टाइम शीट कैसे बनाएं: नमूना भरना

कोई भी उद्यम काम किए गए वास्तविक घंटों या दिनों के आधार पर मजदूरी का भुगतान करता है। काम किए गए घंटों के अनुसार लेखांकन और मजदूरी के भुगतान के लिए इन आंकड़ों को प्राथमिक लेखांकन के लिए एक विशेष फॉर्म की आवश्यकता होती है। ऐसे फॉर्म को टाइम शीट माना जाता है।

नीचे इस दस्तावेज़ के बारे में जानकारी दी गई है, उद्यम में काम किए गए कार्य घंटों के अनुसार इसे भरने का कार्यक्रम।

यह दस्तावेज़ किस लिए है और इसे क्यों तैयार किया गया है?

आपको इस तथ्य से शुरुआत करनी चाहिए कि टाइम शीट एक दस्तावेज है जिसे उद्यम में प्रत्येक नियोक्ता या उसके अधिकृत प्रतिनिधि को बनाए रखना आवश्यक है, भले ही स्टाफिंग टेबल में कर्मचारियों की संख्या और स्वामित्व का रूप कुछ भी हो।

यदि यह दस्तावेज़ उद्यम में उपलब्ध नहीं है, तो श्रम सुरक्षा प्राधिकरण द्वारा निरीक्षण के दौरान जुर्माने के रूप में प्रबंधन की जिम्मेदारी होगी।

ऐसे मामले में जब मजदूरी किसी उद्यम की लागत में बहुत महत्वपूर्ण स्थान लेती है, तो टैक्स ऑडिट के दौरान दस्तावेज वेतन के अनुचित संचय और उद्यम के खर्चों की सूची से इसके बहिष्कार के बारे में एक परिकल्पना दे सकते हैं। ऐसे में अप्रिय परिणाम होंगे.

फॉर्म टी-12 और टी-13: भरने के नियम और चरण

समय पत्रक महीने के प्रत्येक कार्य दिवस पर रखा जाता है, और अंतिम दिन, काम किए गए दिनों/घंटों की कुल संख्या पर एक रिपोर्ट तैयार की जाती है. तैयार प्रारूपित दस्तावेज़ लेखा विभाग को हस्तांतरित कर दिया जाता है।

आइए फॉर्म टी-12 और टी-13 को आधार मानकर टाइम शीट भरने और वेतन की गणना करने के निर्देशों का एक उदाहरण दें। वे मूलतः भिन्न नहीं हैं।

• ऊपरी भाग में, घटक दस्तावेजों के अनुसार संगठन का नाम और संरचनात्मक इकाई का नाम, यदि कोई हो, दर्शाया जाना चाहिए।
• कक्ष "संकलन की तिथि" (कार्य माह का अंतिम दिन) और "दस्तावेज़ संख्या" भरे हुए हैं।
• "रिपोर्टिंग अवधि" उस समय अंतराल को इंगित करती है जिससे योजना के अनुसार वेतन की गणना की जाती है।
• टाइम शीट में पहला कॉलम कर्मचारियों की क्रम संख्या को दर्शाता है।
• कॉलम 2-3 उद्यम में प्रवेश के आदेश के आधार पर स्थापित टी-2 फॉर्म के अनुसार कर्मचारियों के व्यक्तिगत कार्ड के आधार पर भरे जाते हैं।
• कॉलम 4 और 6 कार्य समय कोड और पिछले महीने में काम किए गए घंटों की संख्या की जानकारी के लिए हैं।
• कॉलम 5 और 7 महीने के दो हिस्सों के मध्यवर्ती परिणामों को चिह्नित करने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं।
• कॉलम 8-17 रिपोर्टिंग माह के अंत में भरे जाते हैं।
• दिनों की अंतिम गणना में कर्मचारी की अनुपस्थिति के दिन (बीमार छुट्टी, व्यापार यात्राएं, अनुपस्थिति, छुट्टी के दिन) शामिल नहीं हैं।
• कॉलम 14 और 16 दिनों और घंटों की संख्या से भरे हुए हैं।
• 15 - अनुपस्थिति का कारण कोड
• 17 - रिपोर्टिंग माह के लिए कर्मचारी की छुट्टियों, सप्ताहांतों की कुल संख्या।

दस्तावेज़ पर कार्मिक विभाग, संरचनात्मक इकाई, निदेशक या उसके द्वारा अधिकृत किसी व्यक्ति के कर्मचारी द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं।

शिफ्ट शेड्यूल और अन्य बारीकियों के साथ एक टाइम शीट तैयार करना

रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 91 के अनुसार नियोक्ता को प्रत्येक कर्मचारी द्वारा काम किए गए वास्तविक घंटों का रिकॉर्ड रखना होगा. काम के घंटों का भुगतान कार्यस्थल पर भौतिक स्थान के अनुसार किया जाता है। इनकी गणना कार्यस्थल पर उपस्थिति एवं गैर-उपस्थिति दर्ज करके की जाती है।

शिफ्ट में काम करना सामूहिक समझौते की एक शर्त है और इसे प्रलेखित किया जाना चाहिए। रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 103 के अनुसार शिफ्ट कार्य विशेष रूप से शिफ्ट शेड्यूल के अनुसार किया जा सकता है। इसमें दैनिक कामकाजी घंटों और पाली की आवृत्ति को ध्यान में रखा जाता है। इस मामले में शिफ्ट शेड्यूल एक स्थानीय स्वतंत्र मानक अधिनियम के रूप में कार्य करता है।

रात की पाली में काम के समन्वय के लिए, यह आवश्यक है कि काम को रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 97 के तहत नियोक्ता के अनुबंध या अधिनियम द्वारा निर्धारित सूची में शामिल किया जाए।

व्यवहार में, "टाइम शीट" के दैनिक कार्य शेड्यूल का सबसे अधिक उपयोग किया जाता है। टाइमशीट व्यवस्था में, प्रति माह काम की गई शिफ्ट को ध्यान में रखा जाता है, और इसकी अवधि पूरी अवधि के दौरान समान होनी चाहिए। अवधि से अधिक किए गए कार्य की भरपाई किसी अन्य दिन या छुट्टी के दिन कम कार्य से नहीं की जा सकती।

यदि उद्यम की शर्तें रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 94 के अनुसार कामकाजी परिस्थितियों का अनुपालन करने की अनुमति नहीं देती हैं, तो वे कार्य समय का सारांशित लेखांकन शुरू करने का कार्य करते हैं। टाइम ट्रैकिंग की शुरूआत के साथ शिफ्ट कार्य को जोड़ा जा सकता है। कंपनियों में सारांशित लेखांकन शुरू करने की प्रक्रिया विशेष रूप से आंतरिक श्रम नियमों द्वारा विनियमित होती है। रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 104 में केवल प्रति माह कार्य इकाइयों की नाममात्र संख्या से अधिक नहीं होने की आवश्यकता है।

निम्नलिखित वीडियो में टाइम शीट बनाए रखने की प्रक्रिया का विस्तार से वर्णन किया गया है:

टाइमशीट गलत भरने पर सज़ा

कर और वित्तीय ऑडिट के दौरान, ऑडिटर टाइम शीट भरने में निम्नलिखित प्रकार के उल्लंघन पा सकते हैं:

• वेतन डेटा प्राथमिक रिपोर्टिंग दस्तावेज़ों और टाइम शीट में दर्शाए गए डेटा के अनुरूप नहीं है;
• वेतन डेटा भुगतान और निपटान दस्तावेजों और समय पत्रक में दर्शाए गए डेटा के अनुरूप नहीं है;
• कोड और पदनामों का उपयोग गलत है;
• प्रसंस्करण या ओवरटाइम को ध्यान में नहीं रखा जाता है;
• अस्थायी विकलांगता पत्रक पर लाभ की राशि की गणना।

उल्लंघन के कारण अकाउंटेंट या नियोक्ता पर जुर्माना लगाया जा सकता है 5000 रूबल तक. ऑडिटरों के ऑडिट के दौरान टाइम शीट की कमी या कार्यस्थल पर उनकी अनुपस्थिति के परिणामस्वरूप अनुच्छेद 5.27 के अनुसार प्रशासनिक जुर्माना लगाया जा सकता है और इकाई के प्रमुख पर जुर्माना लगाया जा सकता है। 50000 रूबल तक.