व्यावसायिक यात्रा के लिए कार्य असाइनमेंट - इसे सही तरीके से कैसे लिखें?

समय-समय पर, कुछ उत्पादन लक्ष्यों को पूरा करने के लिए, एक आर्थिक इकाई का प्रबंधन उद्यम में काम करने वाले लोगों को व्यावसायिक यात्रा पर भेज सकता है। साथ ही, यह कई दस्तावेज़ तैयार कर सकता है, जिनमें से मुख्य एक आदेश है। हालाँकि, इसमें संपीड़ित रूप में जानकारी शामिल है; इसके विवरण के लिए, व्यावसायिक यात्रा के लिए व्यावसायिक असाइनमेंट लिखने की भी सिफारिश की जाती है।

पिछले सरकारी डिक्री के उन्मूलन के साथ, जिसने भेजने की प्रक्रिया को विनियमित किया, कई दस्तावेज़ अनिवार्य नहीं रह गए हैं। नए मानदंड यह स्थापित करते हैं कि व्यावसायिक यात्रा पर भेजने के लिए प्रशासन की ओर से एक आदेश जारी किया जाना चाहिए।

इसलिए, अन्य सभी दस्तावेज़ मौजूदा उत्पादन आवश्यकताओं के आधार पर लागू किए जा सकते हैं। उद्यम द्वारा कौन से प्रपत्र उपयोग किए जाते हैं, यह किसी न किसी उद्यम में तय होता है।

किसी कर्मचारी को व्यावसायिक यात्रा पर भेजने के लिखित आदेश में पहले से ही उद्देश्य और उद्देश्यों के बारे में जानकारी होती है। लेकिन ये सारी जानकारी सामान्य वाक्यांशों में चलती है. इसलिए, यह अनुशंसा की जाती है कि आप अभी भी व्यावसायिक यात्रा पर भेजने के लिए नौकरी असाइनमेंट का उपयोग करें, जो कर्मचारी के लिए प्रबंधन द्वारा निर्धारित सभी कार्यों का विस्तार से वर्णन करता है।

यह दस्तावेज़ कौन तैयार करता है और क्या इसके बिना ऐसा करना संभव है?

व्यावसायिक यात्रा के लिए व्यावसायिक असाइनमेंट उस समय जारी किया जाता है जब निदेशक किसी कर्मचारी को व्यावसायिक यात्रा पर भेजने का निर्णय लेता है। इसलिए, आगामी व्यावसायिक यात्रा के मुख्य लक्ष्य और उद्देश्य उसे ही निर्धारित करने चाहिए।

मौखिक रूप से, वह कार्मिक विभाग के एक कर्मचारी को नौकरी का कार्यभार सौंप सकता है, जो बाद में उसके शब्दों से इस दस्तावेज़ को तैयार करेगा। कंपनी निःशुल्क फॉर्म का उपयोग कर सकती है या एकीकृत टी-10 मानक का उपयोग कर सकती है।

इसके अलावा, यदि आवश्यक हो, तो एक व्यावसायिक इकाई अपना स्वयं का फॉर्म विकसित कर सकती है, जिसे भविष्य में व्यावसायिक यात्रा जारी होने पर भरा जाएगा। बड़े उद्यमों में, यह जिम्मेदारी संरचनात्मक प्रभागों के प्रमुखों को हस्तांतरित की जा सकती है, जो आगामी यात्रा के लक्ष्यों और उद्देश्यों को बिंदुवार निर्धारित कर सकते हैं।

लेकिन कंपनी के प्रमुख को ही कार्य असाइनमेंट पर हस्ताक्षर करना होगा।

चूंकि असाइनमेंट एक अनिवार्य दस्तावेज नहीं है, इसलिए यात्रा का उद्देश्य कर्मचारी के प्रमुख द्वारा तैयार मेमो में या सीधे यात्रा के आदेश में दर्शाया जा सकता है। और साथ ही, यदि नेता व्यक्तिगत रूप से यात्रा पर जाता है, तो वह यह दस्तावेज़ अपने लिए नहीं बना सकता है।

ध्यान!दूसरी ओर, यदि इस दस्तावेज़ का निष्पादन व्यावसायिक यात्राओं पर विनियमन में अनिवार्य के रूप में इंगित किया गया है, तो जिम्मेदार कर्मचारी इसे तैयार करने के लिए बाध्य है, भले ही इसमें इंगित जानकारी अन्य रूपों से जानकारी की नकल करती हो।

कर्मचारी को व्यावसायिक यात्रा पर किस दस्तावेज़ के आधार पर भेजा जाता है?

2015 से, विधायी स्तर पर व्यावसायिक यात्राएं जारी करने के नियम बदल दिए गए हैं। तब से, आधिकारिक असाइनमेंट वैकल्पिक हो गया है, और एकमात्र दस्तावेज़ जिसे भरने की आवश्यकता है वह एक व्यापार यात्रा आदेश बन गया है।

इसके लिए आमतौर पर मानक फॉर्म टी-9 का उपयोग किया जाता है, या इसे लेटरहेड पर तैयार किया जाता है।

आदेश में यात्रा के लिए तीन मुख्य शर्तें निर्दिष्ट होनी चाहिए - किस कारण से, किस अवधि के लिए और कहाँ:

• यात्रा का उद्देश्य एक मेमो, कार्य असाइनमेंट या अन्य दस्तावेज़ द्वारा निर्धारित किया जाता है, जो कर्मचारी को यात्रा पर भेजने का आधार है;
• व्यवसाय यात्रा की अवधि में प्रस्थान से लेकर आगमन तक के सभी दिन शामिल होने चाहिए, जिसमें कर्मचारी के सड़क पर रहने की अवधि भी शामिल होनी चाहिए;
• व्यावसायिक यात्रा का स्थान - आपको देश, शहर और कंपनी निर्दिष्ट करनी होगी। यदि यात्रा लंबी मानी जाती है और कई बिंदुओं को कवर करेगी, तो उन सभी को क्रम में इंगित करना आवश्यक है। इसके अलावा, ऐसी स्थिति उत्पन्न हो सकती है जब मेजबान संगठन अज्ञात हो (उदाहरण के लिए, यदि कर्मचारी नए व्यावसायिक भागीदारों की तलाश के लिए यात्रा करता है), तो इसे छोड़ा जा सकता है।

ध्यान!इस प्रकार, उन्होंने अग्रणी भूमिका निभाई। हालाँकि, यदि कंपनी असाइनमेंट और यात्रा प्राधिकरण का उपयोग जारी रखना चाहती है, तो उसे यात्रा विनियमों में इसका उल्लेख करना सुनिश्चित करना होगा।

फॉर्म और नमूना कार्य असाइनमेंट डाउनलोड करें

फॉर्म को वर्ड फॉर्मेट में डाउनलोड करें।

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व्यावसायिक यात्रा के लिए कार्य असाइनमेंट कैसे लिखें?

दस्तावेज़ भरते समय, कंपनी का पूरा नाम ऊपरी भाग में लिखा जाता है, और उसका पंजीकरण कोड ओकेपीओ निर्देशिका के अनुसार दाईं ओर एक विशेष फ़ील्ड में लिखा जाता है।

आगे, फॉर्म के नाम के सामने, उसका क्रमांक और जारी करने की तारीख दर्शाई गई है।

इसके बाद अगले कॉलम में पूरा नाम लिखा जाता है. कर्मचारी, दाहिनी ओर उसके कार्मिक संख्या को इंगित करने के लिए एक जगह है।

दस्तावेज़ का मुख्य भाग एक तालिका है जिसमें जानकारी दर्ज की जानी चाहिए।

कॉलम क्रमांकित हैं:

• 1 - उद्यम प्रभाग का नाम दर्शाया गया है जहां कर्मचारी काम करता है;
• 2 - स्टाफ सूची के अनुसार उसकी स्थिति;
• 3 - उस देश और शहर का नाम जहां उसे यात्रा पर भेजा गया है;
• 4 - उस कंपनी का नाम जिसमें कर्मचारी भेजा गया है;
• 5, 6 - तारीखें जिन पर यात्रा शुरू और समाप्त होती है;
• 7 - कर्मचारी की व्यावसायिक यात्रा में लगने वाले दिनों की कुल संख्या;
• 8 - काम के दिनों की संख्या, यानी सड़क पर रहने को ध्यान में रखे बिना;
• 9 - उस कंपनी का नाम जो यात्रा व्यय का वित्तपोषण करती है;
• 10 - किसी कर्मचारी को व्यावसायिक यात्रा पर भेजने का आधार।

इसके बाद दो कॉलम वाली एक और तालिका आती है:

• 11 - उस उद्देश्य या कार्य को इंगित करना आवश्यक है जिसे कर्मचारी को पूरा करना होगा। आप यहां विभिन्न कार्यों के साथ कई पंक्तियां दर्ज कर सकते हैं;
• 12 - इस कॉलम में कार्य पूरा करने के बाद, कर्मचारी व्यक्तिगत रूप से इसके कार्यान्वयन पर संक्षेप में रिपोर्ट करता है।

व्यावसायिक यात्रा के असाइनमेंट पर उस विभाग के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षर किए जाने चाहिए जहां कर्मचारी काम करता है। इसके अलावा यात्रा पर जाने वाला व्यक्ति भी अपनी पेंटिंग लगाता है।

ध्यान!नीचे एक कॉलम दिया गया है जिसमें इकाई के प्रमुख को व्यावसायिक यात्रा पर यात्रा के परिणामों का सारांश देना होगा, अपना डेटा इंगित करना होगा और हस्ताक्षर करना होगा।

इसके अलावा, दस्तावेज़ पर उद्यम के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं जो स्थिति और व्यक्तिगत जानकारी को दर्शाता है।