В трудовую книжку вносятся данные о. Методические рекомендации по заполнению трудовых книжек

В.И. АНДРЕЕВА,

канд. ист. наук, проф. кафедры трудового права

Российской академии правосудия

Информация о времени службы и об обучении

В предыдущей части статьи мы рассмотрели, как следует заполнять раздел "Сведения о работе" трудовой книжки, выделив две ситуации: когда трудовая книжка работника оформляется впервые и когда записи в ней продолжаются.

Работникам кадровых служб следует руководствоваться Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225 (далее - Правила), и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69 (далее - Инструкция).

Сведения о работе по совместительству

Если работник помимо основного места работы имеет работу по совместительству, то запись об этом вносится в трудовую книжку по его желанию. Сведения вносит организация, которая является местом его основной работы, на основании документа, выданного организацией, где работник является совместителем. Запись о работе по совместительству вносится как очередная, т. е. под следующим порядковым номером.

В графе 2 ставится дата приема на работу в качестве совместителя. В графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации. В графе 4 делается ссылка на документ, на основании которого внесена запись с указанием его даты и номера. Таким документом может быть заверенная копия приказа о приеме на работу или справка с места работы со ссылкой на дату и номер приказа о приеме. Наименование организации, в которую работник принят в качестве совместителя, не требуется выносить в отдельную строку.

К сожалению, Инструкция не содержит ответов на некоторые вопросы, возникающие в практике работы кадровых служб, когда требуется внести запись о работе по совместительству. Например, в Инструкции ничего не сказано о временных ограничениях для внесения таких записей.

Инструкция не содержит указаний об отказе работнику в такой записи. Согласно п. 3.1 Инструкции в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя, а не дата внесения записи о работе

И по совместительству, сделанной по просьбе работника. Следует учесть, что при этом возникнет нарушение хронологии в записях: запись о приеме на основное место работы может оказаться более поздней, чем дата приема на работу по совместительству и дата увольнения с этой работы, если работник не сразу обратился в кадровую службу с соответствующей просьбой.

Например, 20 февраля 2004 г. работник принес документы о своей работе по совместительству в 2003 г. в кадровую службу организации, в которую он поступил на работу 19 января 2004 г. Руководствуясь Инструкцией, кадровик должен сделать записи в трудовой книжке этого работника (пример приведен для трудовой книжки образца 1974 г.).

(с нарушением хронологии)

Думается, что нарушение хронологии в записях, сделанных в содержательной части трудовой книжки, не вполне удобно для последующего считывания этих записей. Поэтому предлагаем для приведенной выше жизненной ситуации более приемлемый вариант оформления.

(в хронологическом порядке)

Информация о времени военной службы и об обучении

Первичное оформление содержательной части трудовой книжки может согласно подп. "а" п. 21 Правил начинаться с записи о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом РФ от 28.03.98 № 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе", а также о времени службы в органах внутренних дел, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах.

Сведения об указанных периодах службы вносятся в трудовую книжку в связи с включением этих периодов в страховой стаж (ст. 11 Федерального закона РФ от 17.12.01 № 173-ФЗ "О трудовых пенсиях в Российской Федерации").

Как известно, вносимые ранее в трудовую книжку записи о времени обучения на дневных отделениях (в т. ч. подготовительных) высших и средних специальных учебных заведений в настоящее время не вписываются в содержательную часть трудовой книжки, т. к. эти периоды исключены из страхового стажа.

Нужно ли вносить в трудовую книжку записи о начальном профессиональном обучении в профтехучилищах?

Этот вопрос возникает, очевидно, в связи с тем, что время обучения в училищах и школах профессионально-технического образования засчитывается в непрерывный трудовой стаж, с которым связан расчет размера пособия по временной нетрудоспособности, если перерыв между днем окончания училища или школы и днем поступления на работу не превысил 3 месяцев (постановление Совета Министров СССР от 13.04.73 № 252 "Об утверждении Правил исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию"). Чтобы ответить на этот вопрос, сравним тексты Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утв. постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.74 № 162, и Правил (от 16.04.03).

Инструкция от 20.06.74, п. 2.17 В трудовой книжке по месту работы вносятся отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов следующие записи: б) о времени обучения в профессионально-технических и других училищах, на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Правила от 16.04.03, п. 21 В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись: б) о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Таким образом, в новых Правилах сведения об обучении в профессионально-технических и других училищах не включены как вид информации в содержательную часть трудовой книжки. Однако факт наличия у работника необходимого образования всегда может быть подтвержден соответствующим документом, выданным учебным заведением.

Мы рассмотрели ситуацию, когда трудовая книжка заполняется впервые. Если же требуется продолжить ведение трудовой книжки, предъявленной работником, то внесение сведений о приеме на работу, о службе и о работе по совместительству осуществляется по вышеописанным правилам.

Ознакомление работника с записями в трудовой книжке

С каждой внесенной в трудовую книжку записью, начиная с записей о приеме на работу и о службе, работник должен быть ознакомлен под расписку. Довольно часто можно услышать от практиков, что тот или иной проверяющий сделал при проверке замечание о необходимости фиксировать непосредственно в трудовой книжке факт ознакомления с очередной записью (наклеивать полоску бумаги на внутреннюю сторону задней обложки трудовой книжки и собирать на ней подписи работника). С таким требованием нельзя согласиться, т. к. и в Инструкции от 20.06.74 (п. 2.4), и в ныне действующих Правилах (п. 12) четко сказано, что работник после ознакомления с записью в трудовой книжке должен расписаться в заведенной на него личной карточке Т-2 (разд. Ill "Прием на работу и переводы на другую работу", графа 6 "Личная подпись владельца трудовой книжки"). Указанный способ ознакомления работника с записями в трудовой книжке представляется вполне оправданным и не требует дополнительного подтверждения с использованием самой книжки, особенно в настоящее время, когда в соответствии с п. 35 новых Правил работник должен расписываться в содержательной части трудовой книжки при увольнении.

Форма личной карточки работника Т-2 утверждается Госкомстатом России. За последние годы эта форма неоднократно менялась вместе с другими унифицированными формами первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. В настоящее время должна применяться личная карточка, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 (формы Т-2 и Т-2 ГС (МС)).

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Трудовая книжка оформляется при поступлении на работу впервые. Впоследствии трудовая книжка «следует» за работником по всем местам его работы, и каждый работодатель делает в ней соответствующие записи.

Где взять бланки трудовой книжки?

Бланки трудовой книжки находятся в свободной продаже. Фирма обязана приобрести сразу несколько экземпляров бланков трудовой книжки и хранить их в своем сейфе для того, чтобы при поступлении на работу новых сотрудников незамедлительно оформить им трудовые книжки.

В этих случаях стоимость испорченных бланков оплачивается работодателем.

Деньги за бланк трудовой книжки могут быть оплачены:

путем внесения наличными в кассу предприятия. При этом необходимо пробить кассовый чек;

путем внесения денежных средств на расчетный счет предприятия через любой банк;

путем удержания стоимости бланка трудовой книжки из заработной платы работника.

Обратите внимание, размер удержаний не может превышать 20% заработной платы.

Какие записи вносятся в трудовую книжку?

В трудовую книжку работника вносятся записи о:

работнике;

его квалификации;

приеме на работу;

переводе на другую постоянную работу;

увольнении;

награждении (поощрении).

Все организации и индивидуальные предприниматели обязаны вести трудовые книжки сотрудникам, проработавшим у них больше 5 дней.

Все записи в трудовую книжку, кроме записи об увольнении, вносятся в течение недели со дня наступления соответствующего события (приема на работу, перевода, награждения). Запись об увольнении вносится в трудовую книжку в день увольнения.

Кто может вносить записи в трудовую книжку?

Записи может вносить либо сам руководитель предприятия, либо лицо, ответственное за ведение трудовых книжек. Для того, чтобы уполномочить того или иного сотрудника на ведение трудовых книжек, необходимо издать соответствующий приказ о возложении ответственности.

1. Заполнение сведений о работнике

Сведения о работнике указываются на титульном листе трудовой книжки.

После заполнения титульного листа трудовой книжки, ее владелец заверяет своей подписью правильность указанных сведений о нем.

Также на титульном листе должна стоять подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек на предприятии и печать организации / индивидуального предпринимателя*, где была внесена первая запись в трудовую книжку. Пример (скачать Word, 40 Кб)

2. Заполнение сведений о работе

При приеме работника на работу запись в трудовую книжку делается в следующем порядке.

В графе 3 в виде заголовка указывается полное наименование организации / Ф.И.О. индивидуального предпринимателя, а также сокращенное наименование при его наличии.

Под заголовком в графах 1 и 2 указываются порядковый номер записи и дата ее внесения. В графе 3 делается запись о принятии на работу с указанием:

структурного подразделения (если оно имеется),

наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации.

В графе 4 делается ссылка на дату и номер приказа, в соответствии с которым работник принят на работу. Пример (скачать Word, 34 Кб)

Как внести запись в трудовую книжку, если работнику присвоен новый разряд или вторая профессия?

Подобные изменения обязательно должны быть отражены в трудовой книжке.

При приеме на работу впервые, нужно ли указывать в трудовой книжке то, что трудового стажа у работника не имеется?

Действующим законодательством о трудовых книжках не предусмотрено внесение записи «до поступления в … трудового стажа не имел» в трудовую книжку. Поэтому сотрудникам, поступающим на работу впервые, такую запись вносить не нужно.

Нужно ли вносить запись в трудовую книжку работникам – совместителям?

Сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по желанию работника. Такая запись вносится по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Таким документом может быть:

копия приказа о приеме на работу по совместительству, заверенная печатью и подписью руководителя организации / индивидуального предпринимателя, куда работник принят по совместительству;

копия трудового договора;

справка с места работы по совместительству.

Такой приказ может иметь следующее содержание: Приказ (скачать Word, 21 Кб)

При реорганизации юридического лица в трудовые книжки также вносятся соответствующие записи. В данном случае тоже необходимо издать приказ и на его основании оформить трудовые книжки.

Пример:

3. Заполнение сведений о награждении

В трудовой книжке предусмотрены специальные листы для внесения сведений о награждении работника.

Записи о награждении должны содержать сведения о:

дате награждения;

наименовании работодателя;

лице, наградившем работника;

достижениях за которые награжден работник;

• приказе о награждении.

Работникам в качестве поощрения выдана «13-ая зарплата» к Новому году. Нужно ли вносить об этом запись в трудовую книжку?

«13-ая зарплата» обычно выплачивается всем работникам, независимо от их трудовых успехов. Кроме того, такая премия может носить регулярный характер и выплачиваться каждый год. Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся. Пример (скачать Word, 31 Кб)

4. Заполнение сведений о прекращении трудового договора

На какую статью Трудового кодекса РФ делать ссылку при увольнении работника?

Общие основания прекращения трудового договора перечислены в ст. 77 ТК РФ. Ссылка в трудовой книжке делается именно на соответствующий пункт этой статьи за исключением 2-ух случаев:

увольнения по инициативе работодателя;

увольнения по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон.

В случае, если работник уволен по специальным основаниям, ссылку нужно делать на специальную статью ТК РФ или другого закона. Пример (скачать Word, 41 Кб)

5. Исправление сведений о работе и награждениях в трудовой книжке

Кто вносит исправления в трудовую книжку?

Исправления может внести:

работодатель по месту работы, где произведена неверная запись;

работодатель по новому месту работы.

В данном случае запись может быть сделана только на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Для получения такого документа работник или новый работодатель могут направить ему письменный запрос.

Как внести исправления?

При исправлении сведений о работе и награждениях зачеркиваний делать нельзя.

Запись исправляется путем признания ее недействительной. Для этого делается запись о том, что такая-то запись является недействительной. После этого вносится верная запись.
Пример (скачать Word, 40 Кб)

Что делать, если неправильная запись обнаружена через несколько лет после увольнения работника, и он за это время уже сменил несколько мест работы?

В данном случае исправления вносятся в порядке, указанном выше. Однако такие записи должны быть заверены печатью и подписью работодателя, внесшего исправления.

Необходимо также указать фактическую дату исправления, а не ту, когда сделана неверная запись. Пример (скачать Word, 34 Кб)

6. Вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку оформляется в случае, если все страницы какого-либо раздела трудовой книжки заполнены.

Записи во вкладыш вносятся в общем порядке, предусмотренном для ведения трудовых книжек.

При выдаче вкладыша в трудовой книжке делается запись или ставится штамп «выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша.

7. Дубликат трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки оформляется в случае, если она утрачена или пришла в негодность.

При утрате трудовой книжки работник должен немедленно известить об этом работодателя, подав соответствующее заявление. Работодатель обязан оформить дубликат в течение 15 дней с момента подачи такого заявления.

Где взять дубликат трудовой книжки?

Для дубликата используется обычный бланк трудовой книжки, в котором делается пометка «дубликат».

В случае, если дубликат выдается взамен трудовой книжки, пришедшей в негодность, в старой трудовой книжке делается пометка «выдан дубликат» с указанием серии и номера дубликата.

Если работник потерял трудовую книжку, работодатель оформляет дубликат в следующем порядке:

первой вносится запись об общем и (или) непрерывном трудовом стаже работника. Эти сведения записываются суммарно (указывается общее количество проработанных лет, месяцев, дней);

после этого вносятся записи о работе. Такие записи могут быть внесены только на основании официальных документов прежних работодателей. Поэтому если ответ от работодателей получить не удалось, то и запись о том, что работник работал у данного работодателя, в дубликат трудовой книжки не вносится. Все записи нумеруются по порядку, проставляются даты фактического приема на работу и увольнения.

Если работодатель внес неверную запись об увольнении или переводе на другую работу, работник может подать письменное заявление о выдаче ему дубликата трудовой книжки.

В этом случае работодатель по последнему месту работы (внесший в трудовую книжку неверную запись), переносит в дубликат все имеющиеся в трудовой книжке записи, за исключением неверной. Запрашивать от прежних работодателей сведения о фактах приема на работу и увольнения в этом случае не нужно.

Работодатель оформляет дубликат в том же порядке, если трудовая книжка изношена, и в ней больше невозможно делать записи.

Если на предприятии произошла массовая утрата трудовых книжек, восстановление стажа работников осуществляется комиссией по установлению стажа. Комиссия по установлению стажа формируется органами исполнительной власти субъектов РФ. Установление стажа производится на основании документов, сохранившихся у работника (справки, учетные карточки), и на основании свидетельских показаний.

8. Выдача трудовой книжки при увольнении

Запись в трудовой книжке об увольнении завершает группу записей, внесенных данным работодателем. После внесения записи об увольнении, записи работодателя заверяются его печатью и подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек на предприятии или руководителем.

Трудовая книжка со всеми внесенными в нее записями должна быть выдана работнику в день его увольнения. Если работник отсутствует или отказывается получить трудовую книжку, работодатель должен либо направить ему уведомление с просьбой явиться за получением книжки, либо отправить ему книжку по почте.

Бывают случаи, когда последний день работы не совпадает с днем увольнения:

при увольнении за прогул;

при увольнении в связи с осуждением работника к наказанию, исключающему продолжение работы;

при увольнении беременной женщины, срок действия трудового договора которой, был продлен до окончания срока беременности.

В этих случаях работодатель не несет ответственности за невыдачу трудовой книжки в день увольнения. По требованию работника трудовая книжка должна быть выдана в течение 3 дней со дня обращения работника.

В случае смерти работника, в трудовую книжку вносится запись о прекращении трудового договора, и она передается родственникам умершего под расписку. Также она может быть выслана по почте по письменному заявлению одного из родственников.

9. Учет и хранение трудовых книжек

Для учета трудовых книжек и ее бланков на предприятии должны вестись следующие документы:

приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

книга учета движения трудовых книжек и вкладыша в них.

Приходно-расходная книга ведется бухгалтерией, в ней отражаются операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей.

Книга учета движения трудовых книжек ведется структурным подразделением, ответственным за прием и увольнение работников. В ней регистрируются трудовые книжки и вкладыши, принятые от работников при поступлении на работу или оформленные впервые на данном предприятии.

Обе книги должны быть прошиты, пронумерованы, опломбированы и скреплены печатью организации и подписью ее руководителя.

Трудовые книжки и ее бланки должны храниться в сейфе.

Невостребованные трудовые книжки умерших сотрудников в течение 2 лет должны храниться в сейфе отдельно от остальных книжек. После этого они передаются в архив организации, где хранятся еще 50 лет.

10. Особенности ведения трудовых книжек индивидуальными предпринимателями

С 6 октября 2006г. все индивидуальные предприниматели обязаны вести трудовые книжки для своих сотрудников.

В настоящее время на индивидуальных предпринимателей возлагаются все обязанности, предусмотренные для работодателей-организаций, в том числе, по ведению кадровой документации.

Каков порядок внесения записей в трудовые книжки сотрудников, принятых на работу до 6 октября 2006г.?

В трудовой книжке должен быть отражен весь период работы у данного работодателя. Поэтому запись должна отражать, с какого именно времени сотрудник принят на работу. Однако внесение записи «задним числом» невозможно, т.к. до 6 октября 2006г. индивидуальные предприниматели не имели права заполнять трудовые книжки.

Правовым основанием внесения записи будет являться приказ индивидуального предпринимателя, который должен иметь примерно следующее содержание:

Где хранить трудовые книжки, если у предпринимателя нет офиса и сейфа?

Действующее законодательство не предусматривает обязанности индивидуальных предпринимателей осуществлять деятельность в нежилом помещении. Поэтому если у предпринимателя нет офиса, трудовые книжки предприниматель может хранить у себя дома.

Как быть с заверением записей в трудовой книжке, если предприниматель работает без печати?

Если предприниматель работает без печати, в трудовой книжке достаточно подписи его или его сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек.

Перечень сведений, которые в обязательном порядке фиксируются в трудовой книжке любого работника, закреплен в специальном постановлении Правительства РФ, регламентирующем порядок ведения этих документов. При этом работодатель не может самостоятельно определять информацию, которую следует записать в трудовую книжку, поскольку виды всех записей и особенности их оформления определены на законодательном уровне. Так, на титульном листе трудовой книжки содержатся сведения о самом сотруднике, которые включают в себя его ФИО, дату рождения, данные об образовании, профессии, специальности. Соответствующие записи должны производиться на основании документов, представленных работником при трудоустройстве.

Сведения о работе и об увольнении

Основным содержанием трудовой книжки любого сотрудника являются сведения о выполняемой им работе, датах приема и увольнения, занимаемых должностях в конкретных организациях. Так, при приеме на работу указывается номер записи, дата оформления трудовых отношений, наименование организации, должность конкретного работника, в некоторых случаях – структурное подразделение. При расторжении трудового договора также фиксируется номер записи, основание прекращения взаимоотношений с работодателем (со ссылкой на норму, предусматривающую данное основание), дата увольнения. В результате фиксации этих сведений любая трудовая книжка отражает биографию работника, позволяет делать выводы о его профессиональных качествах будущим возможным работодателям.

Сведения о награждении

Еще одним видом сведений, которые должны вноситься в трудовую книжку работника, являются данные о его поощрениях и награждениях. Если работник награждается в процессе трудовой деятельности, то об этом делается запись на отдельной странице. В частности, кадровые работники фиксируют номер записи, дату награждения, наименование организации, название награды и должность наградившего сотрудника лица. Также в отдельной графе необходимо сделать ссылку на реквизиты документа, на основании которого была выдана награда. Законодатель запрещает вносить в трудовую книжку сведения о дисциплинарных взысканиях с единственным исключением. Этим исключением являются случаи, когда в качестве дисциплинарного взыскания выступает увольнение сотрудника по соответствующему основанию.