Не редкость, когда бухгалтер, выплачивая ту или иную сумму работнику, задается вопросом: а облагается ли эта выплата НДФЛ и страховыми взносами? А учитывается ли она для целей налогообложения?

Пояснительная записка в ПФР

Страхователь вправе приложить пояснительную записку в ПФР к любой пенсионной отчетности или иным документам, представляемым в Фонд. Если вы считаете, что сведения, к примеру, в РСВ-1 однозначно вызовут вопросы проверяющих, то безусловно вместе с расчетом лучше подать и некие пояснения.

Аналогичным образом к имеет смысл приложить пояснительную записку. Ведь контролеров наверняка заинтересует, почему раньше вы сдавали расчеты ненулевые, а теперь вдруг ни вознаграждения физлицам не начисляете, ни взносы с них.

Какой-либо утвержденной формы пояснительной записки для ПФР нет, она составляется в произвольном виде. Так что универсальный пример пояснительной записки в ПФР или образец вам не понадобится.

Пояснительная записка к сведениям за прошедшие периоды

Буквально 3-5 лет назад некоторые отделения ПФР требовали от страхователей прикладывать пояснительные записки к представляемым корректирующим или отменяющим сведениям по взносам. И не просто записки, а по утвержденной форме. В ней указывалось следующее:

• расчетный период, за который подавались корректирующие данные;
• сведения о страхователе (краткое наименование организации, регистрационный номер в ПФР, ИНН, КПП);
• суммы начисленных страховых взносов за отчетный период (на страховую часть, накопительную часть, по дополнительному тарифу);
• суммы взносов в соответствии с корректирующими индивидуальными сведениями;
• суммы перечисленных платежей;
• и др.

Однако с тех пор формы пенсионной отчетности изменились, многие страхователи и вовсе перешли на электронную сдачу сведений по телекоммуникационным каналам связи. То есть сегодня к исправляющим данным никакие пояснения прилагать не требуется.

Типичные ошибки страхователей и требования ПФР

Пенсионный фонд контролирует правильное, своевременное начисление и уплату страховых взносов. Работодатель отражает начисленные взносы в форме РСВ-1. Данный расчет вызывает вопросы у страхователей и порой требует много времени для заполнения. Кроме того, в расчет постоянно вносятся изменения. Так, с 7 августа 2015 года в силу вступила новая форма РСВ-1. ПФР, проанализировав данные отчета, может его не принять либо попросить пояснений. Как же реагировать на требования Фонда и что писать в объяснительных?

Все плательщики страховых взносов, которые производят выплаты физлицам, обязаны сдавать расчет РСВ-1. Пенсионный фонд проверяет, выполняются ли контрольные соотношения и соблюдаются ли нужные параметры.

Если в ходе проверки будут выявлены ошибки и несоответствия, плательщик страховых взносов получит отрицательный протокол или требование о представлении пояснений. ПФР направляет требования почтой или по телекоммуникационным каналам связи.

Ответить на требование можно лично или через представителя, ответ можно направить по почте заказным письмом или передать по телекоммуникационным каналам связи в форме электронных документов.

В Управление ПФР
в Октябрьском районе г. Екатеринбурга

От ООО «Ромашка», ИНН 667123456
рег. номер 075-033-000001

В ответ на требование № 7 от 21.08.15 об уплате недоимки и пени сообщаем следующее. По данным учета ООО «Ромашка» задолженность перед ПФР отсутствует. Все страховые взносы уплачены в срок и в полном объеме. Просим проверить платежи и внести необходимые корректировки.

Копии платежных поручений прилагаются.

Директор ООО «Ромашка» ___________________ В.В. Петров

Эксперт сервиса Норматив
Рогачева Е.А.

Чтобы не нарушать требования законодательства, стоит своевременно представлять отчетность в ПФР. Если после того, как отчетность в фонд была сдана, и в ней были обнаружены ошибки, необходимо внести изменения и подать в ПФР уточненную отчетность. Давайте разберемся по порядку, как сдать корректировку в ПФР и какие ошибки стоит исправлять.

Уточненный отчет РСВ-1

Ежеквартально работодатели сдают отчет по взносам, которые были начислены и уплачены на обязательное пенсионное и медицинское страхование по форме РСВ-1. Представить уточненный расчет РСВ-1 нужно, если из-за обнаруженной в отчете ошибки были занижены суммы взносов, которые подлежат уплате, а также в том случае, когда необходимо внести уточнения в сведения персонифицированного учета. Если неточность, которая была обнаружена, повлияла на то, что взносы были переплачены, или никак не повлияла на сумму взносов, то подать уточненный расчет – это право, а не обязанность страхователя.

Как сделать корректировку в ПФР? В поле «Номер корректировки» титульного листа корректирующего расчета в ПФР нужно указать цифру, которая соответствует по порядку номеру уточнения за соответствующий отчетный период (следует начинать с «001»). В скорректированный расчет включаются не только данные, которые были исправлены, но и остальные данные расчета, включая те, которые были верны и не требовали исправления. Вместе с тем, с 2014 года действует более простой порядок внесения исправлений в отчет. Организация - страхователь может вносить корректирующие сведения в отчет за текущий период, в котором обнаружены ошибки, в строке 120 раздела 1 и разделе 4 формы РСВ-1 ПФР за текущий период. Упрощенный порядок внесения исправлений по ошибкам предыдущих периодов рекомендован плательщикам только тогда, когда истекут два месяца после окончания квартала, в котором допущена ошибка.

Внесение корректировок в форму СЗВ-М

Ежемесячно работодатели подают сведения по застрахованным лицам по форме СЗВ-М. Если в отчете были допущены ошибки, то в зависимости от того, какого рода ошибки работодатель допустил в первоначальном отчете, нужно подать еще один отчет с кодом типа формы «доп» - дополняющая или «отмн» - отменяющая. Корректировка в ПФР потребуется, если работодатель забыл указать работника в отчете или неверно указал данные работника. Необходимо будет сдать дополняющую форму (в п. 3 «доп»). Если же наоборот, работник был по ошибке включен в отчет, то в ПФР необходимо сдать отменяющую форму (в п. 3 «отмн»).

Если вы получили из ПФР протокол с кодами ошибки 10 и 20 – не пугайтесь: это значит, что в отчете выявлены не критические нарушения и отчет принят. Корректировку в ПФР подавать в этом случае не нужно. Если в протоколе указаны коды ошибки 30 или 40 – это значит, что отчет принят частично, необходимо подать дополняющую форму отчета. Код ошибки 50 значит, что в отчете допущены критические ошибки и отчет не принят.

Исправление ошибок в отчете РСВ-2

Несмотря на то, что самозанятое население (ИП без работников, нотариусы и т.д.) освобождены от подачи отчетности в ПФР, главы фермерских хозяйств ежегодно сдают расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам по форме РСВ-2. В отчете РСВ-2 для исправления неточностей существует целый раздел, в котором отражается перерасчет взносов. Его стоит заполнять в следующих случаях:

1. ПФР обнаружил ошибки и доначислил взносы за прошлые годы;
2. Глава хозяйства сам обнаружил допущенные ошибки, которые привели к занижению взносов за прошлые годы, или корректировал данные для начисления взносов.

На титульном листе РСВ-2 в поле «Номер уточнения» укажите цифру, которая соответствует по порядку номеру уточнения – 001, 002 и т. д. Если расчет первичный, то в поле необходимо указать код 000.

В некоторых случаях просят предоставить в ПФР объяснительное письмо по корректировке. Главная задача данного письма – сообщить проверяющим причины подачи скорректированной отчетности. Данный документ не является обязательным, поэтому сдавать его или нет, вы решаете самостоятельно. Письмо не имеет утвержденной формы и составляется в свободной форме. В нем стоит указать реквизиты компании, контактные данные, по которым ПФР сможет оперативно связаться с компанией, и в свободной форме изложить причины, почему вы подаете корректирующий отчет. Письмо необходимо подписать руководителю компании, а также заверить печатью.

Часто сдача отчетности сопровождается шквалом писем из соответствующих органов. Не исключение и сдача РСВ-1 за первый квартал. После принятия отчета в ПФР налогоплательщикам стали приходить письма из фонда с требованием дать пояснения. Связано это чаще всего с тем, что сама форма несколько раз менялась в течение отчетного периода, в результате чего возникли нестыковки в отчетности.

Как написать пояснительное письмо в ПФР правильно?

Пояснения нужно писать в свободной форме. Обязательно указывайте в письме, на какое требование вы отвечаете. В письме нужно пояснить, что отчет вы заполнили верно, чем доказывается наличие подтверждающих документов. Если вас просят уточнить сумму отпускных работника, то напишите, когда работник получил отпускные, и приложите платежки и приказы (если требуется).

Если ваш отчет принят с кодом ошибки 20, то это не ошибка, а предупреждение, которое необходимо уточнить. Отчет все равно считается сданным, но несоответствия необходимо разъяснить. Для примера, возникли нестыковки, если в подразделе 6.8. РСВ-1 в страховом стаже указан код «ДЛОТПУСК» в первой строке или несколько раз.

Несоответствие может быть и из-за того, что число застрахованных лиц на титульном листе РСВ-1 и число застрахованных лиц в графе 4 подраздела 2.5.1. не совпадают.

Как передать пояснительное письмо в ПФР? Можно это сделать через интернет, либо на бумаге. Письмо при бумажном варианте вы заверяете подписью руководителя и печатью. А электронный вариант заверяется усиленной электронной подписью.

Бесплатная книга

Скорее в отпуск!

Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку "Получить книгу".