Заявление за удержание трудовой книжки. Трудовая книжка за счет фирмы. Учет трудовых книжек: большие споры вокруг мелких расходов

Коллеги! Кто-нибудь знает, можно ли не брать с работников деньги за бланк трудовой книжки? И что за это будет? Вроде стоят недорого - неудобно просить работников возмещать деньги, да и мороки больше.

Уважаемая traciata. Берите деньги обязательно. Этого требует п. 47 Правил ведения трудовых книжек. Я слышала, что можно и не брать.
Только это надо прописать в каком-нибудь локальном акте.

ксю, а где-нибудь написано, что так можно делать? Вот информация для Вас, я думаю найдете в ней ответы на интересующие вопросы.

Как учитывать и хранить трудовые книжки

А.Ю. Васенина
главный редактор журнала «Кадровое дело»

При оформлении сотруднику трудовой книжки возьмите с него плату за бланк (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Плата за бланк трудовой книжки взимается с сотрудника, принятого на работу впервые. А плата за бланк вкладыша – с сотрудника, у которого закончились все страницы трудовой книжки раздела «Сведения о работе». Сотрудник должен заплатить наличными деньгами по приходному ордеру или перечислить деньги на расчетный счет фирмы через банк.

Ситуация: можно ли удержать стоимость бланка трудовой книжки из зарплаты по заявлению сотрудника

Да, можно.

Сотрудник обязан возместить фирме стоимость бланка (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Сделать это он может в удобной ему форме. Сотрудник может погасить долг, заплатив деньги в кассу или перечислив их на расчетный счет фирмы. Кроме того, он вправе попросить уменьшить сумму зарплаты, причитающуюся ему к выплате. Сотрудник может распорядиться своей еще не выплаченной зарплатой, поскольку начисления за отработанное время являются его собственностью (ст. 1, п. 1 и 2 ст. 209 ГК РФ).

Имейте в виду, что без такого заявления сотрудника вы не имеете права вычесть стоимость бланка из зарплаты. Удержания в бесспорном порядке производятся только в случаях, перечисленных в статьях 137 и 248 Трудового кодекса РФ. Перечень этих случаев исчерпывающий и выдачи бланка трудовой книжки среди них нет.

Бланки трудовых книжек оформите сотрудникам бесплатно, если:
– произошло чрезвычайное происшествие (пожар, наводнение), в результате которого трудовые книжки сотрудников были повреждены;
– бланк трудовой книжки испортил сотрудник фирмы, ответственный за кадровый учет, при первичном заполнении.
Об этом сказано в пунктах 34 и 48 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Списание испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним оформите актом о списании бланков строгой отчетности.

Ситуация: можно ли не брать с сотрудника плату за бланк трудовой книжки

Да, можно.

Но такое условие должно быть закреплено в локальном нормативном акте фирмы (например, в Правилах трудового распорядка или в приказе руководителя).

Имейте в виду, если вы примете решение не удерживать с сотрудника стоимость бланка, то в этом случае расходы нельзя принять в целях налогового учета (п. 16 ст. 270 НК РФ).

Ситуация: нужно ли применять контрольно-кассовую технику при приеме от сотрудника платы за бланк трудовой книжки

Нет, не нужно.

Если фирма оформляет сотруднику трудовую книжку или выдает дубликат, сотрудник обязан возместить фирме стоимость бланка (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Сотрудник может сделать это, например, через кассу фирмы.

Если фирма осуществляет наличные расчеты или расчеты с использованием пластиковых карт, она должна применять ККТ. Однако такая обязанность распространяется только на случаи продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг. Такие правила установлены в пункте 1 статьи 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ. Выдача трудовой книжки не является торговой операцией – это обязанность фирмы, установленная трудовым законодательством (ст. 65 ТК РФ).

Приобретая бланки трудовых книжек, фирма несет определенные расходы. Взимая с сотрудника плату за бланк трудовой книжки, фирма возмещает свои затраты. Следовательно, применять в этом случае ККТ (пробивать кассовый чек) не нужно. Оштрафовать фирму за неприменение контрольно-кассовой техники (ст. 14.5 КоАП РФ) налоговая инспекция не сможет. Аналогичный вывод содержится, в частности, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 2 марта 2007 г. № А56-44214/2006.

Ситуация: как отразить в бухучете и при налогообложении приобретение и выдачу сотруднику новой трудовой книжки. Фирма применяет общую систему налогообложения

Порядок бухучета и налогообложения операций, связанных с обеспечением сотрудников трудовыми книжками, законодательно не урегулирован.

Взимание с сотрудника платы за оформление трудовой книжки предусмотрено пунктом 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

В бухучете стоимость приобретенных трудовых книжек можно учесть в составе:
– материалов на одноименном счете 10 (как активы, используемые для управленческих нужд (п. 2 ПБУ 5/01)) с последующим списанием на прочие расходы;
– товаров на счете 41 «Товары».

Более правильным способом отражения является учет книжек в качестве материалов. Это объясняется следующим. Продажа трудовых книжек для обычных фирм не является основной деятельностью. Фирмы обеспечивают себя такими бланками на договорной основе за плату (п. 46 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). При этом бланки трудовых книжек можно приобрести непосредственно у объединения «Гознак», а также у распространителей, которые отвечают требованиям данного объединения (п. 2 и 3 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н).

Поэтому, счет 41, на котором обобщается информация о наличии и движении товарно-материальных ценностей, приобретенных в качестве товаров для продажи, и счет 90 «Продажи», на котором обобщается информация о доходах и расходах, связанных с обычными видами деятельности, удобнее использовать распространителям трудовых книжек.

Прочие фирмы, которые приобретают бланки трудовых книжек и вкладышей к ним для собственных нужд (для последующей выдачи сотрудникам), могут учитывать эти бланки на счете 10.

Одновременно с оприходованием, бланки трудовых книжек отразите на счете 006 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке (п. 42 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

При получении бланков сделайте следующие записи:

Дебет 10 Кредит 60
– оприходованы трудовые книжки;

Дебет 19 Кредит 60
– отражена сумма НДС, предъявленная поставщиком;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– принята к вычету сумма НДС, предъявленная поставщиком;

Дебет 006
– приняты к учету бланки трудовых книжек.

Если фирма взимает плату за выдачу трудовых книжек, операция отражается на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Если фирма удерживает плату за бланк трудовой книжки из зарплаты сотрудника, используйте счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Выдача трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам фирмы признается реализацией товаров. Следовательно, с такой операции нужно заплатить НДС (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). При этом сотрудник оплачивает фирме стоимость трудовой книжки (с учетом НДС). К такому выводу пришел Минфин России в письмах от 26 сентября 2007 г. № 07-05-06/242, от 13 июня 2007 г. № 03-07-11/159.

В бухучете операции по выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам и получению платы за бланки отражаются следующими проводками:

Дебет 50 (51, 70) Кредит 73
– возмещена стоимость выданной трудовой книжки (в т. ч. НДС);

Дебет 73 Кредит 91-1
– признан доход в сумме платы, полученной за бланк трудовой книжки (в т. ч. НДС);

– начислен НДС с возмещения стоимости (реализации) трудовой книжки сотрудником (если фирма является плательщиком налога);

Дебет 91-2 Кредит 10
– списана стоимость трудовых книжек, переданных сотруднику фирмы.

При безвозмездной передаче трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам в бухучете сделайте проводки:

Дебет 91-2 Кредит 10
– списана стоимость трудовых книжек, переданных безвозмездно;

Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
– начислен НДС с безвозмездной передачи трудовых книжек сотрудникам (если фирма является плательщиком налога).

Списать бланк трудовой книжки (вкладыша к ней) можно в день ее выдачи сотруднику. При этом датой выдачи следует считать не день увольнения сотрудника, а день, когда трудовая книжка заводится на основании части 4 статьи 65 Трудового кодекса РФ.

Кредит 006
– списаны бланки трудовых книжек (вкладышей к ним).

Советы:

Есть аргументы, позволяющие фирме не платить НДС с выдачи трудовой книжки (вкладыша к ней) сотруднику. Они заключаются в следующем.

Во-первых, трудовая книжка (вкладыш к ней) не имеет признаков товара, определенных в пункте 2 ПБУ 5/01 и статье 38 Налогового кодекса РФ.

Во-вторых, обеспечение трудовыми книжками сотрудников, не имеющих стажа, – это обязанность фирмы, установленная трудовым законодательством (ч. 4 ст. 65 ТК РФ).

В-третьих, сумма платы за бланк, взимаемая с сотрудника, не должна превышать сумму затрат на его приобретение (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Поскольку, выдавая сотрудникам трудовые книжки, фирма не преследует цель получения прибыли, такие операции нельзя рассматривать как предпринимательскую деятельность (реализацию товаров, работ, услуг) (ст. 2 ГК РФ). Аналогичная точка зрения отражена в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 1 октября 2003 г. № А26-5317/02-28 и от 2 марта 2007 г. № А56-44214/2006. Следовательно, выдача трудовых книжек (безвозмездно или за плату) не является реализацией. А значит, такая операция не облагается НДС (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ).
При расчете налога на прибыль расходы на приобретение бланков трудовых книжек (вкладышей к ним) учесть можно. Такие затраты экономически обоснованны и осуществлены в рамках деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ, письмо Минфина России от 26 сентября 2007 г. № 07-05-06/242). В налоговом учете стоимость трудовой книжки учитывается в составе косвенных расходов (абз. 9 п. 1 ст. 318 НК РФ). Эти расходы уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль в момент выдачи трудовой книжки (вкладыша к ней) сотруднику фирмы (п. 2 ст. 318 НК РФ).

Сумма возмещения сотрудником платы за выдачу трудовой книжки включите в состав внереализационных доходов (ст. 250 НК РФ, письмо Минфина России от 26 сентября 2007 г. № 07-05-06/242).

Если сумма возмещения равна величине затрат фирмы на приобретение бланка, прибыль равна нулю. Следовательно, фирма налог на прибыль не платит (ст. 247 НК РФ).

Если фирма не берет с сотрудника плату за бланк трудовой книжки (например, в случае массовой утраты книжек, порчи или неправильного первичного заполнения), она не сможет учесть расходы на его приобретение при расчете налога на прибыль (п. 16 ст. 270 НК РФ). В результате из-за различий между бухгалтерским и налоговым учетом образуется постоянная разница, с которой нужно рассчитать постоянное налоговое обязательство (п. 4 и 7 ПБУ 18/02):

Дебет 99 Кредит 68 «Расчеты по налогу на прибыль»
– отражено постоянное налоговое обязательство.

Внимание!
Не оформляйте трудовые книжки на бланках, которые принесли сами сотрудники. Бланки фирма должна закупать только у их законных распространителей.

Производителем трудовых книжек является объединение «Гознак», которое подконтрольно Минфину России (п. 2 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н). На распространение трудовых книжек уполномочены: ГУП «Главснаб Правительства Москвы», ЗАО «Разносбыт», ООО «СпецБланк».

Для получения бланков трудовых книжек необходимо оформить на фирменном бланке своей фирмы письмо-заявку в адрес одного из этих распространителей с указанием количества необходимых форм или направить запрос по факсу.

Если бланки трудовых книжек и вкладышей к ним будут приобретены не у законных распространителей, фирму и ее должностных лиц могут оштрафовать за нарушение трудового законодательства (определение Верховного суда РФ от 6 сентября 2007 г. № КАС07-416). Размер штрафа в данном случае составит:
– для должностных лиц (например, руководителя фирмы) – от 1000 до 5000 руб.;
– для фирмы – от 30 000 до 50 000 руб.

Такие меры ответственности предусмотрены в статье 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, поэтому законодательством определен порядок их учета и хранения (раздел VI Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Каждая фирма обязана вести специальные книги по учету трудовых книжек. Первая из них – приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (приложение 2 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Вторая – книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (приложение 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется в бухгалтерии фирмы. Записи в нее вносите сразу после получения бланков от распространителя. В книге обязательно укажите сведения обо всех операциях, связанных с приобретением и расходованием закупленных трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серий и номеров. А также внесите информацию о стоимости бланков.

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна вести кадровая служба фирмы. Но если на предприятии ее нет, то эта обязанность обычно возлагается на бухгалтерию. В эту книгу внесите сведения о дате приема сотрудника на работу, его фамилию, имя, отчество, серию и номер трудовой книжки и вкладыша, должность, место работы, а также реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника на работу.

Все листы в обеих книгах должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя фирмы, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Такой порядок установлен в пункте 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Внимание!

За отсутствие книг учета трудовых книжек или неправильное их оформление трудовая инспекция может оштрафовать фирму и ее должностных лиц

Трудовые книжки храните в фирме как документы строгой отчетности и лучше всего в несгораемом сейфе. Если такой возможности нет – то в шкафу, запирающемся на ключ.

По окончании каждого месяца сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера.
Такой порядок установлен в пункте 42 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Ситуация: кто в фирме должен отвечать за учет, ведение и хранение трудовых книжек

В крупной компании ведением трудовых книжек обычно занимается отдел кадров. В небольшой фирме из-за отсутствия соответствующего специального подразделения делать подобную работу могут бухгалтеры, секретари или другие должностные лица. Назначение ответственного за работу с трудовыми книжками оформите приказом руководителя фирмы в свободной форме (п. 45 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

При смене ответственного за работу с трудовыми книжками передавайте трудовые книжки по акту приема-передачи дел. При этом в акте укажите не просто количество книжек, а перечислите их фактический состав (фамилии владельцев и реквизиты). Акт необходимо заверить двумя подписями – с одной стороны укажите должность и фамилию принявшего документы, с другой стороны – сдавшего. При выявлении фактов отсутствия некоторых трудовых книжек составьте акт, в котором укажите причины их отсутствия.

Трудовые книжки и дубликаты, не полученные сотрудниками при увольнении, фирма должна хранить до востребования документа сотрудником или его ближайшими родственниками (в случае смерти сотрудника). Невостребованные – не менее 50 лет. Такой порядок и сроки хранения предусмотрены в пункте 43 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 и перечне, утвержденном Росархивом от 6 октября 2000 г.

Трудовая книжка за счет фирмы

Директор распорядился деньги с работников за бланки трудовых книжек и вкладышей к ним не взыскивать. А можем ли мы стоимость бланков списывать на общехозяйственные расходы?

Нет, общехозяйственные расходы в данном случае не возникают.
Согласно статье 84.1 ТК РФ, в день прекращения трудового договора работодатель должен выдать работнику трудовую книжку. Значит, впервые оформленная трудовая книжка или заполненный вкладыш переходят в собственность работника. Но работодатель, обязанный приобретать эти бланки за свой счет, вправе взыскать с работника плату за бланк в размере понесенных расходов. Такой порядок установлен пунктами 44, 46 и 47 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».
Освобождая работников от платы за бланки трудовых книжек и вкладышей к ним, фирма передает бланки безвозмездно. Приобретенные бланки принимаются к учету в составе материалов, а безвозмездное выбытие материалов отражается по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы» (п. 11 ПБУ 10/99).
Не забудьте, что безвозмездная передача бланков является объектом налогообложения НДС (пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Кроме того, стоимость подаренных бланков не признается расходом в целях налогообложения прибыли (п. 16 ст. 270 НК РФ). Зато удерживать НДФЛ у работников не придется - подарки стоимостью не более 4 000 руб. налогом не облагаются (п. 28 ст. 217 НК РФ).

04.12.2007 Странный какой-то подарок получается - трудовая книжка. Что-то тут не то. Подарки же тоже надо как-то оформлять? Специально для Вас:

Трудовая в подарок: «за» и «против»

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Поэтому, если на работу поступает сотрудник, который по тем или иным причинам не имеет столь важного документа, кадровик застигнут врасплох не будет. Для бухгалтера, в свою очередь, важно другое: компенсирует «новоиспеченный» работник стоимость бланка или компания ему его просто подарит? В целях налогового учета вкупе со взносами во внебюджетные фонды вопрос может оказаться отнюдь не копеечным.

Как известно, при устройстве на работу, сотрудник должен представить работодателю свою трудовую книжку, которая будет храниться у последнего до тех пор, пока «штатник» не подыщет себе иной источник заработка. И если вдруг во время хранения с данным трудовым документом что-либо стрясется, работодателю придется обеспечить создание дубликата (п. 31 и 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением правительства от 16 апреля 2003 г. № 225; далее – Правила).

Кроме того, завести трудовую книжку надлежит и в том случае, если сотрудник прежде нигде не трудился (ст. 65 ТК, п. 8 Правил). Конечно же, работодатель может попросить будущего сотрудника купить чистенький бланк трудовой самостоятельно. Однако в этом случае есть риск приобрести фальшивку. Дело в том, что изготавливать бланки трудовых уполномочен лишь Гознак, а распространять их вправе только лица, отвечающие требованиям, установленным Изготовителем. При приобретении данных бланков работодателями вероятность нарваться на фальшивку минимальна, ведь для их покупки фирмы заключают договор с уполномоченными на то организациями или предпринимателями, которые направляют бланки трудовых посредством специализированных служб доставки защищенной полиграфической продукции. В крайнем случае работодатель может забрать свою покупку у поставщика трудовых книжек самостоятельно (Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки, утв. приказом Минфина от 22 декабря 2003 г. № 117н). Кроме того, в пункте 44 Правил прямо указано, что работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Таким образом, хочешь-не-хочешь, а тратиться на покупку трудовых придется.

Другой вопрос, что в дальнейшем работодатель имеет право компенсировать потраченное за счет работника, на которого будет израсходован новенький бланк трудовой книжки (п. 47 Правил). Исключение составляют случаи, когда книжки выдают повторно по причине их неверного заполнения кадровым работником или если необходимость изготовить дубликат возникла по вине самого работодателя, а именно – при массовой утрате трудовых книжек при форс-мажорных обстоятельствах. В этом случае с работника стоимость нового документа не взыскивается. Хотя совершенно не факт, что и в обычных условиях, безо всяких форс-мажоров работодатель станет взыскивать с работника стоимость трудовой книжки. Однако насколько выгодно это работнику?

Выгоды физлица

Если работодатель тратит новые бланки трудовых книжек на сотрудников, не взыскивая при этом их стоимость с персонала, возникает вопрос о получении работниками дохода, а значит и необходимости уплаты НДФЛ. На этот момент обратили внимание чиновники финансового ведомства в письме от 1 июня 2010 г. № 03-04-06/6-106. Напомнив, что под обложение «подоходным» налогом подпадают не только денежные выплаты, но и выгода в натуральной форме, финансисты указали, что в качестве последней рассматриваются полученные товары, выполненные в интересах физлица работы или оказанные ему услуги на безвозмездной основе или с частичной оплатой. Ведь именно это предусмотрено в подпункте 2 пункта 2 статьи 211 Налогового кодекса. Подобные законодательные положения позволили чиновникам заключить, что оформление новых бланков трудовых книжек, затраты на которые работодатель в дальнейшем вычитать из зарплаты не планирует, является безвозмездной передачей и подлежит обложению НДФЛ. Иными словами, в подобном случае сотрудники сэкономят на полной стоимости трудовой книжки, но все равно потеряют 13 процентов от ее цены.

Однако, как сами же финансисты и указали, пунктом 28 статьи 217 Налогового кодекса переданные за год подарки работникам, стоимость которых не превышает 4000 рублей, из-под обложения НДФЛ выводятся. Представить себе, что трудовая окажется дороже установленного лимита, достаточно трудно. Если же налоговики на местах усомнятся в том, что бесплатно оформленные трудовые являются подарком, убедить их в этом будет не так уж и трудно. Во-первых, можно запросто утверждать, что такая передача осуществляется на основе договора дарения. Напомним, что данный вид контракта может быть выражен в устной форме (если, конечно, стоимость отдаваемого в рамках данного соглашения не превысит 3000 рублей, что в нашем случае неактуально). Во-вторых, вопросов будет еще меньше, если тот факт, что с работников не взыскивается стоимость трудовых книжек, будет предусмотрен их трудовыми договорами. Например, может приводиться следующая формулировка: «В случаях, указанных в пункте 8 и в пункте 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением правительства от 16 апреля 2003 г. № 225, возмещение стоимости бланков трудовых книжек сотрудником не производится».

Непростой выбор

Как бы то ни было, стоимость приобретенных бланков трудовых книжек можно будет включить в расходы при налогообложении сразу же, как только работодатель их закупит. Ведь в конечном счете наличие на предприятии чистых трудовых «про запас» – требование законодательства. При этом если работодатель не старается «облагодетельствовать» персонал, требует с него возмещения затрат на покупку трудовых, как то регламентируется Правилами, то в дальнейшем по мере использования бланков их стоимость должна будет увеличивать налогооблагаемую прибыль как внереализационные доходы в соответствии со статьей 250 Налогового кодекса (письмо Минфина от 26 сентября 2007 г. № 07-05-06/242).

Вполне очевидно, что если сотрудник стоимость трудовой по решению работодателя не возмещает, то оснований увеличивать базу по налогу на прибыль на соответствующие суммы на первый взгляд не имеется. Однако в данном случае возникает вопрос, насколько правомерным является списание стоимости книжки? Разумеется, при приобретении работодатель правильно отнес «цену» бланков на затраты, но ведь при безвозмездной передаче получается, что списана была стоимость подарка в виде трудовой.

Дискуссии по поводу того, насколько правомерным является отнесение стоимости подарков для работников на расходы, велись не единожды. Сразу же скажем, что по обыкновению чиновниками подобный шаг не одобрялся, в то время как арбитражные судьи, наоборот, были не против списания такого вида затрат (напр., постановления ФАС Московского округа от 17 июня 2009 г. № КА-А40/4234-09 и ФАС Центрального округа от 15 сентября 2006 г. по делу № А64-1004/06-11). Однако в последних разъяснениях чиновники сменили гнев на милость. Так, в письме от 22 апреля 2010 г. № 03-03-06/2/79 специалисты Минфина указали, что они, в общем-то, не против включения в состав расходов сумм подарков. Однако для этого работодателю потребуется доказать, что обязанность презентовать те или иные ценности оговорена в трудовом договоре.

Логично, что работодателю, «забывшему» прописать соответствующие условия в контракте с сотрудником, придется «восстановить» в бюджет списанные прежде суммы бесплатного бланка.

Однако большой вопрос, насколько организации окажется выгоден подобный «маневр». Ведь на кону стоит вопрос необходимости уплаты с сумм подарков взносов на обязательные виды пенсионного, социального и медицинского страхования. А дело вот в чем.

Стоимость подарков, если следовать логике финансового ведомства, должна быть учтена при исчислении страховых взносов. Все потому, что, будучи предусмотренными трудовыми договорами, данные суммы являются объектом обложения данных видов обязательных платежей (п. 3 ст. 7 Закона от 24 июня 2009 г. № 212-ФЗ; далее – Закон № 212-ФЗ). В свою очередь, в статье 9 Закона № 212-ФЗ, где поименованы выплаты, высвобожденные из-под обложения взносами, безвозмездная передача трудовых книжек не упомянута.

По правде говоря, возможность сэкономить на взносах все-таки есть. И подсказали ее сами же чиновники, правда на сей раз иного ведомства. Так, в письме Минздравсоцразвития от 5 марта 2010 г. № 473-19 говорится, что нет никакой необходимости уплачивать взносы с тех подарков сотрудникам, которые передаются не на основании трудового договора, а в рамках договора дарения. Правда, чиновники указали на необходимость в таком случае оформления соответствующего контракта, но ведь, как упоминалось выше, заключение такового допустимо и в устной форме.

Пример

ООО «Мандарин» закупило чистые трудовые книжки количеством 200 шт. по цене 150 руб. за штуку. Для упрощения примера проигнорируем во всех случаях НДС. По факту поставки данных бланков фирма отразила в составе расходов 30 000 руб.

Согласно условиям трудовых договоров «Мандарин» не требует возмещения затрат на чистые бланки с сотрудников. За III квартал 2010 года компания приняла на работу 18 сотрудников, 16 из них до этого не имели стажа и трудовые книжки в их отношении не оформлялись. Бухгалтер «Мандарина» при работе руководствуется позицией ФАС Северо-Западного округа, изложенной в постановлении от 1 октября 2003 г. № А26-5317/02-28, согласно которой безвозмездная передача сотруднику трудовых книжек не является реализацией и подпадает под обложение НДС. Таким образом, общая сумма подаренного работодателю составит 2400 руб. (150 руб. х 16 шт.):

Таким образом, организации потребуется уплатить в части безвозмездно переданных бланков взносы на общую сумму 624,30 руб., из них:

– в ПФР – 480 руб. (2 832 руб. х 20,0%);

– в ФСС – 69,60 руб. (2 832 руб. х 2,9%);

– в ФФОМС – 26,40 руб. (2 832 руб. х 1,1%);

– в ТФОМС – 48 руб. (2 832 руб. х 2,0%).

Если бы в трудовом договоре с сотрудниками условия о подарках в виде новых трудовых книжек не было, ООО «Мандарин» не должно было платить страховые взносы, но вынуждено было включить в состав доходов по налогу на прибыль 2400 руб. Таким образом, максимальная величина налога на прибыль с подобной суммы могла бы составить 480 руб. (2400 руб. х 20%).

Обратите внимание, что с учетом необходимости возмещать НДС в последнем из указанных в примере случаев, а также в зависимости от того, какой позицией организация руководствуется при безвозмездной передаче, пропорции экономии могут оказаться отличными от приведенных в примере. Иными словами, в том или ином случае последствия решений, какому именно способу учета подарков в виде бесплатных трудовых отдать предпочтение, сугубо индивидуальны.

Но при любом раскладе либо организация экономит на налоге на прибыль, либо на взносах. В свою очередь взаимосвязи между необходимостью пополнять внебюджетные фонды в зависимости от возможности списать соответствующие суммы при налогообложении прибыли, как это было при уплате ЕСН, не существует. При этом следует помнить, что затраты плательщиков взносов на пополнение внебюджетных фондов значительно возрастут, ведь общий размер страхового тарифа с 2011 года будет составлять 34 процента против нынешних 26 процентов (п. 2 ст. 12, п. 1 ст. 57 Закона № 212-ФЗ).

Источник - Журнал "Подати" № 14 - 2010 г.

P.S. To Модераторам - Орфография и оформление по-возможности максимально сохранены в соответствии с оригиналом.

Прямо не написано.
Но так как это улучшает положение работника, то можно.

В "Книгу учета движения трудовых книжек..." в графу 11 (получено за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них (руб.)) вносится стоимость в том случае если деньги получены у сотрудников или если эти деньги на закупку выделила организация? Содержание одиннадцатой графы показывает, какая сумма (в руб.) была уплачена работником за бланк трудовой книжки или вкладыша. В Правилах ведения и хранения трудовых книжек эта сумма не установлена, однако в п. 47 Правил указано, что при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется расходами на ее (или его) приобретение. Таким образом, данная графа заполняется только при регистрации трудовых книжек, оформленных впервые, или при регистрации выданных работникам вкладышей. Представляется целесообразным в остальных случаях, т. е. при регистрации предъявляемых работниками трудовых книжек, ставить в этой графе прочерк, показывая, что деньги с таких работников не взимались.
Если организация считает возможным выдавать своим работникам бланки трудовых книжек и вкладышей в них безвозмездно, закрепив это положение в Правилах внутреннего трудового распорядка, то в одиннадцатой графе также можно поставить прочерк, свидетельствующий о том, что в данной организации эта графа не заполняется.

ОК! СПАСИБО!

подскажите пожалуйста! сейчас с трудовыми книжками дают голограмму...куда её надо наклеить????? 77kadr, лучше не клейте совсем, пока не известно куда... По материалам обсуждения посетителей сайта