Поисковая мониторинговая система фонда социального страхования. Поисково-мониторинговая система фонда социального страхования

Необходимость создания базы данных ФСС, которая бы содержала и позволяла обрабатывать огромный поток информации, появилась еще более 10 лет назад. Обрабатывать вручную все сведения, поступающие от каждого из 4-х миллионов страхователей, не представлялось возможным. Поэтому в 1997 г. Фондом была создана поисково-мониторинговая система, которая помогает достаточно быстро решать целый ряд задач: от оформления больничных листов до заполнения формы 4-ФСС. О функционировании этой системы и о том, как она помогает в работе бухгалтера, рассказал заместитель председателя Фонда социального страхования Сергей Ковалевский.

– При создании поисково-мониторинговой системы была использована технология распределенной обработки данных, поскольку нам приходится работать с различными выплатами: оплатой больничных листов, пособиями по беременности и родам, по уходу за детьми до полутора лет, санаторно-курортному лечению и многими другими. В базу данных этой системы входят сведения Пенсионного Фонда (регистры льготных категорий граждан), Федеральной налоговой службы (ЕГРЮЛ, ЕГРИП, обмен данными по ЕСН), заявления льготных категорий граждан на путевки и технические средства реабилитации, отчетность страхователей о расходовании средств социального страхования. При этом важно отметить, что непосредственно мы не занимаемся сбором и передачей этих сведений – все они находятся в сети. Информация собирается в единую систему с помощью многочисленных локальных сетей региональных отделений и филиалов Фонда. Таким образом, банк данных формируется в режиме реального времени.

– Сергей Станиславович, а каким образом эта поисково-мониторинговая система помогает в работе бухгалтера? – Пользователи могут работать с системой документооборота, что позволяет сократить время сдачи отчетов. Кроме того, бухгалтеры получают возможность предварительно проверить отчет с помощью специальной программы, самостоятельно найти и устранить ошибки, подготовить отчет по форме 4-ФСС с использованием данных за предыдущие периоды, узнать о планируемых документальных выездных проверках страхователя и о результатах уже проведенных проверок, автоматически рассчитать пени за несвоевременную уплату взносов. Помимо этого, официальная регистрация дает пользователям возможность получать дополнительную информацию из баз данных ФСС: регистрационные данные страхователей, данные формы 4-ФСС РФ за предыдущие периоды, состояние взаиморасчетов с исполнительным органом фонда. В общем, бухгалтерам эта система просто необходима. На них как раз и рассчитано большинство сервисов.

С помощью поисково-мониторинговой системы ФСС бухгалтеры могут подготовить отчет по форме 4-ФСС с использованием данных за предыдущие периоды, узнать о планируемых документальных выездных проверках страхователя и о результатах уже проведенных проверок.

– Расскажите, пожалуйста, более подробно об этих сервисах. – Самая важная для бухгалтера возможность из всех предоставленных – расчет больничных листов (листков нетрудоспособности). Этот процесс достаточно прост: заполняются данные карточки листка нетрудоспособности, сохраненный расчет попадает в реестр листков нетрудоспособности. Если появилась необходимость внести исправления, достаточно отыскать его в реестре, щелкнуть по фамилии и в раскрывшийся расчет внести нужные коррективы. Есть еще один важный момент: когда на предприятие придет ревизор, алгоритмы проверки расчета больничного листа у него будут те же, что работают на поисково-мониторинговой системе, и по которым делал расчет в автоматическом режиме бухгалтер. Это снижает количество ошибок, да и проверки проходят быстрее. Кроме того, на поисково-мониторинговой системе есть калькулятор расчета пособий по уходу за ребенком до 1,5 лет. Чтобы узнать суммы ежемесячного пособия, нужно указать средний дневной заработок, районный коэффициент, количество детей и дату, на которую осуществляется вычесления.

Поисково-мониторинговая система Фонда социального страхования появилась более 10 лет назад, и сегодня пользуется завидной популярностью у бухгалтеров.

– Но социальное страхование касается не только бухгалтеров. Могут ли обычные граждане пользоваться этой системой? – Нам очень важно не только правильно рассчитывать пособия и финансировать различные социальные программы, но и то, чтобы каждый человек мог посмотреть, куда, собственно, Фонд направляет денежные потоки. С помощью поисково-мониторинговой системы можно получить любые сведения Фонда – например, справки, сводки и отчеты – выявлять различные зависимости, изучать тенденции. Вся размещенная на поисково-мониторинговой системе информация предоставляется бесплатно. Сбор данных по тем же родовым сертификатам проходит в каждом регионе: большинство медицинских учреждений самостоятельно работают в системе. Отсюда и возможность в режиме реального времени наблюдать, где, когда и сколько родилось детей. Естественно, что Фонд учитывает статистику только по тем женщинам, которые воспользовались родовыми сертификатами, но их по стране более 90%, так что можно смело сказать, что точность данных системы именно на этом уровне. Интересные тенденции выявляются и в ходе мониторинга программы углубленных медицинских осмотров работников «вредных» производств. Программа призвана выявить социально значимые заболевания у сотрудников на ранней стадии, обеспечить их своевременным лечением. Подобная информация весьма интересна и полезна как для специалистов, так и для самих служащих. Сейчас создана система взаиморасчетов между ФСС, лечебно-профилактическим учреждениями, страховыми компаниями и территориальными фондами обязательного медицинского страхования. Этот обмен – передача данных, необходимых для решения технологических нужд (по первичной санитарной помощи, родовым сертификатам, медосмотрам). Вся эта социально-значимая информация открыта для каждого. – И последнее. Как получить доступ к этому ресурсу? – Для этого достаточно зайти на наш сайт www.fss.ru и найти там раздел «Поисково-мониторинговая система». Пользователям предоставляется возможность бесплатной регистрации, при этом существуют 2 варианта: либо создать личный пользовательский профиль, либо зарегистрироваться в качестве официального пользователя. Кстати, уже сейчас количество пользователей поисково-мониторинговой системы превышает 250 000 человек.

Наталья Дубцова

ФСС России в свое время был создан для расчетов со страхователями и для заполнения и проверки отчетности по форме 4-ФСС специальный интернет-портал, так называемая ]]> поисково-мониторинговая система ФСС ]]> . Использовать портал фонда соцстраха для сдачи отчетности можно бесплатно любым страхователям. Возможности портала не настолько широки, как хотелось бы. Но в целом, достаточны для решения ряда вопросов: кроме по сути подготовки отчетности, он позволяет узнать о возможных выездных проверках ФСС, рассчитать пени, если вы перечислили взносы в соцстрах с опозданием, провести расчеты по взносам в онлайн-режиме. Главное, что требуется для работы - зарегистрироваться на портале ФСС.

Как пользоваться мониторинговой системой ФСС?

Чтобы воспользоваться возможностями портала ФСС, для начала надо пройти электронную регистрацию. Зарегистрироваться в мониторинговой системе ФСС достаточно просто. Как и на любом сайте, вы придумываете логин и пароль, вам предложат заполнить регистрационную форму. Вы заполняете ее и вам на адрес электронной почты придет письмо с подтверждением электронной регистрации. Далее регистрация подтверждается непосредственно на сайте ФСС, под своим логином, указанным при регистрации, и в профиле организации вы заносите информацию о своей компании. Подключить можно не одну организацию, а несколько, до 100 фирм. Поэтому даже бухгалтеру, который ведет бухгалтерию у разных организаций и ИП доступна возможность однажды зарегистрировавшись, сверять и считать взносы по всем своим фирмам.

Но для нормальной работы с порталом простая интернет-регистрация недостаточна. Необходимо, введя данные, распечатать форму заявления страхователя. При наличии нескольких компаний, распечатывается такое заявление для всех фирм, для каждой отдельно. Заявление надо подписать у руководителя, при наличии печати, она ставится на заявлении, после чего его надо отправить по почте (обычной, не электронной) в адрес своего отделения ФСС. Чтобы убыстрить процесс регистрации, можно доехать до отделения самостоятельно, и передать заявление непосредственно в ФСС. После этого вам придется ожидать, пока будет предоставлен полный доступ к порталу, обычно это длится несколько дней. О том, предоставлены вам права или нет, вы узнаете без дополнительных обращений в ФСС, - на адрес электронной почты придет уведомление о том, что права вам даны. Поэтому, если вы внезапно захотели прямо сегодня стать пользователем портала, чтобы сделать отчет, у вас это не получится. Процесс регистрации займет примерно неделю.

Получив расширенные права доступа, вы сможете видеть все свои взаимоотношения с фондом на сайте в системе онлайн. Вам будут доступны карточка страхователя, расчеты страхователя с ФСС, подготовка формы 4 ФСС , поиск человека по СНИЛС и др.

Однако далеко не все, что хотели бы пользователи получить от поисково-мониторинговой системы ФСС будет доступно. Главное, что вы получаете в качестве возможностей портала, это расчеты с фондом соцстраха и подготовку формы 4-ФСС. К примеру, расчет сумм пособий по уходу за ребенком до полутора лет на портале не доступен. Так же нельзя с помощью портала получать социальные льготы, подтвердить основной вид деятельности организации. Портал не предназначен и для отправки отчетности 4-ФСС в фонд. Однако, если вы с его помощью подготовили отчетности и у вас есть электронно-цифровая подпись, отправить отчет можно через ]]> специальный шлюз ]]> , созданный для этих целей. Несмотря на то, что портал не предназначен для отправки отчетности, вы сможете сформированную 4-ФСС через шлюз отправить в ФСС. Эта возможность предоставлена специально для тех, кто не пользуется услугами спецоператоров ТКС, но хочет при этом отправить отчет в электронном виде. Главное - иметь ЭЦП. Но ЭЦП нужная не любая. Подойдет лишь та, которая получена у специально аккредитованных центров, список которых есть на сайте ФСС. При сдаче отчета через шлюз ФСС, дополнительно ничего запрашивать у фонда не надо - пройдя контроль шлюза ФСС, отчет считается принятым. При наличии ошибок, после проведения камералки инспектор Фонда с вами свяжется. А если их нет, то отчет сам проявится в вашем профиле - в разделе Страхователь-Карточка-форма Ф4. Ждать, возможно, придется до 3 месяцев. Так что, если до этого срока отчета в разделе нет, волноваться не стоит.

Если отчеты вы сдаете на бумаге, подготовленную с помощью портала форму вы можете сохранить в формате PDF к себе на компьютер, далее распечатать и либо принести и сдать в фонд самостоятельно, либо отправить отчет по обычной почте.

Поисково-мониторинговая система ФСС позволяет компаниям и ИП решать основную задачу во взаимоотношениях с фондом - подготовить отчет, при наличии ЭЦП отправить его в Фонд соцстраха, рассчитать больничные и страховые взносы , узнать реквизиты своего отделения, получить информацию о возможных выездных проверках и много различной справочной информации, которая бывает нужна в работе. Зарегистрировать на портале несложно, и он станет еще одним инструментом для взаимодействия с внебюджетным фондом без непосредственного обращения в отделение.

ФСС онлайн-заполнение 4-ФСС предлагает произвести на своем официальном сайте. Сайт также предоставляет возможность рассчитать больничный лист и сверить взаиморасчеты. О том, как это сделать, читайте в материале.

Как заполнить отчет 4-ФСС онлайн бесплатно?

Заполнить 4-ФСС на сайте ФСС онлайн можно, перейдя по ссылке portal.fss.ru. Данный веб-сервис позволяет не только бесплатно заполнить форму 4-ФСС онлайн , но и рассчитать больничные листы, пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет или передать заполненный расчет по телекоммуникационным каналам связи (ТКС).

Чтобы заполнить отчет 4-ФСС онлайн , необходимо выполнить следующие шаги:

1. Перейти на вкладку «Форма 4-ФСС» и заполнить все поля, помеченные знаком «*», а также необходимые реквизиты и таблицы.
2. Нажать кнопку «Проверить».
3. В случае отсутствия ошибок распечатать и выгрузить файл, нажав кнопки «Печать» и «Выгрузка в XML».

ВАЖНО! Заполнить отчет в ФСС онлайн бесплатно можно и на других ресурсах, например, на сайте buhsoft.ru. Заполнить 4-ФСС онлайн , а также отправить файл в ФСС можно, используя сервис «СБИС — электронная отчетность». Функции заполнения и отправки ведомости 4-ФСС онлайн предлагает и другой известный ресурс — moedelo.org. Однако данные сервисы платные.

Как рассчитать больничный и произвести сверку расчетов с Фондом на сайте ФСС?

Прежде чем приступать к онлайн-заполнению формы 4-ФСС , необходимо корректно рассчитать все больничные листы и очень желательно произвести сверку взаиморасчетов с Фондом.

1. Расчет листка нетрудоспособности.
2. Расчет пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет.

Для проведения сверки взаиморасчетов с Фондом необходимо зарегистрироваться на сайте fz122.fss.ru. Однако провести сверку получится не сразу, поскольку данная информация конфиденциальна. В связи с этим для получения расширенного пакета прав необходимо:

1. Зарегистрировать ответственных сотрудников, которые могут получать данную информацию.
2. Распечатать и заполнить заявление страхователя на одноименной вкладке «Заявление страхователя» с указанием всех лиц, которым можно открыть доступ к информации о страхователе.
3. Направить заполненный, подписанный и заверенный печатью (при наличии) бланк заявления в территориальный отдел ФСС по месту регистрации.
4. После подтверждения данных плательщика на электронную почту, указанную при регистрации, придет уведомление о предоставлении расширенных прав сотрудникам.
5. В меню сервиса появится новый пункт «Страхователь».
6. Для проведения сверки с Фондом необходимо перейти на вкладку «Страхователь», открыть вкладку «Карточка» и кликнуть поле «Расчеты» — «Сформировать».

После предоставления расширенных прав страхователь может заполнить форму 4-ФСС онлайн бесплатно , а также узнать о запланированных проверках ФСС.

Итоги

Заполнить форму 4-ФСС онлайн и рассчитать больничный лист можно на официальном сайте ФСС portal.fss.ru. После получения расширенного пакета прав доступа для сотрудников заполнить форму 4-ФСС онлайн можно и на сайте fz122.fss.ru. Данный ресурс также позволяет подсчитать больничный, свериться с Фондом и узнать о предстоящих проверках.

Для получения xml-файла расчета страхователя по Форме 4 ФСС РФ можно воспользоваться:

1. Любой программой подготовки отчетов, где реализована выгрузка отчетности ФСС в актуальном формате. (например, бухгалтерские системы фирмы «1С»,«Парус» и т.п.)
2. Услугами Портала (http://fz122.fss.ru). Для работы на Портале необходимо пройти регистрацию и получить расширенные права доступа.

Инструкции по представлению расчетов в ФСС РФ в электронном виде и работе в системе электронного документооборота ФСС РФ смотрите на информационных ресурсах ФСС РФ:

• http://www.fss.ru/files/25634/Recomend3.pdf - Рекомендации по сдаче расчетных ведомостей по Форме 4 ФСС РФ в электронном виде с использованием электронно-цифровой подписи;
• http://f4.fss.ru/ - Шлюз приема отчетности по форме 4-ФСС;
• http://f4.fss.ru/doc/arm.zip - Бесплатная программа для подписания и шифрования файлов;
• http://fz122.fss.ru/ - Поисково-мониторинговая система ФСС РФ;
• http://www.fss.ru/files/27384/texnologia_12_02_2010.doc - Приказ ФСС РФ No19 от 12.02.2010 "О внедрении защищенного обмена документами в электронном виде с применением электронной цифровой подписи для целей обязательного социального страхования".

Заполнение файла отчетности ФСС на Портале http://fz122.fss.ru

Для получения xml-файла расчета страхователя по Форме 4 ФСС РФ можно воспользоваться услугами Портала (http://fz122.fss.ru). Для работы на Портале необходимо пройти регистрацию и получить расширенные права доступа (первый этап).

Если Вы уже зарегистрированы на Портале, то переходите ко второму этапу.

В случае если для подготовки xml-файла расчета страхователя по Форме 4 ФСС РФ установленного формата (Приложение No1 к Технологии) Вы используете программное обеспечение стороннего разработчика (например, бухгалтерские системы фирмы «1С», «Парус» и т.п.), переходите к третьему этапу.

Первый этап - регистрация на Портале ФСС РФ.

Загружаете в интернет-браузере Портал Фонда по адресу http://fz122.fss.ru , нажимаете в верхнем левом углу ссылку Регистрация, открывается карточка для заполнения данных пользователя, уполномоченного руководителем организации для заполнения расчета страхователя по Форме 4 ФСС РФ, Вам необходимо придумать уникальное имя пользователя и непростой пароль (не менее 6 символов), которые Вы в дальнейшем будете использовать для работы на Портале. Использовать можно русские и латинские буквы, как строчные, так и прописные, а также цифры. После этого нажмите кнопку К шагу 2 .

После этого надо дождаться письма-запроса на подтверждение регистрации, которое придет на указанный Вами при регистрации адрес электронной почты, и подтвердить регистрацию. Письмо придет в течение 24 часов. Нажмите на ссылку в середине текста письма для подтверждения регистрации.

Вы автоматически попадете на Портал Фонда, введите Ваше имя пользователя и пароль в верхнем левом углу и нажмите кнопку Вход

В раскрывшейся карточке заполняете необходимые поля, в поле Вид организации Сторонняя организация, в поле Наименование - Полное наименование Вашей

организации, заполняете поля ИНН, КПП, ОГРН, Рег.номер страхователя, Адрес, в поле Региональное отделение/филиал Фонда выбираете региональное отделение ФСС РФ или его филиал, в который Вы сдаете расчетные ведомости по Форме 4 ФСС РФ (номер отделения Фонда или филиала соответствует коду подчиненности Вашей организации) и нажимаете кнопку Сохранить .

После этого нажимаете в горизонтальном меню кнопку Заявление страхователя , проверяете правильность заполнения всех полей, нажимаете кнопку Напечатать .

Распечатываете указанное заявление на бумаге, подписываете у руководителя организации, ставите печать организации или индивидуального предпринимателя и приносите или отправляете по почте (обычной, НЕ электронной) бумажный оригинал заявления в исполнительный орган Фонда (региональное отделение или его филиал) по месту регистрации Вашей организации (в соответствии с кодом подчиненности).

Почтовые адреса и контактная информация региональных отделений Фонда и их филиалов размещены на сайте Фонда (http: //www . fss . ru) в разделе Региональные отделения.

В течение нескольких рабочих дней после поступления Вашего заявления в отделение Фонда Вам как страхователю будут даны расширенные права доступа на Портале Фонда, о чем Вам придет письмо на адрес электронной почты, указанный при регистрации на Портале.

Аналогичные шаги необходимо выполнить по каждой Вашей организации (не более 100). Таким образом, один пользователь имеет возможность обслуживать до 100 организаций.

Второй этап - заполнение расчетной ведомости по Форме 4 ФСС РФ на Портале ФСС РФ

4-ФСС в электронном виде сдается только в виде файла в формате XML, подписанного квалифицированной электронной подписью. Изучим, каким образом отправить соответствующий вид отчетности в ФСС с учетом указанных критериев.

Кто сдает 4-ФСС в электронном виде

Сдавать форму 4-ФСС в электронном варианте обязаны работодатели, у которых среднесписочная величина штата составляет 25 человек и более. Для электронной версии документа установлены отдельные сроки сдачи — до 25 числа месяца, что идет за отчетным кварталом (в то время как бумажную форму нужно предоставлять в ФСС до 20-го числа).

Важнейшее условие для отправки 4-ФСС в электронном виде — наличие квалифицированной ЭЦП, оформленной в Удостоверяющем центре (например, в компании «КриптоПро»). Соответствующая ЭЦП должна быть размещена:

• на электронном носителе, подключаемом к компьютеру, например на флешке или eToken;
• в реестре операционной системы.

Но самая, вероятно, главная задача при сдаче электронной отчетности 4-ФСС — сформировать ее в файле формата XML, который подписан с помощью ЭЦП. Данный файл может быть сформирован с помощью программы для подготовки электронной отчетности, если она используется фирмой (например, «1С»).

Вместе с тем подготовить форму 4-ФСС в XML-формате также можно онлайн — через сайт ФСС. Изучим, как именно.

Сдача 4-ФСС в электронном формате 2017 года: XML-файл через портал ФСС

Для того чтобы подготовить отчет 4-ФСС в виде файла XML через сайт ФСС, нужно:

1. Зайти на страницу http://fz122.fss.ru , выбрать «Регистрация» (вверху слева), ввести требуемые данные, выбрать «К шагу 2».
2. Зайти в почтовый ящик, указанный при регистрации, найти письмо от ФСС, перейти по содержащейся в нем ссылке.
3. Войти в аккаунт, используя логин и пароль, которые были указаны при регистрации.
4. Последовательно перейти по ссылкам «Профиль», «Организации», «Добавить». Ввести данные (выбрав при этом опцию «Сторонняя организация»), нажать «Сохранить».
5. Выбрать «Заявление страхователя», проверить, нажать кнопку «Напечатать». Подписать, отнести в офис ФСС лично. Дождаться письма на электронную почту с подтверждением расширенных прав доступа на сайте ФСС.
6. Войти в аккаунт — но уже через страницу portal.fss.ru. Выбрать «Форма-4», затем — «Мои шаблоны Ф4», после — «Добавить отчет».
7. Заполнить документ, нажать «Проверить», исправить ошибки при необходимости.
8. Нажать «Выгрузка в XML», сохранить XML-файл на компьютере.

Действия по пп. 1-8 в случае использования специальной программы для отчетности будут, очевидно, заменены на те, что осуществляются в данной программе. Конечным их результатом так или иначе должно быть создание отчета 4-ФСС в XML-формате.

Подписание и отправка XML-отчета через программу

В этих целях нужно:

1. Зайти на сайт http://fss.ru, выбрать «Удостоверяющий центр». Скачать самые свежие файлы в разделах «Квалифицированные сертификаты». Установить в любой последовательности оба сертификата, запуская их двойным щелчком — как обычную программу (при установке указать опцию «Автоматически выбирать хранилище»).
2. Зайти на сайт http://fss.ru , кликнуть по ссылке «Скачать программы», выбрать ту, что отвечает за подписание и шифрование документов, скачать ее в виде архива.
3. Вставить флешку или eToken с электронным ключом, выданным удостоверяющим центром (например, «КриптоПро») в компьютер (если электронная подпись не прописана в реестре ОС). Запустить файл arm.exe из скачанного архива.
4. На вкладке «Подписать и расшифровать» указать нужное значение в строке «Криптопровайдер» (какое именно — уточните в службе поддержки Удостоверяющего центра).
5. На той же вкладке в строку «Личный сертификат» добавить сертификат, оформленный на сотрудника, уполномоченного отправлять отчеты в ФСС.
6. Нажать «Установить сертификат уполномоченного лица ФСС».
7. В строке «Файл для подписи» выбрать сохраненный XML-файл формы 4-ФСС. Дождавшись появления строкой ниже такого же названия файла, но с расширением ef4, нажать «Подписать и зашифровать».
8. Нажать «Отправить в ФСС». Записать или запомнить точное время отправки. Перейти на вкладку «Отправленные отчеты» и дождаться, пока там появится статус «Успешно обработан» в строке, в которой указано время, совпадающее с записанным. Если потребуется, нажать «Обновить» через некоторое время.

Отправка отчета через сайт ФСС

Отправить XML-файл, подготовленный в порядке, рассмотренном нами выше, можно и через сайт ФСС. Для этого нужно:

1. После нажатия кнопки «Подписать и зашифровать» зайти на страницу http://f4.fss.ru , выбрать «Отправить документ».
2. Нажать на «Выберите файл», затем указать зашифрованную форму 4-ФСС (с расширением ef4), которая находится на компьютере. Нажать «Отправить».
3. На вкладке «Проверка и контроль» отследить статус обработки отчета. После ее завершения с данной вкладки можно будет скачать квитанцию.

Отметим, что процедура обработки в данном случае может занять довольно долгое время. Поэтому имеет смысл, находясь на странице «Проверка и контроль», записать идентификатор документа. Позже при необходимости (например, если компьютер в течение некоторого времени будет выключен или браузер закрыт) можно будет ввести его в целях проверки статуса отчета на соответствующей странице вручную.

Используя идентификатор, можно в любой момент — через ту же вкладку «Проверка и контроль» — распечатать квитанцию ФСС о приеме отчета.

Отправка электронной формы 4-ФСС осуществляется в 2 этапа. На первом — данный отчет создается в формате XML (с помощью специальной программы или онлайновых сервисов на сайте ФСС). На втором — подписывается и отправляется в ФСС через сайт ведомства.