चालान कैसे जारी करें. भुगतान के लिए ऑनलाइन चालान कैसे भरें

बहुत बार, व्यक्तिगत उद्यमियों और संगठनों के बीच संबंधों को भुगतान के लिए चालान द्वारा औपचारिक रूप दिया जाता है। पार्टियों में से एक ग्राहक को चालान जारी करता है, वह इसका भुगतान करता है, और फिर भुगतान की गई वस्तुएं या सेवाएं प्राप्त करता है। आज का लेख उन लोगों के लिए है जो नहीं जानते कि चालान क्या है और इसे कैसे जारी किया जाता है।

मैं तुरंत बताना चाहूंगा कि चालान जारी करना और रिपोर्ट बनाए रखना बहुत सुविधाजनक है विशेष सेवा.

आइए इस तथ्य से शुरू करें कि चालान एक दस्तावेज है जो विक्रेता खरीदार को जारी करता है। चालान में निम्नलिखित बुनियादी जानकारी शामिल है:

• विक्रेता के बारे में जानकारी - जिसने चालान जारी किया;
• खरीदार के बारे में जानकारी - जिसे यह चालान जारी किया गया था;
• वस्तुओं या सेवाओं की सूची, उनकी मात्रा - खरीदार किसके लिए भुगतान करता है;
• वस्तुओं या सेवाओं की कीमतें, कुल राशि - खरीदार को कितना भुगतान करना होगा;
• विक्रेता के बैंक खाते का विवरण - जहां खरीदार को भुगतान करना चाहिए।

मूलतः, चालान प्रक्रिया इस प्रकार होती है:

1. एक संभावित ग्राहक विक्रेता से संपर्क करता है क्योंकि वह उसका सामान/सेवाएं खरीदना चाहता है;
2. विक्रेता, ग्राहक के अनुरोध के आधार पर, भुगतान के लिए एक चालान तैयार करता है और इसे खरीदार को भेजता है;
3. खरीदार विक्रेता के बैंक खाते में निर्दिष्ट राशि का भुगतान करता है;
4. विक्रेता भुगतान की प्राप्ति की पुष्टि करता है और खरीदार को सामान/सेवाएं वितरित करता है।

आपको चालान कब जारी करना चाहिए?

यहाँ कुछ स्थितियाँ हैं:

• प्रतिपक्षकारों के बीच एक वैध समझौता है, लेकिन इसमें वस्तुओं/सेवाओं की विशिष्ट मात्रा, उनकी मात्रा और वितरण/प्रदर्शन की तारीखें शामिल नहीं हैं। यह समझौता लंबी अवधि के लिए संपन्न होता है और इसमें दोनों पक्षों के बीच सहयोग के लिए सामान्य प्रावधान शामिल हैं। वस्तुओं/सेवाओं के लिए आवश्यकतानुसार, ग्राहक विक्रेता को एक अनुरोध भेजता है, और विक्रेता प्रत्येक विशिष्ट अनुरोध के अनुसार उसे एक चालान जारी करता है;
• पार्टियों के बीच कोई संविदात्मक संबंध नहीं हैं, और वस्तुओं की आपूर्ति या सेवाओं का प्रावधान यथाशीघ्र किया जाना चाहिए। इस स्थिति में, विक्रेता भुगतान के लिए एक चालान जारी करता है, और अनुबंध बाद में तैयार किया जाता है।
• भुगतान के लिए एक चालान एकमुश्त आपूर्ति या सेवा के मामले में भी जारी किया जाता है, जब पार्टियों द्वारा समझौते पर हस्ताक्षर करने का कोई मतलब नहीं होता है।

इस प्रकार, भुगतान के लिए चालान एक दस्तावेज है जो खरीदार के लिए विक्रेता से सामान या सेवाएं प्राप्त करने के लिए भुगतान करने के आधार के रूप में कार्य करता है। कृपया ध्यान दें कि हम गैर-नकद भुगतान के बारे में बात कर रहे हैं, इसलिए विक्रेता के पास एक बैंक खाता होना चाहिए।

भुगतान के लिए चालान का कोई एकीकृत रूप नहीं है, आप इसे स्वयं विकसित कर सकते हैं। चालान में निम्नलिखित अनिवार्य विवरण होने चाहिए:

• कानूनी इकाई का नाम (यदि यह एक संगठन है) या व्यक्तिगत उद्यमी;
• विक्रेता का टिन (कानूनी संस्थाओं के लिए आपको चेकपॉइंट भी बताना होगा);
• बैंक विवरण, चालू खाता संख्या, व्यक्तिगत खाता संख्या, संवाददाता खाता, बैंक का नाम और बीआईसी;
• वस्तुओं/सेवाओं की सूची;
• वैट सहित चालान की कुल राशि.

और वहां आप एक्सेल प्रारूप में भरने के उदाहरण डाउनलोड कर सकते हैं, जिनके स्क्रीनशॉट हम नीचे प्रदान करेंगे।

चालान में वैट के आवंटन पर विशेष ध्यान दें! यदि आप सामान्य व्यवस्था का उपयोग करने वाली एक कानूनी इकाई या व्यक्तिगत उद्यमी हैं, तो वैट दर को चालान फॉर्म में निर्दिष्ट किया जाना चाहिए और इसकी राशि पर प्रकाश डाला जाना चाहिए। यदि आप सरलीकृत कर प्रणाली का उपयोग करते हैं, तो वैट आवंटित नहीं किया जाता है, कुल राशि चालान में इंगित की जाती है और "वैट के बिना" नोट जोड़ा जाता है।

वैट के बिना चालान बनाने का उदाहरण:

वैट चालान का उदाहरण:

खाता, जैसा कि हमने पहले ही नोट किया है, स्वतंत्र रूप से विकसित किया जा सकता है। इसे एक्सेल या वर्ड में किया जा सकता है और बनाई गई फ़ाइल को टेम्पलेट के रूप में उपयोग किया जा सकता है। चालान या तो विक्रेता के लेटरहेड पर या उसके बिना जारी किया जा सकता है। भुगतान के लिए स्वचालित रूप से चालान तैयार करने के लिए, आप लेखांकन कार्यक्रमों या इलेक्ट्रॉनिक सेवाओं का भी उपयोग कर सकते हैं।

चालान में क्रमांक होना चाहिए. उनकी नई नंबरिंग प्रत्येक वर्ष की शुरुआत में शुरू होती है। आप बस उन्हें क्रम में नंबर दे सकते हैं (नंबर 1, 2, 3, 4...), या आप विशेष नंबरिंग का उपयोग कर सकते हैं, हालांकि यह अभी भी अनुक्रमिक होगा (नंबर टीटी/16-1, टीटी/16-2। ..).

चालान में, आप सेवाओं के प्रावधान या माल की डिलीवरी के लिए अतिरिक्त शर्तें निर्दिष्ट कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, उनके कार्यान्वयन की समय सीमा।

प्रबंधक और मुख्य लेखाकार ने खाते पर अपने हस्ताक्षर किये। यदि चालान किसी व्यक्तिगत उद्यमी द्वारा जारी किया गया है, तो केवल व्यक्तिगत उद्यमी को ही हस्ताक्षर करना होगा। मोहर लगाना उचित है।

इसके बाद इसे खरीदार के पास भुगतान के लिए भेजा जाता है। मूल चालान मेल या कूरियर द्वारा भेजा जा सकता है; प्रक्रिया को तेज करने के लिए, चालान की एक प्रति खरीदार को ईमेल या फैक्स द्वारा भेजी जाती है। यदि खरीदार चालान में निर्दिष्ट शर्तों से सहमत है, तो वह इसका भुगतान करता है।

(फॉर्म विकल्प नंबर 1)

आप इनवॉइस हेडर में एक लोगो लगा सकते हैं और वस्तुओं और सेवाओं की सूची में वैट वाला एक कॉलम है।

• लोगो हेडर में स्थित है, संगठन का नाम, ओजीआरएन, आईएनएन, केपीपी, साथ ही इंडेक्स वाले संगठन का पता भरा हुआ है। इसके अतिरिक्त, टेलीफोन और फैक्स का संकेत दिया गया है।
• संगठन का पूरा नाम शीर्षक के अंतर्गत दर्शाया गया है।
• फिर विक्रेता और क्रेता का विवरण दर्शाया गया है। विक्रेता के विवरण में संगठन का नाम, पता, आईएनएन, केपीपी, ओजीआरएन, चालू या व्यक्तिगत खाता, बैंक का नाम, बीआईसी और संवाददाता खाता शामिल होना चाहिए। इसके अतिरिक्त, आप टेलीफोन, फैक्स, ई-मेल और कंपनी की वेबसाइट निर्दिष्ट कर सकते हैं।
• क्रेता का विवरण विक्रेता के विवरण के अनुरूप पूर्णतः भरा जा सकता है।
• खाता संख्या संगठन की लेखांकन नीतियों के अनुसार इंगित की गई है। यह एक साधारण क्रमांक संख्या (वर्ष की शुरुआत से) या एक विशेष समग्र लेखा संख्या हो सकती है। चालान की तारीख बताई गई है.
• दाईं ओर चालान संख्या और तारीख के नीचे, चालान में वस्तुओं या सेवाओं का संक्षिप्त सामान्य नाम दर्शाया गया है। उदाहरण के लिए, "कंप्यूटर घटक", "लैपटॉप", "कार्यालय उपकरण मरम्मत", "मुद्रित उत्पादों का उत्पादन"।
• तालिका वस्तुओं और सेवाओं, लागत, मात्रा, माप की इकाई, वैट को सूचीबद्ध करती है।
• सामान के बाद, आप चालान की महत्वपूर्ण विशेषताओं को इंगित कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, "माल की डिलीवरी का समय", "चालान के भुगतान की नियत तारीख", आदि।
• खाते के अंत में, आपको संगठन के प्रमुख और मुख्य लेखाकार का उल्लेख करना होगा। हस्ताक्षर और मुहर की आवश्यकता नहीं है, लेकिन कई कंपनियों को चालान पर हस्ताक्षर और मुहर लगाने की आवश्यकता होती है।

(फॉर्म विकल्प संख्या 2)

यह फॉर्म सरल है और कई लेखांकन कार्यक्रमों में डिफ़ॉल्ट रूप से उपयोग किया जाता है।

• चालान की शुरुआत में, भुगतान आदेश जैसी एक तालिका भरी जाती है। यह विक्रेता (भुगतान प्राप्तकर्ता) के भुगतान विवरण को इंगित करता है। यह संगठन का नाम, आईएनएन, केपीपी, चालू या व्यक्तिगत खाता, बैंक का नाम, बीआईसी और संवाददाता खाता है।
• इसके बाद, खाता संख्या इंगित करें, जो संगठन की लेखा नीति से मेल खाती है। यह एक क्रमिक खाता संख्या (वर्ष की शुरुआत से) या एक विशेष मिश्रित संख्या हो सकती है। चालान की तारीख बताई गई है.
• विक्रेता का विवरण पूर्ण रूप से प्रदान किया जाना चाहिए। संगठन का नाम, आईएनएन, केपीपी, ओजीआरएन, पता, चालू या व्यक्तिगत खाता, बैंक का नाम, बीआईसी और संवाददाता खाता। आप टेलीफोन, फैक्स, ई-मेल और कंपनी की वेबसाइट भी बता सकते हैं।
• क्रेता का विवरण पूर्ण या संक्षिप्त रूप में दर्शाया गया है। केवल संगठन का नाम बताना ही पर्याप्त है।
• तालिका वस्तुओं और सेवाओं, लागत, मात्रा, माप की इकाई को सूचीबद्ध करती है।
• वस्तुओं और सेवाओं की सूची के बाद, आप चालान का विवरण निर्दिष्ट कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, "माल के लिए भुगतान अवधि," "डिलीवरी या पिकअप की शर्तें," आदि।
• चालान के अंत में संगठन के प्रमुख और मुख्य लेखाकार का पूरा नाम दर्शाया गया है। हस्ताक्षर और मुहर की आवश्यकता नहीं है, लेकिन कुछ कंपनियां हस्ताक्षर और मुहर के बिना चालान पर विचार नहीं करेंगी।

आज, चालान एक सामान्य दस्तावेज़ है जो बैंक हस्तांतरण/नकद द्वारा भुगतान पर प्रबंधन के साथ सहमति के आधार के रूप में कार्य करता है।

यह किसी निश्चित कार्य के विक्रेता या निष्पादक (एक कानूनी इकाई या व्यक्तिगत उद्यमी के रूप में), चालू खाता संख्या और बैंक विवरण, पता, भुगतान के अधीन वस्तुओं या सेवाओं की सूची को इंगित करता है। मात्रा, कीमत और, यदि लागू हो, वैट अवश्य दर्शाया जाना चाहिए। दिनांक और संख्या की आवश्यकता केवल आंतरिक दस्तावेज़ प्रवाह के लिए होती है। इसे फैक्स द्वारा, मेल द्वारा, कूरियर द्वारा भेजा जा सकता है, व्यक्तिगत रूप से वितरित किया जा सकता है, या इलेक्ट्रॉनिक रूप से भेजा जा सकता है।

चालान किन स्थितियों में जारी किया जाता है?

किसी भी सहयोग की शुरुआत से पहले, प्रतिपक्ष, एक नियम के रूप में, ऐसे समझौतों में प्रवेश करते हैं जो भुगतान की शर्तों, राशियों और लेनदेन की अन्य शर्तों को निर्धारित करते हैं। इसके अलावा, हमारे कानून में अनुबंध के बिना लेनदेन की आवश्यकता नहीं है।

यदि अनुबंध की शर्तें यह निर्धारित नहीं करती हैं कि विक्रेता को भुगतान के लिए चालान जारी करना होगा, तो ऐसा करने की कोई आवश्यकता नहीं है। इस मामले में, खरीदार को केवल एक समझौते के आधार पर सेवा या उत्पाद के लिए भुगतान करना होगा।

लेकिन ऐसी स्थितियाँ होती हैं जब आप खाते के बिना नहीं रह सकते। इस घटना में कि अनुबंध की शर्तें उस राशि को निर्दिष्ट नहीं करती हैं जिसे खरीदार को हस्तांतरित करना होगा, विक्रेता को बिना किसी असफलता के चालान जारी करना होगा।

यह मामला हो सकता है, उदाहरण के लिए, संचार सेवाओं के लिए भुगतान करते समय: इस प्रकार के अनुबंधों में, राशि, एक नियम के रूप में, पहले से निर्दिष्ट नहीं होती है। एक चालान तब जारी किया जाता है जब कोई संगठन वैट के अधीन और कानून द्वारा स्थापित अन्य मामलों में लेनदेन करता है।

ऐसा चालान ग्राहक (या खरीदार) को जारी किया जाना चाहिए:

• वैट से मुक्त संगठन (रूसी संघ के कर संहिता के अनुच्छेद 145);
• एक संगठन जो अपनी ओर से किसी एजेंसी समझौते के तहत सामान या सेवाएं बेचता है, सामान्य कराधान प्रणाली के आवेदन के अधीन, कला का खंड 1। 169 रूसी संघ का टैक्स कोड;
• एक संगठन जिसे ग्राहक से माल की आगामी बिक्री के लिए अग्रिम/आंशिक भुगतान प्राप्त हुआ है (रूसी संघ के कर संहिता के अनुच्छेद 168)।

आपको खाते की आवश्यकता क्यों है?

चालान करने के अलावा पार्टियों के बीच समझौते में तेजी लाने का अभी तक कोई अन्य तरीका नहीं है. चालान एक प्रारंभिक समझौते के रूप में कार्य करता है, जब विक्रेता अपने माल के लिए कीमतें निर्धारित करता है, और खरीदार इसके आधार पर भुगतान करता है (समझौते के वास्तविक अस्तित्व के बिना), शेष दस्तावेज माल की प्राप्ति पर तैयार किए जाते हैं। इस मामले में, चालान आमतौर पर एक प्रति में जारी किया जाता है।

वित्तीय उद्योग में, चालान जारी करना एक गंभीर व्यावसायिक दस्तावेज़ माना जाता है। इसका उपयोग मुख्य रूप से कानूनी संस्थाओं और व्यक्तिगत उद्यमियों द्वारा किया जाता है जो वैट का भुगतान करते हैं।

ऐसा चालान सामान या सेवाओं की बिक्री के बाद विक्रेता (या कलाकार) द्वारा जारी किया जा सकता है। इसका उपयोग वैट और उत्पाद शुल्क के भुगतान की पुष्टि के लिए किया जाता है। इसके अलावा, यह माल की उत्पत्ति के देश के बारे में सूचित कर सकता है और इसमें सीमा शुल्क घोषणा संख्या (यदि माल आयात किया जाता है) के बारे में जानकारी शामिल है। इसे कड़ाई से स्थापित फॉर्म में जारी किया जाता है और इसे खरीदार से वैट राशि काटने का आधार माना जाता है। दो प्रतियों में जारी.

क्या मैं किसी व्यक्ति से चालान जारी कर सकता हूँ?

चूँकि जो व्यक्ति व्यक्तिगत उद्यमी के रूप में पंजीकृत नहीं हैं, वे वैट का भुगतान नहीं करते हैं, और चालान केवल वैट के साथ किसी संगठन या व्यक्तिगत उद्यमी द्वारा जारी किया जा सकता है, यह फ़ंक्शन उनके लिए सीधे उपलब्ध नहीं है..

कोई भी गंभीर कंपनी किसी व्यक्ति द्वारा जारी किए गए चालान का भुगतान नहीं करेगी, जो खुद को करों के दायरे में लाता है। या आपको चालान जारी करने में सक्षम होने के लिए एक व्यक्तिगत उद्यमी/बंद संयुक्त स्टॉक कंपनी/एलएलसी के रूप में पंजीकरण करना होगा, या एक निश्चित प्रकार की सेवा के प्रावधान के लिए किसी संगठन के साथ एक समझौता करना होगा, और यह एक के रूप में भुगतान करता है किए गए कार्य के लिए व्यक्तिगत. इसलिए, कानूनी दृष्टिकोण से, एक व्यक्ति और चालान-प्रक्रिया असंगत अवधारणाएँ हैं।

एक व्यक्तिगत उद्यमी या एलएलसी से भुगतान के लिए चालान

आज खाते के प्रकार को अनुमोदित करने या उसके मानक का सुझाव देने वाला कोई प्रपत्र नहीं है. इसे लेखांकन दस्तावेज़ भी नहीं माना जाता है। एक चालान इलेक्ट्रॉनिक या कागजी रूप में भुगतान के लिए जारी किया जाता है। निम्नलिखित को इंगित करना सुनिश्चित करें:

• एक व्यक्तिगत उद्यमी या कानूनी इकाई का विवरण (पहचान कोड, संगठन का नाम, उसका कानूनी रूप और कानूनी पता);
• सर्विसिंग बैंक का विवरण (नाम, पता, चालू और संवाददाता खाते, बीआईसी);
• कोड (ओकेपीओ, ओकेओएनएच)।

व्यक्तिगत उद्यमी द्वारा अपना और खरीदार का विवरण बताने के बाद, चालान संख्या और उसके गठन की तारीख दर्ज की जाती है और वैट की उपस्थिति या अनुपस्थिति का संकेत दिया जाता है। व्यक्तिगत उद्यमी के दस्तावेज़ के अंत में, आपको अपना अंतिम नाम, आद्याक्षर और हस्ताक्षर अवश्य बताना चाहिए। मोहर लगाना जरूरी नहीं है.

अक्सर, एक चालान एक मानक कार्यालय कार्यक्रम, एक्सेल या वर्ड में बनाया जाता है: वहां आपको एक टेम्पलेट बनाने की आवश्यकता होती है जिसमें भविष्य में डेटा दर्ज किया जाएगा।

चालान बनाने वाले विशेष प्रोग्राम का उपयोग करना और भी बेहतर है। इसके अलावा, यह स्वचालित रूप से सभी पूर्ण लेनदेन का रिकॉर्ड रखेगा, जिससे लेखांकन रिपोर्टिंग काफी सरल हो जाएगी। यह आपको बिलों के भुगतान को ट्रैक करने की भी अनुमति देगा, त्रुटियों की घटना को समाप्त करेगा, उदाहरण के लिए, किसी अन्य खाते में धन हस्तांतरित करना।

निम्नलिखित वीडियो में 1C 8.2 प्रोग्राम में इनवॉइस जारी करना दिखाया गया है:

हम अंग्रेजी में चालान जारी करते हैं

अंग्रेजी में इनवॉइस - इनवॉइस - अक्सर रूस में बिना अनुवाद के उपयोग किया जाता है। यह दस्तावेज़, सबसे पहले, चालान शब्द शामिल होना चाहिए(रूसी और अंग्रेजी में)।

• आउटगोइंग और इनकमिंग स्वयं का नंबर;
• विक्रेता का नाम, संपर्क विवरण;
• खरीदार या ग्राहक की जानकारी और संपर्क विवरण;
• कार्यमुक्ति दिवस;
• कंपनी और कर संबंधी जानकारी;
• प्रेषण/डिलीवरी/खरीद/प्रदान की गई सेवाओं की तारीख;
• ऑर्डर नंबर या अन्य नंबर जिसके द्वारा ग्राहक डिलीवरी की प्रगति को ट्रैक कर सकता है;
• कुल राशि;
• भुगतान की शर्तें;
• और अन्य जानकारी, उदाहरण के लिए, विशेष शर्तें, करों के बारे में जानकारी, देर से डिलीवरी के लिए जुर्माना, देर से भुगतान या ऑर्डर के क्षतिग्रस्त होने की स्थिति में रिफंड।

चूँकि अंग्रेजी में चालान जारी करते समय, एक नियम के रूप में, हम एक विदेशी भागीदार के साथ सहयोग के बारे में बात कर रहे हैं, और उसके देश के कानून हमारे से भिन्न हो सकते हैं, चालान में हर चीज का विस्तार से वर्णन करना महत्वपूर्ण है। अनुबंधों और चालानों में निर्दिष्ट डेटा डिलीवरी नोट्स में दी गई जानकारी के समान होना चाहिए।

दस्तावेज़ बनाते समय संभावित त्रुटियाँ

यदि हम चालान तैयार करते समय आने वाली समस्याओं का विश्लेषण करें, तो हम निम्नलिखित सामान्य गलतियों की पहचान कर सकते हैं:

• अधिकृत व्यक्तियों के हस्ताक्षरों की डिकोडिंग की कमी (इलेक्ट्रॉनिक चालान में ऐसी त्रुटि समाप्त हो जाती है: दस्तावेज़ पर एक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर रखा जाता है, जिसमें पहले से ही हस्ताक्षरकर्ता के बारे में जानकारी होती है)।
• चालान जारी करने की पांच दिन की समय सीमा का उल्लंघन - इस मामले में, समस्या चालान की "तैयारी की तारीख" और "जारी करने की तारीख" शब्दों की अलग-अलग समझ है।
  कला के अनुच्छेद 3 में। रूसी संघ के टैक्स कोड के 168, इन अवधारणाओं को समझा नहीं गया है; यह केवल यह बताता है कि माल के शिपमेंट की तारीख से 5 दिनों के बाद चालान जारी नहीं किया जाना चाहिए। इसके अलावा, मानक चालान फॉर्म का विवरण केवल एक तारीख प्रदान करता है, जो तैयारी की तारीख और जारी करने की तारीख दोनों है।
• चालान उस कर अवधि में प्राप्त नहीं हुआ था जिसके लिए वैट कटौती का दावा किया गया था (वित्त मंत्रालय उसी कर अवधि में कटौती घोषित करने की सिफारिश करता है जिसमें चालान प्राप्त हुआ था)। इस समस्या को खत्म करने के लिए, संगठन लिफाफे, रसीदें संग्रहीत करते हैं और आने वाले मेल के लॉग रखते हैं।
• विक्रेता और खरीदार की चालान की प्रतियों में अलग-अलग तारीखें हैं; एक नियम के रूप में, यह सुधार के कारण है (एक ही चालान की अलग-अलग प्रतियां लेनदेन का सबूत नहीं हैं)।
• चालान पर मुख्य लेखाकार और प्रबंधक के हस्ताक्षर की उपस्थिति (कर अधिकारियों के अनुसार, हम प्रतिकृति हस्ताक्षर का उपयोग करने के बारे में बात कर रहे हैं, और इसके आधार पर आपको कटौती से वंचित किया जा सकता है)।
• इनवॉइस हेडर की तैयारी में त्रुटियां (विक्रेता या खरीदार का नाम, उनकी कर पहचान संख्या या चेकपॉइंट, पते, आदि गलत तरीके से दर्शाए गए हैं)।

जब चालान में कोई त्रुटि पाई जाती है, तो उसे स्थापित प्रक्रिया (नियमों के खंड 29) के अनुसार ठीक किया जाता है। यदि किसी चालान को सही किया जाता है, गलत संकेतकों को काट दिया जाता है और सही संकेतक दर्ज किए जाते हैं, तो सुधार की तारीख इंगित की जाती है। परिवर्तन प्रबंधक के हस्ताक्षर और उद्यम की मुहर द्वारा प्रमाणित होते हैं। कृपया ध्यान दें कि केवल वही संगठन जिसने यह दस्तावेज़ जारी किया है, चालान में सुधार कर सकता है।

खरीदार को गैर-नकद विधि द्वारा माल का भुगतान करने के लिए, उसे विशेष रूप से विक्रेता के बैंक विवरण, विक्रेता की पहचान करने वाले डेटा (संगठन का नाम, आईएनएन, केपीपी), माल की लागत के बारे में जानकारी की आवश्यकता होती है। , इसके नाम। भुगतान के लिए चालान एक दस्तावेज़ है जिसमें गैर-नकद भुगतान के लिए सभी आवश्यक विवरण शामिल हैं। इस प्रकार, भुगतान के लिए चालान जारी करना खरीदार को भुगतान विवरण के बारे में एक संदेश है, साथ ही यह तथ्य भी है कि उससे भुगतान अपेक्षित है।

आमतौर पर, भुगतान के लिए चालान प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के आधार पर जारी किया जाता है। उदाहरण के लिए, हम बैंक हस्तांतरण द्वारा भुगतान के साथ आपूर्ति समझौते के बारे में बात कर रहे हैं। आपूर्ति समझौते के अलावा, निपटान दस्तावेज, प्राथमिक दस्तावेज, परिवहन और शिपिंग दस्तावेज तैयार किए जाते हैं। इसके अलावा, यदि विक्रेता मूल्य वर्धित कर दाता है, तो खरीदार को एक चालान जारी किया जाना चाहिए। खरीदार द्वारा खरीदे गए सामान के लिए विक्रेता को गैर-नकद पद्धति से सही भुगतान करने के लिए, भुगतान के लिए एक चालान जारी करना आवश्यक है। विक्रेता के बैंक खाते में भुगतान की प्राप्ति की पुष्टि करने वाले दस्तावेज़ खरीदार को प्रदान करना कानून द्वारा आवश्यक नहीं है।

चालान जारी करने से कठिनाइयाँ हो सकती हैं, क्योंकि इस दस्तावेज़ का एकीकृत रूप कानून द्वारा अनुमोदित नहीं है और वास्तव में इसे कंपनी द्वारा स्वतंत्र रूप से विकसित किया गया है। इस बीच, यह विचार करने योग्य है कि यदि पार्टियों द्वारा चालान का उपयोग किया जाता है, तो चालान जारी करने वाला संगठन इसके निष्पादन और सामग्री के लिए जिम्मेदार है।

किस स्थिति में भुगतान के लिए चालान दोबारा जारी करना आवश्यक हो सकता है? यदि चालान अनुचित तरीके से निष्पादित किया गया है, तो लेखा विभाग इसे भुगतान के लिए स्वीकार नहीं करेगा, और खरीदार दस्तावेज़ को फिर से जारी करने के लिए कहेगा - टिप्पणियों को ध्यान में रखते हुए भुगतान के लिए चालान जारी करने के लिए। चालान को दोबारा जारी करने का कारण विवरण का गलत संकेत, अधूरी जानकारी का संकेत (उदाहरण के लिए, वे चालू खाता संख्या को इंगित करना भूल गए) आदि हो सकते हैं। किसी अन्य स्थिति में आपूर्तिकर्ता को यह संदेश प्राप्त हो सकता है: "हम आपसे भुगतान के लिए चालान जारी करने के लिए कहते हैं"? ऐसी स्थितियाँ होती हैं जब किसी चालान को किसी अन्य व्यक्ति को भुगतान के लिए पुनर्निर्देशित करना आवश्यक होता है (आपको याद रखना चाहिए कि यदि एक कानूनी इकाई के लिए भुगतान करने का दायित्व किसी अन्य कानूनी इकाई द्वारा लिया जाता है, तो इसे प्रलेखित किया जाना चाहिए - उदाहरण के लिए, एक अतिरिक्त समझौते द्वारा) .

भुगतान के लिए एक चालान जारी करें (हम लेख के अंत में भुगतान के लिए एक नमूना चालान प्रदान करेंगे), इस तथ्य के बावजूद कि वास्तव में वे अनिवार्य दस्तावेज नहीं हैं, व्यवहार में यह एक सामान्य स्थिति है। चालान जारी करने के लिए एक निश्चित टेम्पलेट को मंजूरी देने की सलाह दी जाती है, यानी दस्तावेज़ का एक नमूना, दस्तावेज़ में डेटा दर्ज करने के नियम (अनुक्रम) को मंजूरी दें, ताकि चालान की सामग्री अनुबंध से अनुबंध में परिवर्तित न हो और ठेकेदार से ठेकेदार तक।

चालान ठीक से कैसे जारी करें?

भुगतान के लिए चालान कंपनी के लेटरहेड पर जारी किया जा सकता है, लेकिन यह अनिवार्य नहीं है। आउटगोइंग दस्तावेज़ तैयार करने के सामान्य नियमों का पालन करते हुए, कंपनी को स्वतंत्र रूप से यह निर्धारित करने का अधिकार है कि सेवाओं के भुगतान के लिए चालान जारी करने का फॉर्म क्या होगा।

चालान सही तरीके से कैसे जारी करें? बाहरी दस्तावेज़ के रूप में, चालान में कुछ विवरण होने चाहिए ताकि खरीदार चालान का सही भुगतान कर सके।

दस्तावेज़ के शीर्षलेख में आमतौर पर दस्तावेज़ का नाम, दस्तावेज़ संख्या और वह तारीख शामिल होती है जिस दिन इसे जारी किया गया था। विक्रेता (आपूर्तिकर्ता) का विस्तृत विवरण निम्नलिखित है:

• पूरा नाम;
• कम्पनी का पता;
• टिन और चेकपॉइंट;
• चालू खाता संख्या;
• संवाददाता खाता संख्या;

फिर, चालान जारी करने के लिए (नीचे दिया गया फॉर्म), आपको खरीदार (ग्राहक) डेटा भरना होगा:

• कंपनी का पूरा नाम;
• पता;
• टिन/केपीपी;

• संपर्क जानकारी: फ़ोन नंबर, फ़ैक्स, ईमेल पता।

पार्टियों के विवरण के अलावा, चालान में मुख्य जानकारी उन वस्तुओं और सेवाओं की सूची है जिनके लिए आपूर्तिकर्ता भुगतान प्राप्त करना चाहता है। चालान कैसे जारी करें और उस सामान को सही ढंग से कैसे इंगित करें जिसके लिए आपूर्तिकर्ता भुगतान की अपेक्षा करता है? प्रदान किए गए उत्पाद या सेवाओं के बारे में जानकारी आमतौर पर निम्नलिखित कॉलम वाली तालिका के रूप में प्रस्तुत की जाती है:

• क्रम संख्या;
• उत्पाद का नाम, प्रदान की गई सेवाओं का विवरण - चालान का भुगतान किस लिए किया जाता है;
• माप की इकाई (यदि चालान प्रदान की गई सेवाओं के भुगतान के लिए जारी किया गया है, तो आप इस कॉलम में डैश लगा सकते हैं);
• मात्रा;
• माप की प्रति इकाई कीमत;
• उत्पाद की कुल लागत (अर्थात, माप की प्रति इकाई कीमत उत्पाद की मात्रा से गुणा की जाती है);

नीचे दी गई तालिका कुल लागत का सारांश देती है जिसे खरीदार को भुगतान करना होगा; वैट और वैट सहित राशि पर प्रकाश डाला जा सकता है। यदि विक्रेता वैट भुगतानकर्ता है, तो उसे बेची गई वस्तुओं की मात्रा पर वैट लगाना होगा। तदनुसार, वैट को चालान में एक अलग लाइन पर भी दर्शाया जाना चाहिए। यदि चालान वैट के बिना जारी किया गया है, तो चालान में "वैट के बिना" दर्शाया जाएगा।

भुगतान के लिए चालान अनिवार्य डिकोडिंग के साथ प्रबंधक और लेखाकार के हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित किया जाता है। मुद्रांकन वैकल्पिक है.

भुगतान के लिए चालान एक विक्रेता या कलाकार द्वारा उसकी सेवाओं या उससे खरीदी गई वस्तुओं के भुगतान के लिए जारी किया गया एक दस्तावेज है, आमतौर पर बैंक हस्तांतरण द्वारा। नमूना चालान में संपन्न लेनदेन (उत्पाद का नाम, मात्रा, लागत) की सभी बुनियादी जानकारी, साथ ही विस्तृत विवरण शामिल हैं जिसके लिए भुगतान किया जाना चाहिए। चालान कई महत्वपूर्ण कार्य करता है: यह खरीदार के लिए एक संदेश है कि आप सामान के लिए भुगतान की उम्मीद करते हैं, और कुछ मामलों में यह खरीदार को भुगतान के लिए आवश्यक विवरण के बारे में एक संदेश है।

भुगतान के लिए चालान जारी करना आवश्यक है या नहीं (आप लेख के अंत में एक नमूना डाउनलोड कर सकते हैं) पर राय अलग-अलग है। क्या चालान एक अनिवार्य दस्तावेज़ है? सामान्य तौर पर, नहीं. हालाँकि, ऐसे कुछ मामले हैं जिनमें चालान जारी करना नितांत आवश्यक है: उदाहरण के लिए, जब भुगतान की जाने वाली राशि अनुबंध द्वारा निर्धारित नहीं होती है, या खरीदार और विक्रेता के बीच समझौता संपन्न नहीं हुआ है, और तब भी जब चालान जारी करने का विक्रेता का दायित्व अनुबंध में स्पष्ट रूप से बताया गया है।

किसी चालान को सही तरीके से कैसे भरें

एकीकृत चालान फॉर्म स्वीकृत नहीं किया गया है, इसलिए यह दस्तावेज़ कंपनी-दर-कंपनी भिन्न हो सकता है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि चालान आपके प्रतिपक्ष की ओर से आपत्ति नहीं उठाता है और समय पर भुगतान किया जाता है, आप एक नमूना चालान डाउनलोड कर सकते हैं, जो लेख के अंत में दिया गया है, और इसे नमूने के रूप में उपयोग करके, अपना दस्तावेज़ तैयार कर सकते हैं।

तैयार दस्तावेज़ आपकी कंपनी के लेटरहेड या नियमित A4 शीट पर तैयार किया जा सकता है; डिज़ाइन में यह बिंदु मौलिक नहीं है। भुगतान के लिए एकल नमूना चालान को मंजूरी देने की सलाह दी जाती है; इससे इसकी तैयारी में काफी तेजी आएगी और आगे के काम में गलतियों से बचने में मदद मिलेगी।

दस्तावेज़ का नाम अवश्य बताएं: "भुगतान के लिए चालान।" नाम के अलावा, खाते का एक अद्वितीय क्रमांक दर्शाया गया है (संख्या दोहराई नहीं जानी चाहिए) और वह तारीख जब खाता भरा गया था। कृपया ध्यान दें कि दस्तावेज़ की तैयारी की तारीख इंगित की गई है, न कि तारीख, उदाहरण के लिए, चालान के वांछित भुगतान की।

भुगतान के लिए चालान कैसे भरें?

आपको विक्रेता (आपूर्तिकर्ता) का विस्तृत विवरण प्रदान करना होगा:

• कंपनी का पूरा नाम. उदाहरण के लिए, सीमित देयता कंपनी "ल्यूडमिला"। यदि चालान किसी उद्यमी द्वारा जारी किया जाता है, तो उद्यमी का पूरा नाम दर्शाया जाता है।
• कंपनी का पूरा पता;
• बेचने वाली कंपनी का टिन;
• बेचने वाली कंपनी का चेकपॉइंट;
• धन प्राप्तकर्ता का बैंक खाता नंबर;
• संवाददाता खाता संख्या;
• आप संपर्क जानकारी प्रदान कर सकते हैं: टेलीफोन नंबर, फैक्स, ईमेल पता।

केवल आपूर्तिकर्ता डेटा ही पर्याप्त नहीं है. भुगतान के लिए चालान के उदाहरण में स्वयं खरीदार का विवरण भी शामिल होना चाहिए:

• संगठनों के लिए: नाम, पंजीकरण पता, टिन, संभवतः चेकपॉइंट और बैंक विवरण;
• व्यक्तिगत उद्यमियों के लिए: व्यक्तिगत उद्यमी का पूरा नाम, टिन, पंजीकरण पता, बैंक विवरण शामिल किया जा सकता है; अनिवार्य - एक संकेत कि व्यक्ति एक व्यक्तिगत उद्यमी है;
• ग्राहकों के लिए - व्यक्ति: पूरा नाम, पंजीकरण पता।

भुगतान के लिए चालान भरने के नियम यह स्थापित नहीं करते हैं कि आपूर्तिकर्ता और खरीदार का विवरण कैसे भरा जाना चाहिए। उन्हें एक तालिका के रूप में स्वरूपित किया जा सकता है, दस्तावेज़ के शीर्षलेख में कॉलम के रूप में स्वरूपित किया जा सकता है, दस्तावेज़ के शीर्षक से अलग किया जा सकता है - इससे कोई फर्क नहीं पड़ता। मुख्य बात यह है कि विवरण सही ढंग से और पूर्ण रूप से भरा गया है।

भुगतान के लिए एक नमूना चालान में संपन्न लेनदेन (माल का नाम, माल की मात्रा, लागत) पर बुनियादी जानकारी होनी चाहिए जिसके लिए आपूर्तिकर्ता भुगतान प्राप्त करने की उम्मीद करता है। इस जानकारी को एक तालिका के रूप में व्यवस्थित करने की सलाह दी जाती है:

• क्रम में संख्या;
• किस चीज़ के लिए भुगतान प्राप्त होने की उम्मीद है इसका एक विस्तृत संकेत - माल की विशेषताएं, प्रदान की गई सेवाओं का विवरण;
• माप की इकाई (यदि चालान सेवाओं के लिए जारी किया गया है, तो माप की इकाई निर्दिष्ट नहीं की जा सकती - आप डैश लगा सकते हैं);
• उत्पाद इकाइयों की संख्या;
• मूल्य प्रति इकाई;
• इस उत्पाद श्रेणी की कुल लागत.

भुगतान के लिए चालान (मुख्य भाग) भरने से ग्राहक के लिए प्रश्न नहीं उठने चाहिए, इसलिए चालान फॉर्म में सेवाओं को संक्षेप में प्रस्तुत करने, पंक्तियों को संयोजित करने या समान वस्तुओं को सारांशित करने की कोई आवश्यकता नहीं है। खरीदार को यह समझना चाहिए कि किन सेवाओं के लिए चालान किया जा रहा है। इस अनुभाग में गलत जानकारी के कारण खरीदार को भुगतान में देरी हो सकती है।

तालिका के नीचे चालान की कुल लागत है। देय राशि को चालान में ऊपर दर्शाई गई सभी वस्तुओं या सेवाओं की कीमतों के योग के रूप में अलग से दर्शाया गया है। यदि आवश्यक हो, तो दर दर्शाने वाली वैट की राशि अलग से दर्शाई गई है। यदि कोई वैट नहीं है, तो चालान में "वैट को छोड़कर" दर्शाया जाएगा।

आप भुगतान की जाने वाली राशि को शब्दों में अलग से इंगित कर सकते हैं, लेकिन यह आवश्यक नहीं है। राशि को शब्दों में इंगित करना अतिरिक्त रूप से भुगतान की जाने वाली राशि को प्रमाणित नहीं करता है, लेकिन व्यवहार में इसका उपयोग अक्सर भुगतान दस्तावेजों के आधिकारिक रूपों के समान ही किया जाता है।

भुगतान के लिए चालान के उदाहरण में इस ऑपरेशन के कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों (कंपनी के प्रमुख, मुख्य लेखाकार) के पद शामिल होने चाहिए, उनके हस्ताक्षर चिपकाए जाने चाहिए, और हस्ताक्षर का स्पष्टीकरण (अंतिम नाम, प्रारंभिक अक्षर) होना चाहिए ) दर्शाया जाना चाहिए। यदि चालान ईमेल या फैक्स द्वारा भेजे जाते हैं, तो फैक्स हस्ताक्षर आवश्यक हैं।

भुगतान के लिए चालान भरने का नमूना

हस्ताक्षरों के नीचे मोहर लगाने की सलाह दी जाती है, लेकिन यह शर्त कड़ाई से आवश्यक नहीं है।

एक चालान एक समझौते के साथ-साथ एक स्वतंत्र दस्तावेज़ के आधार पर भी जारी किया जा सकता है। इसे दो प्रतियों में तैयार किया जाता है, जिनमें से एक प्रतिपक्ष को ई-मेल द्वारा भेजा जाता है या व्यक्तिगत रूप से वितरित किया जाता है, और दूसरा इसे जारी करने वाले उद्यमी के पास रहता है। खाता नकद और गैर-नकद भुगतान दोनों के लिए आधार के रूप में काम कर सकता है। हालाँकि, व्यवहार में, नकद भुगतान के लिए चालान जैसे दस्तावेज़ का व्यावहारिक रूप से उपयोग नहीं किया जाता है।

चालान भरने का एक उदाहरण नीचे दिया गया है। सभी विवरण सावधानीपूर्वक दर्ज करें ताकि खरीदार को धन हस्तांतरित करने में समस्या न हो - आखिरकार, खाते का मुख्य कार्य बेचे गए सामान के लिए धन प्राप्त करना है।