Когда можно брать льготный отпуск. Особенности расчета отпускных

О компенсации расходов на оплату стоимости проезда к месту отдыха (для районов Крайнего Севера). С какой даты отсчитывается двухлетний период, в течение которого можно воспользоваться компенсацией, если имеют место отпуска по уходу за детьми до 3-х лет? Начало трудовой деятельности – ноябрь 2002 г, выход из отпуска по уходу за первым ребенком – февраль 2007 г, выход из отпуска по уходу за вторым ребенком – декабрь 2013 г. (компенсацией пользовалась последний раз в 2009 г.)
На работе пояснили, что отсчет двухлетнего периода, как велся с февраля 2007 г, так и будет продолжать вестись с этой даты. Таким образом, я могу воспользоваться компенсацией до февраля 2015 г, а далее пойдет новый период (соответственно я планирую два отпуска с льготным проездом – в конце 2014 года и в середине 2015 года). Но я сомневаюсь, не окажется ли так, что с декабря 2013 г. У меня пошел новый отсчет, соответственно льготный отпуск в конце 2014 г. - середине 2015 г. Положен только один?

Соколова Марина, Воркута

показать полный текст

Вам ответил

Здравствуйте, Марина!
Вам следует обратиться за разъяснениями в отдел кадров. Вы имеете право запросить письменный ответ, если желаете быть уверенной в будущих возможных отпусках и их планировании. Дело в том, что льготный проезд напрямую связан с правом на ежегодный оплачиваемый отпуск. А если женщина использовала отпуск по уходу за ребенком, у нее сдвигается рабочий год (отпуск по уходу за ребенком в отпускной стаж не входит). Границы нового рабочего года вам может озвучить только ваш работодатель или его представитель – кадровик, бухгалтер и т.д. Кроме того, если вы работаете в коммерческой организации, порядок предоставления льготного проезда к месту отпуска и обратно устанавливается внутренним документом организации. Вы можете посмотреть такой документ (отдельное положение об оплате проезда или коллективный договор), а у меня нет к нему доступа.
Если же вы работаете в организации, финансируемой из бюджета, то посмотрите п. 4 Постановления Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455 (ред. от 14 мая 2013 г.). Право на компенсацию расходов за первый и второй годы работы возникает у работника учреждения одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы.
В дальнейшем у работника возникает право на компенсацию расходов за третий и четвертый годы непрерывной работы в указанном учреждении - начиная с третьего года работы, за пятый и шестой годы - начиная с пятого года работы и т.д. Средства, выплачиваемые в качестве компенсации расходов, не суммируются в случае, если работник и члены его семьи своевременно не воспользовались своим правом на компенсацию. Таким образом, нужно опять знать все ваши рабочие периоды, т.е. рабочие, а не календарные года. Именно они засчитываются при определении права на льготный проезд.
Всего доброго!

Поблагодарить

Уточнить вопрос

оценка: 1

• 19.11.2014:

  Добрый день! Мой муж генеральный директор ООО. В штате трудоустроенных сотрудников у него нет. Я устраиваюсь к нему по трудовому договору уже будучи на 4-ом месяце беременности. Положен ли мне оплачиваемый декретный отпуск и будет ли компания платить за меня налоги за время декретного отпуска?

• 07.06.2015:

  Здравствуйте. Помогите разобраться в ситуации. В ноябре 2013 года я ушла в отпуск по БиР. С апреля 2014 года и по сегодняшний день я нахожусь в отпуске по уходу за ребенком. Но и в данный момент мне нужно уходить во второй декретный отпуск. Я знаю, что могу написать заявление о замене расчетных лет на предыдущие года для расчета декретных выплат. Получается я могу заменить 2013 и 2014 года на 2011 и 2012. Но дело в том, что в 2011 году у меня была маленькая з/п. Могу ли я заменить только 2014 го...

• 05.12.2015:

  Добрый день! Я гражданка Украины и проживаю в Крыму (20. 12. 15 у меня РВП, и предстоит отчитаться за год прожитый на территории РФ). С 01. 09. 15 я нахожусь в декрете. Сумма моего дохода до 01. 09. 15 составила 84 000 тыс. Р, для отчета необходимо 114000 тыс. Р. Подскажите как быть с недостающей суммой. А так же как отчитываться в следующем году, если дохода у меня не будет так как находится буду в отпуске по уходу за ребенком. Так как в ФМС ответить не могут. А так же какие документы необходим...

• 04.12.2014:

  Здравствуйте. Я работаю медсестрой в областном онкологическом диспансере. С октября 2014года пошла в декрет. В 2015г. У меня заканчивается срок действия обучения по специализации. Сегодня мне позвонили с работы и сказали, что я запланирована на учебу на начало 2015 года (учеба в другом городе, 400 км от нашего, курсы 3 недели). Спросили поеду ли я. Я, конечно, отказалась, т. К. В декабре должна родить и грудного ребенка бросить на 3 недели не могу и не хочу. Сказали, что потом мне придется учить...

• 18.06.2015:

  Нахожусь в декретном отпуске от организации (банка), ребёнку 8 мес. На днях узнала, что отделение банка, в котором я работала, закрывают в связи с оптимизацией, сокращают штат, убирают нерентабельные точки. Сам банк остаётся существовать в других городах. Могут ли они меня уволить в связи с ликвидацией структурного подразделения? Или они должны перекинуть меня, сотрудника, находящегося в декрете, в другой офис и продолжать детские выплаты? Слышала, что 2 сотрудницы увольняется по ликвидации, одн...

Северный отпуск: правила оплаты проезда

Организации, расположенные в районах Крайнего Севера, должны оплачивать работнику проезд к месту отпуска и обратно. Статья 255 НК РФ разрешает включать эти затраты в состав расходов на оплату труда, но при условии, если данные затраты осуществлены в соответствии с положениями трудового законодательства.

Гарантийный минимум

Лица, работающие в организациях Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на целый ряд льгот, гарантий и компенсаций. В том числе они имеют право на компенсацию расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно.

Фактически порядок оплаты расходов зависит от того, занят работник в бюджетном учреждении или в организации, не относящейся к бюджетной сфере.

В частности, в федеральных бюджетных учреждениях данная компенсация выплачивается в порядке, установленном ст. 325 ТК РФ и ст. 33 Закона РФ от 19.02.1993 N 4520-1 "О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях".

Более конкретный порядок выплаты компенсации в учреждениях, финансируемых из федерального бюджета, определен Правилами компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 N 455 (далее - Правила).

Для региональных и местных бюджетных организаций размер, условия и порядок компенсации таких расходов определяют соответственно органы государственной власти и органы местного самоуправления. Коммерческие организации правила выплаты компенсации предусматривают в коллективных и (или) трудовых договорах.

По мнению автора, размеры, условия и порядок выплаты данной компенсации, установленные трудовым законодательством для федеральных бюджетных организаций, должны рассматриваться всеми без исключения работодателями как минимально гарантированные.

То есть фактически органы государственной власти субъектов РФ, органы местной власти, а также соответствующие работодатели могут закрепить такие же правила, что приняты на федеральном уровне, или же предусмотреть более льготный порядок осуществления компенсации. В противном случае работники вправе обжаловать принятые правила оплаты расходов в судебных органах.

Таким образом, положения Правил должны рассматриваться всеми без исключения работодателями в качестве основы для исчисления и выплаты компенсации.

Право на оплату расходов имеет не только сам работник

Право на компенсацию из средств работодателя расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту проведения отпуска и обратно имеют лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (ст. 325 ТК РФ). При этом не имеет значения, работает сотрудник в бюджетном учреждении, коммерческой или некоммерческой организации. Компенсацию должны выплачивать все без исключения работодатели.

Право на компенсацию расходов имеют те лица, которые заключили трудовые договоры. Ведь гражданско-правовой договор не предполагает предоставления работнику оплачиваемого отпуска. Значит, и о компенсации на проезд к месту его проведения говорить не приходится.

В федеральных бюджетных учреждениях расходы на проезд возмещаются исключительно по основному месту работы (ст. 325 ТК РФ). Внешним совместителям компенсация таких затрат не производится. Внутренние совместители могут воспользоваться правом на компенсацию тоже только по основному месту работы. В других организациях на сей счет необходимо учитывать положения соответствующих нормативных правовых актов, коллективных договоров, локальных нормативных актов.

К сведению. Компенсацию расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа должны выплачивать не только организации, расположенные в районах Крайнего Севера и (или) приравненных к ним местностях. Данную компенсацию обязаны платить и предприятия, находящиеся в местностях, в которых установлена выплата районного коэффициента к заработной плате сотрудников, а также процентной надбавки к заработной плате. Это следует из п. 3 Постановления Верховного Совета РФ от 19.02.1993 N 4521-1 "О порядке введения в действие Закона Российской Федерации "О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях"".

Работодатель оплачивает провоз багажа и проезд в отпуск и обратно не только самого работника, но и членов его семьи. При этом к членам семьи работника, имеющим право на компенсацию расходов, относятся неработающие муж (жена), а также несовершеннолетние дети (в том числе усыновленные), фактически проживающие с работником.

Соответствующее родство и совместное проживание работник должен подтвердить документально. В частности, должны быть подтверждены следующие данные:

Факт, что другой супруг не работает. В качестве подтверждающих документов можно использовать копию трудовой книжки, справку с места жительства;

Возраст детей. Его удостоверит свидетельство о рождении. В соответствующих случаях потребуются документы, свидетельствующие об усыновлении;

Фактическое проживание другого супруга и детей с работником. Это подтвердит справка с места жительства.

Если другой супруг работает, он пользуется правом на оплату проезда по своему месту работы. В данном случае каждый из работодателей должен удостовериться, что члены семьи пользуются правом на оплату проезда только по одному из мест работы родителей. Для этого необходимо истребовать справку с места работы другого супруга о том, что проезд членов семьи в отпуск не был оплачен и (или) не будет оплачен соответствующим работодателем в течение определенного периода времени.

Нужно отметить, что работодатель должен оплачивать дорогу в отпуск неработающим членам семьи сотрудника только при выполнении определенных условий. С 1 января 2005 г. компенсация расходов членов семьи производилась при условии, что они следуют в отпуск вместе с работником или же направляются в отпуск в тот же населенный пункт и тогда, когда сам работник в нем уже находится.

Соответствующие разъяснения были даны в Письме Минздравсоцразвития России от 24.08.2006 N 1010-13. В частности, в этом Письме говорится, что работодатель должен оплатить расходы неработающих членов семьи работника при условии:

Разного времени прибытия к месту проведения отпуска или разного времени отъезда в обратном направлении;

Что отдых осуществляется в различных санаторно-курортных учреждениях, которые тем не менее расположены в одном административно-территориальном образовании.

Не производится оплата расходов, если:

Поездка осуществляется без участия работника (например, при направлении на отдых детей в детский оздоровительный лагерь, расположенный за пределами места нахождения бюджетного учреждения);

Члены семьи едут отдыхать в место, не совпадающее территориально с местом отдыха работника, и время пребывания в отпуске не совпадает.

Теперь этот порядок уточнен. В утвержденных в 2008 г. Правилах определено: оплата стоимости проезда и провоза багажа членам семьи работника организации производится при условии их выезда к месту использования отпуска работника (в один населенный пункт по существующему административно-территориальному делению) и возвращения (как вместе с работником, так и отдельно от него) в период нахождения работника в отпуске (п. 3 Правил).

Работодатель оплачивает дорогу один раз в два года

Компенсация расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно, предусмотренная ст. 325 ТК РФ, является целевой выплатой. Это значит, что нельзя суммировать и (или) переносить право на использование отпуска на другой период, если в установленный срок работник и (или) члены его семьи своим правом на компенсацию стоимости проезда не воспользовались.

В федеральных бюджетных учреждениях компенсация расходов осуществляется один раз в два года. Предположим, человек устроился на работу. Через шесть месяцев он имеет право уйти в оплачиваемый отпуск. Одновременно он приобретает право на компенсацию расходов на проезд до места проведения отпуска и обратно, а также на провоз багажа. Если работник на этот раз не воспользуется своим правом на компенсацию проезда, он может это сделать до истечения второго года работы в этой же организации. Если же с момента трудоустройства пройдут два года, в течение которых работник не воспользуется своим правом на возмещение расходов, то данная сумма пропадает, но только в части первых двух лет работы.

Следовательно, в дальнейшем право на компенсацию расходов за третий и четвертый годы непрерывной работы в данной организации возникает начиная с третьего года работы, за пятый и шестой годы - начиная с пятого года работы и т.д. (п. 4 Правил).

Право на оплату стоимости проезда и провоза багажа в отношении членов семьи возникает одновременно с возникновением права на оплату соответствующих расходов у работника организации. Однако и в данном случае выплаты являются целевыми, а потому не суммируются, если работник и члены его семьи своевременно не воспользуются предоставленным им правом.

Состав возмещаемых расходов

Работодатель в рамках рассматриваемой компенсации должен оплатить проезд работника и членов его семьи в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно любым видом транспорта (за исключением такси), в том числе личным, а также оплате подлежит стоимость провоза багажа весом до 30 кг.

Для федеральных бюджетных учреждений состав возмещаемых расходов конкретизирован в п. 5 Правил. В частности, компенсации подлежат следующие расходы.

Во-первых, это оплата стоимости проезда к месту использования отпуска работником организации и обратно к месту постоянного жительства. Эти затраты возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, предоставление в поездах постельных принадлежностей), но не выше стоимости проезда:

Железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

Водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

Воздушным транспортом - в салоне экономического класса;

Автомобильным транспортом - в автомобильном транспорте общего пользования (кроме такси), при его отсутствии - в автобусах с мягкими откидными сиденьями.

Обратите внимание! Если представленные работником документы подтверждают расходы на проезд по более высокой категории проезда, чем это предусмотрено установленными нормами, соответствующие расходы могут быть компенсированы ему только в соответствии с установленной категорией проезда (п. 6 Правил).

То есть если работник федерального бюджетного учреждения оплатит свой проезд и проезд членов семьи в спальном вагоне железнодорожного поезда, компенсация ему выплачивается в размере фактически произведенных расходов, но не выше стоимости проезда в купейном вагоне скорого фирменного поезда.

При этом фактические расходы определяются согласно представленным проездным документам, а нормативная стоимость оплаты проезда в купейном вагоне скорого фирменного поезда - на основании справки транспортной организации или ее уполномоченного агентства. В такой справке в обязательном порядке должны быть указаны маршрут следования, категория проезда и дата, на которую определена стоимость проезда. Расходы на получение указанной справки работодателем не возмещаются.

Во-вторых, организация оплачивает работнику стоимость проезда автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) к железнодорожной станции, пристани, аэропорту и автовокзалу при наличии документов (билетов), подтверждающих расходы.

В-третьих, компенсируется оплата стоимости провоза багажа весом не более 30 кг на работника и 30 кг на каждого члена семьи, независимо от количества багажа, разрешенного для бесплатного провоза по билету на тот вид транспорта, которым следуют работник и члены его семьи, в размере документально подтвержденных расходов.

Во всех случаях оплате подлежит проезд до места использования отпуска и обратно кратчайшим путем.

Если потеряны документы

Если проездные документы утрачены и (или) не могут быть представлены по иным причинам, за работником федерального бюджетного учреждения сохранено право на получение компенсации, но при условии документального подтверждения пребывания его и (или) членов семьи в месте использования отпуска (п. 7 Правил). В качестве подтверждающих документов могут рассматриваться:

Любые документы, подтверждающие пребывание в гостинице, санатории, доме отдыха, пансионате, кемпинге, на туристической базе и (или) в ином другом подобном учреждении;

Документы, удостоверяющие регистрацию по месту пребывания.

При этом расходы на проезд могут оплачиваться только в размере минимальной стоимости, определяемой исходя из следующих категорий проездных документов:

а) при наличии железнодорожного сообщения - по тарифу плацкартного вагона пассажирского поезда;

б) при наличии только воздушного сообщения - по тарифу на перевозку воздушным транспортом в салоне экономического класса;

в) при наличии только морского или речного сообщения - по тарифу каюты X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, каюты III категории речного судна всех линий сообщения;

г) при наличии только автомобильного сообщения - по тарифу автобуса общего типа.

При этом в расчет принимается проезд до места использования отпуска и обратно только кратчайшим путем.

Стоимость проезда в рассматриваемых случаях должна быть подтверждена справкой транспортной организации или ее уполномоченного агента. В такой справке в обязательном порядке должны быть указаны:

Дата, на которую представлены сведения о стоимости проезда; категория проезда, в соответствии с которой определена стоимость проезда;

Маршрут следования, который оценен в стоимостном выражении.

Расходы на получение справки работодателем не возмещаются.

Проезд на личном транспорте

Если работник отправился в отпуск на личном автомобиле, размер компенсации определяется исходя из фактически произведенных расходов на оплату стоимости израсходованного топлива, норм расхода топлива, установленных для соответствующего транспортного средства, и кратчайшего маршрута следования к месту использования отпуска и обратно.

Сумма компенсации расходов на бензин определяется на основании представленных работником чеков автозаправочных станций, которые по дате выдачи должны соответствовать датам следования работника и (или) членов его семьи в отпуск или обратно (п. 8 Правил).

Нормы расхода ГСМ должны определяться в соответствии с Методическими рекомендациями "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте", утвержденными Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р.

Расстояние, которое учитывается при расчете нормы расхода топлива, определяется по существующим маршрутам автомобильного движения. При этом в расчет принимается исключительно кратчайший маршрут следования.

Стоимость топлива при определении нормативной величины рекомендуется исчислять исходя из среднего арифметического значения стоимости 1 л бензина, определенного на основании представленных работником чеков АЗС.

Пример. Работник со своей семьей следовал к месту использования отпуска и обратно на личном автомобильном транспорте от города А до города Б, расстояние между которыми согласно существующему автомобильному движению составляет 1470 км. При этом маршрут следования работника пролегал через город В, находящийся вне маршрута следования от города А до города Б.

Всего работником по прибытии из отпуска представлены чеки АЗС количеством 290 л на сумму 7492 руб., в том числе 170 л по 26 руб. и 120 л по 25,6 руб. Норма расхода топлива для автомобиля работника составляет 8,6 л на 100 км пробега.

Определим нормативный расход топлива. Он составит 252,84 л ((1470 км x 2) : 100 л x 8,6 л).

Рассчитаем среднюю стоимость 1 л топлива согласно представленным работником чекам АЗС. Она составит 25,83 руб. ((170 л x 26 руб. + 120 л x 25,60 руб.) : 290 л).

Определим нормативную стоимость топлива. Она составит 6530,86 руб. (252,84 л x 25,83 руб.).

Сумма компенсации должна быть определена в размере фактически произведенных расходов на оплату ГСМ (7492 руб.), но не более нормативного значения (6530,86 руб.), определенного исходя из установленных норм расхода топлива. Следовательно, сумма компенсации составит 6530,86 руб.

Действующим законодательством не установлена необходимость осуществления расчетов исходя только лишь из определенной марки топлива. В связи с этим необходимо исходить из фактических расходов, произведенных работником.

В отпуск за границу

Свой отпуск работник может проводить и за границей. В данном случае размер выплачиваемой компенсации определяется исходя из проезда железнодорожным, воздушным, морским, речным, автомобильным транспортом до ближайших к месту пересечения границы РФ железнодорожной станции, аэропорта, морского (речного) порта, автостанции (п. 10 Правил).

Размер компенсации следует определять на основании данных из справки транспортной организации и (или) ее уполномоченного агента. Однако вместе с такой справкой работником должна быть представлена копия заграничного паспорта с отметкой органа пограничного контроля (пункта пропуска) о месте пересечения государственной границы РФ. Должностные лица организации должны сверить копию с оригиналом паспорта.

Соответствующих отметок в паспорте нет, если работник следовал в страны СНГ, с которыми при пересечении границы (в частности, с Белоруссией) их проставление не предусмотрено. В данном случае компенсация должна выплачиваться без представления заграничного паспорта.

Если в отпуск за границу работник и (или) члены его семьи следовали на самолете, стоимость перевозки по территории РФ также подтверждается справкой соответствующей транспортной организации.

В полной мере приведенные Правила касаются и случаев, когда семья следует в отпуск за границу по туристической путевке.

Обратите внимание! Если работник организации проводит отпуск в нескольких местах, то компенсируется стоимость проезда только к одному из этих мест по выбору работника. Следовательно, и стоимость обратного проезда будет оплачена от выбранного места к месту постоянного жительства (п. 9 Правил).

Компенсацию платят авансом

Исходя из положений ст. 325 ТК РФ, для федеральных бюджетных учреждений установлена обязательная выдача работникам аванса для оплаты предстоящих расходов по проезду к месту проведения отпуска и обратно, а также по провозу багажа.

Аванс выдается на основании письменного заявления работника, которое он должен представить не позднее чем за две недели до начала отпуска. В нем согласно п. 11 Правил указываются:

Фамилия, имя, отчество членов семьи работника, имеющих право на компенсацию расходов, с приложением копий документов, подтверждающих степень родства (свидетельства о заключении брака, о рождении, об усыновлении (удочерении), об установлении отцовства или о перемене фамилии), справки о совместном проживании, копии трудовой книжки неработающего члена семьи;

Даты рождения несовершеннолетних детей работника;

Место использования отпуска работника и членов его семьи;

Виды транспортных средств, которыми предполагается воспользоваться;

Маршрут следования;

Примерная стоимость проезда.

Сумма аванса определяется исходя из примерной стоимости проезда, указанной в заявлении работника. Работодатель должен выдать аванс не позднее чем за три рабочих дня до отъезда работника в отпуск (п. 12 Правил).

По прибытии из отпуска работник обязан в течение трех рабочих дней с даты выхода на работу представить отчет о произведенных расходах. К такому отчету прилагаются подлинники проездных и перевозочных документов (билеты, багажные квитанции, другие транспортные документы), соответствующие справки транспортных организаций, чеки автозаправочных станций и иные документы, подтверждающие произведенные расходы по проезду к месту использования отпуска и обратно, а также по провозу багажа (п. 12 Правил).

Если работник в установленный срок авансовый отчет не представит, работодатель вправе в течение месячного срока издать приказ (распоряжение) об удержании невозвращенных сумм из его заработной платы. Однако если работник не согласится с основанием и (или) размером удержания, работодателю придется обращаться в суд за принудительным взысканием задолженности. Таковы положения ст. 137 ТК РФ.

Можно полагать, что необходимость именно авансовой схемы расчетов по выплате компенсации должна использоваться не только федеральными бюджетными учреждениями, но и другими организациями. По мнению автора, именно такой порядок расчетов должны использовать и коммерческие, и иные организации.

Налогообложение: расходы признаются с учетом Правил

Бюджетные учреждения расходы на оплату проезда работников и (или) членов его семьи из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей к месту отпуска и обратно, а также провоза багажа осуществляют за счет бюджетных ассигнований.

Иные организации при определении источника оплаты расходов должны учитывать положения п. 7 ст. 255 НК РФ. Согласно данной норме в составе расходов на оплату труда можно учесть также расходы на оплату проезда работников и лиц, находящихся у этих работников на иждивении, к месту использования отпуска на территории Российской Федерации и обратно, включая расходы на оплату провоза багажа работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

При этом соответствующие расходы признаются в целях налогообложения прибыли при условии осуществления их в порядке, установленном действующим трудовым законодательством.

Как указано в Письме Минфина России от 07.02.2006 N 03-03-04/1/95, иждивенцами согласно ст. 179 ТК РФ следует считать нетрудоспособных членов семьи, находящихся на полном содержании работника или получающих от него помощь, которая является для них постоянным и основным источником средств к существованию. Расходы же по оплате проезда в отпуск неработающим членам семьи, не отвечающим признакам, предусмотренным для иждивенцев, не принимаются в уменьшение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.

При оплате стоимости проезда в отпуск за границу в целях налогообложения могут быть приняты только расходы по проезду к месту использования отпуска в той их части, которая приходится на территорию России. При вылете самолетом в составе расходов на оплату труда могут быть приняты документально подтвержденные проездными документами расходы по проезду до аэропорта, в котором осуществляется вылет к месту отдыха, расположенному за пределами РФ (Письмо Минфина России от 19.08.2005 N 03-05-02-04/159).

Обратите внимание! Для того чтобы соответствующие компенсации уменьшали налоговую базу по налогу на прибыль, необходимо, чтобы размер, условия и порядок выплаты компенсации были предусмотрены коллективным договором, локальными нормативными актами и (или) непосредственно трудовыми договорами с работниками. Если соответствующие положения не определяются трудовыми договорами, в них в любом случае должны быть ссылки на положения коллективного договора и (или) локальных нормативных актов, регулирующих порядок выплаты компенсации.

Выплачиваемые в установленном порядке суммы компенсации не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ), а также единым социальным налогом (пп. 9 п. 1 ст. 238 НК РФ).

Следовательно, суммы компенсации не включаются и в расчетную базу по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование.

С.Савельева

Независимый эксперт

Работники северных регионов всегда могли воспользоваться удлиненным отпуском. Произошли ли изменения в 2017 году – сегодня актуальный вопрос.

Законодательство не содержит подобных изменений, поэтому беспокоиться не стоит. Однако важно знать свои права и особенности выплат.

Нормативная база

Все вопросы, связанные со льготами и выплатами для жителей северных регионов нашей страны, регулируются положениями следующих нормативных документов:

• гл. 50, статьи 127, 129, 322, 325 Трудового Кодекса РФ;
• Закон РФ N 4520-I о государственных гарантиях для северян;
• Федеральный закон N 125-ФЗ о жилищных субсидиях людям, которые уезжают из районов Крайнего Севера;
• Постановление Совмина № 12;
• Постановление Правительства № 922;
• Закон РФ N 212 о налогообложении, а также взносах ПФР, ФСС, ФОМС.

Ознакомиться с текстом указанных документов вы можете на нашем сайте:

Какие льготы есть у данной категории сотрудников?

Поскольку трудовая деятельность в тяжелых климатических условиях Крайнего Севера негативно влияет на здоровье, восстановить которое намного сложнее, чем жителям континента, приезжающим работникам предоставляются дополнительные государственные гарантии.

К ним относятся:

• получение жилищных субсидий;
• норма жилплощади от 33 — 42 м2, в зависимости от количества членов семьи;
• досрочный выход на пенсию, включая дополнительные возможности;
• льготные оплачиваемые отпуска (помимо основного и дополнительного);
• оплата проезда к месту отдыха;
• денежные компенсации, надбавки.

Данные льготы действуют в районах Крайнего Севера, а также в Мурманской и Архангельской области.

Полный список регионов представлен в Постановлении №12.

Продолжительность льготного отпуска для северян в 2017 году зависит от территории, на которой осуществляется трудовая деятельность.

Информацию можно посмотреть в таблице:

Воспользоваться льготой сотрудник имеет право раз в год по истечении шести месяцев с момента устройства на работу.

В некоторых случаях ему полагается два небольших отпуска: 16 и 7 дней. Компенсация за недельный отпуск не положена (исключение – увольнение).

Северянин может объединить неиспользованные отпуска (за 2 года), но общая продолжительность не должна быть больше полугода, включая поездку.

Часть, превышаемая полгода, присоединяется в дальнейшем к основному отпуску.

Пример:

ОАО «Кристина» находится в Архангельске, условия которого приравнены к северным. Сотрудники компании имеют право на дополнительный отпуск длительностью 16 дней, который может быть присоединен к основному. Продолжительность отдыха составит: 28+16 = 44 дня. Как получить льготный отпуск северянам?

Для оформления дополнительного отпуска сотрудник должен подать руководителю заявление с соответствующей просьбой.

В шапке указывается название организации, ФИО начальника. В конце ставится дата и подпись заявителя.

К нему прилагаются ксерокопии:

• авиабилетов;
• посадочных талонов;
• кассовых чеков;
• квитанций об оплате багажа;
• билетов РЖД;
• справки о стоимости проезда (при пересечении границы РФ).

Пример оформления:

Все документы из раздела «приложения» предоставляются работодателю в качестве подтверждения о затратах сотрудника. На их основании выплачивается денежная компенсация.

Кто и как оплачивает льготный проезд для северян (2015)?

По закону оплата осуществляется предприятием, финансируемым государственным бюджетом.

Сотрудник должен подготовить всю документацию за 3 дня до отъезда. По возвращении бухгалтерия делает повторный перерасчет для определения точных расходов.

Рассматриваемые выплаты считаются целевыми и не учитываются в дальнейших расчетах, если сотрудник своевременно не воспользовался льготой.

Они предоставляются на основании нормативных документов:

• органов государственной власти;
• местных управляющих организаций;
• муниципальных учреждений.

В них указывается порядок, размер, условия компенсации и остальные особенности оплаты льготного проезда в отпуск для северян (2015). В отдельных ситуациях рассматриваются коллективные договоры и локальные нормативные акты.

Пример:

Сотрудница компании «Кристалл», находящейся в г. Кандалакша (Мурманская область), собирается поехать 14 сентября 2017 года в отпуск в г. Сочи.

Для места отпуска понадобится:

• путешествие на поезде 022 «Санкт-Петербург – Мурманск» — 5 часов;
• ожидание авиарейса – 5 часов;
• полет на самолете «Мурманск ММК – Сочи (Адлер) AER» — 8 ч 35 мин.

С учетом времени, необходимого для пересадки, поездка займет 18 ч 35 мин. Столько же понадобится на возвращение в г. Кандалакша. Бухгалтеру следует продлить отпуск на 2 дня (без оплаты).

Особенности расчета отпускных

Работникам Крайнего Севера отпускные выдаются на основании среднего дневного заработка с учетом начислений, предусмотренных трудовым законодательством.

Оплата имеет свои особенности:

• рассчитывается с применением районных коэффициентов и надбавок (исключение: работа по совместительству);
• должна включать выплаты за работу в сложных условиях и учитываться при начислении отпускных.

Алгоритм расчета рассмотрим ниже.

Установить период, на протяжении которого следует учитывать размер оплаты труда:

• 12 месяцев – если сотрудник проработал больше года;
• фактически отработанное количество месяцев, дней.

Найти среднее количество дней, используя формулу:

Календарные дни=29,4 х число полностью отработанных месяцев

Определить размер средней оплаты труда в день:

ЗАРПЛАТАср.д.= (Начисленная за расчетный период зарплата)/(Календарные дни) — если сотрудник работает больше года

ЗАРПЛАТАср.д.= (Начисленная за расчетный период зарплата)/(Количество отработанных дней) — человек работает в компании меньше года.

Расчет отпускных выполняется следующим образом:

Выплаты=ЗАРПЛАТАср.д х Количество дней отпуска

Пример 1:

В отдел кадров компании «Уникал-Сервис» обратилась сотрудница Г.Н. Морозова с заявлением о предоставлении ежегодного отпуска с 21.08.15 и компенсации оплаты за проезд (см. документ выше). Компания находится на территории Архангельска (г. Мирный).

Исходные данные представлены в таблице. Цель – определить размер положенных выплат.

Пример 2:

П.И. Сочевский устроился на работу 16.01.2012.

Дополнительные выплаты за последние 12 месяцев:

• премиальные, предусмотренные договором 12 000 руб.
• средний доход за поездки в командировку 22 000 руб.

Стоимость билетов РЖД и посадочных талонов:

• Авиабилет на рейс Архангельск-Новосибирск – 46 000 руб.
• Билет РЖД «Новосибирск-Барнаул» – 1500 руб.
• Билет на автобус «Барнаул-Завьялово» — 490 руб.

Закон о северах регламентирует продолжительность ежегодного отпуска для данного района: 28 + 16 = 44 дня. Рассматривается период 12 месяцев.

Сумма начисленной зарплаты составит:

41000 х 1,4 х 12+41 000 х 30% х 12= 836400 руб.

12 000+22 000=34 000 руб.-дополнительные выплаты

836 400+34 000=870 400 руб.-все начисления

Количество календарных дней составит: 29,4 х 12=352

Средняя дневная зарплата равна: ЗАРПЛАТАср.д.= (836 000 руб.)/(352)=2375 руб.

Отпускные, выплачиваемые П.И. Сочевскому: 2375 х 44 дня=104 500 руб.

Кроме отпускных, предприятие должно компенсировать затраты на проезд на основании приложенных к заявлению чеков, талонов и т. д.

В рассматриваемом примере результат такой:

46000+1500+490=47 990 руб.

Северяне должны знать, что на основании №212-ФЗ, поездка к месту отдыха не подлежит налогообложению.

Куда жаловаться на непредоставление льготы?

Иногда работодатель не желает оформлять сотруднику льготный отпуск, положенный по закону.

В подобной ситуации граждане, занимающиеся трудовой деятельностью на Севере и подобных регионах, должны обратиться с жалобой:

• в государственный орган – заявка рассматривается в течение месяца и дается официальный ответ;
• к судебным приставам (мировой или районный) не позже 3 месяцев с момента, когда сотруднику стало известно о нарушении прав.

Льготный отпуск позволяет лучше восстановить силы после работы в северных условиях, поэтому в 2017 году он не отменялся.

Работодатель, нарушающий ваши права, будет нести ответственность. Главное – все хорошо продумать и суметь доказать свою позицию.

Как известно, для граждан, трудоустроенных в районе Крайнего Севера и на прилегающих к нему территориях, существует ряд льгот:

• Возможность досрочного выхода на пенсию.
• Особое исчисление трудового стажа.
• Наличие дополнительных отпусков.

На законодательном уровне касаемо отдыха для северян предусмотрено несколько вариантов:

• Они могут брать дополнительный выходной день 1 раз в неделю за свой счет, если у них на попечении есть ребенок в возрасте до 16 лет (ст. 319 ТК РФ).
• Лицам, работающим в районах Крайнего Севера, помимо основных и дополнительных отпусков на общих основаниях, предоставляется еще 24 дня отдыха в год, а тем, кто трудится в местностях, приравненным к районам Крайнего Севера – 16 дней (ст. 321 ТК РФ).
• Для работников остальных районов Севера предусмотрено 8 дополнительных дней отдыха.

Также в ст. 14 ФЗ от 19.02.1993 №4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях…» длительность отпусков варьируется в зависимости от места работы:

• 24 дня – в районах Крайнего Севера.
• 16 дней – в местностях, приравненных к Северу.
• 8 дней – в остальных районах Севера, на которых установлен коэффициент и различные надбавки к зарплате в процентах.

Часто получается так, что один и тот же работник трудоустроен сразу на нескольких территориях и работает по совместительству. В этом случае продолжительность его дополнительного отпуска будет рассчитываться исходя из всех периодов, отработанных в таких районах.

Льготный отпускной период: основные понятия

Согласно ст. 115 ТК РФ, каждый трудоустроенный гражданин имеет право на отпуск продолжительностью минимум 28 календарных дней, но их количество должно быть увеличено, если он относится хотя бы к одной из категорий работников:

• Сотрудники спецподразделений (МЧС, ФСБ, МВД) ежегодно получают несколько дополнительных дней, как правило – 7.
• Граждане, работающие на вредном производстве с опасными химическими веществами.
• Лица, задействованные для работы в условиях Крайнего Севера и приравненных к нему местностях.
• Иные категории работников, в т.ч. и трудящиеся при ненормированном графике.

Законодательство наделило правом отдельные регионы давать предусматривать для своих граждан отдельные льготные отпуска. Они могут быть закреплены либо в региональных, либо в локальных нормативных актах организаций.

Возможность получения дополнительного отпуска установлена ст. 116 ТК РФ, и он должен быть оплачен в соответствии с законодательством.

Получить ежегодный оплачиваемый отпуск можно уже после полугода трудовой деятельности на предприятии, однако бывают случаи, когда он должен предоставляться и вне зависимости от стажа работы:

• Если женщина хочет уйти на отдых до отпуска по беременности и родам, или же после него.
• Если работнику, желающему пойти в отпуск, не исполнилось 18 лет.
• Если сотрудник воспитывает ребенка в возрасте до 3-х месяцев.

Льготный отпускной период для северян

Что касается северян, то им, как говорилось ранее, по закону должны предоставляться дополнительные дни к основному отпуску в зависимости от того, на какой территории они работают. Также в отдельных случаях работодатель может давать им отдых продолжительностью 7 или 16 дней.

Гражданам, работающим в условиях Крайнего Севера, можно объединять накопленные льготные отпускные периоды. Например, если у них накопилось 80 дней отдыха, они смело могут их использовать, но при этом общая и непрерывная продолжительность их отпусков не должна превышать 6 месяцев. Если получается так, что работник отгулял полгода, но у него еще остаются неиспользованные дни, они должны быть прибавлены к отпуску в следующем году.

Для северян действуют те же правила предоставления отпуска, что и для граждан, трудоустроенных в других регионах: они могут уходить на отдых по истечении полугода работы в организации, но если они относятся к любой из категорий, перечисленных в ст. 122 ТК РФ, то такое правило для них не действует и они могут воспользоваться правом на отпуск в любой момент.

Важно! Если гражданин трудился на Севере и ушел на пенсию по «северному» стажу, он имеет право на денежную компенсацию отдыха 1 раз в 3 года. Для этого ему нужно обратиться в Пенсионный фонд с заявлением и справками, подтверждающими затраты.

Как подтвердить свой статус северянина?

Для подтверждения статуса северянина обычно используется основной документ – Трудовая книжка. В ней фиксируются порядковые номера каждой записи, должность, место работы (название организации), причины увольнения. Законодательство не обязывает указывать работодателей в этом документе то, что их сотрудники работают в условиях Крайнего Севера – все производится сугубо по их желанию. Таким образом, в Трудовой книжке может и не оказаться необходимой записи, и тогда можно пойти двумя путями:

• Получить справку с предыдущего места работы.
• Запросить у руководителя копию трудового соглашения: в нем должна быть указана территория, на которой трудился сотрудник.

Чаще всего подтверждение статуса северянина и северного стажа требуется для оформления пенсии, и для этого нужно обратиться в территориальное отделение Пенсионного фонда за месяц до наступления пенсионного возраста со следующими документами:

• Паспорт.
• Трудовая книжка. Если в ней нет записи о северном стаже, то можно заказать соответствующую справку по месту работы.
• Документы, подтверждающие наличие несовершеннолетних детей на иждивении.
• Справка о регистрации по месту жительства.

Вместе с вышеперечисленным перечнем необходимо также написать и заявление в самом Пенсионном фонде о досрочном выходе на пенсию. Все справки рассматриваются в течение месяца, затем обратившемуся гражданину дается ответ – возможно ли удовлетворить его обращение, или нет.

Какие регионы относятся к Северным?

Полный перечень районов регионов установлен Постановлением Совмина СССР №12, и оно включает в себя следующее:

• Вся Мурманская область.
• Все острова Северного Ледовитого океана.
• ЯНАО, Северодвинск, Мезенский, Пинежский, Лешуконский.
• Инта, Воркута, Печора.
• Усинский, Ижемский, Усть-Цилемский, Печорский районы.
• Усть-Лыжа, Ненецкий АО.
• Некоторые районы Красноярского края, Иркутской области, Якутской АССР.
• Чукотский АО, отдельные районы Камчатской, Сахалинской областей.
• Республика Тыва, ХМАО.

Стоит отметить, что по закону к территориям Крайнего Севера относятся и некоторые прилегающие к вышеперечисленным округам и областям территории. Остальные города, не перечисленные в Постановлении, в других нормативных актах также не закреплены.

Если граждане трудятся на близлежащих к Крайнему Северу территориях, но они к нему не приравнены, единственное, на что они могут претендовать – это получение дополнительных 8 дней к основному отпуску. Остальные гарантии и компенсации для них не предусмотрены, в т.ч. и оплата расходов на отдых.

Предоставленные льготы

Всем гражданам, трудоустроенным в районе Крайнего Севера или на прилегающих к нему территориях, полагаются следующие льготы:

• Дополнительные надбавки к основному окладу. Их величина зависит от стажа работы, и чем он больше – тем выше зарплата.
• Возможность досрочного выхода на пенсию. В отличие от остальных категорий работников, которые уходят в 55 и 60 лет (женщины и мужчины), северяне могут уйти на пенсию в 50 – женщины, и в 55 лет – мужчины.
• Возможность объединять все отпуска за последние 3 года, при этом время проезда до места отдыха и обратно не учитывается. К слову, остальные граждане могут объединять отпуска только за 2 последних года работы, и если этого не удалось сделать – они получают компенсацию, но лишь при увольнении.
• Получение дополнительной компенсации при временной утрате трудоспособности. В ее размер входит разница между окладом и социальными выплатами.

Чтобы уйти на пенсию досрочно, для северян действует единственное условие: в районах Крайнего Севера необходимо отработать 15 лет, а на прилегающих к нему территориях – 20 лет.

Оформление отпускного периода

Чтобы получить дополнительный льготный отпуск, работникам, трудоустроенным в соответствующих районах необходимо выполнить следующее:

• Подать работодателю заявление с просьбой предоставить дополнительный отдых. Сам руководитель принудительно отправлять своих сотрудников в такой отпуск не имеет права, т.к. инициатива должна исходит от них. В заявлении должно быть само обращение к начальнику с указанием его Ф.И.О. и должности, а также суть, размер компенсации за проезд и само место отдыха. Внизу ставится подпись сотрудника и дата написания документа.
• К заявлению приложить документы, подтверждающие затраты: копии билетов, чеков за перевозку багажа и т.д. Оригиналы предоставлять не нужно, т.к. такие справки в дальнейшем хранятся у работодателя.
• Дождаться, когда руководитель оформит Приказ об отпуске, затем ознакомиться с ним и подписать.
• После издания Приказа производится начисление отпускных, компенсаций и зарплаты за отработанное время.

Стоит отметить, что все возможные надбавки и компенсации обычно оказываются в трудовом договоре, поэтому для того, чтобы узнать о них подробно, прежде всего необходимо ознакомиться именно с этим документом.

Выплаты и ответственность работодателей

Чтобы гарантированно получить все выплаты (в т.ч. и зарплату), необходимо подать руководителю заявление об отпуске минимум за 2 недели до его начала. Справки, подтверждающие расходы, подаются за 3 дня до отъезда. Если во время отдыха выяснилось, что работник потратил больше денег, чем ему компенсировали, он может направить заявление на перерасчет уже после отпуска, приложив к нему подтверждающие документы.

Все расходы, понесенные работником на билеты для прибытия к месту отдыха, компенсируются организацией или предприятием, где он трудоустроен, а руководство для расчета выплат должно опираться на законодательство федерального, регионального или муниципального уровней, но при этом необходимо учитывать и локальные нормативные акты.

При расчете всех выплат налогами облагаются только отпускные и заработная плата, при этом компенсация расходов на транспорт не затрагивается.

Для возмещения расходов на отпуск существует несколько правил:

• Компенсация проезда предусмотрена для всех сотрудников, трудящихся в районах Крайнего Севера и прилегающих территориях согласно списку в Постановлении Совмина СССР №12.
• Работник имеет право получить компенсацию тогда, когда у него возникает право на ежегодный оплачиваемый отпуск, за исключением случаев, указанных в ст. 122 ТК РФ.
• Если вовремя не предоставить заявление на получение компенсации, то потом ею воспользоваться будет нельзя, т.к. суммирование или перенос в данном случае не предусмотрены.
• Если сотрудник берет отпуск с последующим увольнением, ему также полагается компенсация.

Если сотрудник взял ежегодный оплачиваемый отпуск, а затем по определенным причинам ему пришлось брать отдых за свой счет, и в день возвращения с отдыха он уже находился в отпуске без сохранения заработной платы, то ему также полагается перечисление компенсации за транспортные расходы для отправки к месту отдыха.

Если работодатель отказывается компенсировать проезд или вовсе предоставлять льготный отпуск, на него может быть наложена ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ, которая предусматривает следующие санкции:

• Для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей – штраф до 5 000 руб.
• Для юридических лиц – до 50 000 руб.
• За повторное нарушение штраф для должностных лиц увеличивается до 20 000 руб. или полагается дисквалификация на срок до 3 лет; для предпринимателей без образования юр. лица – до 20 000 руб., для юридических лиц – до 70 000 руб.

Чтобы избежать столь суровых санкций, достаточно не нарушать законодательство, вовремя отправлять своих сотрудников в льготные отпуска и своевременно выплачивать им все полагающиеся компенсации.