किसी अन्य व्यक्ति को स्वीकृति और दस्तावेजों के हस्तांतरण का प्रमाण पत्र: नमूना। दस्तावेज़ के नमूने के रूप में स्वीकृति और हस्तांतरण का प्रमाण पत्र भरने के लेखांकन दस्तावेजों के हस्तांतरण के स्वीकृति का प्रमाण पत्र

संगठन में गतिविधियों को करने के दौरान, सामान्य निदेशक या अन्य अधिकारियों का परिवर्तन हो सकता है। इस संबंध में, प्रलेखन को सही ढंग से स्थानांतरित करना आवश्यक है। महत्वपूर्ण दस्तावेजों को स्थानांतरित करना बस असंभव है - पार्टियों को दस्तावेजों की स्वीकृति और हस्तांतरण का एक अधिनियम तैयार करना होगा (आपको लेख के अंत में 2019 का एक नमूना मिलेगा)। यह अधिनियम इस बात का पुख्ता सबूत होगा कि किस तरह के कागजात एक निश्चित समय पर हस्तांतरित किए गए थे।

यह किस तरह का दस्तावेज है और क्या इसे तैयार किया जाना है?

दस्तावेजों की स्वीकृति और हस्तांतरण का कार्य कॉर्पोरेट संबंधों के ढांचे के भीतर बनता है। यह एक दस्तावेज है जो एक व्यक्ति से दूसरे व्यक्ति (या एक संगठन से दूसरे संगठन) में लेखांकन, घटक और अन्य दस्तावेजों के हस्तांतरण को प्रदर्शित करता है। अधिनियम, दोनों पक्षों के प्रतिनिधियों द्वारा हस्ताक्षरित, इस तथ्य की पुष्टि करता है कि कानूनी संबंध में एक भागीदार ने दस्तावेज स्थानांतरित किया, और दूसरे ने इसे प्राप्त किया।

वर्तमान कानून में, कोई आवश्यकता नहीं है कि लेखांकन दस्तावेजों या अन्य आंतरिक दस्तावेज़ीकरण की स्वीकृति और हस्तांतरण के अधिनियम को विफल किए बिना तैयार किया जाना चाहिए। लेकिन इसके बावजूद, अधिकारी अक्सर इसका उपयोग करते हैं। दस्तावेज़ का कानूनी महत्व है, और यदि कोई कागजात आदि के नुकसान के कारण मामला अदालत की कार्यवाही में आता है, तो यह महत्वपूर्ण सबूत के रूप में कार्य करेगा।

यह दस्तावेज विशेष रूप से महत्वपूर्ण है अगर सिर, उसके प्रतिनियुक्ति या मुख्य लेखाकार का परिवर्तन हो। यह प्रक्रिया हमेशा मामलों के वितरण के साथ होती है, इसलिए यहां हर छोटी चीज महत्वपूर्ण है। अधिनियम पर हस्ताक्षर करने से पहले, इच्छुक पार्टी को उसे प्रदान किए गए दस्तावेजों के पैकेज की जांच करनी चाहिए, अन्यथा बाद में उसे अप्रत्याशित परेशानियों का सामना करना पड़ सकता है।

किन मामलों में एक अधिनियम की आवश्यकता है?

दस्तावेजों की स्वीकृति और हस्तांतरण का एक अधिनियम, जिसका एक नमूना नीचे प्रस्तुत किया जाएगा, ऐसे मामलों में आवश्यक है:

जब एक कर्मचारी से दूसरे में प्रलेखन स्थानांतरित करना;

संगठन में अधिकारियों को बदलते समय;

उद्यम के भीतर महत्वपूर्ण दस्तावेजों को स्थानांतरित करते समय;

जब कंपनी के संग्रह में भंडारण के लिए कागजात जमा करना।

एक दस्तावेज तैयार करने की विशेषताएं

दस्तावेजों के स्वीकृति और हस्तांतरण के अधिनियम का रूप विधायी स्तर पर स्थापित नहीं है। प्रत्येक संगठन को इसे विकसित करने का अधिकार है क्योंकि यह फिट दिखता है। दस्तावेज़ में निम्नलिखित विवरण शामिल होना चाहिए:

इसका पूरा नाम;

संकलन की तिथि और स्थान;

कंपनी का नाम;

आयोग की संरचना (इसकी नियुक्ति पर);

एक व्यक्ति से दूसरे व्यक्ति को हस्तांतरित दस्तावेजों की एक विस्तृत सूची;

दस्तावेजों, फ़ाइलों, आदि के पंजीकरण संख्या निर्दिष्ट;

पूरा नाम। और व्यक्तियों के हस्ताक्षर (जो पास हुए और जिन्होंने स्वीकार किए);

आयोग के सदस्यों के हस्ताक्षर।

जब लेखांकन दस्तावेजों को स्वीकार करने और हस्तांतरण के एक अधिनियम को तैयार किया जाता है, तो मूल रूप से स्थानांतरित किए जाने वाले कागजात पर काफी ध्यान दिया जाना चाहिए। अधिनियम को इस बारे में एक नोट बनाना चाहिए। यदि वित्तीय दस्तावेज स्वीकार करने वाली पार्टी किसी भी दस्तावेज को खो देती है और इसके लिए दूसरे पक्ष को दोष देने की कोशिश करती है, तो आप हमेशा अदालत में अपना मामला साबित कर सकते हैं। सभी हस्तांतरित पत्रों की प्रतियां बनाने की भी सिफारिश की गई है।

सामान्य निर्देशक को बदलते समय एक अधिनियम बनाना

जब निदेशक बदलते हैं तो कॉर्पोरेट संबंधों की बारीकियों से जुड़ी एक विशिष्ट प्रक्रिया को स्वीकार करना और दस्तावेजों को हस्तांतरित करना एक कार्य है। दस्तावेज़ का हिस्सा पुनर्प्राप्त करना बेहद मुश्किल है, इसलिए स्थानांतरण का तथ्य सावधानीपूर्वक दर्ज किया गया है। प्राप्त पक्ष को घटक दस्तावेजों, लाइसेंस, अटॉर्नी की शक्तियों, अनुबंधों की जांच करने पर बहुत ध्यान देना चाहिए। यदि आवश्यक हो, तो सबसे महत्वपूर्ण कागजात की फोटोकॉपी और दस्तावेजों की एक सूची अधिनियम से जुड़ी हुई है।

अधिनियम के तहत प्रलेखन स्थानांतरित करने के लिए सामान्य निदेशक का प्रत्यक्ष दायित्व कहीं भी तय नहीं है। हालाँकि, कला के पैरा 4 में। कानून के 29 "ऑन अकाउंटिंग" दिनांक 06.12.2011 नंबर 402-एफजेड में कहा गया है कि कंपनी के प्रमुख को बदलते समय, लेखा दस्तावेजों के हस्तांतरण को सुनिश्चित करना आवश्यक है। प्रत्येक संगठन स्वतंत्र रूप से स्थानांतरण का क्रम निर्धारित करता है। पूर्व सीईओ से नए में दस्तावेज के अनिवार्य हस्तांतरण को नियंत्रित करने वाले प्रावधानों को संगठन के स्थानीय नियमों में निहित किया जाना चाहिए।

एक लेखाकार को बदलते समय एक अधिनियम बनाना

मुख्य लेखाकार को बदलते समय दस्तावेजों को स्वीकार करने और स्थानांतरित करने का एक अधिनियम तैयार किया जाना चाहिए ताकि नए कर्मचारी के पास उपलब्ध कागजात की एक सटीक सूची हो। यदि लेखांकन दस्तावेज़ में सख्त रिपोर्टिंग फ़ॉर्म शामिल हैं, तो उन पर एक अलग अधिनियम तैयार किया जाना चाहिए। सील के हस्तांतरण को भी एक नए अधिनियम के साथ औपचारिक रूप दिया जाना चाहिए। मामलों के हस्तांतरण के दौरान, विशेष रूप से बनाए गए आयोग के प्रतिनिधि उपस्थित हो सकते हैं।

दस्तावेजों की स्वीकृति और हस्तांतरण का कार्य (एक सरल रूप का एक नमूना उदाहरण के रूप में इस्तेमाल किया जा सकता है) कंपनी के लेटरहेड पर तैयार किया गया है।

दस्तावेज़ को कंप्यूटर पर उत्पन्न किया जा सकता है या हाथ से भरा जा सकता है।

अधिनियम को डुप्लिकेट में तैयार किया गया है, प्रत्येक पार्टियों के लिए एक।

प्रत्येक प्रति को विशेष आयोग के अधिकारियों और सदस्यों द्वारा हस्ताक्षरित किया जाना चाहिए (यदि यह बनाया गया था)।

एक मुहर के साथ प्रमाणन की आवश्यकता नहीं है, लेकिन यह वांछित होने पर किया जा सकता है।

अधिनियम में स्थानांतरित मामलों (फ़ोल्डर) की पूरी सूची होनी चाहिए। यदि आवश्यक हो, तो एक अलग अनुप्रयोग संलग्नक की एक विस्तृत सूची को संकलित कर सकता है। दस्तावेजों की उपलब्ध प्रतियों के नाम और संख्या को सही ढंग से इंगित करना आवश्यक है।

यदि मूल्यवान दस्तावेजों को स्थानांतरित किया जाता है, तो संगठन के पूर्ण विवरण और इच्छुक पार्टियों के पासपोर्ट डेटा अधिनियम में इंगित किए जाते हैं। मानक प्रलेखन स्थानांतरित करते समय, आप अधिनियम के एक सरल रूप का उपयोग कर सकते हैं।

चूंकि सामान्य निदेशक और मुख्य लेखाकार वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्ति हैं, इसलिए उन्हें मामलों को स्थानांतरित करने से पहले संपत्ति और दस्तावेजों की एक सूची लेनी आवश्यक है। स्वीकृत दिशानिर्देशों के अनुच्छेद 22 में यह कहा गया है। 28 दिसंबर 2001 के रूसी संघ के वित्त मंत्रालय के आदेश से क्रम संख्या 119n।

पूर्व मुख्य लेखाकार की बर्खास्तगी पर, यह वर्तमान कानून में परिलक्षित नहीं होता है।

हालांकि, संभावित नकारात्मक प्रभावों को कम करने के लिए, संगठन को पूर्व मुख्य लेखाकार से नए मुख्य लेखाकार तक मामलों के हस्तांतरण की व्यवस्था करनी चाहिए।

पूर्व मुख्य लेखाकार से नए मुख्य लेखाकार में मामलों को स्थानांतरित करने की प्रक्रिया कई चरणों में होती है।

पिछले मुख्य एकाउंटेंट से मामलों को नए मुख्य लेखाकार में स्थानांतरित करते समय, निम्नलिखित एल्गोरिथ्म का पालन किया जाना चाहिए:

चरण 2. मामलों को स्थानांतरित करने के आदेश के साथ नए मुख्य लेखाकार का अधिग्रहण
चरण 3. संगठन की संपत्ति और देनदारियों की सूची
चरण 4. लेखांकन और रिपोर्टिंग की स्थिति की जाँच करना
चरण 5. स्वीकृति - पूर्व मुख्य लेखाकार से नए मुख्य लेखाकार को दस्तावेजों का हस्तांतरण
चरण 6. पूर्व मुख्य लेखाकार से स्पष्टीकरण प्राप्त करना
चरण 7. स्वीकृति और मामलों के हस्तांतरण के अधिनियम पर हस्ताक्षर करना

चरण 1. नौकरी विवरण के साथ नए मुख्य लेखाकार का अधिग्रहण

नए मुख्य लेखाकार को अपने काम को व्यवस्थित करने के लिए अपनी नौकरी की जिम्मेदारियों के बारे में स्पष्ट होना चाहिए और यह समझना होगा कि पिछले मुख्य लेखाकार से मामलों को स्वीकार करते समय क्या देखना है।

ऐसा करने के लिए, नए मुख्य लेखाकार को नौकरी विवरण के साथ खुद को परिचित करना चाहिए।

चरण 2. मामलों को स्थानांतरित करने के आदेश के साथ नए मुख्य लेखाकार का अधिग्रहण

मामलों का स्थानांतरण संगठन के आदेश के आधार पर किया जाता है।

आदेश में व्यक्ति का पूरा नाम होना चाहिए। मामलों को संभालने वाला व्यक्ति (नया मुख्य लेखाकार), मामलों को स्थानांतरित करने वाला व्यक्ति (पूर्व मुख्य लेखाकार), और मामलों (प्रबंधक, सचिव) के हस्तांतरण में शामिल अन्य व्यक्ति।

स्थानांतरण आदेश को इंगित करना चाहिए:

मामलों के हस्तांतरण और स्वीकृति का कारण (मुख्य लेखाकार की बर्खास्तगी);

मामलों की स्वीकृति और हस्तांतरण का समय और वह अवधि जिसके लिए मामलों की स्वीकृति और हस्तांतरण किया जाता है। यदि मुख्य लेखाकार अपनी स्वतंत्र इच्छा (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 77 के खंड 3) से इस्तीफा देता है, तो नियोक्ता के पास रोजगार अनुबंध (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 80) को समाप्त करने के लिए दो सप्ताह का समय है। इस मामले में, 2 सप्ताह की अवधि के लिए सलाह दी जाती है;

प्राथमिक लेखा दस्तावेज (आपूर्तिकर्ताओं, खरीदारों और अन्य समकक्षों, कृत्यों, चालान, आदि के साथ अनुबंध);

लेखांकन और कर रजिस्टर;

लेखांकन प्रमाण पत्र;

लेखांकन (वित्तीय) और कर रिपोर्टिंग;

ऑफ-बजट फंड की रिपोर्टिंग;

कर अधिकारियों के साथ सामंजस्य के कार्य, किए गए निरीक्षणों पर कर अधिकारियों के कार्य;

सूची सूची;

नकद दस्तावेज, बयान और

कर्मियों के दस्तावेज, वेतन बकाया और व्यक्तिगत आयकर कटौती की पुष्टि करने वाले दस्तावेज;

लेखा कर्मचारियों की नौकरी की जिम्मेदारियां;

प्राथमिक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने के हकदार व्यक्तियों की सूची;

लेखांकन और कर लेखांकन के संगठन और रखरखाव से संबंधित अन्य दस्तावेज।

हस्तांतरित किए जाने वाले दस्तावेजों को दायर किया जाना चाहिए। उनकी अनुपस्थिति में, स्वीकृति और हस्तांतरण के कार्य में एक उचित प्रविष्टि की जाती है और एक सूची तैयार की जाती है।

उसके बाद, आपको पिछले दो वर्षों के लिए लेखांकन और कर लेखांकन पर लेखांकन नीति और वर्तमान अवधि के साथ खुद को परिचित करना चाहिए - वह अवधि जो साइट पर ऑडिट को कवर कर सकती है (रूसी संघ के कर संहिता के अनुच्छेद 89 का खंड 4)।

फिर लेखांकन और लेखांकन नीतियों और वर्तमान कानून (उदाहरण के लिए, भंडार का निर्माण, लेखांकन नीतियों के आवेदन की स्थिरता, परिणाम के गठन की शुद्धता, आदि) की अनुपालन का आकलन करना महत्वपूर्ण है।

इसके अलावा, लेखांकन आंकड़ों के साथ इसके संकेतकों के अनुपालन के लिए वित्तीय विवरणों की जांच की जाती है।

इसके अलावा, करों और योगदानों की गणना की शुद्धता, घोषणाओं की गणना और गणना की जाँच की जाती है।

बेशक, यह बड़ी संख्या के कारण नए मुख्य लेखाकार के लिए सभी प्राथमिक दस्तावेजों की जांच करने के लिए बस यथार्थवादी नहीं है।

इस मामले में, आप चुनिंदा प्राथमिक दस्तावेजों की उपलब्धता, इसके विवरण भरने की शुद्धता और लेखा खातों और कर लेखांकन में प्रतिबिंब की जांच कर सकते हैं।

स्पॉट चेक की मानदंड बड़ी मात्रा में हो सकता है जिसके लिए व्यापारिक लेनदेन किए गए थे।

नए मुख्य लेखाकार के लिए यह भी सलाह दी जाती है कि वे ऑडिट के परिणामों के आधार पर ऑडिट रिपोर्ट, कृत्यों और निर्णयों से परिचित हों। यह आपको पूर्व मुख्य लेखाकार की विशिष्ट गलतियों का पता लगाने की अनुमति देगा, उसके काम में कमियां, जो ऑडिटिंग अधिकारियों द्वारा पहचानी गई थीं।

चरण 5. स्वीकृति - पूर्व मुख्य लेखाकार से नए मुख्य लेखाकार को दस्तावेजों का हस्तांतरण

मुख्य लेखाकार को निम्नलिखित दस्तावेज प्राप्त करने होंगे:

संविधान और पंजीकरण दस्तावेज

एसोसिएशन के लेख, एसोसिएशन के लेख;

पंजीकरण प्रमाण पत्र;

कर अधिकारियों के साथ पंजीकरण का प्रमाण पत्र;

पेंशन फंड, सामाजिक बीमा निधि के साथ पंजीकरण का प्रमाण पत्र;

लेखांकन के संगठन से संबंधित दस्तावेज

लेखांकन पर लेखांकन नीति;

कर लेखांकन नीति;

खातों का लेखा चार्ट;

लेखा कर्मचारियों के लिए नौकरी का विवरण;

लेखा और कर रजिस्टर

टर्नओवर - सभी लेखा खातों के लिए बैलेंस शीट;

सभी खातों के लिए लेखांकन और कर रजिस्टर;

लेखांकन, वित्तीय और कर रिपोर्टिंग

वित्तीय विवरण;

सभी करों के लिए घोषणा और गणना;

खरीद और बिक्री की किताबें;

प्राप्त और जारी किए गए चालान का रजिस्टर - चालान;

इन्वेंटरी दस्तावेज

इन्वेंटरी ऑर्डर;

इन्वेंटरी सूचियां (कार्य) और टकराव सूची;

कर अधिकारियों के साथ संबंधों से संबंधित दस्तावेज

कर लेखा परीक्षा रिपोर्ट;

कर अधिकारियों के साथ सुलह बयान;

अचल संपत्ति लेखा दस्तावेज

अचल संपत्तियों की स्वीकृति के लिए एक आयोग के निर्माण पर आदेश;

स्वीकृति प्रमाण पत्र - फॉर्म नंबर ओएस -1 में अचल संपत्तियों का हस्तांतरण;

फॉर्म नंबर OS-6 में अचल संपत्तियों के लिए इन्वेंटरी कार्ड;

फिक्स्ड एसेट्स राइट-ऑफ सर्टिफिकेट

इन्वेंट्री आइटम के लेखांकन के लिए दस्तावेज

सामग्री लेखा कार्ड;

प्रपत्र संख्या एम -4 में रसीद आदेश;

आवश्यकताएँ - फार्म संख्या एम -11 में चालान;

नकद लेखा दस्तावेज़

नकद पुस्तक, आय और व्यय नकद आदेश;

पैसे के आदेश;

चालू खातों पर बैंक के बयान;

कैशियर-ऑपरेटर की पत्रिका और जेड-रिपोर्ट;

श्रम और मजदूरी के लेखांकन के लिए दस्तावेज

श्रम अनुबंध;

रोजगार, बर्खास्तगी, बोनस का आदेश;

स्टाफिंग टेबल;

समय पत्रक;

निपटान और पेरोल;

जवाबदेह व्यक्तियों के साथ बस्तियों के लिए दस्तावेज

• खर्च विवरण;

प्रतिपक्षों द्वारा बस्तियों के लेखांकन के लिए दस्तावेज

आपूर्तिकर्ताओं और खरीदारों के साथ अनुबंध;

देनदारों और लेनदारों के साथ सामंजस्य के कार्य;

वायबिल, काम के प्रदर्शन, सेवाएं प्रदान की गई

अन्य दस्तावेज

ऋण, वित्तीय निवेश, अमूर्त संपत्ति के लेखांकन के लिए प्राथमिक दस्तावेज;

लेखांकन प्रमाण पत्र;

waybills;

सख्त रिपोर्टिंग के रूप;

पॉवर ऑफ़ अटॉर्नी;

अन्य दस्तावेज;

चरण 6. पूर्व मुख्य लेखाकार से स्पष्टीकरण प्राप्त करना

स्पष्टीकरण लेखांकन और कर लेखांकन, कंपनी के अन्य विभागों या प्रभागों के साथ बातचीत के लिए प्रक्रिया, साथ ही समकक्षों, एक लेखा परीक्षा कंपनी और कर अधिकारियों से संबंधित हो सकता है।

चरण 7. स्वीकृति और मामलों के हस्तांतरण के अधिनियम पर हस्ताक्षर करना

मामलों के हस्तांतरण को स्वीकृति और मामलों के हस्तांतरण के एक अधिनियम द्वारा औपचारिक रूप दिया जाता है, जो सभी मुख्य बिंदुओं को इंगित करना चाहिए कि स्थानांतरित मामलों की स्थिति हस्तांतरण की तारीख के रूप में है और मामलों के हस्तांतरण के दौरान एकत्र की गई और संसाधित की गई अधिक से अधिक जानकारी शामिल करें।

मामलों की स्वीकृति और हस्तांतरण का कार्य संगठन द्वारा किसी भी रूप में तैयार किया जा सकता है, क्योंकि नियामक दस्तावेजों के साथ मामलों की स्वीकृति और हस्तांतरण को विनियमित नहीं किया जाता है।

मामलों की स्वीकृति और हस्तांतरण का कार्य प्रतिबिंबित होना चाहिए:

पूरा नाम। ऐसे व्यक्ति जो मामले जमा करते हैं और प्राप्त करते हैं;

मामलों के हस्तांतरण की तारीख;

वह अवधि जिसके लिए मामलों को स्थानांतरित किया गया था;

आदेश की तारीख और संख्या जिसके आधार पर मामलों की स्वीकृति और हस्तांतरण किया गया था;

नाम और स्थानांतरित किए गए दस्तावेज़ों की संख्या (मामले, फ़ोल्डर, फाइलिंग);

श्रृंखला और अप्रयुक्त बैंक चेकबुक की संख्या, सख्त रिपोर्टिंग फॉर्म;

मामलों के हस्तांतरण के समय (गुम) दस्तावेजों की एक सूची;

प्राथमिक दस्तावेजों की तैयारी में सभी त्रुटियों, उल्लंघन, कमियों, कमियों को स्थानांतरित करने की प्रक्रिया में खोजा गया था,

मुहरों, टिकटों और तबादले की संख्या।

लेखा (वित्तीय) बयानों की विश्वसनीयता पर अंतिम लेखा परीक्षक की रिपोर्ट;

लेखांकन और कर लेखांकन की विशेषताएं।

लेखांकन और कर लेखांकन की विशेषताओं में निम्नलिखित अनुभाग शामिल हो सकते हैं:

1) लेखांकन का संगठन।

यह खंड लेखांकन नीति का विश्लेषण करता है।

यहां आप लेखांकन सेवा की संगठनात्मक संरचना, लेखा विभाग के कर्मचारी, लेखा कर्मचारियों के बीच कर्तव्यों का वितरण, लेखा श्रमिकों की योग्यता को निर्दिष्ट कर सकते हैं।

इसके अलावा, यह खंड लेखांकन और कर लेखांकन के स्वचालन, सॉफ्टवेयर के उपयोग और कानूनी संदर्भ प्रणालियों के स्तर को नोट करता है।

2) धन का लेखा।

यह खंड एक खजांची की उपस्थिति और पूर्ण व्यक्तिगत सामग्री देयता पर एक समझौते की उपस्थिति, इसके लिए एक नकदी रजिस्टर और दस्तावेजों की उपस्थिति और इसके रखरखाव, नियंत्रण टेप और एक खजांची-ऑपरेटर की पत्रिका की उपस्थिति, नकदी की एक सूची के परिणाम, सख्त रिपोर्टिंग फ़ॉर्म और चेकबुक, भंडारण की स्थिति और अनुपालन का संकेत देता है। नकदी और नकदी दस्तावेजों का लेखा-जोखा।

अनुभाग में बैंक शाखाओं में खोले गए सभी निपटान और अन्य खातों की सूची, उन पर शेष राशि की मात्रा, वर्तमान लेखांकन डेटा और नवीनतम बैंक विवरणों के साथ सामंजस्य होना चाहिए;

3) अचल संपत्तियों और अमूर्त संपत्ति का लेखांकन।

यह खंड इन परिसंपत्तियों की लेखा प्रणाली की जांच करने, उनके पंजीकरण और निपटान के संचालन के दस्तावेजीकरण की स्थिति, उन पर मूल्यह्रास का आरोप और अन्य बिंदुओं पर ध्यान देता है;

4) माल (माल, तैयार उत्पाद और सामग्री) का लेखांकन।

यह खंड, आविष्कारों के लेखांकन की जाँच करने और मूल्यों की वास्तविक उपलब्धता के साथ लेखांकन डेटा के अनुपालन के परिणामों को चिह्नित करता है।

इसके लिए, इन्वेंट्री के परिणाम और पहचानी गई विसंगतियों (कमी या अधिशेष) को खत्म करने के लिए आगे की कार्रवाई के संकेत दिए गए हैं।

यह भी ध्यान दिया जाता है कि गोदाम श्रमिकों की पूर्ण देयता पर समझौते होते हैं;

6) अन्य साइटों पर लेखांकन की स्थिति।

यह खंड वित्तीय निवेशों के लिए लेखांकन की प्रक्रिया, मूर्त संपत्ति में लाभदायक निवेश, ऋण और क्रेडिट, लाभांश पर बस्तियों, आरक्षित पूंजी, अतिरिक्त पूंजी इत्यादि का वर्णन करता है, और क्या लेखांकन प्रक्रिया कानून के अनुपालन में है;

3) प्रतिपक्षों, कर अधिकारियों, राज्य गैर-बजटीय निधियों, संगठन के कर्मचारियों के साथ बस्तियों के लिए लेखांकन की स्थिति।

इस अनुभाग में देय और प्राप्य खातों की मात्रा पर सत्यापित डेटा को शामिल किया गया है (जिसमें अतिदेय और खराब ऋणों की उपस्थिति, जवाबदेह राशि की शेष राशि, देनदारों और लेनदारों के साथ आपसी बस्तियों के सामंजस्य के कार्यों की उपस्थिति, इन्वेंट्री के परिणाम, कर अधिकारियों के साथ सामंजस्य के कार्यों की उपस्थिति) शामिल हैं।

यह खंड दावा कार्य की गुणवत्ता, कर अधिकारियों के साथ बस्तियों की स्थिति और गैर-बजटीय निधि का भी आकलन करता है।

संगठन के कर्मचारियों के साथ बस्तियों के अनुसार, श्रम अनुबंधों की उपलब्धता पर जानकारी का संकेत दिया जाता है, व्यक्तिगत लेखांकन और वेतन बकाया की स्थिति का विश्लेषण किया जाता है।

7) लेखांकन (वित्तीय) बयान;

यह खंड लेखांकन और कर लेखांकन के डेटा के साथ लेखांकन और कर रिपोर्टिंग के डेटा के बीच विसंगतियों को इंगित करता है और विसंगतियों के कारणों के बारे में पूर्व मुख्य लेखाकार की लिखित स्पष्टीकरण;

8) दस्तावेजों का भंडारण।

इस अनुभाग में मामलों को दर्ज करने और संग्रह के लिए मामलों को प्रस्तुत करने की प्रक्रिया का वर्णन करना चाहिए, मामलों के संरक्षण, उनके भंडारण और विनाश के लिए नियमों के साथ संगठन द्वारा अनुपालन;

9) सूची के अनुसार हस्तांतरित प्राथमिक लेखा दस्तावेजों, लेखा रजिस्टरों और कर लेखांकन की एक सूची।

यह खंड सेवानिवृत्त मुख्य लेखाकार और बैलेंस शीट के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षरित खाता आधारित शेष राशि को भी इंगित करता है।

पूर्व मुख्य लेखाकार और प्रबंधक द्वारा हस्ताक्षरित बैलेंस शीट उन मामलों को प्राप्त होने की तारीख में प्रारंभिक शेष राशि की पुष्टि करती है।

मामलों की स्वीकृति और हस्तांतरण का कार्य तैयार किया जाता है, एक नियम के रूप में, दो प्रतियों में, जिनमें से एक को संगठन में रखा जाता है, और दूसरा पूर्व मुख्य लेखाकार के पास रहता है।

अधिनियम उन सभी पक्षों द्वारा हस्ताक्षरित है, जिन्होंने मामलों को स्वीकार करने और स्थानांतरित करने की प्रक्रिया में भाग लिया था (यानी, नया मुख्य लेखाकार, मामलों को स्वीकार करते हुए, पूर्व मुख्य लेखाकार, मामलों को स्थानांतरित करने के साथ-साथ सदस्यों और आयोग के अध्यक्ष), और संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है।

मामला अंतरण सूची लेखांकन नीति

दस्तावेजों की स्वीकृति और हस्तांतरण का उद्देश्य विशिष्ट सूची के अनुसार महत्वपूर्ण दस्तावेज भेजने की प्रक्रिया को औपचारिक बनाना है। यह फ़ॉर्म एक निश्चित व्यक्ति द्वारा एक निश्चित दस्तावेज़ की प्राप्ति की पुष्टि करने के लिए एक विकल्प के रूप में कार्य करता है।

दस्तावेज़ का उद्देश्य

यदि वे निम्नलिखित स्थितियों में महत्वपूर्ण कानूनी दस्तावेजों को हस्तांतरित करने का इरादा रखते हैं तो अधिनियम का रूप कानूनी संस्थाओं द्वारा भरा गया है:

1. अनुबंध के तहत अन्य कानूनी संस्थाओं को दस्तावेज।
2. कर्मचारियों के स्थानांतरण या बर्खास्तगी के लिए कार्मिक दस्तावेज, साथ ही इकाइयों का परिसमापन आदि।

दस्तावेज़ व्यावसायिक कागजात की डिलीवरी के तथ्य को दर्ज करता है, जिससे आप बाद में दूसरे पक्ष को अपने दायित्वों की पूर्ति साबित कर सकते हैं। अधिनियम अनुबंध के तहत दायित्वों की पूर्ति के हिस्से के रूप में और पार्टियों के अनुरोध पर अन्य स्थितियों में दोनों को भरा जा सकता है, जिनमें से एक को दस्तावेज की आवश्यकता है।

स्वीकृति और हस्तांतरण के एक उचित रूप से तैयार किए गए अधिनियम में कानूनी बल है, क्योंकि इस पत्र के आरेखण और हस्ताक्षर अदालत में कार्यवाही में उठाए गए कार्यों के प्रमाण के रूप में काम करेंगे।

दस्तावेज़ को दो पक्षों के बीच डुप्लिकेट में हस्ताक्षरित किया जाता है, प्रत्येक पार्टियों के लिए एक प्रति - प्रेषक और प्राप्तकर्ता।

आवश्यक विवरण

इस तथ्य के बावजूद कि रूसी कानूनों में दस्तावेज़ का कोई अनुमोदित समान रूप नहीं है, अधिनियम को तैयार करने और हस्ताक्षर करते समय कुछ आवश्यकताओं को देखा जाना चाहिए। अन्यथा, दस्तावेज़ को अमान्य माना जाएगा और आवश्यक दस्तावेज़ के पते से रसीद के प्रमाण के रूप में उपयोग नहीं किया जा सकता है।

1. दस्तावेज़ में एक शीर्षक होना चाहिए।
2. वह तिथि जब अधिनियम तैयार किया गया था और इसके निष्पादन का स्थान इंगित किया गया था।
3. दस्तावेजों को स्थानांतरित करने वाली कंपनी प्रेषक के रूप में अधिनियम में अपना पूरा नाम दर्ज करेगी।
4. अधिनियम जारी करने वाले विशिष्ट जिम्मेदार व्यक्ति को संकेत दिया जाता है: उसकी स्थिति और पूरा नाम।
5. पते वाले के बारे में जानकारी दर्ज करें, अर्थात वह व्यक्ति जिसे कुछ दस्तावेज़ प्राप्त करने होंगे। संगठन का नाम पूर्ण रूप से लिखा गया है, जो स्वामित्व के रूप को दर्शाता है।
6. दस्तावेज़ को आवश्यक रूप से उस व्यक्ति के बारे में जानकारी को प्रतिबिंबित करना चाहिए जिसे दस्तावेज़ की सूची प्राप्त होनी चाहिए: पूर्ण नाम और उसकी स्थिति।
7. दस्तावेजों के बारे में जानकारी एक तालिका के रूप में दर्ज की जा सकती है, जिसमें दस्तावेजों के नाम, उनके पंजीकरण संख्या के बारे में जानकारी शामिल है।
8. स्वीकृति के विलेख में दोनों ओर से दस्तावेजों को स्थानांतरित करने की प्रक्रिया में शामिल उद्यम के जिम्मेदार कर्मचारियों के हस्ताक्षर होने चाहिए।
9. दस्तावेज़ कानूनी रूप से महत्वपूर्ण है और संगठन में एक मुहर द्वारा प्रमाणित किया जाना चाहिए जो इस तरह के एक अधिनियम को आकर्षित करता है।

यह प्रपत्र व्यक्तियों के बीच प्रलेखन के हस्तांतरण के मामले में भरा जा सकता है। इस मामले में, कानूनी इकाई का पूरा नाम के बजाय, पार्टियों का पासपोर्ट डेटा इंगित किया गया है, और हस्ताक्षर उनकी अनुपस्थिति के कारण सील के साथ प्रमाणित नहीं हैं।

यदि दस्तावेजों को मूल में स्थानांतरित किया जाता है, तो इस बारे में जानकारी अधिनियम में परिलक्षित होनी चाहिए। नुकसान या क्षति के मामले में, तैयार अधिनियम आपको संबंधित अधिकारियों के साथ स्थिति को हल करने की अनुमति देगा। चूंकि दस्तावेजों को खोने का खतरा हमेशा रहता है, इसलिए स्थानांतरण की पूर्व संध्या पर सभी मूल की प्रतियां बनाने की सिफारिश की जाती है।

दस्तावेजों के हस्तांतरण के पंजीकरण के बारे में वीडियो पर

कार्मिक विभाग के काम में प्रलेखन की स्वीकृति और हस्तांतरण का कार्य भी लागू होता है। महत्वपूर्ण व्यक्तिगत दस्तावेजों को स्थानांतरित करते समय, न केवल एक अधिनियम तैयार किया जाता है, बल्कि अधिनियम में निर्दिष्ट सूची और उनकी प्रामाणिकता के लिए उनका अनुपालन भी जांचा जाता है। यह अवांछित मुकदमेबाजी से बच जाएगा यदि कर्मचारी और संगठन के बीच कोई दावा उत्पन्न होता है।

दस्तावेजों की स्वीकृति और हस्तांतरण के अधिनियम का पंजीकरण एक सख्त अनिवार्य प्रक्रिया नहीं है। हालांकि, कुछ मामलों में, समकक्षों के बीच दस्तावेजों का हस्तांतरण इसके हस्ताक्षर के साथ होता है। दस्तावेजों की स्वीकृति और हस्तांतरण के कार्य का कानूनी महत्व है, इसलिए, इस पर हस्ताक्षर करने वाले दलों के बीच किसी भी विवादित स्थिति और असहमति की स्थिति में इसका संभावित मूल्य है और इसका उपयोग अदालत में किया जा सकता है.

दस्तावेजों की स्वीकृति और हस्तांतरण का कार्य भी उद्यमों के भीतर बनाया गया है - उदाहरण के लिए, जब कर्मियों, लेखा और अन्य दस्तावेजों को स्थानांतरित करते समय कर्मचारियों को बदलते हैं। इस मामले में, दस्तावेजों को अपनी सामग्री और पूर्णता के लिए एक प्रारंभिक जांच पास करनी होगी, ताकि बाद में दस्तावेजों को स्वीकार करने वाले कर्मचारी को अप्रत्याशित परेशानियों का सामना न करना पड़े।

फ़ाइलें

दस्तावेजों की स्वीकृति और हस्तांतरण का एक अधिनियम बनाने के लिए बुनियादी नियम

इस दस्तावेज़ को भरने के लिए कोई एकीकृत मानक नमूना नहीं है, इसलिए उद्यमों और संगठनों को स्वतंत्र रूप से अपने टेम्पलेट को विकसित करने या किसी दस्तावेज़ को स्वतंत्र रूप में तैयार करने का अधिकार है। यह सरल लेखन दोनों में भरा जा सकता है और कंप्यूटर पर मुद्रित किया जा सकता है। दस्तावेजों की स्वीकृति और हस्तांतरण के एक अधिनियम को दो प्रतियों में एक नियमित ए 4 शीट पर तैयार किया गया है - प्रत्येक इच्छुक पार्टियों के लिए। इसके अलावा, प्रत्येक प्रतिलिपि को संगठनों या अधिकृत व्यक्तियों के प्रमुखों द्वारा हस्ताक्षरित किया जाना चाहिए।

यदि आवश्यक हो, तो दस्तावेज़ को सील के साथ प्रमाणित किया जा सकता है, लेकिन यह आवश्यक नहीं है, क्योंकि 2016 के बाद से, कानूनी संस्थाओं को अपनी गतिविधियों में सील और टिकटों का उपयोग नहीं करने का अधिकार है।

इसके अलावा, अधिनियम में अनिवार्य सूचना की एक निश्चित सूची होनी चाहिए। विशेष रूप से, यह यहां इंगित किया जाना चाहिए पार्टियों के बारे में जानकारी, जिसके बीच दस्तावेजों के हस्तांतरण का तथ्य दर्ज है, साथ ही साथ हस्तांतरित दस्तावेजों की पूरी सूची उनके स्पष्ट नाम और मात्रा के साथ। यदि दस्तावेजों के मूल को स्थानांतरित किया जाता है, तो इसे अधिनियम में इंगित किया जाना चाहिए (उनके नुकसान के मामले में, दावों को उस पक्ष को प्रस्तुत किया जाएगा जिनके हाथों में वे मांग के समय थे), यदि प्रतियां हैं, तो उन्हें स्थानांतरित पार्टी द्वारा प्रमाणित किया जाना चाहिए।

यह भी ध्यान दिया जाना चाहिए कि दस्तावेजों के मूल के हस्तांतरण के मामले में, स्थानांतरण पार्टी को अपनी प्रतियां प्राप्त करनी चाहिए।

हस्तांतरित दस्तावेजों के विशेष मूल्य के मामलों में, अधिनियम में उद्यमों के बारे में अधिक पूरी जानकारी (PSRN, TIN, KPP, आदि के साथ पूर्ण विवरण), साथ ही स्थानांतरण प्रक्रिया में शामिल कर्मचारियों का पासपोर्ट डेटा दर्ज करना उचित है। यदि मानक दस्तावेज स्थानांतरित किए जाते हैं, तो आप अपने आप को अधिनियम के एक सरल रूप में सीमित कर सकते हैं।

दस्तावेजों के स्वीकृति प्रमाण पत्र को भरने के निर्देश

कार्यालय के काम के दृष्टिकोण से, इस अधिनियम का पूरी तरह से मानक रूप है और इसे भरते समय किसी विशेष कठिनाइयों का कारण नहीं होना चाहिए। इस उदाहरण में, दस्तावेजों को एक उद्यम से दूसरे में स्थानांतरित किया जाता है।

• सबसे पहले, दस्तावेज़ का नाम उसके सार के एक छोटे पदनाम के साथ लिखा गया है।
• नीचे दी गई पंक्ति उस शहर को इंगित करती है जिसमें अधिनियम जारी करने वाला संगठन काम करता है, साथ ही इसके निष्पादन की तारीख भी।
• अगला, दस्तावेजों को प्रसारित करने वाली कंपनी के बारे में जानकारी दर्ज की गई है: इसका नाम संगठनात्मक और कानूनी रूप (आईपी, एलएलसी, ओजेएससी, सीजेएससी) के संकेत के साथ दर्ज किया गया है, साथ ही प्रभारी व्यक्ति की स्थिति (आमतौर पर निदेशक, सामान्य निदेशक यहां लिखते हैं या किसी अन्य व्यक्ति को इस तरह के हस्ताक्षर के लिए अधिकृत करने के लिए अधिकृत करते हैं) कर्मचारी के दस्तावेजों का प्रकार) उसका अंतिम नाम, पहला नाम, संरक्षक (पूर्ण रूप में)।
• फिर सभी को दूसरे पक्ष के बारे में दर्ज किया जाता है: संगठन का नाम, स्थिति, उपनाम, नाम, प्रभारी व्यक्ति का संरक्षक।

उद्यमों के बारे में जानकारी दर्ज करने के बाद, आपको स्थानांतरित दस्तावेजों की पूरी सूची लिखने की आवश्यकता है।

एक नियम के रूप में, ऐसे मामलों को तैयार किया जाता है जहां स्थानांतरित किए जाने वाले दस्तावेजों की सूची या तो विशेष रूप से मूल्यवान है या बल्कि प्रभावशाली है, इसलिए उनकी सूची को तालिका के रूप में व्यवस्थित करना सबसे अच्छा है।

पहले कॉलम में, आपको इस तालिका में स्थानांतरित दस्तावेज़ के सीरियल नंबर दर्ज करने की आवश्यकता है, दूसरे में - पूरा नाम, तीसरे में - इसकी तैयारी की तारीख, चौथे में - आंतरिक दस्तावेज़ प्रवाह में दस्तावेज़ की संख्या। पांचवें कॉलम में, आपको मूल या एक प्रति (प्रमाणित) को दूसरे संगठन को हस्तांतरित करना चाहिए, और छठा कॉलम दस्तावेज़ में शामिल शीट की संख्या है।

यदि आवश्यक हो, तो किसी भी अतिरिक्त जानकारी को जोड़कर तालिका का विस्तार किया जा सकता है।

तालिका के तहत, आपको यह लिखना चाहिए कि अधिनियम की कितनी प्रतियाँ तैयार की गई थीं और उनके पक्ष में कितनी रुचि प्राप्त हुई थी, साथ ही दोनों उद्यमों के प्रमुखों पर भी हस्ताक्षर किए गए थे।

दस्तावेजों की स्वीकृति और हस्तांतरण पर अधिनियम पर हस्ताक्षर करने के बाद, जिस पार्टी ने इसे स्वीकार किया वह स्वचालित रूप से स्थानांतरित दस्तावेज की पूर्णता, सामग्री, सुरक्षा के लिए सभी जिम्मेदारी मानती है।

कंपनी द्वारा प्राप्त पट्टे, खरीद और बिक्री समझौते के तहत भौतिक संपत्ति हस्तांतरित करते समय, मूल्यों के हस्तांतरण के तथ्य को एक तरफ से दूसरे स्थान पर रिकॉर्ड करना महत्वपूर्ण है। भौतिक संपत्ति को स्थानांतरित करने का कार्य एक महत्वपूर्ण दस्तावेज है और कई कार्य करता है:

• एक तरफ से दूसरी तरफ मूल्यों के हस्तांतरण की पुष्टि है;
• अधिनियम पर हस्ताक्षर करके, प्राप्त पार्टी हस्तांतरित माल के लिए जिम्मेदारी मानती है;
• हस्तांतरित मूल्यों की एक पूरी विस्तृत सूची शामिल है।

माल का वितरण और स्वीकृति प्रमाण पत्र: आवश्यक विवरण

कंपनियों को अपने स्वयं के दस्तावेज़ विकसित करने का अधिकार है जो वे अपनी गतिविधियों में उपयोग करेंगे। हालांकि, कानून में कई आवश्यकताएं होती हैं जिन्हें दस्तावेजों को ड्राइंग करते समय ध्यान में रखना होगा। विशेष रूप से, उपयोग किए जाने वाले सभी रूपों में कला के भाग 2 में सूचीबद्ध अनिवार्य विवरण होना चाहिए। ६ दिसंबर २०११ के संघीय कानून संख्या ४०२-एफजेड के ९।

अनिवार्य विवरण जिसमें माल की स्वीकृति और हस्तांतरण शामिल होना चाहिए:

• दस्तावेज़ का नाम: "माल और सामग्रियों की स्वीकृति और हस्तांतरण का अधिनियम";
• दस्तावेज़ भरने की तिथि;
• दस्तावेज़ को संकलित करने वाली कंपनी का नाम;
• दस्तावेज़ को आर्थिक जीवन के तथ्य के सार को प्रतिबिंबित करना चाहिए - यदि यह भौतिक मूल्यों की स्वीकृति और हस्तांतरण का कार्य है (नीचे नमूना), तो एक तरफ से दूसरे स्थान पर माल के हस्तांतरण पर जानकारी;
• भौतिक या मौद्रिक संदर्भ में आर्थिक जीवन के तथ्य के माप का आकार (उन इकाइयों को इंगित करना जिसमें यह मापा जाता है);
• व्यक्तियों की स्थिति जिन्होंने माल की स्वीकृति और हस्तांतरण के अधिनियम के इस नमूने पर हस्ताक्षर किए हैं और इस घटना या लेनदेन के निष्पादन के लिए जिम्मेदार हैं;
• जिम्मेदार व्यक्तियों के हस्ताक्षर और हस्ताक्षर (उपनाम, आद्याक्षर) के डिक्रिप्शन या अन्य विवरण जो उन्हें पहचानने में मदद करेंगे।

उपरोक्त विवरण सभी प्राथमिक दस्तावेजों के लिए सार्वभौमिक और अनिवार्य हैं। सूचीबद्ध विवरणों के अलावा, माल और सामग्रियों की स्वीकृति और हस्तांतरण के एक अधिनियम के नमूने में सामानों की एक पूरी विस्तृत सूची होनी चाहिए, जिसके हस्तांतरण को इस अधिनियम द्वारा औपचारिक रूप दिया गया है: नामों की सूची, प्रत्येक आइटम के लिए माल की संख्या, लागत।

दस्तावेज़ 2 प्रतियों में तैयार किया गया है - मूल्य के संचारण और प्राप्त करने के लिए एक प्रति। प्राथमिक लेखा दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने का अधिकार रखने वाले अधिकारियों की सूची कंपनी के प्रमुख द्वारा निर्धारित की जाती है। इस तरह की शक्तियां सिर के आदेश, नौकरी विवरण या संगठन के अन्य आंतरिक दस्तावेज द्वारा निर्धारित की जा सकती हैं।

प्राथमिक दस्तावेजों को किस मुद्रा में निकाला जाना चाहिए?

यह ध्यान देने योग्य है कि अनिवार्य विवरणों में से एक है कि माल की स्वीकृति और हस्तांतरण के कार्य में आर्थिक जीवन के तथ्य के मौद्रिक माप का मूल्य है, जो माप की इकाइयों को दर्शाता है। कोई स्पष्ट संकेत नहीं है कि प्राथमिक दस्तावेजों को केवल रूबल में तैयार किया जाना चाहिए। हालांकि, यह ध्यान में रखना चाहिए कि लेखांकन वस्तुओं (संपत्ति, आय, व्यय, आदि) को रूबल में परिलक्षित होना चाहिए। रूसी रूबल में वित्तीय विवरण भी जारी किए जाते हैं। इस प्रकार, इन 2 तथ्यों को देखते हुए, प्राथमिक दस्तावेज जो आर्थिक जीवन के तथ्यों की पुष्टि करते हैं, उन्हें रूबल में तैयार किया जाना चाहिए।

यदि आप विदेशी समकक्षों के साथ काम करते हैं और विदेशी मुद्रा का उपयोग आवश्यकता के कारण होता है, तो आप निम्न कार्य कर सकते हैं: माप की विभिन्न इकाइयों के लिए कई कॉलम प्रदान करते हैं या एक अतिरिक्त दस्तावेज़ तैयार करते हैं जो मुद्रा में तैयार किए गए दस्तावेज़ की सामग्री की व्याख्या करेगा।