Total Network Inventory 4 Профессиональная предоставляет мощные инструменты для инвентаризации программного обеспечения на предприятии и управления лицензиями. Представляем модуль Учета ПО и лицензий.

Инвентаризация ПО

Все программное обеспечение, найденное на ваших компьютерах с Windows и Mac OS X, собрано в один список с возможностью гибкого поиска и фильтрации. С легкостью ищите и изучайте программы и их установки, отмечайте важное, назначайте теги, добавляйте комментарии и не только.

Учет лицензий

Храните данные о каждой лицензии, которой вы обладаете, вместе с ее параметрами, лицензионными ключами, датой истечения и сопроводительными документами: инвойсами, пользовательскими соглашениями и т.п.

Лицензионный статус

Данные об установках программ и имеющихся лицензиях становятся по-настоящему полезными при вычислении лицензионного статуса. Узнайте, где лицензий не хватает, а где есть лишние. Получите исчерпывающую информацию о проблемах с лицензиями.

Отчеты

Стройте быстрые и подробные отчеты о любом аспекте вашей базы ПО: например, список установок, сводка по лицензированию или простой список всех проблем с лицензиями. Копируйте, экспортируйте и печатайте отчеты во множестве форматов.

Прочие функции

Отслеживайте наличие ПО на указанных устройствах. Объединяйте разные версии одной и той же программы. Используйте регулярные выражения при поиске. Узнавайте о неизвестных приложениях с помощью быстрого поиска в Google или ссылок на сайты разработчиков.

Все программы в одном списке

TNI 4 ведет учет программного обеспечения: собирает данные о ПО, установленном на устройствах с Windows или Mac OS X и демонстрирует их в максимально удобном виде. Мгновенный поиск позволяет искать приложения по названию и версии, а с помощью фильтров можно увидеть все приложения от одного издателя, программы, установленные на отдельных компьютерах и так далее. Поиск и фильтры можно применять в любых комбинациях.

Обзор распределения установок

Выберите одну или несколько программ в списке, чтобы моментально узнать, где они установлены.

Лицензия - это не просто число

Многие системы учета лицензий представляют лицензию в виде "количества активаций". С настоящими лицензиями все сложнее.

Приобретя лицензию на программное обеспечение, добавьте ее в вашу базу данных и свяжите с соответствующей программой. Укажите цену, дату покупки и дату истечения действия.

Настройте модель лицензирования, которую использует новая лицензия. Предоставляет ли она лицензионный ключ? Возможно, несколько ключей? На сколько установок каждый из них рассчитан?

Добавьте сопутствующую информацию, включая документы, изображения или любые необходимые файлы.

Создавайте столько лицензий, сколько нужно, и эффективно управляйте ими.

После того, как вы создали и настроили лицензию, вы автоматически узнаете лицензионный статус вашего ПО.

Самое важное

TNI 4 автоматически вычисляет лицензионный статус, опираясь на подробные сведения об установках ПО в вашей сети и на информацию о ваших лицензиях и их свойствах.

Вы можете увидеть лицензионный статус каждой программы или каждой лицензии. Цветовое кодирование поможет сразу увидеть проблемы. Просто щелкните по описанию статуса, чтобы увидеть подробное объяснение причин проблемы.

Сканер автоматически обнаруживает ключи для некоторых программ. Все установки с ключами, не связанные с лицензией, появятся в специальном разделе.

Лицензионный статус поддерживается в актуальном состоянии и отражает изменения в сети.

Отслеживание установок ПО

Как сетевой администратор, вы ожидаете, что некоторые приложения будут установлены на одних устройствах и не установлены на других. С помощью инструмента для отслеживания установок вы можете отметить любую программу как Обязательную для одной группы компьютеров и/или Запрещенную для другой.

Объединение разных версий

Младшая версия программного обеспечения почти никогда не играет роли. TNI позволяет объединять разные версии в одну строку, тем самым делая жизнь проще. Младшие версии все еще можно увидеть в списках установок.

В любой момент объединение можно отменить.

Регулярные выражения

С помощью регулярных выражений можно создавать хитрые запросы. Их можно сохранять и использовать повторно.

Программное обеспечение, благодаря которому компьютеры из груды железа становятся ценностью, имеют определенные особенности бухгалтерского учета. Связаны они с тем, что у программ отсутствует материально-вещественная осязаемая форма. Кроме того, при приобретении их собственник получает не какую-либо вещь, а лишь право пользоваться ею. Это касается офисных и специализированных программ, например, 1-С Бухгалтерии, антивирусов. Как же правильно оформить и зафиксировать в бухгалтерском учете расходы на их приобретение?

Как оформить?

Бухгалтерский учет программного обеспечения, как и учет прочего имущества и обязательств предприятия, основан на документальном оформлении. Основным документом, подтверждающим величину расходов на приобретение лицензионной программы, является лицензионный договор. В соответствии с ним лицензиар или обладатель прав на программное обеспечение должен предоставить предприятию, которое в этом случае выступает лицензиатом, право на использование программного обеспечения в соответствии с условиями, указанными в договоре. В этом документе в обязательном порядке следует прописать размер вознаграждения собственнику (стоимость программы) и срок его действия. В случае, когда по каким-либо причинам срок не прописан, то он приравнивается к 5 годам. Лицензионный договор и другие сопроводительные документы могут иметь разную форму, которая зависит от того, каким способом приобреталась программа.

Варианты пакета документов при покупке программы

Перечисленные первичные документы позволяют зафиксировать затраты на покупку программного продукта в бухгалтерии.

Способы отражения издержек

Вариант отражения издержек на покупку программы для ЭВМ зависит от того, в каком виде ее продали. Программа могла быть сразу установлена на компьютере или же продаваться на отдельном электронном носителе. Также порядок учета издержек на покупку программы зависит того, как она воздействует на функционирование компьютера в качестве объекта основных фондов.

Например, без установленной операционной системы компьютер работать не может и становится бесполезным. Значит, расходы, связанные с ее установкой, следует отнести на увеличение первоначальной стоимости ЭВМ. Но вполне возможно, что на компьютере уже установлена какая-то другая оболочка, которая позволяет ему работать, и новая программа покупается по отдельному договору обособленно от него. В этом случае затраты на покупку дополнительного программного обеспечения не относят на увеличение стоимости основного средства, а учитывают их как прочие расходы.

Бухгалтерский учет, когда получены исключительные права

Исключительными правами на программу обладает ее владелец, который:

• сам создал ее;
• заказал и оплатил ее разработку при условии того, что в договоре обозначен переход исключительного права к заказчику;
• купил ее вместе с исключительным правом, что нашло отражение в договоре купли-продажи
• в редких случаях исключительное право передается путем оформления исключительной лицензии, означающей разрешение использования программы кому-то одному.

В случае, когда вместе с программой покупатель приобретает и исключительные права не нее, затраты, связанные с покупкой не могут увеличить стоимость основных фондов. Это нематериальные активы.

Когда программное обеспечение создано собственными силами предприятия и разработчик получает в результате этого исключительные права при наличия патента или аналогичного документа, подтверждающего эти права, стоимость программы учитывается как нематериальные активы:

Дт08 Кт 10, 69, 70, 02 – издержки на создание программы;

Дт04 Кт08 – списание затрат на стоимость программного обеспечения при принятии его к учету.

При покупке программы с исключительными правами:

Дт08 Кт60, 76 – стоимость купленного программного обеспечения при условии передачи исключительных прав;

Дт60 Кт51 – перечислены денежные средства продавцу за программу;

Дт19 Кт60, 76 – НДС по купленному программному обеспечению;

Дт04 Кт08 – программное обеспечение принято к учету в качестве нематериального средства.

По мере эксплуатации программы необходимо отразить начисление амортизации:

Дт20, 23, 25, 26, 44 Кт05

Бухгалтерский учет, когда права неисключительные

Если ПО приобретается вместе с компьютером

Если программное обеспечение устанавливается на новый компьютер при покупке, то затраты, связанные с его приобретением, включаются в стоимость основного средства. Такие издержки в будущем будут списаны постепенно по мере износа компьютера.

Пример 1. Организация купила компьютер и операционную систему для него. Стоимость ЭВМ по договору составила 26000 рублей (в т.ч. НДС 4000 рублей), цена программного обеспечения 4000 рублей (в т.ч. НДС 580 рублей). Новый собственник установил для себя срок полезного использования операционной системы в 2 года.

Записи в бухгалтерском учете:

Если ПО приобретается отдельно

Если компьютерная программа приобретается по неисключительным правам в дополнение к использующимся программам, то стоимость ее не относится на основные фонды, а учитывается как расходы. При условии применения программы для производства продукции, продажи товара или управления предприятием издержки необходимо включить в расходы по обычным видам деятельности.

Поскольку наиболее распространена ситуация, когда сначала программу оплачивают, а затем на протяжении нескольких лет она используется, то речь идет о расходах будущих периодов, для учета которых предусмотрен счет 97 «Расходы будущих периодов». Это значит, что сначала затраты учитывают на счете 97, а затем на протяжении срока использования программы равными долями списывают на счета 20,23, 25, 44 в соответствии с планом счетов, закрепленным учетной политикой. Срок полезного использования можно определить по лицензионному договору в случае, если он там отражен. Если такой срок не указан в соглашении, то предприятие самостоятельно установит его.

Дт60, 76 Кт51 – перечислены средства поставщику за программное обеспечение;

Дт97 Кт60, 76 – расходы, связанные с покупкой программы;

Дт20, 25, 26, 44 Кт97 – списана ежемесячно часть расходов по программному обеспечению.

Пример 2. Организация купила программу 1-С Бухгалтерия. Цена программы 40000 рублей (в т.ч. НДС 5800 рублей). В лицензионном договоре срок полезного использования программы установлен равным 2 годам.

Записи в бухгалтерском учете:

Проводка		Содержание хозяйственной операции	Сумма
Дебет	Кредит
97	60	Расходы на покупку программы	34200
19	60	НДС по приобретенной программе	5800
68	19	НДС к зачету	5800
26, 44	97	Ежемесячное включение в затраты	1425

Издержки по переустановке и восстановлению ПО

Иногда программное обеспечение может выходить из строя и техника без него функционировать не сможет. В таком случает затраты на его повторную установку можно отнести на ремонт основных фондов:

• в расходы по обычным видам деятельности, если техника применяется в обычной деятельности предприятия;
• в прочие расходы, если техника применяется для получения прочих доходов.

Ответы на актуальные вопросы по бухгалтерскому учету компьютерных программ

Вопрос 1. Организацией куплено программное обеспечение с неисключительными правами. Как правильно учитывать издержки по его покупке в бухгалтерии?

Ответ. Объекты, поступившие по лицензионному договору с неисключительными правами, не могут включаться в состав нематериальных активов. Можно рассматривать это как получение нематериальных активов в пользование, ведь права собственности на них у покупателя не возникло. В связи с чем пользователь отражает стоимость программы за балансовом на счете 012 «Нематериальный актив, полученный в пользование на основании лицензионного договора». Когда организация прекратит использование этого объекта, то стоимость его будет списана с указанного забалансового счета. При этом сумма, которая была перечислена за право пользования программой, учитывается в качестве расходов будущих периодов и должна быть списана в течение срока использования, указанного в договоре или установленного организацией самостоятельно.

Вопрос 2. Как учесть расходы по покупке программы с исключительными правами?

Ответ. Такая программа должна быть включена в состав нематериальных активов, если единовременно исполняются два условия:

• расходы на ее приобретение более 100000 рублей;
• срок использования не менее двух лет.

В противном случае эти издержки следует включить в расходы предприятия.

Вопрос 3. Предприятие, занимающееся очисткой воды, не может осуществлять свою деятельность без специальной компьютерной программы, вышедшей из строя и требующей переустановки. Как правильно учитывать издержки на ее восстановление?

Ответ. Издержки, возникшие при переустановке программы, необходимо отнести на ремонт основных фондов в составе расходов по обычным видам деятельности.

Дт19 Кт 60 – НДС по затратам на восстановление ПО;

Дт20 Кт60 – издержки по восстановлению ПО;

Дт68 Кт19 – НДС к вычету.

Вопрос 4. Предусмотрена ли какая-либо ответственность для руководителя при использовании на предприятии нелицензионного программного обеспечения?

Ответ. Да, за использование нелицензионных программ предусмотрена ответственность для руководителя организации.

Вопрос 5. Учитываются ли издержки, возникшие при покупке ПО с неисключительными правами, при начислении налога на прибыль?

Ответ. Если у покупателя не возникло исключительных прав на купленное ПО, то издержки, связанные с его покупкой, нельзя отражать в стоимости нематериальных активов. Поэтому они включаются в расходы в том периоде, к которому относятся, вне зависимости от того, когда выплачены денежные средства поставщику. Период расходов должен устанавливаться по сведениям лицензионного договора. Если в этом документе не отражен срок эксплуатации ПО, допускается его установление предприятием по своему усмотрению. В основу учета нужно поставить принцип равномерности признания доходов и расходов. Если продолжительность службы программы не прописана в договоре, предприятие может включить издержки, связанные с ее покупкой, в расходы единовременно всей суммой при определении налога на прибыль.

Ведение учета

В наших системах реализован трехуровневый в зависимости от требуемой точности и степени автоматизации. Каждый уровень по-своему хорош. Это сделано потому что не все люди хотят учитывать все программы, которые у них есть т.к. это довольно трудоемко и возможно иногда лишено смысла. Если Вы работаете в небольшой фирме, то Вам возможно подойдет более простой учет программ, построенный только на учете лицензий на ПО, которые Вы приобрели.

В случае, когда Вам поручено учитывать программное обеспечение , например, в серьезном банке со строгой системой информационной безопасности, где пользователям запрещено самостоятельно устанавливать дополнительные программы, т.к. это может привести к образованию дыр в системе безопасности и возможно в будущем послужит причиной утечки важной информации используется другой вариант. В этом случае Вам подойдет уровень полного , когда контролируется все устанавливаемое ПО. Также наши системы учет софта позволяют определять список программ, установленных в компьютерной сети организации и контролировать инсталляцию и удаление ПО.

Есть ещё и промежуточный вариант, менее строгий чем предыдущий уровень.

Справочник софта организации

Прежде всего при все программы, которые есть в фирме предлагается каталогизировать, т.е. создать один общий справочник всех программ, которые есть в организации. При этом для каждой учитываемой программы нужно задать. Дополнительно можно указать Тип программного обеспечения , Данные о разработчике .

Более того, типы ПО и производителя софта также хранятся в отдельных справочниках чтобы избежать не нужного дублирования одних и тех-же наименований.

Данный подход позволят получать отчеты по учитываемому программному обеспечению в разрезе наименования и версии программы, а также можно получить список всех программ заданного типа или определенного производителя. Согласитесь, что это очень удобно!

Учет лицензий на ПО

Далее поговорим про первый, самый важный уровень в учете программного обеспечения это инвентаризация всех используемых лицензий на ПО. В программе сделан специальный каталог Лицензии где Вы можете вводите данные об лицензиях на ПО. Указывается Наименование лицензии , Количество лицензий , Количество пользователей , Дата лицензии , Дата окончания лицензии и т.д.

Вообще, лицензии на ПО бывают разных типов. Может быть одна лицензия на один компьютер, или лицензия на определенное количество пользователей. Всевозможные типы лицензий могут быть учтены в нашей программе.

Для инсталляции лицензии в программе Hi-Tech Manager в контекстном меню списка лицензий выбираем пункт меню Места инсталляций . Затем, в открывшемся окне Программное обеспечение в поле Рабочее место/Сотрудник выбираем то рабочее место или сотрудника где мы хотим инсталлировать учитываемое программное обеспечение . Затем нажимаем на кнопку Добавить .

Так как в принципе одна лицензия может быть на несколько пользователей, то для учета инсталляций софта мы используем понятие Число возможных инсталляций лицензии = Количество лицензий * Количество пользователей . В списке лицензий указывается Остаток возможных инсталляций . После каждой инсталляции это значение уменьшается на единицу.

Второй уровень

Данный уровень позволяет вести учет программного обеспечения непосредственно на каждом рабочем месте или у сотрудника. Он более подробный и соответственно трудоемкий чем первый. В программе Hi-Tech Manager в окне Размещение оборудования в контекстном меню у каждого рабочего места или сотрудника выбираем пункт Программное обеспечение . Перед Вами отображается список программ, закрепленным за данным сотрудником или рабочим местом.

Здесь Вы можете добавлять новые программы и удалять старые. Для добавления новой программы выбираем её используя кнопку Поиск в списке затем нажимаем на кнопку Добавить . Для удаления какой-либо программы находим её в списке, потом нажимаем на кнопку Удаление .

Форма Данные по оборудованию - Программное обеспечение также позволяет выполнять прикрепление программ к рабочим местам или сотрудникам. Кроме этого в верхней части формы расположены дополнительные поля, заполняя которые можно получить список учитываемого программного обеспечения в разрезе типа, поставщика, периода установки и т.д.

Третий уровень

Данный уровень характеризуется полным, тотальным контролем плюс дополнительно используются средства инвентаризации ПО в компьютерной сети с последующим импортом в базу данных. И так что-же представляет собой третий уровень? Очевидно, что он включает в себя предыдущие два плюс что-то ещё.

Это значит, что Вы ведете учет лицензий на ПО, учет программного обеспечения по рабочим местам и сотрудникам и используете журнал Изменения конфигурации плюс Общий импорт .

Автоматически список установленных или удаленных программ получается после повторного определения конфигурации всей оргтехники в сети, затем смотрим журнал изменений конфигураций. В нем указывается имя компьютера в сети и событие Установлена программа … , Удалена программа … . Сканирование можно проводить по расписанию, например, раз в день, или пару раз в неделю, как сочтёте лучшим.

Теперь поговорим о полной автоматике. Это у нас Общий импорт . Собственно говоря, этот модуль автоматом закрепляет все обнаруженные программы в сети фирмы к определенным рабочим местам или сотрудникам ориентируясь на имя компьютера. Если имена совпадают, то программа полагает что компьютер найден и по сути сама делает второй уровень учета программного обеспечения . Различие между человеком состоит в том, что программа добавит весь софт, в то время как человек может выделить более важный и не добавлять второстепенные программы.

Отчетность

Программа Hi-Tech Manager позволяет получить отчет в Excel или Open Office по установленному ПО на каждом рабочем месте и у сотрудника. В качестве фильтра Вы можете задать период установок, тип учитываемого программного обеспечения или его наименование.

Еще может быть распечатан каталог всего софта организации.

Заключение

Наконец-то то мы с Вами закончили рассмотрение всех возможных алгоритмов учета программного обеспечения , которые реализованы в наших системах. Я надеюсь, что Вам понравилось, т.к. мы старались удовлетворить все возможные потребности наших заказчиков.

Вы сами можете выбрать какой уровень учета программ из трех использовать в работе. Можно начать с самого простого учета лицензий, если этого будет не хватать, то в любое время можете подключить второй или третий уровень. Пожелаем Вам успехов в этом нелегком деле!

Е.М. Филина, аудитор

Лицензионные программы: проблемы учета

Как в бухгалтерском учете и для целей налогообложения прибыли учитывать лицензионные программы

Упомянутые в статье судебные решения можно найти: раздел «Судебная практика» системы КонсультантПлюс

Какое-то время назад многие люди даже не знали о существовании компьютерных программ и тем более не представляли себе, что их можно продавать и покупать. Сейчас же программное обеспечение (ПО) прочно вошло в повседневную жизнь и часто стоит немалых денег. О том, как правильно учесть ПО, мы и расскажем.

Программы «исключительные» и нет

Исключительное право на программу есть у правообладателя. Упрощенно говоря, правообладатель - это тот, кто создал программу сам, или заказал ее по договору разработки (в котором предусмотрено, что исключительное право передается заказчику), или купил ее по договору об отчуждении исключительного права. В этой статье мы не будем рассказывать об учете исключительных прав. Правообладатель может разрешить другим лицам пользоваться своей программой. Такое разрешение оформляется лицензионным договором (от лат. li-cen-tia - право, разрешение). В нем должно быть написано, каким образом и сколько времени можно пользоваться программой (если срок не указан, то он признается равным 5 годам)п. 4 ст. 1235 ГК РФ . Если правообладатель разрешает пользоваться программой кому-то одному - это исключительная лицензия. Но так бывает редко. Чаще всего правообладатель, выдавая лицензию, оставляет за собой право разрешить пользоваться программой и другим лицам. Такая лицензия называется неисключительной. И неважно, сколько фактически лицензий выдал правообладатель - одну или несколько. Именно на основании неисключительной лицензии компании пользуются операционной системой Win-dows, пользовательскими программами Word, Excel, In-ter-net Explo-rer, Pow-er Point, бухгалтерскими программами и т. д.

Бухучет лицензионных программ: НМА или РБП?

Принято считать, что только затраты на программы, на которые есть исключительные права, можно признать НМА, а затраты на программы, которыми пользуются по лицензии (далее будем называть их лицензионными программами), нужно признавать в учете и отчетности расходами будущих периодов (РБП) и списывать на расходы в течение срока действия договор ап. 39 ПБУ 14/2007 . Эти затраты (если вы планируете использовать программу более года) нужно отразить в разделе баланса «Внеоборотные активы». Для этого можно самостоятельно завести в разделе 1 баланса строку «Лицензионные программы» или «Расходы будущих периодов »Письмо Минфина от 12.01.2012 № 07-02-06/5 .

В то же время часть экспертов придерживается другой позиции. Они считают, что затраты на приобретение любого лицензионного ПО признаются в качестве НМА (если программа будет использоваться свыше 12 месяцев), так как исключительное право не может выступать критерием для квалификации затрат в качестве актив ап. 7.2.2 Концепции бухгалтерского учета в рыночной экономике России . Ведь факты хозяйственной жизни должны отражаться в бухучете, прежде всего, исходя из их экономического содержания, а не правовой формы (требование приоритета содержания перед формой)п. 6 ПБУ 1/2008 . В данном случае содержание заключается в способности программы приносить организации экономические выгоды тем или иным способом. Правообладатель может получать доходы от продажи прав на использование программы, обладатель лицензии - от использования программы в деятельности. Оба они, бесспорно, имеют полное право на получение тех экономических выгод, которые принесет программа. Изложенная позиция соответствует МСФО (IAS) 38 «Нематериальные активы »п. «б» п. 12 IAS 38 . Согласно этому Международному стандарту актив может быть признан НМА независимо от того, можно ли права на него передавать или отделять от предприятия.

Этой позиции придерживается и представитель Минфина.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

Начальник отдела методологии бухгалтерского учета и отчетности Департамента регулирования государственного финансового контроля, аудиторской деятельности, бухгалтерского учета и отчетности Минфина России

“ Согласно п. 3 ПБУ 14/2007 одним из условий признания актива в качестве НМА является наличие у организации права на получение экономических выгод. В случае с программным обеспечением, которым организация пользуется по лицензии, права организации на получение экономических выгод от использования программы подтверждаются лицензионным договором. Следовательно, неисключительные права на использование программ могут признаваться в качестве НМА. Исключительное право на результат интеллектуальной деятельности не может применяться в качестве критерия признания НМА, за исключением случая, когда без такого права организация не имеет возможности извлекать экономические выгоды из актив а” .

Аудиторы, в принципе, тоже согласны с тем, что права пользования программой - это НМА. Но, хотя российский бухучет постепенно сближается с МСФО, некоторые действующие ПБУ еще содержат устаревшие нормы.

ОБМЕН ОПЫТОМ

Генеральный директор аудиторской фирмы ООО «Вектор развития»

“ В МСФО в качестве НМА признаются не только исключительные права на программные продукты, но и право пользования такими продуктами, полученное на основании лицензионного соглашения. Для признания НМА достаточно соблюдения трех критериев: идентифицируемость, то есть отделяемость от иных активов (мы идентифицируем актив как право пользования конкретной программой, полученное по конкретному лицензионному соглашению), способность приносить экономические выгоды (мы можем их получать путем использования программного обеспечения для нужд производства или управления организацией) и наличие у организации контроля над активом. Последний критерий самый сложный, он разделяется на два права: самим извлекать выгоды из актива (см. второй критерий) и не позволять другим извлекать такие выгоды. Являясь лицензиатом, приобретатель лицензии имеет право запретить другим пользоваться этой программой на основании его собственной лицензии, если, конечно, с согласия лицензиара он не заключит сублицензионный договор.

Важно подчеркнуть, что объектом НМА при этом будет не программа (этот НМА принадлежит тому, кому принадлежат исключительные права на программу), а именно права пользования ею, предоставляемые на определенный сро кп. 4 ст. 1235 ГК РФ .

ПБУ 14/2007 предусматривает учет таких активов не как НМА, а как расходов будущих периодов, то есть в НМА попадают только сами программы, но не права их использования. Возможно, это объясняется тем, что в российском учете традиционно в качестве активов понималось именно имущество, но не имущественные права. Сейчас ситуация меняется, но все же учет прав пользования программами в качестве НМА формально противоречит действующему ПБУ” .

Мнение Бухгалтерского методологического центра по рассматриваемому вопросу можно узнать: сайт БМЦ → Документы БМЦ → Толкования → Толкование Р 113 «Исключительные права как критерий признания нематериальных активов»

ПБУ 14/2007 не устанавливает стоимостного критерия для признания затрат на приобретение лицензионного ПО в качестве актива. Получается, что стоимость даже очень недорогих программ придется списывать в расходы в течение нескольких периодов. Если вам неудобно так делать, то можно установить в учетной политике стоимостной критерий, при котором затраты на приобретение лицензионных программ будут признаваться активом (например, 40 000 руб.). Если же затраты будут ниже, то их можно признать в расходах единовременно в момент установки ПО на компьюте рп. 6 ПБУ 1/2008 .

Аналогичной точки зрения придерживается представитель Минфина.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“ Несмотря на то что ПБУ 14/2007 не устанавливает стоимостной критерий для признания активов в качестве НМА, организация вправе самостоятельно установить такой критерий, исходя из уровня существенности ее финансовых показателей. И несущественные затраты на приобретение НМА признавать расходами (по аналогии с основными средствами)” .

Минфин России

ПО принимается к учету по фактической (первоначальной) стоимости, то есть исходя из всех затрат на его приобретени еп. 6 ПБУ 14/2007 . Затраты на приобретение лицензионного ПО складываются из сумм, уплаченных за лицензию, а также за внедрение ПОп. 8 ПБУ 14/2007 .

Затраты на внедрение ПО - это затраты на адаптацию, понесенные до начала использования НМА. Если стандартного ПО недостаточно, то организации приходится обращаться к программистам, чтобы они адаптировали его для нужд бухгалтерии. Например, можно добавить в программу функции, позволяющие создавать дополнительные формы отчетности.

Бухучет дополнительных затрат на ПО

Порядок учета затрат, понесенных после признания ПО, российскими нормативными актами по бухучету не урегулирован. Как правило, если программа принята к учету, используется и одновременно подвергается адаптации своими программистами или с помощью привлеченной сторонней организации, то затраты на адаптацию списываются в расходы. В то же время если затраты для вашей организации очень существенны, то их можно признать расходами будущих периодов и отражать на счете 97. Ведь они обусловливают получение доходов в течение нескольких отчетных периодо вп. 19 ПБУ 10/99 . Такой подход вытекает из общего порядка отражения существенных затрат, связанных с внеоборотными активами. Так, согласно МСФО (IAS) 38 затраты, понесенные после признания НМА, могут быть капитализированы, если они непосредственно связаны с конкретным НМАпп. 18, 20 IAS 38 .

Затраты на адаптацию ПО иногда бывают очень существенны, особенно если речь идет о сложных ERP-системах. ERP-система (сокр. от англ. Enter-pri-se Re-sour-ce Plan-ning - планирование ресурсов предприятия) - это программа, в которой содержится единая база корпоративной информации. Информация ERP- системы может быть одновременно доступна всем заинтересованным сотрудникам организации.

Затраты на периодическое обновление ПО (например, бухгалтерских программ) нужно учитывать в составе расходов. Как правило, эти суммы несущественны.

Бухучет операционной системы

С точки зрения гражданского законодательства операционная система - это программ аст. 1261 ГК РФ . С технической точки зрения операционная система - это комплекс программ, который обеспечивает взаимодействие пользователя и компьютера, а также позволяет работать другим программам. Без нее просто не будут работать привычные Word, Excel и бухгалтерское ПО. Правда, на этот же компьютер в любой момент можно установить другую операционную систему (или ту же, но новой версии). О том, как учитывать лицензионные операционные системы, в нормативных актах по бухучету не говорится. Поэтому нужно исходить из общих принципов учета затрат и профессионального суждения. Предлагаем несколько способов учета.

СПОСОБ 1. Включаем стоимость ПО в стоимость компьютера

Если вы приобретаете компьютер с предустановленной операционной системой, то ее стоимость автоматически включается в стоимость основного средства (компьютера).

Чтобы решить, надо ли включать в стоимость компьютера стоимость отдельно приобретенной операционной системы, нужно определить, в какой момент он готов к использованию. Ведь актив принимается к учету в качестве ОС при одновременном выполнении условий, установленных п. 4 ПБУ 6/01, то есть когда объект приведен в состояние, пригодное для использовани яПисьмо Минфина от 20.01.2010 № 03-05-05-01/01 .

В ПБУ 6/01 не говорится, в какой момент затраты перестают формировать первоначальную стоимость основного средства (компьютера). Согласно МСФО (IAS) 16 включение затрат в стоимость основного средства прекращается, когда такой объект приведен в состояние, обеспечивающее его работу в соответствии с намерениями руководств ап. 20 IAS 16 .

С одной стороны, можно считать компьютер пригодным к использованию и до установки операционной системы. Ведь в каждом компьютере есть «вшитая» программа (BIOS), которую нельзя снять и переустановить на другой компьютер. То есть даже компьютер без операционной системы не полностью лишен ПО.

С другой стороны, компьютер, который вы приобретаете, к примеру, для бухгалтерии, можно считать не готовым к использованию по назначению вплоть до установки на нем бухгалтерской программы.

Решение за вами. Если вы сочтете, что затраты на приобретение операционной системы связаны с доведением компьютера до состояния, пригодного к использованию, то их можно включить в стоимость ОСп. 8 ПБУ 6/01 .

СПОСОБ 2. Затраты на приобретение операционной системы признаем НМА

Все критерии признания НМА, установленные ПБУ 14/2007, выполняются и для операционных систем. Кроме того, этот способ подойдет, если вы, например, приобретаете лицензию на операционную систему, которую можно установить сразу на несколько компьютеров (такая лицензия называется многопользовательской).

К тому же, как мы уже говорили, за время жизни компьютера можно сколько угодно переустанавливать на нем операционные системы. Гораздо удобнее учитывать операционную систему как отдельный НМА, чем распределять ее стоимость на разные компьютеры. Если же затраты на приобретение операционной системы ниже уровня существенности для вашей организации, их можно просто списать в расходы. В этом случае также не возникнет никаких сложностей, если придется устанавливать на компьютер другую операционную систему.

Подробнее о том, как определить уровень существенности, читайте в журнале «Главная книга. Конференц-зал», 2013, № 1, с. 72-74.

Отражение лицензионных программ в налоговом учете

Основные документы, подтверждающие затраты организации на приобретение лицензионного ПО, - это лицензионный договор, накладная, платежные документы.

Однако лицензионный договор не всегда заключается в виде двустороннего документа. Заключение лицензионного договора допускается путем заключения договора присоединения. Купленная лицензия называется «оберточная», или «коробочная »п. 3 ст. 1286 ГК РФ . В этом случае условия договора изложены на упаковке экземпляра программы или в самой программе. Договор считается заключенным с момента начала использования ПО. В таком случае расходы на ПО тоже можно учесть в «прибыльных» расхода хПостановление ФАС ДВО от 06.10.2010 № Ф03-6924/2010 .

Программу можно купить и через Интернет. Тогда в качестве первички будут выступать электронное письмо поставщика и платежный докумен тПисьмо Минфина от 28.09.2011 № 03-03-06/1/596 .

НАПОМИНАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

За использование нелицензионного ПО предусмотрена ответственность:

• гражданско-правовая (выплата компенсации правообладателю)ст. 1301 ГК РФ ; Постановления ФАС МО от 27.10.2010 № КГ-А40/12810-10 , от 07.12.2010 № КГ-А40/15297-10 ; ФАС ПО от 07.07.2011 № А12-22015/2010 ; ФАС ЗСО от 22.12.2011 № А45-3524/2011 ; ФАС УО от 05.07.2011 № Ф09-3712/2011 ;
• административная (штраф 30 000- 40 000 руб. - на организацию, 10 000- 20 000 руб. - на руководителя)ч. 1 ст. 7.12 КоАП РФ ;
• уголовная (если стоимость ПО составляет от 100 000 до 1 000 000 руб. - лишение свободы сроком до 2 лет и штраф до 200 000 руб., если стоимость ПО 1 000 000 руб. и больше - лишение свободы сроком до 6 лет и штраф до 500 000 руб.)ст. 146 УК РФ .

При исчислении налога на прибыль затраты на приобретение лицензионных программ учитываются в составе прочих расходо в

• Учёт программ и лицензий на ПК в сети
• Подсчет установок ПО, контроль лицензионных ключей
• Отслеживание изменений на ПК
• Выявление проблем с антивирусами и обновлениями
• Оповещение администратора
• Учёт лицензий Microsoft Windows
• Учёт лицензий Microsoft Office

Программа "Учёт Программного Обеспечения" предназначена для инвентаризации ПО и лицензий на компьютерах в сети предприятия, позволяет администраторам сетей вести базу данных аудита программ и лицензий на компьютерах .

Вы сможете по сети просматривать и отслеживать изменения в списках установленного программного обеспечения на удаленных компьютерах. Например, узнать о типах установленных ОС, приложениях, программах в автозагрузке, установленных обновлениях, запущенных службах, антивирусах, актуальности их баз и так далее.

Можно отслеживать число установленных копий программ и правильность использования серийных номеров лицензий. Программа постоянно отслеживает изменения на компьютерах и ведет журнал изменений. О важных изменениях программа оповестит вас по электронной почте.

Поддерживается опрос ПК с Windows, Linux, MacOS и устройств на Android! (по WMI и SSH)

Вы можете скачать бесплатную версию Free без печати отчётов на 10 ПК (подходит для маленьких компаний) или попробовать 30-дневную пробную версию Pro. Программа работает в среде Windows XP/2003/Vista/2008/7/8.1/2012/10/2016.

Программа включена в единый реестр российских программ минкомсвязи.

Образовательным учреждениям предоставляется скидка 30%!

Программа "Учет Программного Обеспечения Pro" является усеченной версией нашей программы инвентаризации компьютеров и содержит такой же интерфейс и все отчеты и функции, за исключением учета аппаратного обеспечения и отчетов по нему. Если вам необходимо учитывать и ПО и "железо" вместе, покупать обе программы не нужно. Достаточно только программы "10-Страйк: Инвентаризация Компьютеров".

Выполняемые задачи

1. Учет установленных программ на компьютерах сети предприятия. Можно создавать отчеты по наличию определенных программ и их количеству на компьютерах. Создайте отчет по версиям операционных систем Microsoft Windows , по установленным обновлениям и заплаткам или по наличию определенных программ в автозагрузке. Поддерживается получение лицензионных ключей Microsoft Office и Windows .

Найдите определенные программы на компьютерах сети (только в Pro):

Или Winrar и Webmoney:

2. Аудит программного обеспечения. Отслеживайте изменения в списках установленных программ на компьютерах сети. Можно обнаружить новые установленные программы , а также новые объекты в автозагрузке. Результаты мониторинга заносятся в журнал для просмотра и создания отчетов. На особо важные изменения можно включить оповещение и администратор будет получать отчеты по электронной почте.

3. Автоматическое фоновое сканирование по расписанию. Постоянный фоновый мониторинг компьютеров в режиме 24/7 вместе с аудитом изменений и оповещением администратора сведут к минимуму ваши усилия по контролю за происходящим на компьютерах предприятия.

4. Контроль и аудит лицензий на ПО. SAM-функционал позволяет контролировать правильность используемых лицензионных ключей, а также соответствие количества установок количеству купленных лицензий. Возможно обнаружение нелицензионного, пиратского программного обеспечения на компьютерах сети предприятия.

5. Экспорт базы данных программы во внешнюю БД для более подробного анализа и контроля. Можно экспортировать информацию о программах в СУБД MS Access, MS SQL, MySQL, Oracle и другие для последующей обработки и анализа. Поддерживаются российские СУБД Linter и Postgre.

Версии программы

Программа учёта ПО существует в двух редакциях Free и Pro:

1) Бесплатная версия Free позволяет просматривать установленное программное обеспечение на 10 компьютерах.

Бесплатная программа позволяет добавить в список не более десяти компьютеров и не создает отчетов.

2) Платная версия Pro требует покупки лицензии на необходимое количество компьютеров, содержит мощный генератор отчетов, и позволяет контролировать изменения в программном обеспечении при последующих проверках компьютеров сети. Демо-версия позволяет проверить работу в течение 30 дней с неограниченным количеством компьютеров, затем позволяет работать только с тремя компьютерами. Чтобы иметь возможность создавать отчеты и снять ограничения по количеству компьютеров, необходимо купить лицензию программу в версии Pro .

Внимание! Программа "Учет Программного Обеспечения Pro " является усеченной версией нашей программы для инвентаризации компьютеров в сети и содержит такой же интерфейс, отчеты и функции за исключением опроса и учета аппаратного обеспечения и создания отчетов по нему.

Если вы хотите учитывать еще и "железо" ПК, достаточно одной программы инвентаризации. Нет необходимости покупать обе программы сразу.

Таблица отличий между версиями:

Функции \ Программа	Учет ПО Free	Учет ПО Pro	10-Страйк: Инвентаризация Компьютеров
Максимальное число ПК		25 и более	25 и более
Сбор информации об установленном ПО
Мониторинг изменений в ПО
Оповещения
Контроль лицензий и ключей
Печать отчетов
Сбор информации об аппаратном обеспечении
Мониторинг изменений в аппаратном обеспечении
Мониторинг состояния жестких дисков S.M.A.R.T.
Библиотека ПО на 100+ тысяч наименований			В Pro-версии
Расширенный SAM-функционал и отчеты по ПО			В Pro-версии
Цена лицензий, руб.

Достоинства программы

1. Программа собирает данные с помощью технологии WMI (прочитать о настройке WMI). Таким образом, не требуется обязательно устанавливать еще какие-то дополнительные компоненты на компьютеры пользователей сети.

Если применение WMI в сети по какой-либо причине невозможно (политика безопасности или Windows Home-версий), наша программа поддерживает еще два альтернативных способа сбора информации с компьютеров: с помощью агентов и клиентов. Клиенты позволяют опрашивать даже компьютеры без сети , а также командировочные ноутбуки.

Таким образом, программу можно настроить на сбор информации наиболее гибким способом, включая работу в распределенных и больших корпоративных сетях, для снижения нагрузки на компьютер/сервер с программой. Поддерживается автоматических опрос компьютеров по расписанию (во всех 3 способах).

2. Программа осуществляет контроль и учет лицензий и серийных номеров . Вы можете ввести число имеющихся лицензий, а также правильные лицензионные ключи в программу, а затем отслеживать превышение числа копий установленных программ и обнаруживать неправильные ("пиратские") ключи.

3. Только Pro: Программа осуществляет контроль изменения программного обеспечения, обновлений, данных в автозагрузке и записывает изменения в журнал для последующего анализа и просмотра. Вы можете настроить автоматический мониторинг компьютеров сети по расписанию , а также оповещение администратора об изменениях по электронной почте.

4. Только Pro: Мастер отчетов позволит вам быстро создать отчеты с любыми нужными данными (шаблоны сохраняются для дальнейшего использования). Отчеты по компьютерам можно сохранить как в один общий файл, так и в отдельные файлы в заданной папке.

5. Только Pro: Программа в версии Pro обнаруживает изменения в программном обеспечении компьютеров и записывает их в журнал. Список контролируемых параметров настраивается. Можно настроить оповещение по email.

При покупке лицензии вы получаете подписку на тех. поддержку и обновления программы в течение 1 года.

Вы можете скачать бесплатную версию Free на 10 ПК (без необходимости оплаты и отчетов) или попробовать 30-дневную пробную версию редакции Pro бесплатно. Программа работает в среде Windows XP/2003/Vista/2008/7/8.1/2012/10/2016.

Наши клиенты