Письмо на запрос копии трудовой книжки. Как подать заявление о выдаче документов, связанных с работой

Чтобы получить кредит, визу или при некоторых других обстоятельствах, человеку может понадобиться копия трудовой книжки. Если рассматривать вопрос поверхностно, то копия трудовой является ксерокопией всех записей документа, которые заверяются ответственным лицом или самым директором. При этом в некоторых случаях человек должен подавать заявление на выдачу копии трудовой книжки. Но в большей степени это зависит от размеров предприятия. В законодательных актах, регулирующих использование трудовых книжек, ничего не говорится об обязательности подобного заявления.

Получаем копию

В большинстве компаний все же практикуется выдача копий по заявлениям, тем более что это позволяет выполнять все запросы без возникновения неприятностей. Для получения копии может понадобиться следующее:

• заявление;
• бланк приказа;
• трудовая книжка;
• документация организации;
• печать предприятия.

Чтобы человеку выдали правильную копию, которая будет иметь юридическую силу, он должен подать соответствующее заявление на имя директора организации. Этот документ составляется сотрудником в свободной форме, но существуют все же некоторые обязательные моменты, которые необходимо учитывать.

Как написать заявление на выдачу копии трудовой книжки

В содержательной части этого документа должна находиться просьба о выдаче копии трудового документа человека, выполняющего работу в соответствии с подписанным трудовым договором. Также здесь необходимо указать причину, по которой владельцу трудовой понадобилась ее копия. После подачи заявление о выдачи копии трудовой книжки рассматривается кадровыми работниками и директором.

Следующий шаг – составление приказа

Основанием издания такого приказа будет выступать заявление, поданное работником, желающим получить копию своей трудовой книжки. Причина указывается та, которая была указана человеком при заполнении. В качестве темы могут выступать выдача и заверка копии трудового документа. Что же касается ответственности за выдачу копии, то она возлагается на человека, заполняющего документы о трудовой деятельности, чаще всего это кадровик либо бухгалтер. Заявление о выдаче копии трудовой книжки помещается в архив.

Составленное распоряжение в обязательном порядке должен подписать директор. Затем с этим приказом под расписку знакомят сотрудника и кадровика. Последний обязан сделать ксерокопию каждой из страниц трудовой книжки, куда входит и титульная страница, оформленная в соответствии со всеми правилами ведения трудового документа. Каждый из полученных листов должен заверяться надписью «Верно». Завершение этого процесса ложится на плечи директора компании, который на каждой странице указывает:

1. свою должность;
2. фамилию и инициалы;
3. личную подпись и печать.

Что же касается копии листа, где имеются сведения о последнем месте работы, обязательно нужно сделать пометку, что работник является сотрудником и на время заверки копии.

Как правильно заверять копию

Существует два способа предоставления информации из трудовой книжки. Речь идет о выписке и о полной копии. В отличие от последнего варианта, выписка должна содержать исключительно копию титульной страницы и листов с нужными записями. Так что разница между этими документами заключается только в полноте предоставляемых сведений. Точно так, как и заявление на копию трудовой книжки, для получения выписки нужно писать отдельное заявление.

Оба упомянутых выше документа могут копироваться вручную или с использованием технических средств. Но независимо от способа изготовления как выписка, так и копия трудовой книжки должны правильно заверяться. В противном случае они просто признаются недействительными.

В обязательном порядке на копии должна располагаться печать организации, поскольку человек этот документ будет предъявлять в другие компании. При этом выдавать копию трудового документа на предприятии имеют право исключительно директор или же человек, который располагает для этого полномочиями, заверенными соответствующим приказом начальства. Ставить отметку о заверении необходимо на всех листах копии. На последней странице делается пометка, что сотрудник и по сегодняшний день работает на предприятии.

Ранее оригинальный вариант рабочего удостоверения выдавался работнику только после оформления процедуры увольнения (наряду с распиской о выдаче трудовой книжки сотруднику на руки). При других обстоятельствах осуществлялась выдача выписки из трудовой книжки, которая заверена работодателем.

После изменений в ТК РФ любой трудящийся располагает возможностью получить оригинал рабочего удостоверения в определенных случаях, которые отмечены в законе. Для этого следует написать заявление, порядок и условия подачи которого закреплены законодательством.

Согласно статье 62 , работник может обратиться к руководителю с просьбой предоставления оригинального документа. Работник имеет правовую возможность получить оригинал в определенных ситуациях, которые регулируются правовыми актами РФ. В данной статье также указано обязательство сотрудника по возвращению оригинального документа не позднее 3 дней.
Отказ нанимателя в предоставлении нарушает положения ТК РФ, каждый работодатель обязан предоставить все документы безвозмездно, перед этим заверив их.

Как написать заявление о выдаче трудовой книжки на руки?

Оформление обращения на получение документации производится в свободном формате. В законодательстве РФ нет установленного образца, поэтому каждый работодатель имеет правовую возможность самостоятельно разработать форму документа.
В нем необходимо указать:

• Обстоятельства, связанные с выдачей книги;
• Подписи и фактические даты.

Очень важно указать цель для предоставления трудовой книжки.
После оформления бланка, он предоставляется на рассмотрение. При положительном решении, трудовая книжка передается работнику, который обязан расписаться за нее в журнале учета. В случае отсутствия журнала необходимо написать расписку.

Общий порядок и условия получения документации на определенный период могут быть установлены во внутренних нормативных актах организации.

Заявление на выдачу копии трудовой книжки — образец

В ТК РФ отсутствует стандартный образец заявления о предоставлении копии рабочего удостоверения, поэтому сотрудник может составить его в произвольной форме. В данном документе о получении копии требуется указать такие сведения, как:

• Реквизиты и наименование организации;
• Персональные данные работника;
• Просьба о предоставлении копии;
• Дата и подпись.

Также можно указать обстоятельства, которые стали причиной получения копии. Бланк на копию нужно составлять в двух экземплярах.

Заявление на выдачу трудовой книжки на руки для оформления пенсии

Основное условие для выдачи оригинального документа о рабочей деятельности — предоставление соответствующего акта в Пенсионный Фонд РФ. Причиной предоставления является достижение возраста и стажа для выхода на пенсию. Выдача удостоверения возможна только в том случае, если работник решил остаться на работе после оформления статуса пенсионера.

Пенсионный Фонд РФ принимает только оригинальные документы. Составить обращение на получение оригинала свидетельства можно в произвольном формате или по унифицированной форме, которая разработана в организации. В нем в обязательном порядке требуется отразить ключевые моменты, которые представлены выше.

Образец заявления на выдачу трудовой книжки умершего работника

В случае смерти сотрудника компании, рабочее удостоверение можно предоставить близкому родственнику умершего. Для этого необходимо составить заявление от лица родственника и предоставить доказательства родства с умершим.
Чтобы подтвердить родство, нужно прикрепить к обращению такие документы, как:

• Документ о рождении умершего;
• Справка о браке с умершим;
• Удостоверение личности или справку об усыновлении.

Образец заявления о выдаче трудовой книжки при увольнении

Процедура увольнения работника включает в себя предоставление книги труда в день окончания профессиональной деятельности на конкретном предприятии. Работник обязан письменно подтвердить уход, причиной которого может быть собственное желание или другие обстоятельства, которые закреплены в ТК РФ.

После этого, работодатель подписывает заявление и издает приказ. Далее делается соответствующая запись в книгу труда и оригинал выдается сотруднику. Если по какой — либо причине руководитель не выдает надлежащую документацию в обозначенный срок, тогда подчиненный должен оформить письменное обращение. В его содержании следует отметить личные данные участников процесса, просьбу сотрудника, поставить дату и подпись.

Образец заявление на выдачу трудовой книжки по почте

Очень часто работодатели сталкиваются с тем, что работник не может забрать книгу труда по некоторым обстоятельствам. Основные причины отправки документа по почте:

• Несогласие трудящегося с увольнением, отказ от того, чтобы ее забрать;
• Отсутствие уволенного гражданина на службе.

На основании ТК РФ, работодатель имеет правовую возможность отправить данный документ по почте. Книгу труда необходимо отправить по почте в день увольнения, так как нельзя хранить и задерживать передачу документации по закону.
Чтобы получить трудовую книжку по почте, нужно заранее оформить обращение на имя нанимателя в свободном формате.

Заявление на выдачу трудовой книжки в связи с утерей образец

Случаются ситуации, когда гражданин может потерять документы, также в пропаже рабочего удостоверения подчиненного может быть виноват работодатель. От этого зависит процедура восстановления информации.

В том случае, когда свидетельство о профессиональной деятельности утеряно сотрудником, он должен обратиться во все организации, в которых работал, чтобы восстановить все данные. Если книга труда утеряна работодателем, то информация восстанавливается представителями организации.

Заявление о выдаче новой трудовой книжки предоставляется на рассмотрение нанимателю. Оформление соответствующего обращения не отличается значительным образом от стандартного акта.

Исковое заявление о выдаче трудовой книжки

Во время рабочей деятельности хранение книги труда производится в организации, после того, как сотрудник решает покинуть должность, данный документ должен быть предоставлен в заключительный день профессиональной деятельности. Книга труда выдается только после оформления всей необходимой документации.

Если работодатель отказывает в предоставлении рабочего свидетельства, то любой работник имеет правовую возможность оформить иск и предоставить его в судебные органы.
Чтобы правильно оформить иск требуется отразить в нем следующую информацию:

• Наименование компании, а также персональные данные руководителя;
• Личные данные гражданина;
• Суть проблемы в аргументированном виде;
• Ссылка на конкретную статью закона;
• Требования заявителя;
• Дата и подпись.

Если у вас появилась необходимость оформить получение рабочей документации, тогда следует знать, что осуществить данный процесс можно посредством составления обращения на имя работодателя. На основании данного письма начальник обязан предоставить все необходимые акты.

Большинство работающих граждан после определенного возрастного порога живут в ожидании заслуженного отдыха, так как походы на работу начинают все больше утомлять, но при наступлении данного периода у них появляется непреодолимое желание продолжить трудовую деятельность, так как это увеличивает доходы семьи.

Работодателю в данном случае невзирая на его желания необходимо правильно оформить требуемую к выдаче документацию.

Заявление на выдачу трудовой книжки – это официальное обращение трудящегося к работодателю о выдаче на руки личной трудовой документации.

Такое обращение необходимо для будущего пенсионера, который не собирается увольняться после оформления пенсии. Работодатель в свою очередь в связи с изменениями в законодательстве № 216 ФЗ от 2014 года обязан выдать трудовую книгу на руки для предоставления ее ПФР, так как трудовой стаж несмотря на все отчисления исчисляется только по записям в трудовой книге.

Также заявление в качестве официального требования является защитой для работодателя, в том, что он выдал на руки официальный документ работнику.

Несмотря на то, что выдача в определенных ситуациях книжки на руки сотруднику вменяется работодателю законом, а заявление выступает в качестве основания, специально утвержденной законодателем формы оно не имеет.

Как составить заявление на выдачу трудовой и что делать, если документ не выдали при увольнении – смотрите тут:

Основания для выдачи трудовой книжки

Трудовая книжка работнику может понадобиться во многих случаях:

• При оформлении кредита;
• Загранпаспорта;
• При повышении квалификации;
• Поступлении на заочную форму обучения;
• Оформлении субсидии;
• Оформлении пенсии и подтверждении пенсионного стажа.

Однако не во всех случаях работодатель вправе выдавать именно трудовую книжку, а не выписку из нее или ее копию.

Что представляет собой и как ее получить – узнайте по ссылке.

Важно: согласно законодательству оснований для выдачи трудового документа существует два:

• Выдача трудовой книги при увольнении согласно любому положению закона. Как оформить – читайте по ссылке;
• При оформлении любого вида пенсии для подтверждения трудового стажа.

Порядок выдачи документа

Выдается документ на основании заявления работника с обязательным внесением записи об этом в регистрационный журнал:

• ФИО сотрудника;
• Дата выдачи;
• Подпись сотрудника.

Ведение такого учета не обязательно, однако этот документ помогает в дальнейшем избежать многих проблем.

После выдачи документа ответственность за его сохранность несет работник. Также он обязан вернуть документ в течение 3 рабочих дней.

При отсутствии журнала для снятия с себя ответственности работодатель может брать у работника расписку, а после возврата документа отдать расписку на руки работнику. Расписка составляется произвольно с содержанием ФИО работника и паспортных данных, а также обязательством вернуть документ в положенное время.

Также заявление обязательно принимает сам руководитель для указания на нем своей резолюции «Выдать».

Вы узнаете, куда клеится голограмма в трудовой книжке и как это сделать правильно.

Реквизиты заявления на выдачу трудовой книжки

Важно: формируется документ в произвольной форме, так как нет специально установленного образца, но с содержанием главных моментов.

Заявление должно содержать основные сведения и реквизиты:

1. Шапка документа:

• ФИО руководителя организации;
• ФИО, должность и подразделение заявителя.

1. Слово «Заявление» с указанием причины его составление.
2. Далее указываются следующие данные в полном объеме или выборочно:

• Просьба выдать документ на руки;
• Причина просьбы – предоставление в ПФР;
• Основание – сделать ссылки на соответствующие законодательные акты;
• Указать дату, когда необходима выдача;
• Указать на собственную ответственность на момент выдачи документа;
• Подпись и дата составления.

Важно: руководитель обязан поставить на документе свою резолюцию.

Правила составления

Перед формированием документа не лишним будет узнать в отделе кадров существует ли на предприятии разработанная внутренняя форма документа, если нет тогда можно формировать его произвольно.

Однако и здесь существуют некоторые нюансы которые следует учитывать:

• Изначально следует взять лист формата А4;
• Шапку указать в правом верхнем углу;
• Название документа написать посредине;
• После чего идет изложение просьбы со ссылками на акты.

Важно: в ходе обращения к руководителю следует помнить, что просьба должна быть письменной только на его имя.

Не стоит перегружать его слишком большим набором информации, расписывать в подробностях свою просьбу, достаточно указать, что документ необходим для предоставления в ПФР, но это лучше сделать обязательно, так как уже упоминалось, что трудовая книга выдается не во всех случаях.

Заявление обязательно должно получить от него резолюцию, только на этом основании кадровики выдадут документ.

Заявление на выдачу копии трудовой книжки

Во многих организациях практикуется выдача именно копии трудовой книжки, так как этот процесс сопряжен с меньшими рисками в случае утери документа или отказа работника в его возврате.

Для того, чтобы получить копию могут понадобиться:

• Заявление работника;
• Приказ руководителя;
• Трудовая книжка;
• Документация организации;
• Печать.

Для начала всего юридически важного процесса необходимо заявление работника. Составляется документ в произвольной форме, но с соблюдением некоторых правил:

• Также необходимо формировать шапку с указанием основных реквизитов компании и ФИО руководителя и работника, также следует указать должность и подразделение работника;
• После слова «Заявление» необходимо обосновать свою просьбу, указав на необходимость получения книжки;
• Поставив подпись и дату.

После чего руководитель должен одобрить просьбу и издать приказ для кадровых работников о выдаче работнику копии трудовой книги.

После получения приказа кадровики делают ксерокопии или ручные копии каждого листа документа, помечают каждую страницу словом «Верно» и передают руководителю, который также каждую страницу удостоверяет подписью с расшифровкой.

Выдаваемая на руки копия должна содержать все необходимые элементы документа:

• Она обязательно должна выдаваться только руководителем или уполномоченным лицом;
• Визироваться печатью предприятия все страницы;
• И содержать информацию о том, что работник по сей день работает в последней указанной должности и на последнем месте работы.

Необходимость в получении копии происходит при предъявлении документа:

• В органы соцзащиты для получения пособий, также необходима копия, чтобы получить все необходимые данные о стаже, зарплате;
• При оформлении кредита или ипотеки в банк – необходимо подтвердить стаж работы на последнем месте и размер оклада;
• При утере основного документа – наличие заверенной копии ускорит весь процесс восстановления и может занять только один день;
• Для оформления загранпаспорта или при трудоустройстве за границей. вы узнаете, как оформляется справка для получения визы с места работы;
• При работе по совместительству, так как оригинал должен храниться у основного работодателя, а на дополнительном месте работы хотят получить, к примеру, подтверждение квалификации и опыта работы специалиста.

Заключение

Заявление для получения трудовой книжки или ее копии составляется практически в одном формате и стиле, необходимо только указать, что именно требуется с обоснованием причины требований, так как оригинал доступно получить согласно законодательству только для Пенсионного фонда.

В каком порядке выдается трудовая книжка при увольнении – смотрите в этом видео:

его можно составить самостоятельно, используя разъяснения, содержащиеся в настоящей статье. Заявление требуется для того, чтобы работник в указанных законодателем случаях смог получить вновь оформленную трудовую книжку для отражения в ней в последующем сведений о трудовой деятельности.

Как получить дубликат трудовой книжки

В пп. 31, 33 постановления Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 установлено, что дубликаты книжек оформляются работодателем в 3 случаях:

1. Если документ пришел в негодность (был испорчен, стал непригоден из-за ветхости и т. д.).
2. При наличии в трудовой записи об увольнении или переводе на другое место деятельности, которая была признана недействительной (основание — акт уполномоченного органа).
3. При утере книжки работником или работодателем в результате чрезвычайной ситуации.

Для получения дубликата работнику необходимо обратиться с соответствующим заявлением к работодателю. Если работник долгое время не работал, но трудовую все же потерял, то ему необходимо обратиться к руководителю предприятия по последнему месту службы.

Таким образом, волеизъявление работника, отраженное в заявлении, и документы, которые свидетельствуют о наличии у него трудового стажа, будут основанием для оформления дубликата трудовой книжки. При этом законодатель устанавливает, что дубликат должен быть выдан не позднее 15 дней с момента обращения гражданина с заявлением (п. 31 постановления Правительства РФ № 225).

Как пишется заявление на дубликат трудовой книжки

При необходимости получения дубликата трудовой книжки работнику необходимо уведомить работодателя об этом факте. Еще раз подчеркнем, что речь идет о последнем месте службы. Если при трудоустройстве на новую работу выяснилось, что трудовой нет или она испорчена/утеряна, гражданин подает заявление в организацию по прежнему месту службы.

В шапке заявления необходимо указать, кому оно подается (полное наименование организации, Ф. И. О. руководителя) и от кого (Ф. И. О., адрес, телефон заявителя).

Ниже по центру пишем слово «Заявление».

«08.06.2015 между мной и ООО «Нептун» был расторгнут трудовой контракт № 58 от 01.01.2001 (приказ об увольнении № 4 от 01.10.2016). 16.10.2016 я обнаружила, что трудовая книжка была утеряна. Прошу оформить и выдать дубликат трудовой книжки ».

Если речь идет о ситуации, когда запись в трудовой книжке нужно признать недействительной в соответствии, например, со вступившим в силу судебным актом, текст заявления можно сформулировать так:

«В связи с тем, что на основании решения суда № 64595 от 11.02.2016 запись о моем увольнении была признана недействительной, прошу оформить мне дубликат трудовой книжки без внесения в него записи об увольнении (т. е. записи № 4 от 18.01.2016) ».

В тексте заявления не нужно прописывать последние места службы и указывать трудовой стаж. Лучше всего эту информацию задокументировать на отдельном листе и приложить его к заявлению.

Ниже заявитель указывает количество листов приложения, в которое могут входить любые документы на усмотрение работника, относящиеся к данному вопросу. Например, копия решения суда, бумаги о стаже и т. п.

Затем необходимо проставить дату составления заявления и свою подпись с расшифровкой.

Рекомендуется составлять заявление о выдаче дубликата книжки в 2 экземплярах, один из которых передается в кадровую службу, а на втором ставится штамп о принятии с датой и подписью уполномоченного лица. Это необходимо для отсчета 15 дней с момента обращения, которые даются работодателю на оформление дубликата.

Образец заявления на оформление дубликата трудовой книжки можно найти на нашем сайте.

При первом трудоустройстве на сотрудника оформляют трудовую книжку. Впоследствии этот документ не выдают ему, а хранят в кадровом подразделении предприятия. На руки книжку не дают, так как любые записи в неё может вносить только работодатель, а для сотрудника документ считается особо важным. Если работнику нужно подтвердить официальное трудоустройство или иной факт, он должен написать заявление на выдачу копии трудовой книжки, образец которого в конце этой статьи.

Правила выдачи копии

Работодатель обязан предоставить работнику копию по первому требованию. Это правило закреплено в статье 62 Трудового кодекса.

Для ее получения работник должен обратиться в кадровую службу предприятия. При этом заявление на копию трудовой книжки оформляют в свободной форме, так как никакого единого образца в нормативной документации не представлено.

Его обычно пишут следующим образом:

Оригинал трудовой книжки должен постоянно хранить отдел кадров предприятия. Его не выдают сотруднику для предоставления в банк или иное учреждение. Однако руководство организации не имеет права отказывать в предоставлении копии или взимать за эту услугу деньги: это противоречит закону.

Если в небольшой организации нет собственного отдела кадров, копию делает секретарь. Она должна быть заверена руководителем.

Правила заверения копии

Чтобы копия документа служила подтверждением официального трудоустройства сотрудника для банка или другого учреждения, она должна быть должным образом заверена. На каждом листе следует проставлять подпись кадровика или директора предприятия с расшифровкой и обязательным указанием должности. Также ставят печать организации.

Заверяют каждую страницу, а на последней строчке должна быть синей ручкой записана формулировка, подтверждающая, что сотрудник продолжает работать и в настоящее время. Для банка это подтверждение, что потенциальный клиент не был уволен, он работает и получает официальный доход.

Банк не имеет права требовать оригинал документа. Правильно заверенной копии должно быть полностью достаточно.

Трудовую книжку передают сотруднику только в момент увольнения из организации, а при последующем трудоустройстве её вновь передают в кадровую службу.

Учтите, что с 2018 года при заверении копии нужно указать, где лежит оригинал этой трудовой книжки.

Способы получения

Есть несколько ответов на вопрос, как получить копию трудовой книжки. Заявление можно принести не только лично. Также оно может быть отправлено с помощью:

• обычной почты;
• электронной почты.

Однако в любом случае в нём должна быть проставлена дата.

На рассмотрение законом отведено 5 дней. После этого организация должна бесплатно предоставить сотруднику правильно оформленную и заверенную копию.

Есть важное условие: выдача копии трудовой книжки работнику не обязывает его объяснять цель ее получения. Он может использовать книжку для предоставления в банк при оформлении кредита, получения различных социальных пособий и других целей. Причина и место использования копии указывают только по желанию сотрудника.

Иногда стандартный образец заявления на получение копии трудовой книжки утверждён на уровне предприятия. Чтобы его получить, обратитесь в отдел кадров.

Организации могут устанавливать собственный порядок предоставления копий документов, однако он должен соответствовать общим требованиям федерального законодательства.

Вот примерный образец заявления на выдачу копии трудовой книжки: