नमूना रिपोर्ट. आधिकारिक कर्तव्यों की पूर्ति न करने पर ज्ञापन: नमूना

लगभग हर कर्मचारी के पास एक नमूना ज्ञापन होना चाहिए। यह आंतरिक संचार का एक अत्यंत महत्वपूर्ण दस्तावेज़ है, जिसके बिना अधिकांश बड़े संस्थानों का सामान्य कामकाज असंभव है।

मेमो परिभाषा

मेमोरेंडम एक दस्तावेज़ है जिसे नीचे से ऊपर तक सेवा के साथ जानकारी स्थानांतरित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। इसे कार्य करने की प्रक्रिया में घटित होने वाले तथ्यों और घटनाओं के बारे में तत्काल पर्यवेक्षक को सूचित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है।

ज्ञापन में सूचित करने के अलावा, इसे संकलित करने वाला कर्मचारी उन उपायों का सुझाव देता है जिन्हें स्थिति का विश्लेषण करने के बाद लागू करने की आवश्यकता होती है।

लगभग हर विभाग प्रमुख जानता है कि मेमो कैसे लिखना है। इसका एक नमूना हमेशा डेस्कटॉप पर रहता है. रिपोर्ट की संरचना लगभग समान है, लेकिन फोकस थोड़ा अलग है।

मेमो क्षैतिज रूप से, सिर से सिर तक समान स्तर पर भेजे जाते हैं। रिपोर्टें अधीनस्थ से लेकर तत्काल पर्यवेक्षक तक लंबवत रूप से लिखी जाती हैं।

नोट्स के विषय

ज्ञापन लिखने का कारण उद्यम में कोई भी घटना हो सकती है। आजकल, उदाहरण के लिए, किसी कर्मचारी की अशिष्टता के बारे में एक ज्ञापन का नमूना इतना आम नहीं है, लेकिन 30-35 साल पहले भी यह एक व्यापक घटना थी।

आज सरकारी कर्तव्य पूरा न करने, देर से आने की खबरें अधिक आ रही हैं। इन्हें किसी विशेष कर्मचारी या यूनिट की पूरी टीम के अनुरोध को आवाज देने के लिए भी तैयार किया जा सकता है।

इसके अलावा, कर्मचारी उच्च अधिकारियों से प्राप्त निर्देशों के कार्यान्वयन के बारे में सूचित करते हुए रिपोर्ट लिखते हैं, खासकर यदि वे लिखित रूप में दिए गए हों।

औद्योगिक दुर्घटनाएँ, अप्रत्याशित स्थितियाँ या नियोजित गतिविधियाँ भी नियमित रूप से रिपोर्ट लिखने के लिए एक सूचनात्मक अवसर बन जाती हैं। इसलिए, इस दस्तावेज़ का विषय काफी व्यापक है और इसमें उत्पादन प्रक्रिया के सभी पहलुओं को शामिल किया जा सकता है, जिसकी सूचना उच्च अधिकारियों को दी जानी चाहिए।

रिपोर्ट का फोकस

प्रत्येक उद्यम जानता है कि मेमो दो प्रकार के होते हैं: आंतरिक और बाहरी। अधिकतर आंतरिक रूप से उपयोग किया जाता है। वे एक संरचनात्मक इकाई से आगे नहीं बढ़ते हैं और कर्मचारी से तत्काल पर्यवेक्षक के पास भेजे जाते हैं। जिसे भी ऐसी आवश्यकता हो वह इसे लिख सकता है। इसका एक उदाहरण कर्तव्यों के गैर-निष्पादन का एक ज्ञापन है, जिसका एक नमूना प्रत्येक मानव संसाधन विभाग में है।

एक बाहरी रिपोर्ट संरचनात्मक इकाई से आगे जाती है और इसके प्रमुख की ओर से अपने वरिष्ठ को भेजी जाती है। यदि आंतरिक को नियमित A4 शीट पर तैयार किया जा सकता है, तो बाहरी को केवल लेटरहेड पर भेजा जाता है और यूनिट में सील, यदि कोई हो, द्वारा प्रमाणित किया जाता है। लेकिन इन दोनों प्रकारों को GOST के अनुसार सख्ती से तैयार किया जाना चाहिए, अन्यथा उन्हें उद्यम के सामान्य दस्तावेज़ीकरण से जोड़ा नहीं जा सकता है।

आवश्यक वस्तुएँ

GOST के अनुसार, प्रत्येक नमूना ज्ञापन में कुछ विवरण होने चाहिए, जिसके बिना दस्तावेज़ का अस्तित्व समाप्त हो जाता है।

रिपोर्ट उद्यम या उसकी संरचनात्मक इकाई के नाम को दर्शाने वाले विवरण से शुरू होती है। इसके अलावा, साथ ही बयान में, नोट के पते वाले और लेखक को इंगित करने वाली एक सीमा होती है। उनके पदों का पूरा शीर्षक बताना बहुत महत्वपूर्ण है। दस्तावेज़ का शीर्षक एक नई पंक्ति में लिखा गया है, और उसके ठीक नीचे इसका शीर्षक है, जो "संबंधित ..." या "लगभग ..." शब्दों से शुरू होता है। यह पाठक को तुरंत तैयार कर देता है कि दस्तावेज़ के मुख्य भाग में किस प्रकार की जानकारी प्रस्तुत की गई है। मुख्य भाग में दो सशर्त खंड होते हैं। पहले में, घटना का पूरा सार बताया गया है, और दूसरे में, बताए गए अवसर पर कार्रवाई करने के लिए सिफारिशें की जाती हैं या याचिका तैयार की जाती है। रिपोर्ट इसकी प्रतिलेख के साथ संकलक की तारीख और हस्ताक्षर के साथ बंद है।

रिपोर्ट तैयार करने के हकदार व्यक्ति

उद्यम में प्रत्येक व्यक्ति को पता होना चाहिए कि किसी कर्मचारी या किसी घटना के तथ्य पर रिपोर्ट ठीक से कैसे लिखी जाए। यह इस पर निर्भर करता है कि क्या यह वैध होगा और क्या बाद की सभी कार्रवाइयां कानून से परे होंगी।

जिस किसी को भी ऐसी आवश्यकता हो वह इस प्रकार का दस्तावेज़ तैयार कर सकता है। सबसे निचले स्तर के कर्मचारियों द्वारा असाइनमेंट, व्यावसायिक यात्राओं और निरीक्षणों की प्रगति पर जानकारीपूर्ण नोट्स प्रस्तुत करने की अधिक संभावना होती है। कम बार, वे काम करने में विफलता के बारे में अपने सहकर्मियों पर रिपोर्ट तैयार करते हैं।

लेकिन विभागों के प्रमुख अक्सर श्रम अनुशासन की निगरानी करते हैं। इसका उल्लंघन आर्थिक दंड का कारण बनता है. लेकिन इनकी नियुक्ति के लिए मजबूत तर्क देना जरूरी है.

एक नियम के रूप में, एक ज्ञापन के साथ, प्रबंधक को एक व्याख्यात्मक नोट भी प्रस्तुत किया जाता है, जो घटना के अच्छे या बहुत अच्छे कारणों को इंगित करता है। इन दो दस्तावेजों के आधार पर, उद्यम के लिए एक उचित आदेश तैयार किया जाता है।

दंड के औचित्य का साक्ष्य

प्रत्येक कार्मिक विभाग में, किसी भी लेखा विभाग में एक नमूना ज्ञापन होता है। यह दस्तावेज़ एक मजबूत पुष्टि के रूप में कार्य करता है कि कुछ कार्य उचित रूप से किए गए थे।

राज्य के स्वामित्व वाले उद्यमों में, विभिन्न उदाहरणों की सेवाओं द्वारा निरीक्षण अक्सर होते हैं। उन सभी को बजटीय निधियों के नकदी प्रवाह की वैधता की पुष्टि करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। बोनस का अनुचित उपार्जन या वेतन से कटौती एक गंभीर उल्लंघन है जिसके लिए दंड का प्रावधान है।

लेकिन एक ज्ञापन की उपस्थिति, जिस पर कानूनी कार्रवाई की गई थी, इस या उस तथ्य के लिए एक गंभीर औचित्य के रूप में कार्य करती है। एक ज्ञापन अदालती कार्यवाही में भी एक तर्क हो सकता है यदि इसे प्रपत्र के अनुसार तैयार किया गया है और प्राप्तकर्ता द्वारा इसका समर्थन किया गया है जिसने इसे प्राप्त किया है और इसकी सामग्री से खुद को परिचित किया है।

मेमो का प्रचलन

ऐतिहासिक रूप से ऐसा हुआ कि ज्ञापन का स्वरूप, जिसका एक नमूना इस लेख में दिया गया है, निजी व्यवसाय में बिल्कुल भी जड़ जमा नहीं सका। निजी व्यक्तियों के स्वामित्व वाली फर्मों और उद्यमों में, उत्पादन के मुद्दों को मौखिक रूप से या ऑर्डर तैयार करके हल करने की अधिक प्रथा है। यह इस तथ्य के कारण है कि व्यवसाय में इसे नियंत्रित करने वाले बहुत कम बाहरी निकाय हैं, जिन्हें आपको कुछ कार्यों की वैधता के बारे में रिपोर्ट करने की आवश्यकता नहीं है। लेकिन यहां भी उन रिपोर्टों के लिए जगह है जो वित्तीय कारोबार से संबंधित हैं, क्योंकि कर अधिकारियों का नियंत्रण अभी भी मौजूद है।

सार्वजनिक संस्थानों में, ज्ञापन एक सामान्य घटना है। वे प्रत्येक अधीनस्थ को इसे सुरक्षित रूप से खेलने की अनुमति देते हैं, दस्तावेज़ के साथ-साथ समस्या को हल करने की ज़िम्मेदारी उसके तत्काल वरिष्ठ को हस्तांतरित करते हैं।

एक कर्मचारी के लिए ज्ञापन का एक उदाहरण

किसी कर्मचारी द्वारा आधिकारिक कर्तव्यों को पूरा न करने या श्रम अनुशासन के उल्लंघन के तथ्य पर सबसे सरल रिपोर्ट तैयार की जाती है।

हम दस्तावेज़ को इकाई के नाम से शुरू करते हैं: "कृषि अनुसंधान संस्थान का सूचना विभाग।" इसके बाद, हम एक कैप लिखते हैं: "सूचना विभाग के प्रमुख, इवानोव आई.आई. तीसरी श्रेणी के प्रोग्रामर, पेट्रोव पी.पी. से।"

रिपोर्ट के मुख्य भाग में, हम नोट का सार बताते हैं: “मैं आपके ध्यान में लाता हूं कि जूनियर प्रोग्रामर इवान इवानोविच सिदोरोव 06/02/2011 को 2 घंटे देर से और अत्यधिक नशे की हालत में काम पर आए थे। उल्लंघनकर्ता ने वैध कारण और उनके सबूत नहीं दिए, लेकिन मेरे प्रति खुली अशिष्टता के साथ अनुरोध का जवाब दिया। श्रम अनुशासन के ऐसे उल्लंघनों की नियमितता को ध्यान में रखते हुए, मैं फटकार के साथ सजा के उचित उपाय करने और 2 घंटे के लिए उसके काम के भुगतान के बराबर मजदूरी पर जुर्माना लगाने का प्रस्ताव करता हूं, जिसके दौरान सिदोरोव आई.आई. काम पर नहीं था।

रिपोर्ट एक प्रतिलेख के साथ तारीख और हस्ताक्षर के साथ बंद हो जाती है।

यदि आप रिपोर्ट के प्रत्येक नमूने का ध्यानपूर्वक अध्ययन करें, तो यह ध्यान देने योग्य हो जाएगा कि वे सभी सख्त आधिकारिक व्यावसायिक शैली में डिज़ाइन किए गए हैं। इससे हटकर बोलचाल की शैली में उनके विवरण के साथ विस्तार में जाने का कोई मतलब नहीं है। पाठ जितना अधिक स्पष्ट और संक्षिप्त होगा, वह वास्तविक रिपोर्ट के उतना ही करीब होगा।

वर्णित घटना का विश्लेषण करना सुनिश्चित करें और इस मामले पर अपनी सिफारिशें दें। इसका मतलब यह नहीं है कि ऐसा होगा. प्रमुख को स्वयं निर्णय लेने का अधिकार है कि क्या प्रतिबंध लेना है, लेकिन अधिक बार वह रिपोर्ट के संकलनकर्ता के प्रस्तावों से सहमत होता है, क्योंकि उसके पास सभी विवरणों में जाने का समय नहीं होता है।

याद रखें, एक ज्ञापन एक पूर्ण कानूनी दस्तावेज है, जिसकी प्रामाणिकता के लिए आप अपने स्वयं के हस्ताक्षर की गारंटी देते हैं।