При принятии на работу нового сотрудника любой добросовестный работодатель обязан оформить ему трудовую книжку. Но как правильно оформить трудовую книжку?

Инструкция по заполнению

Заполнять трудовую книжку нужно в соответствии со следующей инструкцией. Все пометки в трудовой книжке производятся в письменной форме и не должны иметь сокращений, каждой строке должен быть присвоен порядковый номер. Даты допускается вписывать только арабскими цифрами. Итак, первый шаг – это заполнение первой страницы вашей трудовой книжки. Записано все должно быть в следующей последовательности:

1. Фамилия, имя и отчество в соответствии с данными, указанными в паспорте;
2. Арабскими цифрами дата рождения;
3. Полностью и прописью образование;
4. Специальность в соответствии с документом об образовании, записанная в именительном падеже;
5. Дата заполнения соответствующей трудовой книжки. Заполнить её нужно в промежуток времени, ограничивающийся пятью днями с момента приема на работу.
6. Разборчиво зафиксируйте свою подпись и расшифруйте её. Необходимо обязательно проследить, чтобы человек, владеющий книжкой, подтвердил указанные вами сведения.
7. Поставьте печать предприятия. Печать отдела кадров ставится чуть позже.

Второй шаг – это составление записи о приеме на соответствующую работу, перед чем необходимо зафиксировать штамп предприятия с его координационными данными и прописать их полностью. Затем заполняются следующие пункты:

• порядковый номер записи, его необходимо поставить рядом с информацией о приеме;
• дата составления записи, которая фиксируется только арабскими цифрами;
• сведения об увольнении, приеме на работу, переводе, записываемые без сокращений и подтверждающиеся соответствующими документами (приказом). Здесь же должен расписаться владелец книжки, что будет означать, что он ознакомлен с соответствующей записью.
• основание для составления записи – это приказ, протокол или распоряжение, его номер записанный цифрами.

Третий шаг на пути познания того, как оформить трудовую книжку – это правильное оформление сведений о государственных наградах, а также о почетных званиях. Они также подтверждаются приказами, дипломами и нагрудными значками. Также нужно обязательно уточнить за какие заслуги и кем награждался работник, подробно расписать тип награды. Обратите внимание, денежные премии не нужно вносить в трудовую книжку.

Четвертый шаг заключается в том, как правильно оформить трудовую книжку, если вы желаете работать по совместительству. Делать это можно только по основному месту работы в соответствующем отделе кадров. Обязательно обратите внимание на следующие вещи:

1. не стоит делать запись в трудовой книжке о приеме на работу ранее, чем спустя пять дней после дня приема. Делается так потому, что в случае, если работник решит расторгнуть трудовой договор, такая запись должна быть ликвидирована;
2. не стоит продолжать раздел «Сведения о награждениях», если он закончен. Специалист отдела кадров должен оставить и вшить вкладыш на соответствующую страницу трудовой книжки.

Особенности оформления трудовой книжки

Следует остановиться подробнее на том, как оформить трудовую книжку при приеме на работу у индивидуального предпринимателя. Документ, на основании которого создается запись о приеме на соответствующую работу, именуется приказом, составляемым на основании трудового договора.

Желательно составить запись в трудовую книжку в первый день работы. Именно поэтому, при увольнении также будет составляться запись на той же странице трудовой книжки. Какие записи вносятся в графу «Сведения о награждениях»? Прежде всего, это награждение работника государственными наградами, присвоение почетных званий, оформленные и подтвержденные соответствующими документами.

Затем следуют сведения о награждении работника нагрудными значками, грамотами, которые производились на организации. И в последнюю очередь вносятся записи об остальных видах поощрения, которые предусмотрены законодательством РФ и правилами коллективного договора. Во время заполнения раздела «Сведения о награждении» полное наименование организации указывается в виде заголовка. После этого ставится порядковый номер соответствующей записи, а затем кем был награжден работник и какие документы это подтверждают.

Что касается записи об увольнении в трудовой книжке, то она вносится только на основании приказа в день увольнения. Она должна точно повторять текст приказа. Также в трудовую книжку необходимо вписывать причины увольнения в соответствии с теми формулировками, которые указаны в Трудовом кодеке. Оформляется эта запись в следующем порядке: сначала ставится номер записи, затем указывается дата прекращения трудового договора (увольнения), потом фиксируется причина увольнения, далее следует написать документы, в соответствии с которыми была внесена запись об увольнении в трудовую книжку работника.

В соответствии со статьей 77 ТК РФ последний день работы является днем увольнения работника, если иное не будет установлено Федеральным законом, соглашением между работником и работодателем и трудовым договором. Трудовой кодекс также предусматривает и иные варианты расчета последнего дня работника. Например, ст.127 гласит о том, что, если работник не воспользовался ежегодным отпуском, то он имеет право считать последним днем работы последний день оплачиваемого отпуска. Исключениями, в соответствии с кодексом, являются случаи увольнения за какие-либо виновные действия.

Также, чтобы знать, как правильно оформить трудовую книжку, нужно обязательно помнить, что после внесения соответствующей записи о расторжении трудового договора необходимо обосновать его причину со ссылкой на определенную статью Трудового кодекса. Если трудовой договор прекращен в соответствии с определенным Федеральным законом, то при внесении соответствующей записи в трудовую книжку обязательно должна ставиться ссылка на статью и пункт Федерального закона.

Если работник прекратил свой договор в соответствии с приговором районного суда, лишившего его право занимать определенную должность, то в трудовой книжке фиксируется это.

Оформление работы по совместительству

Вносить запись о прекращении договора, который заключен на условиях совместительства имеет только работодатель по главному месту работы. Однако он совершенно не вправе вносить какие-либо иные записи в трудовую книжку. Именно поэтому при увольнении или переводе работника на иную работу произвести запись можно будет только после фиксации записи о принятии этого работника на постоянную работу. Только после этого работодатель имеет право его уволить с работы по совместительству. Именно поэтому на практике совместительство редко записывается в трудовую книжку, а оформляется договором.

Теперь вам известно, как оформить трудовую книжку и вы можете смело проверять правильность ведения записи в своей трудовой книжке.

Трудовая книжка является основным документом сотрудника, отражающим весь его трудовой путь. У молодых специалистов, которые еще ни разу не работали официально, возникает следующий вопрос: как получить трудовую книжку впервые?

Постановление правительства №225 сообщает, что организации должны покупать бланки трудовых книжек за счет собственных денег, а затем использовать их при приеме на работу сотрудников. Книжка является документом строгой отчетности, а также должна быть зарегистрирована в специальной книге. В связи с этим, наниматели выдают трудовые книжки только в том случае, если работник предоставит необходимые документы.

Чтобы впервые получить книжку, работник должен предоставить нанимателю:

• паспорт;
• документы об образовании (диплом, свидетельство, а также зачетная книжка при незаконченном образовании);
• заявление.

Образец заявления на оформление трудовой книжки впервые выглядит следующим образом:

С какого возраста можно завести книжку

По общему правилу трудовую книжку можно завести с совершеннолетнего возраста, то есть с восемнадцати лет. Однако есть исключения. Подросток может пройти процедуру эмансипации, и получить книжку до исполнения восемнадцати лет.

Прохождение данной процедуры возможно с шестнадцати лет. Чтобы ее пройти, нужно заниматься предпринимательством или быть устроенным по трудовому контракту. Решение о присвоении статуса эмансипированного подростка принимает суд.

Сроки оформления книжек

Наниматель обязан оформить для сотрудника трудовую книжку в течение недели после того, как стороны подпишут трудовой контракт. После оформления наниматель передает книжку сотруднику для того, чтобы он проверил правильность написанной информации.

После этого книжка передается обратно нанимателю. Она хранится у него до того момента, пока работник не решит уволиться.

Прием сотрудника на работу начинается с оформления трудового контракта и издания соответствующего приказа, а не с оформления трудовой книжки. Она заполняется уже на основании сведений из приказа.

1. Заполнение титульного листа. На нем обязательно должна содержаться следующая информация:

• фамилия и инициалы работника, в строгом соответствии с данными из паспорта;
• год и дата рождения;
• образование;
• специализация;
• дата заполнения книжки.

1. Внесение в книжку первой записи. Следует помнить, что первой записью может быть не трудоустройство на первое место работы, а служба в армии или обучение в университете.

Некоторые особенности

Трудовая книжка оформляется строго в определенном порядке. Однако при приеме на работу некоторых категорий граждан, порядок будет другой. Рассмотрим особенности оформления книжек при трудоустройстве некоторых граждан:

1. Граждане, не достигшие совершеннолетнего возраста. Оформление книжек для таких работников практически не отличается от общего порядка оформления. Единственным исключением является то, что на титульном листе не нужно прописывать информацию об образовании, ведь до достижения восемнадцати лет оно может измениться.
2. Студенты. Для этой категории работников образование подтверждается не дипломом, а справкой из деканата, или зачетной книжкой.
3. Работники по совместительству. Информация об основном месте работы вносится в книжку в обязательном порядке, а о дополнительном месте – только по желанию сотрудника.

Трудовая книжка – один из важнейший документов, с которыми работает кадровик. А знаете ли вы какой ручкой вносить в нее записи? В каком формате должны указываться даты? Как правильно оформить дубликат и копию трудовой? Об этих и других нюансах оформления трудовой книжки мы пишем в данной статье.

Из статьи вы узнаете:

• В каких случаях производится оформление новой трудовой книжки;
• Какие установлены общие правила оформления трудовой книжки;
• Как оформляются записи в трудовой книжке;
• Как производится оформление копии, дубликата и вкладыша в трудовую книжку.

Общие правила оформления трудовой книжки

Порядок оформления трудовых книжек, их копий и дубликатов, вкладышей в этот документ, а также внесения исправлений в него подробно изложен в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 г. №69 (п.1.2). Оформление трудовой книжки также регламентируют Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 (с изм. от 06.02.2004 г.) (п.п. 26-30).

Записи в трудовой книжке вы можете делать тремя видами ручек: перьевыми, гелиевыми или шариковым. Цвет чернил – снова на ваш выбор, но в пределах трех: черный, синий или фиолетовый. Записи не должны содержать грамматических ошибок и должны быть сделаны аккуратным разборчивым почерком. Не допускаются сокращения и исправления, сделанные поверх некорректной записи.

При оформлении трудовых книжек используются только арабские цифры, поэтому стоит избавиться от привычки записывать месяцы римскими цифрами, если вы так делаете. Дни и месяцы указывают в двухзначном формате, годы – в четырехзначном, например, 07.05.2016.

В случае, когда требуется внести изменения на титульном листе, где содержатся личные сведения о владельце трудовой книжки (например, в случае смены фамилии, имени или отчества), старая запись перечеркивается одной горизонтальной чертой и над ней вносятся новые сведения. На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается заверяющая запись, в которой дается ссылка на документ, послуживший основанием для внесения изменений. Эта запись также должна быть заверена печатью работодателя, внесшего ее. В остальных при оформлении трудовой книжки и внесении записей зачеркивание неверных сведений не допускается. Некорректная запись просто признается недействительной, и вносятся верные сведения.

Оформление новой трудовой книжки

Оформление трудовой книжки впервые производится, если данное место работы для нового сотрудника является первым. Когда это так, после заключения трудового договора он должен написать на имя работодателя или начальника отделов кадра предприятия заявление с просьбой оформить трудовую книжку. Оформление трудовых книжек является обязанностью работодателя (ч.4 ст.65 ТК РФ), но только если работник проработал у него свыше 5 дней и данное рабочее место является для работника основным (ч. 3 ст.66 ТК РФ).

Работодатель приобретает заранее и хранит в установленном порядке бланки трудовых книжек и вкладышей в них. После оформления трудовой книжки работник должен возместить расходы на ее приобретение.

За сохранность трудовых книжек своих сотрудников несет ответственность работодатель, но бывает так, что документ потерян или испорчен по вине владельца, получившего его на руки при увольнении. В этом случае следующий работодатель имеет право оформить новую трудовую книжку на основании соответствующего заявления от сотрудника, с которым был заключен трудовой договор. В заявлении должна быть указана причина, по которой требуется оформить новую трудовую книжку. В этом случае сведения о суммарном стаже и т.п. в новый документ не вносятся, он оформляется в том же порядке, как и сотруднику, который впервые поступил на работу.

Оформление дубликата и копии трудовой книжки

В случае утери или порчи трудовой книжки, работник имеет право обратиться за оформлением ее дубликата к бывшему работодателю. Заявление об оформлении дубликата трудовой книжки пишется на имя руководителя предприятия. На основании письменного заявления оформляется дубликат.

В правом верхнем углу титульного листа этого документа делается надпись «Дубликат», если прежняя трудовая книжка только испорчена, а не утеряна, на ее титульном листе нужно написать: «Взамен выдан дубликат», и указать реквизиты дублирующего документа.

В таких случаях при оформлении трудовых книжек сведения о прежней работе и трудовом стаже вносятся на основании соответствующих документов. Общий трудовой стаж записывается в виде суммы отработанных лет, месяцев и дней без указания наименования работодателей и должностей. Порядковый номер записи об общем трудовом стаже не присваивается. Остальные записи действующим работодателем производятся в общем порядке.

Оформление копии трудовой книжки может потребоваться для получения кредита или визы. Скопировать при этом необходимо все страницы документа, на которых имеются записи. Копия каждой страницы должна быть заверена. Для этого делается надпись «Копия верна», указывается фамилия и инициалы, должность заверяющего, дата заверения. Заверяющий должен проставить подпись под этими сведениями.

На копии последнего листа трудовой книжки, после последней записи, под ней, делается новая запись со следующим порядковым номером. Запись содержит текст «Работает по настоящее время», дату, фамилию, инициалы и должность заверяющего, его подпись. Эта последняя запись должна быть заверена печатью организации, оформившей копию трудовой книжки.

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Если пустых строк в одном из разделов уже не осталось, потребуется оформить вкладыш в трудовую книжку . Правила его заполнения и ведения те же, что действуют при оформлении трудовых книжек. Но следует учитывать, что вкладыш является приложением к трудовой книжке и без нее считается недействительным. При оформлении вкладыша, в трудовой книжке ставится штамп: «Выдан вкладыш» с указанием его серии и номера.

Нумерация записей во вкладыше – сквозная по каждому разделу, продолжающая нумерацию записей в трудовой книжке. На титульном листе вкладыша должна стоять печать организации, которая его оформила.

Вложенные файлы

• Трудовая книжка (бланк).xls
• Вкладыш в трудовую книжку (бланк).xls
• Вкладыш в трудовую книжку. Титульный лист (бланк).doc
• Трудовая книжка (фрагмент). Оформление дубликата при утере оригинала (бланк).doc
• Заявление сотрудника на оформление дубликата трудовой книжки (бланк).doc

Доступно только подписчикам

• Вкладыш в трудовую книжку. Титульный лист (образец).doc
• Трудовая книжка (фрагмент). Оформление дубликата при утере оригинала (образец).doc
• Заявление сотрудника на оформление дубликата трудовой книжки (образец).doc

Не редкость, когда бухгалтер, выплачивая ту или иную сумму работнику, задается вопросом: а облагается ли эта выплата НДФЛ и страховыми взносами? А учитывается ли она для целей налогообложения?

Как завести трудовую книжку?

Трудовая книжка - это основной документ о трудовой деятельности и стаже всех работающих граждан на территории Российской Федерации. Обязанность и порядок оформления этого документа строго регламентированы нормами трудового законодательства, носящими императивный характер. Настоящая статья посвящена гражданам, которые трудоустроились к своему первому работодателю или только собираются трудоустроиться и задаются вопросом, как получить трудовую книжку впервые.

Трудовая книжка

Трудовой кодекс Российской Федерации обязывает все организации, а также индивидуальных предпринимателей, которые используют наемный труд работников, к ведению учета трудовой деятельности и стажа всех сотрудников, трудящихся у них на основной работе по найму более 5 дней. Документом такого учета является трудовая книжка.

Форма и порядок составления трудовых книжек утверждены в двух нормативных правовых актах:

• в Правилах от 16 апреля 2003 года (далее - Правила);
• в Инструкции от 10 октября 2003 года (далее - Инструкция).