочных массивов (электронных баз, картотек и др.);
• порядок классификации и систематизирования справочных данных;
• методику поиска информации.

1. Раздел «Контроль над исполнением документов» поясняет, как:

• устанавливать категории непременно контролируемых документов;
• ставить важные бумаги на контроль;
• применять методики контроля (бланки контрольных карточек, пометки на документах);
• устанавливать обязанности исполнителей;
• подытоживать данные контроля исполнительской дисциплины и сообщать их руководству.

1. Раздел «Оперативное сохранение документов» показывает, как:

• обеспечивать сохранность документации делопроизводителями и другими подразделениями организации;
• установить ответственных за хранение важных бумаг;
• формировать дела для некоторых групп документации;
• создавать и пользоваться номенклатурой;
• приводить дела в систему.

1. Раздел «Оформление документации для сдачи в архив» описывает:

• какие документы уничтожаются, а какие передаются на хранение;
• порядок подготовки дел к архивации;
• правила составления описей и оформления дел;
• процедуру передачи документации в архив.

Содержимое инструкции по делопроизводству (далее ИПД) обусловлено регламентом деятельности предприятия и организацией работы с внутренними документами. Поэтому в нее могут входить не все тематические разделы либо, наоборот, присутствовать полезные дополнения. Так, инструкция может содержать порядок рассмотрения обращений граждан, правила обработки документации с грифом ДСП, технические аспекты обеспечения подготовки документов.

Кроме того, ИПД может включать специальные приложения со справочной информацией, оттисками печатей, схемами (рисунками), списком контрольных документов.

Процесс документирования и организации работы с документами

Организация работы с документами на предприятии требует обеспечения оптимальных условий для любых видов обработки бумаг – от их получения (создания) и до передачи в архив (уничтожения).

Полный цикл перемещения документов внутри компании с момента появления и до конца срока действия (отправки) создает внутренний документооборот.

Все действия с локальными деловыми бумагами можно выстроить в технологическую цепочку:

• принятие входящей корреспонденции и ее предварительная систематизация (разметка) секретарем;
• регистрация документации и подача руководителю на ознакомление;
• визирование начальником каждой деловой бумаги с указанием принятого решения и передача их исполнителям;
• реализация заданий, указанных на документах; контроль над их исполнением; подшивка образовавшихся в ходе этого бумаг в дело; применение документации в информационно-справочной работе;
• установление сроков хранения, которые предусматривают дальнейшее использование документов, передача их на архивное хранение или уничтожение.

Документооборот организации включает в себя три группы документации:

• поступающая извне (входящая);
• внутренняя (локальная);
• исходящая (отправляемая за пределы предприятия).

Каждая группа обладает своими нюансами обработки и передвижения.

Деятельность по реализации и контролю над исполнением официальных бумаг распространяется на входящие и внутренние документы, в виде исключения затрагивая исходящие. Начиная с этапа составления дел, все документальные группы проходят одинаковую процедуру, помимо входящей корреспонденции, которая хранится не более года и в архив не передается (за редкими исключениями).

В основу результативной организации работы с официальными документами заложена четкая дифференциация функций и, соответственно, обязанностей между сотрудниками предприятия, установленных должностными инструкциями.

Чтобы утвердить общий порядок составления и обработки документации в компании, составляется инструкция по делопроизводству, которая содержит шаблоны типового оформления официальных бумаг и нормы по работе с ними.

На рисунке изображен процесс организации работы с документами в виде элементарной блок-схемы.

Процедура подготовки и согласования локальной документации практически не отличается от составления исходящей корреспонденции и предусматривает аналогичные операции (кроме направления адресату).

Регистрация может применяться для документов любых групп и в первую очередь для входящих (в основном организации не практикуют регистрацию внутренних бумаг).

Регистрация документа выражается в присвоении ему номенклатурного индекса и регистрационного номера (даты) с дальнейшим внесением кратких сведений о нем в специальный журнал (карточку) либо компьютеризированную систему учета. Это позволяет оперативно отыскать необходимые бумаги, обеспечить их сохранность и проконтролировать выполнение заданий, связанных с ними.

Существует несколько форм регистрации документов:

• централизованная – максимально продуктивная система, когда все регистрационные структуры соединены воедино либо учет официальных бумаг выполняется одним сотрудником;
• децентрализованная форма, при которой документы регистрируются по месту своего создания (в отделах и службах) либо исполнения;
• смешанная – комбинированная форма, предполагающая централизованный учет определенной части бумаг и децентрализованную регистрацию в структурных единицах.

Заметим, что регистрация производится одноразово и не может быть повторной в ходе документооборота внутри организации.

Регистрируемые документы подразделяются на группы (причем каждая из них учитывается отдельно) таким образом:

• входящие;
• исходящие;
• внутренние;
• конфиденциальные с грифом «КТ»;
• коммерческие контракты.

В процессе регистрации каждой из групп используются общие унифицированные способы их индексации (нумерации). Для внутренних бумаг и коммерческих договоров существует порядковая нумерация, когда по журналу присваивается регистрационный номер от 1-го (или 01) с начала января ежегодно и далее по порядку до конца декабря включительно.

При небольшом документообороте и стопроцентной сохранности внутренняя документация и коммерческие договоры по воле администрации могут отдельно не учитываться. В этом случае им присваивают обычный порядковый номер после предыдущего документа, внесенного в соответствующее дело.

Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, включающие: порядковый номер, номенклатурный индекс организационной единицы (должностного лица), номер дела, куда подшивается конкретный документ либо копия.

Допустим, номер № 52/1-6 сдержит: 52 – последовательную нумерацию документа по книге регистрации; 1-6 – номенклатурный индекс дела. Иногда в организациях практикуется другая система регистрации с изменением последовательности расположения составляющих компонентов номера, к примеру 1-6/52 либо 1-6-52.

Номер документа может включать условный код подразделения (должностного лица) и категории рабочих вопросов. Например, № 52-АМ, где АМ – Андрей Маслов, составитель документа; 52 – его порядковый номер.

На продуктивность установленной системы индексации влияет ее постоянство.

Фактически процесс организации работы с документами предусматривает использование отдельных журналов регистрации для каждой категории корреспонденции – входящей и исходящей. Для небольшого документооборота такие книги учета могут действовать несколько лет подряд.

Журналы регистрации содержат набор стандартных граф:

• номер (индекс) документа;
• его дата;
• составитель входящей корреспонденции (сторонняя организация);
• получатель исходящего письма (отчета);
• количество листов;
• резолюция руководителя;
• Ф. И. О. исполнителя;
• его подпись в получении документации;
• контрольный срок для выполнения;
• результат работы, номенклатурный номер дела.

Для электронной регистрации принятой и отправленной корреспонденции с помощью ПК подойдет аналогичная форма разбивки журнала. В этом случае, для того чтобы найти документацию, можно воспользоваться последовательным пролистыванием страниц либо поиском по ключевым словам.

• Как устроены жизненные циклы организации и как ими управлять

Особенности организации работы с входящими документами

Правила работы с документами в организации устанавливают, что приемом и обработкой входящей корреспонденции занимается секретарь руководителя или его референт.

Поступающие бумаги проходят несколько ступеней: первичная обработка, подготовительный разбор, разметка, регистрирование, рассмотрение корреспонденции руководителем, отправка ответственным лицам, контроль срока реализации поручений и мероприятий, выполнение резолюции на документе, подшивка в дело.

Начальная обработка документации подразумевает проверку их на соответствие адресату. Каждый конверт подлежит вскрытию (кроме писем с пометкой «Личное»). При этом проверяется: соответствие присланного документа адресату получения, количество листов, присутствие приложений. Если они отсутствуют или конверт вообще оказывается пустым, об этом оповещают отправителя письма, делается пометка на документе и в книге входящей регистрации (графа «Примечание»).

Чаще всего конверт выбрасывают кроме случаев, когда только по нему можно установить реквизиты отправителя, даты отправки и поступления либо когда там присутствуют пометки о срочности (конфиденциальности).

Подготовительный разбор документов позволяет дифференцировать их на подлежащие и не подлежащие регистрации. На первых автоматическим нумератором ставится штамп отметки о поступлении с указанием названия организации-получателя, даты приема и входящей нумерации документа. Не штампуются приложения, журналы, проспекты, каталоги и прочие нерегистрируемые материалы.

Секретарь проводит фильтрацию входящей корреспонденции, отправляемой на визу руководителю. Последнему на рассмотрение подаются лишь самые срочные и важные поступления, которые собираются в специальную папку «Для доклада». Прочие документы отправляются заместителям начальника, в отделы (службы) либо прямо исполнителям. Документация, поступающая в структурные подразделения, маркируется соответствующим номенклатурным индексом (ставится на первом листе в верхнем углу справа). Допустим, отдел продаж – ОП с индексом (шифром) подразделения 04. На бумагах, вручаемых непосредственно заму руководителя либо исполнителям, проставляются их Ф. И. О. (данная пометка берется в кружок для распознавания среди прочих надписей).

При масштабной обработке документации секретарь руководителя использует способ скоростного чтения по блокам (содержание реквизитов и тексты разных документов унифицированы; ключевой элемент приказа или распоряжения – его директивный сегмент; смысл писем и служебных записок изложен в основной части). В процессе организации работы с документами их унификация позволяет улучшить алгоритм восприятия написанного. Поэтому готовый шаблон должен содержать следующие блоки: автор документа ; выходные данные ; заголовок ; содержание , куда входит преамбула (причины и цели составления документа) и подтверждение важности ожидаемого действия, изложение сути вопроса; исполнители и сроки выполнения.

Во время первичного рассмотрения корреспонденции, направляемой в дальнейшем руководству, устанавливается потребность в приложении дополнительных материалов (нормативов, контрактов, предварительной переписки). Все это подбирается секретарем и прикладывается к входящей документации.

Без предварительной проверки и разметки документы вручаются адресату, если в них указаны персональные координаты или фамилия конкретного сотрудника организации. После регистрации соответствующая входящая корреспонденция подается на рассмотрение администрации.

• 8 правил для грамотного управления денежными потоками предприятия

Организация работы с исходящими документами

Официальный документ, посылаемый из учреждения, называется исходящим. Отправляемый поток корреспонденции содержит бумаги, подготовленные на данном предприятии и выходящие за его пределы. Как правило, они представляют собой ответы на полученные письменные (устные) вопросы (просьбы, требования) либо собственные запросы и информационные документы, нуждающиеся (не нуждающиеся) в ответах. Причины появления исходящих бумаг обычно обусловлены сферой деятельности компании, ее потребностями в информации. Их чаще всего направляют в подведомственные учреждения (при наличии таковых), в курирующие организации либо физическим лицам в ответ на их обращения.

При организации работы с документами исходящий поток бумаг подразделяется на:

• распорядительные директивы (если в организации есть подведомственные структуры) – приказы, постановления;
• информационные документы – письма (ответные, инициативные, гарантийные, электронные и т. п.), а также служебные записки, справки, обзоры, договоры, отчеты, телефонограммы, факсы, сведения о выполнении.

Большая часть исходящей корреспонденции посылается в ответ на входящие документы организаций. Определенный процент таких бумаг создается на основе внутренней документации.

Типовые стадии обработки отправляемой корреспонденции предусматривают:

• подготовку проекта документа ответственным исполнителем;
• его согласование с руководством;
• окончательное оформление документа и проверку его достоверности;
• подписание либо утверждение (при необходимости);
• регистрацию;
• отправление адресату;
• подшивание копии документа в дело.

Как правило, проекты официальных бумаг готовятся ведущими специалистами отделов (служб) и одобряются их руководителями. За разработку исходящего документа полностью отвечает назначенный исполнитель. Ему делегируется право привлекать других причастных сотрудников и координировать их действия. Каждый документ оформляется согласно ГОСТу Р 6.30-2003. Исполнитель прилагает к нему список рассылки, то есть перечень организаций, которые должны получить готовый и утвержденный документ.

Согласование проекта заключается в ознакомлении приобщенных лиц с его содержанием и получении от них завизированного грифа «согласовано». Далее документ, одобренный всеми причастными сотрудниками, сдается в канцелярию для утверждения высшим руководством.

Перед подачей готового проекта на подпись ответственное лицо проверяет его содержание, наличие необходимых приложений и виз. Ответные информационные письма передаются на подпись руководству с приложенными первоисточниками, на основе которых они разработаны.

Исходящий официальный документ должен иметь:

• все требуемые реквизиты, в том числе адрес корреспондента;
• подпись соответственного должностного лица;
• сопроводительный лист с указанием приложений (если текст создан на электронном носителе);
• контрольный экземпляр (включая сопроводиловку), независимо от размера списка рассылки, для подшивки его в соответствующую номенклатурную папку;
• опись (или расчет) рассылки, если документ отправлен 4 адресатам и более;
• пометку с видом почтового отправления (кроме обычных писем), если это необходимо.

Вся исходящая корреспонденция, оформленная по вышеуказанным правилам работы с документами в организации, сдается в общий отдел (или секретарю) на регистрацию. Эта процедура подразумевает проставление штемпеля «Исходящий №__» с занесением нужных сведений об отправлении в соответствующую номенклатурную книгу. Кроме того, регистрацию проходят сопроводительный лист и имеющиеся приложения.

Какие сведения нужны для регистрации исходящей документации:

• адресат;
• дата и номер документа, содержащий и номенклатурный индекс дела;
• название или краткое содержание;
• пометка о выполнении;
• ответственный исполнитель;
• примечание.

Когда документ, отправленный в какую-то организацию, требует возвращения, он должен иметь штамп «Подлежит возврату» или аналогичную пометку. То же самое следует внести в карточку или журнал регистрации. На зарегистрированный исходящий документ (оба его экземпляра) вручную или машинописным способом проставляется номер.

Обработка и почтовая отправка корреспонденции, как правило, осуществляется секретарем, службой ДОУ либо централизованной экспедицией согласно «Правилам оказания услуг почтовой связи» (Постановление Правительства РФ № 221 от 15.04.2005).

Процесс организации работы с документами, предназначенными для отправки, предусматривает следующие операции: сортировка, адресация, складывание бумаг, укладка в конверты, запечатывание, расчет стоимости отправления, заполнение реестра для заказной корреспонденции, сдача отправлений на почту.

При получении документации на отсылку в первую очередь проверяется правильность ее составления, а именно наличие:

• подписи;
• номера и даты (проставляется при отсутствии ее на самом документе);
• заголовка (названия);
• адреса (для писем разовому корреспонденту, которого нет в книге адресов);
• отметки об исполнителе;
• полного комплекта страниц и всех заявленных приложений.

Перечисленные элементы оформления являются обязательными для почтовых и факсимильных отправлений. Неправильно оформленные либо недоукомплектованные бумаги возвращаются на доработку исполнителю.

По завершении экспедиционной обработки все отправления сортируются по виду их доставки:

• почтовой;
• факсимильной;
• курьерской.

В процессе сортировки нужно помнить, что факсимильная связь обеспечивает только быстрый обмен информацией. Документ, отправленный по факсу, является незаверенной копией и не имеет юридической силы достоверного источника. Не следует передавать этим способом объемные документы с множеством страниц и поздравительные сообщения.

Заказная корреспонденция сопровождается описью рассылки, где работник экспедиции отмечает свою фамилию и день отправки. Письма, поступающие на отправку, обрабатываются и отсылаются в течение текущего дня либо на следующий рабочий день.

Служебные телеграммы оформляются и подлежат отправке не позднее часа после регистрации их в сервисе ДОУ.

Исходящая документация создается в 2 экземплярах (кроме телефонограмм и факсов). Копии отсылаемых бумаг и единственный экземпляр телефонограмм (факсов) должны быть подшиты в соответствующую номенклатурную папку. На втором экземпляре документа ограниченного доступа ставится пометка об уничтожении всех копий и черновых вариантов.

Что необходимо учитывать при организации работы с конфиденциальными документами

Документы с грифом ограниченного доступа бывают открытыми (не засекреченными) и закрытыми, которые подразделяются на несколько видов с отметками:

• «Для служебного пользования» (информация только для работников компании);
• «Конфиденциально» (доступ ограничен законодательством РФ);
• «Коммерческая тайна» (разглашение информации наносит вред ее владельцу);
• «Совершенно секретно», «Секретно», «Особой важности» (содержание является государственной тайной).

Давайте разберемся, что относится к конфиденциальной документации. Конфиденциальный (confidentiale – по-латински означает «доверие») документ считается секретным или доверительным. Юридически конфиденциальная информация трактуется как задокументированные сведения с официально ограниченным доступом (ст. 2, ФЗ № 24 от 20.02.95 «Об информации, информатизации и защите информации») в соответствии с законами РФ.

Конфиденциальные данные (включая коммерческую тайну) обычно хранятся в форме каких-то документов на бумажных или электронных носителях. Подобные источники информации иногда становятся объектами незаконных посягательств, а значит, требуют защиты. Секретные сведения на больших предприятиях и в компаниях с несколькими владельцами являются более сложным предметом защиты.

Порядок организации работы с документами, которые признаны коммерческой тайной, устанавливается особой инструкцией по закрытому (секретному) делопроизводству, регулирующей конфиденциальное документирование. В нее входят разделы:

• «Общие положения», где в соответствии с действующим законодательством и нормативными методиками дается определение коммерческой тайны, намечаются цели самой инструкции, назначаются подразделения или лица, ответственные за закрытое делопроизводство;
• «Документирование деятельности компании, являющейся коммерческой тайной», где конфиденциальные бумаги подразделяется на виды, утверждается порядок их создания и оформления, перечисляются грифы, используемые для ограничения доступа к ним;
• «Особенности организации работы с документами», где разъясняются правила работы с секретной коммерческой документацией и присвоения ей соответствующих грифов.

Сотрудники, имеющие доступ к конфиденциальной информации и документам, предварительно проходят инструктаж и изучают регламент сохранения коммерческой тайны компании. Данные правила разрабатываются службой безопасности в зависимости от специфики организации, согласуются с заместителем директора и утверждаются первым руководителем, после чего оформляются в виде удобной для прочтения памятки.

Работник, в компетенцию которого входит учет, хранение и применение документов с конфиденциальными данными, назначается приказом руководителя компании. Им может стать сотрудник, специально выделенный для закрытого делопроизводства, которое будет его основной служебной функцией. Возможно возложение этих обязанностей на секретаря-референта организации. В любом случае данные лица персонально отвечают за утрату либо утечку секретной информации.

• Коммерческая информация и ее защита: используем IT-методы

Любые документы, имеющие статус конфиденциальности или коммерческой тайны, должны учитываться и проходить особую маркировку. На них ставится гриф ограниченного доступа с пометкой номера экземпляра и владельца данной информации.

При направлении документации, имеющей коммерческую тайну, в официальные органы власти и ОМСУ грифы «Конфиденциально» либо «Коммерческая тайна» ставятся обязательно!

Кроме того, в текстовке документа может быть упомянута конфиденциальность данных, права компании на таковые, правила их применения и др. Так, для сохранения коммерческой тайны, вытекающей из общей деятельности двух предприятий, требуется внесение этого положения в совместный договор о сотрудничестве.

При отсутствии штемпеля «Коммерческая тайна» и ссылок на конфиденциальность в содержании по умолчанию считается, что составителем и лицами, визировавшими документ, предусмотрены все вероятные последствия от его открытого использования.

Согласно правилам работы с документами в организации бумаги с грифом секретности централизованно распечатываются в специально оборудованном помещении без доступа посторонних лиц. Затем они подписываются и подаются для регистрации специалисту, уполномоченному на их учет. Он ликвидирует все черновики и рабочие файлы с вариантами будущего документа и подтверждает эти действия надписью на копии: «Черновик (файл) уничтожен. Дата, подпись».

Любые документы конфиденциального содержания проходят регистрацию в «Книге регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна» отдельно от обычной корреспонденции. Для интенсивного документооборота могут быть использованы самостоятельные журналы для внутренних, входящих и исходящих бумаг организации, содержащих коммерческую тайну. Каждый лист такого журнала нумеруется, книга прошивается и затем опечатывается. На последней странице в заверяющей записке проставляется общее число листов.

Все входящие бумаги с пометкой «Коммерческая тайна» принимает и распечатывает специально уполномоченный на это работник либо секретарь-референт (при наличии у него данного права). Он непременно проверяет целостность документации, соответствие числа экземпляров и листов оригинала документа, а также его приложений. При выявлении недостачи (отсутствия) конфиденциальных бумаг в конвертах составляется два экземпляра акта, один из которых посылается отправителю.

Порядок организации работы с документами требует, чтобы бумаги с грифом секретности подшивались в отдельную номенклатурную папку, на обложке которой ставится штемпель «Коммерческая тайна» (в верхнем правом углу). Изнутри обложки отражается список лиц, которым разрешен доступ к этим документам. Все листы в деле нумеруются обычным карандашом в верхнем углу справа. В начале папки располагается опись ее содержимого, в конце – заверительный листок. Дела со штампом «Коммерческая тайна» помещаются в сейф, опечатанный уполномоченным на их хранение должностным лицом. Остальные сотрудники организации не имеют права пользования этим сейфом.

Документооборот корреспонденции со штампом конфиденциальности должен вовремя фиксироваться в «Книге учета выдачи документов с грифом «Коммерческая тайна».

При выдаче закрытого документа на руки ответственному исполнителю последний сверяет его номер с регистрационным индексом в журнале, сличает количество листов и расписывается в получении в журнале регистрации.

Полученные для работы документы с грифом секретности в этот же день возвращаются секретарю-референту. По согласованию с руководителем некоторые конфиденциальные бумаги могут оставаться у исполнителя до выполнения задания, если на его рабочем месте обеспечивается абсолютная сохранность документации.

Во время возврата бумаг со штемпелем «Коммерческая тайна» секретарь-референт сличает их номер по журналу, в присутствии работника сверяет количество листов и расписывается в колонке «Отметка о возврате» с указанием актуальной даты.

Обмен делами и документацией между сотрудниками компании происходит исключительно через референта с непременной отметкой в журнале.

Запрещено изымать из дел либо перекладывать официальные бумаги с грифом секретности из одной папки в другую без одобрения руководства и записи о документообороте в «Книге регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна».

По правилам работы с документами в организации любые конфиденциальные бумаги нельзя выносить из здания. Только в виде исключения руководитель либо его помощник дают согласие на вынос данных документов из офиса для подписания или согласования с соблюдением всех мер предосторожности.

• Коммерческая тайна: защита и меры наказания за разглашение

К чему приводит неправильная организация работы с документами

Ошибки в первоисточнике или погрешности в договоре (подобно отсутствию документов) иногда становятся причиной очень больших проблем. Чтобы пустячные промахи не нанесли больших финансовых утрат, руководитель предприятия должен предусмотреть и вовремя предотвратить возможные последствия просчетов путем грамотной организации работы с документами.

Документальные ошибки можно условно дифференцировать по группам, когда какая-то хозяйственная операция:

• оформлена с несоблюдением порядка составления документации (не все поля бланков заполнены, отсутствуют реквизиты и др.);
• официально не оформлена вообще.

1. Документы отсутствуют.

Прежде всего рассмотрим, что грозит организации и ее руководству за отсутствие какого-то важного документа. Законодательство России требует, чтобы каждая хозяйственная операция субъекта сопровождалась оформлением первичных документов (накладные, акты и др.), а основной массе сделок сопутствовали договоры.

Если нет бухгалтерских документов

• Штрафы. Не найдя определенной первичной документации либо счетов-фактур, работники налоговой квалифицируют это как грубое нарушение учета доходов (расходов) либо объектов налогообложения. Когда это выясняется во время выездной проверки, компанию подвергают штрафу (ст. 120 Налогового кодекса РФ) в размере 5 000 руб. (за нарушение в одном отчетном периоде) либо в 15 000 руб. (за неоднократные эксцессы в нескольких налоговых интервалах).

Данные взыскания наложат на компанию, если допущенное нарушение не вызвало недоплаты обязательных отчислений в бюджет. Когда же неимение документа привело к снижению организацией облагаемой базы по какому-то налогу (допустим, вы совершили вычет по НДС без входного счета-фактуры), ваш штраф выразится в 10 % от неуплаченной суммы налога, однако не меньше 15 000 руб.

К тому же грубое нарушение порядка учета карается административной ответственностью согласно ст. 15.11 Кодекса об административных правонарушениях РФ. Первые лица компании (генеральный директор и главный бухгалтер) будут подвергнуты материальному взысканию в размере 2 000–3 000 руб.

• Переплата налогов. Неимение актов о проведенных работах, а также накладных на полученный товар не дает возможности определить расходы фирмы при расчете налога на прибыль. Относительно счета-фактуры – это единственный документ (согласно ст. 169 Налогового кодекса РФ), допускающий принятие к вычету входного НДС (к примеру, по постановлению ФАС ВВО № А43-36662/2006-31-1051 от 30.08.2007). Проще говоря, не имея документов, вы станете переплачивать налоги.
• Невозможность предъявить претензию партнеру. Когда в организации отсутствует документальное подтверждение выполнения обязательств, принятых сторонами договора, то будет очень трудно впоследствии предъявить претензию контрагентам. Допустим, по договоренности поставщик должен отгрузить какой-то объем продукции. Ее доставили, но накладную не привезли. Вдобавок при приеме товара кладовщик тоже не оформил документы. Позже выяснилось, что фактически компания недополучила продукцию, как того требуют условия договора. Однако, не имея документа-подтверждения, подписанного обеими сторонами сделки (сдавшей и принявшей), установить недопоставку практически невозможно.
• Сложности при привлечении инвесторов. Для иллюстрации смоделируем такую ситуацию: большая розничная сеть готовится привлечь инвестора из зарубежья. Для этого нужна экспертная оценка ее активов и анализ финансового состояния компании, то есть проведение due diligence. На самом деле подобная оценка невозможна, поскольку сеть объединяет три десятка ИП, каждый из них имеет по два супермаркета, оборот которых составляет от 5 до 10 млн $. Выходит, что бухгалтерский учет практически отсутствует. А для приведения его в порядок аудиторам потребуется минимум год. Разумеется, при такой организации работы с документами ни о каком зарубежном инвесторе не может быть и речи.

Если нет договоров с партнерами

Гражданский кодекс РФ требует от юридических лиц оформления сделок в элементарной письменной форме (статья 161). То есть все отношения с партнерами (покупателями, поставщиками, др.) должны быть зафиксированы договорами. Иначе сделка рискует стать недействительной согласно ст. 162 Гражданского кодекса. Только в этом случае можно ожидать от каждой из сторон возврата всего полученного контрагенту в рамках сделки (ст. 167).

1. Если документ оформлен неверно.

При наличии ошибок в счетах-фактурах или первичных документах организацию могут оштрафовать за неуплату налогов, так же как и при отсутствии необходимых бумаг. К примеру, компания купила у поставщика материалы, которые затем применила для производства. На данную продукцию ей предъявили счет-фактуру, где забыли указать какой-то нужный реквизит (название или адрес отправителя груза). Во время проверки налоговики установят, что по имеющемуся документу компания не имела права вычитать НДС. Но если бухгалтер все же сделал это и снизил ставку налога, за этим последует штраф за недоплату в казну.

Еще пример: партнер предоставил компании определенные услуги, стоимость которых была учтена бухгалтером при расчете налога на прибыль. Но в ходе проверки работники ФНС выявили нарушения при оформлении приемосдаточного акта. С учетом этого факта они квалифицируют затраты организации как официально не подтвержденные и уберут стоимость услуг из статьи расходов. Они решат, что бухгалтерия завысила издержки, а значит, уменьшила прибыль и, соответственно, не доплатила налог.

Статья 122 Налогового кодекса РФ определяет штрафные санкции за недоплату (неуплату) налога, которые составляют 20 % от непогашенной суммы. К тому же если обнаружится, что предприятие преднамеренно не заплатило налог, штраф достигнет 40 % от размера недоимки.

Следует отметить, что для этого случая вполне подойдет формулировка ст. 120 вышеуказанного кодекса (п. 3) - грубое нарушение порядка учета, вызвавшее приуменьшение налоговой базы (размер штрафа 10 % от недоплаченной суммы, но не меньше 15 000 руб.), поскольку речь идет о неправильном составлении бухгалтерской отчетности (то есть нарушении правил бухучета) в результате плохой организации работы с документами. Тем не менее фактически за ошибки в бумагах (но не их отсутствие) ответственность по ст. 120 Налогового кодекса чаще всего не наступает.

Кроме штрафа, начисленного на сумму, которую компания несознательно занизила при расчете налога, нужно будет уплатить пеню. Это обойдется в 1/300 ставки рефинансирования Центробанка РФ за календарный день просрочки. Вдобавок будет взыскана и сумма недоимки.

К сожалению, в действительности часто встречаются досадные ошибки в виде опечаток в платежных документах, совершенных по невнимательности. При этом деньги, отправленные с расчетного счета компании, могут не дойти до кредитора (либо поступить с задержкой). Это не только снизит репутацию среди партнеров, но и чревато санкциями за несоблюдение договора.

С точки зрения налоговых отчислений последствия могут быть более суровыми. Перед поступлением в бюджет все оплаченные взносы приходят на казначейские счета. Если в налоговой платежке имеется ошибка, данный платеж будет перемещен в группу невыясненных поступлений. До тех пор, пока он находится там (что может занять много времени), налог предприятия будет считаться неоплаченным. Следовательно, окажется нарушен срок расчета, а далее последует начисление пени. В некоторых случаях (допустим, при указании в платежке ошибочного КБК) приходится платить налог повторно, причем организации грозит штраф в соответствии со ст. 122 Налогового кодекса. Все детали этого эпизода можно уточнить в бухгалтерии.

При недостаточной организации работы с документами часто встречается еще одна ошибка, когда документ подписан неуполномоченным лицом. Все бумаги (накладные, акты выполненных работ, счета и др.) обязан визировать руководитель либо люди, для этого назначенные. Документ, который содержит подпись постороннего лица, не имеет юридической силы. Его не примут в арбитражном суде как доказательный, и, разумеется, на основании такой бумаги взыскание санкций с контрагента не представляется возможным.

К примеру, организация проводит подрядные работы для заказчика. От имени заказчика их принимает лицо, представившееся руководителем строительства, которое подписывает акт. Подрядчик не выясняет его полномочий на утверждение документов от лица заказчика. В дальнейшем при обращении в суд для взыскания стоимости проведенных работ обнаруживается, что некий руководитель строительства просто оказывал услуги проектирования и не имел права принимать работы вместо заказчика. В итоге подрядчик проигрывает дело и остается ни с чем.

Рассказывает практик

Когда опасны ошибки в счетах-фактурах

Андрей Пушкин ,

генеральный директор компании Tenzor Consulting Group, Москва

Генеральный директор не обязан быть в курсе всех нюансов оформления бухгалтерской документации, поскольку это относится к компетенции бухгалтеров, действия которых контролирует главбух. Обращаем внимание первых руководителей на некоторые особенности оформления счетов-фактур. Для принятия к вычету НДС следует правильно составить этот документ. Возлагая на компанию ответственность за отсутствие необходимых реквизитов (ИНН сторон сделки, адресов, подписей главбуха или руководителя) либо за указание их с ошибками, проверяющие поступают правомерно (согласно статье 169 Налогового кодекса, пп. 5, 6). Поэтому в данном случае трудно доказать в суде свою правоту.

Другое дело - погрешности в свободных реквизитах, которые не упомянуты в указанных выше пунктах 5, 6. За эти оплошности налоговики тоже могут оштрафовать компанию, зато отстоять свою правоту в судебном порядке будет легче.

Для примера приведем постановление ФАС № Ф03-А73/06-2/1265 Дальневосточного округа, принятое 31.05.2006. Налоговая служба отказала организации в вычетах по НДС по причине отсутствия КПП поставщика во входящем счете-фактуре. Тем не менее арбитры приняли сторону истца. Вынося решение, они основывались на том, что Налоговый кодекс не обязывает непременно указывать КПП.

Последствия ошибок в договорах

Все ошибки, допущенные при составлении соглашений, условно группируются так:

• технические (включая неточности);
• смысловые;
• юридические.

Техническими ошибками считаются любые опечатки, описки, арифметические погрешности и др. К неточностям относятся неправильное понимание либо неподходящее применение специальных терминов; неточный перевод содержания договора с оригинального языка на русский; употребление понятий с двойственным или другим смыслом.

Смысловые ошибки – это неправильное отражение в договоре реальных намерений его сторон. Допустим, если документ составляется по шаблонной форме, однако большую часть предусмотренных положений стороны изначально соблюдать не планируют. Смысловые неточности могут быть вызваны некорректными формулировками, когда в соглашении указано одно, а на самом деле имелось в виду другое.

Юридические ошибки подразумевают нарушение условиями договора требований действующего законодательства или их противоречие собственным интересам предприятия. Самая грубая правовая ошибка - это подписание документа неполномочным лицом. К примеру, текст соглашения содержит одну фамилию, а подписано оно иным человеком. Допустим, в шапке написано: «…в лице генерального директора Петрова…», а за реквизитами следует автограф коммерческого директора Снегирева. Такого рода оплошности приводят к признанию неправомочности сделок.

• Управленческая отчетность: виды отчетов и порядок их составления

Рассказывает практик

Ошибки в договоре порой обходятся очень дорого

Владимир Калинин ,

заместитель председателя правления компании Cost Management Group, Москва

У нас был случай, как мне кажется, весьма наглядно отражающий несоответствие положений договора интересам компании. Некоторая структура нашего холдинга плотно взаимодействует с нефтяными предприятиями, поставляя им оборудование. Оно может транспортироваться только по стальным магистралям. Как-то раз перевозчик (железная дорога) нарушил сроки поставки, а претензии заказчика были предъявлены нам. Причиной стал пункт договора, предусматривающий, что обязательства по поставке являются выполненными во время передачи груза получателю в месте назначения. То есть выходило, что компания несла ответственность за поставку оборудования покупателю непосредственно до отгрузки. В итоге пришлось уплатить крупный штраф нефтяной компании при минимальных претензиях к перевозчику. А если бы мы отвечали за товар только до доставки его в отправной пункт, развязка конфликта была бы иной.

Информация об экспертах

Андрей Пушкин, генеральный директор компании Tenzor Consulting Group. Окончил Всероссийскую государственную налоговую академию. Получил степень MBA по программе «Стратегическое управление» в АНХ при Правительстве РФ. Председатель Межотраслевого третейского суда, член Ассоциации юристов России. Автор ряда книг, среди которых «Особые экономические зоны в России: правовое регулирование» (совместно с Ильей Богдановым; М.: Альпина Бизнес Букс: Альпина Паблишерз, 2009), «Государственно-частное партнерство: механизмы реализации» (совместно с Андреем Алпатовым и Романом Джапаридзе; М.: Альпина Паблишерз, 2010), «Покупка и продажа бизнеса в России» (совместно с Кириллом Гришиным; М.: Альпина Паблишерз, 2011). Tenzor Consulting Group. Сфера деятельности: юридические услуги для бизнеса. Форма собственности: ООО. Территория: головной офис – в Москве, филиалы – в Санкт-Петербурге, Дубне (Московская область), Сочи. Численность персонала: 50.

Владимир Калинин , заместитель председателя правления компании Cost Management Group, Москва. Компания Cost Management Group работает на рынке пять лет. Занимается созданием систем управления промышленными предприятиями, инвестиционной деятельностью, разработкой стратегий развития муниципальных образований, оказывает консультационные услуги в области управления промышленными активами. За время работы компания реализовала 11 проектов. Сотрудничает с 12 регионами России. Численность работников - 50 человек, в том числе топ-менеджеры, имеющие 5– 8-летний опыт работы на крупных промышленных предприятиях.