Как заполнять счета-фактуры? Это не так просто выяснить из сухих положений Налогового кодекса. Проанализируем основные аспекты законодательства РФ и разберемся, как же должна выглядеть такая документация в 2019 году.

Правила заполнения счетов-фактур необходимы не только плательщикам НДС, но и лицам, которые добровольно выставляют такие бланки своим контрагентам. Рассмотрим, какого порядка формирования документа следует придерживаться.

Базовые сведения

Выясним, что такое счет-фактура и перечислим главные его особенности.

Характеристики документа

Счет-фактура – документ, при наличии которого можно применить по налогу на добавленную стоимость.

Такой бланк составляется плательщиками НДС на (грузоперевозки), реализацию товара, .

Покупателю нужно получить от продавца счет-фактуру, который в дальнейшем станет основанием для использования вычета. При этом составленный документ не станет подтверждением того, что товар передано, а услуги предоставлено.

Такие документы помогут вести налоговый учет выданных счетов, но влиять не складской запас не смогут. Установлен срок составления счета-фактуры – в течение 5 дней с того времени, когда:

Отсчет начинают со следующего дня после выполнения операции. Счет-фактуру не нужно выставлять в таком случае:

Нет необходимости составлять счета и тогда:

Придерживайтесь такого порядка:

Если товар передается на безвозмездной основе, необходимо поставить прочерк в пункте 4, 6, 6а, 6б. Далее нужно переходить к табличным данным.

Рассмотрим графы, с заполнением которых чаще всего возникают трудности. Отражают:

Плательщиком могут вноситься дополнительные графы, о чем говорится в документе от 8.04.2002 № 03109/918/14Н443.
Как выглядит заполненный счет-фактура (пример)

Особенности ведения документации

Не всегда получается придерживаться общепринятых правил. Разберемся, какие особенности составления счетов-фактур предусмотрены для обособленных подразделений, налоговых агентов и индивидуальных предпринимателей.

Для налогового агента

В Налоговом кодексе нет указания на то, что налоговый агент обязан выписать счет-фактуру и отражать сведения таких документов в Книге покупок и продаж.

Но именно такая документация является основой для формирования декларации по , для расчета сумм НДС, которая подлежит вычету. А вычет, в свою очередь, возможен при наличии счета-фактуры.

Чтобы не возникло вопросов у инспектора, при исполнении обязательств по по стоит формировать счета-фактуры в 2 экземплярах (один передается, второй остается у налогового агента, который и будет основанием для возмещения налога из бюджета).

Обособленное подразделение

Обязанность выставлять счета-фактуры обязаны выполнить плательщики налога: компании, ИП, что продают товар, а также осуществляют иные действия, что облагаются НДС ().

Обособленное и структурное подразделение не относится к плательщикам. А значит, такие фирмы не могут от себя выдать счет (нормативный акт от 4.05.2006 № 03-04-09/08).

В связи с этим, если продукция продается предприятием через подразделение, то счета по отгруженному товару могут быть выписаны покупателю подразделением, но в бланке отражаются реквизиты головной фирмы.

При заполнении счета-фактуры стоит вписать:

Подпись в бланке должна ставиться руководством, главным бухгалтером компании. Чтобы начальство обособленного подразделения имело право подписывать документацию такого рода, стоит иметь .

Допускается также выполнение действий на основании Приказа, выданного головной фирмой. Номер в счете следует ставить по возрастанию нумерации по всему предприятию.

Подразделение может резервировать номера или присваивать составные номера, где есть индекс подразделения (Документ от 6.07.05. № 03-1-04/1166/13@).

То есть фирма может выбрать — отражать номер 1 – 1000 или использовать комбинацию цифр и букв. Но в учетной политике стоит прописать правила присвоения номеров.

При составлении документа стоит следовать . Если фирма проводит большое количество операций (а при филиальной структуре такое часто встречается), счета-фактуры могут поступать с опозданием.

В таком случае организация станет перед выбором:

1. Подать уточненный вариант декларации, если счета поступают в том периоде, за которые подается отчетность.
2. Принять к вычету налог по полученным счетам в периоде, когда они поступали.

Такие правила касаются российских компаний, что имеют обособленные подразделения. Если же головной фирмой является иностранное предприятие, то филиал будет иметь больше полномочий, так как считается самостоятельной компанией.

Часто задаваемые вопросы

Какие вопросы чаще всего возникают у продавцов и покупателей?

Составление соглашения о невыставлении

С начала октября 2019 года фирмы имеют право не выставлять счет-фактуру организациям, применяющим .

Но для этого стоит составить соглашение, в котором будет оговорено, что бланки не будут формироваться. Руководствоваться необходимо подпунктом «а» .

Приведем пример такого соглашения:

Если на возврат товара поставщику

Разберемся, какие правила составления возвратного счета-фактуры. Возврат товара осуществляется часто. При проведении такой процедуры у бухгалтеров возникает масса вопросов.

Разберемся, относится ли возврат товара ненадлежащего качества к продажам. Мнения Министерства финансов РФ и налоговых структур разошлись.

Работники первой инстанции уверены, что возврат не нужно относить к продажам, а значит необходимо выставить новый счет, в котором будут отражаться данные о части проданного товара, которые не возвращается.

Информация о другой части не фиксируется. Стоит провести перерасчет НДС.

Сумму же того налога, что предъявлялся покупателям и перечислялся продавцами принять к вычетам при отказе от продукции в соответствии с .

Основные требования:

• налог уже был уплачен;
• в бухучете проведено корректировку в связи с тем, что лицо отказывается от товара;
• не окончился год с момента отказа от продукции.

При возврате товара фирма регистрирует в свой счет, который являлся основанием для начисления НДС ранее.

На размер возврата необходимо сторнировать операции по продаже продукции, уменьшая сумму задолженности покупателей перед продавцами. Будет сторнировано в учете выставленные счета-фактуры, если продукция по сделке возвращена в полном объеме.

При частичном возврате в документ стоит внести правки согласно нормам законодательства. Теперь рассмотрим позицию Налоговой инспекции .

По мнению инспекторов, когда осуществляется возврат товара поставщикам, переходит и право собственности, а значит, операция считается реализацией ().

Покупатель, который желает вернуть приобретенные товары, должен выставлять счет-фактуру, который отражается в Книге продаж.

Когда на предоплату?

В том случае, когда продавцы получают сумму предоплаты, необходимо составлять счета-фактуры.

Если покупателями перечисляются суммы по разным счетам в один день, используя несколько , то на каждую сумму выписывается продавцом отдельный счет-фактура.

Составляется только один экземпляр, который регистрируют в Книге продаж.

Доверенность на подписание

В соответствии со ст. 169 НК компании имеют право выдать или , который позволит ставить подпись на счетах-фактурах.

Точнее, такого запрета в Налоговом кодексе не содержится. Главное – подпись должна подтверждаться данными свидетельств о регистрации.

Доверенность может оформляться и на физических лиц, о чем говорится в .

А значит, если подпись поставлена лицом, которое действовало по доверенности, налог может приниматься к вычетам, так как не возникает препятствия идентификации продавцов.

НДС может быть принят к вычету только при правильно заполненном счете-фактуре. Поэтому стоит строго следовать прописанному в законодательстве порядку формирования бланка.

Новая счет фактура – как правильно заполнить?

Сегодня как никогда актуально стоит вопрос полной автоматизации системы бухгалтерского учета и внесение изменений в бланки отчетности, которые заполняются при совершении сделки покупки-продажи. На сегодня существует несколько форм заполнения счет фактуры – электронная форма отчетности и заполнение бланков нового образца. Для того чтобы привести все необходимые для совершения сделки документы в соответствие 26 декабря 2011 года было выдано постановление Правительства Российской Федерации под номером 1131 об утверждении нового бланка счет фактуры. Заметим, что новая счет фактура имеет свои особенности заполнения.
В первой строке необходимо записать порядковый номер и дату составления документа, которые используются при расчетах согласно налогу на добавленную стоимость.
В строку 1а вносятся возможные исправления и дата, когда они были внесены. Если заполнение счет фактуры происходит до внесения каких либо изменений, то поле остается пустым.
В строку под номером 2 записывается наименование, сокращенное и полное имя юридического лица, продавца, согласно учредительным документам. Полностью записывается фамилия, имя, отчество.
В пункте 2а указывается юридический адрес продавца, а также его место жительства согласно документам.
В пункте 2б записывается номер действующего согласно законодательству индентификационного номера кода налогоплатильщика-продавца поставленного на учет. Заполнение всех строк с внесением точной информации происходит согласно копиям или оригиналам документов.
В пункте 3 указывается полное наименование и сокращенное имя грузоотправителя. Если это одно и то же лицо, то вносится запись «тот же».
Далее в счет фактуре заполняется четвертая строка. Здесь указывается наименование грузополучателя, если заполняется бланк на указание услуг, то ставится прочерк, вносятся все реквизиты платежного счетного документа, а также внесение аванса, если он имеет место.
Шестая строка. Указывается полное наименование покупателя согласно документа. Последняя строка - записывается именование валюты, которая является единой для всех товаров и услуг, перечисленные на счет фактуре. При правильном заполнении счет-фактуры покупатель и продавец не нарушает действующего законодательства. Правильность заполнения формы является гарантией успешной сделки покупки – продажи или предоставления услуг.

Счет-фактура относится к категории учетной документации. Целью ее оформления является обеспечение контроля в правильности начисления НДС, подлежащего уплате в регламентированные сроки в государственную казну. Документ имеет унифицированную форму, заполнение которой вменено законом поставщику. Отраженная в нем информация подтверждает свершившийся факт проведения финансовой операции по договору за оказание услуг или отгрузку товара, а также идентифицирует участников сделки соответствующими реквизитами.

Счет-фактура

На основании общих и финансовых сведений бумаги, оформляется книга покупок субъектами, получившими ее, или заполняется книга продаж представителями компаний, выдавших ее. От правильности оформления документа зависят финансовое благополучие компании, поскольку допущенные неточности или ошибки могут стать причиной отказа в вычете, а в некоторых ситуациях и в начислении штрафов и изменения налоговых ставок. Какие правила заполнения счета-фактуры, и каким нормативно-правовым актом они регламентированы?

Общая информация

Основным документом при учете налога на добавленную стоимость, является счет-фактура.

Его форма, назначение, порядок оформления, использования и учета, зафиксированы в НК РФ. Документ числится в числе проверяемой налоговой документации и используется для предъявления НДС к вычету. Его выписка производится продавцом при совершении оптовых закупок покупателем или при документально оформленном заказе.

С юридической точки зрения, счет-фактура не может служить доказательством факта передачи товара продавцу или уже оказанной услуги. Для этих целей оформляется товарная накладная или акт-передачи материальных средств. Документы актуальны только в комплексе с платежными бумагами, которыми могут быть кассовые чеки или платежное поручение. В счет-фактуре отражается информация:

• наименование продукции или услуги, и их количественная и стоимостная характеристика;
• величина начисленного НДС для перечисления в бюджет;
• величина вычета, на которую вправе претендовать покупатель, поскольку ее оплата возлагается на продавца.

Для чего оформляется счет-фактура?

Покупатель, приобретая продукцию или получая услугу, автоматически уплачивает НДС, ввиду включения его в общую стоимость покупки продавцом. Положения нормативно-правовых источников определяют возможность продавца получить вычет по налогу и сохранить в бюджете компании немаленькие суммы.

Сумма денежного возврата определяется в счет-фактуре, на основании внесенной в него финансовой информации в сфере проведения расчетов по сделке. Неправильно заполненная бумага может стать причиной проблем с Налоговой Службой, обусловленных отказом в вычете и проведения дополнительных разбирательств, последствия которые могут быть неприятны для руководителя компании.

Отстоять свое право на возврат денег при некомпетентно оформленном документе, у продавца получится только в судебном порядке. При этом делопроизводство может отнять у предпринимателя много времени, а также потребовать от него внесения судебных издержек для его обеспечения.

Несмотря на четко отраженные правила в налоговом законодательстве и наличие доступных к пониманию разъяснительных писем, неправильно заполненная счет-фактура занимает лидирующие позиции в списках судебных разбирательств в налоговой сфере.

Для минимизации рисков некомпетентного оформления важного документа, можно использовать образец заполнение счета-фактуры на услуги или на продажу товара. Использование возможностей интернета, позволяет оформлять электронную документацию по шаблону, что значительно упрощает процедуру.

В каких ситуациях не нужно оформлять счет-фактуру

Порядок оформления счет-фактуры

Не всегда необходимо оформление счет-фактуры. В некоторых случаях составление документа не актуально или обстоятельства могут требовать подтверждения сделки другими документами. Его необязательно составлять в ситуациях, когда:

• сделка не подлежит налогообложению;
• субъект предпринимательства передает товар или оказывает услугу на безвозмездной основе;
• предприниматель осуществляет деятельность, к которой применимы специальные налоговые режимы;
• товар продается в розницу за наличные средства покупателям, имеющим статус физических лиц.

Читайте также: Запись в трудовой книжке за номером считать недействительной: образец

Виды

В зависимости от обстоятельств сделки, при которых выписывается налоговый документ, он может быть нескольких видов. Если поставка товара или оказание услуги происходит одновременно с оплатой по выставленному исполнителем счету, то оформляется стандартный счет-фактура. Авансовый документ составляется в случае внесения заказчиком авансового платежа или предоплаты. Корректировочная бумага актуальна в ситуациях, когда в базовом документе были совершены ошибки.

Авансовая счет-фактура

Не всегда условиями сделки является оплата услуг в момент их оказания. В некоторых ситуациях продавец желает подстраховать себя внесенным покупателем авансовым платежом, являющимся гарантией принятия услуг и оплаты их в полном объеме после выполненных условий, согласно требованиям договора. После поступления денег, имеющих авансовый статус, на счет исполнителя, заполняется счет-фактура на поступившую сумму. Процедура должна быть оформлена на протяжении пяти дней со дня перечисления денежных средств. При нарушении регламентированных сроков возможны неприятности с уполномоченными органами.

Авансовый документ является основанием для принятия заявленной к вычету суммы НДС. Он оформляется в двух экземплярах для передачи покупателю и хранения в книге продаж. После выполнения исполнителем обязательств в полном объеме, заполняется еще один документ с аналогичными к нему требованиями.

Отличие от счета

Счет-фактура в 1С

Счет-фактура оформляется продавцом продукции или поставщиком услуг только в случае, если обе стороны соглашения являются плательщиками НДС. Выдача счета обязательна для всех субъектов предпринимательства, относящихся к категории поставщика или исполнителя.

Счет-фактура необходим продавцу для получения вычета и для отражения порядка проведения его расчетов в отчетной документации. Счет требуется покупателю для проведения финансовой операции по сделке за приобретенные товары или услуги.

Оба документа могут быть связаны с совершением одной и той же сделки. Возможно их одновременное оформление по одному договору сотрудничества.

Отличие от накладной

Счет-фактура и налоговая накладная применяются для одной сделки, однако они различаются по назначению и по форме заполнения. Первый документ всегда оформляется на унифицированном бланке. Он создается с целью получения вычета НДС.

Налоговая накладная может быть оформлена в произвольной или регламентированной нормативно-правовым актом форме. Ее заполнение актуально только при уже состоявшейся отгрузке товара или уже оказанных услугах. Документ подтверждает факт передачи продукции или оказания услуги заказчику. Его заполнение проводится при получении регламентированного договором результата деятельности. При невыполнении обязательств поставщиком, заказчик может предъявить претензии по налоговой накладной. Счет-фактура в данной ситуации не играет никакой роли.

Как заполнять счет-фактуру образец

Структуризация документа позволяет ориентироваться в нюансах ее оформления на интуитивном уровне, однако заполненный пример счет-фактуры дополнительно упростит проведение операции.

Документу необходимо присвоить идентифицирующий номер, соответствующий дате его составления. Все аналогичные бумаги регистрируются в специальном журнале. Для их номеров должна быть характерна возрастающая линия по отношению к предыдущим документам, однако нарушение нумерации не подлежит разбирательствам и наказанию. Дата должна соответствовать любому дню в пятидневный период после выполнения обязательств по договору.

Регламентируются п. 5 и 6 ст. 169 Налогового кодекса. Оформление счета-фактуры описано в постановлении № 194.

Счет-фактура – это документ, обосновывающий принятие суммы налога на добавленную стоимость к вычету или возмещению.

Документы, в которых нарушен порядок оформления счета-фактуры, не принимаются к возмещению НДС. Предъявлять дополнительные требования к заполнению счетов-фактур запрещено. Чтобы не подводить партнеров, нужно всегда внимательно оформлять документы.

Обычно в организации есть уполномоченные лица для подписания счетов-фактур. Специальным приказом руководитель определяет их для выполнения этой функции, чтобы не отвлекаться от рабочего процесса самому и не отвлекать главбуха.

Порядок оформления счета-фактуры предписывает, что подписи должны быть оригинальными, применение факсимиле запрещено. В случае, если документ подписан уполномоченным лицом, ставятся его инициалы и подпись, а подписи руководителя и бухгалтера могут быть опущены. Однако не является нарушением наличие и их данных.

Не считают обязательным наличие печати на документе, но если она есть, то счет-фактура вызывает больше доверия у партнеров организации и препятствует подделке документа.

Если счет предъявляется индивидуальным предпринимателем, порядок оформления счетов-фактур оговаривает обязательное указание данных о государственной регистрации лица в качестве ИП. В то же время отсутствие в счете-фактуре, который выставлен организацией, информации о руководителе, главном бухгалтере, а также строк «Индивидуальный предприниматель» и «Реквизиты свидетельства о государственной регистрации индивидуальным предпринимателем» не считается нарушением.

Порядок оформления счетов-фактур не запрещает организациям вводить дополнительные реквизиты, если не нарушен порядок обязательных данных. Дополнительная информация должна быть указана в специальных документах по учетной политике.

Правила оформления счетов-фактур не допускают подчисток и помарок в документе. Если необходимо исправить какие-либо показатели, нужно аккуратно зачеркнуть одной чертой неверные данные и над ней сделать правильную запись. Исправляемое должно быть читабельным. Такой документ, несмотря на необязательность наличия печати в счете-фактуре, должен быть заверен печатью. Это делается для подтверждения достоверности исправлений.

До сих пор актуальным остается вопрос о том, можно ли принимать к возмещению НДС документы с одновременным рукописным и машинописным заполнением. Арбитражные суды неоднократно подтверждали законность такого оформления счетов-фактур, однако налоговые органы зачастую оставляют это на свое усмотрение. Тем не менее, Министерство финансов и другие правила оформления счетов-фактур разрешают комбинированное (рукописное и машинописное) заполнение документа, если соблюдены прочие нормы оформления. Это же подтверждено и постановлением Правительства от 11 мая 2006 г. № 283. Пример оформления такого счета-фактуры – в постановлении 194 Правительства РФ и Налоговом кодексе РФ.

Правила и порядок оформления счетов-фактур необходимо соблюдать для быстрого возмещения сумм НДС от покупателей товаров и услуг, а также для беспроблемной работы с органами ФНС.

Для того, чтобы покупатель смог принять к вычету НДС в порядке, предусмотренном гл. 21 НК РФ , ему необходимо иметь счет-фактуру (п. 1 ст. 169 НК РФ). О бланке счета-фактуры в 2019 году мы расскажем в нашей консультации, а также приведем образец его заполнения.

Счет-фактура: образец

Форма счета-фактуры, а также порядок его заполнения утверждены Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137 (п. 8 ст. 169 НК РФ).

Последние изменения в форму бланка были внесены в 2017 году.

С 01.07.2017 форма счета-фактуры пополнилась реквизитом «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)» (Постановление Правительства от 25.05.2017 № 625). По строке 8 счета-фактуры нужно указывать идентификатор государственного контракта на поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг), договора (соглашения) о предоставлении из федерального бюджета юридическому лицу субсидий, бюджетных инвестиций, взносов в уставный капитал. При отсутствии таких сведений в строке 8 проставляется прочерк.

А с 01.10.2017 применяется форма счета-фактуры (Постановление Правительства от 19.08.2017 № 981), которая предполагает как корректировку наименований строки 8 и графы 11 счета-фактуры, так и добавление новой графы 1а в форму. Кроме того, по строкам 2а и 6а нужно указывать так, как они приведены в ЕГРЮЛ (ЕГРИП).

В графе 1а «Код вида товара» указывается код вида товара в соответствии с ТН ВЭД ЕАЭС. Данные указываются по товарам, вывезенным за пределы территории РФ на территорию государства - члена ЕАЭС. При отсутствии сведений в графе 1а ставится прочерк.

Графа 11 счета-фактуры именуется «Регистрационный номер таможенной декларации». Заполняется эта графа по товарам, страной происхождения которых не является РФ, либо по товарам, выпущенным в соответствии с таможенной процедурой выпуска для внутреннего потребления при завершении действия таможенной процедуры свободной таможенной зоны на территории Особой экономической зоны в Калининградской области. Подробнее о том, в каком формате указывать номер таможенной декларации в счете-фактуре, мы рассказывали в нашей отдельной .

Ниже приведен действующий с 01.10.2017 бланк счета-фактуры.

Счет-фактура: форму в Excel

Обращаем внимание, что составление счета-фактуры по утвержденной форме является обязательным. Исключение каких-либо граф или строк не допускается (