फॉर्म एओ-1। अग्रिम रिपोर्ट

एक अग्रिम रिपोर्ट भरना उन मामलों में होता है जब उद्यमों और संगठनों के कर्मचारियों को उनकी व्यावसायिक गतिविधियों से जुड़े खर्चों के लिए लेखा विभाग से एक निश्चित राशि प्राप्त होती है।

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अक्सर, कंपनी की घरेलू गतिविधियों (स्टेशनरी, कार्यालय के कागज, फर्नीचर के टुकड़े, आदि की खरीद) से जुड़े यात्रा व्यय या खर्चों के लिए धन जारी करना होता है। लेकिन वित्त जारी करने से पहले, लेखाकार को उद्यम के निदेशक से एक उचित आदेश या आदेश प्राप्त करना होगा, जो अग्रिम भुगतान की सटीक राशि और उद्देश्य को इंगित करेगा।

खर्च किए जाने के बाद, जिस कर्मचारी को धन प्राप्त हुआ है, वह उद्यम के कैशियर को शेष राशि वापस करने के लिए बाध्य है या, यदि एक ओवररन किया गया था, तो कैश डेस्क से अतिरिक्त धन प्राप्त करने के लिए। यह इस स्तर पर है कि एक दस्तावेज तैयार किया जाता है जिसे कहा जाता है "अग्रिम रिपोर्ट".

खर्चों की पुष्टि कैसे करें

शेष धन को खजांची के कार्यालय में उसी तरह वापस करना असंभव है। लेखा विभाग के विशेषज्ञों को यह पुष्टि करने के लिए आवश्यक है कि जिम्मेदार धन उन उद्देश्यों के लिए खर्च किया गया था जिनके लिए उन्हें प्रदान किया गया था। ऐसे साक्ष्य के रूप में, सबसे पहले, कैश रजिस्टर और रसीदें, ट्रेन टिकट, सख्त रिपोर्टिंग फॉर्म आदि हैं। उपरोक्त सभी दस्तावेजों में स्पष्ट रूप से सुपाठ्य विवरण, तिथियां और राशियां होनी चाहिए।

रिपोर्टिंग नियम

आज तक, रिपोर्ट का कोई एकीकृत, कड़ाई से अनिवार्य नमूना नहीं है, हालांकि, पुराने जमाने के अधिकांश एकाउंटेंट पहले से लागू होने वाले फॉर्म का उपयोग करना पसंद करते हैं। यह समझ में आता है: इसमें सभी आवश्यक जानकारी शामिल है, जिसमें शामिल हैं -

• पैसा जारी करने वाले संगठन के बारे में जानकारी,
• जिस कर्मचारी ने उन्हें प्राप्त किया,
• धन की सही राशि,
• जिन उद्देश्यों के लिए उनका इरादा था।
• यहां किए गए खर्च सभी सहायक दस्तावेजों की कुर्की के साथ दर्शाए गए हैं। इसके अलावा, रिपोर्ट में लेखा कर्मचारियों के हस्ताक्षर शामिल हैं जिन्होंने धन जारी किया और शेष राशि स्वीकार की, साथ ही कर्मचारी जिसके लिए जवाबदेह धन जारी किया गया था।

दस्तावेज़ पर मुहर लगाना आवश्यक नहीं है, क्योंकि यह कंपनी के आंतरिक दस्तावेज़ प्रवाह का हिस्सा है, इसके अलावा, 2016 के बाद से, कानूनी संस्थाएं, पहले की तरह, और व्यक्तिगत उद्यमियों को पूर्ण कानूनी अधिकार है कि वे इसके लिए मुहरों और टिकटों का उपयोग न करें। कागजात की स्वीकृति।

एक दस्तावेज़ एक मूल प्रति में बनाया जाता है, और आपको इसे भरने में देरी नहीं करनी चाहिए - कानून के अनुसार, इसे अधिकतम तीन दिनों में जारी किया जाना चाहिएपैसा खर्च होने के बाद।

चूंकि अग्रिम रिपोर्ट प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज को संदर्भित करती है, इसलिए आपको इसे भरते समय बहुत सावधान रहना चाहिए और गलतियों से बचने का प्रयास करना चाहिए। ऐसे मामलों में जहां इसे टाला नहीं जा सकता है, एक नया फॉर्म भरना बेहतर है।

व्यय रिपोर्ट तैयार करने का एक उदाहरण

दस्तावेज़ के गंभीर शीर्षक और महत्व के बावजूद, इसे भरना बहुत मुश्किल नहीं है।

दस्तावेज़ का पहला भाग उस कर्मचारी द्वारा भरा जाता है जिसे रिपोर्ट के लिए धन प्राप्त हुआ था।

1. शुरुआत में, कंपनी का नाम लिखा जाता है और उसका ओकेपीओ कोड () इंगित किया जाता है - ये डेटा कंपनी के पंजीकरण पत्रों के अनुरूप होना चाहिए। इसके बाद, लेखा रिपोर्ट की संख्या और इसकी तैयारी की तारीख दर्ज की जाती है।
2. बाईं ओर, उद्यम के निदेशक के अनुमोदन के लिए कुछ पंक्तियाँ बची हैं: यहाँ, पूरी रिपोर्ट को पूरा करने के बाद, प्रबंधक को शब्दों, हस्ताक्षर और दस्तावेज़ के अनुमोदन की तारीख में राशि दर्ज करनी होगी।
3. फिर कर्मचारी के बारे में जानकारी आती है: जिस संरचनात्मक इकाई से वह संबंधित है, उसका कार्मिक संख्या, अंतिम नाम, पहला नाम, संरक्षक, इंगित किया गया है, अग्रिम भुगतान की स्थिति और उद्देश्य का संकेत दिया गया है।

बाईं टेबल परजवाबदेह अधिकारी जारी किए गए धन के बारे में जानकारी दर्ज करता है, विशेष रूप से, कुल राशि को इंगित करता है, साथ ही उस मुद्रा के बारे में जानकारी जिसमें इसे जारी किया गया था (यदि अन्य देशों की मौद्रिक इकाइयों का उपयोग किया जाता है)। नीचे शेष राशि या लागत की अधिकता है।

दाहिनी मेज परडेटा एक लेखा विशेषज्ञ द्वारा दर्ज किया गया है। लेखांकन खातों और लेनदेन के बारे में जानकारी यहां दर्ज की गई है, विशेष रूप से, उप-खाते जिसके माध्यम से धन और विशिष्ट राशियां पास होती हैं।

अग्रिम रिपोर्ट (अर्थात व्यय की पुष्टि करने वाले दस्तावेज़) के साथ संलग्नकों की संख्या तालिका के नीचे दर्शाई गई है।

सभी आवश्यक जानकारी भरने के बाद, रिपोर्ट और उससे जुड़े कागजात, मुख्य लेखाकार की जांच करनी चाहिए और रिपोर्ट के लिए स्वीकृत राशि को उचित पंक्ति (शब्दों और अंकों में) में इंगित करना चाहिए।

फिर लेखाकार और मुख्य लेखाकार के ऑटोग्राफ को रिपोर्ट में दर्ज किया जाता है, साथ ही शेष या अनावश्यक रूप से खर्च किए गए धन के बारे में जानकारी - विशिष्ट राशि और नकद आदेश जिसके तहत वह गुजरता है, आवश्यक कोशिकाओं में इंगित किया जाता है। कैशियर जिसने शेष राशि स्वीकार की या ओवरड्राफ्ट जारी किया, वह भी दस्तावेज़ पर अपना हस्ताक्षर करता है।

अग्रिम रिपोर्ट के पीछे संलग्न सभी दस्तावेजों के बारे में जानकारी है: यहां फिट बैठता है

• उनमें से एक पूरी सूची, विवरण, जारी करने की तारीख, नाम, प्रत्येक व्यय की सटीक राशि (लेखा के लिए जारी और स्वीकृत) को दर्शाती है,
• साथ ही उन लेखा उप-खातों की संख्या जिनसे वे गुजरते हैं।

तालिका के नीचे, जवाबदेह व्यक्ति को अपना हस्ताक्षर करना होगा, जो दर्ज किए गए डेटा की सटीकता को प्रमाणित करेगा।

अंतिम खंड (कट-ऑफ भाग) में लेखाकार से एक रसीद शामिल होती है, जिसे रिपोर्टिंग अधिकारी ने लागत साबित करने वाले दस्तावेज सौंपे थे। यहाँ संकेत दिया गया है

• उपनाम, नाम, कर्मचारी का संरक्षक,
• रिपोर्ट संख्या और तारीख,
• खर्च के लिए जारी की गई धनराशि की राशि (शब्दों में),
• साथ ही लागत की पुष्टि करने वाले दस्तावेजों की संख्या।

फिर लेखाकार को अपने हस्ताक्षर और दस्तावेज़ के तहत दस्तावेज़ भरने की तारीख डालनी होगी और इस हिस्से को उस कर्मचारी को स्थानांतरित करना होगा जिसने रिपोर्ट प्रदान की थी।