चालान कैसे भरें. भुगतान के लिए एक चालान

यह उन लोगों के लिए उपयोगी होगा जो अभी अपनी वित्तीय गतिविधियां शुरू कर रहे हैं। बिलों का भुगतान किसी भी व्यावसायिक लेनदेन का एक अभिन्न अंग है। इस प्रक्रिया में एक जिम्मेदार रवैया खरीदार और विक्रेता दोनों की प्रतिष्ठा बनाता है।

भुगतान के लिए एक चालान ग्राहक के लिए उसे प्रदान की गई सेवाओं के लिए धन (पूर्व भुगतान सहित) स्थानांतरित करने का आधार है, साथ ही आपूर्तिकर्ता के लिए किसी भी सामान को शिप करने का आधार है। इस दस्तावेज़ का बाज़ार संबंधों में दोनों प्रतिभागियों के लिए समान मूल्य है। खरीदार, भुगतान के लिए चालान का उपयोग करके, भुगतान के हस्तांतरण को साबित कर सकता है, और विक्रेता चालान के आधार पर गोदाम में इन्वेंट्री आइटम का लेखा-जोखा बनाता है और अगली खरीद की योजना बनाता है।

भुगतान के लिए चालान भरनाकिसी विशेष प्रपत्र द्वारा विनियमित नहीं है, और प्रत्येक संगठन अपनी वित्तीय गतिविधियों में उपयोग के लिए इसे स्वतंत्र रूप से बना सकता है। मुख्य बात यह है कि भुगतान के चालान में व्यावसायिक लेनदेन की दस्तावेजी पुष्टि के लिए आवश्यक विवरण शामिल हैं। इसमे शामिल है:

दस्तावेज़ संख्या और तैयारी की तारीख (चालान शीर्षलेख में दर्शाया गया है);
विक्रेता का भुगतान विवरण (धन प्राप्तकर्ता);
खरीदार और शिपर का विवरण (टीआईएन, संगठन का पूरा या संक्षिप्त नाम - चार्टर के अनुसार, डाक पता अवश्य दर्शाया जाना चाहिए);
भुगतान किए जाने वाले सामान की सूची (नाम, माप की इकाई, मात्रा, प्रति पीस कीमत, कुल लागत, यदि आवश्यक हो - वैट या अन्य कर जानकारी)।

भुगतान के लिए चालान भरते समय, आप उस दस्तावेज़ संख्या को इंगित कर सकते हैं जिसके आधार पर भुगतान किया जाता है (यह एक समझौता, आदेश या कार्य आदेश हो सकता है)। कभी-कभी लेन-देन करते समय पार्टियों के दायित्वों का संकेत दिया जाता है, उदाहरण के लिए, भुगतान की शर्तें, शिपमेंट, वितरण विधि।

कुछ परिस्थितियों में, संगठन इनवॉइस फॉर्म नंबर 868 को एक टेम्पलेट के रूप में उपयोग कर सकते हैं।

इस फॉर्म का उपयोग करके भुगतान के लिए चालान भरते समय, सभी पंक्तियों को भरने की सलाह दी जाती है, लेकिन यदि उन पर कोई जानकारी नहीं है, तो डैश लगाएं।

भुगतान चालान फॉर्म संख्या 868 में अनिवार्य विवरण की उपस्थिति आवश्यक है।

आपूर्तिकर्ता के लिए, यह टिन है, इन्वेंट्री आइटम की बिक्री में लगे उद्यम का पूर्ण या संक्षिप्त (चार्टर के अनुसार) नाम। उसका डाक पता, टेलीफोन/फैक्स, बैंक विवरण (चालू और संवाददाता खाता, बैंक का बीआईसी और वह शहर जहां वह स्थित है) भी दर्शाया गया है।
यदि आपूर्तिकर्ता और शिपर का प्रतिनिधित्व एक ही कानूनी इकाई द्वारा किया जाता है, तो पंक्ति में "समान" दर्शाया गया है। यदि ये अलग-अलग कंपनियां हैं, तो टिन, भेजने वाले का पूरा या संक्षिप्त नाम और उसका पूरा डाक पता लिखें।
टिन, नाम और डाक पता भी "कंसाइनी और उसका पता" पंक्ति में भरा जाना चाहिए।
भुगतान के लिए चालान की स्वीकृति पर नोट "स्वीकृत" प्रविष्टि के साथ दर्ज किया गया है।
यदि भुगतानकर्ता और परेषिती एक ही कानूनी इकाई हैं, तो पंक्ति में "प्रेषिती के समान" लिखें। यदि ये अलग-अलग संगठन हैं, तो इसका टिन, नाम, पूरा डाक पता और बैंक विवरण अवश्य दर्शाया जाना चाहिए।
"चालान राशि" पंक्ति आंशिक रूप से भरी हुई है, लेकिन हो सकता है कि बिल्कुल भी न भरी गई हो। कुल राशि "कुल बिक्री" पंक्ति में दर्ज की जाती है।

जैसा कि इन आंकड़ों से देखा जा सकता है, यदि आपूर्तिकर्ता और शिपर एक ही कानूनी इकाई हैं, या भुगतानकर्ता और कंसाइनी का प्रतिनिधित्व एक ही संगठन द्वारा किया जाता है, तो भुगतान के लिए चालान भरना सरल हो जाता है।

यदि आवश्यक हो, तो भुगतान के लिए चालान के एक विशेष खंड में डिलीवरी की शर्तें निर्धारित की जाती हैं। गंतव्य और प्रस्थान का स्थान, माल की डिलीवरी की तारीख और विधि (उदाहरण के लिए, आपूर्तिकर्ता के वाहनों द्वारा), माल की पैकेजिंग का प्रकार (उदाहरण के लिए, एक कंटेनर), टुकड़ों की संख्या (उदाहरण के लिए, संख्या) शिपमेंट में बक्सों की संख्या), इनवॉइस या रसीद की संख्या (जिसके द्वारा माल भेजा जाता है) का संकेत दिया जाना चाहिए।, भेजे गए बैच का वजन।

भुगतान के लिए चालान को प्रबंधक, मुख्य लेखाकार या अन्य अधिकारी द्वारा हस्ताक्षरित करने का अधिकार है जिसके पास वकील की शक्ति है या आदेश द्वारा दर्ज किया गया है।

चालान का भुगतान राशि, तिथि और वितरण शर्तों पर सहमति के बाद किया जाता है। भुगतान के लिए चालान भरने का नमूनाजब तक आप इस दस्तावेज़ का अपना स्वयं का प्रपत्र विकसित नहीं कर लेते, तब तक भुगतान लेनदेन करते समय यह आपके लिए उपयोगी रहेगा।

(फॉर्म विकल्प नंबर 1)

आप इनवॉइस हेडर में एक लोगो लगा सकते हैं और वस्तुओं और सेवाओं की सूची में वैट वाला एक कॉलम है।

• लोगो हेडर में स्थित है, संगठन का नाम, ओजीआरएन, आईएनएन, केपीपी, साथ ही इंडेक्स वाले संगठन का पता भरा हुआ है। इसके अतिरिक्त, टेलीफोन और फैक्स का संकेत दिया गया है।
• संगठन का पूरा नाम शीर्षक के अंतर्गत दर्शाया गया है।
• फिर विक्रेता और क्रेता का विवरण दर्शाया गया है। विक्रेता के विवरण में संगठन का नाम, पता, आईएनएन, केपीपी, ओजीआरएन, चालू या व्यक्तिगत खाता, बैंक का नाम, बीआईसी और संवाददाता खाता शामिल होना चाहिए। इसके अतिरिक्त, आप टेलीफोन, फैक्स, ई-मेल और कंपनी की वेबसाइट निर्दिष्ट कर सकते हैं।
• क्रेता का विवरण विक्रेता के विवरण के अनुरूप पूर्णतः भरा जा सकता है।
• खाता संख्या संगठन की लेखांकन नीतियों के अनुसार इंगित की गई है। यह एक साधारण क्रमांक संख्या (वर्ष की शुरुआत से) या एक विशेष समग्र लेखा संख्या हो सकती है। चालान की तारीख बताई गई है.
• दाईं ओर चालान संख्या और तारीख के नीचे, चालान में वस्तुओं या सेवाओं का संक्षिप्त सामान्य नाम दर्शाया गया है। उदाहरण के लिए, "कंप्यूटर घटक", "लैपटॉप", "कार्यालय उपकरण मरम्मत", "मुद्रित उत्पादों का उत्पादन"।
• तालिका वस्तुओं और सेवाओं, लागत, मात्रा, माप की इकाई, वैट को सूचीबद्ध करती है।
• सामान के बाद, आप चालान की महत्वपूर्ण विशेषताओं को इंगित कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, "माल की डिलीवरी का समय", "चालान के भुगतान की नियत तारीख", आदि।
• खाते के अंत में, आपको संगठन के प्रमुख और मुख्य लेखाकार का उल्लेख करना होगा। हस्ताक्षर और मुहर की आवश्यकता नहीं है, लेकिन कई कंपनियों को चालान पर हस्ताक्षर और मुहर लगाने की आवश्यकता होती है।

(फॉर्म विकल्प संख्या 2)

यह फॉर्म सरल है और कई लेखांकन कार्यक्रमों में डिफ़ॉल्ट रूप से उपयोग किया जाता है।

• चालान की शुरुआत में, भुगतान आदेश जैसी एक तालिका भरी जाती है। यह विक्रेता (भुगतान प्राप्तकर्ता) के भुगतान विवरण को इंगित करता है। यह संगठन का नाम, आईएनएन, केपीपी, चालू या व्यक्तिगत खाता, बैंक का नाम, बीआईसी और संवाददाता खाता है।
• इसके बाद, खाता संख्या इंगित करें, जो संगठन की लेखा नीति से मेल खाती है। यह एक क्रमिक खाता संख्या (वर्ष की शुरुआत से) या एक विशेष मिश्रित संख्या हो सकती है। चालान की तारीख बताई गई है.
• विक्रेता का विवरण पूर्ण रूप से प्रदान किया जाना चाहिए। संगठन का नाम, आईएनएन, केपीपी, ओजीआरएन, पता, चालू या व्यक्तिगत खाता, बैंक का नाम, बीआईसी और संवाददाता खाता। आप टेलीफोन, फैक्स, ई-मेल और कंपनी की वेबसाइट भी बता सकते हैं।
• क्रेता का विवरण पूर्ण या संक्षिप्त रूप में दर्शाया गया है। केवल संगठन का नाम बताना ही पर्याप्त है।
• तालिका वस्तुओं और सेवाओं, लागत, मात्रा, माप की इकाई को सूचीबद्ध करती है।
• वस्तुओं और सेवाओं की सूची के बाद, आप चालान का विवरण निर्दिष्ट कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, "माल के लिए भुगतान अवधि," "डिलीवरी या पिकअप की शर्तें," आदि।
• चालान के अंत में संगठन के प्रमुख और मुख्य लेखाकार का पूरा नाम दर्शाया गया है। हस्ताक्षर और मुहर की आवश्यकता नहीं है, लेकिन कुछ कंपनियां हस्ताक्षर और मुहर के बिना चालान पर विचार नहीं करेंगी।

– यह एक दस्तावेज़ है जिसके आधार पर किसी कंपनी का ग्राहक उसकी सेवाओं या खरीदे गए सामान के लिए भुगतान करता है।इसमें हस्तांतरण करने के लिए भुगतानकर्ता द्वारा उपयोग किए गए ठेकेदार या विक्रेता का विवरण, साथ ही प्रदान की गई सेवाओं या आपूर्ति किए गए सामानों की एक सूची शामिल है।

यदि आपूर्तिकर्ता और खरीदार के बीच कोई समझौता नहीं है तो यह एक प्रस्ताव के रूप में भी काम कर सकता है। इस मामले में, इसके अनुसार भुगतान का मतलब खरीदार द्वारा प्रस्ताव की स्वीकृति है।

भुगतान के लिए चालान जारी करने हेतु प्रपत्रों की सूची

रूसी व्यावसायिक अभ्यास में, दो प्रकार के दस्तावेज़ों का उपयोग किया जाता है: भुगतान के लिए एक मानक चालान और एक चालान।

कई लोग इन दस्तावेज़ों को लेकर भ्रमित हो जाते हैं. वास्तव में, उनके अलग-अलग उद्देश्य हैं और उन्हें भरने के क्रम में एक-दूसरे से भिन्न हैं। एक चालान वैट लेखांकन के लिए एक कर दस्तावेज़ के रूप में कार्य करता है और इन्वेंट्री आइटम की आवाजाही को दर्शाता है। यह सामान की डिलीवरी के बाद या काम पूरा होने पर जारी किया जाता है।

महत्वपूर्ण: भुगतान के लिए चालान एक वैकल्पिक दस्तावेज़ है; विक्रेता को भुगतान इसके बिना किया जा सकता है। यह उन प्राथमिक दस्तावेजों पर भी लागू नहीं होता है जो किए गए खर्चों की पुष्टि के रूप में काम करते हैं (चालान और प्रदर्शन किए गए कार्य के प्रमाण पत्र के विपरीत), लेकिन संगठनों द्वारा व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है

अंतर्राष्ट्रीय डिलीवरी के लिए, एक चालान का भी उपयोग किया जाता है। सीमा शुल्क और वाणिज्यिक चालान हैं, जिनमें से प्रत्येक का विवरण का अपना सेट है। यह एक साथ अनुरूपता के प्रमाण पत्र के रूप में काम कर सकता है।

भुगतान के लिए चालान कैसे जारी करें?

एनजी>एक एकीकृत भुगतान फॉर्म विकसित नहीं किया गया है, इसलिए कंपनी को अपना स्वयं का टेम्पलेट विकसित करने का अधिकार है। कानून आवश्यक फ़ील्ड की सूची प्रदान नहीं करता है, लेकिन संगठन आमतौर पर चालान में निम्नलिखित अनुभाग शामिल करते हैं:

• विक्रेता (ठेकेदार) का नाम;
• इसका विवरण: आईएनएन और केपीपी (केवल कंपनियों के लिए), कानूनी और वास्तविक पता;
• आपूर्तिकर्ता संपर्क विवरण: फ़ोन, तथ्य और ईमेल;
• क्रम संख्या और जारी करने की तारीख - इससे यह समझना आसान हो जाएगा कि खाते पर वास्तव में पैसा क्यों प्राप्त हुआ था (आमतौर पर खरीदार भुगतान आदेश के उद्देश्य अनुभाग में निम्नलिखित वाक्यांश "इनवॉइस नंबर का भुगतान ...." जैसा कुछ लिखता है)। निर्माण सामग्री के लिए दिनांक...2016); आपूर्तिकर्ता का बैंक विवरण: बैंक का नाम और उसका बीआईसी, बैंक का पता, संवाददाता खाता और चालू खाता;
• प्रदान की गई सेवाओं या भेजे गए सामान का नाम, उनकी मात्रा, इकाई मूल्य और कुल लागत।

उत्पाद का नाम इंगित करने के बजाय, आप अनुबंध का उल्लेख कर सकते हैं (उदाहरण के लिए, "28 सितंबर, 2016 के अनुबंध संख्या 245 के तहत अग्रिम भुगतान") या बस इसके जारी करने का आधार ("संचार सेवाओं के लिए") इंगित कर सकते हैं। बिजली के लिए," आदि)।

ऑफ़र के रूप में चालान बनाने के लिए, इसमें लेन-देन की महत्वपूर्ण शर्तें शामिल होनी चाहिए।

उदाहरण के लिए, विक्रेता के खाते में भुगतान या धन प्राप्त होने के 3 व्यावसायिक दिनों के भीतर माल भेज दिया जाएगा। इस मामले में, चालान के भुगतान की नियत तारीख निर्दिष्ट करने से आप एक निश्चित अवधि के लिए समझौते की शर्तों को तय कर सकते हैं। इस प्रकार, भुगतान के लिए चालान तैयार करने के नियमों का अनुपालन उद्यम के काम का एक बहुत ही महत्वपूर्ण तत्व बन जाता है, क्योंकि यह एक निश्चित कानूनी जिम्मेदारी वहन करता है।

कंपनी के अनुरोध पर, आप दस्तावेज़ में अन्य जानकारी शामिल कर सकते हैं:

• कंपनी का लोगो लगाएं;
• भुगतानकर्ता का विवरण इंगित करें;
• भुगतान मुद्रा - इसे रूबल या अन्य मुद्रा में बिल किया जा सकता है;
• अन्य महत्वपूर्ण शर्तें - उदाहरण के लिए, इंगित करें कि दस्तावेज़ कितने समय के लिए वैध है (उदाहरण के लिए, "यह दस्तावेज़ 30 दिनों के लिए वैध है"), जो उन वस्तुओं और सेवाओं के लिए विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जिनके लिए कीमतें जल्दी बदलती हैं।

वैट के साथ और वैट के बिना जारी करते समय अंतर

ओएसएनओ के लिए काम करने वाली सभी कंपनियों या संगठनों को प्रदान की गई सेवाओं या भेजे गए सामान की लागत पर वैट लगाना होगा। इसलिए, उन्हें "वैट सहित" आवंटित वैट की राशि को एक अलग पंक्ति में इंगित करना आवश्यक है।

कुछ करदाताओं को वैट से छूट प्राप्त है। ये व्यक्तिगत उद्यमी और संगठन हैं जिन्होंने सरलीकृत प्रणाली पर स्विच किया है। इसलिए, उन्हें "वैट सहित" कॉलम में डैश इंगित करना होगा या "वैट को छोड़कर" लिखना होगा। कुछ खरीदारों को संघीय कर सेवा से एक आधिकारिक पत्र की आवश्यकता हो सकती है, जो वैट के बिना काम की वैधता की पुष्टि करता है। इस पत्र में लागू कराधान प्रणाली (एसटीएस वस्तु "आय" या "आय घटा व्यय" के साथ) का संकेत है।

कुछ मामलों में, बड़ी कंपनियों को आपूर्तिकर्ता से शून्य वैट वाला चालान जारी करने की आवश्यकता होती है। सरलीकृत कंपनियों को शून्य चालान जारी करने का अधिकार है और यह वैट रिपोर्ट दाखिल करने या बजट में कर स्थानांतरित करने के आधार के रूप में काम नहीं करता है।

चालान पंजीकरण

संगठनों को जारी किए गए और भुगतान किए गए चालान का रिकॉर्ड रखने की आवश्यकता नहीं है। वे खाते में धन प्राप्त होने पर चालान और कृत्यों, आय का उपयोग करके वस्तुओं और सेवाओं के भुगतान की लागत को ध्यान में रखते हैं।

इसके अलावा, सरलीकृत कर प्रणाली का उपयोग करने वाले संगठनों को वैट का भुगतान नहीं करना पड़ता है और वे बजट से इस कर के मुआवजे पर भरोसा नहीं कर सकते हैं। लेकिन वे अपने विवेक से, जारी किए गए और भुगतान किए गए दस्तावेज़ों को सुविधाजनक रूप में ध्यान में रख सकते हैं। इस जानकारी के आधार पर, कंपनी ग्राहकों के साथ अतिरिक्त कार्य कर सकती है: स्पष्ट करें कि कोई भुगतान क्यों नहीं हुआ और समस्या को हल करने के लिए विभिन्न प्रोत्साहन (छूट, संबंधित सेवाएं) प्रदान करें।

संगठनों को केवल बिक्री बहीखाता (जारी किए गए चालान के आधार पर) या खरीद बहीखाता (प्राप्त चालान के आधार पर) में चालान दर्ज करना चाहिए। यह जिम्मेदारी केवल OSNO के संगठनों को सौंपी गई है। चालान की तारीख और संख्या, उसकी संख्या, कर सहित राशि, कर की राशि आदि जैसी जानकारी यहां दर्शाई गई है।

क्या आपको मुहर की आवश्यकता है?

जिम्मेदार व्यक्ति (मुख्य लेखाकार, स्वयं प्रबंधक या व्यक्तिगत उद्यमी) की मुहर और हस्ताक्षर भुगतान के लिए चालान का अनिवार्य विवरण नहीं हैं। लेकिन कई कंपनियां हस्ताक्षर और मुहर के बिना दस्तावेजों के लिए भुगतान करने से इनकार कर देती हैं।

चालान पर एक अधिकृत व्यक्ति (निदेशक, मुख्य लेखाकार या ओजीआरएनआईपी का संकेत देने वाले व्यक्तिगत उद्यमी) द्वारा हस्ताक्षर किए जाने चाहिए।

क्या भुगतानकर्ता को मूल चालान की आवश्यकता है?

आधुनिक परिस्थितियों में, अधिकांश चालान दूर से ही जारी और भुगतान किए जाते हैं। इस प्रकार, आप इलेक्ट्रॉनिक रूप से भुगतान के लिए चालान बना सकते हैं। स्कैन किए गए चालान मेल या फैक्स द्वारा भेजे जाते हैं। लेकिन कुछ मामलों में, आप मूल दस्तावेज़ मेल या कूरियर के माध्यम से भेज सकते हैं।

वैट भुगतानकर्ता को मूल चालान की आवश्यकता होती है ताकि वह कटौती के लिए वैट स्वीकार कर सके। इसलिए, इसे दो प्रतियों में जारी किया जाता है, उनमें से एक विक्रेता के पास रहती है, दूसरी खरीदार के पास।

आज, दस्तावेजों के इलेक्ट्रॉनिक आदान-प्रदान की अनुमति है, लेकिन उन्हें इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का उपयोग करके हस्ताक्षरित किया जाना चाहिए। प्रतिकृति हस्ताक्षर और मुहर स्वीकार्य नहीं हैं और ऐसे चालान लेखांकन के लिए स्वीकार नहीं किए जा सकते हैं।

बैंक हस्तांतरण द्वारा भुगतान के लिए चालान कैसे जारी करें?

भुगतान के लिए चालान जारी करने के निर्देश यहां दिए गए हैं:

1. दस्तावेज़ के शीर्षलेख में, संगठन का पूरा नाम, कानूनी पता और संपर्क जानकारी इंगित करें।
2. अपने पंजीकरण डेटा (टिन और केपीपी) और बैंक विवरण के साथ तालिका भरें। प्राप्तकर्ता कॉलम में, प्राप्तकर्ता का नाम और उसके आगे चालू खाता संख्या इंगित करें। तालिका के नीचे, बैंक के बारे में जानकारी लिखी गई है: नाम, पता, बीआईसी (यह नंबर चालू खाता खोलने के दस्तावेजों या बैंक की आधिकारिक वेबसाइट पर पाया जा सकता है) और इसके संवाददाता खाते को इंगित करें (यह खाता है) जिससे धन प्राप्तकर्ताओं के चालू खातों के बीच वितरित किया जाता है)। संवाददाता खाता 3010 से शुरू होता है, निपटान खाता - 4070 या 4080 से।
3. चालान संख्या (नंबरिंग प्रणाली कोई भी हो सकती है) और इसके जारी होने की तारीख बताएं।
4. भुगतानकर्ता और प्राप्तकर्ता (यदि वे अलग-अलग हैं) के बारे में जानकारी भरें। यहां आप खुद को केवल कंपनी या व्यक्तिगत उद्यमी के नाम तक सीमित कर सकते हैं, या अधिक विवरण (टिन, केपीपी, कानूनी पता, बैंक विवरण सहित) दर्ज कर सकते हैं।
5. कृपया "कुल" कॉलम में वैट को छोड़कर भुगतान की जाने वाली कुल राशि इंगित करें।
6. उस सामान या कार्य का नाम भरें जिसके लिए चालान जारी किया गया है, वैट को छोड़कर उनकी कीमत और लागत।
7. वैट की गणना करें और इसकी दर बताएं (मानक 18% है, लेकिन माल की कुछ श्रेणियों के लिए दर 10% है)। उदाहरण के लिए, 100,000 रूबल के सामान के लिए। वैट 18,000 रूबल होगा।
8. वैट सहित भुगतान की जाने वाली राशि दर्ज करें। उदाहरण के लिए, वैट के बिना - 200,000 रूबल, वैट - 36,000 रूबल। भुगतान की जाने वाली कुल राशि 236,000 रूबल है। चालान में वस्तुओं की संख्या और राशि शब्दों में लिखें।

दस्तावेज़ प्रिंट करें और उस पर अपना हस्ताक्षर और मुहर लगाएं। जो कुछ बचा है उसे आपूर्तिकर्ता को भेजना है और निर्दिष्ट विवरण पर पैसे आने की प्रतीक्षा करना है।

इस प्रकार, भुगतान के लिए एक चालान विक्रेता और खरीदार के बीच निपटान को काफी सरल बनाता है। इसलिए, इसका व्यापक रूप से संगठनों और व्यक्तिगत उद्यमियों में उपयोग किया जाता है। , हालाँकि यह एक अनिवार्य दस्तावेज़ नहीं है।

उपयोगी वीडियो

चालान कैसे जारी करें:

वस्तुओं और सेवाओं के लिए भुगतान प्राप्त करने के लिए, एक व्यक्तिगत उद्यमी को बैंक हस्तांतरण द्वारा अपने ग्राहकों को चालान जारी करने की आवश्यकता होती है। ऐसा करने के लिए, आपको यह जानना होगा कि इस दस्तावेज़ को कैसे तैयार किया जाए, इसमें क्या दर्शाया जाना चाहिए, चालान पर किसे हस्ताक्षर करना चाहिए और इसे भुगतानकर्ता को किस तरह से प्रदान करना चाहिए।

सामान्य बिलिंग नियम

भुगतान के लिए चालान अनुबंधों के आधार पर और उनके बिना दोनों जारी किए जाते हैं। तैयार दस्तावेज़ ईमेल द्वारा भेजा जा सकता है या खरीदार को व्यक्तिगत रूप से वितरित किया जा सकता है। दस्तावेज़ इनवॉइस का कोई कानूनी प्रारूप नहीं है, अर्थात, आप इसे तालिकाओं वाले किसी भी पाठ संपादक में स्वयं विकसित कर सकते हैं।

इसे डिज़ाइन करने के लिए आप लेटरहेड या खाली शीट का उपयोग कर सकते हैं, यह भी कहीं भी विनियमित नहीं है। और आप ऑनलाइन पोर्टल (उदाहरण के लिए, "मेरा व्यवसाय" या "एल्बा" ​​सेवाएं) या लेखांकन कार्यक्रमों का भी उपयोग कर सकते हैं जो इस प्रक्रिया को सरल बनाते हैं। उनमें से सबसे आम 1सी सॉफ्टवेयर है।

वीडियो: एप्लिकेशन का उपयोग करके चालान जारी करने की विधि

भुगतान के लिए चालान के आवश्यक तत्व

आपके प्रतिपक्ष को चालान का भुगतान करने के लिए, इसमें निम्नलिखित जानकारी होनी चाहिए:

• आईपी ​​नाम.
• उद्यमी का टिन.
• बैंक खाता विवरण (खाता संख्या, संवाददाता खाता संख्या, बीआईसी, आईएनएन, केपीपी, स्वामित्व का प्रकार और बैंक का नाम)।
• स्वामित्व का रूप और ग्राहक का नाम या पूरा नाम (इस पर निर्भर करता है कि वह कानूनी इकाई है या व्यक्ति)।
• चालान की क्रम संख्या (पंजीकरण लॉग में आरोही) और इसके जारी होने की तारीख।
• वस्तुओं/सेवाओं का नाम जिनकी आपूर्ति/प्रदर्शन के लिए चालान जारी किया गया है।
• वस्तुओं या सेवाओं की मात्रा.
• इकाई मूल्य और कुल लागत.
• समर्पित वैट (यदि व्यक्तिगत उद्यमी सामान्य आधार पर काम करता है) या इसकी अनुपस्थिति का संकेत।
• व्यक्तिगत उद्यमी के हस्ताक्षर और मुहर (यदि उपलब्ध हो)।

आपका चालान इस तरह दिख सकता है, हालाँकि खरीदार का पूरा विवरण पूरी तरह से वैकल्पिक है

आप लिंक का उपयोग करके चालान फॉर्म डाउनलोड कर सकते हैं: .docx, .xlsx।

व्यक्तिगत उद्यमियों के खातों के लिए कुछ बारीकियाँ

एक उद्यमी के ग्राहक संगठन और व्यक्ति दोनों हो सकते हैं। कंपनियां और व्यक्तिगत उद्यमी या तो अपने चालू खाते से या कैश रजिस्टर के माध्यम से नकद में चालान का भुगतान करते हैं। व्यक्तिगत उद्यमियों के लिए, उनके व्यक्तिगत/कार्ड खातों से भुगतान का विकल्प भी संभव है।

चालान जारी करते समय आपको अन्य विशेषताएं पता होनी चाहिए:

• एक उद्यमी को बिना मुहर के काम करने का अधिकार है, इसलिए आपको बस व्यक्तिगत रूप से हस्ताक्षर करना होगा या एक प्रतिकृति प्रदान करनी होगी।
• यदि मुख्य लेखाकार स्टाफ में नहीं है तो उसके हस्ताक्षर की आवश्यकता नहीं है।
• कानूनी पते पंजीकृत करने की कोई आवश्यकता नहीं है, क्योंकि वे भुगतान लेनदेन में शामिल नहीं हैं।
• यदि कोई उद्यमी विशेष कर व्यवस्थाओं का उपयोग करता है, उदाहरण के लिए, सरलीकृत कर प्रणाली, तो कुल राशि के बाद आपको "वैट के बिना" इंगित करना चाहिए, अन्यथा वैट की गणना की जानी चाहिए और एक अलग लाइन पर चालान में दर्ज किया जाना चाहिए।

आजकल, व्यक्तिगत उद्यमियों से भुगतान के लिए चालान बनाना बहुत आसान है, यहां तक ​​कि एक शुरुआत करने वाले के लिए भी। ऐसा करने के लिए, आपको किसी विशेष शिक्षा प्राप्त करने या अकाउंटेंट के रूप में अनुभव की आवश्यकता नहीं है - आपको बस एक कंप्यूटर (स्मार्टफोन) और हाथ में इंटरनेट की आवश्यकता है।

भुगतान के लिए चालान कोई प्राथमिक दस्तावेज़ नहीं है, क्योंकि आर्थिक जीवन के तथ्य को प्रतिबिंबित नहीं करता. यह अनिवार्य लेखांकन दस्तावेजों में शामिल नहीं है और लेखांकन में परिलक्षित नहीं होता है, लेकिन साथ ही यह प्रतिपक्षों के बीच निपटान में महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है।

यह सामान या सेवाओं के विक्रेता द्वारा प्रस्तुत किया जाता है, और खरीदार या उसकी ओर से किसी व्यक्ति द्वारा भुगतान किया जाता है।

इस दस्तावेज़ का मुख्य उद्देश्य भुगतान की आवश्यकता को सूचित करना और उसकी राशि तय करना है।

यदि कोई समझौता नहीं हुआ है, तो यह एक प्रस्ताव के रूप में काम कर सकता है यदि इसमें लेनदेन की सभी आवश्यक शर्तें शामिल हैं। इस मामले में, चालान का भुगतान प्रस्ताव की स्वीकृति माना जाएगा। भुगतान किया गया दस्तावेज़ पार्टियों के बीच लेनदेन की पुष्टि के रूप में काम करेगा।

चालान का कोई अनुमोदित रूप नहीं है, और इसके निष्पादन के लिए कोई कानूनी रूप से स्थापित नियम नहीं हैं, लेकिन इसके उपयोग के अभ्यास में, सामग्री के लिए कुछ आवश्यकताएं विकसित हुई हैं।

आवश्यकताएँ:

• संख्या और तारीख की उपलब्धता;
• विक्रेता विवरण;
• खरीदार का नाम;
• निपटान का विषय (उत्पाद, सेवा, मात्रा, मूल्य, मूल्य);
• किसी उत्पाद (सेवा, कार्य) पर लगाए गए मूल्य वर्धित कर की दर और राशि;
• कुल राशि;
• यदि आवश्यक हो, तो वह अवधि बताएं जिसके भीतर धन हस्तांतरित किया जाना चाहिए।

"मेरा व्यवसाय" सेवा के उपयोगकर्ता "फ़ॉर्म" अनुभाग में एक नमूना चालान फॉर्म पा सकते हैं।

चालान पर वैट

यदि सामान या सेवाओं का विक्रेता वैट भुगतानकर्ता है, तो उसे वैट राशि को एक अलग लाइन पर उजागर करना होगा।

यदि विक्रेता को वैट का भुगतान करने से छूट दी गई है, उदाहरण के लिए, एक विशेष कर व्यवस्था (यूएसएन, यूटीआईआई, पीएसएन) के उपयोग के कारण, वैट राशि को चालान में आवंटित करने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन आपको एक नोट बनाने की आवश्यकता है " वैट के बिना" और कारण बताएं। उदाहरण के लिए, "रूसी संघ के कर संहिता के अनुच्छेद 346.11 के अनुच्छेद 2 के आधार पर" (यदि दस्तावेज़ सरलीकृत कर प्रणाली पर किसी संगठन द्वारा प्रस्तुत किया गया है) या "कर संहिता के अनुच्छेद 346.11 के अनुच्छेद 3 के आधार पर" रूसी संघ” (यदि सरलीकृत कर प्रणाली पर एक व्यक्तिगत उद्यमी द्वारा जारी किया गया हो)।

क्या होगा यदि, इसके विपरीत, आप एक विशेष व्यवस्था पर काम करते हैं, और वस्तुओं या सेवाओं के आपूर्तिकर्ता ने आपको वैट के साथ एक चालान जारी किया है? इसमें दर्शाई गई पूरी राशि का भुगतान करने में संकोच न करें, और भुगतान के उद्देश्य में "वैट 18% सहित" (या चालान पर इंगित अन्य कर दर) इंगित करें। यह आपका कर नहीं है, बल्कि आपूर्तिकर्ता का है, और यह तथ्य कि आप वैट का भुगतान करते हैं और इसे भुगतान पर्ची में इंगित करते हैं, इसका आपके लिए कोई परिणाम नहीं होगा।

व्यक्तिगत उद्यमियों और संगठनों के खातों में क्या अंतर है?

मतभेद हैं, लेकिन वे कम हैं:

• एक व्यक्तिगत उद्यमी अपना पूरा नाम, संगठन - चार्टर के अनुसार नाम बताता है।
• व्यक्तिगत उद्यमी एक हस्ताक्षर करता है, और संगठन के खाते पर प्रबंधक और मुख्य लेखाकार द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं।
• एक व्यक्तिगत उद्यमी के खाते में केवल एक INN होता है, और एक संगठन के खाते में एक INN और एक KPP होता है।
• यदि उद्यमी इसके बिना काम करता है तो एक व्यक्तिगत उद्यमी के दस्तावेज़ में मुहर नहीं हो सकती है।

क्या बिना चालान के भुगतान करना संभव है?

हाँ कोई समस्या नहीं है।

क्या कोई समझौता है? पैसे ट्रांसफर करते समय आप इसका लिंक बना सकते हैं। क्या कोई चालान या विलेख है? कृपया अपने भुगतान पर उनका संदर्भ लें।

इसके अलावा, आप बिना किसी सहायक दस्तावेज़ के भी भुगतान कर सकते हैं। भुगतान उद्देश्य में, आप बस उत्पाद या सेवा का संकेत दे सकते हैं, और यह पर्याप्त होगा।

लेकिन अगर किसी कारण से मामला अदालत में जाता है, तो वहां भुगतान के लिए वास्तविक दस्तावेज़ दिखाना अधिक प्रभावी होगा - वही चालान, चालान या समझौता। इसके अलावा, आपके लिए भुगतानों को स्वयं ट्रैक करना अधिक सुविधाजनक होगा, और आपके लेखांकन में अधिक ऑर्डर होगा।

प्रतिपक्ष को चालान कैसे हस्तांतरित करें

किसी भी सुविधाजनक तरीके से: इसे व्यक्तिगत रूप से सौंपें, नियमित मेल, फैक्स या ईमेल द्वारा भेजें।

सबसे सुविधाजनक तरीका "मेरा व्यवसाय" सेवा में एक चालान बनाना है और इसे प्रिंट किए बिना, भुगतान बटन के साथ तुरंत प्रतिपक्ष को इसका लिंक भेजना है। इस तरह आप गणना का समय कम कर देंगे।

भुगतान के लिए चालान, चालान समझौता, चालान - उनमें क्या समानता है?

एक चालान समझौता अनिवार्य रूप से भुगतान के लिए एक ही दस्तावेज़ है, लेकिन इसमें समझौते का विवरण भी शामिल होता है।

यह डिलीवरी की शर्तें, धन हस्तांतरित करने की शर्तें, वापसी की प्रक्रिया, विनिमय, भंडारण और वह सब कुछ निर्दिष्ट करता है जो विक्रेता उत्पाद या सेवा के बारे में संचार करने के लिए आवश्यक समझता है।

यदि लेन-देन की राशि छोटी है तो यह दस्तावेज़ आमतौर पर अनुबंध को प्रतिस्थापित कर देता है।

चालान समझौते के भुगतान का तथ्य निर्दिष्ट शर्तों के साथ खरीदार के समझौते की पुष्टि करता है।

चालान का एक पूरी तरह से अलग कार्य है - माल की डिलीवरी (कार्य या सेवाओं का प्रदर्शन) के तथ्य की पुष्टि करना और लेनदेन में वैट की उपस्थिति का संकेत देना।

व्यक्तिगत उद्यमियों और OSNO पर काम करने वाली कंपनियों द्वारा उपयोग किया जाता है। चालान या काम पूरा होने के प्रमाण पत्र के साथ जारी किया गया।

प्रीपेड और पोस्टपेड चालान: क्या अंतर है?

केवल भुगतान के संदर्भ में. लेन-देन के पक्ष अनुबंध पर हस्ताक्षर करने के तुरंत बाद अग्रिम भुगतान का भुगतान निर्धारित कर सकते हैं।

फिर विक्रेता अग्रिम भुगतान के लिए एक चालान जारी करता है, और खरीदार द्वारा चालान पर हस्ताक्षर करने के बाद शेष राशि जारी की जाती है।

यह पहले से ही एक पोस्ट-पेमेंट है, क्योंकि यह सामान प्राप्त करने के बाद किया जाता है।

आपको बिल्कुल भी परेशान होने की जरूरत नहीं है और यदि आप चाहें तो अनुबंध की पूरी राशि के लिए एक सामान्य दस्तावेज जारी कर दें, और प्रतिपक्ष इसके लिए किश्तों में भुगतान करेगा।

खाता जर्नल: आवश्यक विकल्प

प्रतिपक्षों को जारी किए गए सभी दस्तावेज़ों में भ्रमित न होने के लिए, उनके रिकॉर्ड का लॉग रखना उपयोगी है। यह आवश्यक नहीं है, परंतु उचित है, क्योंकि उजागर दस्तावेज़ों का व्यवस्थितकरण, सबसे पहले, आपके लिए सुविधाजनक है।

दस्तावेज़ कब, किसे और कितनी राशि के लिए जारी किए गए, इसकी जानकारी हाथ में होने से, विक्रेता आसानी से किसी भी भुगतान को ट्रैक कर सकता है, और लापरवाह खरीदार को ऋण के बारे में तुरंत याद दिला सकता है।

जर्नल का रूप विक्रेता द्वारा निर्धारित किया जाता है, मुख्य बात यह है कि इसमें भुगतान और भुगतानकर्ताओं के बारे में जानकारी होती है। आप संगठन के सभी खातों के लिए एक रजिस्टर रख सकते हैं, या आप प्रत्येक प्रतिपक्ष के लिए एक अलग रजिस्टर बना सकते हैं।

"मेरा व्यवसाय" सेवा में चालान करना

"मेरा व्यवसाय" सेवा में, आप कुछ ही सेकंड में दस्तावेज़ तैयार कर सकते हैं, और आपका और आपके प्रतिपक्ष का विवरण स्वचालित रूप से अपडेट हो जाएगा। आप सेवा में हस्ताक्षर, मुहर या लोगो के स्कैन अपलोड कर सकते हैं - और वे स्वचालित रूप से प्रदर्शित दस्तावेज़ों में प्रदर्शित होंगे।

सिस्टम जारी किए गए और भुगतान किए गए चालानों की जानकारी को व्यवस्थित करता है, प्राप्त धन को चालान, समझौते और चालान के साथ जोड़ता है, और लेखांकन में राशि को दर्शाता है। आप हमेशा किसी भी राशि और उसके लिए सहायक दस्तावेज़ों को ट्रैक कर सकते हैं।

यदि आप एक ही सेवा के लिए एक ही ग्राहक को महीने-दर-महीने चालान और विवरण जारी करते हैं, तो आप केवल पिछले दस्तावेज़ की प्रतिलिपि बनाकर एक नया दस्तावेज़ बना सकते हैं। खातों के समूह के लिए एक साथ अधिनियम जारी करना भी बहुत सुविधाजनक है। ऐसा करने के लिए, दस्तावेज़ रजिस्टर में, आप बस उन खातों के सामने वाले बक्सों को चेक करें जिनके लिए आपको समापन दस्तावेज़ जारी करने की आवश्यकता है। "बनाएं" बटन पर एक क्लिक से अधिनियम या चालान तैयार हो जाएंगे। सेवा में बनाए गए किसी भी दस्तावेज़ को एक्सेल या पीडीएफ प्रारूप में डाउनलोड किया जा सकता है।

आप हमारी सेवा के टेम्पलेट डेटाबेस में भुगतान के लिए चालान और किसी अन्य दस्तावेज़ के लिए एक फॉर्म पा सकते हैं। हमारे विशेषज्ञ कानून में सभी बदलावों की निगरानी करते हैं ताकि आप केवल वर्तमान दस्तावेजों के साथ ही काम करें।

- और आप स्वयं ही सब कुछ पता लगा लेंगे।