Информационные технологии в архиве в организации. Современные технологии хранения электронных документов

информация архив документ делопроизводство

В архивном деле в основном применяется технология баз данных (БД), а также другие информационные технологии (сканирование документов, сетевые технологии и т.д.).

Среди автоматизированных архивных технологий количественно преобладают базы данных простейшей структуры на большие однородные массивы данных. Однако ААТ позволяют значительно усовершенствовать работу архивиста в области каталогизации, учета и использования архивных документов. Кроме того, в целом, можно заметить, что по каждому направлению существует несколько программных продуктов, выполненных различными разработчиками на разных оболочках. Так, например, БД "Архивный фонд", "Фондовый каталог" (Росархив), а также разработанные ВНИИДАД базы данных "Паспорт архива", "Учет фондов", "Аннотация фондов", "Учреждения - источники комплектования", "Учет исполнения запросов", "Читальный зал", "Физическое состояние документов" и др.

При этом можно заметить, что типовые БД, разработанные ВНИИДАД ориентированы на фонды и дела, архивы же более активны в создании тематических БД на уровне документа.

Все базы данных, создаваемые в архиве, условно разделяются на учетные и информационно-поисковые. Эти две категории баз данных различаются структурой, методикой создания, применяемым программным обеспечением.

Учетные базы данных служат для обработки статистических массивов - учета документов и дел в архиве, учета использования, контроля за обеспечением сохранности и т.д.

Учетные базы данных в архиве учреждений предназначена для определения количества документов в единицах учета (единица хранения) и обеспечения сохранности документов при выдаче их во временное пользование в структурные подразделения. Учетные БД могут создаваться по функциональному или интеграционному (многофункциональному) принципу.

Информационную основу БД составляют сведения о составе и объеме документов, составе и объеме страхового фонда копий документов, государственном учете и научно-справочном аппарате к документам, составе и объеме научно-справочной библиотеки, зданиях. При разработке БД "Учет фондов" в качестве объекта автоматизации выступали функции, выполняемые госархивами по учету документов как государственной, так и негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации. Типовые решения ведения государственного учета для архивов Российской Федерации разного уровня вырабатывались с условием последующей адаптации к специфике каждого отдельного архива. БД способствует совершенствованию деятельности архивов по обеспечению сохранности, организации рационального хранения, оперативного адресного поиска фондов и описей, фиксации объема хранящихся дел, его изменений и подготовке статистических данных как по архиву в целом, так и по отдельным хранилищам. БД "Учет фондов" отражает и отслеживает информацию о движении документов, об учете и внесении изменений по описи, об учете и внесении изменений по фонду. Логическим продолжением компьютерной поддержки архивной деятельности в области учета документов является БД "Аннотация фонда", которая обеспечивает оперативность и качественный уровень тематического поиска и подготовки межфондовых и внутрифондовых справочников (путеводителей, кратких справочников, тематических путеводителей, указателей и др.).

По функциональному принципу создаются базы данных для учета документов и дел, контроля за наличием и состоянием дел, учета использования, учета источников комплектования и т.д.

Интеграционный принцип предполагает создание единой системы, реализующей функции учета и информационного поиска документов. Такие информационные системы существуют в государственных архивах.

Государственный архив ведет учет всех созданных БД в виде базы данных их описаний (например, "Архивный фонд", "Фондовый каталог субъекта Федерации").

Информационно-поисковые базы данных служат для создания и ведения таких архивных справочников, как архивные описи, сводные номенклатуры дел, каталоги, картотеки, а также для совершенствования процессов информационного поиска в архиве.

Создание автоматизированной информационно-поисковой системы архива является наиболее сложной задачей.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Исследование проблемы управления документацией в условиях новых информационных технологий. Понятие документированной информации: анализ, свойства; материальная составляющая. Документы на различных современных носителях информации: типы, характеристика.

курсовая работа , добавлен 22.08.2011


Учет и обеспечение сохранности документов Архивного Фонда Российской Федерации. Система научно-справочного аппарата к архивным документам. Классификация архивной документации. Архивные путеводители. Обзоры документов и другие архивные справочники.

курсовая работа , добавлен 12.10.2008


Краткая история архивоведения, законодательство об архивном деле. Состав Архивного фонда Российской Федерации и включение в него документов, защита права собственности на архивные документы. Правила комплектования, хранения и учета архивных документов.

методичка , добавлен 17.12.2009


Общие понятия об архивах и Архивном фонде. Состав и структура Архивного фонда РФ. Классификация, порядок комплектования, хранения, учёта и использования документов архива. Понятие архива электронных документов и проблемы обеспечения их сохранности.

курсовая работа , добавлен 01.09.2008


Задачи, функции, права, ответственность архивов. Организация документов, учет документов, использование документов в архиве. Требования к составлению номенклатур дел и формированию дел. Экспертиза ценности документов. Обеспечение сохранности документов.

курсовая работа , добавлен 19.07.2008


Понятия информационных технологий, их виды, специфика и способы внедрения с целью совершенствования документационного обеспечения управления. Классификация, сравнение и общая характеристика программных продуктов электронного управления документацией.

дипломная работа , добавлен 17.05.2010


Изучение системы учета и обеспечение сохранности документов в государственном (ведомственном) архиве Российской Федерации. Размещение документов в хранилище, топографирование. Проверки наличия и состояния дел. Старение и факторы разрушения документов.

курсовая работа , добавлен 20.09.2016

Игорь Николаевич Киселев, заместитель начальника отдела обеспечения сохранности, государственного учета и автоматизированных архивных технологий Росархива.

Доклад был представлен на заседании Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве по теме "Информационные технологии в архивном деле: актуальные проблемы и пути их решения" 4 июня 2008 года.

В современных условиях нет необходимости говорить о месте и значимости автоматизированных информационных технологий для архивного дела. Отошли в прошлое дискуссии о направлениях и допустимых границах использования компьютеров, на повестке дня - обсуждение приоритетов в этой сфере, особенностей конкретных технологических решений, наиболее эффективных способах их использования.

Информационные технологии сегодня применяются во всех без исключения направлениях архивной деятельности, хотя и в разной степени. Наиболее полно и результативно технологии используются в сфере научно-справочного аппарата и государственного учета, началось продвижение в области комплектования. Определенные шаги сделаны также в той части сферы обеспечения сохранности архивных документов, которая связана с информацией о состоянии документов. Что касается использования, то сделано и делается немало, но впереди - необозримое поле деятельности.

Никакая информатизация невозможна без технической инфраструктуры. Согласно отчетным данным, оснащенность отрасли компьютерами последних поколений заметно увеличилась. В федеральных архивах имеется 845 таких компьютеров, в государственных архивах регионов - 5 068, в муниципальных архивах - 3 652 компьютера. Много это или мало? Ответ может дать отчетный показатель, недавно введенный Росархивом, согласно которому по состоянию на 01.01.2008 г. на один современный компьютер приходится от полутора до трех штатных сотрудников архива, то есть оснащенность техникой остается недостаточной.

Наблюдается значительный рост локальных вычислительных сетей: в федеральных архивах развернуты 10 ЛВС, 187 - в госархивах субъектов Российской Федерации. В муниципальных архивах имеется 25 сетей, однако очевидно, что потребность этих архивов в ЛВС невелика.

Для четкого «разграничения полномочий» в сфере информационных технологий между центром и регионами, для устранения дублирования работ сразу обозначим функции, которые Росархив принял на себя:

● разработка и предоставление архивным учреждениям отрасли унифицированного общеотраслевого программного обеспечения;

● ведение общеотраслевых БД и представление в сети Интернет объединенных архивных информационных ресурсов;

● содействие льготному приобретению стандартного программного обеспечения.

Приведем иллюстрацию к последнему пункту. Как известно, благодаря усилиям Росархива федеральные архивы, госархивы субъектов РФ и муниципальные архивы включены в Программу академического лицензирования компании Microsoft. В прошлом году только федеральные архивы закупили 439 лицензий и лицензионных продуктов этой компании на общую сумму 672,6 тыс. рублей. При рыночной стоимости этих лицензий и продуктов в 2974,2 тыс. руб. реальная экономия составила 2301,6 тыс. руб. или 77%.

Для оценки пройденного пути в архивной информатизации и определения дальнейших шагов сопоставим ее цели и имеющиеся результаты, а затем сформулируем ближайшие задачи. Подчеркнем, что речь идет об усредненных тенденциях в общероссийском масштабе.

С самого начала процесса автоматизации архивной работы в центре внимания Росархива находилось построение автоматизированной системы централизованного государственного учета архивных документов. Основных причин для этого было две. Первая: в первой половине 90-х годов в ряде региональных государственных архивов появились разные компьютерные программы по учету со своим форматами данных. Было совершенно ясно, что если не ввести этот процесс в единое русло, то мы никогда не построим общую систему, поскольку главное условие ее существования - унифицированные структура и форматы описания архивных документов. Вторая причина состоит в том, что именно в процессе государственного учета накапливается информация, необходимая для всех остальных направлений архивной деятельности - прежде всего НСА, а также обеспечения сохранности, комплектования и использования. Так возник программный комплекс (ПК) «Архивный фонд», выполняющий функции базового программного обеспечения в системе госучета.

Важно подчеркнуть, что система изначально планировалась не как точная копия «карточной» системы централизованного госучета, а с более широкими информационными и функциональными возможностями.

Стратегическими целями автоматизированной системы централизованного госучета были определены следующие:

● полный охват архивов всех уровней и органов управления архивным делом;

● учет всех видов документации;

● полный учет архивных документов на уровнях фонд - опись - единица хранения;

● автоматизированное формирование архивных учетных документов.

По состоянию на 01.01.2008 г. в системе работают все 14 федеральных архивов с фондовой организацией документов. Число региональных государственных архивов, включенных в систему, достигло 211, т.е. 91% (оставшиеся 19 госархивов, как предполагается, войдут в систему в течение одного - двух лет); количество участвующих в работе системы муниципальных архивов составило 1246 (51,9%), эти архивы демонстрируют стабильно высокие темпы прироста, что позволяет прогнозировать их полное вхождение в систему в ближайшие годы; ПК «Фондовый каталог» ведут 53 субъекта РФ. Система в целом включает 1452 архива в 82 субъектах Федерации.

Традиционно основным показателем с точки зрения полноты государственного учета является количество описаний фондов, введенных в систему. По федеральным архивам этот показатель на 01.01.2008 г. составил 55,4 тыс. фондов, или 81,6% от паспортных данных. Государственные архивы субъектов РФ ввели в систему 398,3 тыс. описаний фондов (84,3% от паспорта). Вклад муниципальных архивов составил 166,3 тыс. описаний (48,5%). В целом введено 620,0 тыс. описаний, или 70,2% от всех фондов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах страны.

Увеличение информационного потенциала системы госучета предусматривает ввод в БД «Архивный фонд» сведений об описях (как частей фонда). В целом по отрасли в архивах введены данные о 913,2 тыс. описей, что составляет 58% от их количества по паспорту. Наилучших результатов здесь достигли государственные архивы регионов - 67,1% или 627,8 тыс. описаний. Ниже средних по отрасли показатели у федеральных (45,3%) и муниципальных архивов (44,3%). Значимость информации об описях заключается прежде всего в том, что она является необходимым элементом для точного подсчета объемных показателей госучета в архиве; во-вторых, эту ступень нельзя миновать при вводе информации о единицах хранения. Наиболее же важное обстоятельство - именно на этом уровне фиксируется с достаточной определенностью наличие в архивных документах сведений по личному составу, относящихся к конкретному фондообразователю.

В развитии системы, наряду с ее количественным ростом, в настоящее время на первый план выходит задача наращивания ее информационной полноты. Имеется в виду ввод информации по всем полям, обязательным к заполнению в соответствии с «Временным порядком автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации» (этот Порядок скоро перестанет быть «временным», став частью Порядка государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, разрабатываемого Росархивом взамен существующего Регламента государственного учета документов АФ РФ).

В заполнении БД «Архивный фонд» есть свои лидеры - регионы, в которых государственные и муниципальные архивы ввели основную информацию обо всех фондах и описях: Удмуртская Республика, Алтайский край, Краснодарский край, Калининградская, Нижегородская, Свердловская, Тюменская и Челябинская области, Ямало-Ненецкий автономный округ. В 17 субъектах РФ 100% таких данных введены только госархивами. Наконец, в 4-х регионах только муниципальные архивы ввели все основные сведения на уровнях фонда и описи. Пять федеральных архивов (ГА РФ, РГАДА, РГАЛИ, РГАНТД, РГАСПИ) ввели основную информацию по всем фондам; РГАНИ, филиал РГАНТД и РГВИА ввели более 96% описаний фондов; процент введенной информации об описях в перечисленных федеральных архивах - от 85 до 100.

Вся приведенная статистика означает, что во многих архивов закончился или заканчивается важный и трудный этап длительной монотонной работы по вводу данных без немедленной отдачи, и наступило время пользоваться результатами работы - вести полноценный автоматизированный учет, получать сводные данные, автоматически формировать архивные учетные документы.

Процесс накопления информации в электронном формате об архивных документах подошел к моменту, когда на повестку дня выдвигается задача массового ввода в систему сведений на уровне единицы хранения (единицы учета). Эта работа в ряде архивов ведется. Государственные архивы регионов ввели в БД «Архивный фонд» 1 417,5 тыс. заголовков дел, муниципальные архивы - 1 291,9 тыс. заголовков. Эти цифры превышают общее количество записей на уровне фонда, однако они составляют соответственно лишь 1,0 и 2,3 процента от объема хранящихся дел. По федеральным же архивам в системе содержатся только 0,2% заголовков дел.

Задача ввода этих данных в архивах решается двумя путями. Архивы с небольшими объемами документов самостоятельно осуществляют ручной ввод. В других случаях используется так называемая массовая (или поточная) оцифровка описей - выбранная на конкурсной основе фирма вводит структурированные описания дел в стандартном формате (например, в формате MS Access) в базу данных, из которой информация легко может быть конвертирована в БД «Архивный фонд». Так, в ГА РФ и РГАЭ создан массив объемом около 2,5 млн. описаний единиц хранения, который может быть использован как самостоятельный информационный ресурс, а также как сведения для включения в БД «Архивный фонд».

Сформулированная выше цель по охвату автоматизированным учетом всех видов документации будет полностью достигнута в рамках 4-й версии ПК «Архивный фонд», разработка которой в настоящее время завершается. В новой версии программы добавляется возможность учета кино-, фоно-, видеодокументов, а также документов на электронных носителях. Можно будет распечатывать опись и, заверив ее надлежащим образом, получать полноценный традиционный документ госучета. Более полной автоматизации учета архивных документов будет способствовать и функция пересчета объемных показателей при движении документов. В программе будут также автоматически создаваться паспорт архива и практически все учетные формы, являющиеся приложениями к новым «Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации...».

Новая версия ПК «Архивный фонд» реализуется на современной программной платформе со своими внутренними форматами представления данных, что влечет за собой необходимость соответствующей модернизации ПО «Фондовый каталог» и «Центральный фондовый каталог». Разработка этих программ запланирована на 2009 год. Предполагается ежегодная передача из БД «Архивный фонд» в эти базы данных не только информации на уровне фонда, как это происходило в «карточной» системе централизованного госучета, но и сведений на уровнях описи и единицы хранения. Передача такого состава информации об архивных документах диктуется не столько потребностями госучета, сколько необходимостью формирования межархивного НСА регионального и отраслевого масштаба.

Продолжается работа по автоматизации процессов комплектования архивов. Прошла опытную эксплуатацию первая пробная версия ПО «Источники комплектования», главная цель которой (как и 1-й версии ПК «Архивный фонд») - сбор замечаний и предложений для уточнения структуры и функций программы. Сейчас ведется анализ присланных предложений и формируются технические требования к промышленной версии программного обеспечения.

Важнейшим шагом в деле обеспечения сохранности станет реализуемая в 4-й версии «Архивного фонда» возможность создания и хранения фонда пользования. В ней (как и в 3-ей версии) предусматривается ввод описаний на уровне отдельного документа, но при этом к описанию можно будет присоединять файлы любых форматов. Таким образом, можно будет сканировать и предоставлять пользователям не только тексты документов, но и их изображения, цифровые копии фотоотпечатков и негативов, фоно-, кино- и видеозаписей.

В сфере НСА автоматизированные архивные технологии оказывают сильное влияние на способы создания и ведения научно-справочного аппарата к архивным документам, а также принципиально изменяют характер доступа пользователя к НСА и способы поиска информации.

В действующей версии ПК «Архивный фонд» архивист имеет возможность создавать электронный аналог описи, автоматически формировать структурированные тексты путеводителей по фондам архива с необходимыми видами указателей к путеводителю, краткие справочники, различного рода тематические перечни фондов и дел, вести любого вида каталоги. В 4-й версии программы можно будет также создать реестр описей как отдельный справочник. «Фондовый каталог» позволяет автоматически формировать тексты межархивных справочников, вести каталоги. Главное в указанных в этих программах заключается не столько в подготовке печатных изданий, сколько в их способности непосредственно выполнять функции электронного НСА.

Все более значительную роль информационные интернет-технологии играют в сфере использования архивных документов. Если говорить о внутриархивном сегменте использования, то, как представляется, на общеотраслевом уровне логично разработать и предоставить архивам типовое решение по автоматизации работы читального зала. Росархив приступил к этой работе. Близка к завершению разработка действующей модели ПО под условным названием «Контроль и учет движения дел и документов в архиве», в функции которого входит учет пользователей читального зала, автоматизированное формирование требований (с помощью электронных описей), передача требований по локальной сети в хранилище и т.д.. Системой фиксируется, где фактически находится дело в каждый момент времени, формируются статистические отчеты по использованию архивных документов, выполняются некоторые другие функции. Ясно, что система должна сопрягаться с информацией, накопленной в БД «Архивный фонд». ПО ориентировано на крупные архивы, в дальнейшем будет решаться вопрос о подготовке его упрощенного варианта для муниципальных архивов.

Как известно, в использовании архивных документов есть функции факультативные и строго обязательные. Можно не подготовить виртуальную выставку, не опубликовать отчет о мероприятии, но нельзя проигнорировать миллионы социально-правовых запросов. Современные информационные технологии могут, по крайней мере, сократить сроки их исполнения, ощутимо компенсировать хроническую нехватку архивных кадров на этом направлении. Росархив в течение последних лет не прекращает попыток получить необходимые финансовые средства для создания и ведения единой базы данных по местам хранения документов по личному составу (сначала - по федеральным архивам, затем по архивам отрасли, архивам организаций). В настоящее время появились перспективы получения государственной поддержки этого нужного и для архивов и для граждан проекта.

● Определены конкретные методики построения и функции специализированных архивных технологий.

● Определены составы и структуры формируемых информационных массивов баз данных.

● Внедрено или находится в процессе разработки общеотраслевое программное обеспечение по основным направлениям архивной деятельности.

● Введены в базы данных и практически используются значительные архивные информационные ресурсы.

Результаты свидетельствуют, в частности, о том, что общими усилиями создана основа для построения интегрированной информационной системы государственного (муниципального) архива, и эта задача, сформулированная как стратегическая более 10 лет назад, переходит теперь в практическую плоскость.

Необходимость такой интегрированной информационной системы архива очевидна, ибо она позволит оптимизировать информационные массивы и потоки, устранить дублирование функций и данных при информатизации различных направлений архивной деятельности.

Модель (логическая схема) этой системы, как представляется, состоит из ряда связанных между собой информационных и функциональных блоков. Информационным ядром ее является хранилище описаний документов на всех уровнях, а также массив оцифрованных образов документов (фонд пользования), «прикрепленных» к описаниям документов. Блок «Учет» формирует и хранит паспорта, результаты проверок наличия, другие архивные учетные документы. В блоке «Сохранность» регулярно формируются и хранятся сведения о состоянии документов, соответствующие отчетные формы, паспорта архивохранилищ, и т.п. Блок «НСА» ответствен за формирование справочников, ведение каталогов и указателей. В блоке «Комплектование» сосредоточены данные об организациях-источниках комплектования архива и о хранящихся в них документах, о работе с источниками комплектования, формируется статистическая отчетность. Из этого же блока информация о принятых документах после обработки поступает в основное хранилище. В блоке «Читальный зал» сконцентрирована информация о пользователях, о выдаче дел, формируются сведения о степени востребованности архивных документов, и др. Частью системы является блок «Запросы и услуги» с очевидными функциями.

Во внедрении автоматизированных архивных технологий остро стоит проблема нехватки квалифицированных кадров. В этой связи хотелось бы отметить, что для отдельных видов информационных работ архиву не обязательно содержать в штате высококвалифицированных программистов. Сейчас в стране активно развивается рынок информационных услуг, в том числе и для архивов. Появились коммерческие организации, готовые создавать архивное программное обеспечение, проводить массовую оцифровку документов и описей, разрабатывать архивные сайты, обслуживать технику и стандартное ПО. Практика федеральных и региональных архивов свидетельствует о том, что услуги таких фирм - зачастую более реалистичный путь решения задачи, нежели попытки выполнить работу собственными силами.

Важной и далеко еще не полностью освоенной и оцененной архивистами сферой применения информационных технологий в архивном деле является сеть Интернет. Перед архивными сайтами открыты огромные возможности, которые неуклонно расширяются вместе с технологическим прогрессом.

Основные цели присутствия архивов в Интернете в самой сжатой форме выглядят следующим образом:

● предоставление общей справочной информации об архивных документах и архивах;

● постоянное информирование об архивной деятельности;

● содействие поиску архивных документов и получению архивных услуг;

● взаимное информирование архивистов и обсуждение профессиональных архивных вопросов;

● популяризация архивного дела, формирование позитивного имиджа архивов у граждан и общества.

За последние годы на архивных сайтах размещен огромный и разнообразный материал, в целом соответствующий сформулированным целям, растет интерактивное взаимодействие архивов с пользователями сайтов. В этой статье нет возможности для детального анализа всех достоинств, недостатков, особенностей архивных сайтов по каждому из перечисленных направлений. Однако для обсуждения этой проблематики недавно появилась своя площадка - научно-практический семинар-совещание «Российские архивные сайты: опыт, проблемы, перспективы развития» (май 2007 г., Чебоксары; май 2008 г., Московская область).

В соответствии с рекомендациями первого из этих семинаров проведен мониторинг сайтов федеральных архивов, органов управления архивным делом и государственных архивов субъектов РФ (экспертную оценку по 53-м критериям осуществляла Е.В.Боброва, контент-девелопер портала «Архивы России»). Первые пять мест заняли сайты ГА Пермской области, Главархив Москвы, Архивная службы Республики Татарстан, ГАС Удмуртской Республики, РГАНТД и «Архивы Карелии» (поделили пятое место). В итоговой таблице (будет опубликована на портале «Архивы России» вместе с методикой мониторинга) обращает на себя внимание огромный разброс в качественном уровне архивных сайтов - первые пять позиций занимают сайты, получившие от 89 до 115 баллов, в то время как 28 сайтов (из 66) набрали менее 30 баллов.

Процесс архивного сайтостроения только разворачивается, причем в трудных кадровых и финансовых условиях. В настоящее время представительство отрасли в сети выглядит так: отраслевой портал «Архивы России »; 6 сайтов федеральных архивов; всего лишь 34 сайта органов управления архивным делом и 26 сайтов региональных государственных архивов. Здесь учтены только самостоятельные сайты, количество кратких страничек на сайтах вышестоящих и сторонних организаций как минимум удвоило бы приведенные цифры. Однако все эти странички никак нельзя признать сколько-нибудь полноценным архивным представительством в Сети, они содержат лишь краткую справочную информацию, дополненную иногда текстом Положения об архиве или органе управления, в редких случаях также общим перечнем архивных услуг.

Можно ожидать, что в ближайшее время число архивных сайтов существенно возрастет. Стимулом должна послужить одобренная Распоряжением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 632-р «Концепция формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 г.». В документе под термином «электронным правительство» подразумевается «новая форма организации деятельности органов государственной власти, обеспечивающая за счет широкого применения информационно-коммуникационных технологий качественно новый уровень оперативности и удобства получения организациями и гражданами государственных услуг и информации о результатах деятельности государственных органов». Среди приоритетов Концепции - создание всеми органами власти самостоятельных сайтов и обеспечение через них доступ к ведомственным информационным системам. Применительно к архивной отрасли речь пойдет, несомненно, о широком открытом доступе к научно-справочному аппарату.

В этом направлении архивы ведут постоянную работу. На портале «Архивы России» размещены 115 справочников, на других архивных сайтах представлены еще 196 справочников различных типов и видов. Эти цифры, конечно, впечатляют, доступность НСА для пользователя расширяется - по сравнению с традиционными формами представления справочников. Однако в современных условиях этого результата уже недостаточно. Проблема в том, что архивные справочники размещены на 42-х сайтах, то есть пользователь должен разыскать каждый сайт, на нем - НСА, и затем начать поиск документов. В то же время современные интернет-технологии позволяют создать единый ресурс (физически находящийся на одном или на нескольких связанных сайтах) в унифицированном формате, с едиными правилами представления и поиска информации. Прототипом такого ресурса является база данных «Путеводители по российским архивам », размещенная на портале «Архивы России». Она содержит структурированную информацию 60 путеводителей по федеральным и региональным архивам общим объемом в 103 тыс. описаний фондов. Еще одним чрезвычайно важным и перспективным технологическим свойством этого ресурса является то, что информационное наполнение этой базы данных доступно для поисковых машин Интернета. Отсюда и высокая востребованность ресурса пользователями - в среднем 1400 посещений в сутки.

В применении информационных технологий имеются две составляющие - создание информационных ресурсов и способы работы с этими ресурсами. Можно констатировать, что по обеим составляющим архивами пройдены критические точки в наращивании информационного потенциала, приобретения опыта, разработки специальных технологий, и наступило время решать задачи расширения и повышения эффективности использования накопленных ресурсов, разностороннего применения наработанных технологий.

Использование информационных технологий в архивном деле становится все более разнообразным, они постепенно проникают во все направления архивных работ, превращаясь из экзотики в привычную, неотъемлемую и все менее выделяющуюся часть архивной повседневности. И в этом третий и, быть может, самый воодушевляющий итог современного этапа внедрения в практику автоматизированных архивных технологий.

Полотовская Кира Аркадьевнастудентка факультета документоведения и педагогического образования ФГОУ ВО «Орловский государственный университет им. И.С. Тургенева», г. Орел[email protected]

Ермакова Нелли Леонидовна, кандидат филологических наук, доцент кафедры документоведения и документационного обеспечения управления ФГОУ ВО «Орловский государственный университет им. И.С. Тургенева», г. Орел[email protected]

Актуальность применения информационных технологий

в архивном хранении документов

Аннотация.В статье обозначаетсянеобходимостьиспользования информационных технологий в архивном хранении документов. Приводятся характеристикиэлектронных архивов, описываются их преимущества перед "бумажными" носителями информации, раскрываютсяперспективы развития систем электронного архива и документооборота.Ключевые слова: информация, документооборот, электронный архив, информационные технологии, архивное хранение документов.

Бурное развитие информационных технологий способствует автоматизации практически всех сфер человеческой деятельности. Разработка новых знаний стала более эффективной и "быстрой". Никто не станет отрицать, что создать "офисный" документ проще и удобнее в соответствующем приложении пакета MS Office. Сложные инженерные и проектноконструкторские данные удобно создавать не при помощи карандаша и кульмана, а при использовании соответствующих "двухмерных" или 3D -средств. Финансовое и бизнеспланирование, экономические и бухгалтерские расчеты быстро и надежно производятся при помощи соответствующих программ.Другой проблемой, с которой приходится сталкиваться на любом предприятии, является наличие большого количества информации на "традиционных" бумажных носителях. Единое информационное пространство невозможно без включения в него такой информации.Решение проблемы использования информации "бумажных" носителей, а также микрофильмов в электронном видесуществует. Наиболее оптимальным является их быстрый перевод в электронный вид. Для этого существует различное сканирующее оборудование: от обычного планшетного сканера до промышленного сканера, позволяющего, например, сканировать до 180 страниц/минуту. Как правило, "на выходе" сканера создается информация в графических электронных форматах. В любом случае такую информацию можно включать в систему электронного архива. При необходимости перед включением полученных электронных документов в систему архивавозможна их обработка, например, распознавание. Способы обработки зависят от дальнейшего использования. При переходе на электронное хранение наблюдается ряд "ступеней эволюции". Например, для уменьшения объема файлов графического изображения возможно применение алгоритмов сжатия. Постоянно велись и ведутся разработки в области физического "уменьшения" размеров самого носителя. Например, еще 10 лет назад жесткий диск объемом в 20 Gb считался фантастикой, а сегодня такой объем уже "староват". Объем информации предприятия, даже при использовании всех "ухищрений", направленных на его уменьшение (не в ущерб "информативности"), может исчисляться в терабайтах. При таких объемах использование "привычных" жестких дисков нецелесообразно. В связи с этим разрабатывались новые технологии хранения данных и устройства: ленточные, магнитооптические, CD, DD. Например, современная DDRAM роботизированная библиотека образует "большой сетевой диск" размером до 6 терабайт. В процессе накопления информации всегда приходилось решать проблемы её совместного использования, разграничения прав доступа к различным разделам. В "бумажном" архиве эти проблемы решались лишь организационными мерами. Решение вопросов совместного использования, разграничения прав доступа к разделам "электронной" информации осуществляется средствами администрирования операционной системы сервера сети. Реализовать возможность групповой работы с архивом, используя лишь сетевые средства, недостаточно. Для решения проблем учета информации, разграничения правдоступа, быстрого поиска, доступа, регистрации новой информации, обеспечения управления процессами разработки новых данных в системах электронных архивов широко используются системы управления базами данных -СУБД. Опять же не будем подробно останавливаться на их описании, истории и эволюции развития.Большинство современных СУБД имеют все необходимые для работы в системе электронного архива механизмы и свойства. В зависимости от решаемых задач возможно использование таких средств, как Oracle, MsSQL, MySQL, Interbase, Paradox и даже MsAccess. Перечень далеко не полный. Все СУБД объединяет то, что они представляют, по сути, наборы связанных таблиц. Таблицы состоят из вертикальных колонок -"полей", "столбцов" и горизонтальных -"записей". В каждую ячейку таблицы можно производить запись данных в том или ином формате. Формат зависит от указанного формата ячейки. Например, можно записать набор символов, слово или целый документ в электронном виде, а некоторые СУБД, например, Oracle, позволяют записывать в одну ячейку не только документ, но и целую таблицу, содержащую, в свою очередь, записи. Главное свойство таблиц СУБД -возможность быстрого поиска информации при использовании языка запросов. Изложение реляционной теории баз данных не входит в рамки материала, но именно перечисленные свойства СУБД являются основными и необходимыми для учета, разграничения прав доступа, быстрого поиска, доступа, регистрации новой информации, обеспечения управления процессами разработкиновых данных.Кроме того, могут использоваться файл -серверные и клиент -серверные решения. В первом случае, например, при использовании файл -серверной СУБД Paradox производительность системы относительно невелика, сеть "более загружена". Все вычисления, как правило, ведет "клиентская" программа. Во втором случае, например, при использовании СУБД Oracle, MsSQL, Interbase клиентская программа только формирует запрос и отображает результат "ответа" от сервера. Всю обработку производит сервер. Производительность системы гораздо выше. С другой стороны, невысоки требования к "клиентскому" ПО (программе, через которую происходит Ваше "общение" с базой). Кроме того, такие СУБД, как, например, Oracle и MsSQL имеют дополнительные средства снятия нагрузки с клиентских машин -выполняемые на сервере хранимые процедуры и триггеры. Самым идеальным случаем является использование привычного WEBнавигатора, например, Internet Explorer (IE), когда работа с электронным архивом напоминает работу с Internet -сайтом. В этом случае на рабочем месте системы архива не требуется установки дополнительного программного обеспечения. Достаточно лишь знать адрес в Internet или интрасети, имя пользователя и пароль для работы в системе электронного архива. Пользователь подключается по этому адресу к WEBсерверу. Через интерфейс WEB -страниц, отображаемых, например, в IE производится формирование запросов (используются элементы запросных форм). WEB -сервер, получив запрос, автоматически "отправляет" его через соответствующий интерфейс взаимодействия с СУБД. Для структурированного хранения электронных документов, обеспечивающего надежность хранения, быстрый и удобный поиск в настоящее времяпродолжает развиватьсясистема «Электронный архив». Онапредставляет собой специальное программное обеспечение, призванное автоматизировать процедуры управления архивным фондом документов организации в соответствии с требованиями государственного нормативного регулирования и спецификой внутренних процессов любой компании.Невозможно переоценить все преимущества электронных архивов:Снижаются затраты на хранение: большая часть справочных запросов может быть удовлетворена с помощью электронных образов документов, благодаря чему снижаются требования к помещениям, персоналу и другим ресурсам для работы архива;Значительно сокращаются потери и повреждения архивных документов за счёт уменьшения потребности в подлинниках;Снижается объём копировальных работ благодаря доступу к электронным образам документов;Значительно упрощается перенос документов из оперативного хранения в архивное;Контролируется цепочка запросов и получения информации, предотвращая несанкционированный доступ и копирование документов .Образуется связь электронного документа с бумажным источником, которая позволяет в подавляющем большинстве случаев обойтись без доступа к бумажному документу, а в случае необходимости работы с бумажным документом быстро его найти;Реализуютсяконцепции ILM (Information lifecycle management), позволяющей переносить информацию из оперативного хранения в архивное с соответствующей сменой носителя информации для удешевления хранения и повышения надежности хранения;Распределяютсяправаи процедурыдоступа согласно корпоративным регламентам.Варианты хранения документов в электронной форме.Хранение документов в электронной форме осуществляется чаще всего в двух вариантах хранение на сервере компании или на удаленном сервере в Интернете. Оба варианта имеют как плюсы, так и минусы. Интернет опасен возможностью утраты конфиденциальных данных, ввод для хранения на сервере должен быть осуществлен с предельной внимательностью. Большинство крупных предприятий переходит на технологию электронного хранения документации.Электронный документ -документ, в котором информация представлена в электронной (компьютерной) форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным (наименование организации, дата, регистрационный номер, должность и фамилия лица, подписавшего документ, электронная цифровая подпись).Все работы в электронном архиве соответствуют работам в архивах традиционных документов. Специфика работ определяется спецификой хранящихся в архиве документов. Задачей электронных архивов является обеспечение надежного централизованного хранения электронных документов в соответствии с архивными требованиями к их защите и сохранности в сочетании с максимально удобным и простым доступом, как с локальных, так и с удаленных компьютеров любой конфигурации.Основными архивными технологиями хранения электронных документов являются:системное ведение архива, включая сохранение всех версий документов после каждого их изменения (при этом версии не уничтожаются, а только исключаются из доступа);ведение подробного протокола доступа к документам;

хранение документов в виде их электронных образцов со всеми атрибутами (подписи, печати, пометки, и др.);сохранение форматов вывода (печати) всех созданных документов;обязательное описание документа в архивной базе данных;

полная поисковая и атрибутивная информация (карточка документа, контекст, индекс, строка);связанные мультимедийные данные (графика, видео, звук);универсальный формат представления электронных документов. Основные направления совершенствования электронных архивов:

разработка принципов хранения информации;защита информации;активизация вторичного использования информации;

стандартизация критериев описания данных;оценка стоимости создания и архивирования документов;регулирование отношений между архивом и создателем документов;реализация информационных услуг и исследовательских проектов.В электронном архиве должны обеспечиваться:защита электронных документов от несанкционированного доступа и искажений;возможность предоставления пользователям доступа к документам;возможность подтверждения подлинности документов;возможность предоставления документов в виде бумажной копии.Особенность текущей ситуации в нашей стране в отношении электронных документов характеризуется следующим:Набирает темпы процесс перехода от традиционных бумажных документов к электронным, который начинает охватывать в т.ч. документы длительного и постоянного срока хранения.Все больше создается подлежащих длительному хранению изначально электронных документов. А это означает, что вскоре они начнут поступать в архивы.Специалистыпрактики уже давно поднимают вопросы, на которые пока ни государство, ни отраслевая наука не дают ответа:oГде и как хранить электронные документы, причем так, чтобы их юридическая, доказательная сила не могли быть поставлены под сомнение?oКак эти электронные документы превратить в ценный для организации ресурс?При этом необходимо учитывать, что традиционные архивы не приспособлены для хранения электронных материалов. Фактически нам негде хранить уже существующие электронные документы. Для электронных архивов требуется иная идеология, иная нормативноправовая и технологическая база, которая на сегодняшний день отсутствует. Кроме того, электронные архивы –недешевое удовольствие, а это означает необходимость найти в условиях нынешней сложной экономической обстановки средства на их создание и дальнейшее функционирование.Способы хранения электронных архивов. Проблема надежного хранения электронной документации на сегодняшний день стала более чем насущной. Связано это с появлением несколько десятилетий назад систем электронного документооборота, которые стали основой существующего делопроизводства по всему миру.В связи с данными обстоятельствами были созданы различные способы хранения электронных архивов.Способ первыйзаключается в том, что организуется хранилище (хранилища) для документов, либо сразу создаваемых в электронном виде, либо переводимых в электронный вид, например, из "бумажного" архива или архива микрофильмов при сканировании. Хранилищем является любой локальный или сетевой диск либо более "объемное" устройство, например, магнитооптическая или DD -библиотека. Для упрощения поиска необходимогодокумента информация "внутри хранилища" структурируется по вложенным каталогам, названия которых говорят пользователю о содержащихся в них документах. Права доступа к разделам информации определяются при администрировании разделов устройства хранения.Основным преимуществом такого способа, пожалуй, является достаточная простота реализации и обслуживания. Возможно, такой способ целесообразен при "начальной стадии" накопления информации в электронном виде.При увеличении числа "единиц хранения" подобного архива рано или поздно наступит момент, когда число вложенных папок тоже придется увеличивать для удобства поиска. Далее, число вложенных папок и степень вложенности могут стать очень большими, и поиск необходимого документа станет долгим и превратится в проблему.При достаточно несложной реализации такого способа создания электронного архива, следует отметить следующие свойства:Отсутствие системы поиска;Отсутствие системы учета, регистрации документов;Отсутствие возможности быстро получить сам документ (его необходимо достаточно долго искать);Отсутствие управления процессами создания новых документов с маршрутизацией разрабатываемого документа между пользователями, участвующими в процессе разработки, процессах проверок и утверждения;Отсутствие ведения истории разработки документа;Отсутствие создания новых версий документов (для дальнейшего использования информации ранее разработанных документов во вновь создаваемых).Более серьезные составляющие полной системы архива и документооборота, например, обеспечение соответствия стандарту качества ISO9000.Второй способ. Создание электронных картотек на основе файлсерверных и клиентсерверных СУБД и приложений. Следующим способом создания электронных архивов является создание системы, прежде всего, для учета документов, позволяющей быстро найти записи о них. Говоря проще -создание электронной картотеки. Для реализации данного решения широко применяются файл серверные и клиент -серверные приложения, использующие СУБД. Программа -клиент позволяет внести записи о документах по ключевым полям, заполнить электронную карточку документа.Информация, вносимая в электронную карточку, записывается в таблицы СУБД и может быть быстро "извлечена" при помощи механизма запросов. Результаты запросов, как правило, выводятся в удобном для пользователя виде (таблица или набор электронных карточек). Работа с такими карточками напоминает работу с карточками библиотечного каталога.Существенное отличие заключается в том, что в "привычной" бумажной карточке присутствует лишь определенный набор атрибутов, а в хорошей электронной картотеке, пользователь сам может устанавливать необходимые атрибуты для разных типов документов. К тому жевсю работу по быстрому поиску карточки выполняет СУБД и (или) клиентское приложение. Права доступа к тем или иным разделам могут определяться СУБД. Учетные записи содержат не только описания документа, но и указывают на место его хранения в "бумажном" илиэлектронном виде.В зависимости от прав пользователя, существует возможность редактирования учетных записей, внесения изменений.Основные достоинства такого способа организации хранения:1.Возможность быстрого поиска информации о документе, записи о месте его расположения;2.Возможность внесения информации о новых документах, редактирование информации о ранее зарегистрированных в системе "единицах хранения".Основным недостатком такого подхода является отсутствие быстрого доступа непосредственно к самому документу. Найдя учетную запись об искомом документе, даже если она и содержит информацию о месте нахождения, процесс "доставки самого документа пользователю" не автоматизирован. Такой способ организации хранения можно проиллюстрировать следующим примером. Библиотека пытается усовершенствовать режим самообслуживания и предоставляет пользователям возможность работать с карточным каталогом, причем не только с "бумажным", но и электронным! Вы находите карточку искомой книги (после разговора с Вами, читавший её в рабочее время сотрудник вернул книгу в библиотеку). Найдя карточку, вы убеждаетесь, что книга присутствует и даже указано место хранения! Как и в прошлый раз, расталкивая растерянных читателей, Вы пытаетесь найти нужный шкаф и полку. Через определенное время, Вам это удается. Далее необходимо затратить усилия на поиск лестницы -стремянки (полка высоко). В конце концов, через час -другой Вы решаете все проблемы и получаете желаемое.Прочими свойствами такого способа хранения являются:Отсутствие автоматизации процесса получения самого документа;Отсутствие самого документа в электронном виде;Отсутствие ведения истории разработки документа;Отсутствие управления процессами создания новых документов с маршрутизацией разрабатываемого документа между пользователями, участвующими в процессе разработки;Отсутствие возможности создания новых версий документов (для дальнейшего использования информации ранее разработанных документов во вновь создаваемых).Более серьезные составляющие полной системы архива и документооборота, например, обеспечение соответствия стандарту качества ISO9000 не перечисляются, т. к. в такой реализации системы о них также говорить все еще нет смысла.Третий способ. Создание архивных систем с возможностью поиска документа в картотеке по учетным записям (карточке) и вывода документа в электронном виде. Этот способ организации системы электронного архива гораздо ближе к совершенству и объединяет два вышеописанных (файловый массив и картотека). Учет ведется при помощи использования клиент -серверных или файл -серверных приложений и СУБД. Результат поиска содержит не только записи "карточки" документа, но и предоставляет возможность вывода на экран или устройство печати самого документа.Сравним данный способ с той же библиотекой. Вскоре после экспериментов по внедрению самообслуживания библиотека решила, что лучше будет автоматизировать свою деятельность. Наиболее "читаемые" издания переведены в электронный вид, внесены в базу данных и "выложены" в Internet. Доступ к базе -по имени и паролю. Имя и пароль приобретаются за отдельную плату и ограничиваются по сроку действия. Как и в описываемом примере, способ имеет возможность разграничения прав доступа к разделам (например, пароль и имя пользователя). В отличие от Internet -библиотеки, способ не исключает возможности регистрации пользователем в архиве электронного документа или записи о "бумажном" документе или микрофильме, который пока не переведен в электронный вид.К прочим свойствами, характеризующим описываемый способ создания системы электронного архива, можно отнести:Отсутствие ведения истории разработки документа;Отсутствие механизма использования хранимых документов не только для просмотра, но и для создания новых (с автоматической регистрацией в архиве), отсутствие управления процессами создания новых документов с маршрутизацией разрабатываемого документа между пользователями, участвующими в процессе разработки. Четвертый способ. Создание систем архива и документооборота. Не секрет, что некоторые узлы устройств и механизмов, например, в судостроении, приборостроении и ряде наукоемких областей были разработаны еще пол века назад. С одной стороны, при разработке новых проектов нет смысла "изобретать велосипед", с другой же, использовать изделие, созданное по технологии полувековой давности не всегда целесообразно. Например, появились новые материалы, изменилась технология. Поэтому в системе электронного архива и возникает следующая задача -не только быстро найти необходимые документы и вывести их на экран или устройство печати, но и "позволить" создать новый документ на основе информации, содержащейся в документе ранее зарегистрированном. Причем новый документ должен автоматически быть "занесен" в архив, а "старый" документ ни в коем случае не должен быть изменен.Описываемый способ объединяет все перечисленные ранее и добавляет в них возможность управления процессами создания документов с маршрутизацией между пользователями, подписями, проверками, утверждениями, анализом прохождения документа и т. д. Следует отметить, что все перечисленные в предыдущих способах "положительные стороны" существуют и здесь. Например, совсем не обязательно регистрировать в подобной системе документ, разрабатываемый "с нуля". Можно зарегистрировать и ранее разработанный и утвержденный документ.В отличие от первых трех способов, этот подразумеваетиспользование системы на всех рабочих местах участников процесса разработки, проверки, утверждения документов. Действительно, когда мы говорим об архиве, описанном в предыдущем пункте, достаточно, например, в каждом подразделении установить по 1 "клиентскому месту". С этого "места" осуществляется доступ к документам архива и регистрация новых. Описываемый же в этом пункте способ имеет модуль WorkFlow, который организует "документооборотную" часть системы. Основным назначением этого модуля является организация групповой работы над документом с учетом реальных обязанностей и должностной структуры предприятия, маршрутизацией документа между пользователями. Говоря проще, модуль позволяет пройти электронному документувсе инстанции, маршруты, которые производились бы при разработке обычного "бумажного" документа. Хотяв подразделениях, не участвующих в процессе разработки, проверки и утверждения документов, может быть установлено всего по 1 "клиентскому месту" системы.Кроме того, как правило, учитывается, что один документ любого потока может принадлежать к нескольким проектами. В этом случае, существуют два пути: если при включении зарегистрированного документа в проект не требуется корректировать документ (вносить изменения), то документ для экономии места и времени не копируется системой. В этом случае, создается ссылка. Для пользователя процесс создания ссылки выглядит как "появление" в проекте нового документа. Второй способ используется, когда в новый проект необходимо внести измененный документ, созданный на основе уже имеющегося. В этом случае система позволяет создать новую версию документа, произвести необходимые изменения. Документ извлекается из электронного архива, создается его версия. Изменения производятся только в версии, сам же документ изменить нельзя! Система позволяет, например, создать новый приказ на основе старого, изменив даты; создать новый договор, изменив сумму и дату или "дорисовать" часть чертежа модернизированного изделия. После внесенияизменений новый документ, созданный на основе "старого", помещается в архив.Рассмотрим использование модуля WorkFlow ("документооборотную" часть системы).На любом предприятии, чаще в разработке документа принимают участие несколько человек. Если Вам близка инженерно -конструкторская деятельность, то Вы не можете не согласиться, что изделие разрабатывают несколько человек. В процессе разработки осуществляются нормоконтроль, проверки и утверждения документов и чертежей изделия, подтверждаемые подписями. Часто возникает необходимость отправки на доработку. Документ необходимо возвратить разработчику той части, которая не удовлетворяет в целом проекту. Таким образом, окончательное утверждение всего проекта происходит только после утверждения всех его составляющих, прохождения всех проверок. После окончания разработки документы должны быть помещены в архив. Перспективы развития систем электронного архива и документооборота. Основные перспективы развития систем архива, документооборота и управления потокамиинформации предприятия связаны, прежде всего, с внедрением последних достижений в области информационных технологий. Представим, что предприятие имеет территориально разнесенные подразделения или работает с партнерами по неким совместным проектам. В этих случаях необходимым является создание единого информационного пространства, позволяющего иметь доступ ко всей базе электронного архива (в случае территориально удаленных подразделений) или к части базы, касающейся совместных проектов (для использования партнерами).В наше время лучшим решением является использование WEB -технологий и XML. Об использовании WEB -технологий говорилось выше, при описании взаимодействия СУБД с WEB -сервером. В этом случае работа в системе электронного архива напоминает работу с обычным сайтом. Клиентским приложением является привычный WEB -навигатор (например, Internet Explorer). Преимущества такой организации доступа к СУБД перечислены выше. Остановимся на использовании XML -языка Расширяемой Маркировки -eXtensible Markup Language. Для создания WEBстраниц широко использовался и используется язык HTML, позволяющий достичь "высокохудожественных", с точки зрения WEB -дизайна, представлений страниц в окне. Для работы же с данными, получаемыми WEB -сервером от СУБД, возможно применение, например, технологии ASP или IDC. Дело в том, что HTML не всегда способен представить не только содержание страниц (с точки зрения дизайна), а и сами данные, например, полученные от СУБД. Вопрос представления данных в разных технологиях решается поразному. Например, в IDC результат запроса "вставляется" в соответствующий шаблон (файл *.htx), а сам запрос хранится на WEB -сервере (в виде файла *.idc). В технологии ASP страница генерируется при помощи файла ASP, используется язык BS. Создание приложений, позволяющих работать через WEB -интерфейс без использования XML достаточно трудоемко. Не буду глубоко вдаваться в сам XML, а только приведу пример: для создания базы в интрасети по технологии ASP или IDC приходится (по личному опыту) приложить немало усилий, написать "вручную" сотни, тысячи строк, "разбросанных" по многим файлам. Такую же систему можно создать гораздо быстрее и эффективнее при использовании XML. Так, например, ряд компонентов Delphi 5 и 6, использующих XML, позволяет создатьдостаточно неплохие приложения без написания вообще хотя -бы одной строчки кода! Кроме того, всё приложение представляет собой 1 исполнимый файл, хранящийся на сервере и генерирующий страницы (в отличие от десятковсотен файлов, которые применяются, например, в хорошей системе, созданной по технологии ASP).При использовании WEB -технологий, удаленные подразделения или партнеры имеют доступ к архиву и системе документооборота через Internet. "Клиентским" приложением для них является "обычный" навигатор. Головное подразделение, в интрасети которого установлен сервер системы, "может работать" как через навигатор, так и через обычное "клиентское приложение".Примером внедрения единого информационного пространства является использование системы DDM/PDM9000 в корпорации AZO. Именно по такому принципу организованно единое информационное пространство для территориально разнесенных подразделений и партнеров. Предприятия и партнеры корпорации расположены в Европе и Америке. Физически сервер системы установлен на головном предприятии. Система использует СУБД MSSQL. Доступ к базе в пределах головного предприятия осуществляется через соответствующие клиентские приложения. Для удаленной работы с базой используется технология "WWW+SQL". "Клиентским приложением" для удаленной работы является навигатор.В заключение следует сделать вывод о том, что существующие варианты и способы хранения документов в электронной форме способствует надёжной работе, разработке принципов хранения информации. Обеспечивается возможность предоставления пользователям доступа к документам и их получение в виде бумажно копии, кроме того, подтверждается подлинность документов.Само хранение документов в электронной форме осуществляется чаще всего в двух вариантах хранение на сервере компании или на удаленном сервере в Интернете. С точки зрения безопасности, электронный архив -это надежное хранилище архивных документов и материалов.Говоря о перспективах развития электронных архивов в Российской Федерации, можно констатировать следующее: основные перспективы развития систем архива, документооборота связаны, прежде всего, с внедрением последних достижений в области информационных технологий. К ним можно отнести использование WEB -технологий и XML. В зависимости от решаемых задач возможно использование таких средств, как Oracle, MsSQL, MySQL, Interbase, Paradox и даже MsAccess.Итак, подводя итоги, можно констатировать следующее: электронный архив –это перспективный проект сферы развития архивных технологий. Он позволит автоматизировать процессы документоведения, хранения документов и создаст все условия для качественной работы любой организации.

Ссылки на источники1.Алексей Рындин. Описание проблемы архивного хранения информации. –URL: http://citforum.ru/cfin/org_arh_pred/index1.shtml. 2.Алексей Рындин. Архив без пыльных полок или способы организации архива предприятия. –URL: http://citforum.ru.

Архивные документы являются важнейшим источником достоверной информации о всевозможных аспектах развития общества. К сожалению, на сегодняшний день основными потребителями архивной информации являются лишь ученые-исследователи и граждане, обращающиеся в архив по личному запросу, поскольку большинство людей, по незнанию недооценивая значение архивной информации, считают архивы простыми хранилищами устаревших, вышедших из употребления документов. Чтобы исправить данное положение дел и повысить интерес к архивным документам, необходимо изменить существующее в общественном сознании искаженное представление об архивах и архивном деле в целом.

Сегодня отношения в сфере управления архивным делом в РФ регулируются Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», согласно которому любой пользователь имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы. Однако ни один архив не способен традиционными методами работы обеспечить доступ к архивной информации большому количеству посетителей.

Благодаря развитию коммуникационных технологий данный вопрос постепенно решается, поскольку появляются новые пути доступа к архивной информации. В упомянутом выше законе прописаны такие способы доступа как:

1) предоставление справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, в том числе в форме электронного документа;

2) предоставление подлинников и (или) копий документов, в том числе в форме электронных документов;

3) использование информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, с возможностью копирования материалов.

Данная статья посвящена последнему из перечисленных способов доступа, то есть доступу к архивной информации через глобальную сеть Интернет. Речь пойдет о возникновении этого направления в нашей стране и первых разработках в этой области, о перспективах развития, а также некоторых проблемах, которые предстоит решить.

Внедрение в архивное дело информационных технологий началось еще в 80-е гг., когда происходило сначала эпизодическое появление, а позднее массовое распространение компьютерной техники, позволяющей более качественно удовлетворять потребности пользователей. В начале 90-х гг. активное развитие получили системы управления базами данных (СУБД) для создания баз данных, в том числе интегрированных, что явилось большим шагом вперед. С переходом информационных технологий на качественно новый уровень появились и новые возможности их использования, что послужило появлению и развитию идей о создании более удобных и быстрых способов получения архивной информации.

Для обеспечения доступа к архивным материалам и информации о них через Интернет, необходимо осуществить два основных шага: в первую очередь – сформировать электронный архив, а затем – создать качественный сайт для размещения там информации об архивном учреждении, его составе и непосредственно самих архивных документов.

Формирование электронного архива является очень трудоемким и дорогостоящим процессом, который, если не углубляться в подробности, включает в себя переведение в электронный вид различных по форме материалов архива и создание на их основе баз данных. Разработка высококачественного сайта – также довольно непростая работа, поскольку при его создании приходится руководствоваться такими задачами как правильная организация всей его структуры, обеспечение адекватного функционирования, легкости и удобства в использовании и, в то же время, защищенности.

Разработки в области архивного «сайтостроения» в нашей стране начались на рубеже 2000-х гг., тогда Росархивом были подготовлены Рекомендации по созданию архивного сайта в сети Интернет (2001 г.). Они были направлены на оптимизацию работы архивов и создание сайтов высокого качества для доступа к архивным документам с помощью информационных ресурсов. Рекомендации охватывали также проблемы информационного наполнения сайта, организации его создания и поддержки, размещения в сети Интернет, формирования концепции и дизайна сайта, однако не затрагивали узкоспециализированный комплекс технических вопросов, связанных с установкой, подключением и обеспечением защиты собственного сервера.

В том же году был создан сайт «Архивы России», который сегодня имеет очень обширную структуру. На данном портале все федеральные и региональные архивы имеют свои страницы, одновременно Росархив и ряд архивов имеют собственное представительство в сети Интернет в виде сайта . Особенностью является раздел «Форум», где необходимая потребителям информация представлена в виде обсуждения. В одном из разделов портала – «Архивные online проекты» размещены фото-, фоно-, кинодокументы по конкретной тематике, которые собраны в виртуальные выставки или коллекции. В основном материалы касаются следующих тематик: Великая Отечественная война, государственность России, Советская эпоха, покорение космоса.

В 2010 г. была разработана Программа информатизации архивной отрасли на 2011-2020 гг., благодаря которой были сделаны шаги в направлении оцифровки документов Архивного фонда РФ и создания единого Центра хранения электронных документов, который призван значительно сократить финансовые затраты по комплектованию, хранению и организации использования электронных документов по сравнению с их децентрализованным хранением.

В 2012 г. Росархивом в рамках федеральной целевой программы «Культура России» (2012-2018 гг.)» были разработаны Рекомендации по созданию Интернет-выставок архивных документов, которые касаются ключевых аспектов разработки сайта архивного учреждения, а также размещения на нем виртуальных выставок. Рекомендации включают в себя информацию по отбору документов для выставок, разработке дизайн-проекта и навигации по выставке, продвижению Интернет-выставок, а также некоторые другие аспекты, призванные помочь в создании привлекательного, простого в использовании и функционального портала.

Стоит отметить, что на данный момент активная работа по размещению архивных материалов в онлайн доступе ведется не только на федеральном уровне, но и на уровне субъектов РФ. Теперь на сайтах помимо информации о самих архивах, появляются различные интереснейшие исторические материалы, хранящиеся в них. Активные разработки в этой области ведутся архивными управлениями Чувашской республики, республики Татарстан, Чеченской республики и многих других регионов.

Сайт управления по делам архивов нашей республики (Архивы Башкортостана) на данный момент менее развит, чем сайты вышеперечисленных республик, но и у нас есть интересные материалы, размещенные в онлайн доступе. Это, к примеру, такие архивные источники как ревизские сказки (переписи населения за XVIII – XX вв.). Находясь в удаленном доступе, пользователь может изучить данные по переписям населения конкретного населенного пункта, указав в дополнительных параметрах поиска годы упоминаний или современные районы, на территории которых находились интересующие пользователя населенные пункты. Зарегистрировавшись на сайте, можно просмотреть отсканированные документы в оригинальном виде и рассмотреть изображения детально. Также на сайте присутствует раздел под названием Архив музыки, однако на данный момент материалы его еще не доступны.

Таким образом, благодаря методическим разработкам за последние годы большое количество архивов обзавелись собственными сайтами, и размещают справочную информацию об архивах и архивных документах, о предоставлении различных услуг и проведении конференций, создают онлайн выставки и коллекции различных видов документов. Однако эти сайты далеко не всегда совершенны, несмотря на то, что данное направление развивается уже около 15 лет. Причиной тому служит недостаточное финансирование и отсутствие проработанной и апробированной нормативно-методической базы, а также нехватка квалифицированных кадров, которые могли бы заниматься переведением документов в электронный вид, составлением электронных баз данных, а также совершенствованием самого архивного сайта.

Важным аспектом использования архивной информации посредством Интернет-ресурсов, о котором нельзя не упомянуть, является учет современного законодательства об авторском праве. Внедрение электронных технологий принесло с собой новые проблемы, которые касаются легкости и масштабности копирования любых материалов, в том числе охраняемых. Для предотвращения этих проблем, стали активно разрабатываться и внедряться программы защиты, призванные бороться с незаконным копированием и использованием произведений, что, в свою очередь, послужило развитию противообходных программ. При всем этом, так и не появилось таких технологий, которые бы позволили обеспечить доступ к материалам для добросовестных пользователей. Поэтому можно сказать, что уровень правовой культуры и обычаев в отношении авторского права на электронную информацию пока в целом низок.

Анализ вышеперечисленных положительных моментов, а также неизбежно возникающих проблем может подвести к следующему вопросу: оправданы ли данные разработки и насколько перспективно это направление работ в целом? Безусловно, перспективно, поскольку, несмотря на все препятствия, на сегодняшний день существуют довольно успешные примеры информационных ресурсов, которые функционируют и развиваются в этой области, пусть и не очень быстрыми темпами. Информационные технологии с каждым годом все совершеннее, они становятся неотъемлемой частью практически всех отраслей человеческой деятельности, и архивное дело не является исключением. Важно лишь грамотно и ответственно подойти к исследованиям и разработкам в этом направлении, объединить опыт нескольких научных дисциплин, и тогда возможно добиться положительных результатов.