Отчет фсс в электронном виде программа. Электронная отчетность в фсс

Юридические лица и ИП, которые осуществляют выплаты сотрудникам, обязаны перечислять взносы и сдавать отчетность в Фонд социального страхования. В случае если индивидуальные предприниматели не имеют в штате работников - отчитываться перед ФСС и выплачивать взносы они не должны. Плательщики же обязаны сдавать Расчет начисленных и оплаченных страховых платежей по обязательному социальному страхованию на случай нетрудоспособности, в связи с материнством и по страхованию от несчастных случаев на производстве и проф. заболеваний, расчет выплат страхового возмещения. Отчетность должна сдаваться в срок до 15 числа следующего за отчетным месяца. Отчетные периоды - квартал, половина года, девять месяцев и затем год.

Отчетность должна подаваться в территориальный орган ФСС. Номер филиала указывается в карточке, которую получают при регистрации в фонде. Отчетность возможно сдать несколькими способами, в частности:

• сдать лично в ФСС. В данном случае существует возможность ответить на возникшие вопросы, прокомментировать строку в расчете. По результатам подачи на руках останется экземпляр расчета со штампом инспектора. Минус лишь заключается в том, что необходимо потратить время, так как на сдачу необходимо от нескольких часов до полного дня,
• отправить Форму через интернет. С целью сдачи отчетности в электронном виде необходимо заключить договор с оператором или с филиалом фонда. Плюс электронного способа подачи отчетности в том, что можно сдавать буквально в последний момент. Документ, подтверждающий сдачу отчетности - это сообщение оператора о доставке. Минус - в возможности технических сбоев при передаче данных в случае, если на руках плательщика будет положительный отчет, а ФСС получит информацию с ошибкой,
• отправить отчет по почте. Данный способ удобен не всегда: после получения конверта с расчетом, сотрудники ФСС вносят цифры в базу, что может привести к опечаткам или ошибкам. Удобно и целесообразно посылать отчет по почте в случае, если: отправляется нулевая отчетность, отправитель опоздал с подготовкой отчета, нет другого варианта.

Не рекомендуется отправлять отчеты с заполненными данными по почте, кроме как в случае экстренного выхода. Письмо необходимо отправить заказным письмом с описью - подтверждающими документами будут уведомление о вручении и опись вложения.

С 01.01.2015 года введено новое ограничение - страхователи со среднесписочной численностью работников более 25 человек, обязаны подавать отчетность 4-ФСС РФ в электронном виде с электронной цифровой подписью.

В остальных случаях электронная отчетность подается по желанию плательщика. В последнее время наблюдается тенденция по переводу отчетности в отчетность по электронным каналам связи. Такая форма отчетности удобна также и контролирующим органам, так как сокращается время на обработку отчетов, и отчетность приводится к единому формату. Для ИП и юридических лиц это также удобно, ведь позволяет избежать достаточно долгих по времени посещений налогового органа и, кроме того, позволяет избежать споров с органами о сроках представления отчетности по почте в ряде случаев.

Кроме подачи отчетности в ФСС, страхователи должны перечислять взносы. Перечисляются взносы по:

• временной нетрудоспособности, в связи с материнством,
• травматизму.

Размер взносов нетрудоспособности, в связи с материнством - 2,9% от заработной платы. Размер взносов по травматизму - 0,2% - 8,5% от заработной платы.

Законодательно предусмотрен ряд исключений, в частности организации и ИП, которые применяют УСН, страховые взносы не уплачивают. Для страхователей, которые не производят выплаты физическим лицам, предусмотрен фиксированный размер взноса: МРОТ * Тариф * 12.

После того, как плательщик подтверждает основной вид деятельности, ему присваивается код профессионального риска, от которого будет зависеть процент. Не смотря на то, что отчет подается один раз в квартал, взносы необходимо перечислять ежемесячно, до 15 числа месяца.

Нулевая отчетность

В случае если с начала года организация, либо ИП не осуществляли выплат в отношении работников, необходимо подать в ФСС . Кроме того, нулевая отчетность подается при регистрации юридического лица в конце отчетного года. Но важно отметить факт того, что сотрудники контролирующих органов обращают пристальное внимание на такие отчеты. Нулевая отчетность подается в общие сроки, установленные для подачи отчетности в ФСС, то есть до 15 числа месяца, следующего за отчетным периодом.

Электронная отчетность

В настоящее время достаточно большое количество налогоплательщиков вынужденно, либо же добровольно переходят на отправку отчетности в электронном виде. Бланки для оформления и подачи деклараций или иными словами расчетов, разрабатывает Федеральная налоговая служба.

Для налогоплательщиков предоставляется возможность подать отчетность по страховым взносам через портал налоговой службы. Официальный доступ в интернете - portal.fss.ru/fss. Чтобы сдавать отчетность в ФСС через портал, необходимо следующее:

• сертификат электронной цифровой подписи,
• сертификаты ЭЦП ФСС и приложение для шифрования и подписания электронной подписью документов,
• расширенное право доступа на портале,
• сертифицированные средства криптографической защиты информации.

Рассмотрим подробнее данные пункты.

1. Расширенное право доступа на портале.Вначале нужно зарегистрировать на портале.
   Уведомление по регистрации отправляется на почту для ее подтверждения. Далее необходимо подтвердить регистрацию, пройдя по ссылке. После подтверждения заполняются реквизиты организации. При их заполнении необходимо выбрать отделение фонда - его номер совпадает с первоначальными цифрами регистрационного номера страхователя. Далее необходимо сформировать Заявление о предоставлении расширенных прав доступа в поисково-мониторинговой системе ФСС. При выборе пункта «Заявление страхователя» информация появляется автоматически из реквизитов, заполненных ранее. После этого необходимо распечатать заявление, подписать у руководства, поставить печать и подать в отделение ФСС лично либо заказным почтовым отправлением. В течение нескольких дней на электронную почту должно прийти письмо о предоставлении прав доступа.
2. Сертификат ЭЦП на ключевом носителе.
   Не все удостоверяющие центры выдают сертификаты ЭЦП для подачи отчетов в ФСС через портал. Некоторые предоставляют ЭЦП для ФСС лишь в рамках комплексных программ. Другие центры предоставляют услугу, но за плату. При этом в стоимость включается помимо изготовления ЭЦП еще и экспертиза подлинности документа. Но все же существует ряд центров, предоставляющих услугу в определенном регионе отдельно и бесплатно.
3. Сертифицированные средства криптографической защиты информации.
   Для работы с ЭЦП должны быть установлены определенные дополнительные программы. Необходимо установить программы, необходимые для ЭЦП, установить их и настроить программу в соответствии с документацией по использованию и установке.
4. Сертификаты ЭЦП ФСС и программа для подписания и шифрования документов.

Для продолжения работы нужно скачать и установить с сайта ФНС:

• сертификат открытого ключа подписи уполномоченного представителя ФСС для шифрования отчетности и проверки квитанции,
• программу шифрования и подписания документов ЭЦП,
• корневой сертификат УЦ.

Для осуществления данных действий необходимо руководствоваться рекомендациями, которые можно скачать на сайте ФНС.

После осуществления данных мероприятий следует переходить к подготовке отчета в соответствии с необходимым форматом. После его формирования файл необходимо подписать закрытым ключом и зашифровать открытым уполномоченного представителя ФСС. Далее файл отчета может быть отправлен. Так отчету присваивается уникальный идентификатор. В случае успешного осуществления всех этапов проверки отчета формируется Квитанция, которую нужно сохранить, так как она является документом, подтверждающим отправку отчета.

Любовь Котова начальник отдела нормативно-правового регулирования страховых взносов департамента налоговой и таможенной политики Минфина России

В этом решении:

• Что нужно для сдачи отчетности
• Регистрация на портале ФСС
• Установка сертификатов ФСС
• Программа для подписания расчетов
• Создание расчета
• Сервис «Электронная отчетность»
• Программа «Подготовка расчетов для ФСС РФ»
• Файл с отчетом
• Шифрование и подписание отчета
• Отправка отчета с помощью АРМ ФСС России
• Отправка отчета с помощью сайта ФСС России
• Квитанция о получении расчета с ошибками

Законодательство регламентирует единственный способ сдавать расчеты взносов по телекоммуникационным каналам – через портал в Интернете, которым является официальный сайт ФСС России (п. 4.1 приказа ФСС России от 12 февраля 2010 г. № 19).

Что нужно для сдачи отчетности

Чтобы самостоятельно сдавать форму 4-ФСС через официальный портал, нужны доступ к Интернету и электронная почта, а также надо заранее приобрести:

• программу шифрования данных (средство криптозащиты информации – СКЗИ).

Регистрация на портале ФСС

Портал ФСС России для подготовки и отправки расчетов называется «Поисково-мониторинговая система» и находится по адресу fz122.fss.ru . На нем нужно зарегистрироваться в качестве страхователя. Чтобы начать регистрацию, щелкните на ссылку «Регистрация» в левом верхнем углу сайта.

Установка сертификатов ФСС

Перед отправкой расчетов через портал необходимо установить сертификаты сотрудников ФСС России. Объясняется это так. Отчетность в госорганы отправляется в зашифрованном виде.

Внимание: C 16 сентября 2015 года обновился сертификат ключа проверки подписи уполномоченного лица ФСС России для шифрования отчета и проверки квитанции.

Программа для подписания расчетов

Перед отправкой расчет нужно подписать и зашифровать. Чтобы это сделать, ФСС России предлагает использовать специальную программу «АРМ подписания и шифрования ». Ссылка на программу размещена на сайте «Шлюз приема расчета форма 4-ФСС с ЭЦП » в разделе «Описание сервиса > Утилита для шифрования и подписания ЭЦП документов».

Создание расчета

Подготовить расчет по форме-4 ФСС в электронном формате страхователь может в бухгалтерской программе, где страхователь ведет учет, или с помощью бесплатных утилит ФСС России:

• сервиса «Электронная отчетность. Форма 4-ФСС», расположенного на сайте ФСС России;

Сервис «Электронная отчетность»

Сервис «Электронная отчетность. Форма 4-ФСС» позволяет заполнить форму в двух режимах:
1) без авторизации – введенные данные можно сохранить в формате xml только на диск своего компьютера;
2) с авторизацией – данные после ввода можно хранить еще и на портале фонда.

Программа «Подготовка расчетов для ФСС РФ»

Программу «Подготовка расчетов для ФСС РФ» можно скачать с сайта фонда из раздела «Скачать программы ». Она позволяет готовить, хранить и редактировать расчеты, проверять их, сохранять в формате.xml без использования портала.

Файл с отчетом

Независимо от того, в какой из программ подготовлен расчет, он должен быть сохранен в файле установленного формата. При этом имя файла должно иметь следующий вид:
<номер страхователя>_<календарный год>_<отчетный период>.xml

Шифрование и подписание отчета

Отправить файл с расчетом в ФСС России нужно:

• в подписанном виде, то есть с электронной подписью;
• со встроенным ключом специалиста ФСС России;

Отправка отчета с помощью АРМ ФСС России

Готовый файл, зашифрованный и подписанный с помощью программы «АРМ подписания и шифрования» можно отправить в фонд тут же в этой программе – для этого нажмите кнопку «Отправить в ФСС».

При этом требуется соблюсти установленные правила предоставления документов. Какими же особенностями отличается подача отчетов в ФСС?

Общие моменты

ФЗ №212 от 24.07.2009 гласит, что все хозяйствующие субъекты со штатом более пятидесяти работников обязаны отчеты в ФСС отправлять в электронном формате. В настоящий период необходимо представление единственной отчетной формы.

Таковой является «Расчетная ведомость 4-ФСС». Для отправки электронных форм разрешено пользоваться:

Помимо установки особого ПО организация должна получить собственную электронно-цифровую подпись или сменить наличествующий сертификат на универсальный, соответствующий требованиям, предъявляемым ФСС.

Формируется и представляется электронная отчетность в ФСС в следующей последовательности:

После загрузки отчета нужно дождаться результатов проверки. В продолжение двадцати четырех часов с момента отправки должен быть получен ответ от Фонда.

В процесс проверки входит:

• проверка на подлинность присутствующей электронно-цифровой подписи;
• изучение форматов на техническое соответствие;
• подтверждение верности заполнения отчета.

Если отчет проверку не проходит, отправитель получает его на доработку. Дополнительно предоставляется протокол результатов с перечислением имеющихся ошибок. Все недочеты требуется устранить и отправить отчетность снова.

При отсутствии дефектов отчетность принимается к рассмотрению, отправителю отправляется надлежащая о принятии. Временем составления признается момент подачи отчета.

Учитывать нужно, что в последние дни установленного срока сдачи сервис приема отчетности может быть слишком загружен. К тому же всегда есть вероятность возврата отчета на доработку из-за ошибок.

После поправок в законе обязанность уплаты страховых взносов, начисленных на оплату дополнительных выходных дней для ухода за детьми-инвалидами, возложена на ФСС, а не на работодателя.

Создание новой формы позволило отразить все имеющиеся расходы. Сроки предоставления отчетности несколько увеличились.

Ранее требовалось представить отчеты не позже пятнадцатого числа месяца, последующего за окончанием отчетного периодом. Теперь крайним сроком является двадцатое/двадцать пятое число, для бумажных и электронных вариантов соответственно.

До двадцати пяти человек была снижена в 2015 году среднесписочная численность работников, по которым требуется подавать электронную отчетность.

При этом онлайн отчеты должны заверяться усиленной квалифицированной электронной подписью (). При невыполнении требования субъекту грозит штраф в двести рублей (ФЗ №212 ст.46 ч.2).

Отметить следует, что предприниматели, не осуществлявшие в отчетном периоде хозяйственной деятельности, точно как и остальные обязаны подавать отчеты.

Работа в 1С

Возможность создания отчетов в ФСС и их отправки предусмотрена и в приложении «1С:Бухгалтерия 8». Принцип сдачи отчетности заключен в подготовке нужных форм в приложении, подписании их ЭЦП, шифровании и отправке адресату.

При этом шифровка документа осуществляется при помощи дополнительно установленной программы-криптопровайдера. Отчет может быть направлен напрямую в ФСС либо через специализированного оператора связи.

Видео: как отправить отчетность в ФСС

При первоначальном подключении к сервису «1С-Отчетность» электронный документооборот с ФСС настраивается автоматически. Для этого в направлениях документооборота должен быть указан ФСС.

В отдельных случаях может понадобиться ручная настройка. В 1С можно не только отправлять отчетность в ФСС, но также просматривать статус и историю отправок отчетов.

Возможна ли проверка

При помощи «1С-Отчетности» можно проверить отчеты онлайн на соответствие регламенту до момента их отправки. В процессе проверки готовые зашифрованные файлы передаются на специальный Интернет-сервер.

Здесь осуществляется форматно-логический контроль, а иногда и проверка контрольных соотношений. Осуществить проверку можно после того как отчет полностью готов и осталось только нажать кнопку «Отправка».

Нужно выбрать команду «Проверить в Интернете». При обнаружении ошибок в протоколе результатов проверки будет отображено, в чем именно состоят ошибки.

При успешной проверке выдается сообщение об отсутствии ошибок. При положительном результате проверки можно просмотреть готовый отчет в формате html.

Возможность применения современных технологий значительно упростило для предпринимателей сдачу отчетности, в том числе и в ФСС. Теперь подать отчет можно не покидая офиса.

При этом нет необходимости несколько дней ожидать проверки формы и терять время на доработки. Проверив документ онлайн, можно быть уверенным в отсутствии неточностей или ошибок. Главное это сдать отчет во время.

Сергей КОВАЛЕВСКИЙ, заместитель руководителя Фонда социального страхования РФ рассказал читателям журнала («Главбух» , как в этом году страхователи должны сдавать отчетность через Интернет .

С этого года компании численностью свыше 100 человек должны отчитываться по страховым взносам в электронном виде. Как это можно сделать?

Сразу скажу, что в отличие от налоговой службы и ПФР для сдачи отчетности в ФСС РФ необязательно пользоваться услугами посредников (специализированных операторов связи). Для этого мы разработали единый шлюз приема отчетности (сайт ). Технология такова: на нашем портале или в любом программном обеспечении, поддерживающем формирование отчетной формы в электронном виде утвержденного формата, бухгалтер может сформировать 4-ФСС, затем подписать полученный файл своей ЭЦП, зашифровать открытым ключом ФСС РФ и отправить нам через приемный шлюз. В то же время страхователи, которые хотят, как и раньше, работать со специализированными операторами связи, смогут отправлять отчеты в ФСС РФ через них: наш шлюз поддерживает открытый формат обмена информации со сторонним ПО. Так что бухгалтеры могут выбрать для себя более удобный вариант.

- Кто будет выдавать сертификат ЭЦП?

Любые удостоверяющие центры, включая ведомственные, вступившие в доверительные отношения с удостоверяющим центром фонда, например те, которые сейчас выдают сертификаты подписи для налоговой и пенсионной отчетности. В настоящее время мы заключили соглашения с большинством центров, оказывающих услуги по выдаче и поддержке сертификатов ЭЦП для представления налоговой и прочей отчетности в государственные органы.

Специализированные операторы связи говорят, что ЭЦП, которые предприятия используют для налоговой и ПФР, не подходят для ФСС РФ. Почему?

Дело в том, что существуют различия в идентификации соответствия «сертификат ЭЦП - налогоплательщик (страхователь)» в системах представления отчетности ФНС, ПФР и ФСС. В системе отчетности ФНС за идентификацию отвечают спецоператоры, в системе ПФР такая идентификация проводится при заключении соглашения между отделением ПФР и каждым страхователем. Нами выбрана схема идентификации, наиболее широко используемая в мировой практике. Для этого используется предусмотренная стандартами возможность хранения идентифицирующих признаков в самом сертификате и заверения этих признаков УЦ, выдавшим этот сертификат. Отмечу, что этот сертификат будет универсальным и его можно будет использовать и для отчетности в ФНС и ПФР. УЦ планово ежегодно переиздают сертификаты в связи с требованием безопасности и могут внести в них необходимую информацию при переиздании. В ходе консультаций с крупнейшими УЦ высказана уверенность, что до начала периода массового приема отчетности они успеют переиздать сертификаты своим клиентам, а это до 90 процентов всех страхователей, представляющих отчетность в электронном виде.

А если компании, которые обязаны отчитываться через Интернет, по каким-то причинам не смогут это сделать и принесут расчет на бумаге?

Мы не имеем права не принять такую отчетность. Другое дело, что потом может возникнуть спорная ситуация (например, как часто происходит в отношении налоговой отчетности). В спорах мы будем ориентироваться на опыт коллег и судебную практику.

Еще один момент: согласно регламенту ФСС РФ расчет будет считаться сданным, если пройдет сверку показателей. Получается, что страхователь должен закладывать время на проверку и не может отправить отчетность в последний день?

Нужно различать два момента - получение отчета и проверка присланного страхователем файла. Помимо правильности ЭЦП проверяется, соответствует ли присланный файл утвержденному формату (форматно-логический контроль). Остальные показатели, не вошедшие в описание форматно-логического контроля, на этом этапе не проверяются, так как это уже прерогатива камеральной проверки. Если результат проверки положительный - формируется квитанция, которая и подтверждает факт сдачи отчетности, причем дата получения отчета в квитанции проставляется по дате загрузки файла. Конечно, проверка может занять время - 24 часа максимум, но дата получения отчета от времени, затраченного на проверку, не зависит. В действительности, я думаю, все будет происходить гораздо быстрее. Подытожу: чтобы не быть оштрафованным за несвоевременную сдачу отчетности, необходимо прислать отчет до 24 часов 15-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом, по местному времени того исполнительного органа ФСС РФ, в который сдается отчет.

А как сдавать отчетность тем страхователям, у которых работает менее 100 человек? По закону они не обязаны отчитываться в электронном виде…

Такие страхователи могут сформировать 4-ФСС на нашем портале, отправить нам без ЭЦП, а потом продублировать отчетность на бумаге. Можно также из своей программы распечатать расчет и принести в свое отделение ФСС РФ или отправить по почте. Однако в этом случае вероятность ошибок больше.

- Почему?

Когда пять лет назад разрабатывали наш портал, мы исходили из того, что в итоге не страхователь должен формировать отчетность, а ФСС РФ. Сейчас бухгалтер, который работает с нашим сайтом, может зайти в свой личный кабинет и там уже увидеть практически готовую форму 4-ФСС. Потому что все расчеты, которые он делал в течение квартала, туда уже занесены. Ему остается только проверить все показатели и при необходимости что-то поправить (например, мы не можем заранее знать, изменилось ли количество работников-инвалидов). Более 80 процентов страхователей подтвердили нам, что все взаиморасчеты полностью совпадают с информацией, которую они видят на портале. Я считаю, что это очень неплохой результат. Поэтому у страхователей, которые работают с нашим сайтом, проблем при камеральной проверке практически не возникает.