Можно ли расписаться за шефа в его отсутствие

В соответствии с ГК РФ права лиц, осуществляющих от имени клиента распоряжения о перечислении и выдаче средств со счета, удостоверяются клиентом путем представления банку документов, предусмотренных законом, установленными в соответствии с ним банковскими правилами и договором банковского счета.

В целях распоряжения средствами на расчетном счете таким документом является карточка с образцами подписей и оттиском печати, оформление которой предусмотрено Инструкцией Центрального Банка России от 14.09.2006 N 28-И "Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)" (далее - Инструкция).

Согласно п. 7.5 Инструкции право первой подписи принадлежит руководителю клиента - юридического лица (единоличному исполнительному органу), а также иным лицам (за исключением главного бухгалтера клиента - юридического лица и (или) лицам, уполномоченным на ведение бухгалтерского учета, на основании распорядительного акта руководителя юридического лица лиц), наделенным правом первой подписи распорядительным актом руководителя юридического лица, либо на основании доверенности, выдаваемой в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

В соответствии с п. 7.6 Инструкции право второй подписи принадлежит главному бухгалтеру клиента (юридического лица) и (или) лицам, уполномоченным на ведение бухгалтерского учета, на основании распорядительного акта клиента - юридического лица.

Следовательно, главному бухгалтеру организации и (или) лицам, уполномоченным на ведение бухгалтерского учета, предоставляется право вслед за подписью руководителю организации (иных лиц) ставить вторую подпись на документах о перечислении и выдаче денежных средств с банковского счёта.

Необходимо отметить, что, если руководитель клиента - юридического лица ведет в случаях, предусмотренных законодательством РФ, бухгалтерский учет лично, в карточке проставляется собственноручная подпись (подписи) лица (лиц), наделенного(ых) правом только первой подписи. При этом в карточке напротив поля "Вторая подпись" в полях "Фамилия, имя, отчество" и "Образец подписи" указывается, что лицо, наделенное правом второй подписи, отсутствует (п. 7.10 Инструкции).

Таким образом, вторая подпись в карточке будет отсутствовать только в случае, если руководитель компании ведет бухгалтерский учет лично.

Руководитель экономического субъекта (кроме субъекта малого и среднего предпринимательства), за исключением кредитной организации, обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера или иное должностное лицо этого субъекта либо заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета ( Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"). Соответственно, руководители организаций (кроме субъектов малого и среднего предпринимательства) не вправе возлагать на себя ведение бухгалтерского учета (в том числе частично).

В рассматриваемом случае организация является субъектом малого предпринимательства, поэтому данный запрет на организацию не распространяется.

Вместе с тем, как указано в вопросе, организация имеет в штате главного бухгалтера, на которого возложено ведение бухгалтерского учёта.

Принимая во внимание то обстоятельство, что в рассматриваемой ситуации ведение бухгалтерского учёта возложено на главного бухгалтера, его подпись должна указываться в качестве второй подписи на карточке с образцами подписей и оттиском печати.

В силу Закона N 402-ФЗ до утверждения органами государственного регулирования бухгалтерского учета федеральных и отраслевых стандартов, предусмотренных N 402-ФЗ, применяются правила ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности, утвержденные уполномоченными федеральными органами исполнительной власти и Центральным банком Российской Федерации, в части, не противоречащей N 402-ФЗ (информация Минфина России N ПЗ-10/2012 "О вступлении в силу с 1 января 2013 г. от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").

В соответствии с абз. 2, 3 п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности оформления которых определяются отдельными указаниями Минфина России).

Таким образом, без подписи главного бухгалтера расчётные документы недействительны.

Кроме того, в соответствии с п. 1 ч. 8 ст. 7 Закона N 402-Ф и п. 14 Положения N 34н в случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций.

Как видно, законодательством предусмотрено, что главный бухгалтер может не принимать к учету и не подписывать первичные документы по тем операциям, которые, по его мнению, противоречат законодательству, при этом он не будет нести ответственности за противозаконные или ошибочные действия.

Необходимо также отметить, что в Положением ЦБР от 12.10.2011 N 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации" (далее - Положение N 373-П) указано на то, что кассовые документы юридического лица, индивидуального предпринимателя оформляются:

Главным бухгалтером;

Бухгалтером или другим работником (в том числе кассиром), определенным руководителем по согласованию с главным бухгалтером (при наличии) путем издания распорядительного документа юридического лица, индивидуального предпринимателя (далее - бухгалтер);

Руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

Соответственно, при наличии в организации главного бухгалтера последний подписывает приходные и расходные кассовые ордера ( Положения N 373-П).

Таким образом, расчетные документы без подписи главного бухгалтера являются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

При этом в соответствии с абзацем вторым п. 1.1 Положения Банка России от 19.06.2012 N 383-П "О правилах осуществления перевода денежных средств" (далее - Положение N 383-П) перевод денежных средств осуществляется в рамках следующих форм безналичных расчетов:

Расчетов платежными поручениями;

Расчетов по аккредитиву;

Расчетов инкассовыми поручениями;

Расчетов чеками;

Расчетов в форме перевода денежных средств по требованию получателя средств (прямое дебетование);

Расчетов в форме перевода электронных денежных средств.

Как следует из приложения 1 к Положению N 383-П, в поле 44 платежного поручения на бумажном носителе проставляются подписи (подпись) уполномоченных лиц плательщика согласно заявленным банку образцам в карточке.

Таким образом, в общем случае банк сможет при получении от клиента расчетного документа выявить несоответствие сведений, содержащихся в карточке, образцам подписей и оттиска печати.

Если в рассматриваемом случае в поле 44 расчётного документа будет проставлена только одна подпись - руководителя компании, то получить информацию о том, что в штате компании имеется главный бухгалтер, банк может и иным образом.

Согласно абзацу третьему п. 2 Пленума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 19.04.1999 N 5, если иное не установлено законом или договором, банк несет ответственность за последствия исполнения поручений, выданных неуполномоченными лицами (и в тех случаях, когда с использованием предусмотренных банковскими правилами и договором процедур банк не мог установить факта выдачи распоряжения неуполномоченными лицами).

В то же время банк не несет ответственности за операции, совершенные по распоряжению лиц, указанных в карточке, если клиентом в порядке, предусмотренном договором банковского счета, их полномочия не отменены, в частности, если клиентом не была своевременно переоформлена карточка с образцами подписей распорядителя счета (смотрите Девятого арбитражного апелляционного суда от 04.04.2012 N 09АП-5402/12).

Обязанность клиента оповещать банк о тех или иных изменениях, в том числе и о лицах, имеющих право подписи, как правило, установлена в самом договоре банковского счета.

О том, что при изменении лица, уполномоченного на ведение бухгалтерского учета, организация обязана обратиться в банк и представить новую банковскую карточку, свидетельствует, например, ФАС Уральского округа от 06.05.2013 N Ф09-2883/13 по делу N А60-38438/2012.

На основании абзаца третьего пп. 1.6 Инструкции кредитная организация обязана систематически обновлять информацию, получаемую при идентификации клиентов и выгодоприобретателей, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и банковскими правилами.

После выявления банком информации о том, что в штате организации присутствует главный бухгалтер, но при этом в банковской карточке отсутствует его подпись, банк может отказать принимать к исполнению расчетные документы до представления в банк новой банковской карточки в соответствии с абзацем вторым п. 7.14 Инструкции.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Графкин Олег

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Королева Елена

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Подпись главного бухгалтера на счете-фактуре обязательна. Причем он подписывает счета-фактуры без доверенности. А кто вправе поставить свою подпись вместо подписи главбуха, находящегося в отпуске?

Кто подпишет банковские документы

Очень существенный вопрос – подписание банковских документов. Если замещающему главного бухгалтера работнику предоставляется право подписи банковских документов на длительный срок, то следует заново оформить банковские карточки. В них, помимо образцов подписей руководителя и главбуха, должны быть зафиксированы и образцы подписей замещающих лиц. Только тогда эти лица смогут подписывать платежные поручения и чеки. Право подписи замещающим лицам можно предоставить и временно, тогда к имеющейся карточке необходимо оформить в банке временные карточки с образцами подписей.

Если у вас стоит система «Банк-клиент», то оформлять банковские карточки для платежных поручений не придется, достаточно просто передать ключи ЭЦП главного бухгалтера для подписи электронных документов. Это необходимо отразить в приказе о передаче полномочий на время отпуска главного бухгалтера.

Налоговая проверка, когда главбух в отпуске

Если во время отпуска главного бухгалтера в организацию придет налоговая проверка, то из-за его отсутствия переносить ее никто не будет.

А вот если налоговики просят вас представить документы или информацию, то вы можете в связи с отпуском главного бухгалтера ходатайствовать о продлении срока их представления согласно пункту 3 статьи 93 Налогового кодекса.

Если к вам поступит требование о представлении документов в рамках встречной проверки, отпуск главбуха может стать поводом, чтобы продлить срок предоставления документов и информации согласно пункту 5 статьи 93.1 Налогового кодекса.

Документооборот не должен «встать»

Ну и теперь о самом главном – о документообороте.

Что делать, когда нужно сдать отчет, а директора на месте нет? Кто заверит документы? Может быть, бухгалтеру взять на себя смелость и расписаться за шефа его же росчерком, или, говоря иначе, подделать подпись шефа?

Бухгалтерская профессия не из легких. Даже самый честный и чистый с юридической точки зрения бухгалтер, работающий на предприятии, уплачивающем в полном объеме все налоги, установленные НК РФ, часто, сам того не ведая, преступает закон, всего лишь подписав какую-либо из многочисленных бумаг. В ходе осуществления предпринимательской деятельности создается немыслимое количество документов: кадровых, первичных бухгалтерских, налоговых, платежных и прочих. Этот список завершает отчетность, которая с определенной периодичностью сдается в налоговые органы и должна быть подтверждена подписью директора. Но не возить же директора с собой каждый раз, когда может потребоваться его подпись! Шеф зачастую отлучается в командировки, уезжает на встречи, уходит в отпуск или оформляет бюллетень по временной нетрудоспособности. Главный бухгалтер, как палочка-выручалочка, не только вынужден принять на себя административные функции в отсутствие гендиректора, но на свой страх и риск он проставляет иной раз и «директорский» росчерк на необходимых бумагах. Подчеркнем, что при этом он нарушает закон, поскольку документы в этом случае будут заверены чужой подписью.

Последствия для бухгалтера

Первая и главная проблема директора заключается в том, что бухгалтер, которому «доверили» подписывать документы, в том числе и банковские, может использовать это в собственных корыстных интересах.

Подделывая подпись отсутствующего «босса», не стоит забывать, что это противозаконное деяние, которым вполне могут заинтересоваться органы МВД – как по своей инициативе, так и «по наводке» директора. Самый простой пример: у правоохранительных органов возникли вопросы к руководителю компании, он был вызван на допрос, растерялся, захотел себя обелить и начал перекладывать вину на главного бухгалтера. Один из козырей директора, по всей вероятности, будет звучать так: бухгалтер всегда заверяет вместо него некоторые документы и налоговую отчетность, подделывая его подпись, так как он не в состоянии постоянно находиться на рабочем месте; это касается даже банковских документов. И вот, готово уголовное преследование в отношении главного бухгалтера, которое может квалифицироваться в зависимости от того, какие документы были подделаны, с какой целью, и от размера причиненного ущерба. Это может быть преследование по статьям: 199 – «Уклонение от уплаты налогов и (или) сборов с организации»; 159 – «Мошенничество», 160 – «Присвоение или растрата», 292 – «Служебный подлог». По итогам разбирательств, если до них дойдет дело, наказание в отношении бухгалтера может зависеть от документа, на котором тот расписался за директора, а также степени тяжести нарушения. Бухгалтеру могут предписать штраф, а могут вынести решение о лишении свободы или запрет заниматься данным видом деятельности и занимать определенные должности. Совет бухгалтеру! Если все же дело дошло до разбирательств, стойте на своем: «не подписывал», «не помню», «не уверен». Экспертиза всегда определит, что подпись выполнена не рукой директора, но не всегда выяснит, чьей же именно рукой осуществлена подделка. Особенно это касается случаев, когда подпись ставилась на стекле в вертикальном положении. Это объяснимо – графологи определяют степень нажима и уровень наклона при письме. А писать на стекле в вертикальном положении для людей неестественно, именно поэтому результаты экспертизы не всегда могут быть поводом для обвинений в подделке подписи именно бухгалтера. Вывод: собираясь подписаться за директора на каком-либо документе, даже с его согласия, бухгалтер должен помнить о том, что это противозаконно! Откажитесь от практики заверять документы за своего руководителя.

Последствия для руководителя

Иной руководитель искренне считает, что если он самолично просит главбуха расписаться за него, то это не принесет ему никаких осложнений, а поможет решить многие проблемы. Однако это не так. Первая и главная проблема директора заключается в том, что бухгалтер, которому «доверили» подписывать документы, в том числе и банковские, может использовать это в собственных корыстных интересах. Самые распространенные преступления бухгалтеров – присвоение и мошенничество. Примеров – множество, на некоторых мы и остановимся. Бухгалтер самостоятельно, воспользовавшись правом подписи за директора, утверждает авансовые отчеты, прикладывая к ним чеки на несуществующие товары (например, канцелярские), а денежные средства из кассы складывает в собственный карман. Этот же способ может применяться и при безналичных расчетах. Среди множества платежных поручений сложно выявить платеж на одну-две тысячи рублей, который осуществлен бухгалтером на счет подложной фирмы с целью последующего обналичивания. Об этом говорят оперативники МВД, пишут в средствах массовой информации, однако практика подписания документов за директора неискоренима.

Особое мнение налоговиков

Пункт 5 статьи 80 НК обязывает налогоплательщика подписывать налоговую декларацию (расчет), подтверждая достоверность и полноту сведений, указанных в налоговой декларации. Подписать отчетность может лично налогоплательщик или уполномоченное на то лицо. Основание для подобных полномочий – доверенность. Существует вероятность оказаться в числе штрафников при налоговых проверках. Ведь статья 95 НК дает право налоговикам на проведение экспертизы, в том числе с целью установления подлинности документов. Документально мы подтверждаем все расходы в порядке статьи 252 НК. Налоговые органы при проверке с определенной долей вероятности снимут из числа признанных расходов те, которые осуществлены по документам с подложной подписью. Следовательно, полномочия лиц, которым вы передаете свои функции, должны быть подтверждены доверенностью или приказом. Доверенность имеется. Тогда в чем опасность? В соответствии с пунктом 3 статьи 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации. Главный бухгалтер может быть включен в такой перечень. Однако существует действующее на сегодняшний день.

Главный бухгалтер, как палочка-выручалочка, не только вынужден принять на себя административные функции в отсутствие гендиректора, но на свой страх и риск он проставляет иной раз и «директорский» росчерк на необходимых бумагах.

Положение о главных бухгалтерах (утв. постановлением Совета Министров СССР от 24 января 1980 г. № 59), согласно которому на такого специалиста не могут быть возложены обязанности, связанные с непосредственной материальной ответственностью за денежные средства и материальные ценности. Ему запрещается получать непосредственно по чекам и другим документам деньги и товарно-материальные ценности для объединения, предприятия, организации, учреждения (см. п. 7 этого документа). Цель Положения – повысить качество работы главного бухгалтера и исключить возможные злоупотребления – не лишена здравого смысла. Дело в том, что главный бухгалтер не является материально ответственным лицом в полном объеме. Согласно статье 243 ТК материальная ответственность в полном размере за причиненный работодателю ущерб может быть установлена трудовым договором, заключаемым с главным бухгалтером.

Из формулировки следует лишь возможность, а не обязательность установления для главного бухгалтера полной материальной ответственности. Конечно, Гражданским кодексом, законами «О бухгалтерском учете» и «Об обществах с ограниченной ответственностью» не запрещено делегировать право подписи первичных документов главному бухгалтеру. Но с ним в этом случае следует заключить письменный договор о полной материальной ответственности, как того требует статья 244 ТК, несмотря на то, что перечень МОЛ, установленный законом, должности «главный бухгалтер» не содержит. Эта мера исключит возможные нарушения и злоупотребления со стороны бухгалтера. У современных бухгалтеров стало популярно визировать «первичку» и отчетность подписью директора. При этом главбуху в отсутствие руководителя приходится делать эту работу за него. Мы ищем любые оправдания: от «ему некогда» до «я же не ворую». Бухгалтеру не следует принимать на себя официальную обязанность подписывать первичные учетные документы от имени директора, если он стремится исключить необоснованные обвинения в свой адрес. Бесспорный выход в этой ситуации – делегировать полномочия подписания от имени директора первичных учетных документов, в том числе на прием и расходование товарно-материальных ценностей, другому сотруднику. Это может быть рядовой бухгалтер, заместитель директора или кладовщик. Все же подписывать документы, а особенно отчетность, от лица компании обязанность директора. Не стоит легкомысленно относиться к этому, а если такая необходимость возникла, следует внимательно относиться к документам, делегирующим право подписи бухгалтеру. Слаженная работа директора и главного бухгалтера залог процветания фирмы. Так зачем портить отношения, заведомо нарушая закон ненужной и подчас сомнительной подделкой?