एक लेखाकार और जवाबदेह व्यक्तियों द्वारा अग्रिम रिपोर्ट भरने के नियम और प्रक्रिया

एक अग्रिम रिपोर्ट वित्तीय विवरणों में शामिल दस्तावेजों में से एक है। कर्मचारियों को अग्रिम के रूप में जारी किए गए धन के व्यय की पुष्टि करने की आवश्यकता है। लेकिन दस्तावेज़ के नियम और विशेषताएं यहीं खत्म नहीं होती हैं।

अग्रिम रिपोर्ट में ही एक फॉर्म का रूप होता है, जिसे आगे और पीछे की तरफ से भरा जाता है।दो जवाबदेह व्यक्तियों को भरने में भाग लेना चाहिए: एक लेखाकार और दूसरा कर्मचारी।

फॉर्म के एकीकृत रूप में ऐसे क्षेत्र होते हैं जहां प्रत्येक जिम्मेदार कर्मचारी हस्ताक्षर करता है।

नेता सब कुछ ठीक करता है। इन क्षेत्रों को उन लोगों के लिए भी प्रदान किया जाना चाहिए जो अपने स्वयं के रूपों को विकसित कर रहे हैं।

कर्मचारी को रिपोर्ट के साथ उन सभी दस्तावेजों को संलग्न करना होगा जो सबूत और औचित्य के रूप में काम कर सकते हैं। उन्हें कार्डबोर्ड की एक मोटी शीट पर चिपकाने की सिफारिश की जाती है, फिर भंडारण अधिक सुविधाजनक होगा।

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अंतिम पंक्ति के विपरीत, राशियाँ रूसी मुद्रा और विदेशी मुद्रा दोनों में लिखी जाती हैं।

एक लेखाकार को किन नियमों का पालन करना चाहिए?

लेखाकार को जवाबदेह व्यक्ति की उपस्थिति में दस्तावेजों के स्वीकृत पैकेज पर एक रसीद तैयार करनी चाहिए। यह पहली रिपोर्ट जारी होने के तुरंत बाद किया जाता है। रसीद को उस तारीख को इंगित करना चाहिए जब लेखाकार द्वारा दस्तावेज प्राप्त किए गए थे।

दस्तावेज़ पूरी तरह से जाँच के बाद ही प्रबंधन को अनुमोदन के लिए प्रस्तुत किया जाता है। और सहमत हैं कि कोई त्रुटि नहीं है।

नेता दस्तावेज़ की सामग्री से परिचित हो जाता है। यदि कुछ भी संदेह में नहीं है, तो वह अपना हस्ताक्षर करता है, लागतों के अस्तित्व की पुष्टि करता है, साथ ही साथ कानून का अनुपालन भी करता है।

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इस दस्तावेज़ को पूरा करने के लिए आपको क्या जानने की आवश्यकता है?

मुखिया द्वारा हस्ताक्षरित एक रिपोर्ट प्राप्त करने के बाद लेखाकार को कई विशिष्ट कार्य करने होंगे.

• जिस क्षेत्र में लिखा है उसे भरना आवश्यक है "ग्रहण किया हुआ"।यह संलग्न दस्तावेजों के आधार पर प्रबंधन द्वारा आधिकारिक रूप से अनुमोदित खर्चों की मात्रा को इंगित करता है।
• कॉलम अलग से भरा गया है "बैलेंस \ ओवरस्पेंडिंग"।इस क्षेत्र को भरने के लिए एक सरल सूत्र का प्रयोग करें। पिछली बार संकलित उसी अग्रिम रिपोर्ट का उपयोग क्यों करें। एक प्लस चिह्न लगाया जाता है यदि कर्मचारी ने उसे प्रदान किए गए सभी पैसे खर्च नहीं किए हैं। यदि जिम्मेदार व्यक्ति प्रबंधन का बकाया है तो संख्या का ऋणात्मक मान होगा।
• एक खंड है जिसे . कहा जाता है "दस्तावेजी अनुपूरक"।यहां वे लिखते हैं कि खर्च की गई राशि के प्रमाण के लिए कितने दस्तावेजों ने रिपोर्ट के अनुलग्नक के रूप में कार्य किया।
• मानों की गणना एक कॉलम के लिए की जाती है जिसे कहा जाता है "भुगतान की गई शेष राशि \ अधिक व्यय की भरपाई की गई।"शेष राशि बनाने के तथ्य को निर्धारित करने के लिए यह आवश्यक है, जो धन खर्च नहीं किया गया है। उन्हें चेकआउट पर स्वीकार किया जाता है। कैशियर यह जाँचने के लिए ज़िम्मेदार है कि आइटम कितनी सही तरीके से भरा गया है। उनके हस्ताक्षर त्रुटियों की अनुपस्थिति की पुष्टि करेंगे।

फॉर्म को न केवल कागज पर तैयार किया जा सकता है, बल्कि इलेक्ट्रॉनिक रूप में 1C प्रोग्राम का उपयोग करके भी तैयार किया जा सकता है।

जिम्मेदार व्यक्ति के लिए सही अग्रिम रिपोर्ट जमा करने की समय सीमा क्या है?

रिपोर्ट जमा करने की समय सीमा 5 दिन है, अगर जवाबदेह व्यक्ति को बिल्कुल नकद दिया गया था, और यदि यह उद्यम के कैश डेस्क पर हुआ था। अवधि की गणना उस दिन से की जाती है जब कर्मचारी ने व्यावसायिक यात्रा समाप्त की थी।

एक और बात यह है कि अगर कॉरपोरेट इलेक्ट्रॉनिक भुगतान उपकरण के रूप में धन जारी किया गया था।

• जब भुगतान का प्रकार गैर-नकद होता है, तो रिपोर्ट दसवें बैंकिंग दिवस की समाप्ति से पहले प्रस्तुत की जाती है।
• नकदी के साथ, अंतिम कारोबारी दिन के बाद तीसरे बैंकिंग दिन के अंत तक का समय कम हो जाता है।

व्यक्तिगत भुगतान का उपयोग इस तथ्य की ओर जाता है कि नियम नकद और गैर-नकद भुगतान के लिए समान हो जाते हैं।

लेखाकार को अधिकतम तीन दिनों के लिए रिपोर्ट प्राप्त करनी होगी।

कौन से दस्तावेज़ एक आवेदन की भूमिका निभा सकते हैं?

समर्थन दस्तावेजों के बिना, रिपोर्ट को स्वीकार नहीं किया जाएगा। यह प्राथमिक दस्तावेजों के प्रकार पर भी निर्भर करता है कि लेखाकार वैट की "इनपुट" किस्मों में कटौती करने में सक्षम होगा या नहीं।

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कई प्रकार के दस्तावेज हैं जो अग्रिम रिपोर्ट से जुड़े होते हैं:

1. दुकानों में छोटी चीजें खरीदते समय।आप स्टेशनरी और इसी तरह की अन्य छोटी चीजें खरीदने के लिए नियमित स्टोर पर जा सकते हैं। फिर खरीदारों को एक वस्तु के साथ चेक, नकद जारी किया जाता है। यदि कैश रजिस्टर पहले से ही मात्रा और लागत के साथ नाम के बारे में लिखता है, तो विक्रेता को बिक्री रसीद प्रदान करने की आवश्यकता नहीं है। लेकिन इस मामले में, लेखाकार "इनपुट" वैट स्वीकार नहीं करते हैं। इस मामले में, एक चालान की आवश्यकता है।
2. नकद के लिए छोटी थोक खरीद।ऐसे में कर्मचारी रिटेल में कुछ नहीं खरीदते। फिर उसे उद्यम के प्रबंधन द्वारा जारी पावर ऑफ अटॉर्नी प्रदान करने के लिए कहा जाता है। प्रतिनिधि को विक्रेता से निम्नलिखित कागजात की मांग करने के लिए कहा जाना चाहिए: क्रेडिट नोट की रसीद; चालान; चालान। यह उन क़ीमती सामानों के लिए विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जो वैट के अधीन हैं।
3. ईंधन की खरीद।गैस स्टेशनों पर कुछ खरीदने वाले ड्राइवरों के लिए प्रासंगिक। उनके लिए नियम वही हैं जो खुदरा खरीद के लिए हैं। ड्राइवरों को गैस स्टेशनों पर ही नकद रसीद दी जाती है। यह दस्तावेज़ कीमतों के साथ राशि, लीटर की संख्या, साथ ही उपयोग किए जाने वाले ईंधन के प्रकार का वर्णन करता है। कोई चालान नहीं है। वैट के बिना लागत में गैसोलीन की खरीद पर खर्च की गई पूरी राशि शामिल है।

निपटान के दिन, आपूर्तिकर्ता एक चालान के साथ एक ईंधन नमूना रिपोर्ट प्रस्तुत करता है, यदि संगठन ईंधन कंपनी के साथ एक समझौता करता है, तो बैंक हस्तांतरण द्वारा ईंधन और स्नेहक के लिए अग्रिम भुगतान करता है।