1с программирование работа с документами. Выгоды и преимущества решений спвд. Общие приемы работы с журналами

Любая бухгалтерская операция формируется с помощью соответствующего документа. Набор документов, представленный в программе, покрывает практически все такие операции. Если же в наборе документов программы нет документа, который сформирует необходимые проводки, бухгалтер задает ручную операцию. Примером такой ситуации может служить ввод начальных остатков по счетам, т. е. ввод начального баланса, а также ряд специфических налогов, характерных для регионов и видов деятельности. Все сформированные документы группируются по смыслу и операциям в журналах. Например, в журнале "Учет материалов" хранятся все документы, связанные с производством продукции, т. е. операции по счетам 10 "Материалы", 40 "Выпуск продукции" и 43 "Готовая продукция". В журналах "Платежные документы", "Доверенности", "Счета" и "Кадры" хранятся документы, которые не формируют бухгалтерских операций. Ряд документов формируется на основании документов, введенных ранее. Такой механизм "ввода на основании" - наиболее удачное изобретение программистов, реализованное в программе. Умелое пользование этим механизмом позволяет пользователю отслеживать все "хитросплетения" бухгалтерского учета и экономить время.

Следующим этапом после настройки и описания объектов учета будет ввод начальных остатков по счетам.

> Общие приемы работы с журналами

Журнал содержит записи о документах, которые в него входят. Чтобы вызвать журнал в программе «1С: Бухгалтерия», выполните следующие действия.

Ш Выберите команду меню Операции ¦ Журналы документов. На экране появится диалог Выбор журнала.

Ш В списке Выбор журнала выберите нужный журнал и нажмите кнопку ОК. Выбранный журнал будет открыт.

Журнал документов может быть также вызван из меню Журналы главного меню программы. В этом меню находятся ссылки на наиболее часто используемые журналы типовой конфигурации.

Все журналы делятся на несколько групп. К первой группе относятся обобщенные журналы:

Журнал операций;

Журнал проводок;

Общий журнал.

Ко второй группе относятся журналы, которые содержат документы, связанные с реализацией товаров, продукции, работ и услуг:

Товары, реализация;

Счета-фактуры выданные;

Счета-фактуры полученные;

Доверенности.

К третьей группе относятся журналы, связанные с банком, т. е. с движениями по расчетному счету:

Платежные документы.

В четвертую группу входят журналы, содержащие документы, связанные с кассой:

Авансовые отчеты.

В пятую группу входят журналы, ориентированные на объекты учета типа основных средств, нематериальных активов, материалы:

Учет материалов;

Учет ОС;

Учет НМЛ (то есть нематериальных активов);

Услуги сторонних организаций.

В шестую группу входят журналы, содержащие документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы, кадровые приказы:

Заработная плата;

Журнал регламентных документов содержит документы, которые формируются в конце месяца.

И наконец, журнал операций, введенных вручную, содержит только ручные операции.

Отбор документов

Если активным является окно какого либо из существующих в системе журналов документов то для ввода нового документа следует: нажать эту кнопку на панели инструментов окна журналов или нажать клавишу Ins . Если в журнале могут отображаться документы нескольких видов на экран будет выдан запрос для выбора вида документа.

В этом списке будут выданы наименования документов только тех видов которые могут отображаться в текущем журнале

Ввод документов

Любая операции хозяйственной деятельности предприятия может быть зафиксирована путем ввода информации в документ соответствующего вида и записи этого документа в журнал. При настройке конфигурации задачи определяется структура документов, вид диалогов для их ввода, печатные формы а также алгоритм отображения данных документов в бухгалтерском учете.

Документ любого вида имеет номер и дату.

Документ может иметь две основные части: шапку и табличную часть. К шапке относятся реквизиты, которые являются общими для документа, то есть имеют один экземпляр на документ. Например для такого документа как счет это название клиента, реквизиты клиента и размер скидки. Табличная часть документа представляет собой список однотипных данных, которых может встречаться более одного на документ. Это например список товаров с количеством и номенклатура для того же счета.

Редактирование реквизитов документа

Внешний вид формы документа, его свойства, поведение управляющих документов определяются при настройке конфигурации задачи и в общем случае могут быть самыми разнообразными. Для редактирования документов используются общие приемы работы в формах.

В диалоге как правило заполняются реквизиты, номер, дата и другие поля ввода соответствующие реквизитам документа а также многострочная часть документа, если она имеется. Если это обусловлено конфигурацией, форма ввода документа может проверять корректность и полноту введенных данных. В случае неправильного ввода могут появиться соответствкющие сообщения.

После того как реквизиты заполнены для записи документа следует нажать кнопку ОК или подобную ей кнопку предназначенную для сохранения результатов редактирования, или закрыть окно диалога кнопкой Отмена , или ей подобной.

После того как на экран будет выдан запрос о сохранении изменений, следует ответить Да для записи документа или Нет для отказа от записи.

Практически любой документ имеет поля для ввода даты и номера документа. Эти реквизиты обязательны для заполнения и программа не позволит закончить ввод документа если они не заполнены.

Если при настройке конфигурации для документа установлен признак автоматической нумерации то поле для ввода номера документа будет содержать номер автоматически сформированный программой. Этот номер можно исправить. Однако программа проследит чтобы указанный вами номер не совпадал с номерами документов этого же вида уже введенных в систему.

Документ может содержать табличную часть. В этом случае в диалоге для ввода реквизитов документа будет присутствовать таблица.

Ячейки таблицы документов являются такими же реквизитами как и реквизиты шапки и их ввод осуществляется в соответствии с правилами изложенными выше. Однако работа с таблицей имеет некоторые особенности.

Корректировка ячейки таблицы

Для корректировки реквизита табличной части, следует клавишами или мышью выбрать ячейку содержащую этот реквизит и нажать клавиши Shift и Enter . Ячейка переключится в режим редактирования, тогда можно будет изменить значение содержащегося в ней значения реквизита. Для окончания редактирования ячейки следует опять нажать клавишу Enter .

Ввод строки

Первая строка табличной части вводится автоматически, когда вы переходите в табличную часть щелкнув на ней мышью. При этом текущая ячейка строки автоматически переключается в режим редактирования.

Нажатие клавиши Enter после указания необходимого значения реквизита выключает режим редактирования текущей ячейки и переводит курсор в следующую ячейку. Когда значение введено в последнюю ячейку строки, нажатие клавиши Enter выключает режим редактирования ячейки. Для ввода в табличную часть строки следует нажать клавищу Ins .

Удаление строки

Для удаления строки табличной части следует выбрать строку клавишей или мышью и нажать клавишу Delete . Удаление строки производится без дополнительного предупреждения.

Копирование строки

Новую строку в табличную часть можно ввести путем копирования уже существующей строки. Для этого выполните следующие действия: Выберете клавишей или мышью строку которая будет служить образцом, нажмите клавишу F9 . В табличную часть будет добавлена новая строка и реквизиты этой строки будут скопированы из реквизитов строки образца.

Номера строк

Крайняя левая часть таблицы содержит номера строк табличной части. Эта графа создается автоматически если в документе предусмотрена табличная часть.

При вводи новой строки в табличную часть ей автоматически присваивается очередной порядковый номер. Однако автоматически сформированный номер можно изменить. Для смены номера строки выполните следующие действия: Выделите ячейку с номером строки, нажмите клавиши Shift и Enter для перехода в режим редактирования, введите новый номер, нажмите клавишу Enter для выхода из режима редактирования. В любой момент можно нажать клавишу Esc и отказаться от редактирования строки.

Перенумерация строк табличной части

Строки в табличной части документа формируются по номерам строк поэтому возможность корректировки номера строки можно использовать для принудительной сортировки строк табличной части документа в нужном порядке. Если в результате удаления строк в табличной части нарушилась непрерывность их номеров ее можно восстановить выбрав пункт Обновить номера строк меню Действия главного меню программы.

Вставка строки

При вводе новой строки в табличную часть документа она добавляется в конец. Однако существует возможность вставить строку в определенное место табличной части документа. Для этого нужно поместить курсор на ту строку перед которой вы хотите вставить новую строку и выбрать пункт Вставить новую строку из меню Действия главного меню программы.

Новой строке будет присвоен номер той строки на которой стоял курсор. После окончания ввода строки остальные строки будут сдвинуты вниз и соответственно перенумерованы.

Проблема оперативного и точного ввода первичных документов

Любой бухгалтер сталкивается с массой товарных накладных, актов, бланков технической документации, счетов-фактур, которые нужно оперативно и точно внести в 1С или другую учетную систему. В большинстве случаев процесс обработки и импорта информации происходит вручную. Такой подход несовершенен, так как сильно зависит от человеческого фактора: усталость, невнимательность, низкая квалификация или халатность сотрудника - все это приводит к появлению ошибок, опечаток, неточностей, задвоению данных. Информация вводится медленно. Как итог: задержки платежей, некорректная отчетность, опоздания при сдаче отчетной информации, постоянные «авралы» в отчетные периоды (в конце месяца, квартала или года), а главное - возрастающие трудозатраты и неоправданно высокие расходы на ведение (обработку и ввод) финансовой документации.

Проблемы уполномоченных бухгалтерий

Особенно актуальной проблема своевременного и корректного ввода первичных документов является для фирм, оказывающих услуги бухгалтерского аутсорсинга - так называемых «уполномоченных бухгалтерий» или «уполномочек». В этих компаниях могут быть разные схемы бизнес-процессов. Заказчик может сопровождаться одним бухгалтером, который делает все операции, начиная от ввода документов в систему и заканчивая подготовкой и сдачей отчетности, или же клиента могут обслуживать несколько бухгалтеров. В последнем случае процессы, как правило, разделяются по ролям: главный бухгалтер несет ответственность за подготовку финансовых отчетов в разрезе нескольких клиентов, ведущие бухгалтера курируют отдельные участки учета, а младшие бухгалтера - отвечают за ввод и загрузку первичной документации в учетную систему. И чем больше фирм сопровождает уполномоченная бухгалтерия, тем больше нагрузка ложится на плечи ее специалистов. Им приходится вручную обрабатывать большое количество данных. Возникают ошибки, которые при ручном вводе информации неизбежны. Бухгалтеру трудно запомнить всю входящую номенклатуру, поэтому записи иногда повторяются. Справочники учетной системы начинают «засоряться», в них появляются ненужные дублирующиеся наименования, что заметно затрудняет процесс работы с ними. Это происходит и тогда, когда вводом документации занимается не один, а несколько сотрудников. Данные надо постоянно проверять и часто перенабирать. Возникает необходимость сверхурочной работы, особенно в «горячие» отчетные периоды. А это - дополнительные трудовые, временные и финансовые затраты для компании.

Проблема экстренного ввода в систему большого объема данных

Когда возникают подобного рода экстренные, форс-мажорные ситуации, требующие сверхбыстрого реагирования и управления огромным массивом информации?

• При потере или повреждении текущей базы данных (БД).
• При переходе с одной учетной системы (например, 1С:Предприятие 7.7) на другую (1С:Предприятие 8.2).
• При резком одновременном увеличении количества хозяйственно-финансовых операций в компании.
• При некорректном ведении (или отсутствии вовсе) бухгалтерского и налогового учета.

Все эти ситуации приводят к резкому росту количества первичных документов и увеличению объема работ с «первичкой». Сотрудники не успевают вносить документы даже задерживаясь на работе. Организация несет дополнительные затраты, оплачивая работникам сверхурочные часы. Возрастает риск возникновения ошибок из-за усталости сотрудников. В итоге все это также приводит к большим временным затратам и финансовым потерям.

Проблема инвентаризации

Инвентаризация - это регулярная проверка, во время которой сведения бухгалтерского и управленческого учета предприятия сравниваются с фактическими данными в определенный момент времени. В основном под инвентаризацией понимают пересчет различных предметов, товаров, материалов (товарно-материальных ценностей, ТМЦ), находящихся на балансе компании. Инвентаризация имущества - особое общехозяйственное мероприятие, а также важнейший элемент учетной политики любой организации. Некоторые фирмы, исходя из специфики их деятельности, осуществляют инвентаризацию 1 раз в месяц, а иногда и чаще. На предприятиях среднего и крупного бизнеса инвентаризация представляет собой сложный, трудоемкий и долгий процесс, требующий много времени и больших ресурсов. Общее количество всех документов инвентаризации может ежемесячно насчитывать тысячи и даже десятки тысяч листов. Вполне понятно, что оперативно обработать и безошибочно ввести в систему такое огромное количество информации (да еще и вручную!) - не под силу обычной бухгалтерии, не оснащенной необходимыми техническими и программными средствами.

Как решить данные проблемы?

Есть несколько способов устранить трудности объемного ввода «первички» в учетную программу:

• Наем собственных штатных специалистов, специализирующихся на вводе данных.
• Передача этих функций на аутсорсинг.
• Автоматизация ввода, загрузки документов с помощью IT-технологий.

В основе каждого метода лежит реорганизация, реструктуризация бизнес-процессов.

Каждый из этих путей имеет свои плюсы и минусы. Создать на предприятии специализированный участок ввода документации можно за счет расширения штата сотрудников или формирования нового отдела из текущих работников. Появятся ответственные за процесс сотрудники, сосредоточенные только на нем. Это может повысить качество обработки и ввода данных. Но здесь есть и явные недостатки: необходимость внесения корректировок в структуру предприятия и штатное расписание, организация и проведение обучения (инструктажа), неизбежные дополнительные затраты (рост ФОТ, расходы на оборудование новых рабочих мест, на обучающие программы и т.д.) А главное - такой подход не избавляет от человеческого фактора. Ошибки, неточности, сбои, задержки - риск возникновения этих проблем остается.

Можно привлечь сторонние (аутсорсинговые) организации, которые занимаются восстановлением и ведением бухгалтерского и налогового учета, а также обработкой и вводом первичных финансовых документов. Это может быть разовая услуга или постоянная. Клиент передает документацию в стороннюю специализированную компанию (уполномоченную бухгалтерию), которая самостоятельно загружает сведения в корпоративную учетную систему. Ответственность в этом случае лежит на исполнителе, который должен в условленный срок выполнить работу. На качество подобных услуг можно влиять, предъявляя обоснованные претензии, в соответствии с которыми исполнитель обязан переделать некачественную работу. Если учесть, что речь идет о среднем уровне качества и невысокой скорости ввода, то стоимость подобных работ можно назвать приемлемой. При этом фактическая стоимость услуг аутсорсинговой компании часто бывает выше, чем себестоимость работ своими силами. Следует также учитывать возможный риск увеличения цены подобных услуг. Но главная проблема - все тот же ручной труд, который используется в подобных фирмах.

Реорганизовывать процесс имеет смысл только в том случае, если из него будет исключен ручной ввод информации. В противном случае любая реорганизация и реструктуризация будет неэффективной. Время и средства на нее будут потрачены зря.

Автоматизация процесса за счет СПВД - решение всех проблем!

Исключить ручной ввод и устранить все описанные проблемы можно только за счет автоматизации процессов обработки и загрузки документации на основе комплексного решения - «Системы потокового ввода документов» (СПВД) от компании EFSOL.

Автоматизированная система это:

Рисунок 1 - Эффект от автоматизации системы

Чтобы достичь такого эффекта, мы предлагаем автоматизировать бизнес-процесс и воспользоваться решением от компании EFSOL, внедрив на вашем предприятии многофункциональный аппаратно-программный комплекс (СПВД). Автоматизированный процесс будет простым и удобным, а главное - безошибочным, быстрым и эффективным. На рабочем месте специалиста, осуществляющего ввод документов, будет установлен скоростной документный сканер, а также специальное программное обеспечение. Работнику надо будет только отсканировать нужные бумаги. Всю остальную работу за него выполнит программа. Она автоматически произведет распознавание документов (например, бланков инвентаризации, счетов, актов) и реализует их первичную проверку. Оператор делает окончательную верификацию сведений и экспортирует их в учетную систему. А затем в учетной системе создаются готовые к проведению документы. Если прием и ввод данных производится в разных местах, то сканер будет расположен в пункте приема, а ПО - в бухгалтерии, где осуществляется загрузка документов и их проводка. С автоматизацией процесса вводить в 1С информацию можно гораздо эффективнее. Введенные данные не потеряются, не продублируются и не будут содержать ошибок.

Системы потокового ввода документов внедряются на базе следующего ПО и технологий

Программное обеспечение:

Программа для быстрого потокового ввода первичных документов в систему «1С:Предприятие» с бумажных носителей. С помощью данного решения загрузка «первички» превращается в быстрый и несложный процесс. Возможности программы позволяют загрузить информацию с бумажных носителей при помощи сканера, а также путем импорта из электронных форматов (EXCEL - .xls, WORD - .doc, ПДФ - .pdf, .JPEG, .TIF). Теперь вы можете оптимально настроить загрузку в 1С данных и документов (справочников, номенклатуры, контрагентов, счетов, накладных и т.д.).

Программа предназначена для переноса информации в различные учетные системы из электронных файлов и с бумажных носителей. Она эффективна для работы не только с типовыми формами, но и документами, заполненными от руки печатными буквами. При этом она отлично распознает и обрабатывает носители даже невысокого качества. Этот продукт работает с объектами любой сложности и любого формата, типа. Теперь загружать в 1С документы и данные (в том числе из эксель-файлов) можно без проблем.

«EFSOL: Штрихкодирование и управление документами»

Программа предназначена для контроля и управления документами на базе учетной системы «1С:Предприятие». Используя данную программу, можно контролировать возврат исходящей документации, за считаные секунды находить нужные документы, изменять их реквизиты, осуществлять контроль бумажного документооборота с использованием штрихкодирования.

Продукты и решения компании ABBYY

Высокотехнологичные продукты ABBYY (FlexiCapture, Scan Station, Recognition Server и др.) позволяют добиться высокого уровня сканирования и распознавания данных с бумажных носителей с дальнейшим преобразованием в электронные форматы.

Различное профессиональное оборудование, аппараты:

• Профессиональные потоковые документные сканеры (в частности: Panasonic и Fujitsu): высокая скорость и качество сканирования, максимально возможная нагрузка, автоподача документов, дополнительные функции (возможность сканировать обе стороны листа одновременно, конвертация в.PDF), любые форматы. Теперь сканировать документы (счета, накладные) в 1С и загружать сканы можно быстро, легко и выгодно.
• Сканеры штрих-кодов.

Консалтинг:

• консультации, советы, рекомендации экспертов по решениям 1С, ABBYY и СПВД.

Техническая поддержка, сопровождение:

• разовое или абонентское;
• выездное или удаленное.

В зависимости от специфики бизнеса и поставленных целей, при внедрении решений подбирается тот или иной программный продукт, то или иное оборудование, сервис. В крупных проектах могут использоваться все эти составляющие одновременно. Также при необходимости в решениях может быть применено стороннее ПО от партнеров нашей компании.

Функциональность, производительность и эффективность наших решений достигается в том числе за счет использования высокотехнологичных продуктов транснациональной корпорации ABBYY. Фирма ABBYY - признанный мировой лидер рынка программного обеспечения в сфере распознавания.

Выгоды и преимущества решений СПВД

Использование «Систем потокового ввода документов» от EFSOL позволяет компании получить множество выгод и конкурентных преимуществ:

Кроме того, значительно возрастет эффективность использования оборудования и скорость окупаемости вложенных средств. Подробнее с методом подсчета экономического эффекта от внедрения СПВД можно ознакомиться .

Внедренная система позволит автоматически провести полноценную обработку любого объема документации при минимальных временных затратах, быстро заполнить 1С нужной информацией, позволив бухгалтерам переключиться на решение других важных задач. Система не требует постоянного контроля. Один раз грамотно автоматизировав и настроив все бизнес-процессы, можно работать на их основе долгие годы. С СПВД исключается возникновение ошибок и пропусков, задвоение номенклатуры и несвоевременная сдача отчетности.

Импорт товаров, номенклатуры, контрагентов, справочников и других данных и документов в 1С (например, загрузка из EXCEL в 1С 8.2) вместо рутинной работы, превратится в легкий и приятный процесс.

Интеграция СПВД с учетной системой

Как уже говорилось выше, комплексная автоматизированная система потокового ввода документов разработана на базе продуктов и технологий ABBYY. Важной функциональной частью данного программно-аппаратного комплекса является программа . Она позволяет производить загрузку документов в «1С:Предприятие 8» (версии 8.1, 8.2, 8.3), освобождая от ручного набора данных, автоматически обрабатывая отсканированные документы и формируя в 1С нужные пользователю объекты, готовые для проведения: «Поступление товаров и услуг», «Счет-фактура полученный», «Реализация товаров и услуг» и т.д. Номенклатура товаров, услуг, контрагентов в 1С - ее поиск, подбор, загрузка, перенос - все эти процессы также автоматизируются и значительно облегчаются. Решение может работать с самыми распространенными форматами первичных бухгалтерских, финансовых и прочих документов (ТОРГ-12, счета-фактуры, акты выполненных работ, паспорта России, бланки инвентаризации и технической документации). При необходимости можно разработать и применить дополнительные шаблоны. Теперь пакетный групповой ввод документов,(номенклатуры, остатков, накладных, счетов, контрагентов, ГТД и т.д. в 1С (8.1, 8.2, 8.3) не вызовет у вас никаких сложностей.

Для кого подойдет решение

Решение подходит практически для любого предприятия из любой отрасли, перед которым стоит задача ввода документов в 1С. Она находит применение и в обычных бухгалтериях и отделах кадров, и в уполномоченных бухгалтериях. Среди наших клиентов есть представители абсолютно разных направлений деятельности: строительство, кадровое дело, медицина, страхование, образование, транспорт и т.д. Есть аутсорсинговые и финансовые компании, а также холдинги, группы компаний, разветвленные филиальные и дилерские сети и другие структуры из сферы торговли и промышленности. Все они по достоинству оценили особенности, выгоды и преимущества, которые дает разработка и внедрение данного решения. Внести товары, документы, номенклатуру, контрагентов, остатки в 1С - задача становится посильной для любой компании.

Стоимость и срок окупаемости решения

Чтобы купить и внедрить данную систему, необходимы инвестиции в организацию участков ввода документов. В стоимость решения включена цена сканирующего оборудования, программного обеспечения и консалтинга, а также бюджет на непосредственное внедрение, тестирование и запуск, техническая поддержка. Система окупается всего за несколько месяцев!